Lý thuyết kế toán - Chương 8 docx

107
Chơng VIII
sổ kế toán v hình thức kế toán
I. Sổ kế toán
1. Khái niệm
Sổ kế toán l những quyển sổ, tờ sổ đợc xây dựng theo những mẫu
nhất định có liên hệ chặt chẽ với nhau đợc sử dụng để ghi chép, hệ thống hoá
thông tin về các loại hoạt động kinh tế ti chính trên cơ sở các số liệu của các
chứng từ kế toán theo đúng phơng pháp kế toán.
2. ý nghĩa của sổ kế toán
- Thông qua số liệu ghi trong sổ kế toán, nhằm phản ánh một cách
thờng xuyên, liên tục, có hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh giúp cho
việc quản lý v giám đốc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đó trong quá trình
sản xuất kinh doanh.
- Số liệu ghi trong sổ kế toán l căn cứ để lập báo cáo kế toán.

3. Các loại sổ kế toán
3.1. Căn cứ vo phơng pháp ghi chép, sổ kế toán chia lm 3 loại

* Sổ ghi theo thứ tự thời gian: l loại sổ dùng để ghi chép các nghiệp vụ
kinh tế liên tục theo thứ tự thời gian còn gọi l sổ nhật ký.
Thuộc loại sổ ny gồm: Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, Nhật ký quỹ, Nhật ký
chung.
Dới đây l mẫu sổ Nhật ký chung

Tên đơn vị. . . . sổ nhật ký chung ( Mẫu số: S01/DN)
Năm N
Trang 1
Chứng từ
Số phát

sinh
Ngy
ghi
sổ
Số Ngy
Diễn giải
Đã ghi
sổ cái
SH
TK
Nợ Có
Ghi
chú




Trang trớc mang sang




Cộng mang sang trang
sau

Ngy tháng năm
Ngời giữ sổ Kế toán trởng
( Ký, Họ Tên) ( Ký, Họ Tên)

* Sổ ghi theo hệ thống: l loại sổ kế toán ghi chép các nghiệp vụ, kinh tế

phát sinh phân loại theo ti khoản cấp 1, ti khoản cấp 2 hoặc chi tiết.
Dới đây l mẫu Sổ Cái ti khoản



108


Tên đơn vị: Sổ cái (mẫu số: 02/DN)
Ti khoản . . . .
Số hiệu: . . .
Năm N

C.từ Số tiền
Ngy
tháng
ghi sổ
Số Ngy
Diễn giải
Số hiệu TK
đối ứng
Nợ Có
Ghi
chú




Số d đầu kỳ
Số phát sinh

Cộng SPS X
Số d cuối kỳ

Ngy tháng năm
Ngời giữ sổ Kế toán trởng
( Ký, Họ Tên) ( Ký, Họ Tên)

* Sổ liên hợp: l loại sổ kế toán kết hợp giữa cách ghi theo thứ tự thời gian
với ghi chép theo hệ thống trong cùng một trang sổ.
Thuộc loại ny gồm có: Nhật ký - Sổ cái , Nhật ký chứng từ.

3.2. Căn cứ vo nội dung ghi chép, sổ kế toán chia lm 2 loại

- Sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phân loại theo
ti khoản kế toán tổng hợp.
Thuộc loại ny bao gồm: Sổ Nhật ký - Sổ cái v sổ kế toán tổng hợp khác.
- Sổ kế toán chi tiết: dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế chi tiết theo ti
khoản cấp 2 hoặc từng chỉ tiêu chi tiết.
Thuộc loại ny gồm có các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết < sổ chi tiết nguyên
liệu, vật liệu đã gới thiệu ở chơng III >.

