Chức năng tổ chức

CHƯƠNG 5: CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
Tổ chức (danh từ): cấu trúc, thực thể (bao gồm nhiều người có quan hệ với nhau, cùng hướng về
những mục tiêu chung).
Tổ chức (ñộng từ): quá trình thực hiện hoạt ñộng tổ chức doanh nghiệp
1. ðịnh nghĩa
ðnh nghĩa: Là quá trình nhằm thiết kế cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị quản trị, phân chia công
việc cho từng bộ phận, ñồng thời xác lập các mối quan hệ ngang dọc trong nội bộ doanh nghiệp
nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức.
Mi quan h Ngang: là mối quan hệ giữa các bộ phận ngang cấp
- Phòng – phòng
- Phân xưởng – phân xưởng
- Tổ ñội – tổ ñội
- Cá nhân – cá nhân
Mi quan h Dc: là mối quan hệ giữa cấp trên với cấp dưới
 Chức năng này cực kỳ quan trọng, ảnh hưởng nghiêm trọng ñến hiệu quả của hoạt ñộng
quản trị.
2. Thiết kế cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị
ðnh nghĩa: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị là một tổng thể các bộ phận khác nhau, nhưng có mối
quan hệ ñược phân công chuyên môn hóa, có những trách nhiệm và quyền hạn nhất ñịnh ñược bố
trí ở các cấp và các khâu khác nhau, nhằm thực hiện mục tiêu ñề ra.
Cấp: Công ty -> Xí nghiệp -> Phân xương -> Tổ ñội (phân công theo chiều dọc, mỗi cấp thực hiện
nhiều chức năng).
Khâu: Phòng hành chính, phòng nhân sự, phòng kế toán, phòng quản trị thiết bị, … (mỗi khâu thực
hiện một chức năng riêng lẻ).
2.1. Các quan ñiểm thiết kế
Hai quan ñiểm thiết kế phổ biến:
- Cấu trúc cơ học (cứng nhắc, cổ ñiển)
- Cấu trúc hữu cơ (linh hoạt, hiện ñại)
Tiêu thức
Cấu trúc cơ học
(Mô hình cổ ñiển)

Cấu trúc cơ học
(Mô hình linh hoạt)
Tính bài bản Cao Thấp
Chức danh Nhiều Ít
Hợp tác Ít Nhiều
Quyền lực Tập quyền Phân quyền
Nhiệm vụ Ổn ñịnh Biến ñộng
Thông tin Chính thức Chính thức + phi chính thức
Phạm vi áp dụng Quy mô nhỏ
Môi trường ổn ñịnh
Quy mô lớn
Môi trường biến ñộng
2.2. Các căn cứ thiết kế cơ cấu bộ máy tổ chức quản trị
- Mục tiêu chiến lược
- Môi trường hoạt ñộng (cơ hội ñồng thời cũng là nguy cơ)
- Quy mô của doanh nghiệp (ảnh hưởng các mối quan hệ của doanh nghiệp, quy mô càng
lớn, quan hệ càng rộng)
- Chu kỳ ñời sống phát triển của tổ chức
- Loại hình sản xuất
o Sản xuất hàng loạt (quan ñiểm cơ học)
o Sản xuất ñơn chiếc (quan ñiểm hữu cơ)
- ðặc ñiểm con người
o Nhà quản trị
o Nhân viên
- ðịa bàn hoạt ñộng
2.3. Các nguyên tắc thiết kế
ðây là những chuẩn mực hành vi mà chúng ta phải tuân theo.
YÊU CẦU NỘI DUNG
Tính tối ưu
Phù hợp với các căn cứ thiết kế

Tính linh hoạt
Phản ứng linh hoạt trước mọi tình huống
Tính kịp thời
Từ lúc ra quyết ñịnh ñến lúc thực hiện là ngắn nhất
ðộ tin cậy
ðảm bảo tính chính xác của nội dung quyết ñịnh
Tính cân ñối
Tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm
Tính thống nhất chỉ huy
Cấp dưới chịu trách nhiệm với một cấp trên
Tính chuyên môn hóa
Giúp người thừa hành nâng cao ñược kỹ năng
Tính hiệu quả
ðạt hiệu quả cần thiết với chi phí thấp nhất

2.4. Các dạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị
a. Kiểu trực tuyến (H. Fayol)
o ðặc ñiểm: Quyền l
theo tuyến

o Ưu ñiểm: Thống nh
o Nhược ñiểm
 Công việc qu
phòng ban c
 Hạn chế vi
 Việc phối h
Kt lun: Kiểu tổ chức này thích h
ổn ñịnh.
b. Kiểu chức năng (F.W. Taylor
o ðặc ñiểm: Công vi

cấp trên trực tiếp
o Ưu ñiểm
 Chuyên môn hóa công vi
 Thu hút ñư
n lực tập trung vào một người, và công việc quả
ng nhất chỉ huy (nguyên tắc một thủ trưởng)
c quản trị không chuyên môn hóa (không có s
phòng ban chức năng)
việc sử dụng các chuyên gia có trình ñộ cao
i hợp giữa các bộ phận tương ñối khó khăn
c này thích hợp với doanh nghiệp quy mô nhỏ, môi tr
ng (F.W. Taylor – ñầu thế kỷ 20)
m: Công việc quản trị ñược thực hiện theo chức năng, c

