quản lí nội bộ trong công ty pptx

Và điều quan trọng hơn cả là làm cách nào để ngăn chặn
những việc làm gian dối, không minh bạch của nhân viên?
Với tư cách là người chủ doanh nghiệp, bạn có cho rằng
việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ là cần thiết?
Tại sao bạn cần đến kiểm soát nội bộ?
Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản
lý của nhiều công ty còn lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ được
quản lý theo kiểu gia đình, còn những công ty lớn lại phân
quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ.
Cả hai mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và
thiếu những quy chế thông tin, kiểm tra chéo giữa các bộ
phận để phòng ngừa gian lận.
Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập
một cơ chế giám sát mà ở đó bạn không quản lý bằng lòng
tin, mà bằng những quy định rõ ràng nhằm:
Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót
vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá
thành, giảm chất lượng sản phẩm ),
Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận,
lừa gạt, trộm cắp…
Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo
tài chính,
Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng
như các quy định của luật pháp,

Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục
tiêu đặt ra,
Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng
tin đối với họ.
Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ
Những yếu tố không thể thiếu của hệ thống kiểm soát nội

bộ
Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của công
ty mà hệ thống kiểm soát nội bộ được sử dụng khác nhau,
nhưng nói chung, hệ thống này cần có 5 thành phần như
sau:
1. Môi trường kiểm soát: Là những yếu tố của công ty ảnh
hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ và là
các yếu tố tạo ra môi trường mà trong đó toàn bộ thành
viên của công ty nhận thức được tầm quan trọng của hệ
thống kiểm soát nội bộ. Ví dụ, nhận thức của các nhà quản
lý về liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, về việc cần thiết
phải tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phân công, ủy nhiệm
rõ ràng, về việc ban hành bằng văn bản các nội quy, quy
chế, quy trình kinh doanh Một môi trường kiểm soát tốt
sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm
soát nội bộ.
2. Biện pháp xác định rủi ro: Dù cho quy mô, cấu trúc, loại
hình hay vị trí địa lý khác nhau, nhưng bất kỳ công ty nào
cũng có thể bị tác động bởi các rủi ro xuất hiện từ các yếu
tố bên trong hoặc bên ngoài. Do đó, hệ thống kiểm soát nội
bộ cần có phần xác định các rủi ro.
3. Các yếu tố bên trong: Đó là sự quản lý thiếu minh bạch,
không coi trọng đạo đức nghề nghiệp, chất lượng cán bộ
thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, trang thiết bị,
hạ tầng cơ sở, tổ chức và cơ sở hạ tầng không thay đổi kịp
với sự phát triển, mở rộng của sản xuất, chi phí quản lý cao,
thiếu kiểm tra đầy đủ do xa công ty mẹ hoặc do thiếu quan
tâm
4. Các yếu tố bên ngoài: Đó là những tiến bộ công nghệ
làm thay đổi quy trình vận hành; thói quen của người tiêu

dùng về các sản phẩm/dịch vụ; xuất hiện yếu tố cạnh tranh
không mong muốn ảnh hưởng đến giá cả và thị phần; đạo
luật hay chính sách mới
Để tránh bị thiệt hại do các tác động từ yếu tố bên trong lẫn
bên ngoài, bạn cần thường xuyên xác định mức độ rủi ro
hiện hữu và tiềm ẩn, phân tích ảnh hưởng của chúng, kể cả
tần suất xuất hiện, từ đó vạch ra các biện pháp quản lý và
giảm thiểu tác hại của chúng. Bên cạnh đó, hệ thống thông
tin và truyền thông nội bộ của công ty bạn cần được tổ
chức sao cho có thể bảo đảm tính chính xác, kịp thời, đầy
đủ, xác thực, dễ nắm bắt và đến đúng người có trách nhiệm.
5. Yếu tố giám sát và thẩm định: Đây là quá trình theo dõi
và đánh giá chất lượng thực hiện việc kiểm soát nội bộ để
đảm bảo nó được triển khai, điều chỉnh khi môi trường thay
đổi, cũng như được cải thiện khi có khiếm khuyết. Ví dụ,
thường xuyên rà soát và báo cáo về chất lượng, hiệu quả
hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giá và theo
dõi việc ban lãnh đạo cũng như tất cả nhân viên có tuân thủ
các chuẩn mực ứng xử của công ty hay không…
Hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động ra sao?
Hệ thống kiểm soát nội bộ có nhiệm vụ tìm hiểu hệ thống
quản lý của công ty, bao gồm cả những hoạt động chính
thức hoặc không chính thức, nhằm đưa ra quy định, hướng
dẫn về các nhân tố có thể tác động đến hoạt động kinh
doanh. Theo nghĩa rộng, kiểm soát nội bộ bao gồm thủ tục
quản lý trang thiết bị hoặc những công cụ kiểm soát sản
xuất, kinh doanh và phân phối của công ty. Thông tin của
người chịu trách nhiệm kiểm soát nội bộ thường được thu
thập và tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau như trao đổi
với nhân viên cơ sở, điều tra thông qua bảng câu hỏi, bằng