3.3. Căn cứ vo hình thứ tổ chức sổ, sổ kế toán chia lm 2 loại

- Sổ đóng thnh quyển: l loại sổ đóng thnh từng tập nhất định, mỗi quyển
phải ghi số trang, giữa hai trang sổ phải đóng dấu của đơn vị gọi l giáp lai.
Kế toán trởng phải ký xác nhận vo trang đầu v trang cuối của sổ.
- Sổ tờ rời: l những tờ sổ để riêng lẻ. Sử dụng sổ tờ rời đầu mỗi tờ sổ phải

ghi rõ tên đơn vị, thứ tự của từng loại sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên ngời
giữ v ghi sổ.
Các sổ tờ rời trớc khi dùng phải đợc giám đốc ký xác nhận, đóng dấu
v ghi vo sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời.
Các sổ tờ rời đợc xếp theo thứ tự sổ kế toán để đảm bảo sự an ton v
dễ tìm kiếm.
Trong thực tế các loại sổ quan trọng nh: Sổ Cái, Sổ Nhật ký thờng
đóng từng quyển còn sổ chi tiết, Bảng kê, Nhật ký chứng từ l sổ tờ rời

109
4. Cách ghi sổ kế toán
4.1. Mở sổ kế toán

Sổ kế toán phải mở theo niên độ kế toán. Ngay sau khi có quyết định thnh
lập, khi bắt đầu niên độ kế toán doanh nghiệp phải mở sổ kế toán mới. Giám
đốc v kế toán trởng ( hoặc phụ trách kế toán) có trách nhiệm duyệt các sổ
kế toán ny trớc khi sử dụng.
Căn cứ vo Bảng cân đối kế toán ngy 31/12 năm trớc để ghi số d đầu
năm vo các ti khoản v chi tiết ở sổ mới.

4.2. Ghi sổ kế toán


Ghi sổ kế toán phải rõ rng, liên tục, có hệ thống, không đợc ghi xen kẽ,
ghi chồng đè, không đợc bỏ cách dòng, nếu có dòng chữ ghi cha hết phải
gạch bỏ số thừa. Khi ghi hết trang sổ phải cộng số liệu tổng cộng số liệu của
trang v chuyển số liệu tổng cộng ny sang đầu trang kế tiếp, mọi trờng hợp
ghi sai phải sửa chữa theo phơng pháp chữa sổ quy định.

4.3. Khoá sổ kế toán

Khoá sổ l kết thúc việc ghi sổ trong một thời kỳ bằng cách cộng số phát
sinh trong kỳ bên Nợ, bên Có v tính ra số d ở thời điểm khoá sổ nh
< tháng, quý >, ngoi ra còn phải khoá sổ kế toán trong trờng hợp: kiểm kê
ti sản, sát nhập, chia tách chuyển hình thức sở hữu, đình chỉ hoạt động, giải
thể doanh nghiệp. . . .Mỗi lần khoá sổ kế toán, ngời giữ sổ, ngời kiểm tra,
kế toán trởng ( hoặc phụ trách kế toán ) phải ký vo sổ. Mọi báo cáo kế toán
đều đợc lập sau khi đã khoá sổ kế toán.

5. Cách sửa sai trong sổ kế toán

Có ba phơng pháp sửa sai sót trong sổ kế toán
- Phơng pháp cải chính (phơng pháp xoá bỏ)
- Phơng pháp ghi số âm (phơng pháp ghi đỏ)
- Phơng pháp ghi bổ sung

5.1. Phơng pháp cải chính

* Điều kiện áp dụng: phơng pháp ny đợc áp dụng cho những trờng hợp
sau:
+ Sai sót trong diễn giải không liên quan đến quan hệ đối ứng ti khoản.
+ Sai sót không ảnh hởng đến số tiền tổng cộng .
* Nội dung sửa chữa: dùng bút mực đỏ gạch một đờng xoá bỏ chỗ ghi sai
để có thể còn trông thấy đợc nội dung chỗ ghi sai đã bỏ. Dùng bút mực
thờng ghi lại con số đúng hoặc chữ lên phía trên số đã ghi sai (kể cả trờng
hợp chỉ sai một con số) cần phải chứng thực bằng chữ ký của kế toán trởng
(hoặc ngời phụ trách kế toán) vo chỗ đã sửa sai.

