Khi nhà lãnh đạo nên đứng ngoài pps

Khi nhà lãnh đạo nên
đứng ngoài
Là lãnh đạo, bạn thường dẫn dắt mọi cuộc thảo luận. Nhưng c
ũng
có lúc bạn sẽ hiệu quả hơn nếu ngồi vào bàn và tham gia vào cu
ộc
thảo luận hơn là trở thành một ngư
ời dẫn dắt cuộc họp. Trong
trường hợp đó, bạn cần một người chủ trì cuộc họp và b
ạn sẽ có
được rất nhiều từ mối quan hệ với người chủ trì này.
Tính mục đích. Người chủ trì đóng vai trò bên thứ ba, mang lại giá trị
của từng cá nhân cho cuộc thảo luận.
Anh ta không đưa ra những chuyện vụn vặt, lịch sử không tốt trước đây,
chương trình họp không rõ ràng, hay suy nghĩ chủ quan nào đó có thể
đưa cuộc họp vào bế tắc. Anh ta muốn những người tham gia cảm thấy
thoải mái và cởi mở khi nói lên suy nghĩ và ý kiến của họ.
Thông thường, nếu nhà lãnh đạo dẫn dắt cuộc họp, những người tham
gia có thể thấy cứng nhắc vì họ được trông đợi sẽ "đồng ý với ông chủ".
Kết quả là: cuộc họp sẽ bị đưa đi sai hướng nếu nhà lãnh đạo là người
chủ trì.
Một Phó chủ tịch marketing của công ty từng tham gia vào một cuộc
họp ban lãnh đạo cấp cao cùng với CEO chủ trì cuộc họp về kế hoạch
tiếp theo của công ty.
Cuộc họp đó là một thảm họa vì CEO đã lái hướng thảo luận theo cách
của ông ta, và chính vị CEO đó không thể thấy rằng kĩ năng chủ trì của
mình tệ thế nào.
Quá trình. Một người chủ trì giàu kinh nghiệm sẽ giúp hướng dẫn bạn
và nhóm của bạn giải quyết một vấn đề thông qua một quá trình.
Người chủ trì biết cần phải hỏi câu hỏi nào, hỏi vào lúc nào, hỏi như thế
nào, và quan trọng nhất, làm thế nào để khiến mọi người đều tham gia

vào cuộc họp. Có một phòng họp đầy người nhưng bạn sẽ thấy có người
nói nhiều, người không quan tâm, và người chẳng nói gì.
Một người chủ trì tài năng sẽ biết lúc nào thì s
ử dụng cá nhân, nhóm nhỏ
và nhóm lớn để khiến mọi người tham gia vào cuộc họp hiệu quả. Ngư
ời
chủ trì cũng biết cách hướng luồng thảo luận để mọi người đều có thể
tham gia. Anh ta sẽ nhận ra được những quan điểm cá nhân và phong
cách từng người trong phòng họp.
Quan sát. Hãy nhìn vào sự quan sát từ cả phía bạn và phía người chủ
trì.
Đầu tiên, từ phía bạn: nếu bạn chủ trì một cuộc họp, bạn sẽ bỏ lỡ các sắc
thái và tính năng động của nhóm. Bằng cách trở thành một phần của
nhóm, bạn sẽ có cơ hội tốt để quan sát sự năng động của nhóm của bạn.
Điểm mạnh và điểm yếu của con người, cách họ suy nghĩ và phong cách
tư duy đều bộc lộ ra với bạn. Bạn tham gia và quan sát nhóm hành động.

Từ phía người chủ trì: người chủ trì sẽ quan sát hành động của các
nhóm, quan sát thầm lặng ngôn ngữ, cử chỉ, giọng điệu và nội dung lời
nói để hiểu mức độ nhậy cảm của vấn đề, chủ đề nào cần thêm thời gian
thảo luận, lúc nào thì cần kết thúc để tránh một cuộc xung đột.
Tổng hợp. Người chủ trì lấy những thông tin đã được chia sẻ, phản ánh
lại cjo nhóm theo cách thích hợp. Nó là một phần của nghệ thuật, một
phần của khoa học, và bao gồm rất nhiều trực giác để sắp xếp chúng lại
với nhau.
Một người chủ trì có tài có thể tập hợp những thông điệp quan trọng
nhất của toàn bộ cuộc thảo luận.
Thời gian. Dùng một người chủ trì làm bên thứ ba sẽ tiết kiệm được
thời gian vì anh ta đã quen với quá trình họp.
Nếu cuộc họp được dẫn dắt bởi bạn hay bởi một người khác trong nội

bộ, quá trình trao đổi và chia sẻ thông tin sẽ có thể bị đi lạc đề hoặc
tranh luận quá sâu không cần thiết. Người chủ trì s
ẽ giúp cho cả nhóm đi
đúng hướng và tối đa hóa thời gian có được để thảo luận về chủ đề.
Thay vì tham gia nhiều cuộc họp vô bổ, những người tham gia có thể
đến một cuộc họp có người chủ trì chuyên nghiệp và biết rằng tiếng nói
của họ sẽ được mọi người lắng nghe và công việc sẽ được hòan thành,
thường là trong thời gian ngắn hơn.
Khi nào thì bạn cần một người chủ trì như vậy? Những người chủ trì có
thể được sử dụng trong bất kì cuộc họp nhóm nào, như họp ban lãnh
đạo, nhân viên, lên kế hoạch chiến lược, diễn đàn mở hay chuyên gia tư
vấn cho việc phát triển sản phẩm mới…bất kì lúc nào bạn muốn mọi
người đến và thảo luận cởi mở với nhau, tạo ra ý tưởng cho hành động
hiệu quả trong tương lai.
Một khi bạn đã làm việc với những người chủ trì chuyên nghiệp và thấy
được kết quả, bạn sẽ luôn giữ họ bên mình để tham gia vào các cu
ộc họp
sắp tới của tổ chức. Và bạn sẽ thành công.
Hoàng Anh

Theo emergingleader