XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ SÁCH TRONG THƯ VIỆN.doc.DOC

Lời Nói Đầu
Hiện nay đất nớc ta đang tiến hành quá trình công nghiệp hoá - hiện đại
hoá. Với mục tiêu đến năm 2010 cơ bản đa nớc ta trở thành một nớc công
nghiệp. Đóng vai trò quan trọng trong quá trình công nghiệp hoá - hiện đại hoá
là ngành công nghệ thông tin (CNTT). Trong vài năm trở lại đây sự phát triển
của ngành CNTT đã tác động mạnh mẽ tới mọi mặt của đời sống kinh tế xã
hội. Việc ứng dụng CNTT vào các hoạt động sản xuất, quản lý, kinh doanh
đã trở thành một xu thế tất yếu đảm bảo cho các công việc đợc thực hiện một
cách có hiệu quả hơn. Có thể coi CNTT là một nguồn lực của tổ chức, là lợi
thế cạnh tranh của tổ chức góp phần tăng hiệu quả hoạt động, tăng khả năng
cạnh tranh cho tổ chức.
Là một sinh viên Tin học-Kinh tế em đã đợc trang bị những kiến thức cơ
bản về kinh tế học và quản trị kinh doanh đồng thời đợc đào tạo những kiến
thức chuyên sâu về tin học và công nghệ phần mềm, có khả năng ứng dụng các
kiến thức này để xây dựng những chơng trình ứng dụng vào cuộc sống.
Trong các th viện hiện nay, hệ thống quản lý sách, quản lý việc mợn
sách, việc sửa đổi, bổ sung sách cũng nh việc quản lý hủy bỏ sách hiện nay vẫn
đang đợc thực hiện bằng tay. Vì vậy con rất nhiều hạn chế trong việc ghi nhận
trả sách và còn rất nhiều phiền phức khi độc giả muốn đọc sách. Mặt khác nó
còn hạn chế về không gian lu trữ và thời gian khi tra đọc sách. Thủ th luôn bận
rộn với bao nhiêu công việc nào là xếp sách theo đúng trật tự của nó, huỷ bỏ
những sách đã mục nát, cập nhật thêm khi có sách mới với việc đánh số má
sách hoàn toàn bằng tay, đó quả thực là một công việc vất vả cần nhiều thời
gian và công sức. Nh vậy vấn đê quản lý sách một cách thủ công tốn rất nhiều
thời gian và công sức của Thủ th, chính vì thế đòi hỏi phải có một chơng trình
quản lý sách bằng máy vi tính làm sao giảm thiểu đợc những khó khăn cho Thủ
1
th là một yêu cầu rất thiết thực trong nghiệp vụ quản lý th viện. Việc quản lý
bằng tin học giúp cho việc quản lý sách đợc nhanh chóng thuận tiện, dễ dàng
hơn và với khối lợng sách lớn, mặt khác khi cần có thể cho ra đợc các báo cáo
tổng hợp thống kê về quản lý sách trong th viện. Xuất phát từ thực tế đó cùng

với chuyên môn đợc đào tạo em nhận thấy việc làm ra một phần mềm hỗ trợ
công tác quản lý sách trong th viện là một đề tài phù hợp với chuyên môn và có
nhiều ứng dụng trong thực tế. Do vậy trong đề án chuyên ngành em chọn đề
tài:
XÂY DựNG Hệ THốNG THÔNG TIN Hỗ TRợ
cÔNG TáC QUảN Lý sách trong th viện
Do quản lý sách trong th viện còn liên quan đến nhiều đối tợng nh: độc
giả, cán bộ trong th viện...cũng do cha có kinh nghiệm đi thực tế vì vậy trong
đề tài này em chỉ thực hiện công tác quản lý riêng về sách. Chơng trình sẽ giải
quyết những vấn đề cơ bản sau: cập nhật sách mới, xóa sách cũ không lu hành,
lu trữ các thông tin liên quan đến tác giả, nhà xuất bản, đa ra các báo cáo thống
kê.
Cấu trúc của đề án
- Lời nói đầu
- Chơng I: Tổng quan về nghiệp vụ trong th viện
- Chơng II: Phơng pháp luận phát triển hệ thống thông tin
trong tổ chức
- Chơng III: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin hỗ trợ
công tác quản lý sách trong th viện
- Phần kết luận
- Phụ lục
Em xin chân thành cám ơn cô Bích Hạnh đã tận tình chỉ bảo hớng dẫn
em trong suốt quá trình thực hiện đề tài này.
2
Chơng I: Tổng quan về nghiệp vụ trong th viện
I. Sơ đồ tổ chức tổng quan của th viện
II. Chức năng, nhiệm vụ và các nghiệp vụ
1. Ban quản lý th viện
Quản lý chung toàn bộ các hoạt động của th viện, là ngời đặt ra
các yêu cầu cho các bộ phận cấp dới.

