Giáo trình Quản lý thông tin ở nơi làm việc

LỜI NÓI ĐẦU
Giáo trình “Quản lý thông tin ở nơi làm việc” do các giáo viên trường đại
học Công Nghiệp Hà Nội biên dịch để làm tài liệu giảng dạy và học tập cho sinh
viên các ngành kinh tế và các ngành có liên quan. Nội dung giáo trình đề cập một
cách hệ thống những kiến thức và những kỹ năng thu thập, tổ chức và xử lý thông
tin ở nơi làm việc.
Giáo trình này được chia làm 03 chương.
Chương 1: Đề cập đến cách thức thu thập thông tin theo yêu cầu của tổ chức,
xác định các thông tin phù hợp cho việc phân tích, ra quyết định và phát triển kế
hoạch, chiến lược; sử dụng các thiết bịđể thu thập thông tin hiệu quả, quản lý
thông tin điện tử tại nơi làm việc; tạo, lưu và tìm dữ liệu; quản lý các tệp tin và
danh mục; đảm bảo an toàn và bảo mật trong xử lý thông tin; nhận biết những khó
khăn trong truy cập và tổ chức thông tin của một hệ thống điện tử.
Chương 2: Đề cập đến tổ chức thông tin cho việc phân tích và dịch thuật
theo yêu cầu của tổ chức; xử lý thông tin theo chính sách và các quy trình; cập
nhật, sửa đổi, sắp xếp và lưu trữ thông tin theo yêu cầu của tổ chức; nhận biết
những khó khăn trong truy cập và tổ chức thông tin của hệ thống lưu trữ thông tin
trên sổ sách.
Chương 3: Đề cập đến cách lưu giữ các thông tin và hệ thống tập tin theo yêu
cầu của tổ chức; thiết lập và thu thập các tập tin mới; xác định, xóa bỏ và/ hoặc
sắp xếp lại các tập tin không ít và sử dụng đến; cập nhật các bảng chú dẫn; tiếp
nhận những ý kiến đóng góp cần thiết cho công tác xây dựng thông tin trong tương
lai.
Trong quá trình biên dịch, chúng tôi đã cố gắng thể hiện một cách chính xác
nhất nội dung của. Các vấn đề được trình bày một cách rõ ràng, chân thực và có hệ
thống. Tuy nhiên, do những giới hạn về thời gian cho nên chắc chắn còn có những
thiếu sót, chúng tôi mong được sự góp ý của bạn đọc để giáo trình ngày càng được
hoàn thiện. Xin chân thành cảm ơn.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI - - GIÁO TRÌNH GIAO TIẾP 2C
1
Chương 1

THU THẬP VÀ ĐÁNH GIÁ THÔNG TIN
Mỗi tổ chức có một quy trình thu thập và lưu trữ thông tin riêng trong các tài
liệu nêu trên. Trong một hệ thống máy tính, các thông tin sẽ được lưu trữ trong các
cơ sở dữ liệu hoặc trong các tệp tin và trong sổ sách. Các bản ghi sẽ được lưu lại để
sử dụng trong tương lai.
Bạn phải lựa chọn phương pháp hiệu quả nhất để thu thập, lưu trữ và lấy thông
tin một cách nhanh chóng, hiệu quả. Việc này giúp cho các nhân viên trong tổ chức
có thể sử dụng thông tin để cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng.
Nếu như các tập tin trong tổ chức được thiết kế một cách phi khoa học thì bạn
phải tổ chức lại chúng sao cho chúng hoạt động hiệu quả hơn. Hình 2.1 minh họa
các phương pháp hay được sử dụng trong lưu trữ và lấy thông tin.
1. CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN
Tất cả các tài liệu ở trên được tạo ra trên cơ sở dữ liệu hay thư điện tử, các bản
in được tạo ra bằng máy vi tính, hay các thông tin được lưu trữ trên các biểu mẫu
trong máy tính. Các bản ghi thông tin phải được thu thập và lưu trữ sao cho dễ lấy.
- Đối với một hệ thống tập trung, các nhân viên có thể truy cập thông tin trong
ngân hàng thông tin trung tâm. Các bản sao được thu thập trong các ngăn tài liệu để
sắp xếp, phân loại, và lưu trữ trong các thiết bị lưu trữ ở một vị trí trung tâm.
- Đối với một hệ thống phân tán, các cơ sở dữ liệu và bản sao được từng cá
nhân ở từng văn phòng phân loại, sắp xếp, lưu trữ.
Có nhiều phần mềm với giá cả hợp lý như Pagekeeper Pro hay Lost và Found
để tổ chức lại các tệp tin và thư mục. Ngoài ra, còn có phần mềm Power Desk Pro
5. Có thể tải phiên bản 4 từ trang web .
2. CÁC CHÍNH SÁCH VÀ QUY TRÌNH TRONG TỔ CHỨC
Mỗi tổ chức khác nhau có cách thu thập, sử dụng và lưu trữ thông tin khác
nhau tùy thuộc vào các chính sách, thủ tục được áp dụng trong các tổ chức đó. Các
chính sách và thủ tục được đề cập trong chương 4. Các chính sách của công ty là
các quyết định do bộ phận quản lý đưa ra về các hoạt động cần phải thực hiện nhằm
đạt được mục tiêu cuối cùng. Các quy trình tổ chức là các cách thức thực hiện. Mỗi
tổ chức có một cách thực hiện chính sách và có một quy trình riêng. Các thông tin

được sử dụng trong công ty bị ảnh hưởng bởi một số hoặc tất cả các yêu cầu sau:
- Các yêu cầu về chất lượng, an toàn và bảo mật.
- Các yêu cầu và quy định của pháp luật và của tổ chức.
- Các kênh quản lý và kênh trách nhiệm.
- Các nội quy.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI - - GIÁO TRÌNH GIAO TIẾP 2C
2
- Cách thức cập nhật các bản ghi.
- Các chương trình và các quy định về an toàn và sức khỏe của người lao động .
- Các quy định về thông tin.
Tất cả mọi thông tin được tạo ra, được lưu trữ theo những quy trình của tổ
chức để thực hiện ba chức năng của một hệ thống quản lý thông tin tại nơi làm việc.
Một hệ thống quản lý thông tin phải thực hiện ba chức năng sau:
* Chức năng thứ nhất:
Chức năng này là kiểm soát việc tạo lập, lưu trữ và lấy các thông tin/ dữ liệu
cần thiết giúp cho nhân viên trong tổ chức có thể:
- Ra các quyết định.
- Cung cấp thông tin cho các quyết định đã được đưa ra.
- Ghi chép lại các giao dịch phục vụ cho hoạt động kinh doanh .
- Cung cấp cơ sở cho việc ra các kế hoạch quản lý.
- Cung cấp dữ liệu cho việc nghiên cứu các phương pháp và quy trình mới.
- Đáp ứng các yêu cầu về thuế và pháp luật.
* Chức năng thứ hai:
Chức năng này của quản lý thông tin là cung cấp những thông tin/ dữ liệu cần
thiết cho việc:
- Phân tích thống kê phục vụ cho việc ra các quyết định và phát triển các chiến lược
và kế hoạch.
- Là các đầu vào cho các dịch vụ hành chính.
- Cập nhật các nguồn cung cấp, mua hàng.
- Chuẩn bị các báo cáo phục vụ cho việc quản lý.

