Thực trạng và giải pháp hoàn thiện tổ chức thực hiện quy trình hợp đồng xuất khẩu tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Thủy sản Quảng Bình.DOC

Luận văn tốt nghiệp

Khoa: Thơng mại

Mở đầu
1. ý nghĩa của Đề tài nghiên cứu
Nghị quyết Đại hội Đảng Cộng sản Việt Nam lần thứ VIII, IX, X tiếp tục đờng
lối ®ỉi míi vµ më cưa nỊn kinh tÕ, thùc hiƯn chiến lợc công nghiệp hóa - hiện đại
hóa đất nớc là "hớng mạnh vào xuất khẩu". Trong số các mặt hàng xuất khẩu truyền
thống của Việt Nam, Thủy sản đang trở thành mặt hàng xuất khẩu chủ lực và hấp
dẫn. Công ty Cổ phần XNK Thủy sản Quảng Bình chủ yếu là kinh doanh xuất khẩu
với mặt hàng chủ đạo là mực đông lạnh. Công ty cũng đà thực hiện khá tốt các hoạt
động xuất khẩu và đạt kết quả quan trọng. Tuy nhiên thực tế cho thấy, số lợng hợp
đồng ký kết với đối tác nớc ngoài còn ít, hiệu quả hoạt động XK Thuỷ sản còn thấp.
Nguyên nhân, ngoài khó khăn khách quan về nguồn hàng, công ty còn có hạn chế,
vớng mắc ở một số khâu trong quy trình thực hiện hợp đồng XK Thủy sản.
Với nhận thức đó, trên cơ sở những kiến thức đà học và sự hớng dẫn,giúp đỡ
của các cán bộ nhân viên trong công ty, em chọn đề tài: "Thực trạng và giải pháp
hoàn thiện tổ chức thực hiện quy trình hợp đồng xuất khẩu tại Công ty Cổ phần
Xuất nhập khẩu Thủy sản Quảng Bình" làm bài luận văn tốt nghiệp của mình.
2. Mục đích của Đề tài
Phân tích, đánh giá thực trạng quy trình thực hiện HĐXK mặt hàng thủy sản
của Công ty CP XNK TS QB trong thời gian qua. Trên cơ sở đó đề xuất những giải
pháp hữu hiệu và kịp thời nhằm hoàn thiện quy trình XK mặt hàng thủy sản của
Công ty.
3. Đối tợng, phạm vi nghiên cứu
Từ thực trạng kinh doanh của Công ty nghiên cứu quy trình tổ chức thực hiện
HĐXK hàng thuỷ sản cđa C«ng ty CP XNK TS QB trong thêi gian vài năm gần đây.
4. Kết cấu: Ngoài Mở đầu, Kết luận, Phụ lục, luận văn có 3 chơng:
Chơng 1. Khái quát về quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu.
Chơng 2. Thực trạng tổ chức thực hiện quy trình hợp đồng xuất khẩu

thủy sản tại công ty cổ phần XNK Thủy sản Quảng Bình.
Chơng 3. Giải pháp hoàn thiện tổ chức thực hiện quy trình hợp đồng xuất
khẩu thủy sản tại công ty cổ phần XNK Thủy sản Quảng Bình.

Sinh viên: Cao Thị Vân Anh


Luận văn tốt nghiệp

Khoa: Thơng mại

Chơng 1
khái quát về quy trình thực hiện hợp đồng
xuất khẩu
1.1. Khái quát về hợp đồng xuất khẩu
1.1.1. Khái niệm, đặc điểm của hợp đồng xuất khẩu
a. Khái niệm
HĐXK là sự thoả thuận giữa các bên có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác
nhau, theo đó một bên gọi là bên bán (bên xt khÈu - XK) cã nghÜa vơ chun
qun së h÷u cho một bên khác gọi là bên mua (bên nhập khẩu - NK) một tài sản
nhất định gọi là hàng hóa. Bên mua có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền hàng.
b. Đặc điểm
- Chủ thể của HĐ là bên bán (bên XK) và bên mua (bên NK) có trụ sở kinh
doanh tại các nớc khác nhau. Đối tợng của HĐ là hàng hóa hoặc dịch vụ.
- Bản chất của HĐXK là sự thoả thuận của các bên ký kết hợp đồng.
1.1.2. Điều kiện hiệu lực của HĐXK
Theo điều 81 Luật Thơng mại Việt Nam quy định hợp đồng thơng mại quốc tế
có hiệu lực khi có đủ các điều kiện sau đây:
- Chủ thể của HĐ là bên mua và bên bán phải có t cách pháp lý, chủ thể bên nớc ngoài là thơng nhân và t cách pháp lý của họ đợc xác định căn cứ theo pháp luật
nớc họ. Chủ thể Việt Nam phải là thơng nhân đợc phép hoạt động thơng mại trực

tiếp với nớc ngoài. Hàng hóa theo hợp đồng là những hàng hóa đợc phép mua bán
theo quy định của pháp luật của nớc bên mua và nớc bên bán.
- HĐXK phải có nội dung chủ yếu là: tên hàng, số lợng, quy cách phẩm chất,
giá cả, phơng thức thanh toán, thời hạn giao nhận hàng.
- Hợp đồng thơng mại quốc tế phải đợc lập thành văn bản.
1.1.3. Phân loại HĐXK
- Xét theo thời gian thực hiện có Hợp đồng ngắn hạn và hợp đồng dài hạn.
- Xét theo quan hệ kinh doanh có các loại: Hợp đồng XK, hợp đồng NK, hợp
đồng ủy thác, hợp đồng môi giới, hợp đồng đại lý và hợp đồng gia công quốc tế.
Sinh viên: Cao Thị V©n Anh


Luận văn tốt nghiệp

Khoa: Thơng mại

- Theo hình thức HĐ có 2 loại: hình thức văn bản và hình thức miệng.
1.1.4. Nội dung chủ yếu của HĐXK
a. Phần trình bày chung:
- Số hiệu hợp đồng (Contract No...): tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình kiểm
tra, giám sát, điều hành và thực hiện Hợp đồng giữa các bên.
- Địa điểm và ngày ký kết HĐ: Nằm ở cuối hợp đồng, nếu trong hợp đồng
không có thỏa thuận gì thêm thì hợp đồng sẽ có hiệu lực pháp lý kể từ ngày kí kết.
- Tên và địa chỉ của các bên tham gia ký HĐ: ghi đầy đủ, chính xác tên (theo
giấy phép thành lập), địa chỉ, ngời đại diện, chức vụ của các chủ thể HĐ.
- Các định nghĩa dùng trong HĐ (General Definition): Trong HĐ có thể sử
dụng các thuật ngữ mà các thuật ngữ này ở các quốc gia khác nhau có thể hiểu theo
những cách khác nhau, để tránh sự hiểu nhầm, những thuật ngữ hay những vấn đề
quan trọng phải đợc định nghĩa.
- Cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng: hiệp ớc đơn phơng, song phơng, hay có thể

là các hiệp định Chính phủ đà ký kết, hoặc là các nghị định th ký kết giữa các Bộ ở
các quốc gia hoặc sự tự nguyện của hai bên tham gia ký kết hợp đồng.
b. Nội dung cơ bản của các điều khoản của HĐ
*Điều khoản về tên hàng (Commodity): Điều khoản này chỉ rõ đối tợng mua
bán trao đổi. Vì vậy ngời ta luôn tìm cách diễn đạt chính xác tên hàng. Có nhiều
cách để biểu đạt nh ghi tên hàng kèm theo tên địa phơng sản xuất, ghi tên hàng kèm
theo tên hàng sản xuất, tên hàng kèm theo quy cách chính của nó.
*Điều khoản về số lợng (Quantity): Quy định số lợng hàng hóa giao nhận, đơn
vị tính, phơng pháp xác định trọng lợng. Nếu số lợng hàng hóa giao nhận, quy định
phỏng chừng thì phải quy định ngời đợc phép lựa chọn dung sai về số lợng và giá cả
tính số lợng hàng hóa đó.
*Điều khoản về chất lợng (Quality): Điều khoản này quy định chất lợng của
hàng hóa giao nhận, là cơ sở để giao nhận chất lợng hàng hóa. Đặc biệt khi có tranh
chấp về chất lợng thì điều khoản này là cơ sở để kiểm tra đánh giá, so sánh và giải
quyết tranh chấp chất lợng.
*Điều khoản về bao bì, ký mà hiệu (Packing and matking): Quy định loại bao
bì, hình dáng, kích thớc, số lớp bao bì, chất lợng bao bì, phơng thức cung cấp bao bì,
Sinh viên: Cao Thị Vân Anh


Luận văn tốt nghiệp

Khoa: Thơng mại

giá bao bì, quy định về nội dung và chất lợng của ký mà hiệu.
*Điều khoản về giá (Price): Quy định mức giá cụ thể và đồng tiền tính giá, phơng thức quy định giá, quy tắc giảm giá (nếu có).
*Điều khoản về thanh toán (Payment): Quy định về phơng thức, đồng tiền
thanh toán, thời hạn, địa điểm thanh toán, toàn bộ chứng từ dành cho thanh toán.
*Điều khoản giao hàng (Shipment/Delivery): Xác định số lần giao hàng, thời
gian giao hàng, phơng thức giao nhận, thông báo giao hàng, số lần thông báo, thời

