Quản lý điểm của trường THCS Lương Khánh Thiện .doc.DOC

Lời nói đầu
Đất nớc ta đang bớc sang một giai đoạn mới đó là giai đoạn tăng tốc nền kinh tế,
đa nền kinh tế đất nớc đuổi kịp các nớc trong khu vực và trên thế giới. Một nhân tố
vô cùng quan trọng trong quá trình đổi mới đất nớc là ứng dụng các thành tựu khoa
học vào quản lý ngày nay, nền khoa học thế giới đang trải qua những biến đổi sâu
sắc. Cuộc cánh mạng tự động hoá và tin học hoá đang làm thay đổi mọi hoạt động
của con ngời.
Hệ thống thông tin ngày càng phát triển với qui mô rộng lớn và chất lợng ngày
càng cao. Tin học phát triển thì những ứng dụng của nó đợc mở rộng ở mức độ cao
hơn, tối u hơn, hiện đại hơn. Nó giúp cho con ngời học tập, làm việc, vui chơi giải trí
khoa học, trí tuệ và hiệu quả cao hơn. Công nghệ thông tin đợc sử dụng rầt nhiều vào
các ngành khoa học kỹ thuật. Một trong những ứng dụng của nó là việc áp dụng vào
công tác quản lý các hoạt động đời sống kinh tế xã hội. Thông tin đợc biểu diễn, lu
dữ dới dạng thuật toán và chơng trình trên một hệ cơ sở dữ liệu đã giúp quản lý một
khối lợng đáng kể các công việc liên quan đến công tác quản lý.
Do nhu cầu phát triển đất nớc, GD & ĐT của nớc ta hiện nay không đơn thuần là
phúc lợi xã hội mà đẫ trở thành động lực thúc đẩy nền kinh tế phát triển, đợc Đảng
và Nhà nớc coi là: quốc sách hàng đầu để đảm bảo chất lợng giáo dục ngay trong
mỗi nhà trờng phải tổ chức một cơ cấu làm việc nghiêm túc, hiệu quả, ổn định. Và
công tác quản lý điểm cũng không nằm ngoài yêu cầu đó, việc quản lý điểm đảm bảo
chính xác, an toàn sẽ giúp phần đảm bảo quyền lợi của học sinh, bảo đảm công bằng
trong học tập.việc tin học hoá công tác quản lý điểm góp phần đáng kể thực hiện
mục tiêu đó.
Qua quá trình học tập, với mong muốn đợc áp dụng kiến thức học đợc trong trờng
để giảm đợc phần nào trong công việc của hệ thống quản lý điểm của các trờng
THCS. Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Hà Nam đã giúp em chọn đề tài Quản lý
điểm của trờng THCS Lơng Khánh Thiện để làm báo cáo tốt nghiệp.
Trong báo cáo thực tập này em xin trình bày về hệ thống thông tin của ứng dụng
quản lý điểm. Dự án này dựng trên mô hình quản lý điểm tại trờng THCS. Nó có ờ

1
nghĩa thực tế rất lớn đáp ứng yêu cầu cấp thiết của việc cập nhật, lu trữ và tổng kết
điểm của giáo vụ nhà trờng mà từ trớc tới nay phải thực hiện thủ công bằng tay tốn
rất nhiều thời gian, công sức và không đáp ứng kịp thời yêu cầu nghiệp vụ. Báo cáo
này có nhiệm vụ tạo ra một phần ứng dụng trong công tác quản lý điểm sẽ đợc tiến
hành theo qui mô nhanh chóng đảm bảo chinh xác.
Do điều kiện và thời gian có hạn và khả năng còn hạn chế nên bài viết của em sẽ
không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận đợc sự giúp đỡ của quý thầy cô
và các bạn cho em những lời khuyên và kinh nghiệm quý báu để em phần nào có đợc
vốn kiến thức nâng cao trình độ cho công việc sau này khi đi làm thực tế.


