Ưng dụng thẻ từ trong công tác quản lý nhân viên.doc.DOC

lời mở đầu
Công nghệ thông tin ngày càng đợc ứng dụng rộng rãi trong các hoạt
động kinh tế, xã hội. Trong công tác quản lý, công nghệ thông tin đóng vai
trò quan trọng, là công cụ đắc lực giúp cho nhà quản lý trong quá trình quản
lý và ra quyết định. Vì vậy việc nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ
trong hoạt động quản lý và rất cần thiết đối với sinh viên chuyên ngành quản
lý kinh tế.
Thực tế hiện nay tại Việt Nam, việc quản lý nhân sự và quản lý nhân
viên trong các tổ chức kinh tế xã hội còn rất nhiều điều bất cập. Cụ thể trong
công tác quản lý nhân viên tại các Công ty bao gồm rất nhiều vấn đề nhng
vấn đề quan trọng chính là việc kiểm tra đánh giá việc thực hiện nội quy của
Công ty, việc chấm công cũng nh công tác thanh toán tiền lơng cho nhân
viên.
Trong điều kiện nền kinh tế đất nớc đang hội nhập và phát triển thì việc
mỗi một đơn vị kinh tế nói riêng và toàn bộ nền kinh tế đất nớc nói chung
phải gồng mình và chọn ra những công cụ quản lý hữu dụng nhất, kinh tế
nhất là điều cần thiết và cấp bách. Chúng ta đang sống trong một thời đại
mới, thời đại phát triển rực rỡ của công nghệ thông tin đòi hỏi các đơn vị phải
nâng chất tin học hoá quản lý thông tin của mình một cách tốt nhất có thể. Để
làm đợc việc đó cần phải thực hiện việc khảo sát, phân tích và thiết kế một hệ
thống quản lý thông tin bằng máy tính, tơng ứng với đặc điểm hiện tại và
triển vọng phát triển của đơn vị bảo đảm sử lý thông tin hiệu quả nhất.
Trong công tác quản lý doanh nghiệp của ban giám đốc các Công ty
không thể thiếu đợc việc quản lý cán bộ công nhân viên trong Công ty. Một
Công ty hoạt động cần có những biện pháp chặt chẽ để quản lý về giờ giấc,
ngày công, hiệu quả hoạt động của nhân viên trong công ty. Hiện tại các công
ty, các doanh nghiệp hoặc là gặp nhiều khó khăn trong công tác quản lý nhân
viên hoặc là tốn nhiều công sức mới làm tốt đợc việc đó. Vậy với hệ thống
quản lý nhân viên đợc cài đặt sẵn trên hệ thống máy tính, ngời quản lý công
ty có thể nắm bắt đợc toàn bộ các thông tin về việc thực hiện nội quy công ty
của nhân viên một cách đơn giản và khá thuận tiện. Chỉ với một chiếc thẻ từ

toàn bộ thông tin về giờ vào, giờ ra, có mặt hay vắng mặt ... của nhân viên đã
đợc lu vào giữ liệu máy tính của công ty. Công việc này rất hữu hiệu trong
công tác quản lý tiền lơng của công ty. Hiện nay trong nhiều công ty vẫn tồn
tại việc quản lý ngày công của nhân viên một cách thủ công, không khách
1
quan và khoa học. Hàng ngày sau giờ làm việc nhân viên thống kê phải đến
từng phòng ban để ghi nhận nhân viên nào vắng mặt, sau đó ghi vào sổ chấm
công, ngời điều hành mới biết đợc số lợng nhân viên nào vắng mặt trong
ngày, trong tháng và nh vậy sẽ mất rất nhiều thời gian, công sức.
Qua những bất cập trong công tác quản lý nhân sự và nhân viên và đợc sự
chỉ bảo nhiệt tình của cô giáo Lê Thị Hồng Phơng em đã mạnh dạn chọn đề
tài : Ưng dụng thẻ từ trong công tác quản lý nhân viên làm đề tài báo
cáo nghiên cứu khoa học.
Chắc chắn với sự hiểu biết còn hạn chế đề tài này của em sẽ không tránh
khỏi những sai sót, kính mong các thầy cô giáo tận tình giúp đỡ em để em
hoàn thành đề tài này một cách tốt nhất. Em xin chân thành cảm ơn các thầy
cô !
2
Phần I : Vai trò của quản lý nhân viên trong việc nâng cao hiệu quả
sản xuất kinh doanh.
Doanh nghiệp là tế bào của nền kinh tế quốc dân, sự tồn tại và phát triển
bền vững của các doanh nghiệp theo thời gian là sứ mệnh thiêng liêng của
mỗi doanh nghiệp. Để cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển bền vững phụ
thuộc vào rất nhiều yếu tố trong đó yếu tố quan trọng hàng đầu là quản lý
nguồn nhân lực. Trớc những biến động của thị trờng, trớc những đòi hỏi ngày
càng cao của khách hàng, trớc những cạnh tranh ngày càng mãnh liệt, doanh
nghiệp cần phải dựa vào sự huy động toàn bộ nguồn nhân lực của mình, cả
trong doanh nghiệp và ngoài doanh nghiệp.
Nói đến quản lý con ngời là tạo đủ động lực cho từng ngời và kết hợp
cùng chiều các động lực của tất cả mọi ngời. Để tạo động lực cho con ngời

