Bài thuyết trình Quản trị hệ thống thông tin ppsx

Chương 4: IT và thiết kế công việc
BÀI THUYẾT TRÌNH
QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG
TIN
DANH SÁCH NHÓM THUYẾT TRÌNH:
Lưu Thị Thùy Trang K064061098
Lương Thị Hồng Ngân K064061039
Nguyễn Văn Tuyên K064061109
Vũ Thị Thùy Dương K064060982
Trương Huy Tùng K064061106
Nguyễn Khánh Hòa K064061002
Nguyễn Thị Ngọc Quỳnh K064061066
Lê Ngọc Trúc Huỳnh K064061010
Hồ Ái Nhân K064061047
Lương Thị Thùy Dương K064060981
Vũ Thúy Hằng K064060994
Trang 1
Chương 4: IT và thiết kế công việc
Mục lục
Ch ng 4: CÔNG NGH THÔNG TIN VÀ THI T K CÔNG VI Cươ Ệ Ế Ế Ệ 1
Bài 1: Thanh toán di đ ng – M t xu h ng m iộ ộ ướ ớ 29
Bài 11: Qu n lý s thay đ i th nào cho hi u qu ?-CHANGE MANAGEMENTả ự ổ ế ệ ả 57
Bài 12: Tái t ch c doanh nghi p và thách th cổ ứ ệ ứ 61
Bài 13: Gi chân nhân viên CNTT th i khan hi m nhân l cữ ờ ế ự 63
Trang 2
Chương 4: IT và thiết kế công việc
Chương 4: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ THIẾT
KẾ CÔNG VIỆC
(Lưu Thị Thùy Trang_K064061098)
Trong quyển In the Age of the Smart Machine: The Future of Work and Power,
Shoshana Zuboff đã nghiên cứu những ảnh hưởng đến dữ liệu của một hệ thống máy

tính mới với sự bảo hiểm tự động đòi hỏi quá trình xử lý. Trước đó, việc xử lý của
những thư kí đòi hỏi phải làm bằng tay sử dụng giấy, viết, và sổ cái. Sau khi áp dụng hệ
thống công nghệ thông tin thì những người thư kí chỉ sử dụng bàn phím máy tính, điện
thoại khi họ cần liên lạc với khách hàng để xác nhận thông tin.
Hệ thống công nghệ thông tin mới đã tạo ra sự rối loạn và các nhân viên cảm
thấy xa lạ với quy trình xử lý công việc này. Những thư kí không hiểu một cách đầy đủ
dữ liệu trên màn hình xuất phát từ đâu hoặc những thông tin đó có nghĩa là gì. Cảm giác
thỏa mãn đạt được từ việc quản lý giấy tờ và viết trên sổ cái bị bỏ qua. Những thông tin
mà những người thư kí phải xử lí trở thành con số không hơn là những dòng dữ liệu,
thiếu ý nghĩa và tầm quan trọng. Zubuff đã nhận ra rằng các thư ký đã bị vô hiệu hóa
chính bởi sự thiếu hụt về tính cụ thể, điều mang đến cho họ cảm giác về sự chắc chắn và
khả năng điều khiển. Vì những lợi ích mà nhà phân tích đã giải thích, “ Giờ đây chúng
ta có những con số không tên, không sổ sách, không ghi chú, không giấy tờ. Một sự thật
duy nhất chúng ta đã bỏ qua là khi chúng ta trao đổi với khách hàng”.
Những thư kí đã thực sự đánh mất các kĩ năng. Một người quản lí miêu tả một hệ
thống mới như một nhu cầu: “ Ít suy nghĩ, phán đoán và sự can thiệp bằng tay hơn hệ
thống cũ mà nó thay thế”. Ý kiến đó đã được đáp lại bằng những lợi ích mà nhà phân
tích – người đã rất tự hào về những kiến thức, thông qua việc ghi nhớ và trải nghiệm, sự
đa dạng của những hạn chế đòi hỏi mà công việc của nhà phân tích yêu cầu ông ta phải
biết. Sau khi thực thi hệ thống, ông ta đã ghi chú : “Hệ thống máy tính được yêu cầu để
biết tất cả các hạn chế - điều đó thật tuyệt vì tôi không còn biết đến chúng nữa. Tôi đã
từng, nhưng hiện tại tôi không cần biết đến một nữa công việc mà tôi đã từng làm. Tôi
cảm thấy rằng tôi đã bỏ lỡ nó – một máy tính hiểu biết nhiều hơn”. Những thư kí mới
được tuyển dụng bởi khả năng sử dụng vi tính chứ không phải khả năng thấu hiểu các
quá trình kinh doanh.
Trang 1
Chương 4: IT và thiết kế công việc
Tự bản thân công việc trở nên thông thường và máy móc hơn. Nó được tự động
hóa, điều đó có nghĩa là công nghệ đã thay thế sức lao động của con người. Nhưng để
hoạt động được hệ thống đó phải được trang bị những thông tin cần thiết để khi các

nhân viên được trang bị đầy đủ thì việc truy cập hàng loạt những thông tin cho phép họ
đi xa hơn yêu cầu của công việc, có được cái nhìn bao quát hơn và hiểu được những
khái niệm trừu tượng hơn. Một nhà phân tích đã chia nhỏ miêu tả công việc của ông để
pushing button. Những nhân viên khác thấy rằng họ đã từng làm việc với những người
giám sát nhưng hiện tại họ chủ yếu làm việc trên máy. Sự suy giảm về khả năng tương
tác của con người gây rắc rối cho nhiều nhân viên, một vài người đã đăng kí thay đổi
những áp đặt lên họ.
Mặc dù việc tự động hóa trong công việc có thể làm tăng năng suất và cắt giảm
chi phí nhưng nó cũng làm suy giảm đạo đức và sự hài lòng về công việc, nó cũng là
nguyên nhân làm các nhân viên đánh mất đi một số kĩ năng xử lý công việc. Những hạn
chế này có thể chính là nguyên nhân gây ra những rắc rối thêm vào, như là việc gia tăng
tốc độ thay thế nhân viên hay việc vắng mặt không có lí do chính đáng, cuối cùng có thể
dẫn đến giảm năng suất.
Tam giác chiến lược hệ thống thông tin, đã đề cập ở chương một và chương ba
đã đưa ra giả thuyết rằng việc chuyển đổi hệ thống thông tin là kết quả của việc thay đối
những đặc trưng của một tổ chức. Công việc văn phòng ở ví dụ trên đã minh họa cho
cách mà nó diễn ra. Mặc dù việc triển khai hệ thống thông tin được thực hiện vì lý do
công việc nhưng một số hậu quả trong tổ chức là không thể dự đoán được. Kĩ năng của
các nhân viên không được sử dung đúng mức, và các nhân viên cũng không được đào
tạo sử dụng hệ thống thông tin. Họ không thể hoàn thành tốt công việc. Thay vào đó họ
thích những phương pháp thủ công hơn. Những người quản lý quá trình thực thi không
tạo nên một sự thay đổi thích đáng trong chiến lược tổ chức để hỗ trợ cho những thay
đổi trong hệ thống thông tin.
Chương 3 đã khảo sát việc công nghệ thông tin tác động đến các tổ chức thực và
ảo như thế nào. Ở chương này chúng ta sẽ nghiên cứu tác động của công nghệ thông tin
lên khía cạnh nguồn nhân lực trong thời đại thông tin. Nó nghiên cứu những vấn đề có
liên quan đến sự thay đổi bản chất công việc, ảnh hưởng của công nghệ thông tin đến
từng loại nhân viên, sự phát triển của môi trường công việc mới. Chương này xem xét
bằng cách nào công nghệ thông tin có thể giúp công việc được tiến hành dễ dàng. Nó
nghiên cứu công việc được thay đổi như thế nào, công việc được thực hiện ở đâu, và