điểm thông báo, nội dung thông báo và một số quy định khác về giao hàng.
*Điều khoản trờng hợp miễn trách (Force majeure): Quy định những trờng hợp
đợc miễn hoặc hoÃn thực hiện các nghĩa vụ của hợp đồng, thờng quy định nguyên
tắc xác định các trờng hợp miễn trách, liệt kê những sự kiện đợc coi là miễn trách và
những trờng hợp không đợc coi là miễn trách. Quy định trách nhiệm và quyền lợi
của mỗi bên khi xảy ra trờng hợp miễn trách.
*Điều khoản khiếu nại (Claim): Bao gồm thể thức, thời gian khiếu nại, cách
thức giải quyết , quyền và nghĩa vụ của các bên có liên quan đến việc khiếu nại.
*Điều khoản bảo hành (Warranty): Điều khoản này quy định thời gian, địa
điểm bảo hành, nội dung và trách nhiệm của mỗi bên trong mỗi nội dung bảo hành.
*Điều khoản phạt và bồi thờng thiệt hại (Penalty): Quy định các trờng hợp phạt
và bồi thờng, cách thức phạt và bồi thờng, trị giá phạt và bồi thờng tuỳ theo từng trờng hợp cụ thể có riêng điều khoản phạt và bồi thờng thiệt hại ...
*Điều khoản trọng tài (Abitration): Quy định các nội dung ai là ngời đứng ra
phân xử, luật áp dụng vào việc xét xử, địa điểm tiến hành trọng tài, cam kết chấp
hành giải quyết và phân định chi phí trọng tài.
Trên đây là các điều khoản chủ yếu cơ bản nhất của hợp đồng. Tuy nhiên, trong
thực tế tùy thuộc từng hợp đồng cụ thể mà có thêm các điều khoản khác nh: Điều
khoản bảo hiểm, điều khoản vận tải, điều khoản cấm vận chuyển bán...
c. Phần kí kết hợp đồng:
Phần này nêu rõ HĐ đợc thành lập thành mấy bản, mỗi bên giữ mấy bản và mỗi
bản có giá trị và hiệu lực nh nhau đợc bên mua, bên bán ký và đóng dấu.
1.2. Quy trình tổ chức thực hiện HĐXK
1.2.1. Mở th tín dụng (L/C) và kiểm tra th tín dụng
Sinh viên: Cao Thị Vân Anh


Luận văn tốt nghiệp

Khoa: Thơng mại

Nếu HĐXK quy định việc thanh toán bằng phơng thức tín dụng chứng từ thì trớc khi đến thời hạn đà thoả thuận trong HĐ, doanh nghiệp kinh doanh XK phải tiến
hành nhắc nhở, đôn ®èc ngêi mua më th tÝn dơng (L/C) ®óng thêi hạn. Chỉ khi ngời
mua mở L/C thì mới thể hiện rõ mục đích muốn nhận hàng và thanh toán tiền hàng
và làm cơ sở cho doanh nghiệp tiến hành các bớc tiếp theo trong hợp đồng đà kí kết.
1.2.2. Chuẩn bị hàng xuất khẩu
Là việc chuẩn bị hàng bao gồm các khâu: tập trung hàng XK, bao bì đóng gói,
kẻ ký hiệu mà hiệu hàng hoá.
- Tập trung hàng XK: Là tập hợp lô hàng đầy đủ về số lợng, phù hợp về chất lợng, đúng thời điểm để tối u hoá đợc chi phí. Để chuẩn bị hàng cho XK thì các
doanh nghiệp phải tập trung, thu gom từ nhiều đơn vị sản xuất khác nhau thông qua
các hợp đồng thu mua hoặc bên XK tự tổ chức sản xuất hàng phục vụ XK.
- Bao bì đóng gói hàng XK: Bao bì là một loại vật phẩm dùng để bao gói và
chứa đựng hàng hóa, đồng thời có tác dụng quảng cáo và hớng dẫn tiêu dùng. Yêu
cầu đối với bao bì hàng XK là phải đảm bảo an toàn, phải phù hợp với các điều kiện
bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản, bao bì phải phù hợp với tiêu chuẩn, luật lệ quy định,
tập quán và thị hiếu tiêu dùng. Ngoài ra bao bì cần hấp dẫn, thu hút đợc khách hàng
và bao bì phải đảm bảo tính kinh tế tùy thuộc vào hợp đồng quy định.
- Kẻ ký mà hiệu hàng hóa xuất khẩu: Kẻ ký mà hiệu là những ký hiệu bằng
chữ, bằng số hoặc bằng hình đợc ghi trên các bao bì bên ngoài nhằm thông báo
những thông tin cần thiết cho quá trình giao nhận bốc dỡ hoặc bảo quản hàng hóa.
Về nội dung kẻ ký mà hiệu bao gồm các yếu tố sau:
+ Những thông tin cần thiết đối với ngời nhận hàng nh:ngời nhận, ngời gửi,
trọng lợng tịnh và bì, số hợp đồng, số hiệu kiện hàng, số hiệu chuyến hàng.
+ Những thông tin chi tiết cho việc vận chuyển hàng nh: tên nớc và tên địa
điểm hàng đến và hàng đi, hành trình chuyên chở, số vận đơn, tên tàu.
+ Những thông tin hớng dẫn cách bốc dỡ, xếp đặt và bảo quản hàng hóa nh:
chống ma, dễ vỡ, tránh ẩm...
+ Mà số, mà vạch của hàng hóa.
1.2.3. Kiểm tra hàng XK tríc khi giao hµng
Ngêi XK cã nghÜa vơ kiĨm tra hàng về chất lợng, số lợng, trọng lợng bao bì.
Sinh viên: Cao Thị Vân Anh

Luận văn tốt nghiệp

Khoa: Thơng mại

Việc kiểm tra đợc tiến hành ở 2 cấp:
- Kiểm tra ở cơ sở: Do tổ chức kiểm tra chất lợng sản phẩm tiến hành ở đơn vị
sản xuất, trạm thu mua chế biến, gia công...
- Kiểm tra ở các cửa khẩu:Tuỳ theo quy định của Nhà nớc hoặc theo yêu cầu
của ngời mua (đà đợc quy định trong HĐ) việc giám định hàng hoá đòi hỏi phải đợc
tiến hành bởi các tổ chức giám định độc lập hoặc các tiêu chuẩn của Việt Nam và
quốc tế. Việc giám định căn cứ vào hợp đồng và L/C để kiểm tra thực tế về số lợng,
trọng lợng, bao bì, ký mà hiệu, chất lợng hàng hoá và cấp các chứng từ.
1.2.4. Thuê phơng tiện vận tải
Việc thuê phơng tiện vận tải phục vụ cho chuyên chở hàng hoá xuất khẩu ảnh
hởng trực tiếp đến tiến độ giao hàng, đến sự an toàn của hàng hoá do đó việc thuê
phơng tiện vận tải đợc dựa vào các căn cứ.
- Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng của Hợp đồng xuất khẩu:
+ Nếu là điều kiện CFR, CIF, CPT, CIP, PES, DEQ, DDV, DDP th× ngêi xuất
khẩu phải tiến hành thuê phơng tiện vận tải.
+ Nếu là điều kiện EXR, FCA, FOB thì ngời nhập khẩu phải tiến hành thuê phơng tiện vận tải.
- Căn cứ vào khối lợng hàng hoá và đặc điểm hàng hóa nhằm tối u hoá tải trọng
phơng tiện và tối u hóa chi phí.
- Căn cứ vào điều kiện vận tải nh hàng hóa thông dụng hay hàng hoá đặc biệt,
chuyên chở theo chuyến hay chuyên chở liên tục...
- Ngoài ra phải căn cứ vào các điều kiện khác trong Hợp đồng xuất khẩu nh
quy định mức trọng tải tối đa của phơng tiện, mức bốc dỡ....
Việc thuê tàu đòi hỏi phải có các nguồn thông tin về hÃng tàu trên thế giới, giá
cớc vận tải, các loại hợp đồng, các luật quốc tế và quốc gia về vận tải. Có thể áp

dụng hình thức trực tiếp đi thuê hoặc uỷ thác việc thuê tàu cho Công ty hàng hải.
1.2.5. Mua bảo hiểm cho hàng hóa
Bảo hiểm là một sự cam kết của ngời bảo hiểm bồi thờng cho ngời đợc bảo
hiểm về những mất mát, thiệt hại của đối tợng bảo hiểm do những rủi ro đà thỏa
thuận gây ra, với điều kiện đà mua cho đối tợng đó một khoản phí bảo hiểm.
* Khi mua bảo hiểm cho hàng hoá cần dựa vào các căn cứ: điều kiện cơ sở giao
Sinh viên: Cao Thị Vân Anh


