Tầm quan trọng của nguyên tắc “ Bảo đảm sự cung cấp thông tin qua lại đầy đủ và kịp thời, trung thực và có độ tin cậy cao.DOC

Lời nói đầu
Bớc vào thế kỷ thứ 21, loài ngời đang chứng kiến sự chuyển mình vĩ đại
của cuộc cách mạng khoa học công nghệ trong mỗi lĩnh vực của xã hội. Sự phát
triển các xa lộ thông tin liên lạc đã thu hẹp khoảng cách giữa các quốc gia, các
vùng và làm cho mọi ngời có hiểu biết nhanh, đầy đủ hơn về vấn đề mình quan
tâm. Trên thực tế thông tin đã đợc coi là yếu tố quyết định sự thành công của
một tổ chức. V.I Lê Nin đã khẳng định : Không có thông tin thì không có thắng
lợi trong bất cứ lĩnh vực nào, kể cả khoa học, kỹ thuật và sản xuất .
Và trong bất kỳ hoạt động nào của các cơ quan, tổ chức cũng cần có
thông tin. Đối với các hoạt động kinh doanh, thông tin lại càng cần thiết, nó tạo
tiền đề cho sự thành công của doanh nghiệp. Tuỳ theo các nhu cầu lãnh đạo
quản lý của Giám đốc để phục vụ cho điều hành, sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp mà đặt ra những yêu cầu nội dung cụ thể về tổ chức thu thập và xử lý
thông tin.
Marion Harper cho rằng : Quản trị giỏi một doanh nghiệp là biết quản trị
tơng lai của nó, và biết quản trị tơng lai là biết quản trị thông tin . Thông tin đ-
ợc xem là máu của tổ chức; nó là mạch gắn những bộ phận phụ thuộc của tổ
chức lại với nhau. Song không phải thông tin nào cũng có giá trị cho công tác
quản trị. Bởi vậy, em xin chọn đề tài tiểu luận của mình là : Tầm quan trọng
của nguyên tắc : Bảo đảm sự cung cấp thông tin qua lại đầy đủ và kịp
thời, trung thực và có độ tin cậy cao , nhằm làm sáng tỏ thêm tầm quan
trọng của việc cung cấp thông tin trong doanh nghiệp sao cho hoạt động doanh
nghiệp đạt hiểu quả nhất.
1
Em xin chân thành cảm ơn thầy cô trong khoa Quản lý doanh nghiệp đã
giúp đỡ em hoàn thành bài tiểu luận của mình.
2
Tầm quan trọng của nguyên tắc :
Bảo đảm sự cung cấp thông tin qua lại đầy
đủ và kịp thời, trung thực và có độ tin cậy cao
I. Một số nhận thức chung về thông tin trong quản trị

kinh doanh.
1. Khái niệm về thông tin quản trị.
1.1. Thông tin là gì ?
Thông tin là một khái niệm có từ lâu đời. Đây là một khái niệm rất rộng.
Theo nghĩa thông thờng, thông tin thờng đợc hiểu là các tin tức mà con ngời trao
đổi với nhau, hay rộng hơn thông tin bao gồm cả những tri thức về các đối tợng.
Hiểu một cách tổng quát, thông tin là kết quả phản ánh các đối tợng trong sự t-
ơng tác và vận động của chúng.
Nh vậy, thông tin không phải là vật chất nhng thông tin không thể tồn tại
đợc bên ngoài cái giá vật chất của nó, tức là các vật mang tin, những vật mang
tin này có thể là âm thanh (lời nói, tiếng ), chữ viết (sách,báo, ), các biểu đồ,
các băng từ, các nơron thần kinh, hay các ký hiệu tợng trng của một ngôn ngữ
nào đó Ta sẽ gọi chung tập hợp các vật mang tin này là các dữ liệu hoặc các
thông báo.
Tuỳ vào từng lĩnh vực nghiên cứu, mà ngời ta đa ra những định nghĩa
khác nhau giới hạn khái niệm đó lại phục vụ mục đích nghiên cứu.
Dới đây là một số định nghĩa thờng gặp :
3
- Thông tin là những dữ liệu có ý nghĩa, biểu hiện những vấn đề cụ
thể của sự vật, hiện tợng của tự nhiên - xã hội - con ngời. Nó giúp
cho đối tợng tiếp nhận đa ra đợc những quyết định, lựa chọn nhằm
phục vụ cho yêu cầu, mục đích mà họ mong muốn.
- Thông tin là những dữ liệu có thể nhận thấy, hiểu đợc và khi sắp
xếp lại với nhau chúng trở thành những kiến thức cụ thể phục vụ
cho yêu cầu, mục đích của con ngời.
Ngời ta thờng xét một dữ liệu hoặc thông báo về hai mặt :
- Mặt dung lợng thông tin chứa trong dữ liệu hoặc thông báo đó.
Một dữ liệu đợc coi là có dung lợng thông tin lớn nếu nó phản ánh
đợc nhiều mặt, nhiều đặc trng của đối tợng nghiên cứu.
- Mặt chất lợng thông tin chứa trong dữ liệu hoặc thông báo đó. Một