công việc được quản lý như thế nào. Thuật ngữ hệ thống thông tin ( IS ) và công nghệ
Trang 2
Chương 4: IT và thiết kế công việc
thông tin ( IT ) đựơc dùng thay thế cho nhau trong chương này và chỉ những yếu tố cơ
bản được cung cấp về công nghệ được sử dụng. Mục đích của chương này là nghiên cứu
ảnh hưởng của hệ thống thông tin lên lên quá trình tiến hành công việc của từng cá
nhân. Chương này sẽ giúp các nhà quản lí hiểu được những khó khăn trong việc thiết kế
kĩ thuật – công việc chuyên môn và phát triển khả năng phán đoán, xác định những khó
khăn và vượt qua rào cản về công nghệ thông tin.
KHUNG THIẾT KẾ CÔNG VIỆC
(Lương Thị Hồng Ngân_K064061039)
Một khung đơn giản có thể được dùng đánh giá những công nghệ đang xuất hiện
có thể ảnh hưởng thế nào đến công việc. Như được gợi ý bởi những Hệ Thống Thông
Tin Hình Tam Giác Chiến Lược (Chương 1), khung này liên kết chiến lược tổ chức với
những quyết định của hệ thống thông tin. Khung này hữu ích trong việc thiết kế những
đặc trưng chính yếu của những công việc bằng việc hỏi những câu hỏi chính yếu và giúp
nhận dạng nơi mà hệ thống thông tin có thể ảnh hưởng đến việc thực hiện, những hiệu
quả, và mức độ hài lòng của người công nhân. Xem xét những câu hỏi dưới đây:
• Những công việc gì sẽ thực hiện? Hiểu được những công việc gì cần hoàn thành
trong quá trình làm việc của người công nhân yêu cầu một sự định giá kết quả
chính xác mà họ cần, những đầu vào, và sự biến đổi cần thiết để đưa đầu vào ra
kết quả.
• Công việc được thực hiện như thế nào? Một số việc được làm tốt nhất bởi con
người và một vài việc khác thì được làm tốt nhất bởi máy vi tính. Chẳng hạn
như, giao dịch trực tiếp với những khách hàng thì được thực hiện tốt nhất bởi
con người, bởi vì tính không thể dự báo được của việc tương tác có thể đòi hỏi
một loạt công việc phức tạp mà không thể làm tự động được. Hơn nữa, hầu hết
mọi người đều muốn giao dịch trực tiếp với những người khác. Mặt khác, những
máy tính tốt hơn nhiều hơn tại viêc theo dõi kiểm kê, tính toán sự bồi thường, và
nhiều công việc được lặp đi lặp lại khác, là những việc cho con người thường

xuyên gặp lỗi.
• Ai sẽ làm công việc? Nếu một người sẽ làm công việc này, sự đánh giá này quyết
định ai có thể làm. Cần những kĩ năng gì? Bộ phận nào của tổ chức sẽ làm công
việc này và ai ở trong nhóm đó? Có phải toàn bộ nhóm sẽ làm việc này hay
không?
Trang 3
Chương 4: IT và thiết kế công việc
• Công việc sẽ thực hiện ở đâu? Với việc mạng và Internet ngày càng phổ biến,
ngày nay những nhà quản lý có thể thiết kế công việc cho những người công
nhân mà không cần tiếp xúc với họ. Công việc sẽ được thực hiện cục bộ? Từ xa?
Hay bởi nhóm làm việc phân tán về mặt địa lý?
• Hệ thống thông tin có thể tăng việc thực hiện,mức độ hài lòng, và hiệu quả cho
người công nhân đang làm việc như thế nào? Một khi những nhiệm vụ công
việc và những cá nhân làm công việc được xác định, sự sáng tạo bắt đầu. Hệ
thống thông tin có thể phối hợp với người làm công việc như thế nào? Đâu là sự
sắp xếp tốt nhất cho việc sử dụng hệ thống thông tin để hỗ trợ cho công việc của
con người? Điều gì có thể làm tăng sự chấp nhận những thay đổi do công nghệ
thông tin đem lại.
Hình vẽ minh họa 4.1 chỉ ra những câu hỏi có thể sử dụng trong một khung để
kết hợp chặt chẽ hệ thống thông tin vào thiết kế công việc. Mặc dù nó nằm ngoài phạm
vi nghiên cứu hiện tại vào thiết kế công việc của chương này, nhưng khuyến khích
người đọc có thêm tài liệu mẫu và học cách thiết kế công việc nói chung.
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN THAY ĐỔI BẢN CHẤT CÔNG
VIỆC NHƯ THẾ NÀO?
Sự tiến bộ của công nghệ thông tin cung cấp một bộ mở rộng của những công cụ
mà làm cá nhân những công nhân năng suất hơn và mở rộng những năng lực tiềm tàng
của họ. Họ thay đổi cách mà công việc được thực hiện và bản chất chính của công việc
đó. Mục này khảo sát 3 phương pháp mà công nghệ thông tin mới thay đổi cuộc sống
người làm thuê: bằng việc sáng tạo ra những thể loại công việc mới, bằng việc sáng tạo
ra những phương pháp mới cho cách làm việc truyền thống, và bằng việc giới thiệu

những thách thức mới trong quản lý nguồn nhân lực mang lại do việc sử dụng công
nghệ thông tin.
Trang 4
Chương 4: IT và thiết kế công việc
Hình vẽ 4.1 Khung cho những tác động đến thiết kế công việc.
Tạo ra những thể loại công việc mới
Công nghệ thông tin thường dẫn đến việc tạo ra những công việc mới hay định
nghĩa lại công việc hiện tại. Lĩnh vực sản suất theo công nghệ cao xuất hiện trọn vẹn
Trang 5
Công việc gì cần thực hiện?
Cách tốt nhất để hoàn thành những
công việc này là gì?
Được làm bởi 1 người.
Ai là người sẽ làm những
công việc đó?
Người đó ở đâu khi đang
làm việc?
Công nghệ thông tin có thể
tăng cường tính hiệu quả và
mực độ hài lòng của những
người công nhân đang làm
những công việc đó như thế
nào?
Được làm bởi máy.
Tự động hóa những công việc
Chương 4: IT và thiết kế công việc
hơn 40 năm qua. Theo một nguồn đánh giá rằng vào năm 1988, hơn 3,8 triệu người trên
khắp thế giới làm việc trong những vị trí trực tiếp trong lĩnh vực công nghệ thông tin,
như là những người viết chương trình, những nhà phân tích, người quản trị công nghệ
thông tin, lắp ráp phần cứng, thiết kế website, nhân viên bán phần mềm, tư vấn công

nghệ thông tin. Rất nhiều những công việc này đơn giản không tồn tại thậm chí vài năm
trước đây.
Mới đây hơn, một nghiên cứu bởi Hiệp Hội Công Nghệ Thông Tin của Mỹ xác
định số lượng công nhân công nghệ thông tin ở Mỹ là 9,9 triệu người đầu năm năm
2002. Hầu hết những người công nhân công nghệ thông tin đó làm việc cho những công
ty không chuyên về công nghệ thông tin. Thậm chí bên trong những tổ chức không
chuyên về công nghệ thông tin truyền thống, việc sử dụng hệ thống thông tin tạo ra
những thể loại công việc mới, như là những giám đốc tri thức những người mà quản lý
những hệ thống tri thức của công ty (xem Chương 9 để biết thêm về kiến thức quản lý).
Những phòng ban hệ thống thông tin cũng thuê những cá nhân người mà giúp tạo ra và
quản lý những công nghệ, như những phân tích viên hệ thống và những người quản trị
mạng và cơ sở dữ liệu. Internet đã mang lại nhiều công việc, như là những người quản
lý web và những người thiết kế trang web. Hầu hết mỗi bộ phận trong mỗi doanh nghiệp
có người nào đó “ biết máy tính” như một phần công việc của họ.
Phương pháp mới để làm các công việc truyền thống
(Nguyễn Văn Tuyên_ K064061109)
Thay đổi phương pháp làm việc
Công nghệ thông tin đã thay đổi phương pháp làm việc. Hiện nay nhiều công
việc truyền thống được làm bằng máy vi tính. Chẳng hạn như là việc máy vi tính kiểm
tra chính tả của tài liệu, văn bản, công việc mà lẽ ra theo truyền thống thì người biên tập
hoặc người viết phải làm. Một công việc được làm cần có kĩ năng và nghệ thuật thì gần
như đã bị thay đổi bởi sự ứng dụng công nghệ thông tin, giống như công việc ở đầu
chương 4 này. Công nhân làm một công việc thì không những phải biết làm cái gì mà
còn phải biết làm như thế nào. Ngày nay, các công việc chính thì gần như chắc chắn
được làm bằng máy vi tính, bởi vì máy vi tính phân công công việc cho từng người.
Ngày xưa, khi công nhân làm một việc thì cần hợp tác với những người khác trong tổ
chức của họ, bởi vì họ phải cùng nhau hoàn thành công việc được giao; bây giờ có lẽ họ
Trang 6
Chương 4: IT và thiết kế công việc
sẽ không bao giờ biết được những đồng nghiệp đó bởi vì máy tính sẽ phân chia công

