Phương pháp làm việc theo nhóm: Hướng dẫn làm việc và hoạt động theo nhóm(P.1) ppt

Phương pháp làm việc
theo nhóm: Hướng
dẫn làm việc và hoạt
động theo nhóm (P.1)

Nhóm bao gồm một nhóm nhỏ những người cùng làm một công việc,
gặp gỡ để cùng nhận dạng, phân tích và giải quyết các vấn đề được
đặt ra. Nhóm không phải là một cơ chế, hay một tổ chức mang tính
hình thức, một thứ mốt nhất thời, một chương trình, mà là một cách
làm việc, một sự thay đổi thói quen bảo thủ trong suy nghĩ của con
người. Nhóm làm thay đổi mối quan hệ giữa người với người trong
công việc.

I. Nhận diện vấn đề về nhóm
Đây là ý kiến của những người đã hoạt động nhóm đã tan rã:
1. Khi làm việc theo nhóm tôi thấy thường gặp khó khăn:
- Thường ai cũng bảo vệ ý kiến của mình mà không thực sự xem xét
thấu đáo ý kiến của người khác.
- Không hợp thành một thể thống nhất phục vụ cho một mục đích duy
nhất.
- Thường ít khi gặp được một người trưởng nhóm có đầu óc tổ chức,
phân công việc sao cho hiệu quả.
- Một số người chỉ thích làm việc độc lập mà không muốn chia sẻ suy
nghĩ hay ý tưởng.
- Ăn chia không sòng phẳng hoặc không đánh giá đúng con người.

2. Khi làm việc theo nhóm thì cái khó khăn đầu tiên là bất đồng ý
kiến:
Mỗi thành viên trong nhóm đều có ý kiến của riêng mình và thường thì
chỉ thấy cái thiếu sót trong ý kiến của người khác mà không tìm ra cái
đúng của nó và ngược lại cũng chỉ thấy cái đúng của ý kiến của mình mà

không thấy cái thiếu sót.
Khó khăn tiếp theo là giữ sự đoàn kết trong nhóm, điều đó đôi khi không
biểu hiện ra ngoài nhưng dễ làm nhóm tan rã, mâu thuẫn giữa các thanh
viên xuất phát từ bất kỳ mặt nào thường thì chỉ là những chuyện nhỏ
nhặt nhưng nếu không xử lý khéo sẽ dẫn đến hậu quả khôn lường.

3. Nhiều khó khăn
- Có người làm còn có người ỷ lại không chịu làm
- Mỗi người một ý và chẳng ai chịu nghe ai
- Thường chỉ có một người là chính còn lại là râu ria và
- Tốt nhất là làm một mình cho khoẻ.
- Mình đã từng làm chuyên đề dịch với 2 người rồi nhưng rút một cục lại
là mình phải hoàn thiện toàn bộ. Thế đấy!
Có thể tìm thấy vô số những ý kiến tương tự như trên về hoạt động
nhóm. Mọi người đều biết rằng hoạt động nhóm là rất tốt, nhưng khi
thực hiện thì hoàn toàn ngược lại.
Có thể lí giải một cách chủ quan là khi hình thành nhóm, nhóm đó
không áp dụng các qui tắc cần thiết cho việc hình thành và hoạt động
của nhóm; các kĩ năng hoạt động nhóm không được quan tâm, tìm hiểu
đúng mức, vì vậy quá trình hoạt động nhóm phạm phải nhiều sai lầm
dẫn đến tan rã nhóm.

I. Cơ bản về nhóm
Nhóm bao gồm một nhóm nhỏ những người cùng làm một công việc,
gặp gỡ để cùng nhận dạng, phân tích và giải quyết các vấn đề được đặt
ra.
Nhóm không phải là một cơ chế, hay một tổ chức mang tính hình thức,
một thứ mốt nhất thời, một chương trình, mà là một cách làm việc, một
sự thay đổi thói quen bảo thủ trong suy nghĩ của con người. Nhóm làm
thay đổi mối quan hệ giữa người với người trong công việc.

