Xây dựng HTTT quản lí bán hàng.doc.DOC

Lời nói đầu
Mục đích cao nhất của mỗi doanh nghiệp trong cơ chế thị trờng hiện nay là
tối đa hoá lợi nhuận. Muốn tối đa hoá lợi nhuận chỉ có thể tăng doanh thu,
giảm chi phí. Có nhiều cách khác nhau để tăng doanh thu giảm chi phí nhng
một trong những giải pháp quan trọng mà doanh nghiệp hiện nay đang áp
dụng đó là tin học hoá hệ thống thông tin (HTTT). Phải tuỳ theo tình hình tài
chính, thời gian nguồn lực,nguồn lực... mà doanh nghiệp mà doanh nghiệp xây
dựng phơng án phát triển HTTT từ thủ công lên tin học hoá từng phần đến tin
học hoá toàn bộ.
Giải quyết vấn đề tăng doanh thu giảm chi phí là nguyên nhân cơ bản đồng
thời còn có những nguyên nhân sau để dẫn tới phát triển một HTTT.
- Những yêu cầu về quản lí dẫn đến sự cần thiết phải có một HTTT mới
- Những vấn đề về quản lí, sự thay đổi về chủ trơng chính sách, pháp luật
cũng có thể dẫn đến phát triển một HTTT.
- Sự xuất hiện của các công nghệ mới cũng đòi hỏi các doanh nghiệp phải
phát triển theo để không bị lạc hậu đồng thời đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh
doanh.
- Sự thay đổi sách lợc chính trị cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến phát triển
một HTTT đơn giản chỉ vì ngời quản lí muốn mở rộng quyền lực của mình mà
chỉ có HTTT mói là phơng tiện đắc lực để thực hiện mong muốn đó Qua một
thời gian tìm hiểu hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Thăng Long em
đã có những hiểu biết nhất định về HTTT hiện tại của công ty và những yêu
cầu đặt ra đối với HTTT này. Vì vậy em đã chọn đề tài Xây dựng HTTT
quản lí bán hàng cho đề án của mình.
Em xin cảm ơn tới sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ nhân viên trong công
ty đã cung cấp những tài liệu quý báu phục vụ cho đề án này.
Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo-tiến sĩ Trơng Văn Tú
đã đóng góp ý kiến để cho đề án của em sớm đợc hoàn thành

1
Phần I
công ty tnhh thăng long và
httt quản lí bán hàng của công ty hiện nay
chơng I
Tổng quan về công ty TNHH Thăng Long
I-Đặc điểm của công ty
Công ty TNHH Thăng Long có trụ sở tại 258 Quận Cầu Giấy Thành Phố
Hà Nội, đợc thành lập 19/08/2000.
Công ty là đơn vị chuyên kinh doanh về các mặt hàng điện tử, điện lạnh.
Công ty đã có hai chi nhánh chi nhánh đặt tại Thành Phố HCM và Thành Phố
Hẩi Phòng. Mỗi chi nhánh đều có nhiệm vụ giống nhau là tiêu thụ, phân phối
sản phẩm tới ngời tiêu dùng hoặc các đơn vị có nhu cầu.
Hiện nay công ty có nhu cầu mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh hơn
nữa cụ thể là phải có 6 chi nhánh ở các vùng kinh tế còn lại của cả nớc.
II-Cơ cấu tổ chức của công ty
- Giám đốc là ngời đứng đầu công ty chịu trách nhiệm trớc pháp luật và quản
li mọi hoạt động kinh doanh của công ty
-Phó giám đốc là ngời trợ giúp giám đốc ra các quyết định đồng thời phụ
trách quản lí nguồn nhân lực, tài chính của công ty.
-Công ty có bốn phòng ban: Phòng marketing, phòng tài chính kế toán,
phòng tổ chức, phòng kinh doanh.
Trong công ty hiện nay có 100 cán bộ công nhân viên, trong đó có 75 ngời
làm ở phòng kinh doanh, còn 25 ngời làm ở các phòng còn lại. Công ty sẽ
tuyển thêm ngời để đáp ứng nhu cầu công ty.
chơng II
HTTT quản lí bán hàng của công ty hiện nay
I-Cơ chế hoạt động của hệ thống
HTTT quản lí bán hàng có ba bộ phận chính là:bộ phận xuất hàng, bộ phận
nhập hàng, bộ phận lên các báo cáo.Mỗi bộ phận có nhiệm vụ riêng cụ thể là:

1.Bộ phận xuất hàng
Khi khách hàng gửi các đơn đặt hàng đến thì bộ phận có nhiệm vụ kiểm tra
đơn đặt hàng có hợp lệ hay không nếu có thì tiếp tục kiểm tra kho hàng xem
có đảm bảo hàng cho khách hay không. Nếu có đủ hàng có thể thoả thuận hợp
đồng bán hàng nếu cha đủ thì báo cho khách hàng đồng thời báo ngay cho bộ
phận nhập
hàng khi hàng về có thể hợp đồng với khách nếu khách hàng vẫn còn nhu cầu.
Sau khi thoả thuận xong về các điều kiện giao bán hàng... thì xuất hàng cho
2
Con
Người
Phần
cứng

DữLiệu
khách hàng đồng thòi phải thanh toán tiền hàng của khách hàng. Các thông tin
về xuất bán hàng sẽ đợc ghi lại vào trong sổ xuất hàng.
2.Bộ phận nhập hàng
Khi có thông báo thiếu hàng của bên xuất thí sẽ lập đơn đặt hàng nhà cung
cấp. Nếu nhà cung cấp mang hàng tới thì bộ phận có trách nhiệm kiểm tra
phiếu hàng mà nhà cung cấp đa cho. Nếu phiếu hàng khớp với đơn đặt hàng
thì chuyển sang kiểm tra hàng trên xe có đúng nh trên phiếu nhập hàng hay
không. Hàng đáp ứng đầy đủ yêu cầu đề ra thì cho nhập kho hàng. Sau khi
hàng đã nhập kho xong thì thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp. Mọi thông
tin về hàng nhập sẽ đợc ghi lại vào sổ nhập hàng.
3.Bộ phận lên báo cáo
Nhiệm vụ của bộ phận là lấy các thông tin về hàng xuất, hàng nhập để lên
báo cáo tổng hợp và báo cáo chi tiết cho nhà quản lí.
Nh vậy đầu vào của hệ thống là các đơn đặt hàng,phiếu nhập hàng.Đàu ra
của hệ thống là các hoá đơn bán hàng (HDBH), phiếu nhập hàng (PNH)

II-Đặc điểm của hệ thống
Hệ thống hiện tại đợc thực hiện chủ yếu trên bảng tính excel, word do đó nó
còn quá đơn giản và quá thô sơ không đáp ứng đựơc nhu cầu của công ty hiện
nay đặc biệt là trong tơng lai.
Hầu hết mọi xử lí đều thực hiện một cách thủ công chính điều này đã làm
chậm rất nhiều khâu của hệ thống trong khi đó đội ngũ cán bộ nhân viên trong
công ty có tới 8 ngời trình độ chuyên ngành tin học và 25 ngời thành thạo tin
học văn phòng.
III-Các vấn đề đặt ra đối với hệ thống
Nh đã nói ở trên hầu hết các khâu đều làm thủ công nên dữ liệu có thể
không chính xác. không đáng tin cậy chỉ riêng điều này thôi cũng đã ảnh hởng
lớn đến các báo cáo do đó sẽ ảnh hởng tới các chiến lợc, các quyết định của
ban lãnh đạo công ty. Mặt khác nó còn làm chậm các khâu giải quyết các đơn
đặt hàng của khách và phiếu nhập hàng của nhà cung cấp. Từ đó đã không
phát huy đợc hết tính năng. mẫu mã, giá cả, chất lợng... của nhà cung cấp nói
chung và công ty nói riêng đồng thời không đáp ứng đợc yêu cầu sở thích của
khách hàng,việc khách hàng tìm đến một đối tác mới là chuyện đơng nhiên
Nh vậy bộ phận đã bỏ lỡ rất nhiều cơ hội làm ăn của mình ảnh hởng trực tiếp
tới doanh thu và lợi nhuận của công ty đồng thời giảm khả năng cạnh tranh
của công ty.
Nhà quản lí phải theo dõi hoạt động của công ty thông qua sổ sách, chứng
từ, phần mềm excel chứ không phải là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu chuyên
biệt nh vậy sẽ gây ra rất nhiều khó khăn trong công tác quản lí chẳng hạn nh
muốn tra cứu theo tên khách hàng cũng mất rất nhiều thời gian. Việc lu trữ về
đặc điểm của từng khách hàng, nhà cung cấp cũng gặp những khó khăn
3
Con
Người
Phần
cứng