Luận văn tốt nghiệp

Khoa: Thơng mại

hàng trong hợp đồng; tính chất hàng vận chuyển.và điều kiện vận chuyển.
* Nghiệp vụ mua bảo hiểm gồm:
- Xác định nhu cầu mua bảo hiểm: doanh nghiệp phải phân tích để xác định
nhu cầu bảo hiểm cho hàng hoá, xác định giá trị bảo hiểm và điều kiện bảo hiểm.
- Xác định loại hình bảo hiểm:có thể kí kết HĐ bảo hiểm với Công ty bảo hiểm
theo 2 cách là ký HĐ bảo hiểm bao hoặc kí HĐ bảo hiểm chuyến.
- Lựa chọn Công ty bảo hiểm và đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm, thanh
toán chi phí bảo hiểm, nhận đơn bảo hiểm hoặc giấy tờ chứng nhận bảo hiểm.
* Phân loại bảo hiểm: Hiện nay thờng áp dụng ba điều kiện bảo hiểm chính
- Bảo hiểm điều kiện A: Bảo hiểm mọi rủi ro.
- Bảo hiểm điều kiện B: Bảo hiểm có bồi thờng tổn thất riêng.
- Bảo hiểm điều kiện C: Bảo hiểm không bồi thờng tổn thất riêng.
1.2.6. Làm thủ tục hải quan
Quy trình làm thủ tục hải quan theo luật Hải quan Việt Nam bao gồm:
- Khai báo hải quan và nộp tờ khai; xuất trình hàng hoá.
- Nộp thuế và thực hiện các quyết định của hải quan.
1.2.7. Giao hàng cho phơng tiện vận tải

Đối với hàng xuất khẩu bao gồm các phơng thức giao hàng:
* Giao hµng víi tµu biĨn; Giao hµng khi chun chë b»ng Container.
* Giao hàng cho vận tải đờng sắt ; Giao hàng cho vận tải đờng bộ.
* Giao hàng hàng không.
1.2.8. Làm thủ tục thanh toán
* Thanh toán bằng th tín dụng (L/C)
Nếu Hợp đồng xuất khẩu quy định việc thanh toán bằng th tín dụng thì bên
xuất trớc khi đến thời hạn thoả thuận trong hợp đồng phải nhắc nhở, đôn đốc ngời
mua mở L/C theo đúng yêu cầu của hai bên thoả thuận trong hợp đồng. Sau khi nhận
đợc thông báo về việc mở L/C cần kiểm tra kĩ lìng néi dung cđa L/C. Néi dung cđa
L/C ph¶i phï hợp với nội dung của hợp đồng. Nếu nội dung của hợp đồng không phù
hợp với L/ C mà ngời xuất khẩu phải chấp nhận và tiến hành giao hàng theo hợp
đồng thì ngời xuất khẩu sẽ không đợc thanh toán tiền. Ngợc lại, nếu thực hiện theo
yêu cầu của L/C thì vi phạm hợp đồng.
Sinh viên: Cao Thị Vân Anh


Luận văn tốt nghiệp

Khoa: Thơng mại

Do đó, khi phát hiện nội dung của L/C không phù hợp với hợp đồng hoặc
không có khả năng thực hiện. Ngời XK phải yêu cầu ngời NK và ngân hàng mở L/C
sửa đổi L/C theo đúng nội dung trong hợp đồng mà hai bên đà thoả thuận. Chỉ khi
ngời xuất khẩu đợc bản sửa đổi L/C theo đúng yêu cầu của mình từ ngân hàng mở
L/C thì mới tiến hành giao hàng và lập bộ chứng từ theo yêu cầu của L/C xuất trình
cho ngân hàng mở L/C thông qua ngân hàng thông báo để đòi tiền.
*Thanh toán bằng phơng thức nhờ thu
Thanh toán bằng phơng thức nhờ thu gồm 2 loại:
- Nhờ thu phiếu trơn là phơng thức ngời bán nhờ ngân hàng thu hé tiỊn hèi

phiÕu ë ngêi mua kh«ng kÌm theo điều kiện gì.
- Nhờ thu kèm chứng từ là phơng thức ngời bán sau khi giao hàng xong sẽ lập
bộ chứng từ thanh toán và nhờ ngân hàng thu hộ với điều kiện là ngời mua phải trả
tiền hoặc chấp nhận trả tiền thì mới giao chứng từ để họ nhận hàng. Có 2 loại là nhờ
thu trả tiền ngay (D/P) và nhờ thu chấp nhận trả tiền (D/A).
*Thanh toán bằng phơng thức trả tiền mặt :Ngời mua thanh toán cho ngời bán
bằng tiền mặt khi ký hợp đồng hoặc đặt hàng (CWD) hoặc trớc khi giao hàng (CBD)
hoặc khi ngời bán giao hàng (COD) hoặc khi ngời bán xuất trình chứng từ (CAD).
Các chứng từ thờng sử dụng trong thực hiện hợp đồng.
- Hóa đơn thơng mại: là chứng từ phục vụ cho công tác thanh toán.
- Bảng kê khai chi tiết và phiếu đóng gói bảng kê chi tiết hàng hóa.
- Phiếu chứng nhận số lợng hoặc trọng lợng, phẩm chất hàng hóa.
- Phiếu chứng nhận xuất xứ, chứng nhận kiểm dịch hàng hóa.
- Chứng từ vận tải,chứng từ bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm.
1.2.9. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có)
Khi khách hàng có sự vi phạm những thoả thuận đà đợc ký kết thì doanh
nghiệp XK có thể khiếu nại với trọng tài hoặc trong các trờng hợp cần thiết có thể
kiện ra Toà án. Việc tiến hành khiếu nại phải đợc tiến hành kịp thời, thận trọng, tỉ mỉ
dựa trên những căn cứ chứng từ kèm theo. Ngợc lại, nếu doanh nghiệp XK bị khiếu
nại thì cần nghiêm túc, thận trọng xem xét yêu cầu của khách hàng để giải quyết kịp
thời. Doanh nghiệp có thể giải quyết khiếu nại bằng những cách sau:
- Giao bù hàng thiếu ở những lô sau.
Sinh viên: Cao Thị Vân Anh


Luận văn tốt nghiệp

Khoa: Thơng mại

- Đòi tiền, đổi lại hàng bị hỏng hoặc sửa chữa những h hỏng.

- Giảm giá hàng XK, khoản tiền giảm trừ đợc tính bằng hàng giao sau này.
Doanh nghiệp chỉ có thể giải quyết khiếu nại trong thời hạn ghi trong hợp
đồng, ngoài thời gian đó có thể từ chối việc giải quyết.
1.3. Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức thực hiện hợp
đồng xuất khẩu
Thực hiện tốt HĐXK là thực hiện một chuỗi các công việc kế tiếp đan xen chặt
chẽ với nhau, phải dựa trên cơ sở thực hiện tốt từng mắc xích công việc theo một
trình tự logic kế tiếp nhau. Mỗi khâu trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng đều
có sự liên quan tới nhau, làm tốt khâu nào sẽ là tiền đề cho việc giải quyết công việc
của khâu sau một cách nhanh chóng. Ví dụ nếu chuẩn bị hàng diễn ra nhanh chóng,
hàng hoá đợc tập trung, bao bì ký mà hiệu đầy đủ thì việc tiến hành kiểm tra của các
cơ quan, tổ chức giám định sẽ dễ dàng hơn, góp phần nâng cao hiệu quả trong quá
trình thực hiện HĐXK của công ty. Tuy nhiên trong trờng hợp ngợc lại sẽ có những
ảnh hởng quan trọng đến hoạt động kinh doanh của công ty:
- Trong khâu mở L/C, nếu bên bán không giục bên mua mở L/C đúng thời hạn,
bên bán mở L/C sai sót so với quy định trong HĐ làm công tác thanh toán sẽ chậm
trễ ảnh hởng đến kế hoạch kinh doanh của công ty.
- Một sự chuẩn bị hàng XK không tốt không những giao hàng không đúng thời
hạn, không đúng chất lợng, số lợng mà còn ảnh hởng đến tiến độ thực hiện HĐ,
quan hệ làm ăn với đối tác cũng từ đó mà trở nên xấu đi.
- Đối với quá trình làm thủ tục hải quan, nếu không chú trọng đến việc khai tờ
hải quan và lập hồ sơ hải quan cho khớp với thực tế hàng hoá và bộ chứng từ về hàng
hoá, sẽ xảy ra sự không thống nhất giữa các giấy tờ trong hồ sơ sẽ dẫn đến phải làm
lại mất nhiều thời gian và chậm tiến độ giao hàng.