việc cho từng người. Xét một cách tổng thể, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ
chức đã thật sự làm thay đổi các công việc hằng ngày của công nhân trong tổ chức.
Zuboff miêu tả về một nhà máy sản xuất giấy. Công việc ở đấy đã căn bản thay
đổi từ khi ứng dụng hệ thống thông tin. Trước khi áp dụng công nghệ thông tin, thì có
một bể pha chế hỗn hợp giấy và cố gắng biết được khi nào giấy thật sự có mùi, có độ
chắc chắn và các thông số khác tượng trưng cho hỗn hợp.Ví dụ: một công nhân phải
nắm được tổng số khí Clo trong hỗn hợp bằng cách ngửi và ép vào cục bột nhão. Dĩ
nhiên là họ thông thạo về cách làm ra giấy, nhưng họ không thể diễn tả các cách thức
làm ra giấy cho bất cứ ai khác một cách chính xác được. Sau khi công ty cài đặt một hệ
thống thông tin và điều khiển nhằm mục đích tăng năng suất trong sản xuất thì thay vì
công nhân trực tiếp nhìn và kiểm tra bể chứa thì hệ thống sẽ làm thay bằng cách liên tục
kiểm tra các thông số và đưa ra kết quả trên một bảng đặt tại phòng điều khiển. Giấy
được đưa ra tại phòng điều khiển, đọc các thông số và ra các quyết định trên việc làm ra
giấy như thế nào. Thật sự dễ dàng hơn khi ta muốn tạo ra các loại giấy có cùng chất
lượng khi ta nhìn vào bảng điều khiển thay vì dựa vào cảm tính của con người như ngửi,
nếm và nhìn vào bể. Các kết quả khác nhau trong việc tạo ra giấy cho thấy sự cần thiết
ứng dụng hệ thống thông tin. Tuy nhiên, quy trình xử lí và đưa ra kết quả là các số liệu
điện tử mang tính trừu tượng, vì vậy nó đòi hỏi kĩ năng hiểu các số đo, trạng thái và dữ
liệu đưa ra bởi hệ thống máy tính.
Một ví dụ khác : nhân viên bán hàng có thiết bị liên lạc vào máy tính xách tay
không chỉ giúp họ cập nhập thông tin kho hàng, mà còn giúp họ trong chức năng bán
hàng. Trước khi có hệ thống thông tin, người bán phải xử lí dữ liệu bằng tay để theo dõi
bảng kiểm kê trong quá trình trao đổi của họ. Khi gặp khách hàng nó chỉ có thể nói
được cái gì thiếu trên ngăn và điền vào bất cứ kho mà họ muốn. Với công nghệ thông
tin, nhân viên bán hàng trở thành người marketing và tư vấn bán hàng, giúp đỡ khách
hàng với số hiệu và dữ liệu, cách bố trí của người bán trước kia, và bổ sung cũng như
dự đoán nhu cầu cơ bản dựa trên việc phân tích dữ liệu lúc trước của cửa hàng trong hệ
thống thông tin. Kĩ năng cần phải có của người bán là có sức thuyết phục nhiều hơn. Họ
cần phải biết phân tích dữ liệu và lên kế hoạch, ngoài việc biết sử dụng máy tính. Những
kĩ năng đó của nhân viên bán hàng đã thay đổi đáng kể từ khi ứng dụng công nghệ

thông tin .
Mạng internet cũng đã cho phép thay đổi nhiều công việc. Ví dụ, trong vòng vài
phút, người phân tích tài chính có thể tải về (download) một bản báo cáo hàng năm trên
Trang 7
Chương 4: IT và thiết kế công việc
trang web của công ty và kiểm tra những gì thể hiện triển vọng phát triển của công ty.
Người quản lí thư viện có thể kiểm tra tài sản của các thư viện trực tuyến (online) khác
và yêu cầu số lượng riêng biệt cho khách hàng của họ hoặc tải về bài báo cáo về con số
phát triển của cơ sở dữ liệu. Người marketing chuyên nghiệp có thể nghiên cứu sản
phẩm và dịch vụ của đối thủ ở trên trang web mà không cần phải lo sợ sự cảnh giác của
công ty về sự tò mò của họ. Công việc bán hàng cũng đã cơ bản thay đổi từ khi được bổ
sung các hệ thống trực tuyến. Kĩ thuật giúp cho người đại diện chuẩn đoán và giải
quyết vấn đề từ Motive Communications. Giá và thời gian để truy cập web đòi hỏi phải
giảm xuống, năng suất cá nhân tăng lên và tạo cho người làm những công cụ mới.
Thay đổi chuẩn mực liên lạc
Công nghệ thông tin có thể thay đổi chuẩn mực liên lạc của người làm việc,
những người ngồi giao tiếp với máy vi tính đưa ra số lượng ngày công. Ví dụ: người thư
kí ngân hàng ngồi trước máy tính để xứ lí việc cho vay tiền có ít lí do để liên lạc với
đồng nghiệp, những người làm những việc giống như người thư kí đó. Trước khi ngồi
vào máy tính của mình, người thư kí có thể chuyển giấy tờ cá nhân để xử lí và nhân đó
nói chuyện với dồng nghiệp.
Công nhân sử dụng máy tính xách tay trên công trường thì tiếp thu được những
kinh nghiệm khác biệt so với những người không sử dụng. Ví dụ: công nhân sửa chữa,
khôi phục dữ liệu cho máy tính xách tay, bằng cách kết nối bằng sóng radio đến mạng
của công ty. Họ có thể gửi và nhận các bức thư ngắn, hoặc là kết nốt vào cơ sở dữ liệu
của công ty để lấy thông tin về khách hàng hiện tại. Bằng cách đó thì trước khi gặp
khách hàng họ sẽ nhìn vào những lần dao dịch trước đó để có một sự chuẩn bị tốt hơn
khi thu xếp hoặc sửa chữa các vấn đề hiện có.
Thay đổi cách ra quyết định của tổ chức và việc xử lý thông tin
(Vũ Thị Thùy Dương_K064060982)

Công nghệ thông tin không chỉ thay đổi các quá trình ra quyết định của tổ chức,
mà còn thay đổi thông tin được sử dụng trong việc ra quyết định. Dữ liệu được xử lý để
tạo ra thông tin chính xác và kịp thời hơn, được nắm bắt sớm hơn trong việc xử lý. Xem
những người bán hàng là những người sử dụng những thiết bị đầu cuối di động. Khi họ
hoàn thành cuộc gọi dịch vụ, họ nhập thông tin vào những thiết bị đầu cuối chứa dữ liệu,
việc đó giúp cơ sở dữ liệu càng có tính hiện thời và thay đổi công việc của họ từ một
trong những dịch vụ đơn giản đến một việc bao gồm cả số lượng nhỏ các dữ liệu nhập
vào. Hiển nhiên, hàng tá nhân viên nhập liệu, những người mà công việc của họ là đọc
Trang 8
Chương 4: IT và thiết kế công việc
các bảng dữ liệu và nhập thông tin vào máy tính không cần thiết nữa. Công việc của thư
ký nhập liệu bị loại bỏ với sự ra đời của những thiết bị đầu cuối hỗ trợ trường dữ liệu.
Công nghệ thông tin có thể thay đổi số lượng và kiểu thông tin có thể có cho
những người làm việc. Như được mô tả ở trước, sự tác động mạnh mẽ của dịch vụ có
khả năng truy cập những mẫu tin của công ty từ những thiết bị đầu cuối di động. Việc
truy cập những thông tin này trong khi ngoài phạm vi tạo cho họ càng nhiều thông tin có
tính hiện thời hơn trước đó. Trước khi có những thiết bị đầu cuối chứa dữ liệu, họ chỉ
phải truy cập vào cái gì họ mang theo. Công nghệ thông tin cung cấp cho họ sự truy cập
thời gian thực đến toàn bộ cơ sở dữ liệu. Hơn nữa, tổ chức bây giờ duy trì những cơ sở
dữ liệu kinh tế mang tính lịch sử lớn, được gọi là những kho dữ liệu, nó có thể được
khai thác bằng cách sử dụng công cụ để phân tích các kiểu dáng, các khuynh hướng, và
các mối quan hệ trong kho dữ liệu. Ví dụ, Fingherhut, một doanh nghiệp bưu điện trị giá
2 tỉ đô duy trì một kho dữ liệu đã được tạo ra từ các giao dịch mua bán từ 50 năm qua.
Sử dụng những kỹ thuật khai thác dữ liệu, đội marketing của Fingerhut gần đây đã phát
hiện ra những khách hàng mà chuyển nơi cư trú gấp 3 lần sự mua sắm của họ trong
vòng 12 tuần sau sự di cư của họ, với sự mua sắm nhiều nhất vào 4 tuần đầu. Họ mua
vật dụng gia đình, thiết bị truyền thông, đồ trang trí, nhưng lại tránh mua sắm trang sức
và đồ điện gia dụng. Những người làm về tiếp thị ở Fingerhut bây giờ đề nghị một danh
sách của người yêu cầu đã được tinh chỉnh cho người yêu cầu, và không gửi bất kỳ danh
sách nào khác trong suốt khung 12 tuần đó. Bởi vậy, công việc của các nhân viên tiếp