* Chức năng thứ ba:
Quản lý thông tin cho phép phân tích kiểm toán nội bộ qua đó đánh giá lại
chính hệ thống quản lý các bản ghi.
3. CÁC THIẾT BỊ ĐƯỢC SỬ DỤNG ĐỂ LẤY THÔNG TIN.
Các thiết bị/ công nghệ được sử dụng trong kinh doanh để gửi và nhận thông
tin như máy fax, máy in, máy vi tính và Internet… được đề cập ở chương 3. Thư
điện tử trong chương 1, và hệ thống điện thoại được đề cập ở chương 8. Trong
chương này, chúng ta chỉ đề cập đến các hệ thống được sử dụng để xử lý, tổ chức,
bảo trì và xem xét lại các thông tin trong các tổ chức lớn và nhỏ.
4. CÁC HỆ THỐNG LƯU TRỮ TẬP TRUNG VÀ PHÂN TÁN
Hệ thống quản lý thông tin của bạn là các sổ sách hay là cơ sở dữ liệu điện tử,
người nào chịu trách nhiệm về hệ thống đó hay các hệ thống đó được kiểm soát như
thế nào? Tất cả đều phụ thuộc tổ chức đó là tổ chức gì, lớn hay nhỏ và hệ thống sử
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI - - GIÁO TRÌNH GIAO TIẾP 2C
3
dụng là hệ thống tập trung hay phân tán. Trong bất cứ tổ chức nào thì hai hệ thống
này đều có thể hoạt động đồng thời.
Trong hệ thống lưu trữ tập trung, thì tất cả các bản ghi được lưu giữ ở cùng
một nơi, do một người hay một nhóm người kiểm soát và sử dụng một quy trình.
Trong hệ thống phân tán, mỗi phòng ban, mỗi bộ phận kiểm soát và xây dựng một
hệ thống và một quy trình lưu trữ riêng.
4.1. Quản lý thông tin điện tử.
Các cơ sở dữ liệu điện tử thường được sử dụng trong hệ thống lưu trữ tập
trung. Một hệ thống tập trung sẽ giúp cho mọi người dễ dàng truy cập vào hệ thống
từ bất cứ đâu trong tổ chức. Ví dụ trong một tổ chức lớn như các công ty bảo hiểm,
Telstra hay ngân hàng Commonwealth, các cơ sở dữ liệu lớn của các ngân hàng, các
cơ sở chứa tên, địa chỉ, các giao dịch với khách hàng, nếu sử dụng hệ thống tập
trung thì hàng trăm người đều có thể dễ dàng truy cập một cách nhanh chóng.
* Ưu điểm của một hệ thống lưu trữ tập trung.
Trong một hệ thống lưu trữ tập trung, thì khi cần có thể dễ dàng tìm thấy được

các bản ghi về khách hàng và có thể truy cập ngay lập tức.
- Một hệ thống cơ sở dữ liệu quan hệ.
Hệ thống này giúp cho công tác hành chính tiết kiệm được một nửa thời gian,
cơ sở dữ liệu có thể thay đổi để xử lý tất cả các công việc liên quan đến giấy tờ.
Bạn chỉ cần nhập dữ liệu một lần và sau đó định dạng chúng theo cách mà bạn
chọn. Mỗi công việc chỉ cần làm một lần và đều có thể xem kỹ trước khi in ra. Hệ
thống này lưu trữ tất cả các tài liệu như báo giá, hóa đơn, mẫu thư viết, và các tài
liệu khác có chứa biểu trưng (logo) của công ty và khi cần sẽ tìm chúng bằng các
điều kiện khác nhau như: tên công ty, số công việc, tên mặt hàng…
Với hệ thống cơ sở dữ liệu FileMaker Pro các tổ chức có thể sử dụng để thiết
lập những cơ sở dữ liệu phức tạp hay sử dụng một trong hơn bốn mươi bản mẫu của
chương trình này phục vụ cho hoạt động của tổ chức.
- Nhận biết tiếng nói.
Chúng ta có thể đọc văn bản trực tiếp để ghi vào máy tính, sau đó biên tập,
lưu trữ trong một tập tin. Tập tin này có thể sử dụng bình thường giống như các văn
bản viết khác.
- Tìm kiếm một tập tin bị mất trên cơ sở dữ liệu điện tử.
Đối với một hệ thống quản lý các bản ghi hiệu quả thì một trong những
nguyên tắc cơ bản nhất là phải đơn giản và dễ dàng khi sử dụng. Windows 98/Me
có thể tìm kiếm tập tin bị mất một cách dễ dàng nhờ công cụ Find. Ngay cả khi bạn
không thể nhớ nổi thư mục mà bạn lưu tập tin đó, hoặc ngay cả trong trường hợp
bạn nhớ được nội dung của tập tin nhưng không nhớ nổi tên của tập tin đó thì các hệ
thống này vẫn giúp bạn tìm ra được tập tin bạn cần một cách dễ dàng miễn là bạn
phải nhớ được ít nhất một hoặc hai từ trong tập tin.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI - - GIÁO TRÌNH GIAO TIẾP 2C
4
*Nhược điểm của các tập tin được lưu vào hệ thống máy tính.
Tuy nhiên các tập tin được quản lý trong hệ thống điện tử vẫn tồn tại một số
nhược điểm sau:
- Các tài liệu có thể bị mất khi bị mất điện.

- Các tài liệu có thể bị nhiễm virut.
- Các sự cố như mất điện, tài liệu bị nhiễm virut gây lãng phí nhiều thời gian.
4.2. Hệ thống quản lý thông tin sổ sách.
Đối với một hệ thống quản lý thông tin bằng sổ sách, mỗi khi một cá nhân cần
một tài liệu nào đó thì đều phải có ý kiến đề đạt chính thức và tài liệu được ghi chép
lại một cách thủ công. Tất cả những công việc đó đều mất rất nhiều thời gian.
Trong hầu hết các tổ chức, hiện nay hai hệ thống quản lý điện tử và hệ thống
sổ sách hoạt động đồng thời. Tuy nhiên trong tương lai các tổ chức sẽ sử dụng hệ
thống quản lý điện tử. Ví dụ như trong các trung tâm y tế và trung tâm nha khoa tồn
tại cùng lúc hai hệ thống quản lý trên. Các bản ghi của bệnh nhân được lưu vào máy
tính và có thể dễ dàng truy cập và kiểm tra, còn các ghi chú của bác sĩ thì được lưu
vào sổ sách trong phòng riêng.
Hình 2.1. Minh họa các phương pháp thu thập và lưu trữ thông tin. Bạn phải
lựa chọn phương pháp nào phù hợp nhất cho các tài liệu của tổ chức bạn. Ví dụ nếu
bạn làm việc trong một công ty luật hay một công ty về kế toán thì bạn cần lưu trữ
vào hệ thống nào có thể bảo mật được thông tin. Các tủ đựng hồ sơ bằng kim loại
có thể khóa được, nhưng những khay hoặc giá đựng tài liệu thì không thể đảm bảo
được an toàn. Bạn có thể sử dụng máy tính để tạo ra các tài liệu nhưng ngoài ra bạn
phải có phương pháp nào đó để khóa mã tài liệu.
Hình 2.1. Các phương pháp thông thường để thu thập và lưu trữ thông tin
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI - - GIÁO TRÌNH GIAO TIẾP 2C
5
Hoàn thành bài tập 2.1 ở cuối chương
5. MỘT HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN HIỆU QUẢ
Mỗi doanh nghiệp lựa chọn một hệ thống, một quy trình tốt nhất để đáp ứng
nhu cầu của các cá nhân trong tổ chức. Để có đủ thông tin cho việc phân tích, ra
quyết định, phát triển các kế hoạch chiến lược, thì phải chọn một hệ thống quản lý
thông tin đáp ứng bốn yếu tố sau:
- Sử dụng đơn giản, dễ dàng.
- Dễ truy cập.