Chơng 2
thực trạng tổ chức thực hiện quy trình Hợp
đồng xuất khẩu thuỷ sản tại Công ty cổ phần
xuất nhập khẩu thủy sản Quảng Bình
Sinh viên: Cao Thị Vân Anh

Luận văn tốt nghiệp

Khoa: Thơng mại

2.1. Tổng quan về Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Thủy
sản Quảng Bình
2.1.1. Thông tin tóm tắt về Công ty
- Tên Công ty: Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Thuỷ sản Quảng Bình (CP
XNK TS QB).
- Tên giao dịch:

QUANG BINH SEAPRODUCTS IMPORT - EXPORT
JOINT STOCT COMPANY

- Trụ sở đóng tại: Số 8A đờng Hơng Giang - TP Đồng Hới - Quảng Bình.
Công ty CP XNK TS QB trớc đây là Xí nghiệp Đông lạnh Đồng Hới, tiền thân
là Xí nghiệp sản xuất hàng xuất khẩu tổng hợp Đồng Hới đợc thành lập tháng 8 năm
1989 theo quyết định số 1777/QĐ-UB ngày 31/12/1986 của UBND Tỉnh Bình Trị
Thiên. Thực hiện việc cổ phần hóa DNNN, UBND Tỉnh Quảng Bình có Quyết định
số 06/2003/QĐ-UB ngày 01/03/2003 chuyển đổi Xí nghiệp Đông lạnh Đồng Hới
thành Công ty Cổ phần XNK Thủy sản Quảng Bình.
* Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty (xem Phụ lục 1)
2.1.2. Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần xuất nhập
khẩu Thủy sản Quảng Bình
a. Ngành nghề kinh doanh của Công ty
- Tổ chức thực hiện nuôi trồng, khai thác, thu mua nguyên liệu, sản xuất chế
biến và kinh doanh các mặt hàng thủy hải sản, nông sản, súc sản, lâm sản.
- Kinh doanh XNK trực tiếp thủy hải sản, nông sản, súc sản, lâm sản và các

loại nguyên liệu, thiết bị, hàng hóa phục vụ sản xuất và tiêu dùng trong, ngoài
ngành.
- Sản xuất và dịch vụ bảo trì bảo dỡng, sửa chữa các thiết bị cơ điện lạnh, cơ
khí, máy móc và các sản phẩm dệt may.
- Dịch vụ vận chuyển, gia công, bảo quản hàng đông lạnh.
- Dịch vụ xuất khẩu lao động.
- Kinh doanh nhà khách, khách sạn, dịch vụ du lịch.
b. Thị trờng tiêu thụ sản phẩm của Công ty
Công ty Cổ phần XNK Thủy sản Quảng Bình có mạng lới thị trờng tiêu thụ tSinh viên: Cao Thị Vân Anh


Luận văn tốt nghiệp

Khoa: Thơng mại

ơng đối ổn định.
- Thị trờng trong nớc chủ yếu là các Công ty: SEAPRODEX Đà Nẵng,
SEAPRODEX Hà Nội, Công ty TNHH Hoàng Lai TP Hồ Chí Minh, Công ty TNHH
thực phẩm Anh Đào - Nha Trang, Công ty XNK Quảng Trị, Xí nghiệp nuôi trồng
Quảng Bình, Công ty Thủy sản Huế, Chi nhánh chất lợng ở Đà Nẵng... và các cá
nhân trong và ngoài tỉnh thu mua với số lợng khá lớn.
- Công ty còn có quan hệ làm ăn với những Công ty nớc ngoài nh: Công ty
KINHONH, Công ty KYORITSU SHOJI, công ty KAHNAM (Nhật Bản), Công ty
NIPONSUISAN, Công ty SUN WAH (Hồng Kông), LINCHINFAO (Đài Loan).
c. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty
Kết quả hoạt động SXKD của Công ty CP XNK TS QB (xem phơ lơc2)
B¶ng sè liƯu trên cho thấy Công ty đà có nhiều cố gắng trong sản xuất kinh
doanh. Do có những điều kiện thuận lợi nh Công ty có vị trí đóng ở phía nam Đồng
Hới, bên cạnh bờ sông Nhật Lệ; là đơn vị có tổng số vốn kinh doanh vào loại lớn
trên địa bàn Tỉnh; có nguồn vốn tự có tơng đối lớn, vốn vay ít nên chi phí vay tính

vào giá thành không lớn, chủ động xoay vòng vốn kinh doanh... cho nên so với năm
2005 một số chỉ tiêu thực hiện của năm 2006 đà có sự phát triển đáng kể. Tổng số
vốn kinh doanh năm 2007 so với năm 2005 tăng từ 6.558 triệu đồng lên 8.617,8 triệu
đồng, việc tăng nguồn vốn làm cho việc đầu t vào tái sản xuất mở rộng, quy mô
doanh nghiệp đợc mở rộng và nâng cao hơn trớc.
Năm 2006 doanh thu thuần là 26.629 triệu đồng tăng 66,1%, tơng đơng 10.600
triệu đồng so với năm 2005. Đây là tín hiệu rất khả quan chứng tỏ quy mô kinh
doanh của doanh nghiệp tăng, nguyên nhân là do Công ty đà sử dụng nhiều hình
thức tiêu thụ khác nhau, nâng cao chất lợng sản phẩm mở rộng và chiếm lĩnh thị
phần, đáp ứng đợc thị hiếu ngời tiêu dùng.
Ngoài ra, các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng của
Công ty năm 2006 cũng tăng hơn so với năm 2005. Việc tăng chi phí lên cũng sẽ có
những ảnh hởng đến công việc kinh doanh . Công ty cần phải tìm hiểu nguyên nhân,
đề ra biện pháp để tiết kiệm và giảm bớt các khoản chi phí này.
Tổng hợp sự ảnh hởng của tất cả các chỉ tiêu trên qua các năm: năm 2005, năm
2006 cho thấy lợi nhuận của Công ty tăng khá mạnh. Điều này chứng tỏ hoạt động
Sinh viên: Cao Thị Vân Anh


Luận văn tốt nghiệp

Khoa: Thơng mại

sản xuất kinh doanh của Công ty đang trên đà phát triển không ngừng, quy mô sản
xuất đợc mở rộng, sản lợng tiêu thụ tăng, thu nhập của ngời lao động trong Công ty
đà đợc nâng cao.
Tuy nhiên do sự cạnh tranh luôn diễn ra ngày càng quyết liệt, thêm vào đó là sự
khắc nghiệt của thời tiết, việc đánh bắt hải sản tràn lan không theo quy hoạch nên trữ
lợng đánh bắt của ngời dân trong vùng có chiều hớng giảm sút và sự khan hiếm của
nguồn nguyên liệu đà làm cho sản lợng thu mua nguyên liệu bị giảm, làm cho đầu

vào gia tăng vì vậy dẫn đến kết quả kinh doanh của Công ty đầu năm 2007 có xu hớng giảm sút.
*Kết quả hoạt động XK của công ty CP XNK TS QB ( xem phụ lục 3)
Đối chiếu bảng 2 với bảng 1 có thể thấy tổng doanh thu của Công ty đa phần là
nhờ xuất khẩu. Trớc đây hàng xuất khẩu chủ yếu là mực khô lột da cao cấp và mực
khô nguyên da. Nhng gần đây, sản lợng mực khô chế biến giảm xuống mạnh, Công
ty tập trung sản xuất, xuất khẩu hàng đông nhiều hơn và coi mặt hàng mực đông là
chủ đạo. Tổng kim ngạch xuất khẩu mực đông trong hai năm qua cũng có tăng lên,
năm 2005 đạt 999,737 nghìn USD đến năm 2006 đạt 1.630.300 nghìn USD. Tuy
nhiên, mặt hàng xuất khẩu của Công ty hạn hẹp, chủ yếu là mực đông. Mạng lới thị
trờng tiêu thụ thì bó hẹp, chỉ tập trung ở một số nớc nh Nhật Bản, Hồng Kông, Đài
Loan. Chính vì mặt hàng hạn hẹp, thị trờng bó hẹp nên tốc độ tăng trởng không cao.
Vì vậy Công ty cần phải phát triển mặt hàng tiêu thụ cũng nh thị trờng tiêu thụ hàng
xuất khẩu để mặt hàng xuất khẩu ngày càng nhiều và thị trờng xuất khẩu rộng rÃi và
ổn định hơn.
2.2. Thực trạng tổ chức thực hiện quy trình Hợp đồng
xuất khẩu thủy sản tại Công ty Cp XNK thủy sản Quảng
Bình
*Quy trình tổ chức thực hiện HĐXK tại CT CP XNK TS QB(xem phô lôc4)
2.2.1. Giôc më L/C và kiểm tra L/C
Trong việc thực hiện Hợp đồng, Công ty thờng thanh toán bằng phơng thức tín
dụng chứng từ nên sau khi hợp đồng đợc ký kết, Công ty sẽ nhắc nhở, giục bên nhập
khẩu mở ngay L/C và tiến hành kiểm tra L/C có phù hợp với hợp đồng hay không.
Sinh viên: Cao Thị Vân Anh


