Giao trinh Huong dan su dung Excel 2010 - Toan tap

0


1


Những điểm mới trong Microsoft Excel 2010
Ch Backstage View
Giao din ribbon ca Office 2010 t c các ng dng trong gói
Office 2010.
Công c c truy cp qua phím Office (góc trên bên trái), h
tr s dng các tác v u hoc in n.

ng bên trái ca Backstage View cha nhiu l
ai sa tài liu, kích c file...

2



Excel luôn có d li th và bi r mô t d liu và xu
ng. V sung thêm mi -
Sparklinest m th c nh (mini)
hay mt dòng nhng trong mt ô (cell). Sparklines là cách
nhanh nhn nh thêm thành ph th hin th vào mt cell.


3

 thêm mt yu t trc quan nhanh và gn.
Slicers
Slicers là mt trong nhh giúp bn gii thích
d liu ca bn d Mt cách nhanh chóng, bn có cái nhình trc
quan sâu thông qua s ng ln d liu.

Ví d, bn có th s d lc thông qua các d liu ca bn và có th
nhanh chóng tìm thy nhng thông tin có liên quan
Khi d liu trong bng Pivot Table i, Slicer s t c cp nht.

4

nh dng d liu kin
Chi bao gm nhi kinh dng và icons và
kh  nhng mc ch  ln nht, nh nht...
vi ch 1 cú click chut
t hay trong Excel 2010. Nu bn có mt bng vi nhiu s
li  ling dùng các
hàm rút trích và lc d liu. Tuy nhiên, vi ch bn không cn dùng
hàm, càng không cn ly d liu ra khi bng mà vn có th 
d liu qua cách làm ni bt các ô theo mu kinh sn. Thc hi
sau: quét chn mt ct hoc dòng d liu cm nút
Conditional Formatting, mt menu hin ra vi các tùy chn:

Ki sàng lc d liu ca bn ngay ti trong bng ch không
phc
hic ti chng cách làm ni bt lên nhu kin
hoc quy lut do bt chính:
 Highlight Cells Rules: làm ni bt các ô theo mu kin:
Greater Than... (lLess Than... (nh Equal To (bng) mt giá

tr Between (gia 2 giá tr), Text that Contains (ô ch có
cha chui ký t nh), A Date Occurring (theo quãng thi gian),
Duplicate Values (ô d liu trùng nhau).
Khi bn chn xong mu kin làm ni bt, s xut hin mt hp thoi
yêu cu bn nhp giá tr cn so sánh và màu tô ni bt cho ô phù hp vi
u kin bm OK  c thi trong
bng tính.
 Top/Bottom Rules: quy lut này gu ki
du 10 ô có giá tr ln nhu 10% s ô có giá tr ln
nh vi Bottom 10 Items và Bottom 10%, Above Average (ô
có giá tr l trung bình ca ct/hàng), Below Average (ô có
giá tr nh  trung bình ca ct/hàng). Khi bn chgiá

5

theo d liu hàng Top hoc Bottom, mt hp thoi yêu cu bn nhp s
ô cn làm ni, chng h
bn tinh chm OK  hoàn tt.

 Data Bars: bn bm chn kiày, chn m
menu hi liu ca bn s xut hin ct màu
 d liu giúp bn d n ra s
m ca s liu nhp vào. Ct màu càng dài thì s liu ca bn càng
có giá tr caoc li là nhng ô giá tr thp.
 Color Scales: ki tô màu cho các ô d liu theo 3 màu
khác nhau, ng vi mi màu là m thp, trung bình và m cao.
Khi chn nhóm Color Scales, bn hãy chn mt nhóm màu bn thích
trong menu hin ra và s thng lên vùng chn ca
bn. B to quy lut màu theo ý mình bng cách chn Color
Scales > More Rules.