thực tế … Sau đó họ ghi lại những thông tin sơ bộ dưới
dạng biểu đồ hình cột mô tả, tường thuật hoặc kết hợp cả
hai hình thức trên nhằm đưa ra được một hình ảnh cụ thể để
phục vụ cho công tác kiểm soát.
Phòng kiểm soát nội bộ là một bộ phận thuộc bộ máy điều
hành, có chức năng hỗ trợ cho giám đốc công ty, giám sát
mọi hoạt động trong công ty, đảm bảo mọi nhân viên thực
hiện đúng nội quy, quy chế của công ty. Ngoài ra, bộ phận
này còn có nhiệm vụ phải báo cáo kịp thời kết quả kiểm tra,
kiểm soát nội bộ và đề xuất các giải pháp kiến nghị cần
thiết nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động an toàn đúng pháp
luật.
Những dấu hiệu bất ổn của hệ thống kiểm soát nội bộ
Đây là vấn đề đặc biệt quan trọng. Nếu nhận thấy ở bộ
phận kiểm soát nội bộ của công ty mình tồn tại một trong
những dấu hiệu dưới đây, thì bạn cần dành nhiều thời gian
hơn để chấn chỉnh:
Không có quy trình hoạt động bằng văn bản rõ ràng: công
việc chỉ được điều hành theo “khẩu lệnh”, lúc nhớ thì kiểm
tra, lúc quên lại thôi.
Khi nhân viên chấp nhận làm việc“không công”. Có thể họ
đang lợi dụng một kẽ hở nào đó trong hệ thống quản lý của
công ty để kiếm lợi cho mình.
Có sự chồng chéo giữa các phòng ban, không có sự trao đổi
thông tin, khi có sai sót xảy ra thì các bộ phận đùn đẩy
trách nhiệm cho nhau.
Không yên tâm về tài chính công ty. Có lẽ đây là dấu hiệu
đáng ngại nhất cho thấy hệ thống kiểm soát nội bộ của bạn
đang có trục trặc. Hãy xem xét ngay lập tức hệ thống kiểm
soát nội bộ, nếu bạn cảm thấy không an tâm trong thu chi

