Điều gì tạo nên sự khác biệt giữa các tổ chức quản lý dự án docx

Điều gì tạo nên sự khác biệt giữa các tổ chức quản lý dự án
Trong giai đoạn cạnh tranh toàn cầu, các tổ chức đều
tranh thủ vận dụng các phương thức quản lý tối ưu
nhất nhằm đạt được các mục tiêu mong muốn và
hiệu quả thu được tốt nhất. Trong các phương thức
quản lý chính thống, phải nói đến trào lưu áp dụng
quản lý dự án để hoàn thành các mục tiêu đề ra của
tổ chức, đặc biệt khi mục tiêu càng phức tạp, phạm vi
dự án càng rộng thì việc áp dụng chuẩn mực quản lý
dự án là càng cấp thiết. Tuy nhiên, áp dụng như thế
nào? Làm thế nào để áp dụng thành công? Hay điều
gì tạo nên sự khác biệt giữa các tổ chức quản lý dự
án? Bài viết này chúng tôi đề cập một góc nhìn sơ
lược với quan điểm tiếp cận từ chuẩn mực quản lý dự
án quốc tế PMI.
Tuy nhiên, áp dụng như thế nào? Làm thế nào để áp
dụng thành công? Hay điều gì tạo nên sự khác biệt
giữa các tổ chức quản lý dự án? Bài viết này chúng
tôi đề cập một góc nhìn sơ lược với quan điểm tiếp
cận từ chuẩn mực quản lý dự án quốc tế PMI.
Mức độ cơ bản nhất trong các tổ chức là phải có một
ngôn ngữ chung (common language) về chuẩn mực
quản lý dự án. Từ ban lãnh đạo đến giám đốc dự án
và các giám đốc chức năng khác đều phải đạt được
sự thống nhất về các kiến thức liên quan đến quản lý
dự án. Tuy nhiên, việc hiểu các quy trình (process) và
công cụ (tools) trong các chuẩn mực quản lý dự án
chỉ là mức cơ bản. Mức quan trọng hơn đó là việc áp
dụng các chuẩn mực như thế nào trong thực tế. Mỗi
dự án, mỗi tổ chức sẽ có quy mô, tính phức tạp, đặc
thù khác nhau. Vì thế việc áp dụng các chuẩn mực,

quy trình cũng sẽ khác nhau nhằm mang lại hiệu quả
tốt nhất. Không có một khung chuẩn mực nào có thể
áp dụng một cách máy móc cho tất cả các loại dự án.
Ban lãnh đạo phải là người trước hết nhận ra được
giá trị và lợi ích của việc áp dụng quản lý dự án để
hiện thực mục tiêu. Đây là yếu tố quan trọng và tiên
quyết quyết định sự thành bại của một dự án. Sự cam
kết và nhìn nhận giá trị từ ban lãnh đóng góp rất
nhiều vào việc xây dựng chính sách, đào tạo nhân
sự, xây dựng hệ thống quản lý, tiến lên mức độ cao
hơn nhằm đạt được sự thống nhất về quy trình quản
lý (common process).

Tổ chức xây dựng cấu trúc tổ chức phù hợp cho quản
lý dự án. Việc xây dựng cấu trúc tổ chức phù hợp góp
phần vào việc định hình cơ cấu tổ chức, vai trò,
nhiệm vụ, và ngăn ngừa những sự không rõ ràng
giữa các công việc, đồng thời điều này cũng thể hiện
việc hoạch định nhân sự thực hiện dự án. Với sự xây
dựng cấu trúc tổ chức phù hợp và phân chia vai trò
nhân sự tốt sẽ giúp tổ chức phát huy hết năng lực và
sử dụng tối ưu hóa nguồn lực trong tổ chức. Trào lưu
thiết lập văn phòng quản lý dự án PMO (Project
Management Officice) nhằm hỗ trợ, nâng cao chuẩn
mực, quy trình, quy định về quản lý dự án trong tổ
chức đang rất thịnh hành ở các tổ chức. Vai trò của
PMO ngày càng quan trọng trong các tổ chức dự án
chuyên nghiệp. Có 3 dạng cấu trúc tổ chức dự án. Đó
là dạng chức năng, được tổ chức khi dự án trực
thuộc 1 phòng ban, dự án có quy mô nhỏ, ít liên quan