thị ở Fingerhut đã thay đổi để phản ánh lượng thông tin lớn hơn sẵn sàng cho họ.
Công nghệ thông tin không chỉ có thể tạo ra thông tin then chốt có tính sẵn sàng
sử dụng hơn cho người ra quyết định, mà nó cũng yêu cầu họ những công cụ như là
những hệ thống hỗ trợ quyết định, những hệ thống thông tin thực thi giúp phát triển quá
trình ra quyết định của họ. Ví dụ, bộ phận sản xuất bán dẫn của Motorola đã vận hành
một hệ thống thông tin thực thi trên mạng Intranet của họ, cho phép những người quản
lý truy cập một cách nhanh chóng và phân tích thông tin trong kho dữ liệu từ những máy
tính bàn. Trong vòng khoảng 5 phút, người sử dụng có thể xác định khách hàng đang
mua gì, những lược sử đặt hàng của họ, và tình trạng của đơn đặt hàng hiện tại.
Trong bài báo cũ năm 1958, “Havard Business Review”, Leavitt và Whisler đã
dự báo chắc rằng Công nghệ thông tin sẽ làm ngắn lại giới hạn của việc quản lý trung
Trang 9
Chương 4: IT và thiết kế công việc
gian vào những năm 80. Nhờ vào Công nghệ thông tin, những công việc thực thi ở cấp
cao có thể phải truy cập vào thông tin, mô hình, công cụ ra quyết định mà có thể cho
phép chúng thừa nhận những công việc đã thi hành trước đó bởi các quản lý trung gian.
Những nhiệm vụ khác rõ ràng hơn trong những mô tả công việc cụ thể của các quản lý
trung gian vào thời điểm có thể trở nên như một thủ tục quen thuộc hay hình thức được
lập trình sẵn. Nhờ vào Công nghệ thông tin , chúng có thể được thực thi bởi các quản lý
cấp thấp hơn. Như Leavitt và Whisler đã tiên đoán, những năm 80 đã chứng kiến một sự
rút ngắn lại của những quản lý trung gian. Xu hướng này phần nào đó có thể quy cho sự
giảm biên chế lan rộng của các đoàn thể. Tuy nhiên, nó cũng có thể quy cho những sự
thay đổi trong việc ra quyết định được đưa ra bởi Công nghệ thông tin. Kể từ thập niên
80, Công nghệ thông tin đã trở thành một công cụ tuyển dụng thậm chí phổ biến hơn
của những người ra quyết định thực thi. Công nghệ thông tin đã nâng cao lượng thông
tin cho những người ra quyết định này, và cung cấp những công cụ cho việc lọc và phân
tích thông tin.
Thay đổi sự cộng tác
Công nghệ thông tin góp phần làm cho công việc trở nên hướng đồng đội hơn.
Các nhân viên có thể gửi các tài liệu một cách dễ dàng hơn thông qua mạng máy tính

cho những người khác, và họ có thể hỏi những câu hỏi một cách dễ dàng hơn thông qua
email. Internet tăng cường mạnh mẽ sự hợp tác. Những công nghệ khác, chẳng hạn như
hội nghị truyền thông dùng hình ảnh và những hệ thống xuất bản, cung cấp những ứng
dụng mang tính cộng tác. Những hệ thống này làm tăng tốc chuyển đổi thông tin theo
cách hiệu quả về chi phí. Những thay đổi trong công việc phác thảo cùng với thay đổi
kỹ thuật này. Tuy nhiên, Những quản lý thường thiết kế lại các công việc để lấy được
lợi ích từ những hoạt động giao tiếp nhóm. Ví dụ, một hãng cung cấp giải pháp thường
dùng Lotus Notes, một chương trình làm nhóm, như là điều cơ bản cho quản lý dự án và
thực thi nhiệm vụ. Những người tư vấn sử dụng phần mềm làm nhóm để lưu trữ và phân
tích dữ liệu, để soạn và hiệu chỉnh các tài liệu, và để nghiên cứu, chuyển giao kiến thức
giữa các dự án. Tóm lại, toàn bộ quá trình công việc được xây dựng quanh những ứng
dụng của hệ thống phần mềm làm nhóm, trong khi trước đó, công việc được hoàn thành
một cách độc lập với hệ thống thông tin.
Những ví dụ trước chỉ ra rằng làm thế nào một hệ thống thông tin là một thành
phần chủ chốt trong việc thiết kế của công việc hoàn thành bởi các công nhân. Công
nghệ thông tin có thể thay đổi một cách mạnh mẽ các công việc hằng ngày, điều mà lần
Trang 10
Chương 4: IT và thiết kế công việc
lượt thay đổi những kỹ năng cần thiết của các công nhân. Những ví dụ cho thấy rằng
việc mở rộng hệ thống thông tin cho môi trường làm việc thay đổi hiệu quả công việc.
Những Thách Thức Mới Trong Quản Lý Nhân Sự
(Trương Huy Tùng_K064061106)
Sự sắp xếp công việc mới tạo nên nhiều thách thức trong việc giám sát, đánh giá,
bồi dưỡng, và thuê mướn nhân viên. Khi hầu hết công việc được thực hiện bởi các cá
nhân ở những vị trí trung tâm trong công ty, thì sự giám sát và đánh giá đươc thực hiện
tương đối dễ dàng. Một nhà quản lý có thể giám nhân viên bán hàng những người mà
làm việc cả ngày trong văn phòng. Khá đơn giản để xác định những nhân viên có mặt và
sản xuất không.
Những tổ chức hiện đại, đặc biệt là những tổ chức ảo, thường phải đối mặt với
những thách thức trong việc quản lý lực lượng lao động trên một diện rộng khắp thế

giới, những công việc độc lập với sự giám sát trực tiếp, hay làm nhiều công việc hơn
trong đội. Như được giới thiệu ở chương trước, các đội ảo sử dụng IT để làm cho các
hoạt động truyền thông được thực hiện dễ dàng nhằm hoàn thành công việc được giao.
Khá hơn so với những công việc ở trung tâm văn phòng, nhiều nhân viên bán hàng làm
việc dựa vào máy tính xách tay, điện thoại, văn bản nhằm đưa chúng đến khách hàng,
đồng nghiệp của họ. Những sản phẩm có công nghệ phức tạp, như là những chương
trình phần mềm, là điều cần thiết của một đội nhằm để dựa vào công việc bán hàng
nhằm kết hợp những năng lực của nhiều nhân viên lại với nhau. Có thể là một sự khó
khăn để nói cá nhân nào đã kết thúc công việc bán hàng, hay trong việc chia từng phần
thưởng cho các cá nhân.
Một công nghệ giải các quyết vấn đề, trưởng bộ phận nhân viên điện tử, thay thế
giám sát trực tiếp một cách tự động hóa các tiến trình hoạt động của công việc, như là số
lượng các cuộc gọi diện thoại, các email đã gửi, hay số lần lướt Web. Sự đánh giá trực
tiếp nhân viên có thể được thay thế, một phần, bằng việc trả cho sự thực hiện các chiến
lược đền bù là bồi dưỡng cho người công nhân trong việc phân phối sản phẩm hoặc đáp
ứng được những mục tiêu trong công việc.
Có công nghệ thông tin việc tuyển dụng cũng có sự khác biệt, với hai lý do. Thứ
nhất, những công ty sử dụng công nghệ thông tin thì yêu cầu nhân viên phải có kiến
thức sử dụng công nghệ để hổ trợ cho công việc hay họ có thể được huấn luyện các kỹ
Trang 11
Chương 4: IT và thiết kế công việc
năng cần thiết mà công việc yêu cầu. Các thủ tục tuyển dụng liên kết các hoạt động
nhằm xác định các kỹ năng của ứng cử viên. Một ví dụ, công ty có thể yêu cầu ứng cử
viên ngồi trước một máy vi tính để trả lời những câu hỏi căn bản mà người phỏng vấn
nêu ra hay lướt Web nhằm để đánh giá trình độ kỷ năng của các ứng cử viên. Hoặc là
công ty có thể chỉ chấp nhận những đơn xin việc được đệ trình trên Web site; Lý do thứ
hai là, việc sử dụng công nghệ thông tin ảnh hưởng đến cách bố trí các kỹ năng không
mang tính công nghệ trong tổ chức. Những chức năng trong công việc văn phòng, có thể
được thực hiện bằng tay thì nhanh chống hơn, vì vậy một số công nhân tài giỏi ở những
kỹ năng này thì thường được tuyển dụng. Những công ty sử dụng IT có thể phân loại

