Chuyên đề kiểm soát chi phí xây lắp trong doanh nghiệp

LỜI MỞ ĐẦU
Xây dựng cơ bản là một ngành sản xuất vật chất độc lập, có chức năng tái
sản xuất tài sản cố định cho tất cả các ngành trong nền kinh tế quốc dân, nó tạo
nên cơ sở vật chất cho xã hội, tăng tiềm lực kinh tế và quốc phòng của đất nước.
Với sự đổi mới cơ chế quản lý kinh tế nhằm đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế thị
trường, của nền kinh tế mở đã buộc các doanh nghiệp mà đặc biệt là các doanh
nghiệp XDCB phải tìm ra con đường đúng đắn và phương án sản xuất kinh doanh
tối ưu để có thể đứng vững trong nền kinh tế thị trường, dành lợi nhuận tối đa, đòi
hỏi các doanh nghiệp XBCB phải kiểm soát được các chi phí bỏ ra sao cho thấp
nhất và có lãi.
Đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào, vấn đề quan tâm hàng đầu là lợi
nhuận bởi để tồn tại trong nền kinh tế thị trường hiện nay, họ phải tự khẳng định
mình, tự tìm con đường kinh doanh có hiệu quả nhất mà lợi nhuận chính là thước
đo cho sự thành công của doanh nghiệp đó. Cách giải quyết cho vấn đề trên là
giảm thiểu chi phí ở mức thấp nhất nếu có thể nhưng đồng thời phải nâng cao chất
lượng sản phẩm sản xuất ra nhằm tối đa hoá doanh thu và lợi nhuận. Như thế có
thể thấy rằng, chi phí đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của
các doanh nghiệp bởi khoản mục này ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh
nghiệp đó.
Nhận thức rõ vị trí, vai trò của chức năng kiểm soát chi phí trong
doanh nghiệp, cùng với nhận thức tình hình thực tế tại công ty em đã chọn đề tài:
“Kiểm soát chi phí xây lắp tại CN.Công ty TNHH MTV ĐTXD Vạn Tường-Xí
Nghiệp 309
Đề tài gồm 3 phần:
Phần 1: Lý luận chung về kiểm soát chi phí trong doanh ngiệp xây lắp
Phần 2: Thực trạng công tác kiểm soát chi phí tại CN.Công ty TNHH 1
thành viên ĐTXD Vạn Tường-Xí Nghiệp 309
Phần 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí tại
CN.Công ty TNHH 1 thành viên ĐTXD Vạn Tường-Xí Nghiệp 309
PHẦN 1 - LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG DOANH
NGHIỆP XÂY LẮP

1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHI PHÍ
1.1.1. Khái niệm chung về chi phí
Khi bàn về chi phí, có thể nói rằng chi phí luôn là một trong những thông
tin quan trọng đối với các nhà quản lý trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Chi phí tăng
thêm sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Chính vì thế, các nhà
quản lý cần phải kiểm soát chặt chẽ các chi phí phát sinh của doanh nghiệp.
Nền sản xuất xã hội của bất kỳ phương thức sản xuất nào cũng gắn liền với
vận động và tiêu hao các yếu tố cơ bản tạo nên quá trình sản xuất. Đối với doanh
nghiệp sản xuất vật chất, để tiến hành quá trình hoạt động sản xuất cần phải kết
hợp cả ba yếu tố, đó là: tư liệu lao động, đối tượng lao động và sức lao động. Các
yếu tố này tham gia vào quá trình hoạt động sản xuất hình thành và hình thành nên
các chi phí tương ứng: chi phí về tư liệu lao động, đối tượng lao động và chi phí
về lao động sống. Các chi phí này phát sinh thường xuyên trong suốt quá trình
hoạt động sản xuất kinh doanh và tồn tại của doanh nghiệp.
1.1.2. Khái niệm chi phí xây lắp
Chi phí xây lắp là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động sống
và lao động vật hóa mà doanh nghiệp bỏ ra trong một kỳ kinh doanh nhất định để
thực hiện công tác xây lắp nhằm tạo ra các sản phẩm khác nhau theo mục đích
kinh doanh cũng như theo hợp đồng giao nhận thầu đã ký kết.
Chi phí về lao động sống là những chi phí về tiền lương, thưởng, phụ cấp
và các khoản trích theo lương của người lao động. Chi phí lao động vật hóa bao
gồm chi phí sử dụng TSCĐ, chi phí NVL, nhiên liệu, công cụ, dụng cụ… những
chi phí về sử dụng các yếu tố tư liệu lao động, đối tượng lao động dưới các hình
thái vật chất, phi vật chất, tài chính và phi tài chính.
Do đặc điểm của sản phẩm xây lắp cố định tại nơi thi công, có giá trị lớn…
nên phát sinh thêm một số chi phí như lán trại, vận chuyển…
Chi phí xây lắp công trình được xác định trên cơ sở khối lượng công việc,
hệ thống định mức, chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật và các chế độ chính sách của Nhà
nước phù hợp với những yếu tố khách quan của thị trường trong từng thời kỳ và
được quản lý theo quy chế Quản lý đầu tư xây dựng.