Luận văn tốt nghiệp

Khoa: Thơng mại

Nếu phù hợp Công ty sẽ tiến hành thực hiện hợp đồng đà kí kết. ViƯc giơc më L/C

vµ kiĨm tra L/C lµ rÊt quan trọng, nó thể hiện rõ mục đích muốn nhận hàng và đảm
bảo rằng Công ty sẽ đợc thanh toán của bên mua hàng. Từ đó, Công ty có cơ sở chắc
chắn bỏ vốn ra thu mua hàng đáp ứng nhu cầu xuất khẩu.
2.2.2. Chuẩn bị hàng xuất khẩu
a. Thu mua hàng thủy sản
Mặt hàng thủy sản xuất khẩu của Công ty chủ yếu đợc thu mua trên địa bàn
Tỉnh Quảng Bình. Vì Tỉnh Quảng Bình có trữ lợng hải sản khoảng 99.000 tấn, khả
năng khai thác cho phép trên 40.000 tấn/năm. Nguồn lợi hải sản biển đa dạng, phong
phú và có nhiều giống loài có giá trị kinh tế cao. Đặc biệt là các loại mực ống, mực
nang là sản phẩm xuất khẩu chủ yếu của Công ty có khả năng cho phép khai thác
8.000 đến 10.000 tấn/năm. Ngoài ra Công ty còn thu mua tại các cảng ngoại tỉnh,
tổng sản lợng thu mua chiếm 18% gồm các địa bàn: Quảng Trị, Hà Tĩnh, Nghệ An,
Thanh Hóa.
* Về giá thu mua: Do giá hàng thuỷ sản tơng đối ổn định nên việc thoả thuận
giá cả với các đơn vị thu mua thêng diƠn ra nhanh chãng, thn lỵi. Nhng cịng có
trờng hợp cần gấp hàng để thực hiện hợp đồng đà ký kết, Công ty cũng phải chịu
mức giá cao hơn để đảm bảo uy tín cho Công ty với bên nớc ngoài.
* Về số lợng cung ứng: Tùy thuộc vào số lợng đà ký kết và khả năng cung ứng
của từng chân hàng để Công ty nắm rõ và có kế hoạch thu mua cụ thể, đảm bảo đủ
số lợng cần thiết.
* Về chất lợng hàng cung ứng: Công ty nhận biết rằng đây là vấn đề rất quan
trọng, ảnh hởng tới việc thực hiện hợp đồng và quyết định đến hiệu quả kinh doanh
của Công ty. Công ty đà thận trọng trong việc lựa chọn mặt hàng đảm bảo về chất lợng của từng chân hàng.
* Về phơng thức thanh toán đợc Công ty sử dụng chủ yếu là thanh toán ngay,
ứng trớc thanh toán sau, chuyển khoản.
b. Bao bì đóng gói hàng hóa
Mặt hàng xuất khẩu chủ yếu của Công ty là mực đông, phải đảm bảo độ tơi
sống nên khâu đóng gói cũng khá phức tạp. Sau khi sản phẩm đợc chế biến, sản
phẩm đó đợc ®ãng b»ng khay xèp, sau ®ã ®a khay xèp vµo trong túi hút chân không
Sinh viên: Cao Thị Vân Anh

Luận văn tốt nghiệp

Khoa: Thơng mại

PA (cấp đông), cuối cùng sản phẩm đợc đóng lại bằng thùng carton.
c. Kẻ ký mà hiệu hàng hóa
Việc kẻ ký hiệu mà hiệu cho hàng thuỷ sản xuất khẩu không quá cầu kỳ, tốn
kém. Sau khi hàng hoá đợc đóng gói vào thùng, Công ty tiến hành ký mà hiệu lên
bao bì bên ngoài nhằm thông báo những thông tin cần thiết cho việc giao nhận, bốc
dỡ và bảo quản hàng hoá. Thông thờng trên bao bì sẽ ghi tên ngời nhận, ngời gửi,
trọng lợng, địa điểm hàng đến
2.2.3. Kiểm tra hàng xuất khẩu
Trớc khi giao hàng Công ty kiểm tra kỹ lỡng hàng xuất khẩu. Thông thờng nội
dung chủ yếu mà Công ty kiểm tra là về chất lợng, số lợng, bao bì... nhằm đảm bảo
phù hợp với hợp đồng. Việc kiểm tra chất lợng, số lợng hàng thủy sản đợc công ty
cử ngời kiểm lần thứ nhất tại nơi thu mua. Tại đây các cán bộ của công ty xem xét
và kiểm tra chất lợng có đảm bảo độ tơi sống và đủ về số lợng cha. Khi chuẩn bị
giao hàng cho phơng tiện vận tải, cán bộ Công ty dựa vào điều khoản của hợp đồng
để tiếp tục kiểm tra chất lợng, số lợng, bao bì, kí hiệu hàng hóa theo đúng hợp đồng.
2.2.4. Thuê phơng tiện vận tải
Khâu quan trọng đầu tiên trong công việc thuê phơng tiện vận chuyển là tìm
hiểu về phơng tiện cần thuê. Nhận biết đợc điều đó nên khi thuê tàu, Công ty luôn
nghiên cứu kỹ, tìm kiếm thông tin về các hÃng tàu và cử các cán bộ nắm chắc nghiệp
vụ thuê tàu và giàu kinh nghiệm đảm nhận.
Công việc thuê phơng tiện vận tải đợc tiến hành nh sau: Công ty thuê container
tại cảng Hải Phòng, ký hợp đồng thuê xe kéo container từ cảng Hải Phòng về xởng
chế biến sản phẩm của Công ty. Sau khi xếp hàng lên container, tiếp tục chở
container ra cảng Hải Phòng. Điều kiện giao hàng chủ yếu của Công ty là FOB Hải

Phòng và một số trờng hợp áp dụng điều kiện CIF, khi đó Công ty sẽ tiến hành
nghiệp vụ thuê tàu. Công ty đà lựa chọn phơng thức thuê tàu chợ là do công ty thờng
áp dụng phơng pháp gửi hàng nguyên container, thời gian đàm phán thuê tàu và
chuyên chở đợc rút ngắn vì nghiệp vụ thuê tàu đơn giản và tàu chạy theo lịch trình
đà định, mặt khác công ty không phải lo việc xếp dỡ hàng hoá vì phí tổn xếp dỡ đÃ
bao gồm trong cớc phí. Tuy nhiên sử dụng phơng thức thuê tàu chợ thì công ty phải
chịu cớc phí cao hơn so với tàu chuyến. Sau khi xác định số lợng hàng cần chuyên
Sinh viên: Cao Thị Vân Anh


Luận văn tốt nghiệp

Khoa: Thơng mại

chở tuyến đờng vận tải, nghiên cứu về hành trình vận chuyển Công ty sẽ tiến hành
ký kết hợp đồng thuê tàu với hÃng tàu đà lựa chọn, sau đó lập bảng kê khai hàng và
lu thông khoang.
2.2.5. Làm thủ tục hải quan
Trớc khi làm thủ tục giao hàng lên tàu thì nhân viên của Công ty tiến hành làm
thủ tục hải quan gồm:
- Khai báo hải quan và nộp bộ chứng từ hàng hoá: Công ty nhận tờ khai hải
quan và tiến hành khai báo chi tiết về lô hàng xuất khẩu với các nội dung nh: chất lợng, số lợng, trị giá, tên phơng tiện vận tải, xuất khẩu đến nớc nào... Sau khi hoàn
thành hồ sơ hải quan, Công ty sẽ nộp tờ khai cho cơ quan Hải quan cùng với các
chứng từ cần thiết để chứng minh tính hợp pháp của lô hàng.
Bộ chứng từ hàng xuất của công ty bao gồm:
+ Tờ khai hải quan.
+ Hợp đồng mua bán.
+ Bảng kê khai hàng xuất bao gồm lợng và tiền.
+ Bộ chứng từ ngân hàng gồm: hóa đơn, bảng kê khai hàng bán, giấy chứng
nhận chất lợng, giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ, vận đơn của hÃng tàu.

- Xuất trình hàng hoá để cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra, so sánh lô hàng
xuất khẩu có phù hợp với hợp đồng hay không. Khi tiến hanh làm thủ tục này, công
ty đà không tránh khỏi những thiếu sót, hàng hoá trong một số lô hàng không đủ số
lợng nh trong hợp đồng. Mặc dù đó chỉ là sự chênh lệch nhỏ không đang kể nhng lại
làm cho tiến độ giao hàng bị chậm lại.
2.2.6. Giao hàng cho phơng tiện vận tải
Điều kiện giao hàng mà công ty thờng sử dụng khi XK hàng thủy sản ra nớc
ngoài là FOB. Do đó công ty phải tiến hành công việc nh sau:
- Giao hàng lên tàu do ngời mua chỉ định tại cảng quy định: cán bộ công ty làm
thủ tục thông quan XK, tiến hành kiểm tra hàng và lấy giấy chứng nhận về chất lợng. Sau đó thông báo cho khách hàng về số lợng, chất lợng của lô hàng để khách
hàng lựa chọn phơng tiện vận tải cho phù hợp. Cán bộ của công ty thờng xuyên liên
lạc với cơ quan điều hành cảng để nắm vững kế hoạch giao hàng nh: ngày, giờ tàu
đến cảng và bốc hàng.
Sinh viên: Cao Thị Vân Anh