- Tốc độ xử lý nhanh.
- Đảm bảo an toàn.
5.1. Sử dụng đơn giản, dễ dàng.
Mỗi người trong công ty phải được phát cuốn hướng dẫn các quy trình để giúp
họ làm quen với các quy trình sử dụng trong tổ chức. Ví dụ như tên khách hàng
trong công ty được sắp xếp theo trật tự chữ cái, hay theo số thứ tự hoặc áp dụng cả
hai cách sắp xếp thì sẽ thuận lợi hơn khi sử dụng. Điều này phục thuộc vào số lượng
khách hàng của công ty. Nếu công ty có một lượng lớn khách hàng là các cá nhân
thì sẽ được chia thành các nhóm nhỏ do một người quản lý, còn nếu khách hàng là
các công ty thì sẽ do một nhóm người quản lý.
Hệ thống của công ty bạn có thể là hệ thống điện tử tập trung hoặc là một hệ
thống sổ sách. Cho dù công ty sử dụng bất kỳ hệ thống nào đi nữa thì người sử dụng
phải nắm chắc được các quy trình.
5.2. Dễ truy cập.
Yếu tố quan trọng nhất của bất kỳ hệ thống thông tin nào đó là dễ lấy thông
tin. Các tài liệu được lưu trữ không đúng và không thể lấy ra được khi cần trao đổi
với khách hàng, hoặc khi ra quyết định thì có thể gây ra các hậu quả sau:
- Phá hoại hình ảnh của công ty do tính không hiệu quả.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI - - GIÁO TRÌNH GIAO TIẾP 2C
6
- Làm giảm lòng tin của khách hàng, và bạn có thể mất đi một hợp đồng làm ăn.
- Gây căng thẳng cho bản thân và những người muốn lấy thông tin.
Các quy trình đặt ra khi cần phải kết hợp chặt chẽ với một số phương pháp
định vị tài liệu kể cả với các tài liệu được lấy ra khỏi hệ thống.
5.3. Tốc độ xử lý nhanh.
Lấy thông tin một cách dễ dàng nhanh chóng là mục đích của một hệ thống
quản lý thông tin hiệu quả. Một câu trả lời nhanh chóng, tin cậy, chính xác cho
khách hàng sẽ làm đẹp hình ảnh của công ty.
5.4. Đảm bảo an toàn, bảo mật.
Một trong những vấn đề gây tranh cãi hiện nay là tính an toàn, bảo mật của

thông tin. Các tin tặc (hacker) luôn tìm cách xâm nhập vào máy tính để lấy đi những
thông tin quan trọng. Để đảm bảo cho mạng máy tính được an toàn, bảo mật bạn
cần phải đảm bảo rằng tất cả nhân viên sử dụng hệ thống tuân theo những quy tắc
sau:
- Đảm bảo an toàn cho hệ thống thông tin điện tử.
+ Các nhân viên phải sử dụng mật mã khi muốn sử dụng tài liệu.
+ Các nhân viên phải nghiêm chỉnh tuân thủ các quy trình bảo mật để ngăn những
người không có thẩm quyền truy cập vào.
+ Phải khóa đĩa ghi thông tin khi không sử dụng.
- Đảm bảo an toàn cho hệ thống sổ sách.
+ Các tài liệu mật phải được mã hóa bằng màu sắc để dễ dàng nhận ra khi bị đưa ra
ngoài hệ thống quản lý.
+ Phải lập danh sách những người được phép truy cập vào tài liệu mật, để ngăn
chặn những người không có thẩm quyền sử dụng.
+ Phải khóa tủ đựng tài liệu mật khi không có người quản lý. Không được để tài
liệu quan trọng ở ngoài.
6. CHU TRÌNH CỦA MỘT BẢN GHI.
Quản lý thông tin bao hàm cả chu trình của một bản ghi. Bao gồm:
- Tạo bản ghi (bên trong và bên ngoài).
- Sử dụng.
- Hệ thống và quy trình lưu trữ.
- Nhập dữ liệu.
- Thiết bị lưu trữ.
- Lưu trữ tập tin.
- Kiểm soát .
- Lấy thông tin.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI - - GIÁO TRÌNH GIAO TIẾP 2C
7
- Xóa thông tin.
6 1. Tạo mới ( bên trong và bên ngoài).

Một bản ghi được tạo ra bằng nhiều cách khác nhau:
- Bên ngoài:
+ Một lá thư gửi tới từ một khách hàng.
+ Một lá thư trả lời được sao chép và đánh máy theo mẫu trước khi được gửi đi.
+ Tin nhắn của khách hàng nhận qua điện thoại.
+ Lịch ghi nhớ hay hệ thống máy tính lưu các cuộc gặp.
- Bên trong:
+ Bản ghi nhớ được viết tay hoặc đánh máy và được gửi từ phòng này sang
phòng khác trong nội bộ một công ty.
+ Nhập thẻ kiểm soát dữ liệu để bảo trì hệ thống.
+ Các thông tin về nhân sự được lưu trữ trên cơ sở dữ liệu hoặc trên các thẻ
trong phòng tổ chức.
6.2. Sử dụng.
Các thông tin lưu trữ trong các bản ghi được sử dụng để tạo ra nhiều thông tin
hơn, hoặc được sử dụng làm cơ sở để phân tích và ra các quyết định.
- Một lá thư trả lời khách hàng, hay các bản sao được lưu lại để sau này sử dụng
- Các thông tin trong bản ghi nhớ nội bộ được gửi từ trưởng phòng sản xuất tới
trưởng phòng kinh doanh được dùng để đưa ra các quyết định về sản xuất. Và
sau đó được lưu lại.
- Một tin nhắn từ khách hàng được đưa cho quản lý trả lời những câu hỏi về
phân phối sản phẩm.
- Những cuộc gặp gỡ, giao dịch giữa nhân viên công ty và khách hàng được ghi
lại trong nhật ký của nhân viên và người quản lý được sử dụng để có được
những vụ kinh doanh mới.
- Thẻ kiểm soát dữ liệu hay hệ thống cơ sở dữ liệu được kiểm soát duy trì sao
cho thông tin được cập nhật đầy đủ đảm bảo cho hoạt động công ty được thông
suốt.
- Các vật dụng văn phòng như mẫu thư, giấy photo, kẹp giấy, bút bi và bút chì…
phải được đặt mua trước khi sử dụng hết.
- Các bản ghi lưu trong phòng tổ chức được sử dụng để tính lương và trả lương,

