HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

12/8/2009 Giảng viên Lê Thị Ngọc Diệp 1
HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG
BÀI GIẢNG MÔN
HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ
Giảng viên: ThS. Lê Thị Ngọc Diệp
Điện thoại/E-mail: 0912171969/
Bộ môn: Kinh tế - Khoa QTKD1
Thời gian biên soạn: Học kỳ I Năm học 2009- 2010
12/8/2009 Giảng viên Lê Thị Ngọc Di
ệp
2
Nội dung chính
Chương 1. Những khái niệm cơ bản
Chương 2. Phân tích HTTT
Chương 3. Thiết kế HTTT quản lý
Chương 4. Cài đặt và khai thác HTTT quản lý
Chương 5. Các HTTT quản lý chức năng
Chương 6. Các HTTT quản lý tích hợp
12/8/2009 Giảng viên Lê Thị Ngọc Di
ệp
3
Chương 1. NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN
- Hệ thống và tổ chức
- Thông tin và hệ thống thông tin (HTTT)
- Hệ thống thông tin quản lý
12/8/2009 Giảng viên Lê Thị Ngọc Di
ệp
4
I. HỆ THỐNG VÀ TỔ CHỨC
1. Hệ thống:

Hệ thống là một tập hợp các phần tử (các thành phần) có liên hệ
với nhau, hoạt động để hướng tới mục đích chung theo cách tiếp nhận
các yếu tố vào, sinh ra các yếu tố ra trong một quá trình xử lý có tổ
chức.
Ba thành phần cơ bản:
- Các yếu tố đầu vào (Inputs)
- Xử lý, chế biến (Processing)
- Các yếu tố đầu ra (Outputs)
12/8/2009 Giảng viên Lê Thị Ngọc Di
ệp
5
1. Hệ thống
Cấu trúc của hệ thống, hệ thống thông tin:
®Çu vµo Xö lý ®Çu ra
NhËp
d÷ liÖu
NhËp
d÷ liÖu
Xö lý
d÷ liÖu
Xö lý
d÷ liÖu
Th«ng tin
ra
Th«ng tin
ra
12/8/2009 Giảng viên Lê Thị Ngọc Di
ệp
6
1. Hệ thống

Một số khái niệm khác liên quan đến hệ thống như:
- Môi trường mà hệ thống tồn tại (bao gồm môi trường bên ngoài
và bên trong)
- Hệ thống con của hệ thống
- Hệ thống mở, nếu có quan hệ với môi trường
12/8/2009 Giảng viên Lê Thị Ngọc Di
ệp
7
I. HỆ THỐNG VÀ TỔ CHỨC
2. Tổ chức:
Tổ chức là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể nhằm đạt mục
đích của nó bằng hợp tác và phân công lao động.
Một tổ chức bao gồm một nhóm các nguồn lực được thiết lập cho
các hoạt động vì mục đích cụ thể:
+ Nhân lực
+ Vật lực
+ Tài lực
12/8/2009 Giảng viên Lê Thị Ngọc Di
ệp
8
2. Tổ chức
Môi trường hoạt động của tổ chức:
- Môi trường bên ngoài: các cơ quan NN, cơ quan tài chính trung
gian, các nhà cung cấp, nhà thầu, các đại lý, các khách hàng trực
tiếp…
- Môi trường bên trong: ban lãnh đạo, các phòng/ban, bộ phận, các
đơn vị trực thuộc… với các mối quan hệ này liên quan đến dòng
thông tin, dòng vật chất, dòng tiền tệ và dòng dịch vụ.
12/8/2009 Ging viờn Lờ Th Ngc Di
p

9
2. T chc
Cung ứng
Cung ứng
Hành chính
Hành chính
Sản xuất
Sản xuất
Kế toán
(nhà cung cấp)
Kế toán
(nhà cung cấp)
Nguyên vật liệu
Hồ sơ liên hệ nội bộ
Phiếu giao hàng đã xác nhận
Hoá đơn
Các loại thư tín, hoá đơn
Nhà cung cấp
Nguyên, nhiên vật liệu
Phiếu giao hàng
XN
Tài khoản
xác nhận
Trao đổi
tập tin
Dòng thông tin
Dòng vật chất
Dòng tiền tệ
Dòng dịch vụ
12/8/2009 Ging viờn Lờ Th Ngc Di

p
10
Ba mc qun lý ca t chc, nhu cu thụng tin theo
cp qun lý v cu trỳc ca quyt nh
chiến
lược
chiến thuật
Tác nghiệp
Đặc biệt, bao quát
Thường bất quy tắc
Có tính dự báo
Bên ngoài
Quy mô rộng
Được thiết lập trước
Có chu kỳ
Có tính thường xuyên
Nội bộ
Quy mô nhỏ
Không có cấu trúc
Nửa cấu trúc
Có cấu trúc
M
ứ
c

đ
ộ

q
u

a
n

t
r
ọ
n
g

c
ủ
a

q
u
y
ế
t

đ
ị
n
h
(Strategic planning)
(Tactical)
(Operationel)
Giao dịch
Dữ liệu
Dữ liệu
T

h
ô
n
g

t
i
n
Q
u
y
ế
t

đ
ị
n
h
12/8/2009 Giảng viên Lê Thị Ngọc Di
ệp
11
2. Tổ chức
Ba mức quyết định của tổ chức:
- Quyết định chiến lược là những quyết định xác định mục tiêu
và những quyết định xây dựng nguồn lực cho tổ chức.
- Quyết định chiến thuật là những quyết định cụ thể hoá mục
tiêu thành nhiệm vụ, những quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu
nguồn lực.
- Quyết định tác nghiệp là những quyết định nhằm thực thi
nhiệm vụ.

