Thảo luận: Hệ thống quản lý mua, bán và bảo hành máy tính tại một công ty mua, bán và bảo hành thiết bị máy tính

Nhóm
LỜI MỞ ĐẦU
Thông tin đã trở thành một nguồn tài nguyên quan trọng cần được khai thác,
xử lý bằng những phương pháp và công cụ thích hợp. Ngày nay, sự phát triển của
công nghệ thông tin đã cung cấp những phương pháp và công cụ cần thiết để xử lý
thông tin phức tạp trong các quá trình nghiên cứu, điều tra, điều khiển, quản lý, kinh
doanh… với năng suất cao, hiệu quả lớn.
Công nghệ thông tin có thể hỗ trợ doanh nghiệp cải thiện hiệu quả và hiệu suất
của các qui trình nghiệp vụ kinh doanh, quản trị ra quyết định, cộng tác nhóm làm
việc, qua đó tăng cường vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp trong một môi trường
thay đổi nhanh. Xây dựng và phát triển hệ thống thông tin kinh tế và quản lý hiện
đại là nội dung chủ yếu của ứng dụng tin học trong việc tự động hóa từng phần hoặc
toàn bộ các quy trình nghiệp vụ, quản lý trong các tổ chức kinh tế.
Trong các doanh nghiệp hiện nay, việc ứng dụng các hệ thống thông tin trong
xử lý nghiệp vụ, lưu trữ số liệu ngày càng trở nên phổ biến. Hệ thống thông tin nằm
ở trung tâm của hệ thống tổ chức, là phần tử kích hoạt các quyết định. Việc xây
dựng hệ thống thông tin hoạt động hiệu quả là mục tiêu của các tổ chức.
Để hiểu rõ hơn về một hoạt động của hệ thống thông tin, nhóm chúng em sẽ
nghiên cứu về hệ thống quản lý mua, bán và bảo hành máy tính tại một công ty
mua, bán và bảo hành thiết bị máy tính.
1
Nhóm
Đề bài:
Một công ty mua, bán và bảo hành thiết bị máy tính được chia làm ba bộ phận
với những nhiệm vụ khác nhau: Bộ phận bán hàng, bộ phận bảo hành lắp ráp và bộ
phận kho hàng.
Khi có yêu cầu nhập thiết bị công ty tiến hành ghi phiếu yêu cầu gồm các
thông tin chi tiết về thiết bị và gửi đến cho nhà cung cấp. Nhà cung cấp sẽ gửi đơn
chào hàng chi tiết các thiết bị bao gồm các thông tin như: tên, loại thiết bị… Qua
đơn chào hàng của nhà cung cấp thì công ty sẽ đưa ra đơn đặt hàng và gửi đến cho
nhà cung cấp, để đáp ứng nhu cầu nhập thiết bị của công ty nhà cung cấp sẽ chuyển

thiết bị cho công ty theo hợp đồng mua, bán hàng hóa và biên lai bàn giao thiết bị
(kiêm hóa đơn thanh toán tiền thiết bị). Trước khi nhập hàng vào kho thì công ty sẽ
kiểm tra xem đã đủ thiết bị chưa theo biên bản bàn giao thiết bị mà nhà cung cấp
gửi đến, đồng thời công ty sẽ ghi các thông tin cần thiết vào sổ chi và sổ kho. Bộ
phận kỹ thuật sẽ kiểm tra chất lượng thiết bị và ghi biên bản.
Khi khách có nhu cầu mua thiết bị sẽ lập phiếu yêu cầu với công ty, để đáp
ứng yêu cầu của khách bộ phận bán hàng sẽ đưa ra bảng báo giá máy tính cho
khách. Nếu khách hàng đồng ý mua thì làm đơn đặt hàng với công ty. Sau đó công
ty sẽ tiến hành lập hóa đơn thanh toán cho khách. Khi khách đã thanh toán tiền thiết
bị thì công ty sẽ lập biên lai thu tiền cho khách đồng thời sẽ lập Phiếu xuất kho (2
liên, 1 liên cho khách) và bàn giao thiết bị cho khách thông qua phiếu bảo hành
kiêm phiếu xuất kho.
Khi khách có yêu cầu về bảo hành thiết bị thì công ty sẽ nhận thiết bị cần bảo
hành thông qua biên lai nhận thiết bị bảo hành. Bộ phận bảo hành sẽ tiến hành kiểm
tra phiếu bảo hành nếu còn hạn bảo hành thì sửa chữa theo bảo hành, còn nếu phiếu
bảo hành đã hết hạn thì kèm theo hóa đơn thanh toán tiền sửa chữa khi gửi lại thiết
bị cho khách thông qua biên lai trả thiết bị. Đồng thời ghi các thông tin cần thiết vào
sổ bảo hành.
Nếu thiết bị bị lỗi do nhà sản xuất thì lập phiếu gửi Nhà cung cấp yêu cầu thay
thế thiết bị mới. Đồng thời thay thiết bị mới cho khách bằng cách lập phiếu xuất
kiêm bảo hành thiết bị đó cho khách.
Sau một khoảng thời gian nhất định các bộ phận sẽ tổng hợp thông tin mua,
bán, bảo hành và các thông tin khác để lập báo cáo lên lãnh đạo công ty. Các báo
cáo gồm: Báo cáo chi phí, doanh thu, tình trạng thiết bị, thống kê khách hàng, Nhà
cung cấp, …
2
Nhóm
Xây dựng hệ thống thông tin bao gồm nhiều công đoạn tương ứng với nhiều
nhiệm vụ. Công đoạn sau dựa trên thành quả của công đoạn trước, vì vậy phải tuân
theo nguyên tắc tuần tự, không bỏ quả công đoạn nào. Sau mỗi công đoạn, trên cơ