hay để đề cử vào một chức vụ trong tổ chức.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI - - GIÁO TRÌNH GIAO TIẾP 2C
8
7. QUẢN LÝ THÔNG TIN ĐIỆN TỬ TẠI NƠI LÀM VIỆC.
Một hệ thống thông tin điện tử tổ chức các tài liệu giống như là hệ thống sổ
sách ở chỗ nó cũng sử dụng tập tin, thư mục, và thư mục chứa các thư mục.
Nhất là giống như tài liệu được lưu trong tủ tài liệu kim loại. Bạn cần phải
dành thời gian tìm hiểu một hệ thống điện tử hoạt động như thế nào để có thể
hoạt động chúng một cách dễ dàng và hiệu quả.
Ví dụ như Microsoft Windows cho phép bạn sắp xếp các tập tin, thư mục theo
thứ tự abc, có xếp số thứ tự. Bạn cần phải làm việc với hệ thống lưu các tài liệu của
bạn để giúp bạn có thể biết được tài liệu của bạn nằm ở đâu. Như vậy bạn sẽ không
mất nhiều thời gian để tìm kiếm. Sau khi tạo tài liệu, bạn phải lưu tài liệu đó như
thế nào để bạn có thể biết cách lấy tài liệu khi cần.
7.1. Tạo, lưu và lấy tài liệu.
Đối với Microsoft Office hay nhiều hệ thống khác thì các thư mục, tập tin
được tổ chức trực tiếp trên Desktop, My Documents hay trong My computer. Đây là
các thư mục bạn có thể lưu trữ tài liệu.
- Desktop.
Khi sử dụng Windows, màn hình đầu tiên hiện ra được gọi là Desktop. Trên
Desktop có chứa các biểu tượng tương ứng với các công việc phải thực hiện tại
phòng làm việc. Bạn lấy thư mục từ trên bàn, hoàn thành công việc sau đó vứt thư
mục đó đi. Nhưng Desktop lưu tất cả các thư mục như là một tủ đựng tài liệu. Trên
hình 2.2 là tất cả các thư mục trong Desktop có trong thư mục My computer.
Hình 2.2: Các thư mục trong Desktop và My computer.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI - - GIÁO TRÌNH GIAO TIẾP 2C
9
- My computer.
Nhấn đúp vào biểu tượng My Computer một cửa sổ sẽ mở ra chứa rất nhiều
biểu tượng. Sử dụng các biểu tượng này, bạn có thể truy cập được vào nội dung của

các tài liệu. Hình 2.2 là tất cả các thư mục trên My Computer và nội dung trong một
số tập tin. Kích vào dấu cộng ( + ) ở bên trái các thư mục sẽ hiện ra tất cả các tài
liệu trong một thư mục.
- My documents.
Biểu tượng My documents trên desktop là một đường tắt tới các tài liệu lưu
trữ trong khu vực lưu trữ thông tin chính trên đĩa cứng. Bạn có thể tạo ra nhiều thư
mục nhỏ trong thư mục này nếu muốn. Có cả thư mục My Pictures trong thư mục
My documents. Hình 2.3 là ví dụ về các thư mục trong My documents và chi tiết
của các thư mục.
Hình 2.3: Các thư mục trong My documents và chi tiết của các thư mục.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI - - GIÁO TRÌNH GIAO TIẾP 2C
10
Hoàn thành bài 2.2 ở cuối chương
Hoàn thành bài 2.3 ở cuối chương
7.2.Tạo một tài liệu mới.
Tất cả tài liệu tạo ra và lưu lại (và chương trình mà bạn chạy) được lưu trong
đĩa cứng như là các tập tin. Một tập tin có thể chiếm rất ít hoặc nhiều trên ổ cứng.
Các tập tin được đo bằng Kilobytes (KB) hay Megabytes (MB).
Có một số cách để tạo ra tài liệu mới. Dưới đây là hai cách tạo trong Microsoft
Word:
1. Trên desktop, nhấn vào Start, New Office Document sau đó nhấn đúp vào Blank
Document
2. Mở thư mục đích- là thư mục bạn muốn lưu tài liệu mới vào đó. Nhấn đúp vào
biểu tượng My Documents trên desktop. Nhấn chuột phải vào thư mục sau đó di
chuyển mũi tên vào New. Một bảng chọn (menu) các loại tài liệu xuất hiện. Nhấn
vào loại tài liệu mà bạn cần tạo. Hình 2.4 hướng dẫn cách thao tác.
Hình 2.4: Tạo một thư mục mới.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI - - GIÁO TRÌNH GIAO TIẾP 2C
11
7.3. Định dạng tập tin và tài liệu.

Khi bạn lưu tài liệu vào một thư mục, có ba hoặc bốn ký tự ở sau tên của tập
tin chỉ ra loại tài liệu, (hình 2.3 ).Ví dụ:
- Các tài liệu của Microsoft Word có tên kết thúc bằng đuôi “.doc”
- Các tài liệu của Microsoft Excel có tên kết thúc bằng đuôi “.xls”
- Các tài liệu của Microsoft Works có tên kết thúc bằng đuôi “.wks”
- Các tài liệu của Outlook Express có tên kết thúc bằng đuôi “.pst”
Microsoft Word sẽ lưu tài liệu bằng cách lưu từ hay số đầu tiên của trang đầu
tiên. Nếu như dòng đầu tiên là ngày tháng của các lá thư được tạo ra thì sẽ gây ra
nhiều lộn xộn. Do đó bạn cần phải lưu tài liệu theo một cách nhất định chẳng hạn
như theo bảng chữ cái, số thứ tự, hay theo tên giống như cách bạn làm đối với sổ
sách.
7.4. Lưu tài liệu.
Bạn cần phải lưu tài liệu tạo ra sao cho khi cần có thể dễ lấy ra. Hầu hết máy
tính đều tự động lưu tài liệu cho đến khi bạn xóa tài liệu đó đi, Microsoft Word tự
động lưu tài liệu trong My Documents theo thứ tự abc hay theo số thứ tự. Nhưng
bạn cần phải tổ chức tập tin trong một định dạng riêng để có thể dễ dàng, nhanh
chóng nhận ra khi cần lấy thông tin nhanh. Do đó, bạn phải quyết định là bạn tự lưu
tài liệu hay để máy tính lưu lại.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI - - GIÁO TRÌNH GIAO TIẾP 2C
12
Các bước lưu và đặt tên cho tài liệu mới để dễ nhận biết:
1. Sau khi tạo ra một tài liệu,chọn lệnh Save hoặc Save as từ menu File. Hộp
thoại Save as sẽ xuất hiện như trong hình 2.5.
2. Trong hộp thoại Save as, trên đầu hộp sẽ cho biết nội dung các thư mục được
hiển thị ở trong hộp. Hãy nhấn vào mũi tên chỉ xuống để chọn đường dẫn
hay thư mục khác. Hầu hết các chương trình đều chọn My Documents là vị
trí mặc định.
3. Bạn có thể tổ chức các tập tin trong các thư mục con, mỗi thư mục có một
tên riêng liên quan đến loại thư mục. Ví dụ, bạn có thể gửi thư từ thường
xuyên cho rất nhiều khách hàng. Bạn có thể chọn tên của file chính chẳng

