Vận dụng lý thuyết phân bố và đo lường công việc vào doanh nghiệp

VẬN DỤNG LÝ THUYẾT
PHÂN BỐ VÀ ĐO LƯỜNG
CÔNG VIỆC VÀO MỘT
DOANH NGHIỆP

LOGO
www.themegallery.com


Nội dung:

Tóm tắt lý thuyết
Vận dụng thực tế


Nội dung:

Phân bố cơng việc

Tóm tắt lý
thuyết

Tiêu chuẩn sản xuất và hoạt động

Đo lường công việc


A. TĨM TẮT LÝ THUYẾT
I. PHÂN BỐ CƠNG VIỆC
1. Định nghĩa:
 Phân bố công việc là định rõ nội dung của từng công

việc và xác định cách chia công việc trong phạm vi một
tổ chức. Sau đó quan sát một cách khoa học từng chi
tiết một của công việc nhằm loại bỏ những chỗ phí
cơng và nâng cao sức sản xuất.
 Mục tiêu: chia nhỏ công việc.
 Đối tượng: lao động phổ thông.
 Trong sản xuất và đo lường, phân bố công việc đi sau
phân bố sản phẩm, phương pháp và trang thiết bị.


A. TĨM TẮT LÝ THUYẾT
I. PHÂN BỐ CƠNG VIỆC
2. Kỹ thuật phân bố cơng việc:
• 3 kỹ thuật phân bố công việc cổ truyền là: sơ đồ
thực hành, sơ đồ hoạt động và sơ đồ phát triển.
• So sánh 3 kỹ thuật:
Giống nhau: đều làm dễ dàng việc phân tích
bên trong cơng việc (từ vị trí của từng cá nhân
một) và những cơng việc liên đới (từ vị trí này
sang vị trí khác).


A. TĨM TẮT LÝ THUYẾT
2. Kỹ thuật phân bố cơng việc
Khác nhau:
Kỹ thuật

Sơ đồ thực hành

Sơ đồ hoạt động

Sơ đồ phát triển

Những động tác sơ đẳng nhất Những công việc nhỏ quan Vị trí của từng cơng việc, một
Đối tượng

(cách đưa tay, cách nắm lấy, trọng thực hiện bởi các nhóm chuỗi cơng việc
cách để xuống…) của từng cơng nhân và máy móc được
cơng nhân ở một vị trí cố chia bằng một đường thẳng
định

theo đúng tỉ lệ thời gian

Hoạt động sản suất

Những công việc lặp đi lặp Những công việc lặp đi lặp Tất cả sự chuyển đổi những

(5 loại: thi hành, chuyên

lại trong 1 chu kỳ ngắn và lại thường nhật trong 1 chu động tác hỗ tương giữa

chở, lưu trữ, kiểm tra, trì

chậm để điều tiết lượng hàng kỳ và điều tiết số lượng hàng những công nhân

hỗn)

sản xuất

hóa cao

Chun mơn hóa, phù hợp Đánh giá dễ dàng tỉ lệ sản Vẽ ra sơ đồ phát triển bằng
Mục đích

với thói quen, tiết kiệm động xuất và thời gian chết, từ đó đồ thị của những cơng việc
tác, thực hiện công việc trong tập trung vào những phương liên đới
1 chu kỳ ngắn nhất

pháp làm giảm bớt thời gian
chết cho cơng nhân,máy móc


A. TĨM TẮT LÝ THUYẾT
I. PHÂN BỐ CƠNG VIỆC
3. Ảnh hưởng của môi trường làm việc đến việc
phân bố công việc:
• Mơi trường làm việc cực kì quan trọng trong việc
phân bố cơng việc. Nhiệt độ, độ ẩm, khơng khí hít
thở, tiếng ồn, ánh sáng quá độ và những sự thay
đổi khác của môi trường đều tác động đến công
việc, chúng khơng chỉ gây tác hại đến năng suất mà
cịn gây tác hại đến sức khỏe và sự an toàn của
người lao động.
• Ví dụ: nhiệt độ tăng thì hiệu quả công việc giảm,
nhất là đối với những công việc lao động chân tay.


