Giáo trình hướng dẫn tìm hiểu về hoạt động đấu thầu tại Việt Nam phần 4 pps

Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp


46
làm rõ để giữ uy tín với chủ đầu tư và phát huy tối đa tính cạnh tranh của hồ
sơ dự thầu.
2.5. Ký kết hợp đồng kinh doanh (nếu trúng thầu) và theo dõi thực hiện
hợp đồng.
Ngay sau khi nhận được kết quả trúng thầu, công ty sẽ có công văn gửi
cho phía chủ đầu tư để chấp nhận việc thực hiện thi công và thoả thuận ngày,
giờ, địa điểm cụ thể để thực hiện việc ký kết hợp đồng. Tiến hành chuẩn bị
xin bảo lãnh hợp đồng theo yêu cầu của chủ đầu tư và đôn đốc các bộ phận
có liên quan rà soát lại kế hoạch huy động các nguồn lực cho việc thi công
công trình, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đàm phán ký kết hợp đồng thi
công.
Sau khi ký kết hợp đồng, công ty nhanh chóng triển khai thi công công
trình và lúc này, các cán bộ kỹ thuật Phòng kinh tế kế hoạch đảm nhận công
tác dự thầu sẽ có nhiệm vụ theo dõi về thi công và làm cầu nối giữa công
trường với chủ đầu tư, đề xuất kịp thời các vấn đề liên quan đến việc thực
hiện hợp đồng, đặc biệt là các vấn đề ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ thi
công công trình. Đồng thời, thực hiện nhiệm vụ thanh quyết toán với chủ đầu
tư.
3. Đánh giá tình hình thực hiện đấu thầu của công ty trong những năm
qua.
3.1. Những thành tích
a. Với bề dày kinh nghiệm và sự đoàn kết nhất trí trong nội bộ, công ty
đang nỗ lực vươn lên để khẳng định vị trí của mình trong cơ chế thị trường.
Công tác đấu thầu - tiếp thị đã từng bước ổn định và hoạt động đi vào nề nếp
phù hợp với cơ chế mới và đáp ứng cơ bản nhu cầu việc làm của công ty.
Đặc biệt là việc trúng thầu thi công các công trình lớn như công trình Học
viện Lục quân Đà Lạt, công trình đường Hồ Chí Minh và các công trình thi

công tại Lào có nhiều công trình đạt huy chương vàng chất lượng cao của
ngành, giữ được chỗ đứng tại thị trường trong nước và vươn ra thị trường
nước ngoài.
b. Bộ phận tiếp thị đã có trách nhiệm cao hơn trong công tác thu thập
và tổng hợp thông tin về định hướng đầu tư xây dựng cơ bản của Nhà nướcvà
các cơ quan, ban ngành. Cùng lãnh đạo công ty xác định các công trình có
tính khả thi để xây dựng chiến lược và sách lược trong công tác tiếp thị đấu
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp


47
thầu nhằm nâng cao hiệu quả thắng thầu mà vẫn đảm bảo chi phí với mức tối
thiểu. chính qua thời gian này công ty đã xây dựng được một đội ngũ làm
công tác tiếp thị đấu thầu có trình độ và nhiệt tình với công việc đảm bảo
hoàn thành tốt nhiệm vụ theo đúng tiến độ đã đề ra.
c. Đã huy động một đội ngũ kỹ sư, nhà quản lý và lao động giỏi tham
gia vào công tác dự thầu. Cùng với quá trình đó hoạt động tay nghề, năng lực
và kinh nghiệm cán bộ công nhân của công ty đang ngày một nâng cao hơn.
d. Đã chủ động tìm kiếm các công trình trong mọi lĩnh vực xây dựng
và mở rộng được ngành nghề xây dựng.
e. Đánh giá đúng vị trí của công tác đấu thầu ngày càng tạo ra chuyển
biến tốt về mặt tổ chức và thực hiện, đặc biệt trong lĩnh vực quan hệ với bên
ngoài như với các tổ chức tài chính, nhà cung ứng, đối tác kinh doanh và chủ
đầu tư.
Nhìn chung lại, trong vài năm trở lại đây, đặc biệt là từ cuối năm 1996,
Công ty xây dựng 319 đã có những cố gắng trong việc chủ động tìm kiếm
công ăn việc làm và có nhiều tiến chuyển tốt trong tổ chức, quản lý, mở rộng
quan hệ với bên ngoài. Nhờ đó đem lại công ăn việc làm đều đặn cho cán bộ
công nhân viên và ngày càng khẳng định được chỗ đứng cũng như uy tín của
công ty trên thị trường.

