Hạn chế nói dông dài trên điện thoại docx

Hạn chế nói dông dài trên điện thoại

Trong kinh doanh bạn thường tiếp xúc với khách hàng mới bằng điện thoại
và người ta sẽ đánh giá bạn ngay từ lần tiếp xúc đầu tiên này. Bạn sẽ dễ gây ấn
tượng xấu nếu bạn tiếp chuyện điện thoại một cách không ý nhị và chuyên nghiệp.
Bài viết này sẽ giúp bạn cải thiện được điểm yếu này.
Vậy làm thế nào để thông tin hiệu quả trên điện thoại?
Bạn hãy xem:
1. Khi gọi điện thoại, hãy luôn biết rõ mình muốn nói gì và chắc rằng bạn
có đủ tài liệu để diễn đạt điều bạn muốn nói. Làm như thế bạn sẽ tiết kiệm được
thời gian cho bạn và cho cả người nghe.
2. Điều chỉnh cách nói chuyện cho thích hợp với từng đối tượng
Những người bận rộn thường thích cách tiếp cận trực tiếp, nói ngắn gọn và
hạn chế nói chuyện phiếm. Những người khác thì thích nói chuyện thân mật hơn.
Cứ thế, bạn điều chỉnh cho thích hợp (trừ phi họ quá đáng hay bất lịch sự).
3. Hạn chế nói chuyện riêng
Nói chuyện phiếm thì vui đấy nhưng nó làm mất thời gian. Và sẽ khó chịu
khi bạn đang có nhiều việc phải làm.
4. Hãy trả lời thẳng vào vấn đề
Những câu trả lời dài dòng thường gây hiểu lầm và thể hiện tính không
chuyên nghiệp. Nếu bạn không biết câu trả lời, hãy nói bạn sẽ gọi cho họ sau khi
đã có đáp án chính xác. Nếu bạn đưa ra một phán đoán sai lầm cho người tin
tưởng bạn, họ sẽ không bao giờ tin bạn nữa.
5. Cuối buổi nói chuyện, hãy xác nhận lại những điều đã trao đổi
Như thế cả hai có thể xem mình đã thống nhất với nhau được điều gì để có
thể đưa ra cách giải quyết thích hợp.
6. Đừng nói chuyện riêng khi đang dùng điện thoại
Như thế sẽ khiến bạn không trao đổi được gì. Nếu có chuyện gấp, hãy nói
người ta giữ máy để nói tiếp sau đó.

Khi gọi điện thoại, hãy luôn nhớ những điều sau:

1. Ưu tiên gọi đi
Khi bạn cần gọi điện thoại thì hãy gọi, càng để lâu sẽ chỉ gây rắc rối thôi.
2. Đừng gọi qua sớm hay quá trễ
Hãy đợi người bạn muốn gọi có thời gian để uống xong cà phê và vô chỗ
ngồi. Khi người ta muốn về nhà, thì cũng đừng làm mất thời gian của họ.
3. Những cuộc gọi như sắp xếp thời gian họp, tìm địa chỉ thì bạn có thể
giao cho trợ lý. Tuy nhiên bạn nên cẩn thận kẻo người khác nói bạn cậy quyền
nhé.
4. Nếu bạn nhận được câu trả lời sẵn, hãy dập máy và gọi lại sau. Và nếu
bạn chưa chuẩn bị câu trả lời sẵn, tốt hơn hết bạn hãy chuẩn bị tin nhắn và gởi đi
sau.
5. Đừng thúc giục người khác
Nếu người ta làm cái gì đó cho bạn, đừng nên cứ vài tiếng là gọi hỏi thăm
công việc tiến hành ra sao rồi. Làm như thế sẽ gây phiền hà, làm họ căng thẳng và
chậm tiến trình công việc.

Khi nhận điện thoại, bạn cần lưu ý những điểm sau:
1. Đừng đợi chuông reo quá 3 lần rồi mới nhấc máy
Bạn sẽ trông khá chậm chạp và không chuyên nghiệp nếu để chuông điện
thoại reo qua nhiều lần. Nếu bạn nhấc máy cho một cuộc điện thoại đã đổ chuông
nhiều lần, hãy xin lỗi người ta.
2. Mọi người đều nên có trách nhiệm trả lời điện thoại
Bạn sẽ khiến người khác bực mình nếu để họ đợi qua lâu. Bạn không chỉ
làm mất thời gian của họ mà còn đặt họ vào tình thế phải nói chuyện vào một thời
điểm nhất định. Mọi người trong một công ty đều nên có trách nhiệm trả lời điện
thoại, nếu không, giám đốc sẽ phải làm thay bạn phần việc ấy.
3. Đừng trả lời điện thoại khi đang ăn
Âm thanh phát ra sẽ không rõ và có thể bạn tưởng như tai mình đang bị
gặm nhấm.
4. Luôn luôn gọi lại

Không có điều gì bất mãn hơn bằng việc đợi hàng tiếng đồng hồ cho một
cuộc gọi quan trọng. Chính việc không gọi lại của bạn làm chậm công việc của
người khác đấy.
Những điều trên đây chỉ là một số phép lịch sự thông thường. Luôn luôn
nhớ rằng thời gian nói chuyện có giới hạn và người ta đang đánh giá bạn cũng như
công ty của bạn có hiệu quả hay không bằng cú điện thoại ấy.
Biên dịch: Ánh Thu - Ngọc Quỳnh (vn8x)