phải hình thành đợc những yếu tố cơ bản chi phối tốt lên động cơ làm việc
của họ. Thứ nhất phải hợp lý hoá chỗ làm việc để tạo ra năng suất lao động
chung cho các doanh nghiệp. Thứ hai, phải đề ra các biện pháp nhằm nâng
cao tinh thần trách nhiệm và ý thức tự quản của mỗi cá nhân, mỗi nhóm công
tác.Thứ ba, mọi ngời đều phải gắn bó với kết quả cuối cùng của phần công
việc mà mình đảm nhận, ngời lao động hiểu rõ họ sẽ đợc nhận thù lao và
phần khen thởng xứng đáng với lao động và sự nỗ lực mà họ đã bỏ ra. Thứ t,
phải có sự phân công rõ ràng, rành mạch để mỗi ngời biết phải làm việc dới
quyền ai, ai sẽ là ngời kiểm tra và thừa nhận thành quả lao động của mình.
Quản lý nguồn nhân lực bao gồm hai việc:
Quản lý con ngời
Tối u hoá nguồn nhân lực
Nh vậy quản lý nguồn nhân lực nói chung và quản lý nhân viên trong các
công ty nói riêng là hết sức quan trọng và cấp bách. Tác động của việc quản
lý nhân viên đến hiệu quả sản xuất kinh doanh là rất lớn. Một khi công tác
quản lý nhân viên thực hiện tốt sẽ khiến cho ngời quản lý nắm đợc tình hình
thực tế về nhân viên của mình. Việc tuân thủ nội quy trong công ty của cán
bộ công nhân viên đợc kiểm tra sát sao sẽ khiến cho ý thức làm việc của họ
cao hơn. Đồng thời, song song với việc kiểm tra giờ vào, giờ ra của cán bộ
công nhân viên là việc thực hiện công tác chấm công và thanh toán lơng. Nếu
cả ba công việc chủ yếu trong công tác quản lý đợc thực hiện tốt là lao động
nhân sự tiền lơng thì coi nh nhiệm vụ của ngời quản lý đã tạm thời
hoàn thành một nửa.
Phần II: Quản lý thời gian làm việc - một nội dung quan trọng của
quản lý nhân viên.
3
Thành công hay thất bại của doanh nghiệp trong công tác quản lý phụ
thuộc vào rất nhiều yếu tố trong đó yếu tố con ngời là quan trọng và phức tạp
nhất. Vì con ngời là một thực thể sống có ý trí có tình cảm nên việc quản lý
họ sao cho hiệu quả là rất khó.

Tại các nớc phát triển nh Anh, Pháp, Nhật, Canada...các công ty hoạt
động kinh tế rất hiệu quả, không chỉ mang tầm cỡ quốc gia mà còn mang tầm
cỡ quốc tế. Sự phát triển không ngừng của các công ty này phải kể tới công
tác quản lý nhân viên rất thành công. Các công ty sản xuất kinh doanh của
các nớc phát triển đã rất nổi tiếng bởi nhân viên của họ hoạt động, sản xuất
với tác phong công nghiệp cao, ý thức của ngời lao động rất cao, vì vậy họ rất
hiếm khi vi phạm các nội quy của công ty. Ngoài việc ngời lao động đợc
trang bị những kiến thức tiên tiến về khoa học công nghệ, họ còn tuân thủ
nghiêm ngặt nội quy của công ty nh : Đi làm đúng giờ, đủ giờ, không bỏ việc
tự ý và có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc.
Để hoạt động của công ty tiến triển và ngày càng có nhiều thành công thì
không chỉ có sự cố gắng của bộ phận lãnh đạo mà chính sự giúp sức của toàn
thể cán bộ công nhân viên của công ty. Con ngời là nguồn nhân lực lớn nhất
của doanh nghiệp, trong khi đó phơng pháp quản lý doanh nghiệp hiệu quả
nhất là cách quản lý trên phơng diện tâm lý. Để cho nhân viên trong công ty
thấy đợc tầm quan trọng của việc tuân thủ các quy tắc đợc đề ra giúp họ làm
việc hiệu quả hơn. Bây giờ đang là thời đại công nghiệp, hình thức lao động
phân tán với thời gian lao động tự do không phù hợp nữa mà thay vào đó là
hình thái lao động tập trung với thời gian lao động bắt buộc. Hình thái lao
động này đã góp phần thúc đẩy xã hội phát triển nh vũ bão, làm nên nhiều kỳ
tích loài ngời. Thời gian làm việc với số giờ đều đặn trong mỗi ngày, số ngày
đều đặn trong mỗi tuần, đợc xuyên suốt liên tục trong nhiều năm chính là một
nguyên nhân làm cho nhiều công ty phát triển cho đến hôm nay.Nh vậy ai
cũng thấy đợc tầm quan trọng của việc quản lý thời gian làm việc trong các
công ty.
Tuy nhiên trong công tác quản lý nhân viên của các công ty cũng gặp
phải rất nhiều vấn đề nh làm thế nào để có thể quản lý giờ giấc làm việc của
cán bộ, công nhân viên trong công ty một cách hiệu quả và tiết kiệm nhất.
III. Thực trạng quản lý nhân viên trong các doanh nghiệp ở Việt
Nam và các vấn đề đặt ra.