II. Chức năng của nhóm
1. Tạo môi trường làm việc thân thiện:
- Cải thiện hành vi giao tiếp:
Nhóm giúp cải thiện sự giao tiếp thông qua các hoạt động trao đổi diễn
ra thường xuyên, mọi người trở nên thân thiện, từ đó giúp bầu không khí
học tập, lao động trở nên sôi động hơn. Mọi người dần giảm bớt chủ
nghĩa cá nhân để hướng đến tập thể, để cùng giải quyết các vấn đề lớn
mà một người hoặc một nhóm người làm việc độc lập, riêng rẽ không
thể hoàn thành được. Bầu không khí làm việc của tổ chức thay đổi theo
hướng tích cực, mọi người có thái độ thiện chí với nhau. Chính vì vậy
mà vấn đề hóc búa thường được giải quyết dễ dàng hơn.
- Xây dựng tinh thần đồng đội và hỗ trợ nhau cùng phát triển:
Sau quãng thời gian lao động và học tập, đặc biệt là những công việc lặp
đi lặp lại, hoặc các vấn đề cần giải quyết quá phức tạp, áp lực công việc
quá cao làm cho người thực hiện cảm thấy dễ chán nản, đơn điệu, buông
xuôi. Khi đó, tham gia nhóm làm họ trở nên hưng phấn, họ chờ đón các
hoạt động của nhóm và khi tham gia nhóm, họ bị thu hút vào công việc
hơn bao giờ hết, vì trong nhóm có sự hỗ trợ của đồng đội, có điều kiện
thể hiện cá nhân, được chia sẻ kinh nghiệm và hướng dẫn những thành
viên khác và mọi việc trước đây được xem là nhàm chán thì giờ đây,
dưới cái nhìn từ một góc độ khác từ nhóm, vấn đề trở nên mới và hấp
dẫn hơn.

- Mở rộng hợp tác và liên hệ giữa tất cả các cấp:
Khi tham gia nhóm, các thành viên có xu hướng mở rộng hợp tác với
nhau để tạo sự thống nhất của tổ chức, giúp xóa bỏ ngăn cách trong các
mối quan hệ. Nhóm là một trong những cách kết nối tất cả mọi người
không phân biệt chức vụ, cấp bậc.
Khi mọi người cùng bắt tay cùng giải quyết các vấn đề đặt ra, lúc đó bức

tường ngăn cách bị phá toang, mọi người hòa nhập lại, gần gũi nhau
hơn, hỗ trợ nhau cùng tồn tại và phát triển.

2. Huy động nguồn nhân lực
- Thu hút mọi người vào công việc:
Nội dung sinh hoạt luôn đa dạng, mối quan hệ được củng cố giữa các
thành viên, vấn đề mà nhóm thường giải quyết là các vấn đề liên quan
trực tiếp đến công việc của mỗi thành viên, vì vậy họ bị cuốn hút bởi sự
hấp dẫn của công việc được tạo ra từ quá trình sinh hoạt nhóm.

- Nâng cao tinh thần làm việc, phát triển ý thức về chất lượng và sự tiến
bộ
- Tạo cơ hội thuận lợi cho các thành viên phát huy tài năng của mình
Nhóm tạo ra cơ hội tuyệt vời để giải quyết các vấn đề công việc hàng
ngày. Mọi người có dịp nhóm họp, cùng suy nghĩ và đưa ra những ý
kiến của mình cho việc giải quyết các vấn đề khó khăn. Quá trình sử
dụng kiến thức, sức lao động, máy móc, nguyên liệu… luôn xảy ra
những bất trắc, khi đó vận dụng chất xám hơn nữa là chất xám tập thể là
phương thức tối ưu nhất để khắc phục những bất trắc. Nhóm tạo ra cơ
hội vô hạn cho thành viên giải quyết khó khăn, đồng thời khiến mỗi
thành viên nhận thấy mình là một phần hữu cơ của tổ chức.

3. Nâng cao trình độ của thành viên và hoạt động của toàn tổ chức
thông qua:
- Thảo luận nhóm, kích thích sáng tạo của mọi người
Nhóm tạo ra môi trường kích thích sự sáng tạo của mọi người. Người ta
sẽ không mạnh dạn nêu ra các ý tưởng hay ý kiến của riêng mình nếu bị
cự tuyệt, hay bị chế nhạo. Thường các giải pháp khả thi nhất lại xuất
phát từ những ý tưởng có vẻ lộn xộn, không tuân theo các qui phạm
thường thấy.

