Tầm quan trọng của nguyên tắc “ Bảo đảm cung cấp thông tin qua lại đầy đủ và kịp thời, trung thực và có độ tin cậy cao.DOC

Website: Email : Tel (: 0918.775.368

Lời mở đầu
Nh chúng ta đã biết nền kinh tế nớc ta đang trong quá trình hội nhập và phát
triển, xu thế kinh tế quốc tế hoá ngày càng gia tăng, sự cạnh trạnh nội bộ nền
kinh tế và giữa các quốc gia, các khu vực trên thế giới hết sức gay gắt. Hoạt
động kinh doanh trong thời đại bùng nổ thông tin hiện nay đem đến cho các
doanh nghiệp nhiều thuận lợi cũng nh không ít khó khăn, thách thức. Thông tin
đã và đang trở thành công cụ đắc lực, hỗ trợ rất hiệu quả trong hoạt động quản
lý. Thông tin đợc coi nh hệ thần kinh của hệ thống quản lý. Bất cứ hoạt động
quản lý nào cũng đều liên quan đến thông tin. Do vậy, thông tin là một phạm
trù có vai trò đặc biệt trong hệ thống quản lý, quyết định tới sự tồn tại và phát
triển của doanh nghiệp. Để đảm bảo cung cấp thông tin qua lại đầy đủ và kịp
thời, trung thực và có độ tin cậy cao là một việc hết sức quan trọng.
Vì lí do trên nên em đã chọn đề tài : Tầm quan trọng của nguyên tắc :
Bảo đảm cung cấp thông tin qua lại đầy đủ và kịp thời, trung thực và có độ
tin cậy cao cho bài tiểu luận của mình. Do trình độ và sự hiểu biết còn hạn hẹp
nên bài viết sẽ không tránh khỏi thiếu sót.Em rất mong nhận đợc sự chỉ bảo của
cácThầy, các cô để bài viết đợc hoàn chỉnh.
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Phần I : Cơ sở lý thuyết về Thông tin
1. Khái niệm Thông tin
Thông tin rất đa dạng, đợc hình thành từ những tin tức riêng biệt, dùng để nêu
rõ tính chất của một số đối tợng, sự kiện, hiện tợng và quá trình nào đó. Thông
tin có quá trình hình thành trải qua nhiều giai đoạn:
Thông tin là tập hợp những tin tức làm giàu kho tàng nhận thức của ngời nhận
tin về một số đối tợng, sự kiện, hiện tợng và qui trình nào đó. Nhng thông tin
không phải là tin tức bất kì.
Từ những quan niệm khác nhau về thông tin nói trên, có thể nêu ra định nghĩa
về thông tin trong quản lý:
Thông tin là những tín hiệu mới, đợc thu nhận, đợc cảm thụ và đợc đánh giá là

có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó trong quản
lý.
Định nghĩa trên có thể đợc biểu diễn bằng sơ đồ về quá trình lĩnh hội thông tin:
2. Phân loại thông tin
Việc nghiên cứu phân loại thông tin quản lý có ý nghĩa rất lớn. Về mặt lý
thuyết, phân loại thông tin giúp nghiên cứu kĩ đặc điểm, tính chất và khả năng
sử dụng của từng loại thông tin cũng nh giúp nhà quản lý có cách nhìn nhận có
hệ thống, toàn diện về thông tin quản lý.Về mặt thực tiễn, phân loại thông tin
giúp các cán bộ quản lý nắm vững các hình thức thông tin, u. nhợc điểm của
chúng và những nguyên tắc sử dụng các hình thức và kênh thông tin khác nhau
nhằm đạt đợc hiệu quả quản lý cao nhất.
Có nhiều cách phân loại thông tin trong quản lí nhng thông dụng nhất là nhng
loại phân loại sau đây:
- Theo hình thức thể hiện của thông tin, có thông tin chữ viết, thông tin lời nói
và thông tin bằng các phơng tiện khác.
- Theo tính chất chính thống, thông tin đợc chia thành thông tin chính thức và
thông tin không chính thức:
Dấu hiệu
thông
Hình thành tài liệu Thông tin sử dụng
Tín
hi
Thu
nhậ
Cảm
th
Đánh
giá
Sử dụng thông tin
Website: Email : Tel (: 0918.775.368