sở phân tích đánh giá bổ sung phương án được thiết kế, có thể quay lại công đoạn
trước đó để hoàn thiện thêm rồi mới chuyển sang công đoạn tiếp theo, theo cấu trúc
chu trình (lặp lại).
Khi khảo sát, phân tích hệ thống thông tin ta xét doanh nghiệp như là một hệ
thống thống nhất về mặt kinh tế, kỹ thuật và tổ chức, sau đó mới đi vào các vấn đề
cụ thể trong từng lĩnh vực, mỗi lĩnh vực lại chia thành các vấn đề cụ thể. Phương
pháp đi từ tổng quát tới chi tiết theo sơ đồ cấu trúc hình cây như sau:
1. Biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống
3
1.1. Ghi phiếu
y/c nhập thiết bị
1.2. Gửi đơn đặt
mua thiết bị
1.3. Lập hợp
đồng mua bán t.bị
1.4. Ghi biên
bản bàn giao t.bị
1.5. Ghi sổ chi
1.6. Kiểm tra
đơn hàng
1.7. Ghi sổ kho
2.1. Đưa ra bảng
báo giá t.bị
2.2. Lập đơn
mua thiết bị
2.3. Ghi phiếu
bảo hành
2.4. Ghi sổ kho
2.5. Lập hóa
đơn thanh toán

2.6. Lập biên lai
thu tiền
2.7. Ghi sổ thu
3.1. Ghi biên lai
nhận t.bị bảo hành
3.2. Kiểm tra
phiếu bảo hành
3.3. Ghi biên lai
trả t.bị bảo hành
3.4. Ghi hóa đơn
thanh toán nếu t.bị
hết hạn bảo hành
3.5. Ghi sổ bảo
hành
Quản lý mua, bán và
bảo hành máy tính
1. Nhập thiết bị 2. Bán thiết bị 3. Bảo hành 4. Báo cáo
Lập báo
cáo
Nhóm
Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) là việc phân rã có thứ bậc các chức năng
của hệ thống. Mỗi một chức năng có thể gồm nhiều chức năng con và thể hiện trong
một khung của sơ đồ. BPC có cấu trúc hình cây, nó cho biết hệ thống cần phải làm
gì, chứ không chỉ ra là phải làm như thế nào.
Quy tắc xây dựng BPC:
- Xác định mức nào là mức thấp nhất
- Chức năng cấp thấp nhất chỉ nên có một nhiệm vụ hoặc một nhóm các nhiệm
vụ nhỏ do cá nhân đảm nhiệm
- BPC có thể trình bày trong nhiều trang
Mô tả chi tiết các chức năng của biểu đồ phân cấp chức năng trong hệ thống