hạn như tên khách hàng, sau đó tạo ra các tập tin con đặt tên các chi nhánh
hay các sản phẩm khác nhau. Hãy nhấn vào nút Create a New Folder trên
thanh công cụ của hộp thoại. Một thư mục gọi là New Folder được tự động
tạo ra. Gõ tên mới vào thư mục đó sau đó nhấn phím Enter. Để mở thư mục
nhấn đúp vào biểu tượng thư mục đó.
4. Tên của tập tin hay thư mục có thể rất dài, nhưng có một số quy định khi
chọn tên thư mục. Bạn không được sử dụng các dấu ?,*,>,<, / để đặt tên.
7.5. Mở tập tin.
Bạn có thể mở tập tin bằng cách chọn Open trên menu File. Sẽ xuất hiện một
hộp thoại như hình 2.5 nhưng ghi ở đầu là Open và trong đó liệt kê tất cả các tập tin
trong My Documents. Nếu bạn có nhiều tài liệu, bạn có thể đánh tên của tập tin đó
và sau đó kích vào Open. Nhưng nếu chỉ có ít tập tin (30 đến 40 ) thì bạn có thể tìm
và nháy đúp vào để mở tài liệu. Nếu tập tin ở trong một thư mục khác thì đầu tiên
kích đúp vào thư mục sau đó nháy đúp vào tập tin.
7.6. Quản lý tập tin và thư mục.
Để đảm bảo rằng các tập tin và thư mục không bị lộn xộn, bạn cần phải
thường xuyên dọn dẹp bằng cách:
- Kiểm tra tập tin và thư mục: Đầu tiên kiểm tra tất cả các tập tin và thư mục trên
máy. Nhấn đúp vào biểu tượng My Computer, sau đó vào ổ C, ổ cứng quan trọng
trong máy tính. Bạn sẽ thấy được các thư mục và tập tin. Nhấn vào một tập tin để
đọc thông tin.
- Xóa tập tin và thư mục: Nếu tập tin không còn cần thiết nữa và đã lưu trong máy
từ lâu thì nên xóa đi. Sau khi xóa, tập tin vẫn còn tồn tại trong Recycle Bin. Cho nên
muốn xóa hẳn tài liệu thì bạn phải nhấn chuột phải và chọn Empty Recycle Bin. Nếu
chỉ do sơ ý bạn xóa tập tin đi thì bạn có thể phục hồi bằng cách mở Recycle Bin, và
chọn tập tin sau đó kích vào File/ Restore.
- Sắp xếp lại và di chuyển tập tin: việc này sẽ giúp truy cập dễ dàng.
- Đặt lại tên cho một số tập tin: việc này sẽ giúp cho truy tìm tài liệu dễ dàng hơn.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI - - GIÁO TRÌNH GIAO TIẾP 2C
13

Hoàn thành bài tập 2.4 ở cuối chương
- Sao lưu tập tin và thư mục: Một trong những việc làm thường xuyên, quan trọng
của việc dọn dẹp là sao lưu các công việc mà bạn làm trong ngày đề phòng trường
hợp bị mất điện lúc đó bạn sẽ bị mất những tài liệu quan trọng, hoặc trong trường
hợp bạn dùng chung một hệ thống LAN, có thể một người nào đó truy cập vào tập
tin của bạn và xóa nó đi. Các bước thực hiện:
+ Bạn có thể thiết lập hệ thống một cách tự động để sao lưu tài liệu. Chọn
Save Options trong Microsoft Word, sau đó chọn Save AutoRecoveryInfo
Every – Minutes. Nếu chọn từ 5 đến 10 phút, tài liệu sẽ được tự động lưu vào
cứ sau 5 đến 10 phút, ngay cả khi Word hay Windows bị treo. Nhưng sẽ
không có tác dụng gì khi ổ đĩa cứng bị hỏng. Bạn có thể mất tất cả tài liệu trên
ổ đĩa cứng.
+ Bạn có thể lắp thêm ổ đĩa cứng khác và sao lưu tài liệu vào ổ đĩa thứ hai.
+ Bạn có thể sao tập tin vào một máy tính khác với sự trợ giúp của phần mềm
Ultrabac – có thể tải miễn phí từ trang web: . Nếu tập tin
cần bảo mật thì việc này có thể ảnh hưởng đến việc bảo mật.
+ Các tập tin, thư mục có thể cóp vào băng từ để sao lưu.
Hình 2.5: Hộp thoại “Save as”
Có nhiều cách khác nhau để sao lưu tập tin, như đã nêu trên, nhưng nếu bạn có
các tài liệu quan trọng thì tài liệu đó có thể bị mất khi bị mất điện hoặc máy bị treo,
hay nếu bạn muốn gửi tài liệu đến cho người khác, thì tốt hơn cả là copy ra đĩa
mềm. Có nhiều cách để thực hiện điều này, tuy nhiên có một cách đơn giản nhất
như sau:
1. Đưa đĩa mềm vào trong ổ đĩa mềm. Với máy tính để bàn (PC) ổ đĩa mềm nằm
phía trước mặt CPU, với máy tính xách tay nó nằm ở cạnh bên của máy, ở một số
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI - - GIÁO TRÌNH GIAO TIẾP 2C
14
máy tính xách tay loại siêu mỏng ổ đĩa mềm có dạng một thiết bị ngoại vi được cắm
vào máy tính qua cổng USB hoặc cổng máy in.
2. Copy từ đĩa mềm vào đĩa cứng: Bấm chuột vào menu Start trên màn hình chính

