Bài 2 - Format, page layout and intonation of e-mails ppt

Bài 2 - Format, page layout and
intonation of e-mails (Định dạng,
cách trình bày trang và ngữ điệu
của e-mail)-phần6


PUNCTUATION & QUOTATION MARKS

Điều khá phổ biến trong những quy tắc về sử dụng dấu
câu của Hoa Kỳ đó là dấu chấm sẽ nằm ở bên trong dấu
ngoặc kép.
Ví
dụ:

Bob said, "I love you madly."
Điều đó sẽ rất bình thường trong những trường hợp viết
thư tay trên giấy. Tuy nhiên, khi soạn e-mail bằng máy
tính để đưa ra khẩu lệnh cho người nhận thư, điều đó sẽ
gây trở ngại.

Các bạn hãy cân nhắc trường hợp sau:

Nếu các bạn điền vào phần khẩu lệnh từ "smiley." Theo
bạn thì dấu chấm câu sẽ được đi kèm cùng phần khẩu
lệnh hay không? Tất nhiên là sẽ đi cùng và làm sai lệnh
thông tin người gửi e-mail muốn truyền tải. Chính vì vậy,
trong trường hợp này chúng ta hãy tuân thủ theo quy tắc
ngữ pháp về dấu câu của Anh và gõ thành "smiley". Điều
đó sẽ đảm bảo rằng dấu chấm câu sẽ không bị dính liền
cùng phần khẩu lệnh
ATTACHMENTS (FILE ĐÍNH KÈM)

Một số người thường gửi file đính kèm cũng với e-mail để
cung cấp thêm tư liệu cho người nhận. Ưu điểm lớn nhất
của file đính kèm là có thể giữ nguyên định dạng ban đầu
giúp người gửi có thể sử dụng nhiều loại định dạng. GIF-
encoded images, JPEG-encoded images, Word
documents, WordPerfect documents, Photoshop files,
Excel spreadsheets, và một số loại file khác là những
dạng tư liệu có thể gửi kèm qua e-mail.
Nếu như người nhận e-mail có thể nhận được file đính
kèm và có phần cài đặt để đọc file đó thì không vấn đề gì.
Tuy nhiên, trong trường hợp phần mềm đọc e-mail không
nhận dạng được phần file đính kèm và hiện lên một file
loạn phông chữ và định dạng thì các bạn hãy bình tĩnh. Và
các bạn hãy lưu ý rằng luôn có những phần mềm để đọc
những file đính kèm đó. Chính vì vậy các bạn hãy
download trên mạng những phần mềm tương ứng với file
gửi kèm để đọc. Ngoài ra, các bạn cũng có thể yêu cầu
người gửi e-mail gửi kèm cho bạn phần cài đặt để đọc file
gửi kèm đó.