quản lý mua, bán và bảo hành máy tính:
1. Chức năng Nhập thiết bị
(1.1) Ghi phiếu yêu cầu nhập thiết bị: Khi công ty muốn nhập thiết bị nào thì bộ
phận kho hàng sẽ ghi phiếu yêu cầu và đưa lên ban lãnh đạo của công ty để duyệt
(1.2) Gửi đơn đặt mua thiết bị: Sau khi xem xét phiếu yêu cầu mà bộ phận kho
hàng đưa lên, ban lãnh đạo công ty sẽ dựa vào đó để lập ra đơn đặt hàng và gửi đơn
đặt hàng cho nhà cung cấp
(1.3) Lập hợp đồng mua thiết bị: Nhà cung cấp sẽ lập ra hợp đồng mua, bán
thiết bị khi có đơn đặt hàng của công ty gửi đến
(1.4) Ghi biên bản bàn giao thiết bị (kiêm hóa đơn thanh toán): Nhà cung cấp
đưa số lượng, giá tiền của mỗi thiết bị mà công ty yêu cầu mua và tổng số tiền mà
công ty phải trả cho nhà cung cấp
(1.5) Ghi sổ chi: Công ty sẽ ghi số lượng và giá nhập thiết bị vào sổ chi
(1.6) Kiểm tra đơn hàng: Khi nhà cung cấp giao thiết bị thì bộ phận kho hàng
sẽ kiểm tra xem đã đủ thiết bị yêu cầu theo đơn đặt hành hay chưa. Nếu chưa đủ thì
công ty sẽ không nhận hàng, nếu đủ rồi thì công ty sẽ nhận hàng.
(1.7) Ghi sổ kho: ghi các thông tin về các thiết bị có trong kho của công ty
2. Chức năng bán thiết bị
(2.1) Đưa ra bảng báo giá thiết bị: Công ty sẽ đưa ra bảng giá của từng thiết bị
khi khách có yêu cầu mua
(2.2) Lập đơn mua thiết bị: Sau khi xem bảng báo giá, nếu khách hàng có nhu
cầu mua thiết bị thì công ty sẽ đưa ra phiếu mua thiết bị cho khách và khách hàng sẽ
ghi những thiết bị cần mua vào đó và gửi tới bộ phận bán hàng của công ty
(2.3) Ghi phiếu bảo hành (kiêm phiếu bàn giao thiết bị): Công ty sẽ đưa ra đầy
đủ thời gian và điều kiện bảo hành của từng thiết bị mà khách đã mua
4
Nhóm
(2.4) Ghi sổ kho: Ghi những thiết bị được xuất cho khách
(2.5) Lập hóa đơn thanh toán: Công ty đưa ra giá của từng thiết bị mà khách
đã mua và tổng số tiền mà khách hàng phải trả

(2.6) Lập biên lai thu tiền: Sau khi khách hàng đã thanh toán tiền thì công ty sẽ
đưa biên lai thanh toán tiền cho khách
(2.7) Ghi sổ thu: Sau một ngày bộ phận bán hàng sẽ ghi lại số lượng và số tiền
bán thiết bị vào sổ thu của công ty
3. Chức năng bảo hành
(3.1) Ghi biên lai nhận thiết bị bảo hành: Khi khách hàng có yêu cầu về bảo
hành thiết bị thì công ty sẽ ghi biên lai nhận thiết bị bảo hành và đưa cho khách
(3.2) Kiểm tra phiếu bảo hành: Bộ phận bảo hành sẽ kiểm tra xem phiếu bảo
hành có còn hạn hay không
(3.3) Ghi biên lai trả thiết bị bảo hành: Khi khách đến lấy thiết bị bảo hành thì
công ty sẽ ghi biên lai trả thiết bị bảo hành cho khách
(3.4) Ghi hóa đơn thanh toán nếu thiết bị hết hạn bảo hành: Đưa cho khách
hóa đơn thanh toán tiền nếu thiết bị đã hết hạn bảo hành
(3.5) Ghi sổ bảo hành: Bộ phận bán hàng lưu biên lai nhận, biên lai trả và hóa
đơn thanh toán tiền thiết bị bảo hành (nếu có) vào sổ bảo hành
4. Chức năng báo cáo
(4) Lập báo cáo: Sau một khoảng thời gian nhất định thì ban lãnh đạo công ty
yêu cầu lập báo cáo về tình hình mua, bán và bảo hành thiết bị của công ty
Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) là một công cụ dùng để trợ giúp bốn hoạt động
chính của các phân tích viên hệ thống: phân tích, thiết kế, biểu đạt, tài liệu.
Các yếu tố của BLD:
5
Nhóm
Xây dựng BLD thường rất phức tạp, được phân thành 3 mức:
- Biểu đồ ngữ cảnh (khung cảnh)
- Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
- Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
2. Biểu đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh hệ thống
Biểu đồ ngữ cảnh là mô hình hệ thống ở mức tổng quát nhất. Cả hệ thống như
một chức năng duy nhất, các tác nhân ngoài và các luồng dữ liệu vào ra từ tác nhân