- Giảm lãng phí, nâng cao hiệu quả lao động và học tập.
Hiệu quả học tập hay năng suất lao động bị ảnh hưởng nhiều bởi tâm lí
của người thực hiện, khi tham gia vào nhóm tâm lí của mỗi thành viên
được cải thiện nhiều, do đó hiệu quả học tập, năng suất lao động cũng
được cải thiện đáng kể. Mặt khác, khi tham gia hoạt động nhóm, các vấn
đề khó khăn của mỗi thành viên được đưa ra và giải quyết bởi tập thể, do
đó áp lực công việc giảm bớt, đồng thời họ nhận thấy nhiều khía cạnh
chưa tích cực trong lao động và học tập của chính mình để tự khắc phục
và thay đổi cho phù hợp. Nhóm giúp giảm lãng phí, lãng phí về thời
gian, vật liệu, nguyên liệu….

Để dễ hình dung về nhóm và hoạt động của nhóm, bạn hãy liên tưởng
đến một đội bóng đá. Đội bóng đá có các thành viên là các cầu thủ, khi
chơi trên sân luôn có một người đội trưởng chỉ đạo tức thời trên sân. Các
cầu thủ thi đấu trên sân cùng hướng đến mục tiêu chung là đưa bóng vào
khung thành đối phương. Mỗi thành viên chịu một phần trách nhiệm liên
quan đến thành công của đội bóng. Mỗi thành viên, hay cầu thủ, được
phân công trách nhiệm ở một vị trí mà người đó có thể đảm đương. Nếu
có một vị trí nào đó bị yếu đi, cầu thủ không thể hoàn thành nhiệm vụ tại
vị trí đó, thì các thành viên khác cùng hỗ trợ giúp thành viên tại vị trí đó
hoàn thành nhiệm vụ hoặc khắc phục sai lầm trước đó. Chính vì vậy, đội
bóng ổn định, không bị đổ vỡ và hình thành sức mạnh chung của toàn
đội bóng. Tuy nhiên, mỗi thành viên trong đội bóng là sức mạnh chung
của cả nhóm, nếu thiếu một thành viên thì cả đội bóng có nguy cơ suy
yếu.

III. Thành lập nhóm
1. Với những nhóm là nhóm học tập, nhóm được thành lập như sau:
- Số lượng thành viên của mỗi nhóm trong khoảng 5 đến 8 thành viên,
với số lượng này nhóm sẽ hoạt động đạt hiệu quả hơn.

- Nhóm hình thành trên sự cộng tác kết hợp của các sinh viên cùng có
chí hướng thực hiện một vấn đề nào đó cùng với nhau; tuy nhiên để dễ
dàng cho việc hoạt động và trao đổi, tốt nhất là nên thành lập nhóm từ
những thành viên có cùng điều kiện về hoạt động (thời gian, vị trí, công
việc ).
- Các thành viên được kết nạp vào nhóm không có bất đồng riêng tư từ
trước, nếu có hãy giải quyết bất đồng hoặc tham gia vào một nhóm khác
nếu có thể.

2. Sau khi đã tập hợp đủ số thành viên, nhóm tiến hành bầu nhóm
trưởng. Các nhóm bầu nhóm trưởng trên cở sở tự thỏa thuận với nhau.
Tiêu chí để bầu nhóm trưởng là:
- Nhóm trưởng là người có khả năng giao tiếp tốt, tạo được mối quan hệ
thân thiện với các thành viên trong nhóm.
- Có khả năng đánh giá, tổng hợp một vấn đề.
- Có khả năng nhân sự: phân chia nhiệm vụ, giao nhiệm vụ cho các
thành viên, đánh giá vấn đề…, ngoài khả năng chuyên môn, khả năng
này cũng rất quan trọng, nó đảm bảo công việc được thực hiện với hiệu
quả cao nhất.