được những nhân viên giỏi trong lĩnh vực văn phòng từ những ứng cử viên được tuyển
dụng.
Tiếp cận theo cách
truyền thống: giám sát chủ
quan
Tiếp cận theo cách
mới: đánh giá khách quan
Sự giám sát Cá nhân và không
theo những nghi
thức.Người quản lý thường
có mặt hay dựa vào những
người khác để bảo đảm
nhân viên có mặt và sản
xuất
Điện tử hay sự đánh
giá qua sản phẩm
Sự đánh giá Tập trung giám sát
trực tiếp.Nhà quản lý xem
cách thức nhân viên thể
hiện trong công việc.Yếu tố
chủ quan(con người) là rất
quan trọng.
Tập trung vào đầu
ra của sản phẩm(như báo
cáo sản xuất trong 1 ngày
cụ thể).hoặc là dựa vào các
mục tiêu (ví dụ như đáp
ứng việc buôn bán hạng
ngạch).Miễn là những hàng
hóa này được sản xuất hay

đạt được các mục tiêu đề
ra,thì người nhân viên sẻ
đạt được năng suất công
Trang 12
Chương 4: IT và thiết kế công việc
việc như mong đợi.Trong
trường hợp này, yếu tố chủ
quan ít quan trọng và khó
đạt được
Sự đền bù và bồi
dưỡng
Thường là những cá
nhân
Thường là một đội
hay những hợp đồng đã
được qui định.
Tuyển dụng Các cá nhân với một
vài kỹ năng vi tính,thường
là các kỹ năng trong công
việc văn phòng
Dựa vào điện
tử,thông qua Web site để
tuyển dụng
Thiết kế công việc là một hoạt động kết hợp các kỹ năng nhằm phục vụ cho các
tiến trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Như vậy một tổ chức mà vận dụng
công nghệ một cách hiệu quả cộng với một lực lượng lao động với trình độ cao về IT sẽ
tạo nên một tổ chức vững mạnh. Những công ty sử dụng IT đòi hỏi sự phối hợp các kỹ
năng phải tốt hơn việc sử dụng chính công nghệ đó. Điều đó sẽ đòi hỏi một vài các kỹ
năng về văn phòng và ngay cả những kỹ năng quản lý bị tác động bởi công nghệ. Điều
đó có thể cũng triển khai thêm những kỷ năng khác. Như công ty bánh của bà Field, nơi

mà sử dụng IT không chỉ cho điều hành mà còn giúp cho các nhà quản lý nhà kho biết
được sự cần thiết phải cho thêm bánh vào lò vào các ngày nào hay dựa vào những đều
kiện thời tiết nào. Trong trường hợp công ty của bà Field, thì những kỹ năng IT ở trung
tâm của công ty nhưng lại ít cần thiết hơn trong các nhà kho, khi ấy kỹ năng bán hàng
hiện giờ là tiêu điểm cho việc tuyển dụng nhân viên mới. Thêm vào đó, các qui trình
thiết kế công việc thường là có sự khác biệt ở các công ty về IT, bởi vì quá trình này cần
phải phản hồi được các chiến lược của công ty nhằm tối ưu hóa các kỹ năng cũng như
những yêu cầu về môi trường sản xuất. Những công việc có thể được đều hành bởi bộ
phận trung tâm nhưng với sự hợp tác của những đối tác khác. Tóm lại, Bà Field sử dụng
những phản hồi từ những nhà quản lý nhà kho vào việc thiết kế công việc cho các bộ
phận nhân viên, và những nhà quản lý kho sử dụng những công vụ tuyển dụng đã làm
cho việc tách các kho một cách phù hợp hơn.
Hệ thống thông tin mới, cũng thách thức những kỹ năng của nhân viên. Những
nhân viên mà không thể giữ được nhịp độ tăng trưởng của công việc thì dễ bị thất
nghiệp hơn. Khi những dịch vụ mà có trình độ thấp hay các công việc văn phòng thì trở
nên được tự động hóa một phần. Chỉ có những người công nhân có khả năng học được
Trang 13
Chương 4: IT và thiết kế công việc
những công nghệ mới, và thích nghi được với những sự thay đổi của công việc thì có thể
dự đoán được sự ổn định lâu dài trong những hợp đồng thuê mướn của mình. Những
công ty này mở những khóa đào tạo về chuyên môn một cách sâu rộng để đảm bảo cho
công nhân của mình sử dụng IT một cách thành thạo hơn.
Tóm lại ở hình 4.3.cho thấy nhờ có IT mà công việc được thay đổi một cách ấn
tượng. Nhờ IT mà nhiều công việc mới được tạo ra. Khi các công ty giảm qui mô của
mình xuống và sử dụng công nghệ thay thế cho con người, thì ông William Bridges đã
có những tranh cải, ông William đã cho rằng, các doanh nghiệp đã xa rời cấu trúc tổ
chức được xây dựng chuyên cho các công việc mang tính chất đặc thù, mà ở đó người
công nhân được cho có thể là làm vịêc tốt hơn các công nghệ. Ở nhiều doanh nghiệp
hiện nay việc mà người công nhân gắn liền với những chức năng không còn phù hợp
nữa. Tuy nhiên khi những đặc thù của công việc không còn nữa thì IT có thể cho phép

những người công nhân có thể làm việc hiệu quả hơn trong môi trường làm việc tương
lai. Hiệu quả là IT có thể giúp những người công nhân làm việc và phối hợp với nhau để
hoàn thành công việc một cách tốt nhất xung quanh những nhiệm vụ cần được làm.
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐÃ THAY ĐỔI NƠI LÀM
VIỆC NHƯ THẾ NÀO?
(Nguyễn Khánh Hòa_K064061002)
Phần này sẽ cho một ví dụ về tác động quan trọng khác của IT trong công việc:
khả năng làm việc tại bất cứ nơi đâu, bất cứ thời gian nào của nhiều nhân viên.
Công việc Công nghệ thông tin (IT) tạo ra hàng triệu việc làm
mới, chủ yếu là trong các ngành công nghiệp mới.
Trang 14
Chương 4: IT và thiết kế công việc
Dàn xếp công
việc
Công nghệ thông tin thay đổi cách thức làm việc, mô
hình liên lạc, hình thành cách giải quyết, và sự hợp tác. Có
ngày càng nhiều hơn những công việc đòi hỏi làm việc
nhóm, khả năng này có được là nhờ thông tin liên lạc và hợp
tác kĩ thuật. Các ràng buộc về mặt địa lý của nhiều ngành
nghề đã bị loại bỏ, nên đã có thể liên lạc từ xa và có các đội
nhóm ảo.
Nguồn lực con
người
Nhiều chiến lược mới đòi hỏi phải thuê mướn, giám
sát, đánh giá và phải có rất ít khả năng xảy ra bồi thường,
đòi hỏi phải làm việc nhóm. Công nghệ thông tin yêu cầu
những kĩ năng mới mà nhiều nhân viên còn thiếu.
Hình 4.3 Tóm tắt tác động của công nghệ thông tin trong đời sống nhân viên
Liên lạc từ xa (telecommuting) và nhân viên lưu động (mobile worker) thường
dùng để miêu tả một cách dàn xếp công việc. Liên lạc từ xa (telecommuting) thỉnh

thoảng còn được gọi là làm việc từ xa (teleworking), nghĩa là các nhân viên thỏa thuận
với ông chủ cho phép họ làm việc tại nhà hay tại các địa điểm thuận tiện khác thay vì
phải đến công ty. Liên lạc từ xa (telecommuting) là sự kết hợp giữa viễn thông
(telecommunication) và việc đi lại thường xuyên (commuting), theo đó những nhân viên
này sử dụng viễn thông thay cho việc thường xuyên đến sở làm. Nhân viên lưu động
(mobile worker) có thể làm việc tại bất cứ nơi nào họ muốn. Họ được trang bị đầy đủ
các phương tiện kĩ thuật cần thiết để kết nối với các đồng nghiệp, truy cập vào hệ thống
máy tính của công ty, mạng nội bộ, và các nguồn thông tin khác. Họ có khả năng lưu
động và vẫn đảm bảo công việc.
Liên lạc từ xa đã xuất hiện từ những năm 1970 nhưng đến cuối những năm 1990
mới trở nên phổ biến. Các công ty nhận thấy rằng xây dựng khả năng liên lạc từ xa có
thể là một công cụ quan trọng để thu hút và giữ chân nhân viên, gia tăng năng suất làm
việc của họ, cung cấp sự linh hoạt cho những cá nhân phải làm việc quá sức, giảm
không gian làm việc do đó cắt giảm chi phí, và tuân theo luật Không Khí Sạch (Clean
Air Act). Chẳng hạn các hệ thống Cisco có đến 2/3 nhân viên của công ty làm việc tại
nhà. Sau khi qui định này được áp dụng, năng suất đã nhảy vọt lên 25% và công ty tiết
kiệm được một triệu đô la chi phí quản lý. Liên lạc từ xa cũng mang lại lợi ích cho hãng
hàng không mới – Jet Blue Airway. Toàn bộ 550 đại lý đặt vé của Jet Blue làm việc tại
Trang 15
Chương 4: IT và thiết kế công việc
nhà, khoản tiết kiệm kiếm được đã giúp cho hãng này báo cáo lợi nhuận sáu tháng đầu
năm kể từ chuyến bay đầu tiên.
Liên lạc từ xa cũng hứa hẹn mang đến cho nhân viên những lợi ích tiềm ẩn: lịch
làm việc linh hoạt, sự cân đối tốt hơn giữa công việc và gia đình, giảm áp lực, giảm thời
gian và chi phí cho việc đi lại thường xuyên, linh loạt hơn về mặt địa lý. Nhân viên của
Cisco cho biết rằng “họ thích thiết lập lịch làm việc cho riêng mình, tránh được giờ cao
điểm, dành nhiều thời gian hơn cho con cái, và ít ra còn được làm việc bán thời gian
trong một môi trường thoải mái”. Thành quả này không chỉ đến với Cisco. Gần 75%
những người làm việc từ xa trong cuộc khảo sát AT&T đã trả lời rằng họ thỏa mãn với
cuộc sống của bản thân và gia đình hơn trước khi họ bắt đầu được làm việc tại nhà.