A. TĨM TẮT LÝ THUYẾT
I. PHÂN BỐ CƠNG VIỆC

4. So sánh mở rộng công việc và nâng cao
chất lượng công việc
 Giống nhau:
Mở rộng công việc và nâng cao chất lượng
công việc đều nhằm tránh sự đơn điệu và nhàm
chán trong công việc, tạo cơ hội thể hiện bản
thân của nhân viên, khuyến khích động viên
phát triển năng lực của nhân viên.


A. TĨM TẮT LÝ THUYẾT
Khác nhau:
Tiêu chí

Mở rộng cơng việc

Nâng cao chất lượng công việc

Mở rộng công việc là thao tác của việc tái thiết kế công Nâng cao chất lượng công việc là thiết kế lại nội dung công việc để nó ý
việc hoặc sửa đổi cơng việc sao cho người lao động có thể nghĩa hơn và đem lại sự phấn khởi tạo điều kiện cho nhân viên tham gia
cảm thấy bị cuốn hút hơn và có ý thức trách nhiệm hơn đối vào hoạch định, tổ chức và điều khiển công việc của họ.
với điều kiện mà họ làm.
Định nghĩa

Việc nâng cao chất lượng công việc giả định là có rất nhiều cơng việc

Một cơng việc được mở rộng đưa ra 4 cơ hội cho nhân chuyên mơn mà nhân viên khơng thể nào hình dung được là làm sao họ
viên:

có thể góp phần vào mục đích chung.

1- Tính đa dạng, cơ hội sử dụng các kỹ năng khác nhau.

Nâng cao chất lượng công việc không chỉ mang lại sự hài lòng mà còn

2- Sự tự quản, cơ hội để thực hiện quyền kiểm soát đối với làm cho việc tổ chức thêm hiệu quả.
công việc
3- Sự nhận biết nhiệm vụ được giao, cơ hội để chịu tồn bộ
trách nhiệm hay chương trình cơng việc.
4- Sự phản hồi, cơ hội để nhận được thơng tin nóng .

Tính chất/
điều kiện

Tính chất và nội dung của cơng việc có thể được thay đổi Hai điều kiện cần có thể để thiết lập hiệu quả của việc nâng cao chất
qua sự mở rộng của công việc bằng 2 cách cơ bản

lượng cơng việc:

- Cách thứ nhất: nhiều việc dùng tính chất và dùng kỹ năng - Việc quản lý phải cung cấp thông tin, mục tiêu và hiệu suất công việc
làm việc có thể được bổ sung vào.

mà trước đây khơng thích hợp với nhân viên.

- Cách thứ hai: các việc có tính chất khác nhau nhưng giống - Một bầu khơng khí tổ chức thích đáng được thiết lập để đưa đến thành
nhau về kỹ năng có thể được thêm vào.

cơng, trước hết bầu khơng khí này khơng được gợi ý quá đáng đến việc
kiểm tra cách cư xử riêng của từng người trong cơ cấu tổ chức.

A. TĨM TẮT LÝ THUYẾT
I. PHÂN BỐ CƠNG VIỆC
4. So sánh mở rộng công việc và nâng cao
chất lượng công việc
 Thiết kế công việc là định rõ nội dung của từng
công việc và quyết định sự phân bố công việc
trong phạm vi tổ chức. Hay nói cách khác, thiết
kế cơng việc là q trình xác định các cơng việc
cụ thể cần hoàn thành và phương pháp được
sử dụng để hồn thành cơng việc đó, cũng như
mối quan hệ của cơng việc đó với các cơng việc
khác trong tổ chức.


A. TĨM TẮT LÝ THUYẾT
I. PHÂN BỐ CƠNG VIỆC
4. So sánh mở rộng công việc và nâng cao chất
lượng công việc
• Trên thực tế, 2 phương pháp nay tương đối độc lập
nhau. Thật vậy, với việc mở rộng công việc, việc
nghiên cứu nâng cao chất lượng cơng việc khơng có
sức thuyết phục, việc nghiên cứu thường tập trung
vào những công việc thêm vào để nâng cao chất
lượng công việc do đó sẽ thất bại. Tuy nhiên, 2
phương pháp này có thể hỗ trợ nhau trong việc tái
thiết kế công việc, vừa mở rộng công việc vừa nâng
cao chất lượng công việc để làm tăng cả hiệu suất
và hiệu quả công việc.