1.1.3.Đặc điểm chi phí trong doanh nghiệp xây lắp.
Sản phẩm trong xây lắp là các công trình, hạng mục công trình vì vậy
không có chi phí bán hàng, chỉ có 2 loại chi phí:
- Chi phí sản xuất kinh doanh:
+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Nguyên vật liệu là 1 trong 3 yếu tố cơ bản
chiếm tỉ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của công ty. Chi phí
nguyên vật liệu chỉ liên quan đến 1 công trình, hạng mục công trình.
+ Chi phí nhân công trực tiếp: Doanh nghiệp xây lắp thường trả lương cho công
nhân viên theo các hình thức:
• Trả lương theo khối lượng công việc thực hiện trong tháng hoặc trả theo hợp
đồng giao khoán.
• Trả lương theo hợp đồng giao khoán.
• Đối với công nhân vận hành máy thi công áp dụng trả lương theo ca máy thực
tế.
Trong chi phí nhân công trực tiếp không phản ánh chi phí trích bảo hiểm xã
hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn.
+ Chi phí máy thi công: Các chi phí liên quan đến máy thi công như chi phí
nguyên vật liệu cho máy hoạt động, chi phí công cụ dụng cụ sản xuất liên quan
đến hoạt động của xe, máy thi công, chi phí khấu hao máy, chi phí sửa chữa máy
thi công…
+ Chi phí sản xuất chung tại doanh nghiệp xây lắp được tập hợp từ các yếu tố chi
phí phát sinh trong quá trình xây lắp mà không thuộc ba khoản mục chi phí trên
như: Chi phí nhân viên đội, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác…
- Chi phí quản lý
Bao gồm các khoản chi phí như: Chi phí tiền lương của bộ phận quản lý, kinh
phí công đoàn, thuế môn bài, thuế đất, tiền điện thoại, tiền điện, khấu hao TSCĐ ở
bộ phận quản lý doanh nghiệp, các chi phí khác: công tác phí, họp hành…
1.2. KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.2.1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ.
Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn

giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ
thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. .
Theo liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ
thống gồm các chính sách, tiêu chuẩn và thủ tục được thiết lập tại đơn vị nhằm
cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu sau: đảm bảo
công tác bảo vệ tài sản của đơn vị; bảo đảm độ tin cậy và sự trung thực của các
thông tin; khuyến khích sự tuân thủ về chính sách, kế hoạch, thủ tục, luật pháp và
các quy định; đảm bảo hiệu quả của hoạt động và hiệu năng quản lý.
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400: Hệ thống kiểm soát nội bộ là
các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán tự xây dựng và áp
dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm tra,
kiểm soát ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót, để lập Báo cáo tài chính trung
thực, hợp lý nhằm bảo vệ, quản lý và và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.
Kiểm soát nội bộ là hệ thống các chính sách, các thủ tục kiểm soát đặc thù
do ban lãnh đạo của đơn vị thiết lập nhằm cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để thực
hiện các mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin,
bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả, hiệu năng của các
hoạt động.
Như vậy, kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị,
tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm
ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của
đơn vị.
1.2.2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
- Bảo đảm công tác bảo vệ tài sản của đơn vị
Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản vật chất: tài sản vô hình và tài sản
hữu hình, tài sản phi vật chất khác nhau như sổ sách, các tài liệu quan trọng… có
thể bị đánh cắp, lạm dụng vào các mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không
được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp. Việc bảo vệ tài sản là công việc
thường xuyên doanh nghiệp quan tâm.
- Bảo đảm độ tin cậy và sự trung thực của các thông tin

Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ
quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý. Như vậy các thông
tin cung cấp phải bảo đảm tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về
thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của
mọi hoạt động kinh tế, tài chính. Báo cáo tài chính được lập và trình bày theo quy
định của pháp luật. Nếu thông tin tài chính không trung thực, người quản lý có thể
chịu trách nhiệm trước pháp luật hoặc các bên thứ 3 về tổn thất gây ra cho họ.
- Khuyến khích sự tuân thủ luật pháp và các quy định
Hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng trong đơn vị phải bảo đảm các
quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp phải được tuân thủ đúng mức.
Hệ thống kiểm soát nội bộ cần:
+ Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động
của doanh nghiệp.
+ Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong
mọi hoạt động của doanh nghiệp.
+ Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài
chính trung thực và khách quan.
 Bảo đảm hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý
Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được xây dựng nhằm ngăn ngừa
sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử
dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, định kỳ các
nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp; được thực hiện
với cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp nhằm nâng cao
kha năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp.
1.2.3. Bản chất của kiểm soát nội bộ về chi phí
Việc kiểm soát được hiểu là tổng hợp các chính sách để làm cơ sở quản lý
và điều hành doanh nghiệp. Trong công việc quản lý, điều quan trọng không phải
là nhà quản lý nhận diện được đâu là chi phí biến đổi, chi phí cố định mà nhà quản
lý phải nhận diện được đâu là chi phí kiểm soát được để đề ra những biện pháp

