Slide bài giảng môn kế toán máy chương 2: Công nghệ thông tin với kế toán doanh nghiệp

®¹i häc kinh tÕ quèc d©n
Khoa tin häc kinh tÕ
Bé m«n hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý
KẾ TOÁN MÁY
Chu¬ngII
c«ngnghÖth«ngtinvíikÕto¸ndoanh 
nghiÖp
Kh¸i niÖm
I. c«ng nghÖ Th«ng tin
Là sự hoà nhập giữa công nghệ máy tính với công nghệ
liên lạc viễn thông nhờ vào công nghệ vi điện tử.
Xö lý th«ng tin
Vi ®iÖn tö, 1960
MT§T, 1940
CNTT
TruyÒn tin
ViÔn th«ng, 1840
Qu¶n lý th«ng tin
Mô hình công nghệ thông tin
II. øng dông c«ng nghÖ Th«ng tin
trong HÖ Thèng Th«ng Tin kÕ to¸n
1. Kh¸i niÖm kÕ to¸n m¸y
Là quá trình ứng dụng CNTT trong HTTT kế toán, nhằm
biến đổi dữ liệu kế toán thành những thông tin tài chính
kế toán cần cho quá trình ra quyết định quản trị.
Doanh nghiệp áp dụng kế toán máy:
- Con người
- Phần cứng
- Phần mềm
- Dữ liệu
- Các thủ tục

Hình thức xử lý
Các giai đoạn xử lý nghiệp vụ
Kế toán thủ công Kế toán máy
Nhập dữ liệu đầu vào
- Tài liệu gốc (hoá đơn bán hàng,
phiếu thu, chi …)
Ghi chép thủ công Nhập qua bàn phím
hoặc các thiết bị vào
khác
Xử lý dữ liệu
- Biến đổi dữ liệu trên các sổ nhật
ký thành thông tin trên các sổ cái.
Thủ công Tự động theo chương
trình
Lưu trữ
- Dữ liệu
- Thông tin
Thủ công trên các sổ:
- Sổ nhật ký
- Sổ cái
Tự động ở dạng các
tệp tin
- Tệp nhật ký
- Tệp sổ cái
- Tệp tra cứu
Kết xuất thông tin
- Báo cáo quản trị
- Báo cáo tài chính
Thủ công Tự động theo chương
trình

2. So sánh kế toán thủ công với kế toán máy
3. Phần mềm kế toán

Khái niệm
Là hệ thống các chương trình để duy trì sổ sách kế toán trên
máy vi tính. Với phần mềm kế toán, người ta có thể ghi chép
các nghiệp vụ, duy trì các số dư tài khoản và chuẩn bị các báo
cáo và thông báo về tài chính.

Đặc điểm
- Hầu hết được viết bằng ngôn ngữ CSDL với một bộ các thủ
tục chương trình cơ sở, đảm bảo các chức năng xử lý cơ bản
nhất của công tác kế toán.
- Các phần mềm được xây dựng rất mềm dẻo và linh hoạt, cho
phép người sử dụng có thể vận dụng một cách linh hoạt để phục
vụ hiệu quả nhất cho công tác kế toán.
3. Phần mềm kế toán

Chức năng
- Tạo lập CSDL kế toán:
+ Nhập số liệu vào các danh mục từ điển, số dư đầu kỳ của
các tài khoản, tồn kho đầu kỳ, vào các tệp dữ liệu nghiệp vụ
và các phiếu kế toán.
+ Hiệu chỉnh (sửa, xoá, bổ sung) và cập nhật lại CSDL kế
toán theo yêu cầu.
- Xử lý các dữ liệu kế toán thành thông tin tài chính kế toán
- Kết xuất các báo cáo kế toán và thông báo về tài chính từ
CSDL kế toán
3. Phần mềm kế toán


Lợi ích
Sử dụng phần mềm kế toán, công việc mà người kế toán viên
trở nên rất đơn giản chỉ còn phải làm là:
Nhập số liệu In báo cáo
Hoặc
Nhập số liệu In báo cáo
Thực hiện các
thao tác cuối kỳ
3. Phần mềm kế toán

Vị trí của phần mềm kế toán trong HTTT kế toán
Kế toán viên
Vốn bằng tiền
Kế toán viên
Vốn bằng tiền
Kế toán viên
Bán hàng
Kế toán viên
Bán hàng
Kế toán viên
Mua hàng
Kế toán viên
Mua hàng
Kế toán viên
Hàng tồn kho
Kế toán viên
Hàng tồn kho
…
…
Phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán
Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu
Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu
Thông tin kế toán
- Dữ liệu kế toán và các
dữ liệu khác
- Yêu cầu quản trị
Cơ sở dữ
liệu kế toán
3. Phần mềm kế toán

Một số phần mềm kế toán trên thị trường hiện nay
- Phần mềm kế toán nước ngoài: Microsoft Money, QuickBook,
Solomon, Sirius, Sun Account, Myob
- Phần mềm kế toán Việt Nam: Fast Accounting, Misa, ACSoft,
Effect, KTSYS, AccNet, Exact Enterprise SQL.
- Ưu điểm của phần mềm kế toán Việt Nam so với phần mềm kế
toán nước ngoài
+ Ngôn ngữ sử dụng là Tiếng Việt
+ Giao diện thân thiện bằng thực đơn hay biểu tượng
+ Giá cả phù hợp
+ Bảo trì thuận tiện
+ Biểu mẫu, cách thức phù hợp với quy định của Nhà nước
3. Phần mềm kế toán

