Tin học ứng dụng trong kinh doanh - TỔNG HỢP, PHÂN TÍCH VÀ THỐNG KÊ SỐ LIỆU potx

Nguyễn Phương Tâm
1
XP
Chương 6.
TỔNG HỢP, PHÂN TÍCH
VÀ THỐNG KÊ SỐ LIỆU
Nguyễn Phương Tâm
2
XP
CHỨC NĂNG SUB TOTAL

Ý nghĩa: Thống kê, tính toán theo từng nhóm dữ liệu trên
những trường được chỉ định của cơ sở dữ liệu. Excel sẽ tự
động phân tách nhóm dữ liệu, tính toán và chèn kết quả tổng
hợp và đầu hoặc cuối mỗi nhóm.

Cách thực hiện:

Bước 1: Sắp xếp cơ sở dữ liệu theo trường nào cần phân
nhóm để thống kê, tính toán;

Bước 2: Chọn cơ sở dữ liệu sau đó mở mục chọn Data\
Sub Total;
Nguyễn Phương Tâm
3
XP
CHỨC NĂNG SUB TOTAL

Bước 3: Xác định các thông số sau:

At each change in: Chọn trường dùng để phân nhóm;


Use Function: Chọn hàm để thống kê;

Add Sub Total to: Chọn những trường nào muốn thực
hiện thống kê trên đó;

Replace current subtotals: Thay thế những giá trị
subtotal hiện có;
Nguyễn Phương Tâm
4
XP
CHỨC NĂNG SUB TOTAL

Page Break between
groups: chọn, nếu muốn tạo
dấu ngắt trang giữa các
nhóm;

Summary below data:
chọn, muốn dòng tổng kết
được chèn ở sau mỗi nhóm;

Remove All: Xóa tất cả
những Subtotal hiện có;
Nguyễn Phương Tâm
5
XP
CHỨC NĂNG CONSOLIDATE

Ý nghĩa: Thống kê, kết hợp trên các dữ liệu tương

ứng của nhiều Sheet hoặc Book và kết xuất kết quả
vào 1 Sheet tổng hợp nào đó.

Cách thực hiện:

Bước 1: Chọn cơ sở dữ liệu;

Bước 2: Mở mục chọn Data\ Consolidate; xác đinh các
thông số sau:
Nguyễn Phương Tâm
6
XP
CHỨC NĂNG CONSOLIDATE

Function: Chọn hàm để tính;

Reference: Xác định phạm vi dữ liệu;

All reference: Liệt kê tất cả các phạm vi dữ liệu tham gia
kết hợp.

Use label in:

Top Row: Dùng dòng dữ liệu đầu tiên bên trên là tiêu đề cột;

Left Column: Dùng cột dữ liệu đầu tiên bên trái là tiêu đề
dòng;
Nguyễn Phương Tâm
7
XP

CHỨC NĂNG CONSOLIDATE

Create links to source data: chọn, nếu muốn tạo
liên kết với dữ liệu nguồn;

Browse: liệt kê danh sách các file Workbook.

Add: Bổ sung 1 phạm vi được chọn từ Reference
vào All reference.

Delete: Xóa 1 phạm vi( Nếu lỡ xác định sai).
Nguyễn Phương Tâm
8
XP
CHỨC NĂNG CONSOLIDATE
Chọn hàm
để tính
Xác định
phạm vi
dữ liệu
Liệt kê tất
cả các phạm
vi dữ liệu
tham gia kết
hợp
liệt kê DS
các file
Thêm
Xóa
phạm vi

Dùng dòng dữ
liệu đầu tiên
bên trên là tiêu
đề cột
Dùng cột dữ liệu
đầu tiên bên trái
là tiêu đề dòng
tạo liên kết với
dữ liệu nguồn
Nguyễn Phương Tâm
9
XP
CHỨC NĂNG CONSOLIDATE

Chú ý
Ta có thể tạo khung của bảng thống kê trước, với
điều kiện là các tên trường và các Label(nhãn) của
cơ sở dữ liệu này phải hoàn toàn giống hệt các tên
trường và các (nhãn) của cơ sở dữ liệu(trật tự có
thể khác).
Nguyễn Phương Tâm
10
XP
TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ
PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE

Ý nghĩa:
Pivot Table là một công cụ để tổng hợp và
phân tích số liệu từ một cơ sở dữ liệu.
Ngoài khả năng nhóm dữ liệu theo dạng hàng

cột (2D) Pivot Table còn tạo báo cáo dạng 3
chiều.(3S)
Nguyễn Phương Tâm
11
XP

Chức năng:

Tạo ra bảng tổng kết

Tổ chức bảng dữ liệu bằng phương pháp
kéo thả

Lọc và nhóm dữ liệu

Vẽ biểu đồ từ PivotTable
TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ
PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE
Nguyễn Phương Tâm
12
XP
TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ
PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE
Nguyễn Phương Tâm
13
XP

Thực hiện:

Quét khối chọn vùng số liệu


Data\ Pivot Table and PivotChart Report ->xuất
hiện hộp thoại Pivot Table and PivotChart
Wizard:
TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ
PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE
Nguyễn Phương Tâm
14
XP

Bước 2: Lần lượt làm theo từng bước của quá trình tạo
bảng. Cụ thể như sau:
Step 1: Chọn loại dữ liệu dùng để phân tích trong việc tạo
bảng.

Microsoft Excel List or Database: dữ liệu là cơ sở dữ liệu của
Excel.

External data source: Dữ liệu là cơ sở dữ liệu của một chương
trình khác.

Multiple consolidation ranges: Dữ liệu là nhiều vùng cơ sở dữ
liệu.

Another Pivot Table: dữ liệu là bảng Pivot Table khác.

Nhấn nút Next để sang bước tiếp theo:
TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ
PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE
Nguyễn Phương Tâm

15
XP

Step 2: Xác định phạm vi dữ liệu dùng để tạo bảng

Step 3: Xác định vị trí đặt của Pivot Table,

Chọn nút Layout (có thể thực hiện sau khi tạo Pivot table)

Xác định Field nào chứa dữ liệu mà ta muốn tổng hợp
hoặc phân tích rồi kéo vào phần DATA

Chọn giá trị sắp xếp theo cột với nhãn nằm phía trên, kéo
vào vùng Column

Sắp xếp theo hàng, kéo thả vào Row

Thống kê theo vùng, kéo thả vào Page
TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ
PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE
Nguyễn Phương Tâm
16
XP

Step 3: Options: Xác định thêm một số thông số
khác. Ta quan tâm các thông số sau:

Name: đặt tên cho Pivot table.

Format options: gồm các thông số:


Grand total for columns: Chọn, nếu muốn hiển thị dòng
tổng cộng cho các dòng ở bên dưới bảng.

AutoFormat table: chọn, nếu muốn thực hiện việc định
dạng tự động cho bảng.

Merge labels: canh giữa các nhãn của Pivot Table.
TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ
PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE
Nguyễn Phương Tâm
17
XP

Preserve formatting: giữ lại trật tự các định dạng cảu
bảng.

Page layout: thay đổi trật tự của bố cục bảng.

For error values; show: bật/tắt nội dung sẽ hiển thị khi
có lỗi sai trị.

For empty cells; show: bật/tắt nội dung sẽ hiển thị khi
có ô rỗng.
TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ
PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE
Nguyễn Phương Tâm
18
XP


Data Option:

Data source options: gồm các thông số sau

Save datawith table layout: lưu loại dữ liệu External lên bảng
hiện hành.

Enable drilldown: bật/tắt tính năng drilldown- tính năng hiển
thị thông tin chi tiết tại một ô thống kê nào đó trên bảng Pivot
Table khi ta nhấn kép chuột tại đó.

Refresh on Open: cập nhật lại dữ liệu khi mở ra.

External data options: một số thông số khác đối với loại
dữ liệu External.
TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ
PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE
Nguyễn Phương Tâm
19
XP

Hiệu chỉnh PivotTable:

Thay đổi cấu trúc PivotTable

Thay đổi hàm tổng kết cho Field

Sử dụng thanh công cụ để hiệu chỉnh
TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ
PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE

Nguyễn Phương Tâm
20
XP

Thay đổi cấu trúc PivotTable

Sử dụng PivotTable Wizard: Chọn nút PivotTable 
PivotTable Wizard, thực hiện giống phần thiết kế

Kéo thả Field: Kéo thả Field tương ứng từ PivotTable
Field List vào các vùng tương ứng trên PivotTable và
ngược lại nếu muốn bỏ đi.
TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ
PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE
Nguyễn Phương Tâm
21
XP

Thay đổi hàm tổng kết cho Field

Kích chuột phải tại vùng Data của PivotTable, chọn
Field Setting

Chọn hàm tính toán
TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ
PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE
Nguyễn Phương Tâm
22
XP
HẾT