dữ liệu đợc coi là có chất lợng cao nếu nó phản ánh những mặt bản
chất, những đặc trng chủ yếu, quy luật hoạt động và phát triển của
đối tợng nghiên cứu.
Hai mặt dung lợng thông tin và chất lợng thông tin trong một dữ liệu hoặc
thông báo không tách dời nhau, không đối lập nhau.
1.2. Khái niệm thông tin trong quản trị kinh doanh.
Mọi hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh nói chung và quản trị nói riêng
đều cần có thông tin. Thông tin đợc nhiều ngời xem là nguồn lực thứ t.
Thông tin đợc hiểu là :
- Thông tin là những tin tức mới, đợc thu nhận, đợc cảm thụ và đợc
đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một vấn
đề nào đó.
4
- Thông tin là những tin tức đợc chủ thể quản lý nhận thức, đánh giá
là có ích cho việc ra quyết định, hoặc giải quyết một công việc nào
đó trong quá trình quản lý và điều hành.
Nh vậy chúng ta có thể hiểu :
Thông tin quản trị là tất cả những tin tức nảy sinh trong quá trình
cũng nh trong môi trờng quản trị và cần thiết cho việc ra quyết định hoặc để giải
quyết một vấn đề nào đó trong hoạt động quản trị của một tổ chức.
2. Một số đặc trng cơ bản của thông tin.
- Thông tin là những tin tức cho nên nó không thể tồn kho, sản xuất
để dùng dần đợc.
- Thông tin phải thu thập, xử lý mới có giá trị.
- Tính giá trị của thông tin phụ thuộc vào độ cần thiết : thông tin
càng cần thiết càng quý giá.
- Tính hiệu quả của thông tin phụ thuộc vào độ chính xác, đầy đủ và
kịp thời của lợng tin.
2.1. Thông tin gắn liền với quá trình điều khiển.
Bản thân thông tin không có mục đích tự thân. Nó chỉ có tồn tại và có ý

nghĩa trong một hệ thống có điều khiển nào đó. Dù thông tin ở bất kỳ hình thức
nào : Bảng biểu, ký hiệu, mã hiệu, biểu đồ, xung điện v.v đều có thể dễ dàng
thấy rằng nó là yếu tố cơ bản của một quá trình thành lập, lựa chọn và phát ra
quyết định để điều khiển một hệ thống nào đó, hệ thống này có thể trong tự
nhiên, trong xã hội hoặc trong t duy.Quá trình điều khiển thông tin trong quản
trị diễn ra hai chiều. Chiều từ trên xuống và chiều từ dới lên. Song lợng tin từ dới
lên có dung lợng lớn hơn lợng tin từ trên xuống. Dựa vào khối lợng tin từ dới lên
5
để làm cơ sở, ngời quản trị sẽ tiến hành phân tích và xử lý thông tin đó sao cho
đa ra đợc những chiến lợc, phơng kế hành động có hiệu quả.
2.2. Thông tin có tính tơng đối.
Phơng pháp phân tích hệ thống đã khẳng định tính bất định của một quá
trình điều khiển phức tạp. Tính bất định đó chính là tính không đầy đủ thông tin.
Điều này cũng có nghĩa là mỗi thông tin chỉ là một sự phản ánh cha đầy đủ về
hiện tợng và sự vật đợc phản ánh, đồng thời nó cũng phụ thuộc vào trình độ và
khả năng của nơi nhận phản ánh. Tính tơng đối của thông tin thể hiện rất rõ nét
đối với các hệ thống kinh tế - xã hội, vì đây là các hệ thống động, hệ thống mờ,
đối với nhiều mặt còn có thể coi là một hệ thống hộp đen.
2.3. Tính định hớng của thông tin.
Thông tin phản ánh mối quan hệ giữa đối tợng đợc phản ánh và nơi nhận
phản ánh. Đây là một quan hệ hai ngôi. Từ đối tợng đợc phản ánh tới chủ thể đ-
ợc phản ánh đợc coi là hớng của thông tin, thiếu một trong hai ngôi, thông tin
không có hớng và thực tế không còn ý nghĩa của thông tin nữa.
II. Vai trò của thông tin đối với doanh nghiệp.
1. Vai trò bao trùm của thông tin đối với doanh nghiệp.
- Thông tin quyết định sự thành bại của doanh nghiệp.
- Thông tin là cơ sở quan trọng giúp nhà lãnh đạo doanh nghiệp tổ
chức điều hành quản lý doanh nghiệp.
6
- Thông tin giúp cho việc hoạch định kế hoạch kinh doanh và thực

