Bài giảng Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh: Chương 6 Phản hồi nhằm trình bày về kỹ năng nghe như trông bạn như thế nào Nguyễn Văn Chương

Đại học Kinh tế TP. HCM
cHào m
Ừ
ng
các H
Ọ
c viên
tHam gia L
Ớ
P H
Ọ
c
“Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh ”
1Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
PHẦN 2
QUÁ TRÌNH GIAO TIẾP
(Chiến lược giao tiếp)
2Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
CHƯƠNG 6
PHẢN HỒI
3Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
Quy trình giao tiếp
Người gửi
Phản hồi
Người nhận
Thông điệp
Mã hoá
Giải mã
Mã hoá
Giải mã
Nhiễu

Nhiễu
MÔI TRƯỜNG
4Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
MỤC ĐÍCH
Trong giao tiếp không phải bao hàm
chỉ là gửi thông điệp đi làm sao có
hiệu quả, mà còn bao hàm nhiều vấn
đề hơn nữa. Bạn còn phải đáp ứng lại
thông điệp của người khác nữa.
Chương này sẽ giúp bạn hình thành
các kỹ năng cơ bản để đáp ứng lại có
hiệu quả hơn.
5Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
NỘI DUNG
Kỹ năng nghe:
Trông bạn như thế nào? Bạn cảm thấy và
suy nghĩ như thế nào? Phải nói gì?
Kỹ năng đọc
Sự lĩnh hội qua đọc và tốc độ đọc
Kỹ năng phản hồi
Thực hiện phản hồi - Tiếp nhận phản hồi
6Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
PHẢN HỒI
KỸ NĂNG NGHE
7Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
1. Kỹ năng Lắng nghe
Nghe Nói Đọc Viết
Phải học (Đầu
tiên- Cuối cùng)
Phải sử dụng

(Nhiều nhất- Ít
nhất)
Được dạy
(Nhiều nhất- Ít
nhất)
8Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
Nghe và lắng nghe
Phớt lờ
Đồng cảm
Giả vờ
Chọn lọc
Tập trung
9Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
Phân biệt nghe và lắng nghe
Nghe Lắng nghe
Chỉ sử dụng tai
Tiến trình vật lý,
không nhận thức được
Nghe âm thanh vang đến tai
Tiếp nhận âm thanh theo
phản phản xạ vật lý
Sử dụng tai nghe và trí óc
Giải thích âm thanh, tiếng ồn
Thông tin, để chọn lọc, giữ lại
và loại bỏ
Nghe và cố gắng hiểu thông
tin của người nói
Phải chú ý nghe, giải thích
và hiểu vấn đề
Tiến trình thụ động

Tiến trình năng động, cần
thời gian và nỗ lực
10Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
Lắng nghe là gì
“Quá trình thu nhận,
sắp xếp nghĩa và đáp lại
những thông điệp được
nói ra bằng lời hoặc
không bằng lời.”
(1996, International
Listening Association)
11Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
Lợi ích
♪ Tìm kiếm, chọn lọc, phân loại và lưu trữ
thông tin (4Ss - Search, Sift, Sort and
Store)
♪ Thể hiện sự tôn trọng
♪ Phát hiện sự mâu thuẫn
♪ Phát hiện những điểm then chốt có giá trị
♪ Đánh giá hiểu biết
Lắng nghe
12Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
Huyền thoại về lắng nghe
۩ Lắng nghe kết nối với trí thông minh
۩ Lắng nghe không thể học được
۩ Lắng nghe (Listening) giống như nghe
(Hearing)
۩ Lắng nghe là bản năng
۩ Lắng nghe có nghĩa là đang đồng ý
13Khoa QTKD-Bộ môn QTNS

Những rào cản của lắng nghe
☻
Ảnh hưởng bởi người nói/ diễn giả:
hình
dáng, trang phục, phong cách…
☻
Môi trường xung quanh:
tiếng ồn, chuông
điện thoại, ai đó đi ngang…
☻
Những cảm xúc và thái độ của người
nghe:
♦
Tức giận, bực dọc,
♦ Thiên vị, thành kiến
♦ Tự cao
♦ Phán xét trước, lắng nghe sau
14Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
Thói quen lắng nghe
Không tốt Tốt
Lơ đãng
Để cảm xúc chi phối
Vội vàng phán xét
Bị rối trí, không tỉnh táo
Không ghi chép hoặc ghi
chép mọi thứ
Bỏ quan những thành phần
khó hiểu
Bỏ phí lợi thế thời gian
suy nghĩ