A. TÓM TẮT LÝ THUYẾT
II. TIÊU CHUẨN SẢN XUẤT VÀ HOẠT ĐỘNG
1. Định nghĩa
•
Trong q trình chuyển đổi, để một sản phẩm hay dịch
vụ được sản xuất có hiệu quả và năng suất cao, việc
quản lý phải đặt ra các mục tiêu để đánh giá khả năng
hiện tại trước khi q trình chuyển đổi bắt đầu. Các
mục tiêu đó được xem là các tiêu chuẩn.
•
Tiêu chuẩn sản xuất và hoạt động là một chuẩn mực
được đặt ra như là cơ sở để so sánh trong khi đo
lường và xem xét sản lượng. Tiêu chuẩn có thể được
lập ra cho số lượng và đó là cơ sở kiểm tra. Khơng có
những tiêu chuẩn đo lường được đặt ra thì sẽ khơng có
cách nào để so sánh khả năng hiện tại với khả năng
hoạch định và khơng có cách nào uốn nắn thông qua
chức năng kiểm tra nếu cần thiết.


A. TÓM TẮT LÝ THUYẾT
II. TIÊU CHUẨN SẢN XUẤT VÀ HOẠT ĐỘNG
2. Những yếu tố tác động đến tiêu chuẩn:


A. TÓM TẮT LÝ THUYẾT
II. TIÊU CHUẨN SẢN XUẤT VÀ HOẠT ĐỘNG
3. Các tiêu chuẩn theo cấp:
3.1. Tiêu chuẩn cấp bộ phận:

•
Nhiều cơng nhân hợp thành một đơn vị, một tổ, một đội đi vào hoạt
động, các tổ đội đó và thiết bị họ sử dụng làm thành một tiêu chuẩn
nhóm cho sản lượng đội. Cộng tất cả các cá nhân và đội nhóm với
nhau, những nhà quản lý có thể lập ra tiêu chuẩn cấp bộ phận cho
chất lượng, khối lượng, giá phí, ngày giao hàng…
•

Hiệu quả lao động là so sánh giữa giờ lao động hiện tại với giờ lao
động chuẩn.
+ Giờ lao động hiện tại = giờ lao động chuẩn: 100% chuẩn thu
được.
+ Giờ lao động hiện tại < giờ lao động chuẩn: trên 100% hiệu quả.
+ Giờ lao động hiện tại > giờ lao động chuẩn: dưới 100% hiệu quả.


A. TÓM TẮT LÝ THUYẾT
II. TIÊU CHUẨN SẢN XUẤT VÀ HOẠT ĐỘNG
3. Các tiêu chuẩn theo cấp:
3.2. Tiêu chuẩn cấp nhà máy:
•
Ở nhà máy, số lượng và tiêu chuẩn lao động được duy trì
giống với mục tiêu ở mức độ cấp bộ phận.
•
Sự khác nhau giữa tiêu chuẩn cấp nhà máy với tiêu chuẩn
cấp bộ phận là có nhiều tiêu chuẩn được thêm vào và một
số tiêu chuẩn đối lập nhau.