hiện các kế hoạch đó đạt hiệu quả.
- Thông tin trực tiếp giúp cho các hoạt động tác nghiệp hàng ngày
của doanh nghiệp.
Ngoài những tham gia đóng góp trực tiếp trong các công việc tính toán, thống
kê, phân tích phục vụ các hoạt động chuyên môn (nh sản xuất, kinh doanh các
sản phẩm, các mặt hàng khác nhau, phát triển thị trờng tiêu thụ, mở rộng và khai
thác dịch vụ ). Thông tin ngày càng khẳng định vai trò tích cực, có tính quyết
định, đối với các hoạt động quản lý và điều hành, nhất là trong môi trờng kinh
doanh mang tính cạnh tranh gay gắt và xu thế khu vực hoá, toàn cầu hoá.
2. Một số vai trò cụ thể của thông tin đối với doanh nghiệp.
Cũng giống nh các hoạt động khác, quản trị kinh doanh cần nắm vững
tình hình một cách chính xác, kịp thời bằng những con số cụ thể, muốn vậy phải
có thông tin, thông tin trở thành khâu đầu tiên, có tính cơ bản của quản trị kinh
doanh.
2.1. Vai trò công cụ tính toán, phân tích, thống kê, tổng hợp
phục vụ cho việc ra quyết định quản lý.
Ra quyết định là một công việc phức tạp, khó khăn và hết sức quan trọng
của các nhà quản trị. Để ra đợc một quyết định đúng đắn của các nhà quản trị
cần rất nhiều thông tin. Đây là vai trò trớc tiên của thông tin mà con ngời vốn
trông đợi ở hệ thống thông tin, nhằm trợ giúp trong các hoạt động thờng xuyên
nh : thu thập thông tin, phân tích và loại trừ những thông tin không cần thiết :
7
tính toán, phân tích để rút ra những thông tin kết qủa bổ ích, hữu dụng ; chuẩn bị
các thông tin đáp ứng nhu cầu trớc mắt và lâu dài
2.2. Vai trò trợ giúp cho hoạt động quản lý và điều hành của nhà
lãnh đạo và quản lý các cấp.
Trong lĩnh vực tổ chức, hoạch định, lãnh đạo, điều hành, thông tin có vai
trò cực kỳ quan trọng trên các phơng tiện sau :
- Nhận thức vấn đề.
- Cung cấp dữ liệu.

- Xây dựng các phơng án.
- Giải quyết vấn đề.
- Uốn nắn và sửa chữa các sai sót, lệch lạc.
- Kiểm soát.
v.v
Để có đợc các quyết định đúng đắn, những thông tin thu thập và chuẩn bị
sẵn, thông qua phân tích, xử lý mà nhà lãnh đạo và quản lý các cấp sẽ nắm chắc
đợc tình hình, các điều kiện thuận lợi và khó khăn, cả những khả năng chắc chắn
xẩy đến hoặc sẽ chỉ xẩy đến theo xác suất nào đó; kết hợp với những thông tin
chỉ đạo, thông tin pháp lý, thông tin phản hồi - dựa trên các phơng pháp khoa
học khác nhau để hoạch định đờng lối chiến lợc lâu dài, hoặc đa ra những quyết
định, các giải pháp tình thế thích hợp, trong điều kiện hoàn cảnh cụ thể.
2.3. Vai trò cố vấn trợ giúp lãnh đạo trong kinh doanh quản lý và
điều hành sản xuất kinh doanh.
8
Hệ thống thông tin không chỉ dừng lại ở chỗ cung cấp cho nhà quản lý
những thông tin cần thiết phục vụ theo yêu cầu định trớc, mà còn góp phần gợi
mở, t vấn khi thiết kế các phơng án hoặc lựa chọn quyết định tối u. Chính xác
hơn, vai trò cố vấn của nó thể hiện ở nhiều khâu : phân tích tình hình, xác định
mục tiêu, đề xuất và lựa chọn tiêu chuẩn tối u, phơng án tốt hơn, quy định các
điều kiện ràng buộc và xây dựng thuật toán giải thích tổng hợp. Các hệ hỗ trợ
quyết định, hệ phân tích thống kê, hệ chuyên gia đ ợc sử dụng thờng xuyên để
làm tốt công việc cố vấn của mình.
Ngày nay, hệ thống thông tin đợc xem là ngời cố vấn sáng suốt và trung
thực, đáng tin cậy và thực sự cần thiết của mỗi nhà lãnh đạo trong hoạt động
quản lý và điều hành hoạt động của doanh nghiệp.
III. yêu cầu đối với thông tin trong quản trị doanh nghiệp.
Xuất phát từ yêu cầu quản lý, ngời ta sẽ quyết định việc thu thập thông
tin, xử lý, lu trữ, sử dụng khai thác, trao đổi, phổ biến thông tin nh thế nào ? Nh
vậy không phải tất cả mọi thông tin đều đợc đánh giá, xem xét nh nhau, vì vai