3. Ngoài công việc như các thành viên trong nhóm, nhóm trưởng còn
phải đảm nhận các công việc:
- Thống nhất mục tiêu chiến lược cho nhóm
- Chủ trì các cuộc họp
- Đảm bảo tiến độ thực hiện các công việc, nhiệm vụ đã đề ra
- Kiểm tra, phân tích, khắc phục sai sót
- Là đại diện chính thức của nhóm
- Phân nhiệm vụ thực hiện cho từng thành viên

IV. Làm việc theo nhóm

Nhóm hoạt động chủ yếu bằng hình thức họp nhóm. Thời gian và địa
điểm do nhóm tự thống nhất và quyết định. Thường thời gian họp nhóm
tiến hành trong khoảng 45-75 phút, vì sau thời gian này mức độ tập
trung không được cao. Các buổi họp nhóm càng diễn ra thường xuyên
càng tốt.
1. Xây dựng mục tiêu cho nhóm
- Đề ra mục tiêu là vô cùng quan trọng để hoạt động nhóm được thành
công. Những mục tiêu được xác định đúng là kim chỉ nam cho hoạt động
của nhóm. Vì vậy, sau khi thành lập nhóm các nhóm cần xây dựng mục
tiêu tổng quát riêng cho nhóm của mình dựa trên những mục tiêu chiến
lược đã được đề ra.
- Sau khi xây dựng mục tiêu tổng quát xong, chia các mục tiêu đó thành
nhiều dự án ngắn hạn.
- Xây dựng các dự án cụ thể dựa trên các dự án ngắn hạn đó.
- Xây dụng các chỉ tiêu cụ thể cần thực hiện
- Xây dựng các qui tắc, qui định riêng cho nhóm, thực hiện trong nhóm
và mọi thành viên trong nhóm phải thực hiện nghiêm túc các qui định
đó.
Lưu ý: các dự án, chỉ tiêu được xây dựng cần:
- Xác định rõ nhiệm vụ cần thực hiện
- Cắt nhỏ đề án thành các công việc cụ thể, công việc này đủ nhỏ để một
thành viên có thể hoàn thành được trong khả năng của mình.
- Xác định rõ thời gian hoàn thành dự án, xây dựng các bước công việc
cần hoàn thành với thời gian cụ thể.
- Xây dựng tiêu chí đánh giá các dự án bằng các tiêu chí định lượng;
đánh giá dựa trên tiêu chí định lượng là xác định tiến độ thực hiện dựa
trên các phương pháp có thể: cân, đong, đo, đếm bằng các dụng cụ và
cho ra số liệu cụ thể. Đánh giá theo tiêu chí định tính là đánh giá dựa
trên nhận xét chung của cá nhân.
- Đừng để thất bại một phần dự án làm hủy hoại thành công chung của

nhóm

2. Tiến hành họp nhóm
- Chuẩn bị:
+ Các thành viên tự chuẩn bị các vấn đề cần trao đổi trước, hoàn thành
các công việc được giao, vạch ra những vấn đề mới cần được trao đổi.
Các thành viên phải tự nỗ lực lao động và học tập, các vấn đề được bàn
luận khi họp nhóm là các vấn đề mới, khó giải quyết, các bài tập lớn cần
nhiều người cùng làm. Không ỷ lại vào nhóm, trước khi họp nhóm các
thành viên phải chuẩn bị kĩ lưỡng cho nội dung cần bàn luận. Ví dụ như
khi bàn luận một bài tập khó trên nhóm thì đòi hỏi thành viên của nhóm
đó phải tự giải bài tập đó ở nhà trước bằng nhiều phương pháp khác
nhau, mặc dù không giải ra được nhưng đã có sự chuẩn bị và hình dung
được vấn đề cần giải quyết, đồng thời tiết kiệm thời gian chuẩn bị đó
cho những công việc khác.

- Mở đầu:
+ Các thành viên ổn định vị trí của mình, tắt chuông điện thoại hoặc các
thiết bị khác để không ảnh hưởng đến quá trình làm việc của nhóm.
+ Nhóm trưởng hoặc một thành viên nào đó trong nhóm nêu ra các vấn
đề cần được giải quyết trong buổi họp. Sau đó các thành viên thống nhất
thứ tự giải quyết các vấn đề.