kiểm soát thích hợp. Chức năng kiểm soát chính là đem lại những biện pháp, hành
động và thủ tục cần thiết để bảo đảm những hành động thích hợp và ngăn ngừa
những hành động không thích hợp. Kiểm soát chi phí giúp cho nhà quản lý nắm
bắt được tình hình sử dụng các nguồn lực hiệu quả cũng như kết quả đạt được. Từ
đó có những điều chỉnh hợp lý hay hoạch định những phương án tốt hơn.
Như vậy, chức năng kiểm soát không thể tồn tại nếu không có các mục tiêu,
kiểm soát tồn tại như một "khâu" độc lập của quá trình quản lý nhưng đồng thời
lại là một bộ phận chủ yếu của quá trình đó.
1.2.4. Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị được cấu thành bởi 4 yếu tố chính:
môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, các thủ tục kiểm soát và kiểm toán nội bộ.
1.3. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP XÂY
LẮP
1.3.1. Đặc điểm của hoạt động xây lắp
Xây dựng cơ bản là ngành sản xuất vật chất mang tính chất công nghiệp, có
những đặc điểm riêng biệt khác các ngành sản xuất khác, cụ thể như sau :
- Sản phẩm xây lắp là những công trình, vật kiến trúc… có quy mô lớn, kết
cấu phức tạp, mang tích chất đơn chiếc, thời gian sản xuất sản phẩm xây lắp lâu
dài, do đó tổ chức quản lý và hạch toán có khác biệt so với các ngành khác:
+ Sản phẩm xây lắp phải lập dự toán: dự toán thiết kế, dự toán thi công,.
Trong quá trình sản xuất phải lấy dự toán làm thước đo, phải so sánh với dự toán.
+ Sản phẩm xây lắp được tiêu thụ theo giá dự toán (giá thanh toán với bên
chủ đầu tư ) hoặc giá thoả thuận với bên chủ đầu tư hoặc giá trúng thầu
+ Tính chất hàng hoá của sản phẩm xây lắp không được thể hiện rõ vì đã quy
định giá cả, người mua, người bán trước khi xây dựng thông qua hoạt động giao
thầu.
- Sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất, các điều kiện khác của sản xuất
như: xe máy, thiết bị thi công, người lao động… phải di chuyển theo địa điểm đặt
sản phẩm, do đó công tác quản lý, sử dụng và hạch toán vật tư rất phức tạp vì chịu
ảnh hưởng lớn của thiên nhiên, thời tiết, dễ mất mát, hư hỏng.

- Thời gian sử dụng sản phẩm xây lắp lâu dài cho nên phải tổ chức hạch toán
và quản lý sao cho chất lượng công trình phải đảm bảo dự toán, thiết kế…
1.3.2. Sự cần thiết phải kiểm soát chi phí xây lắp
Một yêu cầu quan trọng nhất của công tác quản lý doanh nghiệp là phải tiết
kiệm chi phí vì chi phí có quan hệ chặt chẽ đối với lợi nhuận. Muốn tiết kiệm được
chi phí trước hết các nhà quản lý phải kiểm soát được chi phí; trong đó việc kiểm
soát chi phí xây lắp sẽ góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm. Bên cạnh đó, sản
phẩm xây lắp là những công trình, vật kiến trúc có quy mô lớn, kết cấu phức tạp,
thời gian thi công dài, địa điểm thi công phân tán nếu kiểm soát tốt chi phí sẽ
chống được lãng phí cũng như đánh giá được tình hình thực hiện công tác dự toán,
tiến độ thi công và chất lượng công trình.
Vì vậy kiểm soát chi phí xây lắp thể hiện năng lực điều hành, quản lý của
ban lãnh đạo và có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp giá thành, tạo lợi thế cạnh
tranh; mặt khác còn tạo dựng uy tín cho công ty trước sự nhìn nhận của các nhà
đầu tư.
1.3.3. Quy trính kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp xây lắp
1.3.3.1. Tổ chức lập dự toán chi phí
Một trong những cơ sở để công trình được khởi công xây dựng là dự toán
công trình được duyệt. Tổng dự toán công trình là tổng mức chi phí cần thiết cho
việc đầu tư xây dựng công trình thuộc dự án được tính toán cụ thể ở giai đoạn thiết
kế kỹ thuật. Tổng dự toán công trình được xác định dùng để khống chế và quản lý
các chi phí trong quá trình thực hiện dự án. Để có mức giá khống chế khi giao thầu
hoặc đấu thầu phải xác định giá trị dự toán một cách chi tiết cho từng hạng mục
xây dựng phù hợp với các quy định cho từng khu vực hoặc địa điểm xây dựng cụ
thể.
1.3.3.2. Tổ chức kiểm soát chi phí trong quá trình thi công công trình, hạng
mục công trình
a, Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu
Đối với doanh nghiệp xây lắp thì việc xây dựng thường diễn ra trong thời
gian dài, nguyên vật liệu đưa vào sử dụng lớn nên việc thất thoát là rất dễ xảy ra.

Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu nhằm ngăn ngừa và phát hiện kịp thời những
lãng phí, mất mát hoặc khả năng tiết kiệm vật liệu. Qua đó xác định nguyên nhân
và người chịu trách nhiệm để xử lý, khen thưởng hoặc xử phạt kịp thời, góp phần
tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm xây lắp mang lại lợi nhuận
cao cho doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo chất lượng công trình và phù hợp với dự
toán lập ra.
- Các chứng từ kế toán làm căn cứ kiểm soát: Hợp đồng mua sắm, Hóa đơn
mua hàng, Hóa đơn chi phí vận chuyển, thuế nhập khẩu, lưu kho, Phiếu đề nghị
cung ứng vật tư, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển
nội bộ, Biên bản kiểm nghiệm hàng tồn kho…
- Hệ thống sổ kế toán: Tùy vào từng hình thức hạch toán hàng tồn kho mà
doanh nghiệp áp dụng mà ta sử dụng các loại sổ sách sau:
+ Thẻ kho: là tài liệu pháp lý cơ bản và quan trọng của thủ kho, được sử dụng để
theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn. Thẻ kho đặt tại kho do thủ kho ghi chép, bảo
quản. Kế toán vật tư sẽ sử dụng làm tài liệu đối chiếu và ký xác nhận.
+ Sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp,các tài liệu khác có liên quan.
- Các bộ phận tham gia kiểm soát:
+ Phòng kế hoạch, phòng vật tư, phòng kỹ thuật, phòng kế toán
+ Bộ phận kho
+ Các bộ phận thi công
- Các thủ tục kiểm soát:
*Khâu yêu cầu và thu mua vật tư:
Bộ phận có nhu cầu vật tư lập phiếu đề nghị cung ứng vật tư, các phiếu này
phải được phê duyệt của cấp trên có thẩm quyền căn cứ vào yêu cầu công việc và
khối lượng thi công. Sau đó thủ kho sẽ xem xét lượng vật tư tồn kho có đáp ứng
đủ hay không, nếu không đủ thì bộ phận mua hàng sẽ lập phiếu đề nghị mua vật
tư. Công việc này là phần chính của khâu yêu cầu mua vật tư vì nó đảm bảo cho
vật tư được mua theo đúng mục đích, số lượng, tránh mua thừa hoặc không cần
thiết gây ứ đọng, lãng phí vốn. Khi phiếu đề nghị mua vật tư được xét duyệt phải
lập đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng phải ghi rõ loại vật tư, các thông tin liên quan đến