DữLiệu
Những vấn đề đặt ra ở trên đã làm đau đầu các nhà quản lí cuối cùng họ đã
đi đến quyết định xây dựng một HTTT mới với cơ chế hoạt động nh cũ nhng
đợc tin học hoá ở nhiều giai đoạn
Phần hai
xây dựng HTTT quản lí bán hàng cho
công ty tnhh thăng long
chơng i
khái quát về httt
I- Đĩnh nghĩa HTTT và các bộ phận cấu thành
1.Đĩnh nghĩa
HTTT là một tập hợp những con ngời, các thiết bị phần cứng, phần mềm,
dữ liệu...thực hiện hoạt động thu thập, lu trữ, xử lý và phân phối thông tin
trong một tập hợp các ràng buộc đợc gọi là môi trờng.
2.Các bộ phận cấu thành
Nh đã nói ở trên HTTT gồm năm thành phần cơ bản có thể biểu diễn bằng
hình vẽ sau

II-Cac giai đoạn và thành viên của dự án phát triển HTTT
1.Các giai đoạn phát triển HTTT
-Đánh giá yêu cầu
-Phân tích chi tiết
-Thiết kế lôgic
-Đề xuất các phơng án giải pháp
-Thiết kế vật lí ngoài
-Triển khai kỹ thuật hệ thống
-Cài đặt và khai thác hệ thống
2.Các thành viên của dự án phát triển HTTT
4

httt
Con
Người
Phần
Mềm
Phần
cứng
Viễn
Thôn
g

DữLiệu
-Ngời ra quyết định là bộ phận cao nhất có quyền kiểm soát mọi nguồn lực,
tác động vào việc phát triển hệ thống. Họ có quyền lựa chọn mục tiêu hay thực
hiện hệ thống mới.
-Những nhà quản lí trông coi quá trình phát triển và vận hành hệ thống. Họ
là đại diện thấp hơn của ngời ra quyết định lao động hợp tác với phân tích
viên.
-Phân tích viên và thiết kế viên phân tích thiết kế cài đặt hệ thống trong sự
cộng tác với nhà ra quyết định và nhà quản lí.
-Ngời sử dụng cuối tiếp xúc trực tiếp qua các giao diện vào ra của hệ thống.
-Ngời sử dụng - thao tác viên có vai trò nhiệm vụ gắn liền với hệ thống. Họ
tạo ra đầu vào hoặc nhận các đầu ra từ hệ thống để rồi đa cho ngời sử dụng.
-Những ngời sử dụng gián tiếp chịu trách nhiệm gián tiếp về hệ thống.
-Các lập trình viên chịu trách nhiệm xây dựng các chi tiết của cấu trúc hệ
thống
-Các hớng dẫn viên hớng dẫn ngời sử dụng thao tác viên hoặc các nhóm ngời
khác cách thức sử dụng hệ thống.
Chơng II
xây dựng HTTT quản lí bán hàng

của công ty
Hệ quản trị CSDL và ngôn ngữ sử dụng
1.Hệ quản trị CSDL Visual FoxPro
FoxPro là một phần mềm thiên về xử lý các mảng dữ liệu trong quản lí,
kinh tế,đợc thâm nhập vào Việt Nam rất sớm. Foxpro đợc sử dụng rộng rãi
nh ở các cơ quan, trờng học, công ty...Có thể nói FoxPro là một công cụ mạnh
dùng để quản trị cơ sỏ dữ liệu an toàn,đa năng đáp ứng đợc nhu cầu của Việt
Nam. Nhờ có nó mà ta có thể tìm kiếm. tính toán, sắp xếp một cách nhanh
chóng và tiện lợi
FoxPro đã trải qua nhiều thế hệ: FoxPro 1.02, FoxPro 2.0, FoxPro 2.5... đến
nay là Visual FoxPro 8.0 và 9.0.Visual Fox đợc nâng cấp từ FoxPro vì vậy vẫn
duy trì những cách thiết kế truyền thống của FoxPro. Nhng điểm mạnh của
Visual FoxPro lại là những phơng thức tổ chức, xử lý mới mang tính hiện đại
nh Microsoft Aceess. Visual FoxPro quản lí các bảng dữ liệu dới dạng các tệp
tin độc lập và hỗ trợ khả năng dùng chùng trên mạng. Mỗi một tệp CSDL của
Visual FoxPro có thể chứa đợc tối đa 255 trờng và 1 tỉ bản ghi do đó sử dụng
rất thoải mái đồng thời nó cho phép dễ dàng tạo các Form của ứng dụng thân
thiện với ngời sử dụng. Vì thế có thể nói hệ quản trị CSDL Visual FoxPro có
nhiều công cụ trợ giúp tổng hợp do đó đợc các nhà kinh tế hay dùng để quản lí
và các trờng đại học dùng để giảng dạy.
2.Ngôn ngữ lập trình Visual FoxPro
5
Visual FoxPro hỗ trợ khả năng lập trình tơng tự nh các ngôn ngữ lập trình
khác, ngoài ra nó còn có nhiều công dụng sau.
-Hỗ trợ một số lệnh phong phú để có thể quản li tốt các CSDL.
-Hỗ trợ các tập lệnh SQL.
-Hỗ trợ khả năng lập trình hớng đối tợng cho phép ngời dùng có thể đĩnh
nghĩa các lớp thuận tiện cho việc phát triển ứng dụng
Chi tiết các giai đoạn của dự án xây dựng HTTT
quản lí bán hàng