đến phòng ban khác, hoặc dự án có liên quan đến
một chuyên môn nhất định. Dạng thứ 2 là cấu trúc
kiểu dự án. Cấu trúc này được tổ chức cho những dự
án lớn, có thời gian dài, dự án thực hiện độc lập, ít
liên hệ với các phòng ban trong tổ chức. Dạng thứ 3
ở dạng ma trận. Trong dạng này, nhân sự các phòng
ban được điều phối đến dự án khi cần và trở về
phòng ban của họ khi hoàn thành nhiệm vụ trong dự
án. Mỗi cấu trúc đều có những ưu nhược điểm riêng.
Tổ chức phải căn cứ vào tính chất, quy mô dự án mà
lựa chọn cấu trúc dự án phù hợp. Trong một tổ chức
cũng có khi tồn tại đồng thời cả 3 cấu trúc trên. Việc
lựa chọn cấu trúc song song với việc giải quyết các
vấn đề liên quan đến quyền hạn trách nhiệm của
giám đốc dự án, giám đốc chức năng, thành viên dự
án, vấn đề báo cáo, quản trị, truyền thông trong dự án
đó. Cấu trúc dự án hình thành môi trường mà dự án
hoạt động trong đó, vì thế nó sẽ ảnh hưởng mạnh mẽ
đến hiệu quả của dự án. Một cấu trúc tổ chức phù
hợp đi kèm với cơ chế quản lý thích hợp sẽ tạo ra
được môi trường tốt để dự án hoạt động, ngược lại
một cấu trúc không phù hợp cộng thêm việc thiếu các
cơ chế quản lý đi kèm sẽ kéo theo hoạt động dự án
đình trệ, kém hiệu quả. Vì thế, việc xây dựng cấu trúc
tổ chức dự án phải được hoạch định trước khi bắt
đầu tiến hành dự án.
Sự phân biệt ở đẳng cấp cao hơn đó là xây dựng các
quy trình, chuẩn mực về quản lý dự án nhằm tạo
được phương pháp quản lý riêng (singular
methodologies). Chính phương pháp quản lý riêng

tạo nên sự khác biệt giữa năng lực quản lý của tổ
chức này và tổ chức khác. Phương pháp quản lý
riêng khi đã đạt mức độ chín muồi có thể được xem
là một đặc tính thương hiệu khi nhắc đến tổ chức.
Việc làm thế nào để tạo được phương pháp quản lý
riêng trên cả chuẩn mực (standard) đòi hỏi sự nỗ lực
và cam kết cao độ của toàn tổ chức, đặc biệt là ban
lãnh đạo. Không dừng lại ở đó, sự khác biệt còn thể
hiện quá trình đánh giá năng lực và cải tiến liên tục
(benchmarking & continuous improvement) trong tổ
chức nhằm liên tục quay lại mức cơ bản là chuẩn
mực (standard) và ngôn ngữ chung (common
language), mức quy trình thống nhất (common
process), mức phương pháp quản lý riêng (singular
methodologies).
Trên đây là sơ lược về các vấn đề quan trọng cần
thiết trong khi xây dựng một tổ chức dự án chuyên
nghiệp, hiển nhiên tính chuyên nghiệp không thể
thiếu việc áp dụng chuẩn mực quản lý dự án quốc tế.
PMI là một chuẩn mực được công nhận và hiện diện
trên 185 quốc gia. Việc áp dụng PMI đòi hỏi Ban giám
đốc phải am hiểu và vận dụng một cách linh hoạt và
hiệu quả. Thông tin liên quan đến chi tiết vận dụng
chuẩn mực PMI trong các dự án được thể hiện rõ
trong khóa học quản lý dự án nền tảng (HPM) tại Viện
FMIT – đối tác đào tạo toàn cầu của PMI.