vật tư cần mua và phải được đánh số nhất quán. Các chứng từ mua vật tư như Hóa
đơn giá trị gia tăng, Hóa đơn vận chuyển… phải hợp lý, hợp lệ, hợp pháp. Các
chứng từ này phải được hạch toán và lưu trữ tại phòng kế toán.
Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng xét duyệt và thực hiện nghiệp vụ
mua vật tư, chức năng mua vật tư, chức năng bảo quản kho và kế toán vật tư. Mọi
nghiệp vụ mua vật tư đều được xét duyệt của bộ phận mua hàng và phải lập Phiếu
đề nghị mua vật tư.
Bên cạnh đó, cần thực hiện các chính sách mua vật tư:
+ Mua vật tư theo hình thức đấu thầu hoặc đấu giá nhằm tạo sự cạnh tranh giữa
các nhà cung cấp, như vậy công ty sẽ mua được với giá rẻ mà vẫn đảm bảo chất
lượng và chủng loại, mua trực tiếp từ nơi sản xuất vật tư có thể giảm chi phí qua
khâu trung gian… Hoặc ít nhất khi lựa chọn nhà cung cấp phải có 3 bảng báo giá
của các nhà cung cấp để so sánh về giá.
+ Các thủ tục mua vật tư: mọi nghiệp vụ mua vật tư đều được xét duyệt của bộ
phận mua hàng và phải lập phiếu đề nghị mua vật tư. Trong một số trường hợp khi
thực hiện những giao dịch lớn và phức tạp thì đòi hỏi phải ký kết hợp đồng cung
ứng vật tư nhằm đảm bảo việc thực hiện quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham
gia hợp đồng.
*Khâu nhập- xuất- tồn vật tư:

+ Nhập vật tư:
Khi nhận vật tư, đòi hỏi phải có quá trình kiểm soát thích hợp, đó là phải
thực hiện kiểm tra số lượng, chủng loại, chất lượng, thời gian hàng đến… có đúng
như đã ghi trên hóa đơn trước sự chứng kiến của thủ kho và bộ phận thu mua. Sau
đó, kế toán vật tư viết phiếu nhập kho có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan

và
cho nhập kho, thủ kho chịu trách nhiệm quản lý số vật tư trên, phiếu nhập kho
được gửi tới phòng kế toán 1 liên, tại kho 1 liên.
+ Xuất vật tư: Thủ kho chỉ được xuất vật tư khi nhận được giấy đề nghị xuất kho

vật tư (Giấy đề nghị cung ứng vật tư) có đầy đủ chữ ký duyệt của trưởng phòng
vật tư và thủ trưởng đơn vị. Thủ kho sẽ tiến hành xuất kho theo số lượng vật tư
được duyệt và ghi vào Phiếu xuất kho, sau đó gửi về phòng kế toán để hạch toán
và lưu trữ.
+ Tồn kho vật tư: Vật tư ở doanh nghiệp xây lắp thường được bảo quản tại kho ở
công trường thi công nên cần có những biện pháp bảo quản tốt hơn tránh việc vật
tư không đảm bảo chất lượng khi xuất kho thi công. Thủ kho luôn phải theo dõi
chặt chẽ số lượng tồn kho vật tư, báo cáo tình hình nhập-xuất-tồn vật tư cho phòng
Vật tư, lập hồ sơ cập nhật cho các bộ phận vật tư dự trữ theo số lượng, chủng loại
và giá trị, kiểm tra sự thừa thiếu của dự trữ, đảm bảo an toàn cho sản xuất với chi
phí dự trữ thấp nhất.
*Khâu sử dụng vật tư:
Vật tư khi được đưa vào sử dụng trong thi công xây lắp cần phải được quản
lý, theo dõi chặt chẽ bởi tất cả các bộ phận có liên quan vì đây là giai đoạn xảy ra
nhiều gian lận và sai sót nhất, vật tư có thể bị sử dụng không đúng theo quy định
(pha trộn không đúng theo định mức, yêu cầu kỹ thuật), sử dụng lãng phí, bị mất
cắp… Đây là những yếu tố chủ quan làm cho chi phí xây lắp tăng và chất lượng
công trình kém.
Căn cứ vào các chứng từ liên quan kế toán vật tư sẽ ghi vào sổ chi tiết
nguyên vật liệu cả số lượng và giá trị. Cuối kỳ kế toán sẽ lên báo cáo chi phí
nguyên vật liệu trực tiếp. Cần phải so sánh, đối chiếu số liệu trên phiếu nhập kho,
phiếu xuất kho với biên bản kiểm kê hàng tồn kho để xem xét lượng vật tư có bị
thất thoát hay không và kịp thời xử lý.
Khi một hạng mục công việc hoàn thành người quản lý so sánh kết quả
giữa thực hiện với dự toán của các chi phí và xác định các nguyên nhân biến động
trên 2 mặt lượng và giá đã tác động như thế nào đến biến động chung.
b, Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp:
Nhằm ngăn chặn và phát hiện các sai phạm như thanh toán lương cho các
nhân viên, đảm bảo hoàn thành một khối lượng công việc ghi chép và tính toán rất
lớn trong một thời gian ngắn để có thể thanh toán kịp thời và chính xác tiền lương