 Icon Sets: bm chn Icon Sets, chn mt nhóm bing mong mun,
 t t các bing c ô d liu ca bn,
giúp bn có cái nhìn trc quan v bng tính.
Ví d du biu th s liu  m cao nht, du biu th s liu  mc trung
bình, và du biu th s liu thi c mng. Mi
bing ng vi mt m t ng tính toán giá tr
trung bình ca toàn ct hot bing
thích hp vào tng ô theo giá tr phc so vi m
chung ca c ct hoc dòng.
Bn có th nh li quy luh giá này bng cách chn More Rules trong
nhóm Icon Sets.
Ngoài nhng kinh du kin trên, bn có th to riêng cho mình
nhng quy lung cách bm nút Conditional Formatting >
New Rule, tuy nhiên vic này rt mt thi gian. Tt nht bn nên s dng
nhng quy lut có sp r cho bn. Khi bn không
va ý vnh d xóa chúng mà không mt d liu, bn bm

6

Conditional Formatting > Clear Rules, chn mt trong các kiClear
Rules from: Selected Cells (ch xóa trong ct chn), Entire Sheet (xóa trong c
sheet), This Table (ch xóa trong b lý).
Có th nói nhóm công c nh dng này ca Excel 2010 rt thú v, nó cho phép
chúng ta to ra nhng bc trình bày rt khoa hc và bt mc
bit nht là tính t ng cao, giao din bp và kh 
sàng lc d liu chuc chn khi s dng ch
bn s thy ht nhiu khi x lý d liu và tính toán trong Excel.
PivotTables và PivotCharts
Gic thc hin mt cách d dàng
trong giao din mi này. Tt c nhng ci thin mi v vic lc cung cp

cho PivotCharts. Khi bn to mt PivotChart, các công c c bit và
các menu nc cung c bn có th phân tích d liu trong biu
. B nh dng ca bi hoc các
thành phn khác ca nó theo cùng mt cách mà bn có th thc hin cho các
bi ng. Trong Office Excel 2010, vinh dng bi mà bn
áp du này là mt b sung
nâng c c trong các phiên b
Share Workbook


7

Microsoft Excel 2010 có th tích hp vi SharePoint  cung cp các công c
qun lý ni dung d hiu, thun tin cho vic chia s kinh nghim, tri thc,
t làm vic nhóm.













8

Chương 1: Làm Quen Với Microsoft
Excel
Giới thiệu Excel
Excel là gì:
Microsoft Excel là mt phn mm hay là mng dng bng,
giúp ta d dàng c thc hin:
i s, phân tích d liu
Lp bng biu báo cáo, t chc danh sách
Truy cp các ngun d liu khác nhau
V  th 
T ng hóa các công vic bng các macro
Và nhiu ng d giúp chúng ta có th phân tích nhiu loi hình bài
toán khác nhau.
Workbook: Trong Excel, mt workbook là mt tn làm vic
(tính toán, v  th d liu. Vì mi workbook có th cha nhiu
sheet (bng tính), do vy bn có th t ch nhiu loi thông tin có liên
quan vi nhau ch trong mt tp tin (file). Mt workbook cha rt nhiu
worksheet hay chart sheet tùy thuc vào b nh máy tính ca bn.
Worksheet: Còn gi t và làm vic vi d liu, nó còn
c gi là bng tính. Mt worksheet cha nhic t chc
thành các ct c cha trong workbook. Mt
Worksheet chc 16,384 ct và 1,048,576 dòng (phiên b cha
c 256 ct và 65,536 dòng).
Chart sheet:  cha m
th. Mt chart sheet rt hu ích khi bn mun xem riêng l t th.

9

Sheet tabs: Tên ca các sheet s th hit ti ca
ca s  di chuyn t sheet này sang sheet khác ta ch vic nhp

chut vào tên sheet cn trong thanh sheet tab.


Excel 2010 nh dng tp tin ma trên chun XML
giúp vii d liu gia các ng dc d nh
dng chun 

10


Giao diện Excel
Nút lnh Office cha các lnh rng hay s do tp tin mi,
m tp tin, c các t trnh
Office gi menu File ca các phiên bc.
Chúng ta có th ch bin thanh các lnh truy cp nhanh cha các lnh mà ta
hay s dng nht. Nhn vào  m danh mc các lnh và vào các lnh
cn cho hin lên thanh lnh truy cp nhanh. Nu các nút lnh  
bn có th nhn chn More Commands
…
 m ca s u ch thanh lnh
truy cp nhanh.

11


Các lệnh trong menu Office

Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh

12

Hộp thoại để chế biến thanh các lệnh truy cập nhanh
Ribbon là gì?
Ribbon: Excel 2010 i giao dii dùng t vic s dng các thanh
menu truyn thng thành các cm lnh d dàng truy cc trình bày ngay
trên màn hình gi là Ribbon. Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page
Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins.