5.2. Phơng pháp ghi số âm

* Điều kiện v phạm vị áp dụng:
+ Sai về quan hệ đối ứng giữa các ti khoản do định khoản sai đã ghi sổ
kế toán m không thể sửa lại bằng phơng pháp cải chính.
+ Khi đã lập Bảng cân đối kế toán đi rồi mới phát hiện chỗ sai sót.

110
+ Trờng hợp ghi trùng một nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi hai lần, số
ghi sai lớn hơn số đúng.
* Nội dung sửa chữa:
+ Dùng mực đỏ viết lại bút toán đã ghi sai để huỷ bỏ bút toán sai, sau
đó ghi lại số đúng bằng mực thờng theo đúng quan hệ đối ứng ti khoản.
+ Nếu số ghi sai lớn hơn số đúng thì lập thêm một định khoản theo
quan hệ đối ứng ti khoản cũ bằng mực đỏ số chênh lệch giữa số đúng v số
sai.
+ Trờng hợp ghi trùng một nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi hai lần thì
phải ghi thêm một định khoản nữa bằng mực đỏ để trừ bớt lần đã ghi thừa.
Khi dùng phơng pháp ghi số âm để chữa sai thì phải lập một "chứng từ
ghi sổ đính chính" do kế toán trởng ký xác nhận.
Chú ý
: Trờng hợp không có bút mực đỏ thì ghi con số bằng mực
thờng trong dấu ngoặc đơn.

Thí dụ: Giả sử có một nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
Mua nguyên vật liệu cha trả tiền cho ngời bán: 20.000.000đ
Nhân viên kế toán đã định khoản v ghi sổ:
1. Nợ TK Nguyên vật liệu 20.000.000đ
CóTK Phải thu của khách hng 20.000.000đ
Nay chữa sổ lại bằng cách
Lập một chứng từ đính chính cho bút toán đã ghi sổ sai trên, sau đó tiến
hnh định khoản v ghi sổ.

1a. Nợ TK Nguyên vật liệu (20.000.000đ)
Có TK Phải thu của khách hng (20.000.000đ)
1b. Nợ TK Nguyên vật liệu 20.000.000đ
Có TK Phải trả cho ngời bán 20.000.000đ
Phản ánh vo sổ nh sau:
TK " Phải thu của khách hng" TK " Nguyên vật liệu"
20.000.000 (1) 20.000.000
(20.000.000) (2) (20.000.000)

TK " Phải trả cho ngời bán"
20.000.000 (3) 20.000.000


5.3. Phơng pháp ghi sổ bổ sung

* Điều kiện áp dụng: bút toán ghi đúng về quan hệ đối ứng giữa các ti
khoản, nhng số tiền ghi ít hơn số tiền thực tế đã phát sinh trong các nghiệp
vụ kinh tế hoặc bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ.
* Nội dung sửa chữa: Lập một chứng từ đính chính bổ sung thêm một bút
toán, số tiền cần ghi bổ sung l số tiền chênh lệch giữa số đúng với số đã ghi
sai bằng bút mực thờng.

Thí dụ: Có một nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau:
Rút tiền gửi ngân hng về nhập quỹ tiền mặt l 10.955.000đ.
Nhân viên kế toán đã định khoản v ghi sổ.

111
1. Nợ TK Tiền mặt 10.595.000đ
Có TK Tiền gửi ngân hng 10.595.000đ
Nay sửa lại l lập một chứng từ đính chính bổ sung bằng số chênh lệch

giữa số tiền đúng v số tiền ghi sai sau đó định khoản v ghi sổ.
1a. Nợ TK Tiền mặt 360.000đ
Có TK Tiền gửi ngân hng 360.000đ

Phản ánh vo sơ đồ ti khoản nh sau:

TK " Tiền gửi ngân hng " TK "Tiền mặt"
10.595.000 (1) 10.595.000

360.000 (2) 360.000


Chú ý:

* chứng từ ghi sổ đính chính " cho việc ghi sai ở các phơng pháp đều phải
dẫn chứng số hiệu ngy tháng của chứng từ ghi sai cần phải đính
chính.
*Trờng hợp ghi sổ bằng máy vi tính, tuỳ theo nội dung sai sót m sửa chữa
bằng một trong ba phơng pháp nêu trên, song phải tuân thủ theo các quy định
sau:
- Nếu sai sót phát hiện khi cha in sổ thì đợc phép sửa chữa trên máy.
- Nếu sai sót phát hiện sau khi đã in sổ thì trên sổ đã in đợc sửa chữa
theo quy định của một trong ba phơng pháp nêu trên, đồng thời phải sửa lại
chỗ sai trên máy v in lại tờ sổ mới. Phải lu tờ sổ mới cùng với tờ sổ có sai
sót để đảm bảo thuận tiện cho việc kiểm tra, kiểm soát.
II. Hình thức kế toán
Tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm số lợng sổ, kết cấu các loại sổ v
mối quan hệ giữa các loại sổ dùng để chỉnh lý, tổng hợp, ghi chép hệ thống
hoá số liệu kế toán từ chứng từ gốc, cung cấp các chỉ tiêu cần để lập các báo
cáo kế toán theo một trình tự v phơng pháp nhất định gọi l hình thức kế

toán.
Tổ chức hình thức kế toán hợp lý, phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất
kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, trang bị
kỹ thuật tính toán của doanh nghiệp có ý nghĩa rất lớn với việc phát huy chức
năng của kế toán l cung cấp thông tin kinh tế cần thiết cho việc quản lý hoạt
động sản xuất kinh doanh v nâng cao hiệu suất công tác kế toán.
ở nớc ta hiện nay đang áp dụng một trong các hình thức kế toán sau đây:
1. Hình thức Nhật ký - Sổ cái
1.1. Đặc điểm

Sử dụng Sổ Nhật ký - Sổ cái lm sổ kế toán tổng hợp duy nhất để ghi chép
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian, kết hợp ghi theo hệ thống
vo các ti khoản kế toán.

112
1.2. Các loại sổ sách chủ yếu
- Nhật ký - Sổ cái (xem mẫu trang bên )
- Sổ quỹ
- Các sổ kế toán chi tiết
Đơn vị < Mẫu S 01- DN >
NHậT Ký - Sổ CáI
Năm : N
TK 111
TK 112 TK411
Ngy
tháng
Số
chứng
từ
Diễn giải

Số
tiền
nợ có
Nợ Có
Nợ Có

1.Số d đầu kỳ
2.Số phát sinh





3.Cộng SPS
4.Số d cuối kỳ


< Mẫu S 03 DN > Sổ quỹ tiền mặt
Ti khoản : Tiền mặt
Ký hiệu: 111
Năm: . . . N

Chứng từ Số phát sinh
Ngy
ghi sổ
Số Ngy
Diễn giải
Ti khoản
đối ứng
Nợ Có

Ghi
chú



1.Số d đầu kỳ
2.Số phát sinh




3.Cộng SPS
4.Số d cuối kỳ


1.3. Sơ đồ v trình tự hạch toán













Sổ quỹ

Nhật ký - Sổ cái
Bảng tổng hợp chứng
từ gốc
Báo cáo ti chính
Sổ kế toán
chi tiết
Bảng tổng
hợp chi tiết
Chứng từ gốc

113
Ghi hng ngy
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra.
- Hng ngy căn cứ vo chứng từ gốc đã kiểm tra hợp lệ, định khoản kế
toán v ghi vo Nhật ký - Sổ cái hoặc tổng hợp chứng từ gốc cùng loại đến
cuối ngy ghi một lần vo Nhật ký - Sổ cái.
- Những chứng từ gốc liên quan đến quỹ tiền mặt thì đồng thời căn cứ
vo chứng từ gốc để ghi vo sổ quỹ.
- Chứng từ gốc có liên quan đến các đối tợng cần hạch toán chi tiết thì
đồng thời căn cứ vo chứng từ gốc để ghi vo các sổ hoặc thẻ chi tiết có liên
quan.
- Cuối tháng căn cứ vo các sổ thẻ chi tiết để lập Bảng Tổng hợp chi
tiết.
- Cuối tháng đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ tiền mặt với Nhật ký - Sổ cái,
giữa bảng tổng hợp chi tiết với các ti khoản có liên quan trên Nhật ký - Sổ cái
- Cuối tháng căn cứ vo Nhật ký - Sổ cái v số liệu ở bảng chi tiết có
liên quan để lập báo cáo ti chính.