2
Chơng i: khảo sát nghiệp vụ đề tài
Việc áp dụng công nghệ thông tin và công tác quản lý điểm không thể tách rời thc
tế. Muốn xây dựng hệ thống thông tin quản lý tốt, có hiệu quả thì việc trớc hết ngời
thiết kế hệ thống phải hiểu rõ và nắm bắt đợc nguyên lý hoạt động cụ thể của hệ
thống hiện hành.
I. khảo sát và đánh giá hiện trạng, hoạt động của hệ
thống quản lý điểm tại trờng THCS
1. Hiện trạng hoạt động của hệ thống
Trờng THCS Lơng Khánh Thiện có qui mô đào tạo tơng đối lớn vì vậy công tác
quản lý điểm đợc làm tốt sẽ góp phần đa hoạt động của nhà trờng đi vào ổn định.
Công việc đầu tiên của công tác quản lý điểm là tiếp nhận hồ sơ trúng tuyển của
học sinh trong kỳ thi tuyển sinh năm học mới của nhà trờng. Hồ sơ học sinh bao gồm
các thông tin cá nhân (họ tên, ngày sinh, giới tính, quê quán, địa chỉ ) dựa vào số l -
ợng và chất lợng thí sinh trúng tuyển nhà trờng sẽ tiến hành chia thành các lớp, các
thông tin học sinh sẽ đợc ghi vào sổ gọi tên và ghi điểm của từng lớp, thông tin này
đợc lu trong suốt quá trình học tập của học sinh tại trờng và có thể nhiều năm sau khi
tốt nghiệp.

Trong quá trình học tập của học sinh tại trờng luôn cần cập nhật điểm kiểm tra
cũng nh điểm học kỳ của học sinh theo từng môn học trong từng học kỳ và lu lại kết
quả học tập của học sinh đó trong suốt khoá học. Cụ thể là:
- Dựa vào kế hoạch giảng dậy và học tập nhận đợc từ sự chỉ đạo của sở GD & ĐT
tỉnh Hà Nam, ban giám hiệu sẽ quán triệt tổ chức tại trờng. Trong quá trình giảng
dậy giáo viên phải thờng xuyên kiểm tra học sinh. Thời gian cũng nh số lợng bài
kiểm tra phải tơng ứng với số tiết của môn học theo qui định của bộ giáo dục. Sau
khi chấm xong bài kiểm tra giáo viên bộ môn có nhiệm vụ ghi điểm vào sổ điểm cá
nhân của mình cũng nh vào sổ điểm chính của lớp. Việc ghi điểm phải diễm ra thờng
xuyên
Theo qui định. Cuối mỗi tháng trong năm học hiệu trởng sẽ kiển tra việc ghi điểm
này.


3
- Cuối học kỳ mỗi khối lớp sẽ tiến hành thi kiểm tra chất lợng hoặc thi kiểm tra.
Điểm này gọi là điểm kiểm tra học kỳ. Giáo viên bộ môn có trách nhiệm tính điểm
trung bình môn học kỳ cho học sinh của mình dựa vào điểm trung bình kiểm tra và
điểm học kỳ, sau đó ghi vào sổ điểm chính. Trên cơ sở tổng hợp của giáo viên bộ
môn, giáo viên chủ nhiệm sẽ tính điểm trung bình các môn học kỳ, từ đó xếp loại
học kỳ và xếp loại học lực cho mỗi học sinh trong học kỳ.
- Cuối năm giáo viên chủ nhiệm sẽ tính điểm trung bình các môn cả năm cho học
sinh của mình. Dựa trên tổng hợp này của giáo viên chủ nhiệm phải xếp loại học lực
cả năm và thống kê đợc học sinh khá giỏi, TB, yếu, kém của lớp đồng thời phải đa ra
danh sách học sinh phải thi lại hay lu ban cùng lý do. Những thông tin này phải báo
cáo lên ban giám hiệu để có kế hoạch điều chỉnh công tác giảng dậy của giáo viên
cũng nh học tập của học sinh.
- Việc kiểm tra, chấm điểm, tính điểm và xếp loại học lực cho học sinh phải tuân
theo thông t 29TT ngày 6-10-1990 của bộ GD & ĐT .
- Đối với việc quản lý điểm thì yêu cầu đặt lên hàng đầu là tính chính xác, trung

