Bài giảng Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh: Chương 8 Kỹ năng viết trình bày về quá trình soạn thảo tài liệu các mẫu thư từ trong doanh nghiệp Thạc sĩ Nguyễn Văn Chương

Đại học Kinh tế TP. HCM
cHào m
Ừ
ng
các H
Ọ
c viên
tHam gia L
Ớ
P H
Ọ
c
“Kỹ năng giao tiếp trong doanh nghiệp”
1Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
2Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
3Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
NỘI DUNG

Phần1: QUÁ TRÌNH SOẠN THẢO TÀI LIỆU & CÁC
MẪU THƯ TỪ TRONG DOANH NGHIỆP

Phân2: SOẠN THẢO TÀI LIỆU & CÁC PHÂN ĐOẠN

Phần3: KIẾN TRÚC CÚ PHÁP TRONG THƯ TỪ
DOANH NGHIỆP

Phần4: LỰA CHỌN TỪ NGỮ
4Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
Phần 1-QUÁ TRÌNH SOẠN THẢO

Giai đoạn chuẩn bị


Giai đoạn phác thảo

Giai đoạn biên soạn

Tránh trở ngại khi viết
5Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
1-Giai đoạn chuẩn bị
1.
Tập trung vào nhiệm vụ
2.
Thu thập thông tin: các phương pháp để
thu thập thông tin:

Phương pháp trực giác

Phương pháp phân tích

Phương pháp phỏng vấn & Tham khảo tài
liệu
6Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
Phương pháp trực giác

Viết tự do

Ghi chú

Trưng cầu ý kiến
7Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
Viết tự do

Viết không mục đích với một cây bút và một tờ
giấy, hay trên máy vi tính, Bạn hãy xác định trước
thời gian làm việc này. Bạn hãy để cây bút của
bạn nhảy múa tuỳ thích trên trang giấy, hay bàn
tay bạn nhảy múa tự do trên bàn phím. Nếu bạn
không thể nghĩ được điều gì để nói ra, thì cứ viết
“không có gì để nói”, viết đi viết lại cho tới khi
nghĩ ra được điều gì đó. Hãy để cho đầu óc thanh
thoát tự nhiên, đừng cố ép buộc mình phải sáng
tác; đừng phân tích.
8Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
Ghi chú

Bạn có thể đem theo sổ nhật ký hay
một cuốn sổ tay để ghi chép, trong một
thời kỳ nào đó. Khi có một ý nghĩ xảy
ra, bạn hãy ghi lại ngay. Hoặc bạn cũng
có thể ghi chú trên máy tính, ghi ngay
những ý nghĩ bất chợt nảy ra.
9Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
Thăm dò ý kiến

Thăm dò ý kiến có hiệu quả phải căn cứ trên hai
giai đoạn khác nhau.
Giai đoạn 1, Ấn định trước một giới hạn thời gian
và hãy ghi nhận mọi ý kiến bằng cách viết chúng
ra hay ghi âm.
Giai đoạn 2, Xem lại các ý tưởng đó, tập hợp
những ý tưởng có liên quan thành từng nhóm và
loại bỏ những ý tưởng không xác đáng. Cuối

cùng, thử phát biểu những ý tưởng đó xem
chúng có nói lên được điều cốt yếu không.
10Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
Phương pháp phân tích
-Tập trung

Tập trung là một kiểu mẫu của kỹ thuật
phân tích trước khi viết. Trước hết, bạn hãy
xác định chủ đề tổng quát. Rồi tập trung chú
ý vào một phương diện của chủ đề. Chia
phương diện đó ra thành nhiều chủ đề nhỏ
cụ thể hơn. Tiếp tục với những phương
diện khác của chủ đề tổng quát cũng bằng
cách đó.
11Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
Phương pháp phân tích
- Phỏng vấn của nhà báo

Phương pháp phỏng vấn của nhà
báo cũng là một khả năng khác.
Bạn hãy trả lời tập hợp các câu hỏi
này: Ai? Cái gì? Ở đâu? Khi nào?
Thế nào? Tại sao?
12Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
Phương pháp phân tích
-Tu từ

Đặt vấn đề theo phương pháp tu từ cũng sẽ làm
nổi bật vấn đề và thu thập thông tin. Vấn đề tu từ
theo tiêu chuẩn nào có thể áp dụng vào trường

hợp cụ thể của bạn – Vấn đề X có ý nghĩa gì? Vấn
đề X có thể được mô tả như thế nào? Những
nhân tố của vấn đề X là nhân tố nào? Thực hiện
công tác X như thế nào? Công tác X phải thực
hiện như thế nào? Hậu quả của vấn đề X là gì? X
tương quan với Y như thế nào?
13Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
Phương pháp phỏng vấn & Tham
khảo tài liệu

Trong phương pháp phỏng vấn Hãy khuyến
khích người khác nói – Khuyến khích bằng
cử chi phi ngôn ngữ như gật đầu, và bằng
lời nói, như “tôi hiểu””vâng, phải”. Để có
được nhiều thông tin nhất, hãy dùng
những câu hỏi mở, Hãy giải thích rộng hoặc
tóm tắt. Hãy hỏi cho rõ chi tiết, lời giải
thích để khuyến khích người ta cung cấp
thông tin cụ thể hơn.
14Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
Phương pháp phỏng vấn &
Tham khảo tài liệu

Nếu bạn tham khảo tài liệu, thì hãy linh
động. Hãy lướt qua những đoạn không xác
đáng; đọc chậm những đoạn quan trọng.
Hãy đọc một cách tích cực, chủ động, ghi
chú ở lề, gạch dưới, ghi lại nhận xét và luôn
luôn cho biết nguồn gốc thông tin.
15Khoa QTKD-Bộ môn QTNS

2-Giai đoạn phác thảo

Phác thảo là sự bộc lộ ý tưởng, sáng tạo. Đây chưa
phải là giai đoạn hoàn chỉnh tài liệu.