Chuyên môn hóa công việc (có sự giúp việc của các phòng ban ch
ñược chuyên gia có trình ñộ cao
ản trị ñược tiến hành

không chuyên môn hóa (không có sự giúp việc của các
, môi trường kinh doanh
ăng, cấp dưới có nhiều
a các phòng ban chức năng)
o Nhược ñiểm
 Vi phạm ch
Kt lun: Kiểu tổ chức này thích h
doanh ổn ñịnh.
LU Ý: ðối với hai kiểu tổ chức này:
o Tính quan liêu, bàn gi
o Không cho phép m
o Cạnh tranh của các nhóm dâng cao, và quy

quyết
c. Kiểu trực tuyến – chức nă
o ðặc ñiểm: Thể hiệ
 Quan hệ tr
dưới thông qua các ch
 Quan hệ
thông qua các
 Quan hệ
phòng ban ch
nghị
 Nhà quản tr
phụ trách (khi c
ñể cấp dư
 Nhà quản tr
có thời gian t
 Các bộ ph
o Ưu ñiểm
m chế ñộ một thủ trưởng (các mệnh lệnh có thể mâu thu
c này thích hợp với doanh nghiệp có quy mô nh
c này:
Tính quan liêu, bàn giấy, chống ñối lại sự thay ñổi
Không cho phép mọi người nhìn thấy toàn cảnh doanh nghiệp
a các nhóm dâng cao, và quyết ñịnh phải ñưa lên c
c năng:
ện ba mối quan hệ giữa các bộ phận trong doanh nghi
trực tuyến (chiều dọc, từ trên xuống): quan hệ gi
i thông qua các chỉ thị, mệnh lệnh
chức năng (chiều ngang): quan hệ giữa các b
thông qua các ñề xuất, kiến nghị
tư vấn (tham mưu – chiều dọc, từ dưới lên): quan h

phòng ban chức năng với cấp quản trị thông qua các ý ki
n trị ñược toàn quyền quyết ñịnh mọi vấn ñề trong
trách (khi cấp trên ủy quyền cho cấp dưới quản lý thì t
ưới hoàn thành nhiệm vụ)
n trị ñược sự tham mưu của các chuyên gia theo ch
i gian tập trung cho các hoạt ñộng mang tính chiến lư
phận chức năng không có quyền ra lệnh trực tiếp cho c

mâu thuẫn với nhau)
p có quy mô nhỏ, môi trường kinh
a lên cấp cao nhất giải
n trong doanh nghiệp
giữa cấp trên với cấp
a các bộ phận ñồng cấp
): quan hệ giữa các
thông qua các ý kiến ñề xuất, kiến
trong ñơn vị mà mình
n lý thì tạo mọi ñiều kiện
a các chuyên gia theo chức nằng, từ ñó
n lược
p cho cấp dưới
 Tận dụng ñư
o Nhược ñiểm
 Mất thời gian trong vi
 Chi phí qu
d. Cơ cấu quản lý theo kiểu ma tr
công việc
o ðặc ñiểm:
 Ngoài lãnh
 Các thành viên c

ñề án nhấ
 Sau khi ñề
o Ưu diểm
 Sử dụng nhân l
 Phù hợp v
 Việc hình thành và gi
o Nhược ñiểm
 Dễ xảy ra tranh ch
 ðòi hỏi cán b
Kt lun: Sự bất lợi trong qu
giành nguồn tài nguyên chung.


ng ñược ưu ñiểm của cả hai kiểu cơ cấu trực tuyế
i gian trong việc ra và thực hiện quyết ñịnh
Chi phí quản lý có thể gia tăng
u ma trận (mang tính chất tạm thời, tự ñộng giả
Ngoài lãnh ñạo theo tuyến và theo chức năng, còn có lãnh
Các thành viên của bộ phận theo tuyến và theo chức năng
ất ñịnh (các phòng ban, phân xưởng cử người tham gia
ề án hoàn thành, các thành viên trong ñề án trở
nhân lực có hiệu quả (ñối với lao ñộng nhàn rỗi)
p với tình hình biến ñộng
c hình thành và giải thể dễ dàng
y ra tranh chấp giữa lãnh ñạo ñề án với lãnh ñạo bộ
i cán bộ quản lý có trình ñộ nhất ñịnh
i trong quản lý khi các nhóm thuộc những ñề án khác nhau có th
n tài nguyên chung.
ến và chức năng

ải tán khi hoàn thành
òn có lãnh ñạo theo dự án
ăng ñược gán với một
i tham gia ñề án)
ở về vị trí cũ
i)
ộ phận
án khác nhau có thể tranh