ngoài đến hệ thống được xác định.
Hệ thống quản lý mua, bán và bảo hành máy tính có các tác nhân ngoài là
Khách hàng, Nhà cung cấp, Ban lãnh đạo công ty.
Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống quản lý mua, bán và bảo hành máy tính được mô tả
như sau:
6
Hệ thống
quản lý
mua, bán
và bảo
hành máy
tính
Khách hàng
Trả tiền
Biên lai thu tiền
Yêu cầu mua MT
Yêu cầu bảo hành
MT
Biên lai nhận MTBH
Đơn đặt mua MT
Bàn giao MT
Nhà cung
cấp
Phiếu yêu cầu nhập
MT
Đơn chào hàng
Đơn đặt hàng
Biên bản bàn giao MT
Ban lãnh đạo
B

á
o

c
á
o
Yêu cầu báo cáo
Nhóm
3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh được phân rã từ BLD mức ngữ cảnh với các
chức năng phân rã tương ứng mức 2 của BPC.
Nguyên tắc phân rã:
- Các luồng dữ liệu được bảo toàn
- Các tác nhân ngoài bảo toàn
- Có thể xuất hiện các kho dữ liệu
- Bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội tại nếu cần thiết
Hệ thống quản lý mua, bán và bảo hành thiết bị máy tính sử dụng những kho
dữ liệu sau đây:
- Phiếu yêu cầu
- Đơn chào hàng
- Đơn đặt mua thiết bị
- Hợp đồng mua bán thiết bị
- Biên bản bàn giao thiết bị (kiêm hóa đơn thanh toán)
- Sổ chi
- Bảng báo giá thiết bị
- Đơn đặt mua thiết bị của khách
- Phiếu bảo hành kiêm phiếu bàn giao hàng
- Hóa đơn thanh toán
- Biên lai thu tiền
- Sổ thu

- Biên lai nhận thiết bị bảo hành
- Biên lai trả thiết bị bảo hành
7
Nhóm
- Sổ bảo hành
- Hóa đơn thanh toán tiền thiết bị bảo hành
- Sổ kho
- Báo cáo
Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống quản lý mua, bán và bảo hành
máy tính:
8
Nhóm
9
Bảng báo giá t.bị
Đơn đặt mua t.bị
1. Nhập
thiết bị
Đơn đặt hàng
4. Báo cáo
3. Bảo
hành
Biên lai thu tiền
Phiếu bảo hành
Biên lai trả TBBH
Biên lai nhận TBBH
Sổ bảo hành
Sổ thu
Sổ kho
Báo cáo
Ban lãnh đạo

Hóa đơn thanh toán TBBH
Biên lai thu tiền
Y/c bảo hành
Thanh toán
Y/c thanh toán nếu hết
hạn BH
Y
/
c

b
á
o

c
á
o
B
á
o

c
á
o
2. Bán
thiết bị
Nhà cung
cấp
Bảng báo giá t.bị
Đơn đặt mua t.bị

của khách hàng
Hợp đồng
mua bán t.bị
Hóa đơn thanh toán
Khách
hàng
Sổ chi
Phiếu yêu cầu
Biên bản bàn giao t.bị
Phiếu y/c nhập t.bị
Đơn chào hàng
Biên bản bàn giao t.bị
Phiếu bảo hành
Y/c mua t.bị
Đơn đặt mua t.bị
Nhóm
4. Biểu đồ luồng dữ liệu các mức dưới đỉnh
Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh phân rã từ BLD mức đỉnh. Các thành phần
của biểu đồ được phát triển như sau:
- Chức năng: phân rã chức năng cấp trên thành chức năng cấp dưới thấp hơn
- Luồng dữ liệu:
+ Vào/ra mức trên thì được lặp lại (bảo toàn) ở mức dưới (phân rã)
+ Thêm luồng nội bộ
- Kho dữ liệu: dần dần xuất hiện theo nhu cầu nội bộ
- Tác nhân ngoài: xuất hiện đầy đủ ở mức khung cảnh, ở mức dưới không thể
thêm gì
Biểu đồ luồng dữ liệu các mức dưới đỉnh của hệ thống quản lý mua, bán và bảo
hành máy tính:
4.1. Nhập thiết bị
10