- Tiến hành giải quyết vấn đề
+ Cách thức làm việc theo nhóm và tính cách kín đáo, bảo thủ, áp đặt
không thể sống chung với nhau. Mọi người đều có khả năng đưa ra
nhiều ý tưởng khác nhau, khi ý tưởng được trình bày các thành viên nên
chú ý lắng nghe trọn vẹn ý tưởng, không nên phản ứng, cắt ngang ý
tưởng của thành viên khác. Nếu có những phản ứng riêng của cá nhân
muốn phủ định ý tưởng được nêu ra thì nên ghi lại những ý kiến riêng

của mình vào một tờ giấy. Sau khi thành viên đưa ra ý tưởng, tự rút ra
các ưu điểm và nhược điểm của ý tưởng đó, so sánh với ý tưởng khác
hoặc ý tưởng của bản thân rồi mới đưa ra ý kiến phản biện. Công việc
của nhóm là quan sát, đánh giá, nhận xét các ý tưởng, để cùng phát huy,
bổ sung các ưu điểm và bù lấp những khuyết điểm đang tồn tại.
+ Nhóm cùng thống nhất ý tưởng và đưa ra phương án hành động. Nếu
có nhiều ý tưởng và phương án có khả năng thực hiện như nhau, nhóm
tiến hành lấy ý kiến bằng hình thức biểu quyết để thống nhất ý tưởng và
phương án hành động. Khi các ý tưởng và phương án được thống nhất
thực hiện, có thể sẽ làm nảy sinh tâm lí không phục tùng với các thành
viên có ý tưởng- phuơng án bị bác bỏ. Vì vậy, mỗi thành viên hãy học
cách thực hiện theo tập thể, tìm ra các nhược điểm của ý tưởng - phương
án đó để tìm cách bù lấp, xóa bỏ những khuyết điểm, làm cho phương án
ngày càng thể hiện ưu điểm, giảm bớt nhược điểm có như vậy hiệu quả
của công việc mới được nâng lên, nhóm đó mới trở thành một nhóm
mạnh.
+ Các vấn đề, các công việc đòi hỏi nhiều sự sáng tạo và tư duy ưu tiên
giải quyết trước

- Kết thúc:
+ Ghi nhận và đánh giá các kết quả đã thực hiện được trong buổi họp
nhóm. Đánh giá tiến độ thực hiện công việc. Nhóm nên có một cuốn sổ
để ghi chép quá trình thực hiện
+ Nêu vấn đề sẽ giải quyết trong lần họp nhóm lần sau, phân chia nhiệm
vụ và công việc cần chuẩn bị cho từng thành viên
+ Thông báo những thông tin liên quan đến nhóm và các công việc
ngoài lề khác.

Lưu ý:
- Thời gian họp nhóm nên tiến hành trong khoảng 45 đến 75 phút, nên

tận dụng thời gian này hoạt động với hiệu quả cao nhất có thể được,
không nên phí phạm thời gian này cho những công việc ngoài lề.
- Khi họp nhóm không cần thiết phải tạo ra bầu không khí quá nghiêm
túc gây ức chế cho nhóm, cũng không quá dễ dãi, đùa cợt làm mất thời
gian của nhóm. Khi họp nhóm cần tạo ra bầu không khí thoải mái, thân
thiện, cùng nhau hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau. Làm việc theo hướng hiểu biết
lẫn nhau: khuyến khích trao đổi cởi mở.
- Cố gắng sắp xếp các nhiệm vụ phù hợp với tính cách của thành viên,
để thành viên lựa chọn hơn là cố ép thành viên đó vào một nhiệm vụ.
Nên nhớ rằng mỗi thành viên, mỗi cá nhân có một cách nghĩ, tư duy
riêng, không ai giống ai, vì thế không nên áp đặt lối suy nghĩ của bản
thân cá nhân lên các thành viên khác trong nhóm.
- Mỗi thành viên cần nhận rõ trách nhiệm của cá nhân đối với hoạt động
của nhóm.
- Chấp nhận thách thức đối với công việc mà mình đảm nhận.