Luận văn tốt nghiệp

Khoa: Thơng mại

- Công ty cung cấp cho khách hàng bộ chứng từ gồm: biên lai thuyền phó, giấy
gửi hàng đờng biển, vận đơn đờng biển, giấy chứng nhận xuất xứ và các giấy tờ khác
theo thỏa thuận giữa hai bên. Khi sử dụng điều kiện này công ty thờng ở tình trạng
bị động trong giao hàng.
- Ngoài ra, việc giao hàng của công ty thờng đợc thực hiện bằng container (giao
hàng chiếm đủ container), công ty tiến hành đăng kí thuê container tơng thích với số
lợng hàng giao và vận chuyển container rỗng về địa điểm đóng hàng, tiếp đến làm
thủ tục hải quan, mời hải quan đến kiểm hóa để xếp hàng vào container, sau đó thuê
ô tô vận chuyển container ra cảng và thuê tàu biển vận chuyển đến cảng nhập khẩu.
Tuy nhiên việc giao hàng của công ty đôi khi gặp khó khăn do hàng giao của công ty

không đúng lịch trình của cơ quan điều hành cảng, điều này làm trễ thời gian vận
chuyển và bốc xếp hàng lên tàu.
2.2.7. Làm thủ tục thanh toán
Hiện nay phơng thức thanh toán tín dụng chứng từ (L/C) vẫn là phơng thức
thanh toán chủ yếu của công ty. Vì phơng thức này có u điểm lớn là Công ty chắc
chắn đợc thanh toán nếu L/C phù hợp với hợp đồng. Với phơng thức này, Công ty
giục bên mua mở L/C và kiểm tra L/C, nếu phù hợp với HĐXK đà ký kết thì Công ty
tiến hµnh giao hµng. Sau khi giao hµng sÏ lËp bé chứng từ theo yêu cầu của L/C xuất
trình cho ngân hàng mở L/C, thông qua ngân hàng thông báo để đòi tiền. Ngân hàng
mở L/C kiểm tra bộ chứng từ nếu phù hợp với L/C thì trả tiền cho ngời xuất khẩu.
Ngoài ra, một số Hợp đồng xuất khẩu của Công ty đợc thanh toán bằng phơng thức
chuyển tiền bằng điện (TTR) áp dụng đối với những khách hàng lâu năm. Sử dụng
phơng thức này tuy đơn giản nhng công ty phải chịu hiệu quả thấp do khách hàng lợi
dụng phơng thức thanh toán TTR nên kéo dài thời gian thanh toán.
2.2.8. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Trong quá trình thực hiện Hợp đồng xuất khẩu, Công ty không tránh khỏi
những sai sót nh: Giao hàng chậm, số lợng cha đủ... Khi xảy ra trờng hợp nh vậy bạn
hàng của công ty đà kiến nghị, phàn nàn. Tuy nhiên do Công ty kịp thời sửa chữa,
điều chỉnh, kịp thời hoà giải, thơng lợng, dàn xếp ổn thoả vì vậy không để xảy ra
một vụ tranh chấp, khiếu nại nào. Ví dụ nh khi công ty giao hàng không đủ số lợng,
Sinh viên: Cao Thị Vân Anh


Luận văn tốt nghiệp

Khoa: Thơng mại

công ty đà thơng lợng đợc với khách hàng giao bổ sung hàng thiếu hụt vào cùng giao
với lô hàng tiếp sau.
2.3. Đánh giá việc thực hiện quy trình Hợp đồng xuất

khẩu thủy sản tại Công ty Cp XNK Thủy sản Quảng Bình
2.3.1. Những kết quả đạt đợc
Bảng 3. Tình hình thực hiện Hợp đồng xuất khẩu năm 2005 - 2006

Hợp đồng ký kết
Hợp đồng thực hiện
Hợp đồng có sai sót

Năm 2005
Năm 2006
Kế hoạch
Thực hiện
Kế hoạch Thực hiện
18
18
23
22
18
18
23
22
1
0
2
0
Nguồn: Báo cáo kinh doanh hàng năm của Công ty

Với nhiều nỗ lực phấn đấu trong thời gian Công ty Cổ phần XNK Thủy sản
Quảng Bình đà đạt đợc một số kết quả khả quan:
- Tình hình thực hiện hợp đồng xuất khẩu thuỷ sản của Công ty nhìn chung khá

tốt. Đa phần Công ty luôn đảm bảo thực hiện đúng tiến độ hợp đồng và số lợng hợp
đồng sai sót là không đáng kể. Do đó các chỉ tiêu đặt ra Công ty hoàn thành khá tốt.
Tổng kim ngạch xuất khẩu tăng lên đáng kể, nếu nh năm 2005 đạt 999.737 nghìn
USD tăng 10,7% so với năm 2004. Sang năm 2006, giá trị xuất khẩu là 1.630 nghìn
USD tăng 63,1% so với năm 2005. Điều này góp phần tăng doanh thu của Công ty.
Đó là dấu hiệu đáng mừng khẳng định sự tiến bộ trong việc thực hiện quy trình hợp
đồng xuất khẩu của Công ty.
- Trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thủy sản về cơ bản
công ty thực hiện khá thành công góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của công
ty. Nhờ thực hiện tốt hợp đồng mà số hợp đồng đợc thực hiện so với kế hoạch là rất
tốt, đặc biệt trong số các hợp đồng đợc kí kết thì không có hợp đồng nào sai sót
nghiêm trọng đến mức khách hàng phải khiếu nại.
Mặt khác, khách hàng nhập khẩu của Công ty là khách quen nên Công ty luôn
nhận đợc sự hợp tác từ phía đối tác nớc ngoài, ít có tình trạng lừa đảo.
2.3.2. Những khó khăn, hạn chế và nguyên nhân
Trong những năm qua, mặc dù Công ty đà có nhiều cố gắng, nhng hoạt động
kinh doanh nói chung và tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu nói riêng vẫn cha đạt
Sinh viên: Cao Thị V©n Anh


Luận văn tốt nghiệp

Khoa: Thơng mại

hiệu quả cao do trong việc tổ chức thực hiện quy trình hợp đồng công ty không
tránh khỏi những thiếu sót và bộc lộ một số điểm hạn chế.
* Trong khâu thu mua hàng thủy sản: Công tác thu mua hàng vất vả, gặp nhiều
khó khăn và đôi khi còn bị động. Nguyên nhân là do hệ thống chân hàng của Công
ty không nhiều và cha có hệ thống chân hàng phân bố rộng rÃi. Mặt khác còn tùy
thuộc vào yếu tố thời tiết, tình hình thời tiết không thuận lợi, diễn biến phức tạp nh

nổi gió to, bÃo gây cản trở cho việc đánh bắt hải sản làm cho mặt hàng XK trở nên
khan hiếm.
* Trong khâu giao hàng cho phơng tiện vận tải: Việc giao hàng của Công ty đôi
khi gặp khó khăn do hàng giao không đúng lịch trình của cơ quan điều hành cảng,
điều này làm trễ thời gian vận chuyển ảnh hởng xấu tới kết quả thực hiện hợp đồng.
Ngoài ra công ty thờng XK theo điều kiện FOB đà làm giảm một phần lợi nhuận từ
nghiệp vụ thuê tàu.
* Trong khâu thanh toán: Phơng thức thanh toán còn bó hẹp, áp dụng phơng
thức thanh toán bằng L/C còn tồn tại khó khăn nh làm mất nhiều thời gian và chi phí
sử dụng vốn lớn, nguyên nhân là do khi mở L/C có nhiều tập quán nớc nhập khẩu
mà Công ty không thoả mÃn, thời gian giao dịch bằng L/C qua nhiều công đoạn. Mặt
khác tình trạng chậm thanh toán tiền hàng vẫn tồn tại do nhiều khách hàng quen lợi
dụng phơng thức thanh toán bằng điện chuyển tiền (TTR) nên kéo dài thời gian
thanh toán.
* Thị trờng chính của CT CP XNK TS QB là thị trờng Nhật Bản, nhng việc xuất
khẩu sang thị trờng này đang gặp nhiều khó khăn do Chính phủ Nhật Bản tăng cờng
thực hiện luật vệ sinh thực phẩm, kiểm tra d lợng kháng sinh trong sản phẩm dẫn
đến nguy cơ sản phẩm bị trả lại, tăng thêm chi phí, chậm thời gian thông quan.
* Mạng lới thị trờng tiêu thụ của Công ty quá ít, chủ yếu là Nhật Bản, một bạn
hàng khó tính nên số hợp đồng đợc ký kết và thực hiện là không nhiều. Quá trình
thực hiện hợp đồng, điển hình là khâu sơ chế, kiểm tra còn có những sai sót nguyên
nhân là do mối quan hệ và giao dịch còn hạn hẹp, công ty chỉ thu mua hàng nhỏ lẻ,
hôm nay thu mua chỗ nay, ngày mai lại chỗ khác, cha có hệ thống thu mua lớn và ổn
định do đó việc kiểm tra hàng hoá rất khó khăn. Đồng thời đội ngũ lao động với
trình độ chuyên môn còn nhiều hạn chế, việc đánh giá chất lợng cha thật kỹ lỡng
Sinh viên: Cao Thị Vân Anh


Luận văn tốt nghiệp

Khoa: Thơng mại

nên vẫn có những thiếu sót.
* Nguồn lợi biển ngày một cạn kiệt, việc nuôi trồng, đánh bắt, khai thác thuỷ
sản còn nhiều hạn chế nên nguồn nguyên liệu nói chung nhất là mặt hàng chủ lực bị
cạnh tranh gay gắt, giá mua nguyên liệu ngày càng tăng nhng giá xuất khẩu có xu
thế giảm là nguyên nhân ảnh hởng đến hiệu quả kinh tế.
Tóm lại, có thể nói trong nền kinh tế thị trờng cạnh tranh khốc liệt và tham gia
vào nền kinh tế thế giới biến động đà đem lại cho Công ty nhiều cơ hội thuận lợi
cũng nh thách thức, khó khăn. Trong những năm qua, mặc dù phải đối mặt với môi
trờng kinh doanh phức tạp nhng Công ty đà có nhiều cố gắng và hoàn thành khá tốt
chỉ tiêu đề ra. Điều này tạo nền móng quan trọng bớc đầu, từ đó chuẩn bị hoàn thiện
hơn nữa việc tổ chức thực hiện quy trình HĐXK trong tơng lai.