A. TÓM TẮT LÝ THUYẾT

II. TIÊU CHUẨN SẢN XUẤT VÀ HOẠT ĐỘNG
4. Cách sử dụng các tiêu chuẩn:
Đánh giá khả năng

Dự đoán, hoạch định và
kiểm tra hoạt động

-

Đánh giá khả năng cá nhân

-

Đánh giá khả năng bộ phận, giám sát
tiếp theo

-

-

Hoạch định toàn bộ mức độ sức lao
động và tỷ lệ sản xuất

-

Hoạch định công suất và cách sử dụng
gian cơng việc

Dự tốn dịng chi phí và lợi tức về đánh -

Dự tốn chi phí của sản phẩm và các lơ

giá thiết bị ln phiên được so sánh
-

Lên chương trình hoạt động, chuỗi thời

bày và phương pháp làm việc
-

Đánh giá tiến trình thiết kế, cách trình -

sản xuất

Hình thành các chi phí chuẩn

-

Hoạch định loại kỹ năng lao động cần
thiết và lập ngân sách chi phí nhân cơng


A. TĨM TẮT LÝ THUYẾT
III. ĐO LƯỜNG CƠNG VIỆC
1. Khái niệm:
•

•

•

•
•
•

Đo lường cơng việc là việc xác định mức độ và số
lượng lao động phục vụ trong nhiệm vụ sản xuất và
hoạt động, dựa trên chuẩn lao động hiện có tại đơn vị.
Chuẩn lao động được tính trên cơ sở khả năng trung
bình của một cơng nhân trong các điều kiện làm việc
trung bình.
Để xác lập một chuẩn lao động ta cần trả lời các câu hỏi
then chốt:
Làm cách nào để xác định ai là một cơng nhân “trung
bình”?
Phạm vi khả năng nào thích hợp để đo lường?
Dĩa cân nào được dùng để đo lường?


A. TĨM TẮT LÝ THUYẾT
III. ĐO LƯỜNG CƠNG VIỆC
1. Khái niệm:
1.1. Chọn người lao động trung bình:
•
Người lao động nhau khác nhau ở nhiều mặt
như: Thể lực, chiều cao, sức khỏe và cường
độ làm việc. Do đó, để xác định một chuẩn lao
động, chúng ta cần tìm một “cơng nhân trung
bình”.
•
“Cơng nhân trung bình” này, khơng phải là tiêu

biểu cho nhiều mặt mà là tiêu biểu cho công
việc chuyên môn của họ.
•
Để chọn “cơng nhân trung bình”, điều tốt nhất
là ta quan sát nhiều cơng nhân và ước đốn
khả năng trung bình của họ.


A. TĨM TẮT LÝ THUYẾT
III. ĐO LƯỜNG CƠNG VIỆC
1. Khái niệm:
1.2. Phạm vi thành thạo:
•
Để đo lường khả năng thành thạo, nhà quản lý ưu tiên
xem xét số lượng trước, cịn chất lượng thuộc hàng tiêu
chuẩn thứ hai.
•
Tiêu chuẩn số lượng được đo bằng cái trong một
khoảng thời gian, đối với ngành dịch vụ.
•
Tiêu chuẩn chất lượng được xác định như là %thiếu xót:
%thiếu sót = (Đơn vị thiếu sót/Tổng các đơn vị)x100
•
Những điểm chính để xác định phạm vi thành thạo là:
Phạm vi phải được chỉ định trước khi xác định tiêu
chuẩn.
Tiêu chuẩn và phạm vi khả năng hiện tại tiếp theo phải
được đo lường cả hai.

A. TĨM TẮT LÝ THUYẾT
III. ĐO LƯỜNG CƠNG VIỆC
1. Khái niệm:
1.3. Mối liên quan giữa đo lường công việc và
các phương pháp phân tích:
•
Chuẩn lao động trung bình và khả năng lao
động thành thạo của doanh nghiệp càng cao
thì việc thực hiện các phương pháp phân tích
càng hiệu quả hơn.