1.4.Ưu nhợc điểm

* Ưu điểm:
+ Đơn giản trong việc ghi chép.
+ Số liệu rõ rng, dễ đối chiếu, dễ kiểm tra.
+ Không cần phải lập bảng cân đối số phát sinh ti khoản.
* Nhợc điểm:
+ Không thuận tiện cho đơn vị sử dụng nhiều ti khoản kế toán.
+ Khó phân công cho nhiều ngời ghi sổ.
+ Không thuận tiện cho cơ giới hoá tính toán.

2. Hình thức Chứng từ ghi sổ
2.1. Đặc điểm

Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải căn cứ vo chứng từ gốc để lập ra
Chứng từ ghi sổ trớc khi ghi sổ kế toán.

2.2. Các loại sổ sách chủ yếu

- Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ.
- Sổ quỹ.
- Sổ Cái ti khoản.
- Sổ, thẻ chi tiết liên quan
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Chứng từ ghi sổ
Số Ngy
Số tiền Ghi chú

114
2.3. Sơ đồ v trình tự hạch toán

Ghi hng ngy
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu kiểm tra

- Căn cứ chứng từ gốc đã kiểm tra hợp lệ để lập Chứng từ ghi sổ hoặc
lập Bảng Tổng hợp chứng từ gốc cùng loại để lập ra Chứng từ ghi sổ. Những
chứng từ gốc có liên quan đến tiền mặt thì ghi đồng thời vo sổ quỹ tiền mặt.
- Các nghiệp vụ có liên quan đến đối tợng cần hạch toán chi tiết thì
đồng thời căn cứ vo chứng từ gốc để ghi vo sổ hoặc thẻ chi tiết.
- Chứng từ ghi sổ lập xong phải đăng ký vo Sổ Đăng ký chứng từ ghi
sổ theo thứ tự thời gian.
- Căn cứ vo Chứng từ ghi sổ để ghi vo Sổ Cái các ti khoản.
- Cuối tháng căn cứ vo sổ chi tiết để lập Bảng Tổng hợp chi tiết.
- Cuối tháng căn cứ vo số liệu trên sổ cái đã đợc đối chiếu số liệu ở
Bảng Tổng hợp chi tiết để lập Bảng cân đối số phát sinh ti khoản.
- Số liệu ở Bảng cân đối ti khoản sau khi đã đối chiếu với số liệu ở Sổ
Đăng ký chứng từ ghi sổ với sổ quỹ kết hợp với số liệu ở Bảng Tổng hợp chi
tiết l cơ sở để lập báo cáo ti chính ở cuối tháng.

2.4. u nhợc điểm

* Ưu điểm

Chứn
g
từ
g
ốc

Sổ, thẻ kế toán
chi tiết
Bảng tổng hợp
chứn
g
từ
g
ốc
Sổ đăng ký
chứn
g
từ
g
hi
Chứng từ ghi
sổ
Sổ quỹ
Sổ cái
Bảng cân đối
ti khoản
Báo cáo ti
chính
Bảng tổng hợp
chi tiết

115
+ Lập chứng từ ghi sổ giảm đợc số lần ghi sổ kế toán.
+ Kiểm tra đối chiếu số liệu chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp v kế toán
chi tiết.
+ Không đòi hỏi trình độ kế toán cao.

* Nhợc điểm

+ Số liệu ghi chép có sự trùng lắp, hiệu suất kế toán thấp.
+ Số liệu ghi chép dồn vo cuối tháng, cung cấp số liệu chậm.