Sinh viên: Cao Thị Vân Anh


Luận văn tốt nghiệp

Khoa: Thơng mại

Chơng 3
Giải pháp hoàn thiện tổ chức thực hiện quy
trình hợp đồng xuất khẩu tại Công ty Cổ phần
Xuất nhập khẩu Thủy sản Quảng Bình
3.1. Định hớng xuất khẩu thủy sản của Công ty Cổ phần
XNK thủy sản quảng bình
- Tiếp tục giữ vững chữ tín, gắn bó chặt chẽ với địa phơng, giải quyết hài hoà
lợi ích giữa Công ty và bạn hàng, quan hệ sòng phẳng và cùng có lợi. Duy trì thị trờng đà có đồng thời Công ty sẽ tiếp cận thị trờng mới và thiết lập quan hệ với các
bạn hàng mới nhằm nâng cao kim ngạch xuất khẩu.

- Thực hiện đa dạng hóa mặt hàng xuất khẩu, phát triển sản xuất và chế biến
nhằm đảm bảo một phần nguồn hàng cho hoạt động XK.
- Đầu t nâng cấp và đổi mới trang thiết bị nhà máy chế biến thuỷ sản xuất khẩu,
sử dụng công nghệ và các dây chuyền sản xuất tiên tiến nhằm tăng năng suất lao
động, tăng chất lợng sản phẩm nhằm vợt rào cản kỹ thuật.
- Bổ sung đội ngũ cán bộ cốt cán, đào tạo và nâng cao trình độ đội ngũ lao
động, đặc biệt là cán bộ nghiệp vụ kinh doanh xuất khẩu nâng cao trình độ ngoại
ngữ cho cán bộ phòng nghiệp vụ.
- Về việc tổ chức thực hiện quy trình hợp đồng XK, Công ty chú trọng tất cả
các khâu, từ việc lựa chọn bạn hàng, tổ chức ký kết hợp đồng rõ ràng, chính xác đến
việc lựa chọn phơng thức thanh toán phù hợp và triển khai nhanh gọn và bài bản các
khâu trong quy trình sao cho đạt hiệu qủa kinh tế cao và giữ dợc chữ tín với bạn
hàng
* Một số chỉ tiêu cụ thể năm 2007:
- Tổng kim ngạch XNK: 1.500.000 USD
- Nộp các loại thuế: 100.000.000 VND.
- Cổ tức 12% - 24%/năm.
- Trích nộp bảo hiểm các loại đầy đủ cho ngời lao động.
- Xúc tiến công tác khảo sát lập phơng án khả thi vay nguồn vốn u đÃi không
Sinh viên: Cao Thị Vân Anh


Luận văn tốt nghiệp

Khoa: Thơng mại

lÃi suất để khi có điều kiện thì xây mới hoặc nâng cấp phân xởng.
3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện việc tổ chức thực
hiện quy trình HĐXK thủy sản tại Công ty Cổ phần Xuất
nhập khẩu Thủy sản Quảng Bình

3.2.1. Hoàn thiện và nâng cao chất lợng công tác nghiên cứu thị trờng
Bất kú mét doanh nghiƯp nµo khi tiÕn hµnh SXKD cịng đều phải nghiên cứu,
tìm hiểu thị trờng. Bởi vì có nghiên cứu, tìm hiểu thị trờng thì mới biết đợc nhu cầu
và thị hiệu của khách hàng. Nghiên cứu thị trờng trong và ngoài nớc là vấn đề rất
quan trọng cho các đơn vị kinh doanh. Thông tin về thị trờng giá cả, quy mô thị trờng, những khu vực thị trờng cho những cơ hội tiêu thụ hấp dẫn nhất, thông tin về
khách hàng tiềm năng, luật lệ thơng mại thị trờng không những giúp cho việc giải
quyết những vấn đề kinh doanh mà còn tạo cơ sở giúp ngời quản lý đa ra những
quyết định phù hợp, đúng đắn. Khi đàm phán hoặc chuẩn bị ký hợp đồng nếu có các
thông tin một cách có hệ thống và cập nhật sẽ tránh đợc các sơ suất gây nên thiệt
hại. Do đó Công ty nên tiến hành thiết lập phòng chuyên trách hoạt động nghiên cứu
thị trờng để làm công tác nghiên cứu thị trờng một các kỹ lỡng, vì đây chính là bớc
đầu để ký kết hợp đồng và thực hiện hợp đồng. Đặc biệt là nghiên cứu thị trờng
ngoài nớc.
Đối tợng chủ yếu nghiên cứu thị trờng nớc ngoài là:
- Nghiên cứu về dung lợng thị trờng: Dung lợng thị trờng là khối lợng hàng hoá
có thể tiêu thụ hoặc nhập khẩu trong một thời gian nhất định. Dung lợng không cố
định mà thay đổi tuỳ tình hình, nhất là thay đổi do quan hệ giữa cung và cầu. Nghiên
cứu về dung lợng để xác định đợc nhu cầu thật của thị trờng, từ đó rút ra nhận xét về
khả năng xuất khẩu của Công ty vào thị trờng đó.
- Nghiên cứu các điều kiện vận tải: Cớc phí vận tải và phơng tiện vận tải góp
phần quan trọng trong tiến trình Hợp đồng xuất khẩu vì vậy Công ty nên tiến hành
nghiên cứu giá cớc vận tải, các cảng, kho, mức bốc dỡ, qua đó tìm phơng án tối u về
cớc phí và phơng tiện cho Công ty.
- Nghiên cứu các đối tác truyền thống và đối tác mới, đánh giá năng lực tài
chính và chữ Tín của họ để có đối sách thích hợp: Công ty nên nghiên cứu để nắm
Sinh viên: Cao Thị Vân Anh


Luận văn tốt nghiệp

Khoa: Thơng mại

bắt tình hình tài chính, thái độ chính trị và kinh tế, khả năng cấp tín dụng, các phơng
thức mua bán của các Công ty nớc ngoài để lựa chọn các Công ty có khả năng ký kết
hợp đồng.
* Khi nghiên cứu thị trờng nớc ngoài nên sử dụng nhiều phơng pháp:
- Sử dụng các loại báo chí, các ấn phẩm và qua mạng internet đây là cách
nghiên cứu tại bàn làm việc phổ biến và dễ làm nhất.
- Nghiên cứu trực tiếp ở thị trờng tiêu thụ: Công ty phải cử ngời đến thị trờng
để nghiên cứu tại chỗ. Phơng pháp này tuy phức tạp và tốn kém nhng cũng là phơng
pháp hiệu quả, thiÕt thùc nhÊt. Qua viƯc nghiªn cøu tiÕp xóc ë thị trờng có thể tạo đợc các quan hệ trực tiếp với ngời mua hàng.
- Phơng pháp bán thử để tìm hiểu tình hình thị trờng hàng hoá. Qua đó, ngời
xuất khẩu có điều kiện nghiên cứu toàn diện. Sau khi bán thử, thu nhập thông tin về
hàng của Công ty mình, cải tiến để xuất khẩu lớn hơn, hiệu quả hơn
3.2.2. Tiến hành đàm phán với sự chuẩn bị kỹ lỡng để có đợc các hợp đồng
khả thi và không bị rơi vào thế bất lợi
Có nhiều hình thức đàm phán giao dịch.Nên có sự lựa chọn sao cho phù hợp với
đặc điểm của từng đối tác
Ngời giao dịch, đàm phán của Công ty cần lựa chọn và nắm vững yêu cầu và kỹ
năng của từng hình thức đàm phán để đạt kết quả mong muốn.
* Đối với đàm phán qua th từ, điện tín: Công ty CP XNK TS QB có mạng lới thị
trờng tiêu thụ bó hẹp nên cần sử dụng hình thức này để bắt đầu quan hệ, tìm bạn
hàng mới. Mặt khác, hợp đồng xuất khẩu hàng hoá của Công ty có một số hợp đồng
trị giá nhỏ, vấn đề dễ diễn đạt nên sử dụng hình thức đàm phán này.
* Đối với đàm phán giao dịch bằng gặp mặt trực tiếp: Số hợp đồng xuất khẩu
mà Công ty đà ký kết và thực hiện không nhiều, mặt khác Công ty cũng có một số
Hợp đồng xuất khẩu với giá trị lớn. Do đó nên chọn hình thức đàm phán này, tuy tốn
kém nhng hình thức giao dịch này rất quan trọng, dễ tạo đợc điều kiện kết thúc đàm
phán để đi đến ký kết hợp đồng.
3.2.3. Làm thật tốt và nghiêm túc công tác chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu

phù hợp với yêu cầu của hợp đồng và tính chất của loại hàng xuất khÈu
Thùc tÕ cho thÊy, thêi gian võa qua kÕt qu¶ hoạt động xuất khẩu nói chung và
Sinh viên: Cao Thị V©n Anh