(Desktop), chọn mục Open Office Document di chuyển thanh cuộn đến mục 3½
Floppy, điểm sáng tài liệu cần chọn, nhấp chuột phải và chọn mục menu Sent To,
tiếp theo chọn My Documents.
3. Copy từ đĩa cứng sang đĩa mềm: Bạn chỉ cần đảo ngược “đĩa mềm” và “đĩa
cứng” trong bước 2.
Có một thư mục trong My Documents gọi là Scheduled Tasks. Thư mục này
chứa những công việc mà bạn dự định cho Windows tiến hành một cách tự động. Ví
dụ, bạn có thể lập lịch cho Windows thực hiện công việc dọn dẹp ổ đĩa cứng bằng
cách xóa các File (tập tin) không cần thiết. Công việc lập lịch được thực hiện bằng
cách nhấp chuột vào mục Add Scheduled Tasks và thực hiện các chỉ dẫn tiếp theo.
Ví dụ:
Trước đây, tôi làm việc cho một công ty bảo hiểm lớn ở Melbourn. Tôi là một
quản trị viên ở một chi nhánh, và một trong các công việc của tôi là điều hành một
hệ thống mạng cục bộ (mạng LAN) với khoảng 10 trạm làm việc (10 workstation =
10 PCs). Có một máy tính đặc biệt làm nhiệm vụ sao lưu, nó có nhiệm vụ sao lưu
toàn bộ hệ thống. Tất cả các tài liệu từ các máy tính khác được sao lưu vào một
băng từ có kích thước bằng một băng Video, sau khi sao lưu, tôi phải cho nó vào
một túi sách và mang về nhà để đề phòng trường hợp hệ thống bị hư hại do hỏa
hoạn, hoặc đĩa cứng bị hỏng. Sử dụng băng từ để sao lưu mỗi ngày là một ý kiến
hay, nếu một ngày nào đó dữ liệu bị mất, ít nhất bạn đã có bản sao lưu đến ngày
hôm trước đó, và đương nhiên bạn vẫn có thể nghỉ cuối tuần vui vẻ.
8. NHỮNG KHÓ KHĂN KHI TỔ CHỨC VÀ TRUY NHẬP THÔNG TIN
TRONG HỆ THỐNG ĐIỆN TOÁN.
Nếu bạn có những khó khăn khi tổ chức và truy nhập thông tin, bạn có thể yêu
cầu giúp đỡ nếu không muốn lãng phí thời gian vàng ngọc khi cố gắng tự mình sắp
xếp. Nếu bạn phải hoàn thành công việc trong một khoảng thời gian nhất định bạn
thường có cảm giác mất bình tĩnh. Bạn làm việc như thường lệ và đột nhiên máy
tính có những hành động xử lý bất thường, thậm chí không hoạt động vì những lý
do không rõ ràng. Trong một hệ thống máy tính bạn nên thực hiện các biện pháp
sau:

- Sử dụng menu Help, cách truy nhập dễ nhất là bấm phím F1. Các trang hướng dẫn
hiện ra và bạn có thể dễ dàng đọc và thực hiện theo các hướng dẫn.
- Phần lớn các chương trình đều có mục giải quyết vướng mắc (Troubleshooter)
hướng dẫn bạn tìm hiểu và có các tùy chọn để xử lý.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI - - GIÁO TRÌNH GIAO TIẾP 2C
15
Hoàn thành bài tập 2.5 ở cuối chương
- Nhiều tổ chức lớn, hoặc hệ thống của bạn, có đường dây trợ giúp nóng. Nhưng
thông thường bạn phải xếp hàng đợi và bạn lại không thể lãng phí thời gian của
mình. Do đó nếu có quay số trợ giúp nóng bạn cần ghi nhớ lưu ý các điểm sau:
(a) (Version) Phiên bản phần mềm bạn đang gặp rắc rối.
(b) Phiên bản hệ điều hành Windows đang sử dụng.
(c) Các thông tin chi tiết về máy tính (PC), CPU, RAM, dung lượng đĩa cứng còn
trống v.v.
(d) Nếu bạn đang gặp rắc rối với Internet hoặc E-mail sử dụng đường điện thoại,
đang làm việc trước máy tính bạn có thể giải thích dễ dàng hơn các vấn đề đang gặp
phải. Tuy nhiên bạn chỉ có thể làm điều này ở nhà nếu có đường điện thoại thứ hai.
- Bạn có thể xem trang các câu hỏi thường gặp (FAQ) của phần mềm đang sử
dụng.
- Nếu bạn vẫn không thể giải quyết được hãy cố gắng đi hỏi những đồng nghiệp
khác, có thể họ sẽ biết được cách giải quyết những vấn đề của bạn.
* Tìm các tập tin thiếu.
Nếu bạn gặp trục trặc trong việc tìm tài liệu trong máy tính, hãy mở hộp thoại
“find”.
Nếu bạn gặp khó khăn với hệ thống hồ sơ sổ sách, xem lại phần “Xác định file
bị thiếu” ở phần sau của chương.
Việc bảo dưỡng ổ cứng gồm các thao tác sau: chắp liền – thao tác này sắp xếp
tập tin trên ổ đĩa cứng, quét ổ đĩa – thao tác này sẽ tìm kiếm các lỗi file.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI - - GIÁO TRÌNH GIAO TIẾP 2C
16

Chương 2
HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN SỔ SÁCH
1. TỔ CHỨC VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN CHO CÔNG TÁC PHÂN TÍCH VÀ
DỊCH THUẬT.
Nếu như công việc của bạn như một nhân viên văn thư lưu trữ các sổ sách thì
bạn phải tổ chức, xử lý và giữ gìn tài liệu sạch sẽ và thuận lợi cho việc tìm tài liệu.
Cần phải thực hiện các công việc sau:
- Sử dụng các phương pháp sắp xếp hợp lý (được in trong sách hướng dẫn của
công ty ).
- Chuẩn bị tài liệu cho việc lưu trữ.
- Lập chỉ mục.
- Đánh mã số.
- Để tài liệu vào vị trí hợp lý.
- Theo dõi các tài liệu bị đưa ra khỏi hệ thống.
- Sắp xếp những tài liệu không còn sử dụng (sau khi được sự đồng ý của người
quản lý ).
1.1. Các quy trình lưu trữ.
Như đã đề cập ở trên, một hệ thống thông tin hiệu quả bao gồm sự kết hợp
nhiều nhân tố khác nhau như: dễ sử dụng, tốc độ xử lý nhanh, bảo đảm an toàn. Các
nhân tố có trong hệ thống phải phù hợp với loại hình công ty của bạn. Có thể bạn là
người thiết kế hệ thống hoặc là chỉ người sử dụng.
* Sách hướng dẫn quy trình lưu trữ.
Khi các tài liệu được tổ chức và thông qua thì cần phải đưa vào trong sách
hướng dẫn để mọi người cùng tham khảo. Một sách hướng dẫn phải đề cập đến các
quy trình quản lý thông tin sau:
- Loại thư tín của công ty.
- Các hệ thống phân loại và loại thông tin được lưu trữ trong mỗi khu vực quản
lý.
- Các quy trình được sử dụng để tạo file.
- Các quy trình được sử dụng để lưu trữ và lấy tài liệu.