3. Hình thức Nhật ký chứng từ
3.1. Đặc điểm

Đặc trng của hình thức Nhật ký chứng từ l tất cả các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh hng ngy đều đợc tập hợp v hệ thống hoá trên các Nhật ký
chứng từ theo bên Có của ti khoản, kết hợp phân tích đối ứng Nợ với các ti
khoản liên quan. Cuối tháng từ các Nhật ký chứng từ đợc tập hợp vo Sổ Cái
theo bên Nợ của ti khoản, kết hợp phân tích đối ứng Có với các ti khoản liên
quan. Còn số phát sinh bên Có của ti khoản trên Sổ Cái chỉ ghi theo số tổng
cộng trên Nhật ký chứng từ liên quan. Nh vậy, hình thức kế toán ny đã thực
hiện đợc việc phản ánh một bên của ti khoản (một bên "Có " ở Nhật ký
chứng từ, một bên "Nợ" ở Sổ Cái).
Ngoi ra hình thức kế toán ny còn thực hiện kết hợp phản ánh nghiệp vụ
kinh tế theo thời gian phát sinh v theo hệ thống, kết hợp hạch toán tổng hợp
với hạch toán chi tiết trong một số trờng hợp. Các sổ sách theo hình thức kế
toán ny đều đợc thiết kế theo mẫu sẵn v ban hnh thống nhất.

3.2. Các loại sổ sách chủ yếu

Số lợng loại sổ gồm: sổ Nhật ký chứng từ, Bảng kê, Bảng phân bổ, tờ kê
chi tiết, các sổ chi tiết v Sổ Cái.

* Nhật ký chứng từ: l sổ kế toán tổng hợp, dùng để phân loại, phản ánh số
phát sinh bên Có của các ti khoản. Nhật ký chứng từ có thể mở riêng cho mỗi

loại ti khoản v có thể mở chung một Nhật ký chứng từ cho một số loại ti
khoản có nội dung kinh tế giống nhau hoặc có quan hệ đối ứng mật thiết với
nhau khi có nghiệp vụ phát sinh ít. Trong mọi trờng hợp, số phát sinh bên Có
của mỗi ti khoản chỉ tập trung phản ảnh ở một Nhật ký chứng từ v từ Nhật
ký chứng từ ny ghi vo Sổ Cái một lần vo cuối tháng. Số phát sinh Nợ của
mỗi ti khoản đợc phản ảnh trên các Nhật ký chứng từ khác nhau có liên
quan đối ứng Có với ti khoản ở Nhật ký chứng từ đó. Cuối tháng chúng đợc
tập hợp phản ánh vo Sổ Cái. Nhật ký chứng từ mở cho từng tháng. Mẫu sổ
Nhật ký chứng từ đợc thiết kế vận dụng theo kết cấu kiểu bn cờ.
Hiện nay chế độ quy định có 10 Nhật ký chứng từ.
Ví dụ: Mẫu sổ Nhật ký chứng từ nh sau:





116
nhật ký chứng từ số 2
Ghi Có TK 112 " Tiền gửi ngân hng"
Tháng năm N
Chứng từ Ghi có TK 112, ghi Nợ các TK
Ngy
ghi
sổ
Ngy Số
Diễn Giải
TK TK TK TK
Cộng
Có TK112

Tổng cộng


* Bảng kê đợc sử dụng trong một số trờng hợp cần tập hợp số liệu chi
tiết, hoặc cần tính toán trớc những số liệu cần thiết, phục vụ cho việc ghi sổ
Nhật ký chứng từ đợc nhanh chóng.
Mẫu Bảng kê đợc thiết kế khá đa dạng, tuỳ theo từng trờng hợp cụ thể.
Hiện nay chế độ quy định có 11 Bảng kê.

* Bảng phân bổ: đợc dùng để tập hợp v tính toán phân bổ chi phí cho các
đối tợng chịu phí trong một số trờng hợp chi phí cần tập hợp v phân bổ
trớc khi ghi vo Nhật ký chứng từ hoặc Bảng kê.
Mẫu Bảng phân bổ đợc thiết kế phù hợp với đặc điểm tính toán của từng
loại chi phí cần phân bổ, trong đó bảo đảm kết chuyển từ bên có các ti khoản
đối ứng Nợ với các ti khoản liên quan.
Hiện nay chế độ quy định có 4 Bảng phân bổ