tài chính của công ty. Thậm chí có khi bạn không biết hoạt
động kinh doanh của công ty lãi hay lỗ, cho dù trên giấy tờ
hợp đồng mua bán, văn bản tài chính vẫn thấy lợi nhuận.
Để hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hiệu quả
Rất khó để tìm ra một công thức chung giúp bạn khắc phục
những yếu kém của hệ thống kiểm soát trong công ty bạn.
Tuỳ từng công ty, tuỳ từng khuyết điểm mà bạn cần có
những biện pháp riêng biệt. Chẳng hạn như đối với việc
kiểm soát hoạt động chi tiêu trong công ty, bạn cần phải
tìm được cách kiểm soát tối ưu phù hợp nhất với đặc điểm
của công ty, vì đây là thứ tài sản dễ bị thất thoát nhất. Theo
nhiều chuyên gia tài chính thì bạn đừng bao giờ để kế toán
trưởng vừa là người duyệt chi, vừa là người ghi sổ sách.
Bạn phải lập một quy trình quản lý thật chặt chẽ và không
nên có ngoại lệ: bất kỳ phòng ban nào trong công ty muốn
chi đều phải lập giấy đề xuất chi, chuyển đến người có
trách nhiệm duyệt. Sau khi có chữ ký đồng ý của người có
thẩm quyền, kế toán viên mới lập phiếu chi và ra lệnh chi.
Lúc đó thủ quỹ mới chi tiền. Còn nếu cẩn thận hơn thì bạn
nên tách luôn bộ phận thủ quỹ ra khỏi phòng kế toán, hoặc
sử dụng ngân hàng làm thủ quỹ.
Còn đối với hoạt động giám sát nguyên vật liệu, một cách
thức khá hiệu quả để hạn chế tình trạng nhân viên ăn cắp
nguyên vật liệu là hai biện pháp song song: kiểm tra đột
xuất và trả lương cao. Bạn nên trả lương thật cao cho
những người làm ở bộ phận này, đồng thời nói rõ rằng nếu
công ty phát hiện người đó có dấu hiệu gian lận hay ǎn
chênh lệch với nhà cung cấp, anh ta sẽ bị sa thải ngay. Như
vậy nghĩa là họ sẽ mất đi một chỗ làm tốt nếu để cho lòng
tham làm mờ mắt. Bên cạnh đó, bạn nhất thiết phải có

những kênh thông tin riêng của mình để giám sát hoạt động
xuất nhập nguyên vật liệu.
Trong kinh doanh thường nhật, quy trình kiểm soát chéo hệ
thống bán hàng, kế toán và thủ kho là rất cần thiết và không
thể tách rời. Bộ phận bán hàng sẽ là nơi thống nhất giá với
khách đặt hàng. Để công việc này được thuận tiện, bạn nên
quy định rõ ràng khung giá cho các nhân viên bán hàng tự
quyết hoặc phải trình giám đốc quản lý. Sau đó các nhân
viên bán hàng viết phiếu xuất, chuyển qua thủ kho. Trên tờ
phiếu này bắt buộc phải có chữ ký của trưởng phòng hoặc
một phó phòng được uỷ quyền nào đó thì thủ kho mới xuất
hàng và ký vào đó. Tờ phiếu này có ba liên: phòng bán
hàng giữ liên một để theo dõi, đôn đốc việc thu nợ; thủ kho
giữ liên hai để theo dõi việc thực xuất, thực nhập; liên ba
được chuyển sang phòng kế toán để ghi vào sổ sách và theo
dõi công nợ.
Về phía các nhà quản lý trong công ty, họ có trách nhiệm
thành lập, điều hành và giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ
sao cho phù hợp với mục tiêu của công ty. Để hệ thống này
vận hành tốt, các nhà quản lý cần tuân thủ một số nguyên
tắc như: xây dựng một môi trường văn hóa chú trọng đến
sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy
định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi; xác
định rõ các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao; bất kỳ
thành viên nào của công ty cũng phải tuân thủ hệ thống
kiểm soát nội bộ; quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và
giám sát; tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc
lập…
Ngoài việc thiết lập các quy chế kiểm soát ngang - dọc hay
kiểm tra chéo giữa hệ thống các phòng ban, nhiều công ty

còn lập thêm phòng kiểm tra kiểm toán nội bộ và một ban
kiểm soát với nhiệm vụ phát hiện những sai sót của ban
điều hành, kiểm tra các hợp đồng có đúng thủ tục, đủ điều
kiện chưa, kiểm tra kho quỹ để biết tiền có bị chiếm dụng
không nhằm ngǎn ngừa đến mức thấp nhất những rủi ro.
Ở các công ty lớn trên thế giới, kiểm soát nội bộ do giám
đốc tài chính phụ trách, còn đối với các công ty nhỏ thì
chính giám đốc điều hành sẽ thực hiện.
Đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ doanh
nghiệp
“Doanh nghiệp đã đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình
hành động cụ thể nhằm giảm thiểu tác hại của rủi ro đến
một giới hạn chấp nhận nào đó, hoặc doanh nghiệp đã có
biện pháp để toàn thể nhân viên nhận thức rõ ràng về tác
hại của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà tổ chức
có thể chấp nhận được”.
Muốn hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp hoạt động
hiệu quả, nó phải có đủ năm thành phần và từng thành phần
phải hoạt động hiệu quả, cụ thể là:
1) Môi trường kiểm soát: Đây là môi trường mà trong đó
toàn bộ hoạt động kiểm soát nội bộ được triển khai. Môi
trường này chỉ tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo:
Doanh nghiệp đã ban hành dưới dạng văn bản các quy tắc,
chuẩn mực phòng ngừa ban lãnh đạo và các nhân viên lâm
vào tình thế xung đột quyền lợi với doanh nghiệp, kể cả
việc ban hành các quy định xử phạt thích hợp khi các quy
tắc chuẩn mực này bị vi phạm.
Doanh nghiệp đã phổ biến rộng rãi các quy tắc, chuẩn mực
nêu trên, đã yêu cầu tất cả nhân viên ký bản cam kết tuân
thủ những quy tắc, chuẩn mực được thiết lập.

