công tác hành chính văn thư

1

GD & ÑT
HÖÔÙNG HOÙA
HÖÔÙNG
LINH


2
A. ĐẶT VẤN ĐỀ
1. Khái niệm văn bản:
•
Văn bản được hiểu là các tài liệu,
giấy tờ, hồ sơ được hình thành
trong quá trình hoạt động của các
cơ quan nhà nước, các tổ chức xã
hội, các tổ chức kinh tế.
3
2. Phân loại văn bản và bản sao văn bản.
a. Phân loại VB: Văn bản phân loại theo
nhiều cách dựa vào nhiều tiêu chí như tính
chất của văn bản, chủ thể ban hành văn
bản, chức năng của văn bản, thuộc tính
pháp lý của văn bản, hình thức của văn
bản.
Hệ thống văn bản được chia thành các
loại: hệ thống văn bản quy phạm pháp luật
và hệ thống văn bản hành chính.
4
a1. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật:
* Là văn bản do cơ quan nhà nước hoặc cá nhân

được nhà nước ủy quyền theo chức năng ban
hành theo đúng hình thức, thủ tục, trình tự
được quy định.
* Là văn bản quy định những quy tắc xử sự
chung, được áp dụng nhiều lần, đối với mọi
đối tượng, có hiệu lực trong phạm vi toàn
quốc hoặc từng địa phương. Quy tắc xử sự
chung là những chuẩn mực mà mọi cơ quan,
tổ chức cá nhân khi tham gia quan hệ xã hội
được quy tắc đó điều chỉnh.
5
Văn bản quy phạm pháp luật gồm các loại sau đây:
1. Luật (Lt):
2. Pháp lệnh (PL):
3. Lệnh (L):
4. Nghị quyết (NQ):
5. Nghị quyết liên tịch (NQLT):
6. Nghị định (NĐ):
7. Quyết định (QĐ):
8. Chỉ thị (CT):
9. Thông tư (TT):
10. Thông tư liên tịch (TTLT):
6
a2. Hệ thống văn bản hành chính:
Các văn bản hành chính thông thường là những
văn bản mang tính thông tin quy phạm nhằm
thực thi các văn bản quy phạm pháp luật, hoặc
dùng để thực hiện các tác nghiệp hành chính
trong hoạt động của các cơ quan quản lý hành
chính nhà nước, các tổ chức khác. Đây là hình

thức văn bản được sử dụng phổ biến trong các
cơ quan, tổ chức.
7
Hệ thống văn bản hành chính bao gồm
các loại:
-Văn bản cá biệt: Quyết định, chỉ thị(cá biệt).
-Văn bản hành chính thông thường có
tên loại: (thông cáo, thông báo, kế hoạch, báo cáo, biên
bản )
-Văn bản hành chính thông thường
không có tên loại: (Công văn).
8
•
Văn bản hành chính thông thường có tên loại:
3. Thông cáo (TC):
4. Thông báo(TB):
5. chương trình(CTr):
6. Kế hoạch (KH):
7. Phương án (PA):
8. Đề án (ĐA):
9. Báo cáo (BC):
10. Biên bản(BB):
11.Tờ trình (TTr):
12. Hợp đồng (HĐ):
13. Công điện (CĐ):
14. Giấy chứng nhận (CN):
15. Giấy uỷ nhiệm,
16. Giấy mời,
17. Giấy giới thiệu,
18. Giấy nghỉ phép,

19. Giấy đi đường,
20. Giấy biên nhận hồ sơ,
21. Phiếu gửi,
22. Phiếu chuyển
9
b. Phân loại bản sao văn bản.
Bản sao văn bản được quy định gồm các loại sau đây:
1. Bản sao y bản chính: Là bản sao đầy đủ, chính xác nội
dung của văn bản và được trình bày theo thể thức đúng
quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản
chính.
2. Bản trích sao: Là bản sao một phần nội dung của văn
bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích
sao phải được thực hiện từ bản chính.
3. Bản sao lục: Là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung
của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và
trình bày theo thể thức quy định.
10

B. NỘI DUNG
1. C«ng t¸c v¨n th
2. C«ng t¸c lu tr÷
11
MỞ ĐẦU
HÀNH
CHÍNH
QUẢN
TRỊ
Tổ chức công tác văn thư
– hành chính

Quản lý chế độ sinh hoạt
- hội họp
Quản lý tài chính
Quản lý xây dựng cơ sở
vật chất
12
MỞ ĐẦU
công
tác
văn
thư –
hành
chính
Công tác công văn giấy tờ
Công tác hồ sơ sổ sách
Công tác lưu trữ
Thu thập truyền đạt xử
lý thông tin
13
MỞ ĐẦU
Công
tác
công
văn
giấy tờ
Chuẩn hoá hình thức 1
công văn
Thảo và duyệt công văn
Ký công văn giấy tờ
Quản lý con dấu