Tận dụng lợi thế thời gian
suy nghĩ
Yêu cầu giải thích
Chăm chú
Nhận biết và kiểm soát cảm xúc
Lắng nghe toàn bộ thông điệp
trước khi phán xét
Tỉnh táo
Ghi chép những ý chính
15Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
Lắng nghe chủ động và hiệu quả
1.Tập trung sự chú ý vào người nói
☻ Thể hiện cho người nói biết sự chú ý
của bạn:
♣ Hãy bắt đầu bằng một thái độ tích cực
và nhiệt tình
♣ Duy trì giao tiếp bằng ánh mắt ngắn và
thường xuyên
♣ Chọn cách diễn đạt bằng điệu bộ
16Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
Lắng nghe chủ động và hiệu quả
1.Tập trung sự chú ý vào người
nói
☻Tạo một môi trường phù hợp
♣ Duy trì một khoảng cách hợp lý
giữa bạn và người nói:
không quá gần hoặc
quá xa
♣ Không để các tác động làm phân
tán hay ngắt quãng:

chuông điện thoại, đối
tượng thứ ba
♣ Gỡ bỏ tất cả các rào cản hữu hình
giữa bạn và người nói:
một đống tài liệu, bàn
quá lớn
17Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
Lắng nghe chủ động và hiệu quả
2. Khuyến khích đối tượng nói
☻ Tạo cơ hội để đối tượng bày tỏ hay trình bày
☻ Đưa ra những khuyến khích bằng lời và không
bằng lời
♣
Sử dụng những cử chỉ tích cực và hỗ trợ:
gật
đầu, vẻ mặt tập trung, giọng điệu, ghi chép
♣ Nói những câu bổ trợ
☻ Hỏi thăm dò một cách lịch sự
♣ S
ử dụng câu hỏi:
câu hỏi đóng, mở
♣ Tr
ánh ngắt lời người nói
18Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
Lắng nghe chủ động và hiệu quả
3. Ph
ản hồi lại những gì đã nghe
♣ Diễn giải:
Nói lại những ý chính đã nghe được
♣ Làm rõ:

Nói lại sự hiểu biết của bạn để kiểm tra
xem có đúng ý người nói hay không
♣ Tóm tắt lại:
Nêu ra những ý chính để tiếp tục
thảo luận hoặc kết thúc thảo luận
♣ Thông cảm: Phản hồi lại những tình cảm đằng
sau nội dung của thông điệp
19Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
Lắng nghe
Nguyên tắc của việc lắng nghe hiệu quả
1. Tìm kiếm những vùng lợi ích.
2. Không chú trọng vào những lỗi của phát biểu.
3. Không vội phán quyết.
4. Lắng nghe những ý tưởng.
5. Ghi chép.
6. Phản ứng tích cực.
7. Chống lại sự lơ đãng.
8. Thách thức những suy nghĩ.
9. Làm tăng hiểu biết với sự suy nghĩ tích cực khi nghe.
10. Giúp đỡ và khuyến khích người nói
20Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
PHẢN HỒI
KỸ NĂNG ĐỌC
2 phương pháp để đọc tích cực là:
Đặt câu hỏi
Kỹ thuật giúp trí nhớ
21Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
Đặt câu hỏi
Các loại câu hỏi:
Câu hỏi ghi nhớ (Câu hỏi hùng biện):

Ví dụ: 4 giai đoạn của chu kỳ sống của sản
phẩm là gì?
Câu hỏi để giải thích : Bao hàm sự biến đổi ý
tưởng thành những hình thức khác.
Ví dụ: Sự chuyển tiếp giữa giai đoạn 2 sang
giao đoạn 3 sẽ được thực hiện như thế nào?
KỸ NĂNG ĐỌC
22Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
Đặt câu hỏi
Các loại câu hỏi:
Câu hỏi áp dụng chuyển khái niệm ra điều
kiện thông thường
Ví dụ: Quan điểm này sẽ được vận dụng trong
các doanh nghiệp Việt Nam như thế nào?
Câu hỏi phân tích xác định những giai đoạn
hợp lý trong quá trình tư tưởng
Ví dụ: “ Anh có thể đi đến kết luận chúng ta cần
tiến hành phương thức mới này như thế nào?
KỸ NĂNG ĐỌC
23Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
Câu hỏi tổng hợp tập hợp thông tin để tạo
ra những ý tưởng mới
Ví dụ: Những giải pháp đưa ra phù hợp
với việc giải quyết vấn đề nảy sinh trong
việc phát động sản phẩm mới của tổ chức
chúng ta như thế nào?
Câu hỏi lượng giá: Đòi hỏi óc phán đoán
Ví dụ: Chúng ta có nên thay đổi thủ tục
hành chính hiện nay không?; Những bế tắc
của thành phố chúng ta là gì?

Đặt câu hỏi
KỸ NĂNG ĐỌC
24Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
Những tóm tắt được thể hiện trong đầu: Bố cục;
Ghi chú; Tóm tắt
Cách thức thực hiện bố cục: Kết luận; những ý
tưởng chính; Chí tiết chứng minh
Chú thích: có thể thực hiện một số cách đơn giản
như: gạch dưới, gạch nhấn; Khoanh tròn; Đặt
trong ngoặc….
Tóm lược: Do chính bạn phải viết ra bao gồm kết
luận và những ý tưởng chính. Bảng tóm lược kiểm
tra sự lãnh hội của bạn, giúp xem lại dễ dàng và
củng cố trí nhớ.
KỸ NĂNG ĐỌC
Kỹ năng giúp trí nhớ
25Khoa QTKD-Bộ môn QTNS