3. 2. Những tồn tại trong công tác dự thầu tại công ty.
Mặc dù trong công tác dự thầu, công ty đã có nhiều cố gắng để đạt
được những thành tích nhất định, song cũng vẫn còn một số tồn tại dẫn đến
khả năng trúng thầu cao ảnh hưởng tới sự phát triển chung của công ty.
a. Việc thực hiện công tác dự thầu chưa thực sự diễn ra một cách có hệ
thống và chặt chẽ, nhiều bước công việc nhận thức được song chưa thực
hiện. Thụ động trong việc đề ra các biện pháp tranh thầu.
b. Chưa đưa ra được các đề xuất về giải pháp kỹ thuật hợp lý, độc đáo
làm tăng khả năng cạnh tranh trong đấu thầu.
c. Công tác tiếp thị, đấu thầu bước đầu chiếm lĩnh được thị trường
nhưng khả năng cạng tranh yếu. Khả năng Marketing trong thương trường
trên các lĩnh vực mua bán hàng hoá, tiêu thụ sản phẩm lẫn trong tìm kiếm
việc làm còn rất hạn chế, thụ động.
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp


48
d. Giá bỏ thầu nhiều khi không hợp lý, lúc thì quá cao so với giá xét
thầu của chủ đầu tư, hoặc so với giá bỏ thầu của các đối thủ cạnh tranh, lúc
lại quá thấp tuy công ty trúng thầu nhưng không có hiệu quả.
e. Khả năng tự chủ về tài chính thấp, chưa đủ năng lực tài chính để
tham gia đấu thầu độc lập và nhận thi công những công trình có giá trị lớn,
thời gian thi công dài.
f. Thiết bị xe máy thi công hiện tại nhìn chung chưa đáp ứng được các
yêu cầu kỹ thuật và mức độ hiện đại trong việc thi công các công trình đòi
hỏi chất lượng cao, kỹ thuật phức tạp.
3. 3. Nguyên nhân chủ yếu của những tồn tại trên.
a. Lực lượng cán bộ tiếp thị còn mỏng và năng lực có hạn chưa phát
huy hết sức mạnh tổng hợp của các bộ kỹ thuật, chủ công trình, các đơn vị
trong quá trình tiếp thị, lập, chọn phương án tối ưu.

b. Việc lập giá dự thầu mới chỉ tính tới các yếu tố bên trong mà chưa
gắn chặt với tình hình thị trường và các đối thủ cạnh tranh. Thêm vào đó
công tác khảo sát công trình, giá cả đôi khi chưa sát thực tế.
c. Về công nghệ và thiết bị xe máy thi công thì trừ lĩnh vực thi công
đường bộ còn trong các lĩnh vực khác mặc dù có năng lực khá lớn song còn
nhiều máy móc thiết bị đã cũ, lạc hậu, sử dụng không hiệu quả. Việc đầu tư
mua sắm mới còn gặp nhiều khó khăn.
d. Một số công trình do chủ đầu tư có sự sắp đặt trước do đó mặc dù giá
dự thầu thấp nhất, hồ sơ dự thầu đảm bảo chất lượng nhưng vẫn bị trượt.
4. Tổ chức quản lý và phối hợp giữa các bộ phận thực hiên công tác dự
thầu tại công ty.
Từ cuối năm 1996, khi bắt đầu tham gia đấu thầu để giành quyền bao
thầu xây lắp các công trình, công tác đấu thầu được giao cho phòng kinh tế -
kế hoạch phối hợp với phòng kỹ thuật để thực hiện và đặt dưới sự chỉ đạo trực
tiếp của giám đốc công ty. Qua một thời gian hoạt động, trên cơ sở nhận thức
rỗ vị trí quan trọng của công tác đấu thầu và sức ép về việc làm ngày càng
tăng, Ban lãnh đạo công ty thấy cần thiết phải có một bộ phận trợ giúp Giám
đốc công ty trong việc tìm kiếm thông tin về công trình cần đấu thầu, quản lý
và phối hợp thực hiện. Chính vì vậy, ngày 1-10- 1998, giám đốc công ty đã ra
quyết định thành lập bộ phận tiếp thị, trực thuộc phòng kế hoạch đồng thời
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp


49
chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đóc công ty với các chức năng và nhiệm
vụ chủ yếu sau:
+ Về chức năng:
Là bộ phận chuyên trách về công tác tiếp thị của công ty, tìm hiểu và
xử
lý các thông tin có liên quan đến công tác tìm kiếm việc làm xác minh độ xác