Các giải pháp về phần mềm kế toán cho doanh nghiệp
- Tự viết chương trình kế toán:
Ưu điểm:
Chương trình sẽ hoàn toàn phù hợp với yêu cầu, đặc thù nghề
nghiệp của doanh nghiệp

Nhược điểm:
+ Đòi hỏi một lực lượng chuyên nghiệp về phát triển HTTT kế
toán, có khả năng thực thi tất cả các giai đoạn.
+ Tự đào tạo đội ngũ cán bộ sử dụng phần mềm
+ Khó thực thi đối với đa số các doanh nghiệp hiện nay
3. Phần mềm kế toán

Các giải pháp về phần mềm kế toán cho doanh nghiệp
- Mua các phần mềm kế toán trọn gói:
Ưu điểm:
+ Không đòi hỏi đội ngũ chuyên nghiệp về phát triển hệ thống
+ Nhanh, rẻ tiền hơn
+ Nhà cung cấp sẽ đảm nhận tất cả các khâu từ cài đặt chương
trình đến đào tạo người sử dụng và bảo trì hệ thống.
Nhược điểm:
Không đáp ứng được mọi với yêu cầu của doanh nghiệp, do đó
cần một thời gian triển khai nhất định trước khi chính thức đưa
chương trình vào sử dụng để nhà cung cấp phần mềm tiến hành
sửa chữa lại chương trình sao cho phù hợp với yêu cầu công tác
kế toán của doanh nghiệp.
3. Phần mềm kế toán

Các giải pháp về phần mềm kế toán cho doanh nghiệp
- Thuê các công ty phần mềm viết chương trình
Ưu điểm:
+ Đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp
+ Không đòi hỏi một đội ngũ chuyên nghiệp về phát triển
hệ thống
Nhược điểm:
+ Đắt tiền

+ Mất nhiều thời gian
4. Cơ sở dữ liệu kế toán

Khái niệm:
Là tập hợp các dòng dữ liệu có cấu trúc, được lưu trữ trong các
tệp có quan hệ với nhau, được quản trị một cách hợp nhất bởi
một hệ quản trị cơ sở dữ liệu nhằm đạt được mục đích tồn tại
của HTTT kế toán là xử lý dữ liệu kế toán thành thông tin tài
chính kế toán có ích cho quá trình ra quyết định quản trị.

Các loại tệp trong CSDL kế toán
- Tệp danh mục từ điển: Lưu trữ các dữ liệu liên quan đến
các thuộc tính của hệ thống, ít thay đổi, được duy trì và sử
dụng cho nhiều kỳ kế toán.
- Tệp nghiệp vụ giao dịch: Lưu trữ các dữ liệu về tất cả các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh như: mua hàng, bán hàng, thu
tiền, chi tiền, …
- Tệp báo cáo: Lưu trữ các thông tin đã qua xử lý
Số hoá đơn
Mã hàng

Mã khách hàng

Mã kho

Tài khoản

Mã đồng tiền

Mã khoản mục

Hoá đơn bán hàng
DM hàng hoá
Mã hàng
Tên hàng
Đơn VT

DM khách hàng
Mã khách hàng
Tên khách hàng
Địa chỉ

DM kho hàng
Mã kho
Tên kho
Địa chỉ

DM tài khoản
Tài khoản
Tên TK

DM tiền tệ
Mã đồng tiền
Tên đồng tiền

DM khoản mục
Mã khoản mục
Khoản mục

Ví dụ về CSDL kế toán

III. CHỨNG TỪ TRÙNG VÀ VẤN ĐỀ KHỬ
TRÙNG KHI LÀM KẾ TOÁN BẰNG MÁY
1. Phân loại các nghiệp vụ phát sinh có chứng từ
trùng

Thế nào là chứng từ trùng?

Ví dụ:
- Nghiệp vụ nộp tiền mặt vào ngân hàng
- Nghiệp vụ rút tiền từ ngân hàng nhập quỹ
- Nghiệp vụ chuyển tiền từ ngân hàng A sang ngân hàng B
- Nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá trả bằng tiền mặt
- Nghiệp vụ bán hàng thu ngay bằng tiền mặt
Gồm các nhóm sau:

Các phát sinh liên quan đồng thời tới tiền mặt và
tiền gửi ngân hàng

Các phát sinh liên quan đến mua bán hàng hoá, vật
tư thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân
hàng

Các phát sinh liên quan thanh toán tiền tạm ứng
mua hàng hoá, vật tư

Các phát sinh liên quan đến cung cấp dịch vụ thu
tiền ngay
1. Phân loại các nghiệp vụ phát sinh có chứng từ trùng
2. Quy định về cập nhật chứng từ trùng
a. Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan

đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
Phương án 1: chỉ nhập 1 chứng từ
Theo trình tự ưu tiên như sau:
- Chứng từ ngoại tệ ưu tiên hơn so với chứng từ VNĐ.
- Chứng từ tiền mặt ưu tiên hơn so với chứng từ tiền gửi ngân
hàng.
-
Trong trường hợp chuyển tiền giữa 02 ngân hàng thì giấy báo
nợ (chi) được ưu tiên hơn so với giấy báo có (thu).
Phương án 2: nhập cả 2 chứng từ thông qua tài khoản trung
gian - tiền đang chuyển
Nghiệp vụ Ctừ 1 Ctừ 2 Ctừ cập nhật
Mua ngoại tệ của
ngân hàng
Giấy báo nợ tiền
VNĐ của ngân
hàng
Giấy báo có tiền
NT của ngân
hàng
Giấy báo có tiền NT
của ngân hàng
Mua tiền mặt
n.tệ
Phiếu chi tiền
VNĐ
Phiếu thu tiền NT Phiếu thu tiền NT
Bán ngoại tệ cho
ngân hàng
Giấy báo nợ tiền

NT của ngân
hàng
Giấy báo có tiền
VNĐ của ngân
hàng
Giấy báo nợ tiền NT
của ngân hàng
Bán tiền mặt n.tệ Phiếu chi tiền NT Phiếu thu tiền
VNĐ
Phiếu chi tiền NT
Nộp tiền mặt vào
ngân hàng
Phiếu chi tiền mặt Giấy báo có của
ngân hàng
Phiếu chi tiền mặt
Rút tiền gửi ngân
hàng về quỹ
Giấy báo nợ của
ngân hàng
Phiếu thu tiền
mặt
Phiếu thu tiền mặt
Chuyển tiền giữa
02 ngân hàng
Giấy báo nợ của
ngân hàng A
Giấy báo có của
ngân hàng B
Giấy báo nợ của
ngân hàng A

Ví dụ:
b. Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đến
mua bán vật tư thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc
tiền gửi ngân hàng
Phương án 1: Cập nhật cả 02 chứng từ nhưng chứng từ liên
quan đến vật tư không hạch toán
Phương án 2: Hạch toán qua tài khoản công nợ
Phương án 3: Chỉ cập nhật chứng từ liên quan đến vật tư còn
không cập nhật chứng từ thu chi tiền
c. Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đến
thanh toán tiền tạm ứng mua vật tư
Phương án 1: Cập nhật cả 02 chứng từ nhưng chứng từ liên
quan đến vật tư không hạch toán
Phương án 2: Chỉ cập nhật chứng từ liên quan đến vật tư còn
không cập nhật giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng
d. Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đến
cung cấp dịch vụ thu tiền ngay
Phương án 1: Cập nhật cả 2 chứng từ - hạch toán qua tài
khoản công nợ
Phương án 2: Cập nhật cả 2 chứng từ - hạch toán qua tài
khoản tiền mặt
Thông tin về hóa đơn bán hàng sẽ được chuyển sang phần bảng kê
hóa đơn thuế GTGT đầu ra.
Thông tin về phiếu thu tiền mặt sẽ được chuyển sang kế toán tổng
hợp để lên sổ sách và báo cáo kế toán.
Phương án 3: Chỉ nhập phiếu thu tiền mặt
Khi này trong phiếu thu tiền mặt phải chỉ rõ các thông tin liên quan
đến hóa đơn gốc, thuế suất để lên bảng kê thuế GTGT đầu ra.
IV. QUY TRÌNH ÁP DỤNG KẾ TOÁN MÁY


Công việc chuẩn bị và cài đặt
- Chuẩn bị phần cứng theo yêu cầu của doanh nghiệp
- Chuẩn bị về con người
- Cài đặt phần mềm cần thiết

Công việc thực hiện một lần khi bắt đầu đưa kế toán
máy và sử dụng
- Đặt các thông tin hệ thống cho phù hợp với doanh nghiệp
- Xây dựng hệ thống các danh mục từ điển
- Vào số dư đầu kỳ, đầu năm cho các tài khoản
-Vào tồn kho đầu kỳ, đầu năm cho các hàng hoá, n.vật liệu
-Phân quyền cho người sử dụng phần mềm

Công việc làm hàng ngày, định kỳ
- Cập nhật, hiệu chỉnh và in số liệu
- Cập nhật lại các danh mục từ điển nếu cần thiết
- In các báo cáo để sử dụng hoặc kiểm tra số liệu
- Sao lưu dữ liệu để đề phòng sự cố

Công việc làm cuối tháng (cuối quý, cuối năm)
- Thực hiện các bút toán cuối kỳ: bút toán điều chỉnh
chênh lệch tỷ giá, phân bổ, kết chuyển.
- Lập các sổ sách, báo cáo kế toán quản trị và báo cáo kế
toán tài chính theo quy định.
- Chuyển số dư sang kỳ tiếp theo
- Khoá sổ kế toán
- Sao lưu dữ liệu đề phòng sự cố
IV. QUY TRÌNH ÁP DỤNG KẾ TOÁN MÁY
Xin c¶m ¬n!
Xin c¶m ¬n!