Các nhân tố tạo nên xu hướng liên lạc từ xa và làm việc lưu động
Công nghệ thông tin ngày nay cho phép các nhân viên làm việc tại nhà, ở vị trí
của một khách hàng, hay trong khi đang di chuyển. Vào năm 2001, theo khóa học hàng
năm của Mỹ về làm việc từ xa (Telework America study) được tài trợ bởi AT&T, có
hơn 28 triệu người Mỹ làm việc từ xa trong ngành thời trang, và con số này tiếp tục gia
tăng. Nhiều chuyên gia dự đoán rằng trong mười đến mười lăm năm tới, 50% số công
việc sẽ được thực hiện từ xa. Các nhân tố chỉ rõ khuynh hướng này được thể hiện ở hình
4.4.
Đầu tiên, công việc là kiến thức nền tảng gia tăng. Kinh tế Mỹ tiếp tục dịch
chuyển cơ cấu từ công nghiệp sang dịch vụ. Được trang bị với công nghệ thích hợp, một
nhân viên có thể tạo ra, chuyển hóa, và đóng góp kiến thức hiệu quả tại nhà cũng như tại
công ty. Sự chuyển đổi đến loại công việc chỉ dựa trên nền tảng kiến thức đã tạo ra
khuynh hướng tối thiểu nhu cầu cần có một địa điểm cụ thể để làm việc.
Nhân tố định hướng Tác động
Hướng đến công việc
dựa trên nền tảng kiến thức
Loại trừ những công việc đòi hỏi phải làm
việc tại những nơi nhất định.
Việc thay đổi về nhân
khẩu học và lối sống
Cung cấp cho nhân viên sự linh hoạt về mặt
địa lý và thời gian.
Những công nghệ mới Tạo nên những công việc thiết thực và hiệu
quả về chi phí được thực hiện từ xa .
Hình 4.4 Những nhân tố định hướng làm việc từ xa
Trang 16
Chương 4: IT và thiết kế công việc
Thứ hai, người làm việc từ xa có thể thay đổi thường xuyên giờ làm việc của họ
cho phù hợp với lối sống riêng. Do đó, các bậc cha mẹ có thể sắp xếp lịch làm việc của
họ để dành thời gian đưa con đến trường cũng như tham gia các hoạt động ngoại khóa

khác. Liên lạc từ xa sẽ cung cấp một sự thay thế hấp dẫn cho các bậc cha mẹ để chăm
sóc con cái mà không phải vắng mặt tại sở làm. Liên lạc từ xa có thể sử dụng cho những
người không thể ra khỏi nhà do ốm đau, tàn tật, thiếu phương tiện đi lại.
Liên lạc từ xa có thể cung cấp cho người lao động sự thuận tiện vô cùng to lớn
về mặt địa lý. Người lao động có thể tự do sống bất cư nơi nào mình muốn, thậm chí là
cách xa công ty, nâng cao tinh thần và sự thỏa mãn công việc của họ. Chính sách về nơi
làm việc cũng có thể duy trì và phát triển số lượng nhân viên. Nhiều nhân viên có thể
làm việc tại nhà hiệu quả hơn so với cũng thời gian đó nếu họ làm việc ở công ty. Hơn
thế, những trở ngại như tắc nghẽn giao thông, chuyến bay bị hủy, thời tiết xấu và cảm
nhẹ sẽ làm giảm đáng kể đến năng suất làm việc. Các công ty cũng sẽ hài lòng với lợi
ích này. Những công ty mà xây dựng làm việc từ xa như tiêu chuẩn làm việc của họ thì
có thể thuê được nhiều nhân tài từ những vùng đất rộng lớn hơn là những công ty lúc
nào cũng đòi hỏi nhân viên phải có mặt.
Thứ ba, nhân tố dẫn đầu cho làm việc từ xa là kĩ thuật mới, giúp cho nó có tính
khả thi, ngày càng tốt và rẻ hơn. Ví dụ: Giá của máy tính cá nhân không ngừng giảm,
gần như là gấp đôi cứ sau mỗi mười tám tháng. Sự phát triển mạnh mẽ của kĩ thuật di
động đã làm cho làm việc lưu động hiệu quả và năng suất hơn. Tốc độ của thông tin liên
lạc nhờ vào bộ điều giải (modem) và các kĩ thuật tinh vi như ADSL, ISDN, cáp modem
và vệ tinh liên lạc đã tăng theo cấp lũy thừa trong khi chi phí thì tụt xuống. Web mà
cung cấp giao diện dễ sử dụng đến các trình ứng dụng tinh vi được các công ty lớn sử
dụng, chẳng hạn trang vận hành trên các máy tính cỡ lớn (mainframe).
Công nghệ mới hỗ trợ việc liên lạc từ xa và công việc lưu động
(Nguyễn Thị Ngọc Quỳnh – K06406 1066)
Các hệ thống phần mềm mới đang thay đổi từng chút cách mà công việc được
thực hiện. Ví dụ, những nhân viên bán hàng Hewlett-Packard đã sử dụng máy tính xách
tay được trang bị phần mềm bán hàng tự động từ Trilogy. Phần mềm này cho phép họ
định dạng và trích dẫn các khách hàng đặt hàng tại điểm bán hàng, bảo đảm chính xác.
Trang 17
Chương 4: IT và thiết kế công việc
Sự đổi mới này đã cải tiến mạnh mẽ mức độ hài lòng của khách hàng, và cắt bớt giá

thành. Công nghệ đã làm cho đội ngũ nhân viên bán hàng càng năng suất và càng biến
đổi nhanh. Phần mềm của Trilogy, doanh số biểu hiện rằng không còn phải phối hợp
giữa quá trình bán hàng với những người khác điều khiển cập nhật cấu hình và đánh giá
thông tin nữa.
Sản phẩm tạo nên cuộc cách mạng về loại sản phẩm di chuyển được là máy vi
tính xách tay. Hiệu quả của máy tính xách tay là nhân viên có thể đem theo cả văn
phòng bên mình. Một số công việc mang tính truyền thống phải thực hiện trên màn hình
máy vi tính thì bây giờ có thể thực hiện trên đường đi. Hiện tại, việc rớt giá và nhảy giá
trong việc thực hiện khiến cho máy tính xách tay thành một sự lựa chọn trong rất nhiều
máy tính. Những máy tính xách tay trước đây thiếu khả năng xử lý, không gian ổ cứng,
và khả năng đa truyền thông. Người dùng phải sử dụng màn hình nhỏ và giải quyết kém,
điều này đã làm kéo dài những công việc khó khăn. Nó kéo theo những hệ thống nặng
nề và cồng kềnh. Máy tính xách tay nhỏ gọn ngày nay mang đến màn hình gần giống
với kích cỡ của màn hình máy tính để bàn, bộ vi xử lý mạnh, kết nối không dây, thẻ nhớ
rộng, ổ đĩa cứng có dung lượng lớn và khả năng đa phương tiện phạm vi rộng. Những
máy tính xách tay tiên tiến này trở thành công cụ làm việc ảo đầu tiên.
Máy tính xách tay đã trở thành thứ không thể thiếu trong những lĩnh vực chuyên
môn, như là tư vấn, các nhân viên thường đi công tác và cần xử lý ngay lúc đó những
tập tin của mình và bằng giao tiếp điện tử. Ví dụ, tư vấn viên của PeopleSoft, đại lý
cung cấp phần mềm hoạch định nguồn lực kinh doanh, có thế nhập máy tính của họ tại
những công ty trên toàn thế giới và xử lý ngay bằng mạng lưới công ty mà không cần
cấu hình. Sự ràng buộc kỹ thuật của việc đi lại giữa các phòng ban đã được loại ra.
Máy tính xách tay đã cách mạng hóa công việc cũng như trong việc sử dụng
không chuyên nghiệp. Ví dụ, sinh viên thường mang máy tính xách tay từ nhà đến lớp
học hay thư viện. Sinh viên cũng có thể gửi và nhận email, làm việc trong các nhóm dự
án và làm các bài kiểm tra tại nhà.
Máy tính di động ra đời sớm hơn đó là thiết bị số hỗ trợ cá nhân (PDA), mang
đến sự lựa chọn hiệu quả cho những chức năng nào đó. PDA cũng phổ biến như
PalmPilot, đem đến sự quản lý giao tiếp, kế hoạch, ghi chú và email. Bởi vì PalmPilot
có thể được lập trình một cách đơn giản nhưng đòi hỏi ngôn ngữ phải tốt, ứng dụng