12/8/2009 Giảng viên Lê Thị Ngọc Di
ệp
12
II. THÔNG TIN VÀ
HỆ THỐNG THÔNG TIN
1. Thông tin và vai trò của thông tin
Thông tin phản ánh các tri thức, hiểu biết của chúng ta về một đối
tượng nào đó.
Thông tin được hiểu như các thông báo nhằm mang lại một sự
hiểu biết nào đó cho đối tượng nhận tin.
Thông tin là một loại nguồn lực đặc biệt quan trọng trong tổ chức;
người quản lý cần thông tin để hoạch định và điều khiển tất cả các
tiến trình trong tổ chức, giúp cho tổ chức tồn tại và phát triển trong
môi trường hoạt động của nó.
12/8/2009 Giảng viên Lê Thị Ngọc Di
ệp
13
II. THÔNG TIN VÀ
HỆ THỐNG THÔNG TIN
2. Thông tin kinh tế và HTTT kinh tế
Thông tin kinh tế là thông tin vận động trong các thiết chế kinh tế,
các tổ chức và doanh nghiệp nhằm phản ánh tình trạng kinh tế của
các chủ thể đó.
Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý
cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình.
Hệ thống thông tin kinh tế là hệ thống có nhiệm vụ thu thập, xử lý,
lưu trữ và truyền thông tin kinh tế trợ giúp các hoạt động ra quyết
định trong tổ chức, doanh nghiệp.

12/8/2009 Giảng viên Lê Thị Ngọc Di

ệp
14
Các dòng thông tin xuất hiện trong tổ chức
C C
B
C C
B
C C
B
A
Lªn
Xuèng
Ngang
ChÐo
12/8/2009 Giảng viên Lê Thị Ngọc Di
ệp
15
II. THÔNG TIN VÀ
HỆ THỐNG THÔNG TIN
3. Quy trình xử lý thông tin kinh tế
Xử lý thông tin kinh tế là sử dụng các công cụ tính toán điện tử và
các phương pháp chuyên dụng để biến đổi các dòng thông tin nguyên
liệu ban đầu thành các dòng thông tin kết quả.
4 công đoạn chính:
- Thu thập thông tin kinh tế
- Xử lý thông tin kinh tế
- Lưu trữ thông tin kinh tế
- Truyền đạt thông tin kinh tế.
12/8/2009 Giảng viên Lê Thị Ngọc Di
ệp

16
a/ Thu thập thông tin kinh tế
- Có vai trò quan trọng: có thu thập được đầy đủ các thông tin cần
thiết cho ta những số liệu chính xác, phản ánh toàn diện các mặt hoạt
động của tổ chức.
- Liên kết trực tiếp với nguồn phát sinh dữ liệu (“source”) như:
khách hàng (đơn đặt hàng, tiền thanh toán hoá đơn),
quầy bán hàng (số lượng giao dịch, tiền thu mỗi ngày)…
- Mục tiêu thu thập thông tin phải được đặt ra rõ ràng và cụ thể
(chỉ tiêu cần thu thập, chỉ tiêu cần xử lý…)
→ nên thu thập các loại thông tin nào, khối lượng bao nhiêu, thời
gian thu thập, các phương pháp thu thập…
12/8/2009 Giảng viên Lê Thị Ngọc Di
ệp
17
b/ Xử lý thông tin kinh tế
- Là công đoạn trung tâm, có vai trò quyết định
- Các nhiệm vụ chính: sắp xếp thông tin, tập hợp hoặc phân chia
thông tin thành nhóm, tính toán theo các chỉ tiêu…
- Kết quả: bảng số liệu, biểu đồ, các con số… đánh giá hiện trạng
và quá trình phát triển kinh tế của tổ chức.
- 2 bộ phận:
+ Kết xuất thông tin: liên kết với nơi sử dụng thông tin. Các
thông tin kết xuất từ hệ thống mang ý nghĩa thiết thực giúp cho người
quản lý ra quyết định đúng.
+ Xử lý: có thể là con người, máy tính. Các hoạt động xử lý
đều dựa trên các quy trình và quy tắc quản lý chuẩn
12/8/2009 Giảng viên Lê Thị Ngọc Di
ệp
18

c/ Lưu trữ thông tin kinh tế:
- Kết quả của quá trình xử lý thông tin kinh tế được lưu trữ để sử
dụng lâu dài
- Nơi lưu trữ thông tin:
+ dạng soft copy: dùng đĩa từ, băng từ, trống từ, đĩa CD.
+ dạng hard – copy: lưu tại các tủ chứa hồ sơ, công văn…