Ghi những ý nghĩ ra giấy và đừng quan tâm đến
những khó khăn.

Đánh máy bản phác thảo

Đọc , ghi âm và phác thảo

Chú ý khi đọc cho người cấp dười: 1/Chỉ dẫn mẫu văn
bản; 2/Đọc với giọng bình thường; 3/đọc rõ dấu câu
và phân đoạn; 4/Nhắc lại hay đọc chậm, rõ những
điểm nhấn; 5/ kiểm tra thông tin và cám ơn
16Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
3-Giai đoạn biên soạn

Để dành một khoảng trống thời gian giữa phác
thảo và biên soạn.

Phân tích lại những vấn đề quan trọng và loại bỏ
hay sửa đổi những đoạn không quan trọng.

Kiểm tra lại các mục tiêu của chiến lược giao
tiếp.

Có thể trải rộng bản phác thảo trên mặt giấy và
phân tích, khảo sát bố cục, lý luận và tính mạch

lạc.

Gọt giũa hoàn chỉnh
17Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
3-Giai đoạn biên soạn

Dành khoảng thời gian trống giữa phác
thảo và biên soạn.

Phân tích lại những vấn đề quan trọng.

Loại bỏ hay sửa đổi những đoạn không cần
giữ trước khi tìm cách hoàn thiện.

Kiểm tra lại mục tiêu của chiến lược giao
tiếp.

Có thể trải rộng bản phác thảo trên một mặt
giấy và phân tích.

Gọt giũa bài viết
18Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
Tránh những trở ngại

Viết là một quá trình phức tạp bao gồm nhiều
giai đoạn khác nhau, chứ không phải là một công
thức thần kỳ đơn giản.

Hãy xây dựng kế hoạch thời gian viết của bạn.
Bạn không được viết liền một mạch.


Hãy phân cách quá trình tư tưởng khỏi quá trình
tổ chức trật tự. Hãy sắp xếp tư tưởng một cách
thích hợp cho người đọc; đừng viết đơn thuần
theo thứ tự tư tưởng nảy ra.
19Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
Tránh những trở ngại

Hãy phân cách quá trình tổ chức trật tự ra khỏi
quá trình phác thảo. Hãy tổ chức ý tưởng của bạn
trước khi bạn bắt đầu đặt những ý tưởng đó vào
các đoạn và viết thành câu.

Hãy phân cách quá trình phác thảo với quá trình
biên soạn. Đừng tìm cách biên soạn trong khi
phác thảo.
 Nếu gặp bế tắc trong giai đoạn biên soạn, hãy
tưởng tượng bạn đang đối thoại với người đọc;
viết không mục đích một lúc; đọc vào băng ghi
âm hay đánh máy đoạn đó rồi xem lại sau.
20Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
Tránh những trở ngại

Hãy đánh máy bản phác thảo. Đánh máy một mặt
giấy, cách hai hay ba dòng. Bản đánh máy thường
dễ sửa chữa hơn nhiều.

Dời chuyển các đoạn khi cần. Đừng phí thì giờ
viết lại hay đánh máy lại những đoạn không cần
thay đổi.


Hãy chuẩn bị tinh thần để suy nghĩ lại. Bằng cách
chuẩn bị tinh thần suy nghĩ lại liên tục, bạn có
thể tránh được tâm trạng thất vọng khi có
những thay đổi chiến lược hoặc bố cục xảy ra.
21Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
II-MẪU THƯ TỪ TRONG DOANH NGHIỆP
-THƯ TỪ

Thư từ trong doanh nghiệp là hình thức
chính để giao tiếp với bên ngoài đơn vị.

Thường được quy chuẩn trong doanh
nghiệp.

Thư từ doanh nghiệp bao gồm 7 yếu tố tiêu
chuẩn.
22Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
7 yếu tố tiêu chuẩn của thư từ
1/Tiêu đề:

99 đường Brook

Repulse Bay, Hong Kong

Ngày 28 tháng 03 năm 2010
2/Địa chỉ nơi nhận:

Bà Helen Pellegrin


Trưởng Phòng nhân sự

100 đại lộ Orchard-Singapore
23Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
7 yếu tố tiêu chuẩn của thư từ
3/ Câu chào theo nghi thức

Ông /bà thân mến: (,)
Chú ý: Không dùng dấu “ ; ”
4/ Đề mục
TRẢ LỜI THƯ YÊU CẦU SỐ 233/2009
5/Nội dung chính của thư
6/ Phần kết thúc theo nghi thức có thể đầy đủ tên
họ và chức vụ người viết.
7/Tài liệu tham khảo (Tham chiếu): Góc trái,
phía dưới, tài liệu đính kèm, các bản sao
24Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
MẪU THƯ THÔNG DỤNG
Không thụt đầu hàng
Mỗi dòng bắt đầu ngang với lề trái
Ngày tháng
Tên người nhận
Chức vụ
Địa chỉ
Câu chào hỏi
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Câu chào cuối thư
Chữ ký
25Khoa QTKD-Bộ môn QTNS