I-Yêu cầu phát triển hệ thống
Ban lãnh đạo đang muốn mở rộng quy mô hoạt động của công ty ra toàn
việc sử dụng hệ thống quốc nhng thông qua sự nghiên cứu và tìm hiểu thì hệ
thống hiện tại không đáp ứng đợc nhu cầu và những vấn đề đặt ra đã của công
ty.
Căn cứ vào những thực tế trên cùng với tình hình tài chính, nhân lực, thời
gian, công nghệ ban lãnh đạo công ty đã quyết định xây dựng phát triển một
dự án HTTT quản lí bán hàng. Sỏ dĩ có quyết định đầu t nh vậy ngoài những lí
do trên còn là vì hoạt động chủ yếu của công ty là nhập hàng và bán hàng
chiếm tói 98% lợi nhuận công ty
HTTT mới này phải đợc tự động ỏ nhiều khâu để giải quyết nhanh chóng
các công việc mà các nhân viên đang rất bận rộn hiện nay nh cập nhật,tra
cứu,kiểm tra kho hàng, lên các báo cáo...Mục đích cuối cùng của naylà tăng
hiệu quả công việc để rồi làm tăng doanh thu và lợi nhuận của công ty.
II-Phân tích chi tiết
1.Mục tiêu
Đây là giai đoạn có tính sống còn,Tames Mckeen đã làm rõ tính sống còn
của nó bằng nhận xét:Những ngời có thành công nhất, nghĩa là những ngời
tôn trọng nhất các ràng buộc về tài chính, thời gian và đựơc sử dụng hài lòng
nhất, cũng là những ngời dành nhiều thời gian nhất cho hoạt động phân tích
chi tiết và thiết kế lô gic.
Mục tiêu của giai đoạn này là đa ra các chẩn đoán về hệ thống đang tồn tại
và những mục tiêu cần đạt đợc, hớng tới của hệ thống nghiên cứu và đề xuất
các phơng án giải pháp
2.Phơng pháp thu thập thông tin
Có nhiều phong pháp thu thập thông tin nh phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu,
phiếu điều tra, quan sát. Do điều kiện thời gian và thực tế em xin trình bày hai
phơng pháp thu thập thông tin chủ yếu sau.
a,Ph ơng pháp phỏng vấn
6

Phơng pháp này giúp cho thu thập đợc những nội dung cơ bản khái quát về
hệ thống thông qua ngời phỏng vấn đến ngời sử dụng cuối mà trong các tài
liệu không thể tìm thấy.
Kết quả 85% số ngời đợc phỏng vấn đồng ý với dự án phát triển HTTT và
yêu cầu của họ là hệ thống phải đáp ứng nhanh chóng khi họ có nhu cầu tra
cứu, kiểm tra về đối tợng nào đó, tránh đợc những sai sót thấp nhất mà do làm
thủ công mắc phải, các dữ liệu phải đợc tổng hợp để lên các báo cáo một cách
tự động đồng thời cũng phải đợc bảo mật an toàn thông qua việc phân quyền
sử dụng. 15% số ngời không đồng ý với lý do đã quen làm việc với hệ thống
cũ.
b,Nghiên cứu tài liệu
Phơng pháp này cho phép nghiên cứu tỉ mỉ về nhiều khía cạnh khác nhau
của tổ chức nh tình hình tài chính, nhân lực hay vai trò nhiệm vụ của các cán
bộ công nhân viên trong công ty,thủ tục quy trình làm việc của họ, các loại
báo cáo,bảng biểu hệ thống hiện dùng

Ví dụ mẫu của một HDBH nh sau:
hoá đơn bán hàng
Số HĐ... Liên số:...
Họ tên khách hàng:...
Địa chỉ:...
Số tài khoản:... Phơng thức thanh toán:...
STT Tên Hàng Đơn Vị Tính Đơn Giá S ố Lợng Thành Tiền
1 Máy tính IBM Dàn 9500000 2 19000000

2 Máy in HP11 Chiếc 4500000 1 4500000

... ..... ..... ..... ..... .....
Số tiền viết bằng chữ:... Cộng thành tiền:....
Ngời mua: VAT:...