thực, an toàn và nhanh chóng. Từ việc vào điểm, lu trữ thông tin liên quan, tới thống
kê đa ra bảng điểm đều phải chính xác nhằm tránh sai lạc, mất mát, ảnh hởng tới
quyền lợi học sinh. Quá trình khảo sát, công tác quản lý điểm tại trờng THCS bộc lộ
một số u nhợc điểm nh sau:
* Ưu điểm:
- Do sự giám sát chặt chẽ, nghiêm ngặt của hiệu trởng nên việc ghi điểm thờng
xuyên theo kế hoạch đảm bảo đợc tính nghiêm túc bảo vệ đợc quyền lợi của học
sinh, cũng nh những thắc mắc của học sinh về điểm.
* Nhợc điểm:
- Hạn chế lớn nhất rất dể nhận thấy là tất cả các thao tác, công đoạn đều thực hiện
thủ công bằng tay tốn rất nhiều thời gian và công sức, dễ xảy ra sai lạc, thiếu chính
xác, ảnh hởng tới quyền lợi của học sinh.
- Hệ thống cha thực sự bộc lộ tính khoa học thẩm mỹ (ví dụ: muốn sửa thông tin thì
việc đầu tiên là xoá bằng cách gạch bỏ đi và ghi thông tin mới vào đó). Ngoài ra vẫn
còn tồn tại yếu tố chủ quan do có nhiều ngời tham gia.


4
2. Giải pháp khắc phục
Cần xây dựng một hệ thống thông tin tin học hoá công tác quản lý điểm để khối l-
ợng lớn các công việc làm bằng tay với sự tham gia của rất nhiều ngời đợc làm bằng
máy. Thay cho công việc ghi và tính điểm của tất cả các giáo viên, lúc này chỉ cần
một ngời làm công tác giáo vụ với phần mềm quản lý điểm có thể đảm nhận hết mọi
công việc tra cứu, tìm kiếm, tổng hợp và in ấn đều do máy thực hiện.
Rõ ràng hệ thống tiết kiệm đợc rất nhiều thời gian, công sức đảm bảo tính chính
xác, khách quan đáp ứng kịp thời yêu cầu nghiệp vụ.
3. Mục tiêu của hệ thống mới.
Hệ thống mới phải đợc thiết kế xây dựng đảm bảo đợc mục tiêu: chính xác, an
toàn, nhanh chóng và thuận tiện. Cụ thể là:
* Về mặt hệ thống:

- Hệ thống phải đợc thiết kế mềm dẻo, thuận tiện cho cải tiến, chuyển đổi nâng cấp
và mở rộng chơng trình sau này.
- Giao diện của hệ thống phải giúp cho ngời sử dụng tiến hành các thao tác dễ dàng
và nhanh chóng, đồng thời có thể kiểm soát mọi hoạt động của chơng trình.
* Về dữ liệu:
- Xử lý một cách chặt chẽ, thông minh, đa ra đợc các thông tin đáp ứng kịp thời yêu
cầu nghiệp vụ.
* Về truy cập thông tin:
- Tìm kiếm và sử dụng thông tin nhanh chóng an toàn.
II. mô hình tiến trình nghiệp vụ của hệ thống quản lý
điểm


5
Đầu vào của hệ thống: hệ thống quản lý điểm đợc diễn ra với việc cung cấp đầy đủ
các thông tin đầu vào nh sau:
- Thông tin cá nhân học sinh (hồ sơ)
- Điểm kiểm tra học hàng ngày, điểm học kỳ, hạnh kiểm của học sinh.
- Quy chế của bộ GD & ĐT về kiểm tra, tính điểm, xếp loại học lực.
* Thông tin đầu ra:
- Bảng điểm học sinh.
- Danh sách học sinh đã xếp loại học lực
- Danh sách học sinh đợc khen thởng.
- Các báo cáo liên quan đến kết quả học tập của học sinh.


6
Chơng ii: phân tích hệ thống
phân tích chức năng
1. Biểu đồ phân cấp chức năng:

Biểu đồ phân cấp chức năng sẽ các chức năng của hệ thống thành các chức
năng con khác nhau theo kiểu từ trên xuống. Căn cứ vào các chức năng ta sẽ biết đợc
các công việc của hệ thống. Trong đề tài quản lý điểm là chức năng lớn nhất ở mức
một nhng ở mức hai thì các chức năng sẽ phân rã thành các chức năng nhỏ hơn, cụ
thể hơn.
2. Giải thích các chức năng :
2.1 Chức năng : Quản lý hồ sơ
Chức năng này có tác dụng lu trữ các thông tin của hoc sinh trong suốt thời
gian học tại trờng.
- Tạo lớp mới: Khi bắt đầu mỗi khoá học mới, thì việc đầu tiên là lập danh
sách các lớp học.
- Nhập hồ sơ: Sau khi tạo các lớp sẽ tiến hành nhập hồ sơ của học sinh thuộc
lớp đó. Mỗi học sinh sẽ đợc gán mã riêng nhằm tăng tốc độ truy nhập khi tìm
kiếm.