u
ti ê c
n vi ệ
đế g
m ôn
tâ g c
an n
qu ườ
g ol
ôn n đ
Kh uẩ
ch

Phư
ơ ng

phá

quá

pd

khứ

ữ li

ệu

Ph
ươ
n
thờ g há
ig pn
i an g h
t r ự iê n
c t cứ
iếp u

2. Các kỹ thuật đo lường công việc

iên
á p ng h nh
ph
ương an xác đị
Ph
gi
u th ờ i
cứ

Kỹ thuật
Kỹ thuật
đo lường
đo lường
công việc
công việc

Phư
ơ

Kết hợp
nhiều phương pháp

ng

phá

c ôn
g vi

p lấ

ệc

ym
ẫu


A. TĨM TẮT LÝ THUYẾT

III. ĐO LƯỜNG CƠNG VIỆC
2. Các kỹ thuật đo lường công việc:
2.1. Không quan tâm đến tiêu chuẩn đo lường cơng việc:
• Phân tích: Nhà quản trị phải đặt ra các tiêu chuẩn để có cơ
sở so sánh khả năng hiện tại với khả năng hoạch định và có
hướng để kiểm tra, sữa chữa. Tuy nhiên đối với nhiều công
việc trong tổ chức, đặc biệt trong lĩnh vực sử dụng nhiều lao
động, các tiêu chuẩn lao động không được xác lập. Nhà quản
lý không đặt ra một thời gian chuẩn, một vài tiêu chuẩn khơng
chính thức được xác lập nên không đo lường được thời gian
chuẩn. Việc so sánh các tiêu chuẩn khơng chính thức này với
các tiêu chuẩn kỹ thuật khác cũng không được thiết lập.
Lương cho một ngày lao động khơng được quan tâm.
• Kết quả: Công nhân không được biết các mục tiêu nên hiệu
suất lao động kém. Kết quả là quản lý kém hoặc không hiệu
quả.


A. TĨM TẮT LÝ THUYẾT
III. ĐO LƯỜNG CƠNG VIỆC
2. Các kỹ thuật đo lường cơng việc:

•

•

•

•

2.2. Phương pháp dữ liệu quá khứ:
Phân tích: Kỹ thuật này thừa nhận các khả năng quá khứ cho
khả năng quy ước. Một số nhà quản lý sử dụng dữ liệu quá khứ
như là những hướng dẫn chính để xác lập các tiêu chuẩn.
Thuận lợi: Nhanh chóng và đơn giản, Kỹ thuật này có thể tốt
hơn kỹ thuật 3.1 ở chỗ biết được các tiêu chuẩn sẽ tốt hơn là
khơng biết gì về việc xác lập các tiêu chuẩn.
Bất lợi: Q khứ có thể khơng giống hiện tại khi điều kiện làm
việc khơng bình thường hoặc khả năng làm việc của người cơng
nhân khơng bình thường như trước.
Kết quả: Dù có mặt bất lợi, nhưng nhiều công ty đã sử dụng
phương pháp này thành công để đạt được mục tiêu lợi nhuận,
tăng trưởng và kéo dài thời gian tồn tại vì nhà quản lý bằng trực
giác và kinh nghiệm của mình đã điều chỉnh các khả năng quá
khứ tăng hoặc giảm trước khi áp dụng nó như là tiêu chuẩn.


A. TĨM TẮT LÝ THUYẾT
III. ĐO LƯỜNG CƠNG VIỆC
2. Các kỹ thuật đo lường công việc:
2.3. Phương pháp nghiên cứu thời gian trực tiếp:
thường được gọi là nghiên cứu thời gian, nghiên cứu
bằng đồng hồ bấm giờ hay tính giờ công việc. Đây là
kỹ thuật được sử dụng rộng rãi nhất để xác lập tiêu
chuẩn cơng việc trong các xí nghiệp.


A. TĨM TẮT LÝ THUYẾT
III. ĐO LƯỜNG CƠNG VIỆC
2. Các kỹ thuật đo lường công việc:

2.4. Phương pháp tiếp cận nghiên cứu thời gian được định
sẵn:
• Phân tích: Kỹ thuật này áp dụng đối với những công việc chưa
thực hiện ở hiện tại nhưng đã được lập kế hoạch. Hoặc đối với
những cơng việc ở hiện tại, có thể sử dụng phương pháp này xen
kẽ với phương pháp nghiên cứu thời gian trực tiếp. Nền tảng cho
kỹ thuật này là sự nghiên cứu thời gian bằng đồng hồ bấm giờ và
qua các thước phim. Từ những dữ liệu thu thập từ hàng chục
ngàn người thực hiện những động tác cơ bản, các kỹ sư cơng
nghiệp tính ra giá trị trung bình để thành các chuẩn mực và in
thành những biểu mẫu.