+ Thông tin chính thức: là thông tin đợc phát đi theo những qui định của tổ
chức chính thức
+ Thông tin không chính thức: là những thông tin đợc hình thành và lan
truyền theo các quan hệ không chính thức, do vậy nó gắn liền với sự tồn tại và
phát triển của các tổ chức không chính thức bên trong và bên ngoài hệ thống
quản lý.
- Theo chiều của thông tin trong hệ thống quản lý, có thông tin chỉ thị( thông
tin xuống dới) và thông tin báo cáo( thông tin lên trên), thông tin ngang và đan
chéo.
- Theo mối quan hệ với hệ thống quản lý có thông tin bên trong và thông tin
với bên ngoài.
3. Vai trò của thông tin trong quản lý
Trong nền kinh tế hàng hoá, đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc chỉ
đạo thực hiện do bản thân ngời chủ doanh nghiệp tiến hành.Với họ, thông tin
chủ yếu là trí nhớ. Với các doanh nghiệp lớn hoặc toàn bộ nền kinh tế quốc dân,
là những tổ chức hệ thống phức tạp , bao gồm nhiều yếu tố, bộ phận ràng buộc
và tác động qua lại lẫn nhau, đồng thời, chịu ảnh hởng của những điều kiện của
thị trờng. Vì vậy, xây dựng hệ thống thông tin kinh doanh để đảm bảo yêu cầu
của quản lý thông tin là một vấn đề hết sức quan trọng.
- Thông tin là căn cứ để xây dựng chiến lợc của doanh nghiệp. Trong quá trình
xác định các chỉ tiêu chiến lợc, cần thiết tiến hành các tính toán dựa trên
những thông tin xác thực về số lợng, sức lao động, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật
t, tiền vốn và sự kết hợp tối u giữa sức sán xuất, để làm ra sản phẩm lớn nhất
bằng chi phí nhỏ nhất.
- Thông tin là cơ sở để thực hiện hoạch định kinh tế.Trong nền kinh tế thị tr-
ờng, hạch toán kế hoạch kế toán đợc coi là công cụ để tiến hành theo dõi, ghi
chép, tập hợp phân tích, kiểm tra một cách có tổ chức, có kế hoạch các hiện t-
ợng và các qui trình kinh tế.
- Thông tin trực tiếp tác động đến các khâu của quá trình quản lý kinh doanh.
Hiệu quả của quản trị kinh doanh trên qui mô lớn phụ thuộc vào trình độ và

chất lợng của thông tin. Nói chung, muốn tiến hành quản trị kinh doanh phải
có đầy đủ những thông tin sau:
+ Thông tin về việc ổn địnhcủa các quá trình kinh tế- kĩ thuật
+ Thông tin về những thay đổi có thể xảy ra của thông tin bên ngoài và
những phơng án sản xuất có thể thực hiện đợc.
+ Thông tin về việc lựa chọn các phơng án quyết định thích ứng với những
thay dổi bên trong và bên ngoài.
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Phần II : Tầm quan trọng của nguyên tắc
bảo đảm cung cấp thông tin qua lại đầy đủ và
kịp thời, trung thực và có độ tin cậy cao.
Khi thiết lập và vận hành bất kì một tổ chức nào cũng phải tuân thủ, vận
dụng các nguyên tắc chung về tổ chức, những nguyên tắc này xuất phát từ thực
tiễn quản lý và phù hợp với các quy luật khách quan.
Nguyên tắc tập trung dân chủ đợc coi là nguyên tắc cơ bản bao trùm các loại
tổ chức. Tuy nhiên, nó cần đợc vận dụng sát hợp với tính chất từng loại tổ chức
có phơng thức hoạt động khác nhau. Với tổ chức quản lý kinh doanh, đó là
nguyên tắc: tự chủ, tự chịu trách nhiệm, có hiệu lực để đạt kết quả kinh doanh
cao nhất. Từ nguyên tắc chung đó, nhiều nhà khoa học quản lý đã xác lập 8
nguyên tắc, trong đó nguyên tắc bảo đảm cung cấp thông tin qua lại đầy đủ và
kịp thời, trung thực và có độ tin cậy cao đóng một vai trò hết sức quan trọng
trong quan lý. Để quản lý có hiệu quả, các nhà quản lý phải nắm đợc các yêu
cầu của thông tin đó là tính kịp thời và đầy đủ, trung thực và có độ tin cậy cao
của thông tin. Cụ thể nó đợc thể hiện nh sau:
1.Tính kịp thời
Để quản lý có hiệu quả, các nhà quản lý cần nắm vững tình hình một cách kịp
thời, chính xác bằng những con số cụ thể, muốn vậy phải có thông tin, thông tin
trở thành khâu đầu tiên, có tính chất cơ bản trong quản lý.
Tính kịp thời đòi hỏi phải nhanh nhạy nắm bắt thông tin, đồng thời phải nhanh
chóng gia công, điều chỉnh và truyền tải thông tin. Giá trị của thông tin gắn liền