2. Ban kế hoạch
Lập kế hoạch mua sách mới, thanh lý sách cũ, kế hoạch phục vụ
các nhu cầu đọc sách của các độc giả.
3. Thủ th
Tiếp nhận sách, đánh mã số sách, phân loại sách và kiểm tra độc
giả có thẻ đọc, thống kê và tra cứu sách.
Các công việc chính của Thủ th và các yêu cầu
Các thông tin đầu vào:
- Thống kê sách theo định kỳ:
Có thể theo từng tháng hoặc theo từng quí, năm để biết đợc tổng
quát các vấn đề về sách nh tổng cộng có bao nhiêu quyển sách có trong
th viện , số đầu sách trong mỗi chủ đề là bao nhiêu, có bao nhiêu tác giả
quan hệ với Th viện, chủ đề sách nào hay đợc nhập nhất, Th viện hay
quan hệ với tác giả nào nhất, số lợng sách theo các chủ đề là bao nhiêu.
- Tra cứu sách, cập nhật sách:
3
Ban quản lý th viện
Ban kế hoạch Bộ phận cung ứng sách Thủ th
Trong phần này, thủ th phải có trách nhiệm tra cứu và cập nhật
sách đã có trong th viện, đồng thời có thể thêm bớt hay huỷ bỏ những
sách đã cũ, hay những sách mà không có trong th viện hay đã bị hỏng.
Trong khi thao tác thủ th có thể xem luôn danh sách các sách để có thể
kiểm tra xem ngay khi đó có bao nhiêu sách và có thể xem tên các sách
cũng nh mã sách. Đờng nhiên trong mục này thì mã sách luôn luôn đợc
mặc định là duy nhất.
- Tra cứu , cập nhật tác giả:
Trong phần này thủ th có thể cập nhật chi tiết các thông tin về tác
giả và ngay khi đó có thể xem tên, địa chỉ hay mã tác giả đã quan hệ với
Th viện. Từ đó có thể cập nhật thêm mã, tên tác giả nếu cần thiết. Hoặc
huỷ bỏ những nội dung về tác giả đã không còn quan hệ nữa.

- Lập các báo cáo về tác giả sách, về chủ đề sách, về các nội dung
của sách để có thể kiểm tra hay trình cho cán bộ quản lý th viện biết tình
hình và có thể tra cứu chi tiết nội dung sách. Để từ đó có thể biết đợc
hiện tại trong th viên có bao nhiêu chủ đề sách này, mỗi chủ đề cớ tất cả
bao nhiêu đầu sách, những nội dung cụ thể về tổng chủ đề cũng nh tổng
cuốn sách
- Thủ th cũng có thể thay đổi thông tin của riêng mình.
4. Quan hệ đối ngoại
Th viện có nhiều mối quan hệ với các nhà cung cấp sách, thờng là
các tác giả viết sách đó, đồng thời th viện cũng quan hệ với các nhà xuất
bản sách.
5. Mô tả nghiệp vụ
- Nghiệp vụ cập nhật sách:
4
Hệ thống có nhu cầu nhập sách về khi đó là những sách mà các
độc giả hay đọc nhiều nhất; sách không còn hợp với thời kỳ này nữa thì
đợc huỷ đI, hoặc khi nhà xuất bản có sách mới giới thiệu và gửi bản thảo
về cho th viện, thủ th có trách nhiệm kiểm tra và hỏi ý kiến ban quản lý
để có quyết định nhập sách hay không
Vấn đề huỷ sách khi đã lỗi thời, nội dung không còn phù hợp với
hiện tại, không đáp ứng nhu cầu hiện nay của các độc giả, thì sẽ đợc lấy
ra khỏi hệ thống và chỉnh sửa lại số lợng.
Vấn đề cơ hội và kết quả:
Vấn đề cơ hội Nhân quả Mục tiêu
1.Việc lu trữ khó
khăn và không kịp
thời
Do lu trữ bằng tay
nên rất khó khăn
trong khâu bảo quản