cho nhân viên, đồng thời, tuân thủ các văn bản pháp lý về lao động và tiền lương.
- Các chứng từ kế toán làm căn cứ kiểm soát:
 Bảng chấm công là chứng từ theo dõi ngày công của người lao động làm cơ sở
cho việc tính lương hàng tháng và xét khen thưởng lúc cuối quý hoặc cuối năm.
• Hợp đồng làm khoán là bản ký kết giữa người giao khoán và người nhận khoán
về một công việc cụ thể, thời gian làm việc, trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên
thực hiện hợp đồng.
• Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành.
• Thẻ thời gian: là hình thức phổ biến được sử dụng tại các doanh nghiệp nước
ngoài nhằm ghi nhận thời gian từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc mỗi ngày của nhân
viên.
- Các sổ sách kế toán: Sổ kế toán chi tiết và các sổ tổng hợp tùy vào hình thức kế
toán áp dụng tại công ty.
- Các bộ phận tham gia kiểm soát:
• Bộ phận nhân sự
• Bộ phận quản lý thi công
• Bộ phận kế toán tiền lương
- Thủ tục kiểm soát:
Để kiểm soát chi phí tiền lương một cách hiệu quả là hoạch định và theo
dõi việc thực hiện các bảng dự toán tiền lương. Mỗi bộ phận đều cần lập dự toán
chi phí tiền lương của mình vào đầu niên độ. Hàng tháng, kế toán sẽ tổng hợp chi
phí phát sinh, so sánh chi phí tiền lương thực tế với dự toán và báo cáo cho các
nhà quản lý. Mọi sự biến động cần được phát hiện kịp thời và tìm hiểu nguyên
nhân cũng như biện pháp xử lý. Mặt khác, phải phân chia trách nhiệm giữa các
chức năng theo dõi nhân sự, theo dõi thời gian và khối lượng lao động, lập bảng
lương, thanh toán lương và ghi chép về tiền lương.
+ Thuê và tuyển dụng nhân viên: Việc tuyển dụng và thuê nhân viên được tiến
hành bởi bộ phận nhân sự, tất cả những trường hợp tuyển dụng và thuê phải được
ghi chép trên một bản báo cáo phê duyệt bởi Ban quản lý. Mức lương phải được
ghi vào hồ sơ gốc ở bộ phận nhân sự và nhân viên mới phải ký văn bản đồng ý cho

khấu trừ vào lương về các khoản thao chế độ. Sau đó, một bộ hồ sơ gồm quyết
định phân công, mức lương, văn bản đồng ý cho khấu trừ phải được gởi cho bộ
phận tính lương. Bộ phận nhân sự cũng được gửi một bản sao quyết định phân
công cho bộ phận sử dụng lao động.
Mỗi khi có thay đổi về mức lương: trong thời gian ngắn nhất, bộ phận nhân
sự phải gửi quyết định chính thức cho bộ phận tính lương và bộ phận sử dụng lao
động
Khi có biến động về lương, xóa tên hay sắp xếp lại nhân sự, bộ phận nhân
sự cũng phải gửi ngay văn bản cho bộ phận sử dụng lao động và bộ phận tính
lương.
+ Chức năng theo dõi lao động: Chức năng này bao gồm việc xác định thời gian
lao động (số giờ công, ngày công) hoặc số lượng sản phẩm hoàn thành (nếu trả
lương theo sản phẩm) để làm cơ sở tính lương. Để nâng cao tính hữu hiệu của
kiểm soát nội bộ có thể sử dụng các thủ tục sau:
 Người quản lý các bộ phận phải lập bảng chấm công.
 Sử dụng máy ghi giờ để theo dõi giờ đến và giờ về của nhân viên. Thẻ ghi giờ
của các nhân viên phải được phải được theo dõi, giám sát bởi một nhân viên độc
lập bằng hệ thống thông tin tự động và phải báo cáo tình hình thẻ theo tuần.
 Thường xuyên đối chiếu giữa bảng chấm công của người quản lý bộ phận và kết
quả của máy ghi giờ, hoặc giữa báo cáo sản lượng, khối lượng công việc hoàn
thành với kết quả thẩm định công trình thi công.
Đối với các nhân viên gián tiếp, có thể không dùng máy ghi giờ, nhưng để
kiểm soát, đơn vị có thể yêu cầu nhân viên lập báo cáo hàng tuần về thời gian sử
dụng để thực hiện các nhiệm vụ.
Tất cả các trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động đều phải có phiếu
nghỉ ốm, Phiếu nghỉ thai sản hay Phiếu xác nhận tai nạn lao động và được chứng
nhận bởi các cơ quan có thẩm quyền để làm căn cứ ghi vào bảng chấm công theo
ký hiệu riêng.
+ Tính và lập bảng lương: Bộ phận tính lương có nhiệm vụ chính là tính toán về
số lượng tiền phải trả cho từng nhân viên. Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu

không cho phép bộ phận tính lương được thực hiện các chức năng về nhân sự,
theo dõi lao động hay trả lương. Bộ phận tính lương phải đảm bảo rằng:
 Nếu không có hồ sơ do bộ phận nhân sự gửi qua, bộ phận tính lương tuyệt đối
không được ghi tên của bất kỳ người nào vào bảng lương.
 Chỉ khi nào đã nhận được văn bản chính thức của bộ phận nhân sự, bộ phận tính
lương mới có quyền điều chỉnh trên bảng lương về các trường hợp tăng giảm
lương, xóa tên…
Căn cứ vào các chứng từ theo dõi thời gian lao động và các kết quả công
việc,sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành, lập bảng thanh toán tiền lương cho từng cá
nhân để làm cơ sở chi lương, trong đó phải ghi rõ tiền lương và các khoản khấu
trừ.
 Ghi sổ nhật ký lương và các khoản trích theo lương, thuế TNCN.
 Ghi sổ theo dõi lương của từng nhân viên.
 Lập bảng phân bổ tiền lương vào các loại chi phí.
 Lập báo cáo về vấn đề tiền lương cho các cơ quan Nhà nước có liên quan.
+ Thanh toán lương: Chức năng này phải được thực hiện do một người độc lập với
phòng nhân sự, theo dõi lao động tiền lương. Nhân viên này sẽ căn cứ vào bảng
lương để phát lương cho nhân viên.
Khi nhận được Phiếu chi hoặc sec chi lương kèm theo Bảng thanh toán tiền
lương, thưởng thì nhân viên phát lương phải kiểm tra, đối chiếu tên và số tiền nhận
được giữa Phiếu chi hoặc sec chi lương với danh sách trên Bảng thanh toán tiền
lương, thưởng. Các Phiếu chi hoặc sec chi lương phải được ký duyệt bởi người
không trực tiếp tính toán tiền lương hay vào sổ sách kế toán tiền lương.
Sau khi kiểm tra xong Phiếu chi hoặc sec chi lương thì tiến hành chi lương
cho nhân viên và yêu cầu người nhận ký vào Phiếu chi hoặc sec chi lương, đồng
thời nhân viên phát lương phải đóng dấu “Đã chi tiền”và ký vào các phiếu. Các
phiếu chi hoặc sec chi lương phải được đánh số theo thứ tự cho mỗi chu trình
thanh toán.
Đối với những Phiếu chi hoặc sec chi chưa được thanh toán thì được lưu trữ
cẩn thận và đồng thời phải được ghi chép đầy đủ, chính xác trong sổ kế toán. Đối

với các Phiếu chi hoặc sec chi hỏng thì phải được cắt góc và lưu lại nhằm bảo đảm
và ngăn ngừa các Phiếu chi hoặc sec giả mạo.
Một biện pháp khác để tăng cường kiểm soát đối với quá trình chi lương là
sử dụng dịch vụ ngân hàng phát lương cho nhân viên, nhờ đó sẽ giảm đáng kể
công việc của phòng tài vụ và hạn chế khả năng sai phạm xảy ra. Cần có sự đối
chiếu giữa bảng chấm công với bảng thanh toán lương xem có trùng khớp hay
không.
c,Chi phí máy thi công.
Chi phí sử dụng máy thi công là khoản chi phí lớn trong giá thành công tác xây
dựng. Máy thi công là các loại máy phục vụ trực tiếp cho sản xuất xây lắp như
máy trộn bê tông, cần trục, cần cẩu tháp, máy ủi, máy xúc… Đơn vị phải xuất phát
từ đặc điểm và tình hình sử dụng máy thi công mà hạch toán và kiểm soát chi phí
sử dụng máy cho phù hợp.
- Chứng từ kế toán làm căn cứ kiểm soát:
• Các hóa đơn mua nhiên liệu, hóa đơn sửa chữa, bảo hành….
• Bảng tính và phân bổ khấu hao máy thi công
• Nhật ký ca máy…
• Bảng chấm công công nhân điều khiển máy
• Bảng phân bổ chi phí sử dụng máy thi công.
• Bảng trích trước chi phí sử dụng máy thi công.
• Bảng tổng hợp chi phí sử dụng máy thi công.
- Sổ sách kế toán: Sổ chi tiết và các loại sổ tổng hợp.
- Các bộ phận tham gia kiểm soát:
• Bộ phận quản lý máy thi công
• Bộ phận vận hành máy thi công
• Bộ phận theo dõi hoạt động của máy
• Bộ phận ghi chép sổ sách
- Thủ tục kiểm soát:
Nếu không tổ chức đội máy thi công riêng biệt hoặc có tổ chức nhưng
không tổ chức kế toán riêng cho đội máy thi công thì người quản lý phải có trách