4
Mặc dù các tổ chức kinh tế của chúng ta cũng đã và đang rất cố gắng đa
tổ chức mình phát triển và tiến lên, nhng công tác quản lý nhân viên trong các
công ty còn nhiều điều phải lu tâm.
Nh chúng ta đã biết, nguồn nhân lực của chúng ta rất dồi dào. Tuy nhiên
việc sử dụng sao cho có hiệu quả số lao động phong phú này đòi hỏi ngời
quản lý phải có những biện pháp nhạy bén và xác đáng.
Một thực tế mà các công ty ở Việt Nam đang gặp phải đó là tình trạng
nhân viên trong công ty đi làm trễ giờ, cũng nh vấn đề nghỉ việc tự do.
Nguyên nhân một phần là bởi chính tác phong làm việc không khoa học đã
đợc hình thành từ lâu của ngời Việt Nam ta. Lí do thứ hai có thể do công tác
quản lý của các doanh nghiệp cha nghiêm đã tạo cho nhân viên trong công ty
có một thói quen không tốt. Chính bởi những nguyên nhân trên thì trong thời
gian gần đây công tác quản lý nhân viên đã đợc nâng cao hơn nhng không có
nghĩa là đã tốt hơn nhiều.
Tại một số các doanh nghiệp ngời quản lý đã đa ra nhiều biện pháp để
giảm thiểu các vi phạm nội quy của cán bộ công nhân viên nh bố trí các nhân
viên bảo vệ kiểm tra sát sao giờ đi làm, giờ về, ngày nghỉ việc ngày có mặt.
Tuy vậy hiệu quả công việc vẫn cha cao vì vẫn cha thực sự mang tính khách
quan, và nếu áp dụng cho các doanh nghiệp các công ty có hàng trăm, hàng
ngàn cán bộ công nhân viên là điều rất khó. Đồng thời việc chấm công cho
cán bộ công nhân viên trong công ty cũng gặp phải một số vấn đề nh hàng
ngày sau giờ làm việc nhân viên thống kê sẽ đến từng phòng ban để ghi nhận
nhân viên nào vắng mặt, sau đó ghi vào sổ chấm công, ngời điều hành sẽ biết
đợc số lợng nhân viên nào vắng mặt trong ngày, trong tháng và nh vậy sẽ mất
rất nhiều thời gian công sức.
Và tại thời đại khoa học công nghệ phát triển nh hiện nay chúng ta hoàn
toàn có thể yên tâm rằng một khối lợng công việc nh trên sẽ đợc giải quyết
bởi máy tính mà không hề phải mất quá nhiều công sức nữa. Hiện nay trên
thế giới công nghệ thẻ đợc áp dụng cho việc quản lý nhân viên đã trở lên phổ

biến. Chúng ta cần áp dụng rộng rãi khoa học công nghệ để nâng cao hiệu
quả công việc một cách tối đa.
IV. Ưng dụng thẻ từ trong công tác quản lý nhân viên.
1. Thẻ từ là gì?
Thẻ từ là một loại thẻ mà trên đó có chứa toàn bộ các thông tin cần thiết
nh tên cơ quan, logo, tên ngời sử dụng, ảnh...và mặt sau có gắn một băng từ
đã đợc mã hoá.Thẻ từ đợc áp dụng để quản lý ra/vào của cán bộ công nhân
viên trong công ty đồng thời còn đợc dùng nh một chiếc thẻ chấm công. Việc
ứng dụng thẻ từ trong công tác quản lý đã đợc áp dụng từ lâu trên thế giới vì
lợi ích của nó là rất lớn. Tiết kiệm sức lao động, thuận lợi, an toàn và tiết
5