- Các quy trình ghi nhớ và xóa tài liệu.
- Các quy trình để nhả (release) các tài liệu, trong đó có một danh sách các tên
của những tài liệu mật.
1.2. Chuẩn bị tài liệu cho việc lưu trữ.
Trước khi lưu trữ tài liệu, phải chuẩn bị tài liệu bằng cách kiểm tra, lập chỉ dẫn
và mã hóa tài liệu.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI - - GIÁO TRÌNH GIAO TIẾP 2C
17
1.2.1. Kiểm tra tài liệu.
Đầu tiên, phải tìm dấu nhãn hiệu (dấu bản quyền) vì đây là dấu hiệu cho phép
tài liệu được lưu trữ. Đây có thể là tên họ viết tắt của một người hay là dấu cao su.
Sau đó bạn chuẩn bị tài liệu bằng cách:
- Bỏ hết ghim, kẹp giấy.
- Chữa các bản ghi bị hỏng bằng băng dính.
- Để các tài liệu có liên quan đến nhau vào cùng một file.
1.2.2. Lập chỉ dẫn tài liệu (lập từ khóa).
Quá trình lập chỉ dẫn tài liệu là quá trình quyết định trật tự tên và chữ cái của
tổ chức. Những phần chính của tên, đầu đề hoặc từ khóa, số khóa ví dụ:
JB Morison và công ty TNHH Associates (Morison là từ khóa).
Tiếp theo, hãy nhìn vào phần tên hoặc tiêu đề để xác định đơn vị nào cần sắp
xếp.
1.2.3. Mã hóa tài liệu.
Mã hóa tài liệu là quá trình lựa chọn trật tự chỉ dẫn tên hoặc tiêu đề. Ví dụ như
khi sắp xếp tiêu đề theo trật tự abc, bạn cần phải đánh dấu ở phía trên mỗi từ của
tiêu đề các số 1,2,3,4 … như dưới đây:
Đơn vị 2 3 1 4 5 6
J B Morrison and Associates Pty Ltd
Khi lưu trữ theo thứ tự số hoặc theo mặt hàng, gạch chân hoặc nêu bật từ khóa
hoặc số khóa. Việc này sẽ giúp cho bạn tìm được tài liệu dễ dàng.
* Mã hóa màu.

Mã hóa màu là một trong những phương pháp hữu hiệu để lưu trữ. Ví dụ, công
ty Kinh doanh văn phòng phẩm, chúng ta mã hóa các bản thư copy dựa theo các
cách phân loại khác nhau:
- Phân loại theo trật tự abc – màu trắng.
- Phân loại theo số - màu hồng.
- Phân loại theo chữ và số - màu xanh lá cây.
- Phân loại theo địa lý – màu vàng cam.
- Phân loại theo mặt hàng – màu vàng.
- Phân loại theo trật tự thời gian – màu hồng.
Các bản copy được đánh máy hoặc do nhân viên lưu trữ tạo ra và được xếp
vào những ngăn có liên quan. Nhân viên lưu trữ không phải mất quá nhiều thời gian
để sắp xếp tài liệu.
Một cách mã hóa khác dựa vào các loại tài liệu khác nhau:
- Tài liệu mật – màu đỏ.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI - - GIÁO TRÌNH GIAO TIẾP 2C
18
- Khách hàng – màu xanh da trời.
- Nhà quản lý – màu vàng.
- Nhân viên – màu vàng cam.
Điều này giúp cho chúng ta dễ nhận biết tài liệu khi chúng được lấy ra khỏi hệ
thống. Việc mã hóa màu tài liệu mới theo các lĩnh vực sẽ giúp cho việc tra cứu dễ
dàng hơn.
1.2.4. Các cách lưu trữ.
Tài liệu có thể được phân loại theo sáu cách sau:
- Bảng chữ cái.
- Số thứ tự.
- Chữ cái và số.
- Địa lý.
- Mặt hàng.
- Thời gian.

 Sắp xếp theo bảng chữ cái (Alphabetical classification).
Ví dụ: Sắp xếp theo bảng chữ cái được sử dụng nhiều trên báo chí, danh bạ
điện thoại. Trong danh bạ điện thoại tên người và tên các tổ chức được sắp xếp theo
bảng chữ cái từ A-Z.
Những hướng dẫn quan trọng (Primary guides)
Trong mỗi cách phân loại phải chia các file vào các ngăn khác nhau.
Ví dụ: Trong một hộp thẻ chỉ dẫn, người ta sử dụng một loại thẻ đặc biệt có các
nhãn chỉ định, trên đó ghi các chữ cái (A,B …) được đặt ở trước mỗi khu vực. Việc
này sẽ phân chia các khu vực rõ ràng giúp cho tìm file nhanh hơn. (Tham khảo
hình 2.6).
Hình 2.6: Sắp xếp theo bảng chữ cái.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI - - GIÁO TRÌNH GIAO TIẾP 2C
19
Thẻ chỉ dẫn
Hình 2.6: Sắp xếp theo bảng chữ cái (tiếp)
- Các quy định về phân loại theo bảng chữ cái
Đây là sáu quy tắc cơ bản:
* Quy tắc 1: Trật tự abc. Tên và các tiêu đề được sắp xếp theo các đơn vị.
Tên Đơn vị 1 Đơn vị 2 Đơn vị 3
Antell, J Antell J
Crawford, Alan Crawford Alan
Dayton Distributors Dayton Distributors
Harper Furnishings Harper Furnishings
Reynolds Dress Collection Reynolds Dress Collection
Reynolds Dress Shop Reynolds Dress Shop
Chú ý: Khi các tên ở đơn vị thứ nhất giống nhau, thì đơn vị thứ hai và thứ ba sẽ
quyết định trật tự sắp xếp.
* Quy tắc 2: Con số không thường đứng trước. Ví dụ như: một chữ cái đơn
lẻ thường đứng trước một tên đầy đủ hoặc một từ.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI - - GIÁO TRÌNH GIAO TIẾP 2C

20
Hoàn thành bài tập 2.6 ở cuối chương
Tên Đơn vị 1 Đơn vị 2 Đơn vị 3
J J
J.A. Security J A Security
Jim’s Greek Tavern Jim’s Greek Tavern
(Sắp xếp tất cả các chữ cái có sở hữu cách, ví dụ: Jim’s, nhưng trừ dấu móc lửng)
* Quy tắc 3: Các chữ cái đơn lẻ. Các chữ cái đơn lẻ không phải là viết tắt
được coi như là các đơn vị độc lập, ngay cả khi các chữ cái có liên quan đến nhau.
Tên Đơn vị 1 Đơn vị 2 Đơn vị 3
KB International K B International
Q&I Music Q I Music
* Quy tắc 4: Họ được đặt đầu tiên. Tên của người được chỉ dẫn bằng họ và
được đặt lên đầu tiên. Còn các thành phần khác của tên được sắp xếp theo trật tự tự
nhiên.
Tên Đơn vị 1 Đơn vị 2 Đơn vị 3
Davis J Davis J
James M. Davis Davis James M
John Davis Davis John
Martin Davis Davis Martin
* Quy tắc 5: Từ đầu tiên cho tên của công ty. Coi mỗi từ trong tên doanh
nghiệp như là đơn vị và sắp xếp tên theo trật tự được viết ra.
Tên công ty Đơn vị 1 Đơn vị 2 Đơn vị 3
Freeman Dresses Freeman Dresses
Freeman Travel Agency Freeman Travel Agency
Joseph Freeman Wholesale Joseph Freeman Wholesale
Sara Freeman Flowers Sara Freeman Flowers
* Quy tắc 6: Các con số. Nếu tên công ty có chứa con số, sắp xếp số đó như
là một từ và coi đó như là một đơn vị.
Tên công ty Đơn vị 1 Đơn vị 2 Đơn vị 3