14
quan hÖ gi÷a
“ v¨n th ” vµ “ lu tr÷”
Giai ®o¹n v¨n th
lu tr÷ hiÖn hµnh
( Lu tr÷ c¬ quan )
Lu tr÷ lÞch sö
Tµi
liÖu
h×nh
thµnh
vßng ®êi tµi liÖu (Cyclelife of records )
15
Công tác văn th
I/ một số Khái niệm
II / ý nghĩa của công tác văn th
III / Yêu cầu của công tác văn th
IV / những văn bản qppl về ctvt và liên quan đến ctvt
V / Nội dung công tác văn th
VI / trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ công tác
văn th trong cơ quan.
16
I. một số Khái niệm
1- Văn th là gì ?
Văn th đợc định nghĩa trong một số từ điển tiếng Việt
là công văn, giấy tờ.
Theo từ điển thuật ngữ lu trữ quốc tế (Hội đồng Lu trữ
Quốc gia xuất bản năm 1988 ), văn th trong tiếng Anh là
RECORDS, là những công văn, giấy tờ đợc tạo thành và đợc
nhận trong quá trình xử lý công việc trong các hoạt động của

cơ quan, tổ chức.
Trong lĩnh vực lu trữ, văn th đợc dùng trong khái
niệm tài liệu văn th, giai đoạn văn th của tài liệu
17
2- Công tác văn th là gì ?
- Công tác văn th là công tác công văn, giấy tờ .
- Trong tiếng Anh công tác văn th là Records Management,
- Ngày nay công tác văn th đợc hiểu là hoạt động đảm bảo
thông tin phục vụ quản lý và các hoạt động khác của một cơ
quan, tổ chức.
18
Các khái niệm ( tiếp theo )
3 - Bản gốc văn bản : Là bản thảo cuối cùng đợc ngời
có thẩm quyền duyệt ( Còn gọi là Bản thảo sạch ).
4- Bản chính văn bản : Là bản hoàn chỉnh về nội dung
và thể thức văn bản đợc cơ quan ban hành. Bản chính
có thể đợc làm thành nhiều bản có giá trị nh nhau.
5- Hồ sơ ( hồ sơ hành chính ): Là một tập văn bản ( hoặc
một văn bản ) có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự
việc, một ngời đợc hình thành trong quá trình giải quyết
công việc đó.
19
II. ý nghĩa của công tác văn th
1. Công tác văn th đảm bảo việc cung cấp những thông tin
cần thiết phục vụ chức năng, nhiệm vụ quản lý ở mỗi cơ quan.
2. Công tác văn th thực hiện tốt sẽ góp phần giải quyết công
việc của cơ quan đợc nhanh chóng, chính xác, năng suất,
chất lợng.
3. Công tác văn th tốt bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về
các hoạt động của cơ quan, tổ chức.

4. Công tác văn th nề nếp sẽ tạo điều kiện tốt cho công
tác lu trữ. Giai đoạn văn th là giai đoạn tiền lu trữ.
20
III. Yªu cÇu cña c«ng t¸c v¨n th
1/ Nhanh chãng
2/ ChÝnh x¸c
3/ BÝ mËt
4/ HiÖn ®¹i ho¸
21
IV. Một số văn bản qppl về ctvt
và liên quan đến ctvt
1. Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996 đã
đợc sửa đổi, bổ sung năm 2002.
3. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính
phủ về công tác văn th.
4. Thông t liên tịch số 55/2005/TTLT- BNV- VPCP ngày 06/5 /
2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ Hớng dẫn về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản .
5. Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ
về quản lý và sử dụng con dấu.
2. Luật BHVBQPPL của HĐND và UBND các cấp năm2004
22
V. Nội dung công tác văn th
Nội dung Công tác văn th đợc quy định tại khoản 2
Điều 1 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004.
Cụ thể nh sau :
1. Soạn thảo và ban hành văn bản;
2. Quản lý và giải quyết văn bản đi;
3. Quản lý và giải quyết văn bản đến;
4. Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan;

5. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lu trữ.
23
1. So¹n th¶o vµ ban hµnh v¨n b¶n
Yªu cÇu :
- §óng thÈm quyÒn;
- §óng quy tr×nh so¹n th¶o v¨n b¶n;
- §óng h×nh thøc v¨n b¶n;
- §óng thÓ thøc v¨n b¶n .
24
thể thức văn bản
(Theo thông t liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP )
1. Tiêu đề
2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
- Không có cơ quan chủ quản, có tính độc lập tơng đối
- Có cơ quan chủ quản ( cấp trên trực tiếp )
3. Số và ký hiệu văn bản
- Đối với văn bản quy phạm pháp luật
- Đối với văn bản hành chính thông thờng
* Văn bản QLNN dùng Quốc hiệu
( Văn bản của Đảng theo Điều 15 QĐ số 31 - QĐ/TƯ ngày
01/10/1997 của BCHTW; Văn bản của Đoàn TNCSHCM theo
Điều 13 QĐ số 547- QĐ/TWĐTN ngày 28/10/1999 của BCHTW
Đoàn TNCSHCM)
25
4. Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản
a/ Địa danh :
- Cơ quan, tổ chức của Trung ơng đóng ở địa phơng
- Cơ quan , tổ chức cấp tỉnh
- Cơ quan, tổ chức cấp huyện
- Cơ quan, tổ chức cấp xã