trực tiếp với thời gian cung cấp nó, thời gian tức là của cải là một lập luận đ-
ợc thể hiện rõ ràng trong công tác thông tin. Mặt khác, Thời gian cũng chính
là kẻ thù của thông tin, thời gian làm cho thông tin lỗi thời, vô ích. Tính kịp
thời của thông tin đợc quyết định bởi những điều kiện cụ thể, bởi độ chín muồi
của vấn đề: cung cấp thông tin quá sớm sẽ không có mục đích vì vấn đề còn ch-
a đúng thời điểm hay nói cách khác là cha chín muồi và sự thay đổi của tình
hình sau đó sẽ làm cho thông tin trở nên vô dụng; cung cấp thông tin quá muộn
dẫn đến việc ra quyết định không kịp thời, làm cho quyết định trở nên kém hiệu
quả, làm lỡ thời cơ và những hậu quả to lớn khác.
Mâu thuẫn giữa tính đầy đủ và tính kịp thời đợc khắc phục bằng cách hoàn
thiện kỹ thuật và công nghệ xử lý thông tin, nâng cao trình độ chuyên môn cho
ngời làm công tác thông tin.
Có thể khẳng định rằng tính kịp thời của thông tin đóng vai trò quan trọng để
có thể đa ra những quyết định kịp thời và đa lại nhng hiệu quả kinh tế cao cho
các doanh nghiệp.
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
2. Tính đầy đủ
Trong những năm gần đây, vai trò của thông tin trong qunả lý đã tăng lên mạnh
mẽ. Ngày nay, trong khoa hoc quản lý đã hình thành một quan hệ mới, cho
thông tin là một dạng tiềm năng của quản lý bên cạnh các dạng tiềm năng về
lao động, thuế, thiết bị máy móc, vốn
Thông tin với tính chất, là hình thức liên hệ thờng xuyên giữa chủ thể quản lý
với đối tợng quản lý.Do vậy, Thông tin phải phản ánh đầy đủ mọi khía cạnh của
tình huống giúp cho ngời sử dụng nhận thức đúng tình huống. Tính đầy đủ là
đòi hỏi phải cung cấp cho chủ thể quản lý những thông tin cần thiết và đủ để ra
quyết định có cơ sở khoa học và tác động có hiệu quả đến đối tợng quản lý.
Hiệu quả của quản lý trên mức độ lớn phụ thuộc vào trình độ chất lợng của
thôngtin.Nói chung: muốn tiến hành quản lý phải đầy đủ các thông tin :
+ Thông tin về việc ổn định các quá trình kinh tế- kỹ thuật.
+ Thông tin về những thay đổi xảy ra của môi trờng bên ngoài và những phơng

án hoạt động có thể thực hiện đợc.
+ Thông tin về việc lựa chọn các phơng án quyết định thích ứng với những
thay đổi bên trong và bên ngoài.
Trong lĩnh vực quản lý, thông tin đợc nghiên cứu nhằm phục vụ cho việc đề ra
các quyết định do vậy các các thông tin đa ra phải tuyệt đối đầy đủ để tạo ra các
quyết định chính xác.
3. Tính trung thực và có độ tin cậy cao
ở trên chúng ta đã khẳng định rõ tầm quan trọng của tính kịp thời và tính đầy
đủ của thông tin trong quản lý. Bên cạnh tính kịp thời và tính đầy đủ thìtính
trung thực và có độ tin cậy cao của thông tin cũng đã góp phần để thông tin có
giá tri hơn trong việc đa ra các quyết định.
Do vậy, thông tin cần phải phản ánh trung thực tình khách quan của đối tợng
quản lý và môi trờng xung quanh để có thể trở thành kim chỉ nam tin cậy cho
quản lý. Mặt khác, các nhà quản lý phải xác định rõ đợc nguồn cung cấp thông
tin và để ra đợc những quyết định đúng đắn, các nhà quản lý không chỉ đợc sử
dụng thông tin bên trong mà còn sử dụng các thông tin bên ngoài. Từ đó là căn
cứ vạch ra những chiến lợc kinh doanh phù hợp với doanh nghiệp.
Tính kịp thời, tính đầy đủ, tính trung thực và có độ tin cậy cao là 4 yêu cầu
quan trọng để cấu thành một thông tin có giá trị.Thông tin đợc dùng trong quản
lý gồm nhiều loại nhng chúng đều phải đảm bảo đợc 4 yêu cầu đó. Đó là những
yêu cầu quan trọng giúp các nhà quản lý quản lý tốt hơn và có hiệu quả.