A1 Industries A One (Một) Industries
21 Club Twenty (hai mươi) One (Một) Club
Đối với một số tên đặc biệt có các quy định đặc biệt sau đây:
* Tiền tố: Các tiền tố như ‘De’, ‘Van’, ‘Mac’ và ‘Mc’ được coi như là một
phần của tên và được sắp xếp như trật tự được viết ra.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI - - GIÁO TRÌNH GIAO TIẾP 2C
21
Tên Đơn vị 1 Đơn vị 2 Đơn vị 3
James Dee Dee James
James Delaport Delaport James
James De La Porte De La Porte James
James D’Lando D’Lando James
Mc và Mac. ‘Mc’ được coi như là ‘Mac’. Các tên như ‘Mace’ và ‘Mackay’ được
sắp xếp như là các tên bắt đầu bằng chữ ‘Mc’ và‘Mac’.
Tên có gạch nối ở giữa. Những tên có gạch nối ở giữa được coi như là một đơn
vị, bỏ qua dấu gạch nối.
Tên Đơn vị 1 Đơn vị 2 Đơn vị 3
Gina Knapp Knapp Gina
Rosa Knapp-Forbes Knapp-Forbes Rosa
Robert J.Krups Krups Robert J.
 Sắp xếp theo số thứ tự (Numeric classification).
Trong hệ thống phân loại theo số thứ tự, mỗi file được sắp xếp theo các số thứ
tự. Phân loại theo số và chữ cái là những cách phổ biến nhất trong lưu trữ tài liệu.
Phân loại khách hàng trong các tổ chức lớn được sắp xếp theo chữ số và chữ cái
hoặc sắp xếp theo tên và địa chỉ của khách hàng.
Ví dụ:
- Hóa đơn điện thoại – phân loại theo số tài khoản, tên và địa chỉ của khách
hàng.
- Các thành viên của hiệp hội chơi xe ôtô – phân loại theo số thành viên, tên và
địa chỉ khách hàng.

- Văn phòng thuế Australia – mã hồ sơ thuế, chuỗi số, tên và địa chỉ khách hàng.
- Thông báo giá – phân loại theo số truy cập và tên khách hàng.
- Hợp đồng bảo hiểm – phân loại theo số hợp đồng và tên khách hàng.
- Hóa đơn và báo cáo – phân loại theo số, tên và địa chỉ khách hàng.
- Thư viện – sử dụng cách phân loại thập phân Dewey để chỉ dẫn sách và các tài
liệu khác.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI - - GIÁO TRÌNH GIAO TIẾP 2C
22
Hình 2.7: Sắp xếp theo số thứ tự


Sắp xếp theo số và chữ cái(Alpha – numeric classification).
Hệ thống phân loại theo số và chữ cái sử dụng kết hợp cả số và chữ cái (hình
2.8). Ví dụ, trong một ổ cứng có chứa một loại đinh ốc (nut) và bulông (bolt) được
lưu vào trong kho và được đánh ký hiệu NB, và mỗi cỡ khác nhau sẽ được đánh số
(NB100, NB101, NB102 …).
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI - - GIÁO TRÌNH GIAO TIẾP 2C
23
Hình 2.8: Sắp xếp
theo số và chữ
cái
 Sắp xếp theo địa lý (geographic classification).
Phương pháp này phân loại các bản ghi theo vị trí địa lý. Các tài liệu được sắp
xếp theo thành phố, thị trấn, làng…Ví dụ: hầu hết các công ty lớn thường sắp xếp
hoạt động buôn bán của công ty mình theo các khu vực trong một quốc gia. Chẳng
hạn như công ty kinh doanh văn phòng phẩm chia hoạt động ra làm bốn vùng:
Queensland và khu vực phía bắc, Victoria và Tasmania, New South Wales và khu
vực thủ đô Australia, khu vực phía tây và phía nam Australia.
Các tài liệu như báo cáo kinh doanh được sắp xếp, lưu trữ theo vùng lãnh thổ
và các vùng này được sắp xếp theo chữ cái abc (hình 2.9) và sau đó tên khách hàng

trong các khu vực đó lại được phân loại theo trật tự chữ cái.
Hình 2.9: Sắp xếp theo địa lý
 Sắp xếp theo chủ đề (subject classification ).
Một ví dụ đơn giản về cách phân loại này là khi bạn chia hệ thống lưu trữ của
bạn thành các lĩnh vực có đầu đề như ‘thuế’, ‘Điện ’, ‘Ga’,’Ngày nghỉ’ và ‘Các
khoản đầu tư’. Một công ty may có thể phân loại các lá thư tới khách hàng theo loại
hàng hóa như ‘Áo lụa nữ (màu vàng)’, ‘Váy dài cotton (vải in hoa)’và ‘Xà cạp, len
(màu đen)’. Sau đó trong mỗi chủ đề chúng ta sắp xếp tên khách hàng, địa chỉ theo
trật tự abc. Điều này sẽ giúp cho việc xác đinh được sở thích của khách hàng đối
với từng mặt hàng và giúp cho việc lưu giữ các bản ghi về sản xuất và lưu kho.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI - - GIÁO TRÌNH GIAO TIẾP 2C
24
Ví dụ: hàng hóa công ty kinh doanh văn phòng phẩm được phân loại theo các
chủ đề như ‘phần mềm máy vi tính’, ‘thiết bị văn phòng’. Trong hình 2.10, sử dụng
các mặt hàng ‘thiết bị máy bơm’, ‘thiết bị xây dựng’, và ‘thiết bị điện’ để phân loại.
Hình 2.10: Sắp xếp theo chủ đề.
 Sắp xếp theo thời gian (chronological classification).
Các tài liệu được phân loại theo thời gian được sắp xếp theo trật tự ngày
tháng. Những ứng dụng hiệu quả nhất cho hệ thống này là sổ nhật ký. Đôi khi được
gọi là ‘hồ sơ thẻ’. Các tài liệu được sử dụng về sau này – một ngày, một tuần, một
tháng hay thậm chí một năm sau - được lưu trữ theo ngày liên quan và được lấy ra
vào ngày đó. Hệ thống này được sử dụng như một công cụ gợi nhớ và rất có ích cho
việc phát huy tính hiệu quả cá nhân. Nó có thể được sử dụng với một hệ thống nhật
ký máy tính, nhưng thật ra các tài liệu được lưu trữ trong ô đựng tài liệu hàng ngày
dễ dàng cho việc lấy tài liệu. Hàng tháng mỗi ngăn kéo tủ được gắn nhãn chỉ dẫn.
Có 31 nhãn được gắn lên và đánh số ngày từ 1-31. Sau các phiếu này có các tài liệu
của ngày đó nhưng ở ba hay bốn năm tiếp theo. Các tài liệu được lưu cho đến khi
được xử lý xong. Hàng ngày khi đến công ty bạn lấy tài liệu của ngày đó ra và xử
lý, đặt ô treo tài liệu (suspension file) có đề tên ngày trong tháng vào đằng sau ô
đựng của tháng sau. Các ngày trong tháng được đẩy lên. (Minh họa hình 2.11).

1.2.5. Các thiết bị lưu trữ.
Khi bạn sắp xếp, phân loại tài liệu thì cần phải dán nhãn, và lưu trong các
dụng cụ gập giấy, đặt trong tủ ở một vị trí thuận lợi dễ lấy. Có thể bạn sử dụng các
thiết bị có sẵn và không phải lựa chọn phương pháp quản lý bản ghi. Nhưng có thể
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI - - GIÁO TRÌNH GIAO TIẾP 2C
25