và khâu lu trữ , các
thông tin cập nhật
không kịp thời
Cần tổ chức 1 hệ cơ
sở dữ liệu để dễ dàng
cho việc lu trữ và giúp
cập nhật thông tin
nhanh chóng chính
xác.
2.Việc xử lý số liệu
chậm. Và không
chính xác
1.Do các thông tin đ-
ợc lu trữ trên giấy
bao gồm nhiều loại
khác nhau nên việc l-
u, tìm kiếm, thống kê
sẽ rất chậm.
2.Việc tính toán và
xử lý các số liệu
bằng tay chậm.
Và xử lý không
chính xác
1.Cần lut trữ các
thông tin liên quan
đến sách lên một
ngân hàng cơ sở dữ
liệu. Việc này có thể
quản lý bằng
access,visual foxpro..

2.Giúp cho việc tính
toán và xử lý dữ liệu
nhanh chóng chính
xác hơn
5
3.Việc thống kê theo
định ký và theo các
yêu cầu đột xuất
không kịp thời và
không chính xác
1.Việc thống kê theo
mỗi kì nhất địnhmất
nhiều thời gian,v nếu
thống kê bằng tay rất
chậm. Và không
chính xác
2.Do làm bằng tay sẽ
không đáp ứng kịp
thời nhu cầu đột xuất
về thông tin
1.Giúp việc thống kê
nhanh dễ dàng hơn và
chính xác hơn
2.Hỗ trợ kịp thời các
nhu cầu đột xuất về
công tác thống kê
sách
4.Việc theo dõi các
thông tin theo tong
phân hệ không kịp

thời dễ sai sót và
không có hệ thống
Các thông tin tong
phân hệ đợc lu trữ rất
nhiều do đó việc theo
dõi các thông tin khi
làm bằng tay sẽ mất
rất nhiều thời gian
Giúp dễ dàng theo dõi
các thông tin trong
tổng phân hệ
6
CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHáP LUậN PHáT TRIểN Hệ
THốNG THÔNG TIN TRONG Tổ CHứC
I Tổ chức và thông tin trong tổ chức
1. Hệ thống thông tin
Căn cứ vào mục đích phục vụ của thông tin đầu ra mà ngời ta chia
thành các loại hệ thống thông tin khác nhau: Hệ thống thông tin xử lý giao
dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định, hệ
chuyên gia và hệ tăng cờng khả năng. Chúng ta chỉ tập trung xem xét tới hệ
thống thông tin quản lý trong khuôn khổ đề án môn học lần này.
Các hệ thống thông tin quản lý trợ giúp cho các hoạt động quản lý của
tổ chức. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu đợc tạo bởi các hệ xử lý giao
dịch cũng nh nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Nói chung, chúng tạo ra các báo cáo
cho những nhà quản lý, các báo cáo này tóm lợc tình hình về một mặt đặc biệt
nào đó. Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh
từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lợng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ
thuộc rất nhiều vào việc vận hành của hệ xử lý giao dịch.
2. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin
Cùng một hệ thống thông tin có thể đợc mô tả khác nhau tuỳ theo quan