Thanh công cụ Ribbon
Home: a các nút lc s dng ng xuyên trong quá trình
làm vit, dán, nh dng tài liu, các kiu mu có sn, chèn
hay xóa dòng hoc ct, sp xp, tìm kim, lc d li

13

Insert: Chèn các long vào b bng biu, v  th,
ký hi
Page Layout: Cha các nút lnh v vic hin th bng tính và thit lp in n.
Formulas: Chèn công tht tên vùng (range),
công c kim tra theo dõi công thu khin vic tính toán ca Excel.
Data: Các nút li vi d liu trong và ngoài Excel, các danh sách,
phân tích d li
Review: Các nút lnh kim li chính t, h tr dch t, thêm chú thích vào các
ô, các thit lp bo v bng tính.
View: Thit lp các ch  hin th ca b, chia
màn 
Developer: Tab này mc n vì nó ch hu dng cho các lp trình
viên, nhi có hiu bit v  m nhóm này nhn vào nút Office
Excel Options Popular Chn Show Developer tab in the Ribbon.

Add-Ins: Tab này ch xut hin khi Excel m mt tp tin có s dng các tin
ích b sung, các hàm b 
S dng menu ng cnh (shortcut menu)
Khi mun thc hin mng (ô, vùng, bng bi
th, hình vng tính, bn hãy nhp phi chup
tc mt thanh menu hin ra cha các lnh thông dng có th hiu chnh hay
áp dng mà bn chn.

14


Menu ngữ cảnh
M Excel, ng Excel, phóng to, thu nh ca s
M Excel
Thao tác:
B1. T màn hình (ca s) chính ca Windows nhp chut nút Start  i
bên trái
B2. Di chuyn chun ch All Programs, ri di chuyn chut sang
phi chn Microsoft Officen chun ch Microsoft Office
Excel 2010 thì dng li.
B3. Nhp chut vào bing  khng Excel.
Phóng to, thu nh ca s Excel

15


Các nút điều khiển cửa sổ Excel
Thu nh ca s Excel
Thao tác này ch thc hin c khi ca s ang m to Nhp chut chut vào
nút  góc trên cùng bên pha s Excel s c thu gn li thành

mt bing trên thanh Taskbar ca Windows bên cnh nút Start.
Phóng to ca s Excel
Thao tác:
Thao tác này ch thc hin c khi ca s ang b thu nh
Nhp chut vào bing thu gn ca Excel trên thanh
Taskbar i màn hình
Thoát khi Excel
Nhp chut vào nút  góc trên cùng bên ph thoát khi Excel. Ho
có th thoát Excel bng cách nhn nút Office 
ch
ọ
n
Exit Excel.
Thao tác vi ô và vùng
Nhn dng ô và vùng (cells, range)
a ch mnh b ct và s th t ca dòng.
Mt vùng trong bnh ba ch ca ô  góc trên bên trái
ca ch i bên phi ca vùng (có dc
bia ch ca c mt ct hoc nh là
<t
ê
n c

t>:<t
ê
n c

t>
(ví
d ct A nh ngn gn là A:A) và

<s

d
ò
ng>:<s

d
ò
ng>
(ví d
a ch ca c mt dòng 4 là 4:4).

16

Ví d:

i ô hia ch là B11  ct là B và
s dòng là 11, c bao bi nét cha ch là H2:H12 u
tiên ca ch là H2 và ô cui ca vùng là H12.


Chn vùng
Nu dùng chuc tiên bn dùng chut di chuyn ô hin góc trên
bên trái ca vùng cn ch trái chut kéo xui qua phn
v trí ô cui cùng ca vùng và th chut. Nu dùng phím thì sau khi chu
tiên bn gi phím Shift trong khi nhn phím và  n ô cui ca vùng và
th các phím. (Bn cng có th làm ngc li là chn ô cui ca vùng trc và
kéo chn n ô u tiên).
Khi mun chn c sheet hin hành thì nhn <Ctrl+A>, còn mun chn c
 chn tt c các sheet) thì nhp phi chut lên thanh sheet

tab và chn Select All Sheets.
Sao chvùng
Sao chép (copy) giúp ta nhân bn mn mt 
bng tính và d liu gc còn nguyên, còn di chuy
 liu gc s c di dn v trí m sao chép hay di chuyn