nhiệm kiểm soát số ca máy hoạt động và kiểm soát các chi phí liên quan đến máy
thi công.
Người quản lý cần quan sát kỹ thời gian sử dụng máy nhằm thu thập những
thông tin về số lượng và nguyên nhân những tổn thất thời gian làm việc trong ca.
Nên đột xuất kiểm tra máy thi công trên công trường để tránh việc máy không
hoạt động hay hoạt động không đủ ca. Trên cơ sở đó đề ra những biện pháp khắc
phục, trừ bỏ những tổn thất thời gian trong việc sử dụng máy thi công.
+ Đối với chi phí nhiên liệu, năng lương (xăng, dầu, điện, khí nén, dầu mỡ bôi
trơn) phải tuân theo các quy trình kiểm soát chặt chẽ từ khi bộ phận có nhu cầu
yêu cầu vật tư đến khi phê duyệt, cung ứng, sử dụng và bảo quản. Các chứng từ có
liên quan như: Giấy đề nghị cung ứng vật tư, Phiếu xuất kho, Hóa đơn mua hàng,
… phải được phê duyệt ký nhân của người có thẩm quyền, được hạch toán và bảo
quản.
+ Đối với chi phí tiền lương thợ điều khiển máy. Công tác chấm công, theo dõi số
giờ máy hoạt động phải được đảm nhận bởi bộ phận quản lý một cách công khai,
chặt chẽ. + Công tác kiểm kê, sửa chửa và bảo hành máy thi công được tiến hành
đều đặn và thường xuyên nhằm hạn chế và khắc phục các sự cố hỏng hóc, hư hại,
đảm bảo tiến độ thi công. Nhu cầu sửa chữa, thay thế phụ tùng phải được phê
duyệt bởi bộ phận quản lý sau khi kiểm định và khảo sát.
+ Việc tính khấu hao máy thi công phải tuân theo các quy định của pháp luật.
Cần phải kiểm soát nguyên giá máy thi công, thời gian tính khấu hao và cách phân
bổ chi phí khấu hao cho các đối tượng chịu chi phí.
Cần quy định rõ thẩm quyền của từng cấp quản lý đối với việc phê chuẩn
của các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến máy thi công như: mua mới, thanh lý,
nhượng bán… Nên tách biệt công tác bảo quản với việc ghi chép nghiệp vụ, việc
quản lý với kế toán TSCĐ. Phân chia trách nhiệm liên quan đến máy thi công
nhằm tạo sự kiểm soát lẫn nhau như: quản lý, theo dõi hoạt động máy, ghi chép sổ
sách, thanh toán lương, cấp nguyên vật liệu cho máy…
d, Chi phí sản xuất chung :
Kiểm soát chi phí sản xuất chung nhằm hạn chế các sai sót và gian lận đối

với các khoản chi phí có liên quan đến việc tổ chức, phục vụ và quản lý thi công
của các đội thi công xây lắp và các đội ở các công trường. Bên cạnh đó, chi phí
sản xuất chung có liên quan đến nhiều loại chi phí khác nên trong quá trình kiểm
soát chi phí này sẽ góp phần làm cho thủ tục kiểm soát các chi phí khác chặt chẽ,
hiệu quả.
Tùy vào loại chi phí phát sinh liên quan mà căn cứ vào các chứng từ sổ sách khác
nhau:
+ Tiền lương trả cho Ban quản lý đội được căn cứ vào Bảng chấm công, Bảng
thanh toán lương…
+ Chi phí vật liệu phục vụ cho quản lý thì căn cứ vào Giấy đề nghị xuất kho vật tư,
Phiếu xuất kho và các chứng từ có liên quan khác.
+ Chi phí khấu hao tài sản cố định phân bổ cho quản lý đội thì căn cứ vào Bảng
tính và phân bổ khấu hao cho công trình.
+ Chi phí bằng tiền khác thì dựa vào Phiếu chi, Giấy tạm ứng, Giấy báo nợ của
ngân hàng.
+ Đối với công cụ dụng cụ có giá trị lớn xuất dùng cho thi công thì kế toán sẽ
phân bỏ chúng theo quy định của công ty.
- Các bộ phận tham gia kiểm soát :
+ Bộ phận kỹ thuật
+ Bộ phận quản lý đội xây dựng
+ Phòng kế toán
- Thủ tục kiểm soát:
Vì đây là khoản chi phí gồm nhiều loại, có những loại rất dễ gian lận như
các khoản về giao dịch, công tác phí… . Vì thế nhà quản lý cần tăng cường kiểm
soát thông qua một số thủ tục sau:
+ Đối với các chi phí nhân viên đội xây lắp: cần thiết lập các thủ tục kiểm soát
tương tự như kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp, bao gồm việc chấm công, theo
dõi giờ làm của nhân viên ban quản lý đội xây lắp. Việc chấm công phải công
khai, chính xác, đảm bảo đúng nguyên tắc, quy định. Phải tách biệt giữa các chức
năng theo dõi nhân sự, thời gian làm việc, khối lượng lao động với chức năng lập