khách hàng phải được lập trình cho nó. Một PDA tiểu biểu giá chỉ 10% đến 40% của giá
một chiếc máy tính xách tay. Nó phú hợp với túi tiền và nhanh hơn, dễ hơn để sử dụng
một chức năng nào đó.
Trang 18
Chương 4: IT và thiết kế công việc
Loại khác của máy tính di động, máy xách tay đời cuối, đó là dạng tiểu biểu cho
một chức năng riêng biệt. Mặc dù giới hạn sử dụng của nó làm cho giá cả khá vừa phải,
nó được lập trình một cách tốt nhất cho việc thực hiện công việc. Máy xách tay đời cuối
là phổ biến nhất mang đến bằng nhân viên vận chuyển và kỹ sư sửa chữa. Ví dụ, Dịch
vụ bưu phẩm hợp nhất (United Parcel Service (UPS)) nhân viên vận chuyển mang
chúng đến bộ dữ liệu khi nào và ở đâu một gói hàng được chuyển đi, người nhận nhận
trực tiếp món hàng hay không, và thanh toán như thế nào được làm trên đơn đặt hàng
COD. Hệ thống cũng chứa chữ ký của người nhận. Ngoài ra, thiết bị sử dụng giống như
một công cụ truyền thông, gửi thông tin giữa người vận chuyển và văn phòng UPS qua
một sóng vô tuyến hai chiều cài đặt trong xe giao hàng.Cuối cùng đặt thông tin quan
trọng vào bộ phận điều khiển UPS, trao nó lại để quản lý chính việc vận chuyển của họ
bằng người gửi đi đường vòng và giảm bớt sự cần thiết trong đăng ký.
Thợ sửa chữa máy cho Otis Elevetor sử dụng Dữ liệu khóa cuối nhỏ và nhẹ để
gửi tin nhắn văn bản theo đường sóng vô tuyến tới cá nhân và các nhóm. Trước đây, các
thợ máy được thông báo về dịch vụ cuộc gọi bằng máy nhắn tin. Vì máy nhắn tin không
cho phép giao tiếp hai chiều, và bởi vì thợ máy không có điện thoại di động, họ quay lại
dịch vụ cuộc gọi tới hệ thống trung tâm gửi đi, bằng điện thoại tự động. Thợ máy mất
nhiều thời gian để tìm điện thoại tự động, thêm nhiều khả năng, điện thoại tự động sẽ
cho phép họ quay lại cuộc gọi từ trung tâm gửi đi. Ngược lại, KDT gửi và nhận tin nhắn
ở bất cứ đâu, ngay cả những thợ máy khác trong cùng bộ phận, những người có thể giúp
dự đoán và giải quyết những vấn đề thuộc về máy móc. Thiết bị cuối cho phép các thợ
máy quản lý chính công việc của anh ta hoặc cô ta một cách hiệu quả hơn, cũng như
truy cập kiến thức của những thợ máy khác.
Lực lượng lao động ở nơi mà nhân viên đã được di động hoàn toàn và có thể làm
việc ở bất cứ đâu trên thế giới, một cấp độ mới của công nghệ truyền thông là rất cần

thiết. Các tổ chức phải bảo đảm rằng cơ sở hạ tầng truyền thông, với cơ cấu bảo vệ thích
hợp, là nơi để tiếp xúc với những nhu cầu của lực lượng lao động di động. Để kết thúc,
Motorola đã đề xuất kế hoạch Iridium, một kế hoạch có nhiều tham vọng để tung ra 66
vệ tinh vào quỹ đạo để cung cấp vùng thông tin liên lạc cho toàn bộ hành tinh. Được
trang bị điện thoại vệ tinh di động, bất cứ ai, bất cứ nơi đâu đều có thể với tới một trình
độ cao rõ ràng. Quá dễ để nói sự cải tiến này có thể thay đổi cách thực hiện công việc
như thế nào. Chúng ta có thể tưởng tượng, ví dụ, làm thế nào có thể tác động đến một kỹ
sư để nhà sản xuất thiết bị khoan dầu ở Texas tại nơi làm việc với một khác hàng ở Sa
mạc Trung Ả Rập. Nếu anh ta hoặc cô ta cần hỏi một kỹ sư khác trong công ty một câu
Trang 19
Chương 4: IT và thiết kế công việc
hỏi về kỹ thuật, anh ta hoặc cô ta chỉ cần quay số điện thoại vệ tinh. Những kỹ sư khác
có thể ở bất cứ đâu, trên thuyền, trên máy bay, trên dàn khoan dầu, trên một sa mạc khác
hoặc ở Texas. Những công nghệ khóa( bảo mật) như điện thoại di động có trong sơ đồ
4.5
Những khuyết điểm của liên lạc từ xa và công việc lưu động
(Lê Ngọc Trúc Huỳnh_K064061010)
Viễn thông cũng có một vài khuyết điểm. Lao động từ xa thách thức người quản
lý trong việc ước lượng (định giá) và đền bù sự thực hiện địa chỉ. Người quản lý của
người lao động từ xa thường ước lượng việc thực hiện (năng lực) người lao động trong
thời gian thử việc bằng các kết quả hoặc thực hiện cam kết hơn là tiến trình sử dụng để
sáng tạo những tài sản đó. Những văn phòng ảo làm khó khăn hơn cho người quản lý để
hiểu những kỹ năng của người báo cáo cho họ, nó lại làm cho việc ước lượng thực hiện
khó khăn hơn. Nhiều nhiệm vụ liên lạc từ xa không giới thiệu rành mạch việc thực hiện
cam kết hoặc kết quả, hoặc những nơi thuộc người quản lý điều hành điển hình chứng tỏ
không đầy đủ, người quản lý phải tin một cách mạnh mẽ vào khả năng tự giác của người
lao động từ xa. Như một kết quả, nhiều quản lý có thể cảm thấy họ mất kiểm soát đối
với nhân viên của họ, thật vậy và một vài nhân viên liên lạc từ xa tỏ ý định lạm dụng
vào đặc ân của họ. Nhiều quản lý đã làm quen với các mô hình làm việc truyền thống có
thể liên lạc từ xa lần thứ hai tốt hơn trong đó họ cũng có thể áp dụng cách quản lý dễ