điểm của ngời mô tả. Mỗi ngời trong tổ chức mô tả hệ thống thông tin theo một
mô hình khác nhau. Khái niệm mô hình này rất quan trọng, nó tạo ra một trong
những nền tảng của phơng pháp phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin.
Có ba mô hình đợc đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin: mô hình
logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong.
7
Mô hình logic mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà
nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa kết quả hoặc dữ liệu
để lấy cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này
trả lời câu hỏi Cái gì? và Để làm gì . Trong đề án này thì mô hình logic
chính là các yêu cầu về việc xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ công tác quản
trị.
Mô hình vật lý ngoài phản ánh hệ thống thông tin dới góc độ của ngòi
sử dụng trực tiếp hệ thống. Nó thể hiện về cái nhìn thấy đợc bên ngoài của hệ
thống nh: Phơng tiện nhập dữ liệu và thao tác với chơng trình, các vật mang
thông tin đầu ra, các hoạt động xử lý và những đối tợng tham gia vào hoạt
động. Mô hình vật lý ngoài có độ ổn định trung bình, nó ít ổn định hơn so với
mô hình logic nhng lại ổn định hơn so với mô hình vật lý trong. Trong đề án
này mô hình vật lý ngoài là các mẫu form để nhập liệu và các mẫu báo cáo theo
yêu cầu ngời sử dụng.
Mô hình vật lý trong phản ánh hệ thống thông tin dới góc độ của nhân
viên kỹ thuật. Nó thể hiện những yếu tố cấu hình về phần cứng, các thiết bị để
8
thực hiện hệ thống, tốc độ xử lý của các thiết bị. Mô hình này có độ ổn định
thấp nhất trong 3 mô hình. Trong đề án này mô hình vật lý trong chính là máy
tính của ngời dùng và máy in để in báo cáo.
3) Cơ sở dữ liệu
Những nhà quản lý luôn phải lu trữ dữ liệu và xử lý dữ liệu phục vụ
cho công việc quản lý kinh doanh của mình. Trong tổ chức, dữ liệu đợc lu trữ
trong những cơ sở dữ liệu có dung lợng lớn thiếu nó thì tổ chức sẽ gặp nhiều

khó khăn trong hoạt động. Nói rằng: Dữ liệu của một tổ chức có vai trò sống
còn là điều khẳng định không hề quá một chút nào.
Ngày nay ngời ta sử dụng máy tính và các hệ quản trị cơ sở dữ liệu để
giao tác với các dữ liệu trong cơ sở dữ liệu.
3.1 Một số khái niệm cơ sở
Thực thể là một đối tợng nào đó mà nhà quản lý muốn lu trữ thông tin
về nó
Trờng dữ liệu dùng để lu trữ thông tin về từng thực thể ngời ta thiết lập
cho nó một bộ thuộc tính để ghi giá trị cho các thuộc tính đó. Mỗi thuộc tính là
một trờng. Nó chứa một mẩu tin về thực thể cụ thể. Nhà quản lý kết hợp với các
chuyên viên hệ thống thông tin để xây dựng nên những bộ thuộc tính nh vậy
cho các thực thể.
Bản ghi là tập hợp bộ giá trị của các trờng của một thực thể cụ thể làm
thành một bản ghi.
Bảng là toàn bộ các bản ghi lu trữ thông tin cho một thực thể tạo ra
một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trờng.
Cơ sở dữ liệu đợc hiểu là tập hợp các bảng có liên quan với nhau đợc
tổ chức và lu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lý của hệ
thống chơng trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều ngời sử dụng
khác nhau, với các mục đích khác nhau.
9
3.2 Những hoạt động chính của cơ sở dữ liệu
Cập nhật dữ liệu: Dữ liệu có thể đến từ cuộc gọi điện thoại, từ phiếu in
sẵn có điền các mục, từ những bản ghi lịch sử, từ các tệp tin máy tính hoặc từ
những thiết bị mang tin khác. Ngày nay, phần lớn những phần mềm ứng dụng
cho phép chúng ta sử dụng giao diện đồ hoạ GUI bằng hình thức các form để
biểu diễn bản ghi của cơ sở dữ liệu với những ô trắng để ngòi sử dụng nhập
thông tin hay đánh dấu các mục đợc chọn.
Truy vấn cơ sở dữ liệu là làm thế nào để lấy đợc dữ liệu từ cơ sở dữ liệu.
Để thực hiện nhiệm vụ này ta phải có một cách thức nào đó để giao tác với cơ

