Bài 2 - Format, page layout and intonation of e-mails -phần 6 docx

Bài 2 - Format, page layout and
intonation of e-mails (Định dạng,
cách trình bày trang và ngữ điệu
của e-mail)-phần1


FORMAT OF EMAIL (ĐỊNH DẠNG CỦA EMAIL)

Các bạn cũng biết rằng có rất nhiều chương trình phần
mềm khác nhau được dùng để đọc thư điện tử. Chính vì
vậy việc phần e-mail bạn gửi đi nhìn không giống phần
bạn soạn ở máy của bạn là điều có thể xảy ra. Chính vì
vậy các bạn phải thật cẩn thận khi chọn phần soạn thảo e-
mail. Bài giảng dưới đây sẽ thảo luận về những vấn đề
nảy sinh từ sự không tương thích giữa phần mềm gửi và
nhận e-mail cũng như đưa ra cho các bạn cách phòng
tránh.

FANCY TEXT (LOẠN CHỮ)

Một số phần mềm đọc e-mail chỉ có thể hiểu được những
dạng chữ thường không có code. Những phần chữ in
nghiêng, bôi đen hay có màu thường bị biến đổi.

Các bạn hãy quan sát ví dụ sau. Có thể các bạn muốn gửi
một bức thư điện tử với nội dung như sau:

Hiya! Hey, I loved the presentation you
gave to Jack this morning. Great Job!
Tuy nhiên, nếu phần mềm đọc thư của người nhận không
thể đọc được những phần định dạng trên, rất có thể bức

thư của bạn sẽ được xuất hiện trên máy của họ như sau:

Hiya! Hey, I <I>loved<I> the presentation
you gave to
Jack this morning. <B>Great Job!<B>

Chính vì vậy, khi viết e-mail các bạn hãy hạn chế sử dụng
các phần định dạng phức tạp để tránh trường hợp bị lỗi
chữ người nhận không đọc được. Hoặc, các bạn hãy
chọn gửi file TEXT hoặc HTML, việc làm đó sẽ giảm thiểu
nguy cơ trên. Các bạn hãy lưu ý đến khả năng đọc được
e-mail của người nhận trước khi đưa ra quyết định về
phương thức soạn và gửi thư điện tử.
WEB LINKS (LINKS CỦA TRANG WEB)

Một số phần mềm đọc e-mail sẽ nhận diện được URLs
(Uniform Resource Locators, hoặc địa chỉ trang web) ở
dạng text và để chúng "live" (bạn chỉ cần click vao link là
có thể truy cập vào trang web đó). Bên cạnh đó, một số
phần mềm nhận URLs từ phần "www.", tuy nhiên hầu hết
những phần mềm đọc e-mail đều nhận URLs với phần
"http://" ở đầu.

Chính vì vậy, nếu e-mail của bạn có chứa URL tốt hơn hết
là bạn hãy bao gồm phần "http://" ở đầu, như vậy sẽ an
toàn hơn và đảm bảo khả năng mở được URL của người
nhận e-mail.
Ngoài ra các bạn cũng nên cẩn thận khi sử dụng dấu câu,
đặc biệt là dấu chấm câu ngay đằng sau phần URL.

Ví dụ, khi các bạn gửi một bức e-mail có nội dung như
sau:

Hi - The URL is
See
if you like it!
Nếu như vậy, phần mềm đọc e-mail ở máy người nhận sẽ
nghĩ rằng dấu chấm câu ở sau phần URL là một bộ phận
của URL đó và links sẽ không chính xác khiến người nhận
không thể truy cập được.

Trong trường hợp đó người nhận sẽ phải cut-và-paste rất
nhiều lần để có thể vào được trang web ấy. Cả hai trường
hợp trên đều khiến cho việc trao đổi e-mail giữa bạn và
người nhận trở nên căng thẳng. Bởi người nhận có thể
khăng khăng rằng trang web đó không tồn tại còn bạn thì
khẳng định nó có tồn tại.

Cách trình bày sau đây có thể khiến bức e-mail của bạn
không đẹp lắm, những có một điều chắc chắn đó là nó sẽ
ít gây ra sự mập mờ. Rất đơn giản, các bạn chỉ cần để ít
nhất một chỗ cách ngay sau phần URL sau đó mới đặt
dấu chấm câu. Các bạn hãy quan sát ở ví dụ dưới đây:

Hi - The URL is
.
See
if you like it!
Ngoài ra, người nhận e-mail cũng thường chọn cut và
paste không đủ nên không thể đăng nhập được hoặc phải

thử nhiều lần mới được.

Bên cạnh đó vì phần nối của file HTML có thể là .html
hoặc .htm, nên điều đó có thể gây khó khăn cho người
nhận trong việc nhận biết. Chính vì vậy để có thể giúp
người nhận chọn phần cut-và-paste một cách dễ dàng,
các bạn nên để phần URLs ở một dòng riêng.

Ví dụ:

Hi - The URL is

See if you like it!
Tuy nhiên, nếu trình bày như vậy sẽ bỏ mất dấu chấm
đằng sau phần URL. Điều đó sẽ dẫn đến việc sai ngữ
pháp và chắc chắn các bạn cũng không muốn đặt dấu
chấm câu ở dòng tiếp theo. Chính vì vậy, trong trường
hợp này các bạn nên đánh đổi việc sử dụng đúng ngữ
pháp lấy việc lựa chọn cut-và-paste địa chỉ trang web dễ
dàng và tiện lợi.
Với những trường hợp URLs quá dài các bạn nên tách
chúng thành hai dòng.

Ví dụ:


Hi - The URL is
/>mail.
formality.html
See if you like it!

Tuy nhiên, nếu phần mềm đọc e-mail ở máy người nhận
để links của trang web "live", nó có thể sẽ không nhận
diện được phần formality.html mà nghĩ rằng phần đó
không thuộc URL và làm họ không vào được hoặc vào sai
phần ở trang web được gửi.

Ví dụ:


Hi - The URL is
/>mail.
formality.html
See if you like it!

Trong trường hợp, người nhận thư điện tử lựa chọn việc
cut và past địa chỉ web, họ có thể sẽ không để ý đến phần
cuối dẫn đến việc links sẽ bị thiếu.
Chính vì vậy khi địa chỉ web quá dài các bạn có thể tách
chúng thành 2 dòng và đặt dấu ngoặc nhọn bao quanh
phần links đó. Một số phần mềm đọc e-mail sẽ nhận biết
được rằng những phần ở bên trong dấu ngoặc nhọn sẽ đi
cùng với nhau.

Ví dụ:


Hi - The URL is
< />email.
formality.html>
See if you like it!