Tư cách đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả công việc của
lãnh đạo là tấm gương sáng đế nhân viên noi theo.
Doanh nghiệp có sơ đồ tổ chức hợp lý đảm bảo công tác
quản lý (lập kế hoạch, tổ chức, quản lý nhân sự, lãnh đạo
và kiểm soát) được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả.
Doanh nghiệp có bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động theo
các chuẩn mực của kiềm toán Nhà nước và kiểm toán quốc
tế. Bộ phận kiểm toán nội bộ phải có khả năng hoạt động
hữu hiệu do được trực tiếp báo cáo độc lập, cởi mở với cơ
quan kiểm toán cấp trên hoặc với các lãnh đạo cao cấp của
tổ chức.
Doanh nghiệp có các văn bản quy định chung cũng như
hướng dẫn cụ thể trong hoạt động quản lý tổng thể và trong
các hoạt động chuyển ngân.
Doanh nghiệp có hệ thống văn bản thống nhát quy định chi
tiết việc tuyển dụng. đào tạo, đánh giá nhân viên, đề bạt, trả
lương, phụ cấp để khuyến khích mọi người làm việc liêm
chính, hiệu quả.
Doanh nghiệp đã sử dụng "Bản mô tả công việc” quy định
rõ yêu cầu kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí
trong tổ chức.
Doanh nghiệp không đặt ra những chuẩn mực tiêu chí thiếu
thực tế hoặc những danh sách ưu tiên, ưu đãi, lương,
thưởng bất hợp lý tạo cơ hội cho các hành vi vô kỷ luật,
gian dối, bất lương.
Doanh nghiệp đã áp dụng những quy tắc, công cụ kiểm
toán phù hợp với những chuẩn mực thông dụng đã được
chấp nhận cho loại hình hoạt động SXKD của mình đảm
bảo kết quả kiểm toán không bị méo mó, sai lệch do sử
dụng các chuẩn mực, công cụ kiểm toán không phù hợp.

Doanh nghiệp thường xuyên luân chuyển nhân sự trong các
khu vực vị trí nhạy cảm. Quan tâm, nhắc nhở, bảo vệ quyền
lợi của những người làm việc trong các khu vực vị trí độc
hại, nặng nhọc theo đúng quy định.
2) Đánh giá rủi ro: Việc đánh giá rủi ro được coi là có chất
lượng nếu:
Ban lãnh đạo đã quan tâm và khuyến khích nhân viên quan
tâm phát hiện, đánh giá và phân tích định lượng tác hại của
các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn.
Doanh nghiệp đã đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình
hành động cụ thể nhằm giảm thiểu tác hại rủi ro đến một
giới hạn chấp nhận nào đó hoặc doanh nghiệp đã có biện
pháp để toàn thể nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của
rủi ro cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà tổ chức có thể
chấp nhận được.
Doanh nghiệp đã đề ra mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết
để mọi nhân viên có thể lấy đó làm cơ sở tham chiếu khi
triển khai công việc.
3) Hoạt động kiểm soát: Chất lượng hoạt động kiểm soát
được coi là tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo:
Doanh nghiệp đã đề ra các định mức xác định về tài chính
và các chỉ số căn bản đánh giá hiệu quả hoạt động như
những chỉ số quản lý khi lập kế hoạch và kiểm soát để điều
chỉnh hoạt động sản xuất phù hợp với mục tiêu đề ra.
Doanh nghiệp đã tổng hợp và thông báo kết quả sản xuất
đều đặn và đối chiếu các kết quả thu được với các định
mức, chỉ số định trước để điều chỉnh, bổ sung kịp thời.
Quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ trong ba lĩnh vực: Cấp
phép và phê duyệt các vấn đề tài chính, Kế toán và Thủ kho
được phân định độc lập rõ ràng.