* Tờ kê chi tiết: dùng để tập hợp các chứng từ gốc cùng loại của một số đối
tợng có đặc tính riêng về hạch toán chi tiết, nhằm phục vụ việc ghi Bảng kê
hoặc Nhật ký chứng từ đợc đơn giản. Khi sử dụng tờ kê chi tiết, chứng từ gốc
trớc hết đợc ghi vo tờ kê chi tiết, cuối tháng tờ kê chi tiết ghi vo các Bảng
kê hoặc Nhật ký chứng từ liên quan.
Ngoi ra, hình thức kế toán ny cũng sử dụng các sổ chi tiết giống nh
những hình thức kế toán khác trong những trờng hợp m hạch toán chi tiết
cha đợc kết hợp hạch toán ở các sổ trên.

* Sổ Cái: đợc mở cho cả năm, mỗi ti khoản sử dụng một trang sổ v chia
12 cột, mỗi tháng sử dụng một cột. Nguyên tắc ghi Sổ Cái đối với hình thức
ny l: số phát sinh bên Có mỗi ti khoản đợc phản ánh vo Sổ Cái theo tổng
số lấy từ Nhật ký chứng từ ghi có ti khoản đó, số phát sinh Nợ đợc phản ảnh
chi tiết theo đối ứng Có với từng ti khoản lấy ở các Nhật ký chứng từ có liên
quan. Sổ Cái chỉ ghi vo cuối tháng trên cơ sở các Nhật ký chứng từ, sau đó
tính ra số d các ti khoản.
Mẫu sổ cái của hình thức Nhật ký - chứng từ




sổ cái

117
Ti khoản: . . .
Số d đầu năm Năm: . . .
Nợ Có

Ghi Nợ TK ny
đối ứng Có các TK
Tháng
1
Tháng
2
Tháng
3
Tháng

4

Tháng
12
Cộng
năm


.


Cộng S PS Nợ

Tổng S PS Có

Số d cuối tháng
Nợ
Có


3.3. Sơ đồ v trình tự hạch toán

Ký hiệu: Ghi hng ngy
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra

Bớc 1:
Hng ngy căn cứ vo chứng từ gốc ghi vo các Nhật ký chứng từ
hoặc Bảng kê, tờ kê chi tiết có liên quan, đối chiếu với các nghiệp vụ liên quan
cần hạch toán chi tiết ( cha đợc kết hợp phản ánh ở các sổ trên) sau đó từ
chứng từ gốc còn ghi vo sổ chi tiết có liên quan.
Bớc 2:
Đối với các trờng hợp ghi vo tờ kê chi tiết, cuối tháng, tổng hợp
số liệu ở các tờ kê chi tiết ghi vo Nhật ký chứng từ hoặc Bảng kê có liên
quan. Đối với Bảng kê phần lớn cũng phải tổng hợp số liệu để ghi vo Nhật ký
chứng từ có liên quan.
Bảng kê
Tờ kê chi tiết v
các sổ chi tiết khác
Chứng từ gốc v các
bảng phân bổ
Nh

ậ
t k
ý
- chứn
g
từ
Bản
g
tổn
g
h
ợp
chi tiết
Báo cáo kế toán
Sổ Cái

118
Bớc 3:
Cuối tháng, từ Nhật ký chứng từ ghi vo sổ cái, từ các sổ chi tiết
tổng hợp số liệu lập Bảng Tổng hợp chi tiết, rồi đối chiếu số liệu ở Bảng Tổng
hợp chi tiết với các ti khoản tơng ứng trên Sổ Cái. Cuối cùng, từ số liệu ở Sổ
Cái, Bảng Tổng hợp chi tiết, Nhật ký chứng từ tiến hnh lập các báo cáo kế
toán.