trò và ý nghĩa của chúng có thể rất khác nhau, kể cả công dụng trớc mắt hoặc
lâu dài. Số lợng thông tin là vô cùng, trong khi đó, khả năng thu thập và phân
tích, xử lý, lu trữ của trang thiết bị, cho dù mạnh đến mấy cũng chỉ là hữu hạn.
Bởi vậy, quyết định về nguyên tắc, cách thức lựa chọn thông tin là hết sức quan
trọng. Chỉ trên cơ sở quyết định đúng, mới có đủ thông tin để phục vụ cho việc
sử dụng và khai thác một cách có hiệu quả, tránh đợc những lãng phí không cần
thiết.
Để thông tin có thể đợc sử dụng và khai thác có hiệu quả, điều trớc tiên là
thông tin phải có chất lợng, cụ thể và phải đáp ứng đủ các nguyên tắc sau :
1. Thông tin phải đầy đủ.
9
Thông tin phải đầy đủ, nghĩa là phải phản ánh đợc tất cả những khía cạnh
cần thiết, không để xẩy ra tình trạng chỉ cung cấp một vài hình ảnh phiếm diện,
méo mó, lệch lạc về đối tợng đang đợc quan tâm đến. Tính đầy đủ của thông tin
thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý
sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành
động không đáp ứng với đòi hỏi và tình hình thực tế.
Dĩ nhiên, muốn có một danh mục thông tin đầy đủ,ngay từ đầu nhà quản
lý phải có một định hớng đúng đắn, khách quan, mọi quy định phải dựa trên một
phơng pháp luận rõ ràng, khoa học, có khả năng thuyết phục. Hơn nữa để hoạt
động mang tính hiệu quả và tiết kiệm, thông tin cũng phải hàm nghĩa là không
d thừa, không cần thiết, làm lãng phí công của, thời gian. Thực ra, điều này
không hề đơn giản chút nào khi chạy theo yêu cầu tức thời, ngắn hạn. Có những
thông tin hôm nay đã bị bỏ qua, do bị cho là cha mang ý nghĩa thiết thực, ngày
mai có thể lại cần đến, khi đó chúng ta phải mất công thu thập hoặc phục hồi,
rất tốn kém, nhiều khi cơ hội đã lỡ, không thể nào có lại đợc nữa, nhng với tầm
nhìn chiến lợc cần phải thờng xuyên chuẩn bị sẵn thông tin cần thiết cho nhu
cầu sử dụng, khai thác lâu dài.
2. Thông tin phải kịp thời và linh hoạt.

Thông tin phải kịp thời nghĩa là phải thu thập đúng lúc, phản ánh đúng
thực trạng của đối tợng ( theo góc độ thời gian ) để ngời quản lý có đủ thời gian
phân tích, phán đoán, sử lý ngay nếu thấy cần thiết và có thể. Thông tin không
kịp thời không những không giúp đợc gì cho việc ra quyết định, mà đôi khi còn
gây ra phiền toái, rắc rối hoặc có tác động tiêu cực khác. Ví nh một cửa hàng rút
tiền tự động có thời gian trả lời tới 5 phút thì sẽ mất khách hàng rất nhanh.
10