Luận văn tốt nghiệp

Khoa: Thơng mại

quy trình thực hiện Hợp đồng xuất khẩu thuỷ sản nói riêng của Công ty cha cao do
công tác thu mua hàng thuỷ sản xuất khẩu còn nhiều hạn chế. Một trong những
nguyên nhân chủ yếu là do Công ty cha chủ động trong khâu thu mua nguồn hàng
xuất khẩu. Vì vậy giải pháp cấp bách và quan trọng hiện nay Công ty cần hớng tới là
nhằm nâng cao hơn nữa công tác thu mua hàng xuất khẩu.
+ Tổ chức tốt mạng lới thu mua hàng thuỷ sản xuất khẩu ổn định có chất lợng:
Hoàn thiện và phát triển các chân hàng, thiết lập các kênh thu mua phù hợp. Vấn đề
đặt ra cho Công ty đó là xây dựng, củng cố và hợp tác, quan hệ chặt chẽ với các
chân hàng nhằm tạo điều kiện thuận lợi và hiệu quả nhất của Công ty trong khâu
thu mua hàng hoá. Xét về lâu dài thì biện pháp quan trọng và tối u hơn cả là thiết lập
hệ thống thu mua riêng cho hàng thủy sản xuất khẩu.
+ Đầu t và xây dựng các nhà máy chÕ biÕn, cïng víi viƯc ph¸t triĨn hƯ thèng
chÕ biÕn, tổ chức và quản lý chặt chẽ việc bảo quản hàng xuất khẩu.
+ Hoàn thiện và nâng cao kỹ thuật thu mua, phân loại, sơ chế, bảo quản thuỷ
sản xuất khẩu để đảm bảo chất lợng hàng sau khi thu mua.
3.2.4. Tăng cờng công tác giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng với
tính kịp thời và nghiêm túc
- Phân công từng ngời nắm giữ các thông tin và tình hình thực hiện hợp đồng
xuất khẩu đối với từng thị trờng, đặc biệt là những thị trờng lớn. Từ đó sẽ giúp Công
ty kiểm soát chặt chẽ hơn việc thực hiện hợp đồng, công việc của từng phòng ban
cũng nh các nhân viên đợc theo dõi một cách tập trung, cẩn thận hơn.

- Mỗi phòng kinh doanh sau khi ký hợp đồng xuất khẩu phải lên kế hoạch cụ
thể cho công việc, từng khâu, từng giai đoạn trong quá trình thực hiện để có thể giải
quyết nhanh chóng các vớng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.
- Công ty phải tạo sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận trong quá trình thực
hiện hợp đồng nh bé phËn thu mua hµng xuÊt khÈu, bé phËn vận chuyển, thanh toán
tránh tình trạng ứ đọng hàng hay không đủ hàng.
- Sau khi thực hiện xong 1 hợp đồng hoặc sau 1 giai đoạn kinh doanh nhất định,
các phòng nên tổ chức đánh giá lại hiệu quả hoạt động, chỉ ra những sai sót cần sửa
chữa, phát huy những mặt tích cực cũng nh giải quyết những vấn đề còn tồn tại và
rút ra bài học kinh nghiệm để các lần thực hiện Hợp đồng xuất khẩu tiếp theo đợc
Sinh viên: Cao Thị Vân Anh


Luận văn tốt nghiệp

Khoa: Thơng mại

thuận lợi hơn và có hiệu quả hơn.
3.2.5. Nhạy bén và kịp thời phát hiện và khắc phục những sai sót có thể
nảy sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng thời nâng cao công tác thực hiện
các khâu trong tổ chức thực hiện quy trình hợp đồng.
Khi thực hiện hợp đồng, những sai sót dù lớn hay nhỏ thì cũng không thể tránh
khỏi. Vì vậy khi phát hiện những sai sót đó cần phải tìm các biện pháp phù hợp để
sửa chữa, đồng thời rút kinh nghiệm cho những lần sau.
* Trong khâu kiểm tra hµng tríc khi xt khÈu
KiĨm tra hµng xt khÈu là công việc hết sức phức tạp, tốn nhiều công sức, dễ
sai sót và xảy ra tranh chấp. Giải pháp chung để khắc phục các khó khăn và tồn tại
đó là phân cấp trách nhiệm, xử lý đúng ngời, đúng việc. Điều khoản về chất lợng
trong hợp đồng phải đợc quy định thật chi tiết và cụ thể, đặc biệt phải thống nhất
theo một tiêu chuẩn nhất định. Công ty phải có đội ngũ cán bộ nắm chắc nghiệp vụ,

hiểu biết sâu sắc về quy trình xuất khẩu. Để chất lợng hàng hóa đợc kiểm tra nhanh
chóng, chính xác, độ tin cậy cao, giảm thiểu những sai sót Công ty nên chọn những
nhà cung ứng là đối tác quen thuộc, có uy tín...
* Trong khâu thuê phơng tiện vận tải
Trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu, việc giành quyền thuê
tàu là một việc quan trọng, nghiệp vụ này giúp cho Công ty tiết kiệm đợc ngoại tệ và
tăng lĩnh vực kinh doanh một cách vô hình. Do vậy việc sửa chữa những sai sót,
đồng thời nâng cao nghiệp vụ thuê tàu là điều cấp thiết Công ty phải làm. Hiện nay
Công ty đang đứng trớc sự lựa chọn là trực tiếp thuê tàu hay môi giới, thuê tàu trong
nớc hay nớc ngoài. Trớc mắt với điều kiện cơ sở hạ tầng hiện có, ngành vận tải đờng
biển cha phát triển. Nên đối với bạn hàng ở xa vËn chun víi khèi lỵng lín, thêi
gian vËn chun dài thì Công ty nên thuê tàu của nớc ngoài. Còn bạn hàng gần, khối
lợng xuất khẩu nhỏ thì có thể sử dụng đội tàu trong nớc. Tuỳ theo khối lợng hàng
xuất khẩu lớn hay nhỏ mà Công ty quyết định thuê tàu chợ hay tàu chuyến. Ngoài ra
thị trờng tàu không ổn định, các thông tin thờng xuyên thay đổi do vậy công ty cần
thiết lập 1 hệ thống thông tin cập nhật về thị trờng tàu nh về giá thuê tàu, độ tuổi của
tàu, trọng tải của tàu để tránh mắc phải những sai sót và tránh xảy ra rủi ro.
* Mua bảo hiểm cho hàng hoá
Sinh viên: Cao Thị Vân Anh


Luận văn tốt nghiệp

Khoa: Thơng mại

Vì điều kiện và cơ sở giao hàng chủ yếu của công ty là điều kiện FOB, mọi rủi
ro sau khi giao hàng đều thuộc về ngời mua nên công ty thờng không mua bảo hiểm
cho hàng hoá. Tuy nhiên, trong một số trờng hợp công ty vẫn sử dụng điều kiện giao
hàng hoá CIF, và rủi ro thuộc về ngời bán có thể xảy ra bất kỳ lúc nào. Vì vậy công
ty cần phải dựa vào điều khoản giao hàng trong hợp đồng, tính chất hàng hoá, tàu đi

qua những khu vực nào mà chọn điều kiện bảo hiểm để mua. Mua bảo hiểm cho
hàng hoá là một kỹ thuật, một biện pháp để khi hàng hoá bị tổn thất thì đợc đền bù.
Hiện nay các công ty bảo hiểm ở nớc ta rất phát triển về nguồn lực, đặc biệt là công
ty bảo hiểm Bảo Việt. Do đó khi mua bảo hiểm công ty cần lựa chọn điều kiện bảo
hiểm nào để tiết kiệm chi phí nhng khi hàng hoá gặp rủi ro thì đợc bồi thờng đủ bù
đắp cho hàng thất thoát. Đối với công ty, trong trờng hợp sử dụng điều kiện giao
hàng là CIF chỉ cần mua bảo hiểm theo điều kiện ICC (C) là đợc.
* Khâu làm thủ tục hải quan
Trong khâu này, quá trình làm thủ tục hải quan Công ty cần phải chú ý đến việc
khai tờ hải quan và lập hồ sơ hải quan cho khớp với thực tế hàng hoá và bộ chứng từ
về hàng hoá. Vì nếu xảy ra sự không thống nhất giữa các giấy tờ trong hồ sơ sẽ dẫn
đến phải làm lại, mất nhiều thời gian và chậm tiến độ giao hàng.
* Nâng cao công tác giao hàng cho phơng tiện vận tải
Để có thể giao hàng một cách nhanh chóng thì hàng XK của công ty lúc nào
cũng phải ở trong trạng thái sẵn sàng giao. Khi nhận đợc hớng dẫn giao hàng cho đối
tác thì phải nhanh chóng đa hàng đến điểm tập kết. Việc giao hàng cần phải chú ý
đến việc tập kết hàng sao cho đúng thời ®iĨm ®Ĩ tr¸nh l·ng phÝ do viƯc ®Õn sím hay
®Õn muộn. Đồng thời trong quá trình bốc hàng công ty phải cử ngời theo dõi , giám
sát để giao hàng đúng số lợng tránh tình trạng thiếu hay thừa .
* Khâu làm thủ tục thanh toán
Trong khâu thanh toán hay xảy ra sai sót và rủi ro nhất, điều này ảnh hởng lớn
đến doanh số của Công ty. Do đó khi lựa chọn phơng thức thanh toán Công ty cần
phải chú ý đến đối tác của mình, về khả năng thanh toán của họ, thông qua thông tin
của các cơ quan chức năng nh Ngân hàng trong và ngoài nớc; Phòng thơng mại và
công nghiệp Việt Nam cũng nh các đối tác lâu năm. Điều này có thể giúp giảm thiểu
rủi ro trong thanh toán.
Sinh viên: Cao Thị Vân Anh