17

trc tiên bn phi chn vùng

cn sao chép hay di chuy th dùng
nút lnh, phím tt hay dùng chu thc hin:
Dùng Ribbon:
Chn vùng Home nhóm Clipboard nhn nút hay (Copy hay
CutHome nhóm Clipboard nhn nút (Paste). Bn có
th gi các lnh trên t menu ng cnh nhp phi chut.
Chut:
Chn vùng gi trái chut và gi thêm phím Ctrl nu là sao chép (không gi
thêm phím Ctrl s là lnh di chuyn) kéo chut tn sao chép hay
di chuyn và th chut.
Dán c bit (Paste Special)
Tn dán nt
t b nh vào vi mt s chn lnh Paste bn
hãy s dng Paste Specialn vùng, ra lnh Copyn sao
n và nhp phi chut, chn lnh Paste Specialp thoi Paste
Special có mt s la chng sau:

Giải thích hộp thoại Paste Special

18

Hạng mục Mô tả
All

Dán c giá tr nh dng ca vùng ngun

Formulas

Dán giá tr và công thc, knh dng

Values

Ch dán giá tr và kt qu ca công thnh dng

Formats

Ch nh dng, b qua tt c giá trí và công thc

Comments

Ch dán vào chú thích ca các ô, b qua tt c giá trí và công thc

Validation

Ch dán vào cánh xác thc d li

All using source theme

Dán vào mi th và dùng mnh dng t vùng ngun

All except borders

Dán vào mi th và loi b các khung vin

Column widths Ch nh chiu rng ct
Formulas and number
formats
Dán vào giá tr, công thnh dng gc ca các con s,
các nh dng khác b loi b.
Values and number
formats
Dán vào giá tr, kt qu ca công thnh dng gc ca
các con s.
None Không kèm theo vic tính toán nào trên d liu sp dán vào
Add Cng các giá tr ca vùng ngung  
Subtract Các ô mang giá tr c tr ng ca
vùng ngun.
Multiply Các ô mang gia tr c nhân vng ca
vùng ngun.
Divide Các ô mang gia tr c ng ca
vùng ngun

19

Skip blanks . ng  vùng ngun vào ô có giá tr  vùng

Transpose o dòng thành ct hoc li
Paste Link Dán vào và tham chin ô ngun

t tên vùng

Vit tên vùng có li rt ln trong quá trình thao thác và x lý tính toán
c gán tên s giúp gi nh và d hiu công dng c
a ch t tên giúp vic tham chi
di chuyn hay chn các t tên rt nhanh chóng t Name box
(hoc dùng Go to  F5255 ký t không cha khong trng và
du chm, tên phi bt u là ký t

c bu là sc
t gia ch tham chiu.  c tiên ta chn vùng ct
tên chn nhóm Formulas  Defined Names  Define Name, hp thoi
New Name hin ra.  n hãy nhp tên vùng vào hp Name chn Scope,
nhp chú thích nu cn, xong thì nhn OK. Ngoài ra bn còn có th t tên trc
tip t hp Name box hot tên cho vùng chn t Formulas  Defined
Names  Create from Selection hoc dùng menu ng cnh.


20

Mun m hp thoi qut bn vào nhóm Formulas Defined
Names Name Manager. T hp thoi bn có th t tên mi, hiu chnh
thông tin cho các tên hin hoc xóa tên c
Thêm chú thích cho ô
hêm chú thích vào các ô giúp cho vic hiu chnh và hiu 
ch thêm chú thích và ô,
ch

n
ô

chn nhóm Review

Comments New Comment và hãy nhp chú thích vào. Ngoài ra bn có th
nh

p ph

i chu

t
lên ô cn chú thích và chn Insert Comment.
 c chú thích ch cn rê chut lên ô có chú thích hoc vào Review
Comments Next hay Previous.
 n/ hin chú thích vào Review Comments Show All Comments (n/
hin tt c) hoc Show/ Hide Comment (n/ hin).
Hiu chnh chú thích vào chn ô cn hiu chnh chú thích Review
Comments Edit Comment.  nhanh bn có th nhp phi chut
và chn Edit Comment t menu ng cnh.
Xóa chú thích vào chn ô cn xóa chú thích Review Comments Delete.
Hoc nhp phi chut và chn Delete Comment.