sở dữ liệu. Thông thờng là thông qua một dạng ngôn ngữ truy vấn. Ngôn ngữ
truy vấn có cấu trúc SQL là ngôn ngữ phổ dụng nhất đợc dùng để truy vấn các
cơ sở dữ liệu hiện nay.
Lập báo cáo từ cơ sở dữ liệu: báo cáo là nhũng dữ liệu kết xuất ra từ cơ sở
dữ liệu theo yêu cầu của ngời dùng, đợc tổ chức sắp xếp và đa ra dới dạng in
ấn. Tuy nhiên báo cáo cũng vẫn đợc thể hiện trên màn hình. Lập báo cáo là một
bộ phận đặc biệt của hệ quản trị cơ sở dữ liệu đợc dùng để xử lý và đa cho ngời
sử dụng theo một thể thức xác định đợc.
Cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu: Dữ liệu cần đợc tổ chức theo một cách
nào đó để không d thừa và dễ dàng tìm kiếm, phân tích và tìm hiểu đợc chúng.
Vì vậy cơ sở dữ liệu cần đợc cấu trúc lại. Đối với thực thể việc xác định tên gọi,
xác định trờng, độ rộng các trờng, loại của từng trờng. Toàn bộ cấu trúc đó đợc
gọi là cấu trúc của tệp. Để lu trữ dữ liệu chúng ta cần có cơ chế để gắn kết các
thực thể mà giữa chúng có mối quan hệ với nhau. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu th-
ờng sử dụng 3 mô hình sau để chế ngự các mối quan hệ đó: mô hình phân cấp,
mô hình mạng lới, mô hình quan hệ. Trong đó mô hình quan hệ là mô hình đợc
sử dụng rộng rãi rất hiện nay. Trong mô hình này thì hệ quản trị cơ sở dữ liệu
xem xét và thể hiện các thực thể nh một bảng hai chiều với bản ghi là hàng còn
các trờng là cột. Có một cột đóng vai trò là trờng định danh. Mỗi giá trị của nó
10
xác định một bản ghi duy nhất. Cấu trúc nh vậy có rất nhiều thuận lợi cho việc
thao tác với dữ liệu trên bảng.
II- Phân tích, thiết kế và cài đặt một hệ thống thông tin
1) Phơng pháp phát triển một hệ thống thông tin
1.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin
Những yêu cầu mới của quản lý dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát
triển hệ thống thông tin mới. Các hành động của doanh nghiệp cạnh tranh cũng
có tác động mạnh buộc doanh nghiệp phải có những hành động đáp ứng. Việc
xuất hiện các công nghệ mới cũng dẫn tới việc tổ chức phải xem lại trang thiết
bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình. Cuối cùng vai trò của những

thách thức chính trị cũng không nên bỏ qua. Nói tóm lại các nguyên nhân dẫn
tới sự phát triển một hệ thống thông tin là:
- Những vấn đề về quản lý
- Những yêu cầu mới của nhà quản lý
- Sự thay đổi của công nghệ
- Thay đổi sách lợc chính trị
1.2 Phơng pháp phát triển hệ thống thông tin
Mục đích của dự án phát triển hệ thống thông tin là có đợc một sản
phẩm đáp ứng nhu cầu của ngời sử dụng, mà nó đợc hoà hợp vào trong các hoạt
động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về mặt tài
chính và thời gian định trớc. Không cần thiết chỉ thực hiện một phơng pháp nào
để phát triển một hệ thống thông tin, tuy nhiên không có phơng pháp thì ta có
nguy cơ không đạt đợc những mục tiêu định trớc. Một phơng pháp đợc định
nghĩa là tập hợp các bớc và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát
triển hệ thống chặt chẽ nhng dễ quản lý hơn. Phơng pháp đợc đề nghị ở đây dựa
vào ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phơng pháp hiện đại có cấu trúc để
phát triển hệ thống thông tin. Ba nguyên tắc đó là:
- Nguyên tắc 1 Sử dụng các mô hình
11
- Nguyên tắc 2 Chuyển từ cái chung sang cái riêng
- Nguyên tắc 3 Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic
1.3 Các công đoạn của phát triển hệ thống
Tuỳ theo kết quả của mỗi giai đoạn có thể đôi khi là cần thiết, phải quay
về giai đoạn trớc để tìm cách khắc phục những sai sót. Sau đây là mô tả sơ lợc
các giai đoạn của việc phát triển hệ thống thông tin.
Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu
Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội
đồng giám đốc những t liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi
và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này thực hiện tơng
đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Nó bao gồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu.
- Làm rõ yêu cầu.
- Đánh giá khả năng thực thi.
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu.
Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
Phân tích chi tiết đợc tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu
cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ vấn đề hệ thống
đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề đó, xác
định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định
mục tiêu mà hệ thống thông tin phải đạt đợc. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân
tích chi tiết sẽ quyết định tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới. Giai
đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau:
- Lập kế hoạch phân tích chi tiết.
- Nghiên cứu môi trờng hệ thống đang tồn tại.
- Nghiên cứu hệ thống thực tại.
- Đa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp.
- Đánh giá lại tính khả thi.
12
- Thay đổi đề xuất của dự án.
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết.
Giai đoạn 3: Thiết kế logic
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ
thống thông tin, cho phép loại bỏ các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đợc
những mục tiêu đã đợc thiễt lập ở giai đoạn trớc.Mô hình logic của hệ thống
mới sẽ bao gồm nội dung của đầu ra (Output), nội dung của cơ sở dữ liệu (các
tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và các dữ liệu sẽ đợc nhập vào (Input).
Mô hình logic sẽ phải đợc những ngời sử dụng xem xét và chuẩn y. Thiết kế
logic bao gồm các công đoạn sau:
- Thiết kế cơ sở dữ liệu.
- Thiết kế xử lý.