thực của các thông tin báo cáo giám đốc xử lý hoặc chủ động đề xuất phương
án giải quyết. Mục đích cuối cùng là giúp cho giám đốc trong công việc tìm
kiếm việc làm.
+ Về nhiệm vụ:
- Nắm bắt kịp thời thông tin các dự án đầu tư, xây dựng trong mọi lĩnh
vực và các địa phương. Khi dự án có điều kiện thì chuẩn bị và lập hồ sơ đăng
ký dự thầu (căn cứ từng công trình cụ thể sẽ dùng hồ sơ của công ty hoặc liên
doanh, liên kết với các đơn vị bên ngoài). Cung cấp đầy đủ thông tin của công
ty cho chủ đầu tư làm việc với cơ quan chỉ đạo dự án, chủ đầu tư có các thông
tin cần thiết báo cáo giám đốc, tiếp tục duy trì các quan hệ trên trong suốt quá
trình đấu thầu cũng như lâu dài.
- Chịu trách nhiệm chắp nối, hoàn tất hồ sơ dự thầu từ khâu chuẩn bị
cho đến khi nộp hồ sơ dự thầu. Trong quá trình làm hồ sơ dự thầu phải cung
cấp đầy đủ thông tin liên quan đến dự án cho phòng kinh tế - kế hoạch để làm
giá dự thầu và phòng kỹ thuật để lập biện pháp thi công và tính khối lượng,
các phần việc còn lại thuộc bộ phận tiếp thị. Phân công các bộ phận theo sát
các dự án sau khi nộp hồ sơ dự thầu cho đến khi có kết quả cuối cùng
Việc thành lập bộ phận tiếp thị qua một thời gian ngắn đã đem lại
những tác động tích cực đến hoạt động dự thầu của công ty, thể hiên cụ thể ở
các khía cạnh sau:
- Đưa công tác dự thầu của công ty dần đi vào hoạt động có tính hệ
thống. Quá trình thực hiện công tác dự thầu được theo dõi chặt chẽ và sát sao
hơn, tạo ra được đầu mối để liên kết các bộ phận có liên quan. Việc lập kế
hoạch dự thầu hàng tháng được thực hiện đầy đủ.
- Tăng cường và thiết lập tốt mối quan hệ với bên mời thầu. Các thông
tin và dự án được thu thập đầy đủ và cung cấp kịp thời cho các bộ phận có
liên quan.
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp

50
- Số lượng các công trình được tiếp thị để lựa chọn, quyết định dự thầu
cũng tăng lên, tạo cơ hội lựa chọn được các dự án có triển vọng nhằm đạt hiệu
quả cao hơn cho tác dự thầu.
Trong các khía cạnh tác động trên, khía cạnh mang lại nhiều hiệu qủa
nhất cho việc thực hiện công tác dự thầu đó là theo dõi và phối hợp giữa các
bộ phận có liên quan trong việc lập hồ sơ dự thầu, nó giảm được ách tắc trong
các bộ phận, thực hiện đảm bảo cho quá trình lập hồ sơ dự thầu diễn ra nhanh
hơn. Về mặt chất lượng của hồ sơ thì hình thức trình bày được cải thiện, các
lõi sẽ được kiểm tra và phát hiện kịp thời, điều này là khá quan trọng vì nhiều
khi chỉ cần một lỗi nhỏ trong hồ sơ dự thầu sẽ ảnh hưởng không tốt đến kết
quả đánh giá của bên mời thầu đối với nhà thầu. Cụ thể là khi chuẩn bị hồ sơ
dự thầu, bộ phận tiếp thị sẽ lâp bảng phân công nhiệm vụ và phối hợp thực
hiện theo bảng 8.
Bảng 8: Bảng phân công nhiệm vụ lập hồ sơ dự thầu
STT Nội dung công việc
Bộ phận thực
hiện
Bộ phận phối
hợp
I
Quyển 1: Bảng giá dự thầu

1 Đơn vị dự thầu Phòng KH Phòng kỹ thuật
2 Các phụ lục (bảo hành, giảm giá)

Phòng KH Phòng kỹ thuật
3 Bảng tổng hợp giá thầu Phòng KH Phòng kỹ thuật
4 Chiết tính giá thầu Phòng KH Phòng kỹ thuật
5 Bảo lãnh dự thầu Phòng TC_KT Phòng KH

6 Bảo chứng Phòng TC_KT Phòng KH
II
Quyển 2: Biện pháp thi công
Phòng kỹ thuật Phòng KH
1 Thuyết minh biện pháp Phòng kỹ thuật Phòng KH
2 Tiến độ thi công Phòng kỹ thuật Phòng KH
3 Các bản vẽ minh hoạ Phòng kỹ thuật Phòng KH
4 Catalo, tiêu chuẩn kỹ thuật Phòng kỹ thuật Phòng KH
III
Quyển 3: Thông tin chung

1 Hồ sơ tư cách pháp nhân B. P Tiếp thị Phòng KH
2 Giới thiệu công ty B. P Tiếp thị Phòng KH
3 Năng lực tài chính B. P Tiếp thị Phòng KH
4 Năng lực thiết bị B. P Tiếp thị Phòng KH
5 Nhân lực B. P Tiếp thị Phòng KH
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp


51
6 Các thông tin khác B. P Tiếp thị Phòng KH
IV
Các công việc khác

1 Khảo sát hiện trường Phòng KH
2 Tham khảo giá, khu vực thi công Phòng KH
V
Các công việc kết thúc

1 Duyệt hồ sơ Giám đốc B. P làm hồ sơ

2 Đóng góp thông tin B. P Tiếp thị
3 Nộp hồ sơ Phòng KH B. P Tiếp thị
Căn cứ vào tiến độ (ngày hoàn thành) đã đề ra, bộ phận tiếp thị theo dõi
từng bộ phận thực hiện, thường xuyên giữ mối quan hệ thông tin qua lại để
phát hiện những vướng mắc đề xuất với ban lãnh đạo có ý kiến chỉ đạo kịp
thời. Nhưng mặt khác thời gian qua cách thức tổ chức quản lý công tác dự
thầu trên đây cũng bộc lộ những hạn chế. Đây là một trong những nguyên
nhân làm cho chất lượng công tác dự thầu của công ty chưa được cải biến rõ
rệt mặc dù tổ chức quản lý và phối hợp thực hiện đã được thiết lập tốt hơn.
Trong đó hạn chế nổi bật nhất đó là sự phân tán trong quản lý và những người
tham gia công tác dự thầu phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau không
liên quan trực tiếp đến công tác dự thầu dẫn đến những tồn tại cụ thể sau:
Thứ nhất:
Chỉ dừng lại ở việc lập kế họach tiếp thị đấu thầu hàng tháng song chưa
đề ra chiến lược tranh thầu cụ thể phù hợp với tình hình và điều kiện thực tế
của công ty, dẫn đến việc đưa ra các biện pháp tranh thầu thường mang tính
chất tình thế và bị động.
Thứ hai:
Khó có khả năng nắm bắt sâu sát những biến động trong các yếu tố của
thị trường và quan trọng hơn là yếu tố giá cả. Điều này sẽ ảnh hưởng không
nhỏ tới tính cạnh tranh của giá dự thầu.

Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp


52











CHƯƠNG III
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ
CÔNG TÁC ĐẤU THẦU TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG 319

I. ĐỊNH HƯỚNG KẾ HOẠCH SẢN XUẤT KINH DOANH 5 NĂM
2001- 2005 CỦA CÔNG TY XÂY DỰNG 319.
1. Định hướng phát triển.
Phát huy sức mạnh tổng hợp truyền thống 22 năm xây dựng và phát
triển, tăng cường đoàn kết, ra sức đổi mới, ổn định tổ chức, phát huy cao độ
hiệu quả máy móc thiết bị thi công đã đầu tư, phát huy cao độ các ngành nghề
truyền thống, duy trì phát triển sản xuất công nghệ hiện có, phối hợp chặt chẽ
với các công ty khác để có dự án đầu tư mới theo các hình thức thích hợp.
Phấn đấu nhận thầu làm tổng B một số dự án quy mô vừa. Từng bước khẳng
định mình trong cơ chế thị trường để tích luỹ và phát triển. Xây dựng đội ngũ

cán bộ quản lý tinh thông, đội ngũ công nhân lành nghề, ổn định đời sống cán
bộ công nhân viên an cư lạc nghiệp góp phần vào sự nghiệp phát triển chung
của đất nước.
2. Một số mục tiêu chính.
Trong kinh doanh xây lắp tập trung chủ yếu khai thác năng lực máy
móc thiết bị hiện có bằng cách thực hiện tốt dự án công trình giao thông, các
công trình thuỷ lợi, thuỷ điện nhỏ với giá trị từ 40 -45% giá trị xây lắp hàng
năm khoảng 70-80 tỷ.
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp


53
2.1.Cơ cấu sản lượng
- Trong định hướng kế hoạch của mình từ năm 2001 nhiệm vụ kinh
doanh xây lắp vẫn ưu tiên xây dựng các công trình: cơ sở hạ tầng dân dụng
công nghiệp, thuỷ lợi, thuỷ điện, đường dây và trạm.
- Về giá trị xây lắp hàng năm chiếm 80% giá trị sản xuất kinh doanh
sau đó tăng tỷ trọng đầu tư để đảm bảo đến năm 2001 có dự án đầu tư theo
hình thức BT, BOT tiến tới năm 2005 giảm dần giá trị sản lượng xây lắp, tăng
sản lượng sản xuất hàng hoá công nghiệp, bảo đảm chủ động hoàn toàn trong
kế hoạch sản xuất kinh doanh.
2.2. Về cơ cấu các công trình trong thi công xây lắp.
- Giá trị xây lắp các công trình cơ sở hạ tầng chiếm khoảng 50% giá trị.
- Kinh doanh xây lắp các công trình: dân dụng, công nghiệp thực hiện
giá trị chiếm khoảng 30% giá trị xây lắp hàng năm.
- Giá trị xây lắp các công trình đường dây và trạm, thuỷ điện, thuỷ lợi,
nhỏ trong và ngoài nước chiếm khoảng 20% giá trị.
2.3.Về cơ cấu địa bàn hoạt động.
- Kinh doanh xây lắp các công trình khu vực Hà Nội và các vùng lân
cận 30%.