21

Chèn, xóa ô, dòng và ct
Chúng ta có th chèn thêm các ô vào bên trái hoc bên trên ca ô hin hành
trong worksheet và dch chuyn qua phi hoc xui.
, ta có th chèn thêm các dòng bên trên, chèn thêm các ct vào bên
trái và có th  dòng và ct.
Chèn ô trng
B1. Chn các ô mà bn mun chèn các ô trn chn các ô không

liên tc thì gi Ctrl trong khi chn các ô).
B2. Chn Home chn nhóm Cells Insert Insert Cells B3. Chn la chn
phù hp trong hp thoi Insert
Chèn dòng
B1. Chn mt hoc nhiu dòng liên tc hoc cách khong mà bn mun chèn
s  ng phía trên các dòng này.
B2. Chn Home chn nhóm Cells Insert Insert Sheet Rows




22

Chèn ct
B1. Chn mt hoc nhiu ct liên tc hoc cách khong mà bn mun chèn s
cng phía bên trái các ct này.
B2. Chn Home chn nhóm Cells Insert Insert Sheet Columns
Xóa các ô, dòng và ct
B1. Chn các ô, các dòng hoc các ct cn xóa
B2. Chn Home Cells Delete chn kiu xóa phù hp (xem hình)

Thay i  rng ct và chiu cao dòng
Trong worksheet ta có th  rng ct t 0 n 255 ký
t có th hin th trong m rng mnh ca ct là 8.43 ký t, khi
 rng là 0 thì ct c n , chiu cao cnh t 0 n
409 ng bng m (point: 1 point = 1/72 inch). Chiu cao
mnh ca dòng là 12.75 point, khi chiu cao là 0 thì dòng b c
u chnh dòng ct:
B1. Chn dòng hoc ct cu chnh chiu cao ho rng
B2. Chn Home Cells Format Chn lnh phù hp

Row Height: chn l nh chiu cao ca dòng
AutoFit Row Height: chn lnh này Excel s t canh chnh chiu cao dòng cho
phù hp vi ni dung.

23

Column Width: chn l  rng ct
AutoFit Column Width: chn lnh này Excel s t canh ch rng ct cho
phù hp vi ni dung.
Default Width: chn lnh này khi bn munh l rng mnh cho
worksheet hay c workbook. Ta có th nh chi rng ct
cho c worksheet hay c workbook bng cách chn c worksheet hay c
c khi thc hin lnh. i chi
rng c dùng chu thao n thay
 rng ct nào hãy rê chun phía bên ph c cho xut
hin ký hiu và kéo chut v bên ph c kéo v  gi
rng c, mui chiu cao dòng nào hãy rê chun bên
i s th t dòng cho xut hin ký hiu và kéo chu gim hoc
kéo xu  chiu cao dòng.

Ta có th nh chi rng ct cho c worksheet hay c
workbook bng cách chn c worksheet hay c c khi thc hin
lnh.

24

Ngoài cách thay i chi rng c dùng
chu thao  rng ct nào hãy rê chun
phía bên ph c cho xut hin ký hiu và kéo chut v bên phi
 c kéo v  gi rng c, mui

chiu cao dòng nào hãy rê chui s th t dòng cho xut hin ký
hiu và kéo chu gim hoc kéo xu  chiu cao
dòng.

Ni (Merge) và b ni các ô (Split)
Ni nhiu ô thành mt ô
Khi ni nhiu ô thành mt ô, nu tt c u có d liu thì bn cn chuyn
ht d liu lên ô  góc trên cùng bên trái ca nhóm ô cn merge vì ch có d
liu cc gi li, d liu ca các ô khác s b xóa.
B1. Chn các ô cn ni li.
B2. Chn Home Alignment chn Merge & Center canh chnh d liu
trong ô dùng các nút canh chnh trong nhóm Algnment.

Chuyn mt ô  ni v li nhiu ô
Sau khi chuyi v li nhiu ô thì ni dung s hin ti ô  góc trên cùng
bên trái.