- Thiết kế các luồng dữ liệu vào.
- Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic.
- Hợp thức hoá mô hình logic.
Giai đoạn 4: Đề xuất các phơng án của giải pháp
Khi mô hình logic đợc xác định và chuẩn y, thì phân tích viên hoặc
nhóm phân tích viên phải xác định các phơng tiện để thực hiện hệ thống này.
Đó là xây dựng các phơng án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Để giúp
ngời sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn các mục tiêu đã định ra
trớc đây, nhóm phân tích sẽ đánh giá các chi phí và lợi ích (cả hữu hình và vô
hình) mỗi phơng án phải có những khuyến nghị cụ thể. Một báo cáo sẽ đợc
trình lên ngời sử dụng và một buổi trình bày đợc thực hiện. Ngời sử dụng sẽ
chọn lấy một một phơng án đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn
trọng các ràng buộc của tổ chức. Đề xuất các giải pháp bao gồm các công đoạn
sau:
- Xác định các ràng buộc tin học và các ràng buộc tổ chức.
- Xây dựng các phơng án của giải pháp.
13
- Đánh giá các phơng án của giải pháp.
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phơng án giải
pháp.
Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn này đợc tiến hành sau khi một phơng án giải pháp đợc lựa
chọn. Thiết kế vật lý ngoài gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trớc hết là một tài
liệu bao chứa tất cả nội dung của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ
thuật và tiếp đó là tài liệu dành cho ngời sử dụng nó mô tả cả phần thủ công và
cả những giao diện với phần tin học hoá. Thiết kế vật lý bao gồm các công
đoạn sau:
- Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài.
- Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra).
- Thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hoá.

- Thiết kế các thủ tục thủ công.
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài.
Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống
Kết quả quan trọng của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá
của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. Những ngời chịu trách nhiệm về
giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu các bản hớng dẫn sử dụng các thao tác
và các tài liệu mô tả hệ thống. Triển khai kỹ thuật hệ thống gồm các công đoạn
sau:
- Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật.
- Thiết kế vật lý trong.
- Lập trình.
- Thử nghiệm hệ thống.
- Chuẩn bị tài liệu.
14
Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác
Đây là việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới đợc thực hiện. Để
việc chuyển đổi này đợc thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế
hoạch một cách cẩn thận. Cài đặt và khai thác bao gồm các công đoạn sau:
- Lập kế hoạch cài đặt .
- Chuyển đổi.
- Khai thác và bảo trì.
- Đánh giá.
2) Triển khai dự án phát triển hệ thống thông tin
2.1 Đánh giá yêu cầu phát triển hệ thống thông tin
Đây là bớc quan trọng cho việc thành công của một dự án. Một sai
lầm phạm phải trong giai đoạn này có thể làm lùi toàn bộ dự án, kéo theo
những chi phí lớn của tổ chức. Đánh giá yêu cầu bao gồm việc nêu vấn đề, ớc l-
ợng độ lớn của dự án và những thay đổi có thể, đánh giá những tác động của sự
thay đổi đó, đánh giá tính khả thi của dự án và đa ra những gợi ý cho những ng-
ời có trách nhiệm ra quyết định. Giai đoạn này phải tiến hành trong thời gian t-