7
Quản lý hồ sơ Cập nhật Tìm kiếm Thống kê
XL học lực
Lập báo cáo
Tạo lớp mới
Nhập hồ sơ
Sửa hồ sơ
Xoá hồ sơ
CN môn học
Cập nhật điểm
Nhập hạnh kiểm
Tìm kiếm điểm
TK hoc sinh
Tim T.T môn học

In bảng điểm
- Sửa hồ sơ: Chức năng này cho phép bổ sung những thông tin còn thiếu hoặc
sửa những thông tin cha chính xác bởi sai sót trong quá trình nhập.
- Xoá hồ sơ: Hệ thông còn cho phép xoá bỏ hồ sơ của những học sinh thôi học
cũng nh bị đuổi học ra khỏi danh sách của các lớp.
2.2 Các chức năng cập nhật.
Trong chức năng cập nhật có các chức năng sau:
- Cập nhật môn học: chức năng này có nhiệm vụ lu trữ thông tin về môn học
cũng nh nhập thông tin của các môn học mới đợc đa vào giảng dậy tại trờng.
Ngoài ra còn cho phép sửa thông tin của các môn học đã có sẵn phù hợp với
mục tiêu đào tạo của nhà trờng dới sự chỉ đạo của GD & ĐT. Xoá các môn học
không còn trong chơng trình đào tạo.
- Cập nhật điểm: Nhập thông tin về điểm cho từng học sinh theo môn và theo
từng học kỳ của từng lớp đồng thời sửa điểm cho từng học sinh khi điểm nhập
vào lần trớc cha chính xác.
- Nhập hạnh kiểm: Theo dõi nề mếp học tập cũng nh đạo đức của học sinh sau
đó xếp loại hạnh kiểm là một việc rất quan trọng. Cuối mỗi học kỳ giáo viên
chủ nhiệm có trách nhiệm xếp loại hạnh kiểm cho học sinh lớp mình và gửi
danh sách cho giáo vụ. Chức năng nhập hạnh kiểm sẽ nhập hạnh kiểm của từng
học sinh vào máy giúp cho việc quản lý học sinh đợc tốt hơn.
2.3 Chức năng: Tìm kiếm
Trong mọi hệ thống quản lý thì việc tìm kiếm thông tin luôn đợc coi trọng.
* Tìm kiếm phải đạt đợc các yêu cầu đó là : Thông tin phản hồi phải chính xác
nhanh chóng phù hợp với yêu cầu tìm kiếm.
- Tìm kiếm điểm : chức năng này cho phép tìm kiếm học sinh theo môn học,
theo học kỳ, điểm tổng kết mỗi năm học.
- Tìm học sinh : Cho phép tìm thông tin học sinh theo mã, theo tên phục vụ cho
việc xem hoặc sửa các thông tin này khi cần thiết.
- Tìm thông tin môn học : Thực hiện việc tím kiếm thông tin về môn học giúp
cho giáo viên và học sinh có kế hoạch giảng dậy và học tập phù hợp.

2.4. Chức năng thống kê


8
Thống kê chủ yếu phục vụ cho việc tính toán, lập và in bảng điểm tổng kết cho
mỗi học sinh, bảng điểm tổng kết theo mỗi học kỳ và mỗi năm học. Thống kê xếp
loại học sinh trong truờng. Đồng thời phải đa ra đợc danh sách học sinh giỏi tiên tiến
xuât sắc, trung bình, yếu kém. Ngoài ra cuối mỗi học kỳ cũng nh cuối mỗi năm học
phải đa ra đợc bảng hạnh kiểm của từng lớp.