- Kinh doanh xây lắp các công trình khu vực vùng sâu, vùng xa 50%.

II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
ĐẤU THẦU TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG 319.
Biện pháp 1: Vận dụng phương pháp dùng chỉ tiêu tổng hợp để ra quyết
định tranh thầu
Như đã phân tích ở phần thực trạng xác xuất trúng thầu của công ty
trong những năm qua với các công trình công ty đã tham gia đấu thầu chưa
cao lắm. Khi tham gia tranh thầu công ty sẽ phải chi phí một khoản tiền cho
mua hồ sơ dự thầu, tiếp thị ngoại giao Nếu thắng thầu sẽ giải quyết được
việc làm và có thể thu được một khoản lợi nhuận. Ngược lại sẽ mất toàn bộ
chi phí đã bỏ ra trong giai đoạn làm hồ sơ dự thầu.
Để tránh được phải bỏ ra những khoản chi phí không đáng mất trên và
nâng cao khả năng lượng hoá tối đa khi phân tích và đưa ra quyết định tranh
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp


54
thầu, công ty nên áp dụng giải pháp dùng chỉ tiêu tổng hợp để ra quyết định
tranh thầu. Nội dung của giải pháp này bao gồm các vấn đề sau:
1) Xác định danh mục các chỉ tiêu ảnh hưởng đến khả năng thắng thầu
của công ty
Việc đầu tiên là công ty phải căn cứ vào kinh nghiệm của bản thân,
những quy định của pháp luật và quy chế đấu thầu hiện hành để xác định một
danh mục chỉ tiêu đặc trưng cho những nhân tố có ảnh hưởng đến khả năng
thắng thầu. Các chỉ tiêu này càng sát với chỉ tiêu xét thầu càng tốt. Số lượng
chỉ tiêu là tuỳ ý, nhưng tối thiểu phải bao quát được đầy đủ các chỉ tiêu
thường dùng để dánh giá hồ sơ dự thầu, phải tính đến tình hình cạnh tranh của
các đối thủ, phải chú ý tránh trùng lặp chỉ tiêu và phải xác định đúng những
nhân tố thực sự có ảnh hưởng. Không đưa vào bảng danh mục những chỉ tiêu

không có ảnh hưởng, hoặc ảnh hưởng rất ít (không đáng kể ) đến khả năng
thắng thầu của công ty. Chỉ tiêu đưa ra chi tiết, cụ thể bao nhiêu, thì cho kết
quả chính xác bấy nhiêu.
2) Xây dựng thang điểm
Các chỉ tiêu đã lựa chọn sẽ được phân tích theo trạng thái tương ứng
với từng bậc trong thang điểm. Có nhiều loại thang điểm. Yêu cầu của các
thang điểm là đảm bảo tính chính xác, không gây phức tạp cho tính toán. Có
thể sử dụng thang điểm 3 bậc, 5 bậc hoặc 9 bậc. Thang điểm 3 bậc được chia
thành 3 mức điểm là 4, 2, 0 tương ứng với trạng thái của từng chỉ tiêu là tốt,
trung bình, kém. Thang điểm 5 bậc được chia thành 5 mức điểm là 4, 3 2, 1, 0
tương ứng với 5 trạng thái của từng chỉ tiêu là rất tốt, tốt, trung bình, yếu,
kém. Thang điểm 9 bậc có các mức điểm là 8, 7, 6, 5, 4, 3, 2, 1, 0.
Như vậy, ở mỗi thang điểm đều có các mức tối đa tương ứng với trạng
thái tốt nhất và mức điểm tối thiểu tương ứng với trạng thái tồi nhất của các
chỉ tiêu. Việc sử dụng thang điểm nào là phù thuộc vào sự lựa chọn của công
ty.
3) Xác định tầm quan trọng (trọng số) của từng chỉ tiêu.
Trong số các chỉ tiêu đã được lựa chọn để đưa vào tính toán thì rõ ràng
mỗi chỉ tiêu có một mức độ ảnh hưởng riêng đến khả năng thắng thầu của
công ty. Do vậy, công ty phải sử dụng kinh nghiệm của bản thân, những quy
định của pháp luật và quy chế đấu thầu hiện hành, những thông lệ và tiêu
chuẩn thường được dùng để đánh giá hồ sơ dự thầu, kết hợp với việc sử dụng
phương pháp chuyên gia để đánh giá mức độ ảnh hưởng của từng chỉ tiêu.
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp


55
Tầm quan trọng của các chỉ tiêu (được gọi là trọng số) có thể được thể hiện
bằng 1 nếu thể hiện bằng số thập phân và bằng 100% nếu thể hiện bằng %.
Việc xác định danh mục các chỉ tiêu, xác định trọng số và xây dựng

thang điểm như trên, công ty phải làm một lần và được dùng ổn định cho một
khoảng thời gian khi mà các điều kiện và môi trường hoạt động kinh doanh
của công ty chưa có sự biến động.
4) Tính toán chỉ tiêu tổng hợp cho gói thầu cụ thể
Khi xuất hiện một gói thầu cụ thể, công ty cần khẩn trương nghiên cứu
hồ sơ mời thầu, nghiên cứu gói thầu, phân tích môi trường đấu thầu, đánh giá
khả năng của mình đối với gói thầu và dự đoán các đối thủ cạnh tranh để xác
định trạng thái của từng chỉ tiêu trong bảng danh mục và số điểm tương ứng
với từng trạng thái đó. Cuối cùng tính toán ra chỉ tiêu tổng hợp theo công thức
sau :
TH=


n
1
i
ii
P*A
(1)
Trong đó : TH: Chỉ tiêu tồng hợp
n : Số các chỉ tiêu trong danh mục
A
i
: Điểm số của chỉ tiêu thứ i
P
i
:Trọng số của chỉ tiêu thứ i

5) Đánh giá khả năng thắng thầu và ra quyết định
Khả năng thắng thầu được đo bằng tỷ lệ % theo công thức sau:

K =
100.
M
TH
(2)
Trong đó:
K: Khả năng thắng thầu tính bằng %
TH: Điểm tổng hợp được tính theo công thức (1)
M : Mức điểm tối đa trong thang điểm được dùng
Nếu tất cả các chỉ tiêu đều ở trạng thái trung bình, thì khả năng thắng
thầu sẽ là 50% thì doanh nghiệp không nên tham gia tranh gói thầu đó
Ví dụ: Với các công trình chuyên về sửa chữa và nâng cấp công trình
trong nước. Đây là những công trình có giá trị đấu thầu nhỏ, thời gian thi
công ngắn. Ta xây dựng một danh mục các chỉ tiêu và thang điểm 5 bậc như
sau:

Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp


56
Thang điểm và trạng thái
TT

Các chỉ tiêu
4 3 2 1 0
1 Mục tiêu lợi nhuận Rất thấp

Thấp

TB

Cao Rất cao

2
Khả năng đáp ứng các yêu cầu kỹ

thuật
Rất cao

Cao

TB

Thấp

Rất thấp

3 Mức độ quen thuộc và gói thầu Rất cao

Cao

TB

Thấp

Rất thấp

4 Khả năng đáp ứng về tiến độ thi công

Rất cao

Cao

TB

Thấp

Rất thấp

5
Khả năng đáp ứng về năng lự
c thi
công
Rất cao

Cao

TB

Thấp

Rất thấp

6 Đánh giá về đối thủ cạnh tranh Rất yếu

Yếu

TB

Mạnh

Rất
mạnh

Trọng số của từng chỉ tiêu như sau:


TT Chỉ têu Trọng số %

1
2
3
4
5
6
Mục tiêu lợi nhuận
Khả năng đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật
Mức độ quen thuộc với gói thầu
Khả năng đáp ứng tiến độ thi công
Khả năng đáp ứng về năng lực thi công
Đánh giá về đối thủ cạnh tranh
30
20
15
5
10
20

Trên cơ sở danh mục các chỉ tiêu và thang điểm cũng như trọng số về các
chỉ tiêu trên ta đi vào phân tích một ví dụ cụ thể: “Xây dựng giảng đường và

ký túc xá trường đại học Văn Hoá”, địa điểm xây dựng tại Hà Nội; pháp nhân
đấu thầu “ Công ty” giá trị đấu thầu 1.173.000.000 đồng

T
T
Chỉ tiêu
Trạng
thái
Điểm

Trọn
g số
Kết
quả
1
2
3
4
Mục tiêu lợi nhuận
Khả năng đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật
Mức độ quen thuộc với gói thầu
Khả năng đáp ứng tiến độ thi công
TB
Rất cao

TB
Cao
2
4
2

3
0,3
0,2
0,15
0,05
0,6
0,8
0,3
0,15
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp


57
5
6

Khả năng đáp ứng năng lực thi công
Đánh giá về đối thủ cạnh tranh

Rất cao

Mạnh

4
1
0,1
0,2
0,4
0,2
Tổng số điểm 2,45

Khả năng thắng thầu đối với gói thầu này
4
45,2
M 
. 100 = 61, 25%.
Với kết quả tính toán, Công ty nên tham gia tranh thầu với gói thầu này và
thực tế công ty đã trúng thầu công trình này và ký hợp đồng ngày 1/9/1996
Như vậy, phương pháp này đã được lượng hoá được sự ảnh hưởng của
các nhân tố cần xem xét và cho phép công ty đáp ứng yêu cầu phản ứng
nhanh khi ra quyết định tranh thầu. Đây là phương pháp có tính khả thi rất
cao. Phương pháp vừa dùng cho việc ra quyết định trước khi lập phương án
và chiến lược tranh thầu, vừa dùng cho việc ra quyết định trước khi nộp hồ sơ
dự thầu. Khi sử dụng phương pháp này cần lưu ý rằng, tính đúng đắn của
quyết định được đưa ra phụ thuộc rất lớn vào việc phân tích và xác định chính
xác trạng thái của từng chỉ tiêu, cũng như tầm quan trọng của nó. Để tránh
việc bỏ lỡ cơ hội hoặc gây thiệt hại do việc đưa ra quyết định sai Công ty cần
có biện pháp đảm bảo độ tin cậy của thông tin và phân tích cẩn thận trạng thái
của các chỉ tiêu ngay từ vòng ra quyết định thứ nhất.
Biện pháp 2: Tổ chức bộ máy đấu thầu của công ty cho phù hợp với yêu
cầu của thị trường
Như đã phân tích ở phần thực trạng, công ty chưa tổ chức được bộ phận
chuyên trách làm công tác dự thầu dẫn đến sự phân tán trong quản lý và các
cán bộ tham gia thực hiện những khâu quan trọng trong việc lập hồ sơ dự thầu
phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau. Điều đó có ảnh hưởng không tốt
tới hiệu quả công tác đấu thầu nói chung cũng như chất lượng hồ sơ dự thầu
và toàn bộ quá trình đấu thầu nói riêng. Để đấu thầu và thắng thầu có hiệu quả
thì việc tổ chức lại bộ máy đấu thầu là điều kiện hết sức quan trọng.
1) Nguyên tắc tổ chức bộ máy đấu thầu của công ty.
a. Nguyên tắc tập chung chuyên môn hoá

Yêu cầu của chủ đầu tư, sự nghiêm ngặt của các nhà tư vấn đánh giá hồ
sơ dự thầu và đặc biệt là các yêu cầu về chất lượng, hiệu quả của việc xây
dựng hồ sơ dự thầu có sức cạnh tranh lớn trong điều kiện đấu thầu rộng rãi
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp


58
đòi hỏi công ty phải có một tổ chức đấu thầu tập trung, thống nhất và chuyên
môn hoá.
b. Nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa tổ chức đấu thầu của công ty với
các lực lượng chuyên môn hoá tại các xí nghiệp thành viên.
Công ty là đơn vị trung tâm điều hành mọi công việc chung còn các xí
nghiệp trực thuộc được phân bổ trên hầu hết các địa phương. Các công trình
dự án đầu tư, xây dựng trải rộng trên địa bàn rộng, trong cùng một thời điểm,
công ty có thể phải tham gia đấu thầu nhiều gói thầu. Hơn nữa, chi phí phục
vụ công tác đấu thầu không nhỏ, nhất là các chi phí khảo sát hiện trường, tìm
nguồn nguyên vật liệu, giao dịch với chính quyền địa phương Nguyên tắc
này cho phép công ty sử dụng chuyên gia, lực lượng chuyên môn kỹ thuật
nằm tại các xí nghiệp để tận dụng các ưu thế của họ và tiết kiệm chi phí.
c. Nguyên tắc đảm bảo bí mật
Đấu thầu là một cuộc cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp xây
dựng. Để chiến thắng trong cạnh tranh, các doanh nghiệp không chỉ tìm hiểu
đối thủ, quyết định tham gia đấu thầu gói thầu nào, mà điều vô cùng quan
trọng là phải giữ bí mật nội dung của hồ sơ dự thầu từ khi bắt đầu chuẩn bị hồ
sơ cho đến khi công bố thắng thầu. Việc lựa chọn nhân sự cũng như sắp xếp
công việc cho từng chuyên gia phải xuất phát từ nguyên tắc này. Cụ thể:
- Việc quyết định giá bỏ thầu chỉ được lãnh đạo cao nhất của công ty
quyết định cùng với một đến hai chuyên gia tin cậy nhất đã được kiểm tra.
- Việc quyết định giá bỏ thầu chỉ được quyết định sát với thời điểm nộp
hồ sơ dự thầu cho chủ đầu tư.

- Các chuyên gia của tổ chức đấu thầu phải được lựa chọn kỹ, là những
người gắn bó, trung thành với sự tồn tại và phát triển của công ty.
d. Nguyên tắc luân phiên giữa chuyên gia đấu thầu và chuyên gia điều
hành dự án khi thắng thầu.