ơng đối ngắn để không kèm theo chi phí và thì giờ. Đây là nhiệm vụ phức tạp
vì đòi hỏi nhà phân tích phải nhìn nhận nhanh và với sự nhạy bén cao, từ đó xác
định nguyên nhân có thể nhất và đề xuất các giải pháp mới, đánh giá tầm quan
trọng của các biến đổi, dự báo các ảnh hởng của chúng. Đánh giá yêu cầu gồm
4 công đoạn
Lập kế koạch: Mỗi giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống cần phải
đợc lập kế hoạch một cách cẩn thận. Mức độ hình thức hoá của kế hoạch sẽ
thay đổi theo quy mô của dự án và theo giai đoạn phân tích. Số lợng và sự đa
dạng của nguồn thông tin phụ thuộc vào kích thớc và độ phức tạp của hệ thống
nghiên cứu. Trong một số dự án có quy mô lớn và có nhiều ngời tham gia vào
thẩm định yêu cầu thì cần xác định nhiệm vụ cho từng thành viên và xác định
phơng tiện kết hợp các nhiệm vụ.
15
Làm rõ yêu cầu: Có mục đích là làm cho phân tích viên hiểu đợc đúng
yêu cầu của ngời sử dụng. Xác định chính xác đối tuợng yêu cầu, thu thập các
yếu tố cơ bản của môi trờng hệ thống. Làm sáng tỏ đợc yêu cầu thực hiện chủ
yếu qua những cuộc gặp gỡ với những ngời yêu cầu sau đó là với những nhà
quản lý. Khung cảnh của hệ thống có thể xem là nguồn và đích của thông tin,
cũng nh các bộ phận, các chức năng và các cá nhân tham gia vào xử lý dữ liệu.
Nói tóm lại phân tích viên hệ thống phải tổng hợp thông tin dới ánh sáng của
những vấn đề đã đợc xác định và những nguyên nhân có thể nhất, chuẩn bị một
bức tranh khái quát về giải pháp để tiến hành đánh giá khả năng thực thi của dự
án.
Đánh giá yêu cầu: việc đánh giá khả thi của một dự án là tìm xem có
yếu tố nào ngăn cản nhà phân tích thực hiện, cài đặt một cách thành công giải
pháp đã đề xuất hay không. Những vấn đề chính về khả năng thực thi là khả
thi về mặt tổ chức, khả thi về mặt tài chính, khả thi về mặt thời hạn, khả thi về
mặt kĩ thuật. Đánh giá khả thi về mặt tổ chức đòi hỏi phải có sự hoà hợp giữa
giải pháp dự kiến với môi trờng tổ chức, xem xét nó có tác động nh thế nào đối
với chính sách nhân sự, quan hệ khách hàng. Tính khả thi về mặt kĩ thuật đợc

16
đánh giá bằng cách so sánh công nghệ hiện đại có hoặc có thể mua sắm đợc với
yêu cầu của hệ thống đề xuất. Khả thi về mặt tài chính là đem so sánh xem lợi
ích hữu hình chờ đợi có lớn hơn tổng chi phí bỏ ra hay không.
2.2 Giai đoạn phân tích chi tiết
a) Mục đích của giai đoạn phân tích chi tiết
Mục đích của giai đoạn phân tích chi tiết là đa ra các chẩn đoán về hệ
thống đang tồn tại, nghĩa là xác định các vấn đề chính và đa ra các nguyên
nhân chính của chúng, xác định các mục tiêu của hệ thống cần đạt đợc và đề
xuất các giải pháp để đạt đợc những mục tiêu đó.
b) Công cụ mô hình hoá
Đó là các công cụ chuẩn cho việc mô hình hoá và xây dựng tài liệu cho
hệ thống. Đó là sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệ thống
Sơ đồ luồng thông tin (IFD) dùng để mô tả thông tin theo cách thức
động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lu trữ trong thế
giới vật lý bằng các sơ đồ.
17