..... Tiền trả:...
Ngày... tháng... năm ...
Ngời ký:....

3.Mã hoá dữ liệu
Mã hoá dữ liệu phải đảm bảo yêu cầu không nhầm lẫn các đối tợng. Nó mô
tả nhanh chóng các đối tợng và nhận diện nhanh chóng các đối tợng.

a,Định nghĩa
7
Mã hiệu là một dạng biểu diễn theo quy ớc ngắn gọn về mặt thuộc tính để
mô tả hoặc biểu diễn thông tin về một đối tợng quản lí.
Mã hoá là việc xây dựng tập hợp các mã hiệu để biểu diễn các thông tin về
một đối tợng quản lí.
b,Cac phơng pháp mã hoá
Có nhiều phơng pháp mã hoá nhng hệ thống ứng dụng các phơng pháp sau,
-Phơng pháp mã hóa ghép nối: phơng pháp này chia mã thành nhiều trờng,
mỗi trờng tơng ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể có giữa tập hợp con
khác nhau với đối tợng gán mã.
VD Mã hàng TV0001

TV 0 0 0 0
Tên nhóm mặthàn Hãng sản xuất Kích thớc Loại mànhìnhLô hàng
-Phơng pháp mã hóa gợi nhớ căn cứ vào đặc tính đối tợng để xây
dựng.Chẳng hạn dùng mã của một khách hàng MBĐV0001 trong đó MB
(miền Bắc), ĐV (đơn vị), 0001 (số thứ tự khách hàng theo MBĐV).
-Phơng pháp mã hoá liên tiếp nó đợc tạo ra bởi quy tắc tạo dãy nhất định ví
dụ số hoá đơn trớc là 078 thì số hoá đơn sau phải là 079
4.Các công cụ mô hình hoá
Tồn tại một số công cú tơng đối chuẩn cho việc mô hình hoá và xây dựng

tài liệu cho hệ thống. Đó là sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu và từ
điển hệ thống.
a,Sơ đồ luồng thông tin
Sơ đồ luồng thông tin dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức
động tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, lu trữ trong thế giới vật
lý bằng các sơ đồ.
Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin nh sau:
Xử Lý

Thủ công Giao tác ngời_máy Tin học hoá hoàn toàn
Kho dữ liệu

Thủ công Tin học hoá
8

Dòng thông tin
Điều khiển

Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động quản lí bán hàng của hệ thóng mới
Thời ĐiểmKháchhàng-Nhàcungcấp NhânViên NhàQuảnLí
Đơn đặt hàng
1ngày
Đơn hàng đã
kiểm tra
9
Kiểm tra
đơn hàng

Kiểm tra kho

Hợp đồng bán
hàng
1ngày

Hoá đơn bán
hàng


Hàng
xuất

Đơn đặt hàng
1ngày Phiếu nhập
hàng

L

Phiếu thanh
toán



Hàng
nhập

b, Sơ đồ luồng dữ liệu
-Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả chính HTTT trên góc độ trừutợmg.Trên
sơ đồ chỉ bao gồm luồng dữ liệu, các xử lí, các lu trữ dữ liệu nguồn và đích nh-
ng không hề quan tâm đến nơi thời điểm và đối tợng trựu trách nhiệm xử lý.
Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần HTTT làm gì và để làm gì.

-Ký pháp cơ bản dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu DFD
10
Thoả
thuận
Xuất hàng
Thu tiền
Kiểm tra
phiếu nhập
Kiểm tra
hàng
Nhập hàng
Trả tiền
Lên báo
cáo
In báocáo
tổng hợp
Inbáocáo
chi tiết
Đặt hàng
tên ngờ/ bộ
phận phát/
nhận tin
nguồn hoặc đích
tên dòng dữ liệu dòng dữ liệu

tiến trình xử lý

kho dữ liệu
tệp dữ liệu
Sơ đồ phân rã chức năng của hệ thống

3.3báo cáo
tổ hợp
3.2báo cáo
chi tiết
3.1lên báo lấy
thông tin
3.0 lên
báo cáo
2.5 thanh
toán
2.4 nhập
hàng
2.3 kiểm
tra hàng
2.2 kiểm phiếu
tra nhập
2.1 đặt
hàng
2.0 nhập
sổ nhập
1.4 xuất
hàng
1.3 thoả thuận
bán hàng
1.2 kiểm tra
kho hàng
1.1 kiểm tra
đơn hàng
1.0 xuất

quản lý
bán hàng

11
tên tiến
trình xử
lý