3.4. u, nhợc điểm


* Ưu điểm: thuận tiện cho việc phân công chuyên môn hoá công tác kế
toán, giảm đợc khối lợng công việc ghi sổ nhờ phần lớn các sổ kết cấu theo
một bên của ti khoản. Mặt khác, các sổ đợc kết cấu theo nguyên tắc kiểu

bn cờ, mẫu sổ đợc in sẵn v ban hnh thống nhất, do đó, tạo nên kỷ cơng
trong việc thực hiện ghi sổ v việc kiểm tra đối chiếu đợc chặt chẽ. Một số
trờng hợp kết hợp đợc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên các sổ,
bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý v lập các báo cáo kế toán
đợc nhanh chóng.

* Nhợc điểm: Số lợng v loại sổ nhiều, kết cấu phức tạp, đòi hỏi nhân
viên kế toán phải có trình độ nghiệp vụ tơng đối cao. Mặt khác với hình thức
kế toán ny thì việc chuyển sang áp dụng kế toán bằng máy vi tính sẽ có nhiều
khó khăn.
Với những u nhợc điểm trên, hình thức kế toán ny thích hợp với những
đơn vị có quy mô lớn, đội ngũ nhân viên kế toán đủ nhiều, trình độ nghiệp vụ
tơng đối vững vng.

4. Hình thức Nhật ký chung

4.1. Đặc điểm

Đặc điểm chủ yếu của hình thức kế toán Nhật ký chung l mọi nghiệp vụ
kinh tế phát sinh đều phải căn cứ vo chứng từ gốc để ghi vo Nhật ký chung
(hoặc Nhật ký đặc biệt) theo trình tự thời gian. Cuối ngy tổng hợp số liệu từ
Nhật ký chung ghi hệ thống hoá vo các ti khoản trên Sổ Cái.

4.2. Các loại sổ sách kế toán chủ yếu

- Sổ Nhật ký chung
- Sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có) v sổ kế toán chi tiết.
- Sổ Cái các ti khoản

4.3. Sơ đồ trình tự hạch toán

Chứn
g
từ
g
ốc
Nh
ậ
t k
ý
chun
g
Sổ Cái
Bản
g
cân đối ti khoản
Báo cáo ti chính
Nh
ậ
t k

ý
đ
ặ
c bi
ệ
t
Bản
g
Tổn
g
h
ợp
chi tiết
Sổ
,
thẻ kế toán chi tiết

119

Ghi chú:

Ghi hng ngy
Ghi cuối tháng, định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra.
- Căn cứ vo chứng từ gốc đã đợc kiểm tra hợp lệ để định khoản v ghi vo
Nhật ký chung theo thứ tự thời gian, cuối ngy (kỳ) tổng hợp số liệu hệ thống
hoá theo ti khản để ghi vo Sổ Cái.
- Đối với những nghiệp vụ phát sinh nhiều thì hng ngy căn cứ vo chứng
từ gốc đã kiểm tra hợp lệ để định khoản ghi vo Nhật ký đặc biệt. Cuối tháng
tổng hợp số liệu hệ thống hoá theo ti khoản để ghi một lần vo Sổ Cái.

- Những nghiệp vụ liên quan đến đối tợng cần hạch toán chi tiết thì đồng
thời căn cứ vo chứng từ gốc để vo các sổ hoặc thẻ chi tiết có liên quan.
- Cuối tháng căn cứ vo số liệu sổ chi tiết để lập Bảng Tổng hợp chi tiết.
- Số liệu trên Sổ Cái đợc đối chiếu với số liệu ở Bảng Tổng hợp chi tiết l
cơ sở để lập Bảng cân đối ti khoản.
- Sau khi đối chiếu chặt chẽ căn cứ vo số liệu ở Bảng Tổng hợp chi tiết v
Bảng cân đối ti khoản để lập các Báo cáo ti chính.

4.4. u điểm

Hình thức kế toán Nhật ký chung đã khắc phục đợc những nhợc điểm
của hình thức kế toán của Nhật ký - Sổ Cái, hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
v hình thức kế toán Nhật ký chung có nhiều u điểm:
- Đơn giản, dễ ghi chép, dễ tổng hợp số liệu.
- Không đòi hỏi nghiệp vụ cao.
- Cung cấp thông tin kịp thời cho việc lập báo cáo ti chính.
- Thuận tiện cho việc cơ giới hoá tính toán./ .