dàng hơn. Thật vậy, nhiều quản lý thường là những chứng ngại vật lớn để thực hiện đầy
đủ chương trình liên lạc từ xa.
Các công nhân làm việc từ nhà phải cực kỳ kỷ luật tự giác. Các công nhân đi đến
một văn phòng hoặc phải xuất hiện với tư cách khách hàng có một mô hình để đưa nó
lên và ngoài nhà họ. Người liên lạc từ nhà, bằng cách khác, phải tạo ra một mức độ của
quy tắc để đảm bảo họ được chuyển giao công việc. Công việc từ nhà, đặc biệt, là sự
đầy đủ của sự giải trí như các cuộc gọi cá nhân, những vị khách và những bất tiện sự
phá vỡ gia đình. Một người làm việc ở xa phải cẩn thận điều chỉnh môi trường làm việc
ở nhà và phát triến những chiến lược để kích hoạt thời gian chất lượng cho nhiệm vụ
công việc.
Trang 20
Chương 4: IT và thiết kế công việc
Người làm việc từ xa thường chọn công việc tăng tính co giãn, linh hoạt trong
giờ làm việc mà công việc từ xa đưa ra. Chúng được bẫy bởi những lời hứa có thể làm
việc quanh những bản kế hoạch của con cái họ hoặc những thành viên khác trong gia
đình. Như một nghịch lý, bởi vì hoàn cảnh co giãn công việc của họ thường khó khăn
cho họ để phân chia công việc từ cuộc sống ở nhà. Vì vậy cho nên họ có thể làm việc
nhiều giờ hơn tiêu chuẩn, công việc của 9 người được thực hiện với 5 người hoặc trãi
nghiệm áp lực của việc cố gắng tách biệt công việc với giải trí.
Làm việc từ xa có thể tách một nhân viên với văn hóa công ty của cô ấy hoặc
anh ấy. Tình cờ sự bắt gặp mặt đối mặt diễn ra trong công sở truyền rộng rãi văn hóa,
chính trị, và những thông tin tổ chức khác. Những bắt gặp này bị mất đối với một nhân
viên ít khi, nếu từ trước đến giờ làm việc tại công sở. Ngoài ra, nhân viên bị tách có thể
cảm thấy đơn độc khi đang làm việc trong một môi trường đơn độc xa cách người cộng
sự và những trò giải trí khác.
Làm việc ảo cũng làm tăng nỗi ám ảnh của việc di cư điện tử, hoặc nguồn nhân
lực nước ngoài của việc phát triển phần mềm và dịch vụ máy tính. Đôi khi một công ty
xây dựng một cơ sở hạ tầng cho việc làm từ xa, công việc thường có thể được thực hiện
ở nước ngoài dễ dàng như ở nhà. Luật di cư Mỹ giới hạn số lượng người nước ngoài có
thể làm việc tại Mỹ. Kể từ khi những kẻ khủng bố tấn công vào thành phố New York và

thủ đô Washington vào 11/09/2001, những giới hạn này trở nên hạn chế hơn, và luật
pháp được cân nhắc để ngăn cản những quốc gia nước ngoài, thậm chí những hợp đồng
của các công ty xuyên quốc gia bị rút lại, từ đại diện bộ phận của hệ thống bảo vệ máy
tính. Tuy nhiên không có nhiều giới hạn thực thi trên công việc được thực hiện bên
ngoài quốc gia này bởi nhiều công nhân sau khi chuyển giao công việc của họ cho điện
tử Mỹ. Vì công việc không là đối tượng để kiểm soát tiền lương tối thiểu, nhiều công ty
có thể có một khoản tiền thưởng kinh tế lớn để làm việc ở nước ngoài. Nhiều quốc gia
và khu vực phổ biến về việc di cư điện tử như Ấn Độ, Nga, các nước Đông Âu, Nam
Phi, Ireland và các nước Đông Á. Như Ấn Độ, một nhóm chính của di cư điện tử trở nên
“quá đắc giá”, những công việc cơ bản được nhập vào bởi những người Ấn Độ từ các
nơi như Ghana. Nhiều công ty tìm kiếm đặc biệt dễ dàng để dùng nguồn lực bên ngoài
thực hiện công việc văn phòng được liên hệ với các sản phẩm điện tử, như cách tiến
hành dữ liệu và chương trình máy tính. Ví dụ, hãng ArgusSoft Nga thuê 120 lập trình
viên hợp đồng với hãng Western qua Internet.
Trang 21
Chương 4: IT và thiết kế công việc
Khả năng để thu hút nguồn nhân lực rẻ nhất và có chuyên môn là điều có thể xảy
ra nhất để có thể tạo ra một chiến lược tài sản có giới hạn. Không ngạc nhiên lắm, một
vài công đoàn lao động, những chuyên gia di cư, và những chính trị gia, giữa những
người khác, lo lắng về hình thức này của “sự di cư” có thể thay thế các công việc Mỹ.
Các hãng đặt trụ sở tại những quốc gia kém phát triển cũng như tìm kiếm những tiềm
năng kinh tế trong việc duy trì nguồn công nhân nước ngoài, cạnh tranh với nhu cầu và
lương bổng của Mỹ dành cho các chuyên gia IT. Ích lợi và hạn chế của việc liên lạc từ
xa được tóm lược trong hình 4.6.
Ưu điểm Vấn đề tiềm năng
Giảm căng thẳng đồng thời làm
tăng khả năng gặp những bản danh mục và
giảm quan hệ công việc-giải trí
Tăng căng thẳng từ sự bất lực tới
việc phân chia giữa cuộc sống công việc

và cuộc sống ở nhà.
Tinh thần cao hơn, việc vắng mặt ít
hơn
Khó đánh giá hiệu suất
Co giãn địa lý Nhân viên có thể trở nên bị tách
khỏi văn hóa công ty
Hiệu suất cá nhân cao hơn Người liên lạc từ xa dễ bị thay thể
hơn bởi dân nhập cư điện tử
Những cá nhân ở nhà cũng có thể
tham gia vào lực lượng công nhân
Không thích hợp cho tất cả các
công việc hoặc nhân viên
Các vấn đề quản lý liên lạc từ xa và công việc di động
(Hồ Ái Nhân_K064061047)
Liên lạc từ xa yêu cầu những giám đốc để đặt kế hoạch làm việc đặc biệt, bố trí
cán bộ, và giám sát những hoạt động. Dưới dạng việc lập kế hoạch, doanh nghiệp và
công tác hỗ trợ phải được thiết kế lại để hỗ trợ những nhân viên di động và từ xa.
Những công việc hàng ngày của doanh nghiệp như việc họp báo cáo chi phí của mỗi
nhân viên (như thường thì một chữ ký nguyên bản được cần trên mẫu) và tham dự các
cuộc họp hàng ngày không thích hợp nếu hầu hết nhân viên làm việc từ xa. Những công
Trang 22
Chương 4: IT và thiết kế công việc
việc hỗ trợ như việc cố định những máy tính bằng việc gửi đi người nào đó từ bộ phận
trung tâm IS có thể không khả thi nếu nhân viên tại một khách sạn trong một thành phố
từ xa. Việc kinh doanh và những quá trình hỗ trợ cơ bản phải được thiết kế với cả hai
công nhân từ xa và nhân viên tại văn phòng phải được chú ý. Vì những người làm việc
từ xa có thể không có khả năng giải quyết các vấn đề yêu cầu sự tiếp xúc mặt đối mặt,
những người không làm việc từ xa tìm kiếm họ để hỏi về giả thiết những nhiệm vụ bổ
sung. Sự huấn luyện cần phải được đề xuất tới những người làm việc từ xa và những
gười không làm việc từ xa giống nhau vì vậy mà họ có thể đoán trước và hiểu môi

trường công việc mới.
Không phải tất cả các công việc đều thích hợp cho liên lạc từ xa, một số công
việc có thể đòi hỏi nhân viên phải đến một nơi nhất định để làm việc. Về cơ bản chỉ
những khía cạnh đó của những công việc mà có thể được thực hiện độc lập tại vị trí từ
xa thì thích hợp cho sự làm việc từ xa. Xa hơn nữa, những người làm việc được lựa
chọn để bố trí cán bộ những công việc làm việc từ xa phải là self_starter. Họ phải chịu
trách nhiệm về những nhiệm vụ công việc cạnh tranh không có việc trong văn phòng tập
đoàn. Những người làm thuê mới mà cần được xã hội hóa vào trong những thực hành và
văn hóa của tổ chức là không phải ứng cử viên tốt cho công việc di động hay từ xa.
Những người quản lý phải tìm thấy những cách mới để ước lượng và giám sát những
người làm thuê đó khi không nhìn thấy họ từng ngày trong văn phòng. Họ cũng phải
làm việc để kết hợp những chương trình, bảo đảm truyền thông thích hợp trong một số
công việc, và giúp đỡ những tổ chức của họ làm thích nghi bởi việc xây dựng những qui
trình nghiệp vụ để hỗ trợ di động và từ xa những công nhân.
NHỮNG HỆ THỐNG THÔNG CHO PHÉP LÀM VIỆC NHÓM
NHIỀU HƠN
Sự hợp tác là một nhiệm vụ chìa khóa trong nhiều quá trình công việc, và IS làm
sao để nhiều sự hợp tác những thay đổi được làm. Sự hợp tác trung tâm đối với nhiều
kiểu nhiệm vụ, đặc biệt cái mà được lợi từ sự trao đổi của những ý tưởng và lời phê
bình, như sản phẩm thiết kế, chẩn đoán y học, và sự phát triển truyện. Những công cụ
phần mềm cho nhóm, như Lotus Notes and Microsoft Outlook, và những công nghệ,
như hội nghị từ xa video, làm cho nó trở nên đơn giản có hiệu suất phí tổn cho những
người trên khắp thế giới tạo ra, soạn thảo, và chia sẻ những tài liệu, những quá trình
Trang 23