Đơn chào
hàng
1.7. Ghi
sổ kho
Sổ kho
Hợp đồng
mua, bán t.bị
1.5. Ghi
sổ chi
1.6. Kiểm
tra đơn hàng
Sổ chi
Hóa đơn thanh toán
Phiếu yêu cầu
1.3. Lập hợp
đồng mua bán t.bị
1.4. Ghi biên
bản bàn giao t.bị
Biên bản
bàn giao t.bị
L
ậ
p

h
ợ
p

đ
ồ

n
g
Nhà cung
cấp
Đơn chào hàng
Đơn đặt mua t.bị
1.1. Ghi phiếu
y/c nhập t.bị
1.2. Gửi
đơn đặt mua
t.bị
Y/c nhập t.bị
Chọn t.bị
cần nhập
Đơn đặt mua hàng
Nhóm
4.2. Bán thiết bị
11
2.5. Lập hóa
đơn thanh
toán
2.6. Lập
biên lai
thu tiền
2.7. Ghi
sổ thu
Hóa đơn thanh toán
Biên lai thu tiền
Sổ thu
Thanh toán

tiền t.bị
Ghi số lượng và
đơn giá các t.bị đã
bán
2.3. Ghi
phiếu bảo
hành
Phiếu BH kiêm
phiếu bàn giao t.bị
2.4. Ghi
sổ kho
Sổ kho
T
h
ờ
i

g
i
a
n

B
H
Khách
hàng
2.1. Đưa
ra bảng
báo giá
t.bị

2.2. Lập
đơn mua
t.bị
Bảng báo
giá t.bị
Đơn đặt mua
t.bị của khách
Phiếu y/c mua
t.bị
Bảng báo giá
C
á
c

t
.
b
ị

đ
ư
ợ
c

m
u
a
P
h
i

ế
u

b
ả
o

h
à
n
h
Biên lai thu tiền
Nhóm
4.3. Bảo hành
12
Khách
hàng
3.1. Ghi
biên lai
nhận
TB bảo
hành
3.2.
Kiểm tra
phiếu
bảo hành
Phiếu BH
kiêm phiếu
bàn giao hàng
Biên lai nhận

TB bảo hành
3.3. Ghi
biên lai trả
thiết bị bảo
hành
Biên lai trả
TB bảo hành
3.4. Ghi hóa đơn
thanh toán nếu TB
hết hạn bảo hành
3.5. Ghi
sổ bảo
hành
Hóa đơn thanh toán
tiền TB bảo hành
Sổ thu
Yêu cầu bảo hành
Biên lai nhận
TB bảo hành
Phiếu
BH
B
i
ê
n

l
a
i

t
r
ả

T
B

B
H
H
ế
t

h
ạ
n

b
ả
o

h
à
n
h
Hóa đơn thanh toán bảo hành
Lưu
Nhóm
4.4. Báo cáo
13

4. Lập báo cáo
Ban lãnh đạo
Sổ chi
Sổ bảo hành
Sổ thu
Sổ kho
Báo cáo
Yêu cầu
báo cáo
Báo cáo
Nhóm
KẾT LUẬN
Ở từng doanh nghiệp, từng đơn vị có các hoạt động khác nhau sẽ có các chức
năng khác nhau, vì vậy mà việc xây dựng và thiết kế hệ thống thông tin cũng có những
điểm khác biệt. Song việc xây dựng hệ thống thông tin luôn phải tuân thủ đầy đủ các
nguyên tắc và thận trọng trong việc thiết kế các chức năng của hệ thống. Xây dựng hệ
thống thông tin bao gồm việc mô tả đầy đủ biểu đồ phân cấp chức năng và các biểu đồ
luồng dữ liệu: mức khung cảnh, mức đỉnh và các mức dưới đỉnh. Từ các biểu đồ, các
nhà thiết kế hệ thống thông tin sẽ xây dựng nên hệ thống quản lý các chức năng, hoạt
động của doanh nghiệp, giúp cho việc xử lý các dữ liệu, lưu trữ thông tin được thực
hiện nhanh chóng, hiệu quả, từ đó đem lại cho doanh nghiệp các kết quả cao.
14
Nhóm
Mặc dù đã rất cố gắng trong việc tìm tòi và mô tả các biểu đồ trong hệ thống
quản lý mua, bán và bảo hành máy tính song do hạn chế về năng lực và thời gian, nên
bài thảo luận của nhóm không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong được thầy chỉ bảo
để bài làm của chúng em được hoàn thiện hơn.
PHỤ LỤC
* Các mẫu kho dữ liệu được sử dụng:
- Phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho

15
Nhóm
- Phiếu bảo hành
- Bảng báo giá
16
Nhóm
- Biên bản nghiệm thu, bàn giao thiết bị
17
Nhóm
- Biên bản giao nhận sản phẩm
18
Nhóm
19