Doanh nghiệp đã ban hành văn bản quy định rõ ràng những
ai có quyền và/ hoặc được uỷ quyên phê duyệt toàn bộ hay
một loại vấn đề tài chính nào đó.
Doanh nghiệp đã lưu giữ các chứng cứ dưới dạng văn bản
tạo điều kiện phân định rõ ràng phần thực hiện công việc
với phần giám sát tại bất kỳ thời điểm nào, kể cả việc xác
định những cá nhân có tránh nhiệm về các sai phạm xảy ra.
Doanh nghiệp đã giám sát, bảo vệ và bảo dưỡng tài sản, vật
tư trang thiết bị khỏi bị mất mát, hao hụt, hỏng hóc hoặc bị
sử dụng không đúng mục đích.
Doanh nghiệp đã cấm hoặc có biện pháp ngăn ngừa các
lãnh đạo cao cấp của mình sử dụng kinh phí và tài sản của
doanh nghiệp vào các mục đích riêng.
4) Hệ thống thông tin và truyền thông: Chất lượng hệ thống
là tốt khi các nội dung sau lược đảm bảo:
Doanh nghiệp thường xuyên cập nhật các thông tin quan
trọng cho ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền.
Hệ thống truyền thông của doanh nghiệp đảm bảo cho nhân
viên ở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy,
chuẩn mực của tổ chức, đảm bảo thông tin được cung cấp
kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy
định.
Doanh nghiệp đã thiết lập các kênh thông tin nóng (một ủy
ban hay một cá nhân nào đó có trách nhiệm tiếp nhận thông
tin tố giác, hoặc lắp đặt hộp thư góp ý) cho phép nhân viên
báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây
thiệt hại cho doanh nghiệp.
Doanh nghiệp đã lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng
ngừa sự truy cập, tiếp cận của những người không có thẩm
quyền.

Doanh nghiệp đã xây dựng các chương trình, kế hoạch
phòng chống thiên tai, hiểm họa và/ hoặc kế hoạch ứng cứu
sự cố mất thông tin số liệu.
5) Hệ thống giám sát và thẩm định: Đây là quá trình theo
dõi và đánh giá chất lượng kiếm soát nội bộ để đảm bảo
việc này được triển khai, điều chỉnh và cải thiện liên tục Hệ
thống này hoạt động tốt nếu:
Doanh nghiệp có hệ thống báo cáo cho phép phát hiện các
sai lệch so với chỉ tiêu, kế hoạch đã định. Khi phát hiện sai
lệch, doanh nghiệp đã triển khai các biện pháp điều chỉnh
thích hợp.
Việc kiểm toán nội bộ được thực hiện bởi người có trình độ
chuyên môn thích hợp và người này có quyền báo cáo trực
tiếp cho cấp phụ trách cao hơn và cho ban lãnh đạo.
Những khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ được
phát hiện bởi kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán độc lập
được báo cáo trực tiếp và kịp thời với cấp phụ trách cao
hơn, kể cả ban lãnh đạo để điều chỉnh đúng lúc.
Doanh nghiệp đã yêu cầu các cấp quản lý trung gian báo
cáo ngay với lãnh đạo về mọi trường hợp gian lận, nghi
ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy, quy định của doanh
nghiệp cũng như quy định của luật pháp hiện hành có khả
năng làm giảm uy tín doanh nghiệp và gây thiệt hại về kinh
tế.
Nếu Hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp có đủ năm
thành phần và nếu tất cả những nội dung nêu trên được đảm
bảo thì hệ thống này chắc chắn mang lại những lợi ích quản
lý và kinh tế to lớn cho doanh nghiệp