Chuyên gia đấu thầu

Chuyên gia kỹ sư điều
hành d
ự
án

Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp


59

Việc luân phiên này sẽ đảm bảo việc bổ sung kiến thức thực tiễn cho
cán bộ chuyên gia đấu thầu.
2) Yêu cầu đối với chuyên gia trong tổ chức đấu thầu của công ty
a. Được đào tạo chính quy và đào tạo lại cho phù hợp với thực tiễn.
Đấu thầu xây dựng là tổng hoà của các lĩnh vực quản lý kinh tế và kinh
doanh của doanh nghiệp, chịu sự cạnh tranh gay gắt của các nhà thầu quốc tế
và những quy định chặt chẽ của tư, vấn giám sát, mặt khác công nghệ xây
dựng ngày nay thay đổi về cơ bản. Trong khi đó, các chuyên gia có kinh

nghiệm nhất của công ty được đào tạo trước những năm 90 theo các công
trình cũ, do đó cần phải được đào tạo. Số kỹ sư, chuyên gia mới ra trường tuy
được đào tạo chính quy nhưng lại chưa có thực tiễn, đồng thời việc tiếp thu
kiến thức từ thực tiễn của nhà trường đào tạo chưa theo kịp diễn biến thực tế
của quá trình cạnh tranh gay gắt trong thị trường xây dựng, do đó cần tiếp tục
được đào tạo lại.
b. Năng động, chính xác phù hợp với thị trường
Quá trình đấu thầu như một cỗ máy hoàn chỉnh chạy hết công suất, vừa
phải bảo đảm chính xác nhưng đồng thời vừa phải rất linh hoạt, tuỳ theo mục
tiêu của công ty và tuỳ thuộc vào quá trình cạnh tranh. Vì vậy, các chuyên gia
được lựa chọn phải bảo đảm yêu cầu này.
c. Chuyên sâu một công việc và hiểu biết nhiều lĩnh vực trong hoạt
động xây dựng, hoạt động đấu thầu, triển khai các dự án
Hoạt động đấu thầu là một dây truyền, các nội dung của hồ sơ đấu thầu
có liên quan mật thiết với nhau, đồng thời từng nội dung có những yêu cầu
chuyên sâu riêng. Do đó việc bố trí các chuyên gia phải đáp ứng yêu cầu
chuyên sâu một lĩnh vực và biết nhiều lĩnh vực nhằm nâng cao hiệu quả, chất
lượng công việc.
3) Hình thành tổ chức đấu thầu xây lắp của Công ty
Tổ chức đấu thầu xây lắp của Công ty cần được hình thành một cách
trực tiếp, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, có phó giám đốc chuyên
trách về dự án đấu thầu thông qua một đầu mối tập trung là phòng dự án đấu
thầu. Việc bố trí, sắp xếp các nhóm chuyên gia trong phòng dự án đấu thầu
của công ty bao gồm :
 Nhóm chuyên gia về thị trường
Chịu trách nhiệm nghiên cứu về thị trường, có rất nhiều loại thị trường
nghiên cứu như :Thị trường công việc(thị trường đầu vào ); Thị trường đối
tác; Thị trường vật liệu ; Thị trường thiết bị thi công ; Thị trường lao động
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp

60
 Nhóm chuyên gia về kinh tế
Chịu trách nhiệm toàn bộ về nội dung kinh tế các dự án đấu thầu.
Thông thường, nội dung kinh tế là yếu tố cơ bản đầu tiên và cuối cùng quyết
định sự thành công của quá trình đấu thầu xây lắp (Do họ là người quyết định
các yếu tố liên quan đến giá bỏ thầu, thậm chí cả vấn đề lợi nhuận cũng như
hiệu quả các dự án ứng dụng sau này )
 Nhóm chuyên gia về kỹ thuật - công nghệ thi công
Nhóm này tập trung giải quyết các vấn đề về kỹ thuật công nghệ của
hồ sơ dự thầu, đòi hỏi phải là các chuyên gia được đào tạo chuyên sâu và
thông qua thực tiễn chỉ đạo thi công tại các công trình xây dựng, tốt nhất là
các chuyên gia đã từng tham gia các dự án thi công theo tiêu chuẩn quốc tế.

PGĐ
GIÁM ĐỐC
PGĐ PGĐ Dự án
Các phòng chức
năng có liên quan
Phòng dự án đấu
thầu
Các phòng chức
năng có liên quan
Nhóm
chuyên
viên thị
trường
Nhóm
chuyên
viên kinh
tế
Nhóm
chuyên
viên văn
phòng
phiên dịch
Nhóm
chuyên
viên về
thiết bị thi
công thí

ngi
ệ
m

Nhóm
chuyên
viên về kỹ
thuật công
nghệ thi
công

Tổ chức đấu thầu tại
các xí nghiệp thành
viên