Trờng THCS Lơng Khánh Thiện Cộng hoà x hội chủ nghĩa Việt Namã
Năm học Độc lập_Tự do_Hạnh phúc

Bảng điểm cá nhân từng kỳ
Lớp .. Học kỳ
Mã học sinh .
Ma HS Họ tên Toán Lý Hoá Sử Địa GD Văn Sinh
Nhận xét của GVCN .. Giáo viên chủ nhiệm
.
kí tên
II. phân tích dữ liệu


9
1. Khái quát về biểu đồ luồng dữ liệu
Biểu đồ luồng dữ liệu là một công cụ mô tả mối quan hệ thông tin giữa các chức
năng. Nó biểu diễn các chức năng của hệ thống trong mối quan hệ trớc sau và trong
việc trao đổi thông tin cho nhau, cung cấp một bức tranh tổng thể về hệ thống.
Biểu đồ luồng dữ liệu mang ý nghĩa xác định nhu cầu thông tin ở mỗi chức năng,
cho một thiết kế sơ bộ về quy trình thực hiện các chức năng. Nó là công cụ giao tiếp

giữa ngời thiết kế và ngời sử dụng.
Biểu đồ luồng dữ liệu luôn có hai mức diễn tả là mức vật lý và mức logic.
2. Biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống quản lý điểm gồm các kí hiệu sau:
Tác nhân ngoài
Chức năng
Kho dữ liệu

Luồng dữ liệu


10
2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Thông tin trúng tuyển




Hồ sơ Lớp Hạnh kiểm Môn học Điểm
T. tin T.tin D. Sách Báo Bảng
yêu trả xếp cáo hạnh
cầu lời học kiểm
lực


11
Học sinh
Ban giám

hiệu
Quản lý
hồ sơ
Cập nhật
Tìm kiếm
Thống
kê kê
Học sinh
Ban giám hiệu
Điểm + hạnh kiểm
Hồ
Sơ
Môn
học


2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh
2.3.1. Chức năng quản lý hồ sơ


12
2.3.2. Chøc n¨ng cËp nhËt t×m kiÕm


13
2.3.3 Chøc n¨ng : T×m kiÕm
2.3.4 Chøc n¨ng: Thèng kª


14

3. Mô hình thực thể liên kết
Thực thể DS học sinh dùng để lu trữ thông tin cá nhân của học sinh từng lớp trong
suốt thời gian học tại trờng.
4. Các bảng dữ liệu
Bảng hạnh kiểm
Tên trờng Mô tả Kiểu dữ liệu Độ rộng
Mahk Mã hạnh kiểm Text 4
Mahs
Mã học sinh Text 10
Hoc ky Học kỳ Text 2
Hanh kiem Hạnh kiểm Text 15
Bảng này dùng để lu trữ thông tin về hạnh kiểm của học sinh đợc rút ra trên cơ sở các
đánh giá về hành vi đạo đức, tác phong nề nếp học tập.


Bảng học sinh


15
Tên trờng Mô tả Kiểu dữ liệu Độ rộng
Mahs
Mã học sinh Text 10
Ngay sinh Ngày sinh Date/time
Gioi tinh Giới tính Yes/No
Que quan Quê quán Text 30
Đia chi Địa chỉ Text 30
Khen thuong Khen thởng Yes/No
Ly do Lý do Text 30
Ky luat Kỷ luật Yes/No
Malop Mã lớp Text 10

Ho dem Họ đệm Text 30
Ten lop Tên lớp Text 5
Bảng này lu trữ thông tin của mỗi học sinh. Mã học sinh nh ngày sinh, giới tính, quê
quán địa chỉ
Mã học sinh là khoá chính, phục vụ cho việc tìm kiếm và liên kết với các bảng.
Bảng khoá học
Tên trờng Mô tả Kiểu dữ liệu Độ rộng
Makh
Mã khoá học Text 10
Tenkh Tên khoá học Text 15
TG bat dau Thời gian bắt đầu Date/time
TG ket thuc Thời gian kết thúc Date/time
Bảng này dùng để lu trữ thông tin của mỗi khoá học bao gồm mã khoá học tên khoá
học cũng nh khoảng thời gian khoá học hoạt động tại trờng.
Bảng lớp
Tên trờng Mô tả Kiểu dữ liệu Độ rộng
Malop
Mã lớp Text 10
Tenlop Tên lớp Text 15
GVCN Giáo viên chủ nhiệm Text 25
Makh Mã khoá học Text 10
Bảng này dùng để lu trữ thông tin mỗi lớp ở mỗi khoá học bao gồm: mã lớp, tên lớp
giáo viên chủ nhiệm của lớp đó, mã khoá học.


16