bảng lương, thanh toán lương và ghi chép về tiền lương của ban quản lý đội.
Các khoản trích theo lương hay các khoản khấu trừ như: Bảo hiểm xã hội,
bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn đều phải được tính dựa trên các quy định của
pháp luật hiện hành hoặc thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao
động.
+ Đối với chi phí về nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ phục vụ cho đội xây lắp: phải
tuân thủ các thủ tục tương tự như kiểm soát chi phí nguyên vật liệu từ khi yêu cầu
vật tư cho đến khi sử dụng, hạch toán. Khi có yêu cầu sử dụng vật tư, giấy đề nghị
vật tư phải được phê duyệt bởi người có thẩm quyền, căn cứ vào số lượng được
duyệt và phiếu xuất kho, thủ kho sẽ xuất vật tư. Các chứng từ như: phiếu xuất kho,
hóa đơn phải được hạch toán và bảo quản tai phòng kế toán. Cần phải lưu ý đến
công cụ dụng cụ phân bổ nhiều lần và phải có chứng từ phân bổ cụ thể, chính xác.
+ Đối với chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động của đội: phương pháp tính
khấu hao phải phù hợp và được áp dụng nhất quán, giá trị khấu hao phải được xác
định hợp lý,thời gian sử dụng và thanh lý phải được tính hợp lý ,việc tính khấu
hao phải chính xác. Phải căn cứ vào bảng trích khấu hao TSCĐ để theo dõi tình
hình TSCĐ dùng cho đội thi công từ đó có công tác kiểm soát phù hợp. Các chi
phí mua ngoài,chi phí bằng tiền khác phải được phê duyệt,ký nhận của người có
thẩm quyền.
PHẦN 2 - THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI
CN.CÔNG TY TNHH MTV ĐTXD VẠN TƯỜNG-XÍ NGHIỆP 309
2.1.KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CN.CÔNG TY TNHH MTV ĐTXD VẠN
TƯỜNG-XÍ NGHIỆP 309
2.1.1. Đặc điểm tổ chức kinh doanh và tổ chức quản lí tại CN.Công ty
TNHH MTV ĐTXD Vạn Tường-Xí Nghiệp 309
2.1.1.1. Giới thiệu về công ty
Công ty Đầu tư Xây dựng Vạn Tường là doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Bộ Tư
lệnh Quân khu 5 theo Quyết định của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng và chính thức đi
vào hoạt động từ năm 1996.
Năm 2009 công ty chuyển sang mô hình công ty TNHH MTV Vạn Tường.

Qua 15 xây dựng và trưởng thành, công ty đã không ngừng khẳng định vị trí và
thương hiệu của mình, nhất là trong bối cảnh hội nhập hiện nay.
-Địa chỉ:418 Nguyễn Tri Phuơng-Q.Hải Châu-TP.Đà Nẵng
-Số điện thoại:0511.3634376
2.1.1.3. Mục tiêu, nhiệm vụ của công ty
Nhiệm vụ chính của đơn vị là làm công tác đầu tư- xây dựng, Công ty Vạn Tường
luôn coi trọng thị trường và không ngừng mở rộng ngành nghề hoạt động như: xây
dựng nhà các loại, các công trình kỹ thuật dân dụng; xây dựng và sửa chữa các
công trình cầu tàu, bến cảng, các công trình biển, thông tin liên lạc, đường dây và
trạm biến áp 110KV; thi công đường cáp quang, san lấp mặt bằng; khảo sát thiết
kế và tư vấn xây dựng, trang trí nội- ngoại thất; khảo sát, dò tìm, xử lý bom mìn,
vật nổ; khai thác đá và các loại vật liệu xây dựng; chế biến gỗ và các sản phẩm từ
gỗ, tre, nứa; vận tải đường bộ; duy tu, tôn tạo, sửa chữa, nâng cấp các công trình
bảo tồn, bảo tàng và di tích lịch sử văn hóa; dịch vụ nhà khách, kinh doanh nhà;
gia công cơ khí; hoạt động dịch vụ hỗ trợ tiếp cho vận tải đường bộ; cho thuê máy
móc, thiết bị ngành xây dựng và đào tạo nghề
2.1.2. Cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý tại công ty.
2.1.2.1. Bộ máy quản lý tại công ty.
2.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
2.1.3. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty.
+ Giám đốc: là người điều hành mọi hoạt động của công ty, có trách nhiệm quản
lý, phê duyệt kế hoạch sản xuất, phân phối kinh phí, vật tư, trang thiết bị, phê
duyệt thanh quyết toán, giám sát mọi hoạt động về tài chính của công ty và chịu
trách nhiệm trước Nhà nước về mọi hoạt động của công ty, chủ trương mọi
phương hướng hoạt động chung cho toàn công ty trên cơ sở thảo luận bàn bạc với
cấp dưới.
+ Phó giám đốc – Bí thư Đảng ủy: là người chủ trì công tác Đảng, công tác chính
trị của công ty. Chịu trách nhiệm trước Đảng ủy, Ban giám đốc công ty về mọi mặt
công tác Đảng, công tác chính trị và công tác phổ biến giáo dục pháp luật. Chỉ đạo
công tác cán bộ, tuyển dụng đào tạo, tổ chức biên chế và công tác cải cách hành

chính.
P. GIÁM ĐỐC
KỸ THUẬT
P. GIÁM ĐỐC
BÍ THƯ ĐẢNG ỦY
Phòng
Tài
chính kế
toán
Phòng
Kế
hoạch
kinh
doanh
Ban tổ
chức lao
động
tiền
lương
Phòng
Đấu thầu
kỹ thuật
thi công
Bốn đội xây dựng
Phòng
Chính trị
hành
chính
GIÁM ĐỐC
Ghi chú:

: Quan hệ trực tuyến
: Quan hệ chức năng

+ Phó giám đốc kỹ thuật: là người chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật như quản lý
thiết bị, nghiên cứu phương án đấu thầu, ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật,
tính toán giá trị công trình, nghiệm thu công trình.
+ Phòng chính trị hành chính: quản lý các tổ chức chính trị của công ty như
công đoàn, thanh niên, phụ nữ…, đề xuất sắp xếp công tác cho cán bộ công nhân
viên trong công ty, phụ trách công tác hành chính, quản lý trang thiết bị, cơ sở vật
chất. Căn cứ vào tình hình và nhiệm vụ của công ty để tổ chức nhiệm vụ và công
việc cho từng cán bộ công nhân viên tinh gọn và hợp lý. Tổ chức quản lý bồi
dưỡng, bố trí sử dụng lao động phù hợp hơn, trên cơ sở này xây dựng đơn giá tiền
lương, tiền thưởng cho từng cấp bậc lao động hợp lý và đảm bảo yêu cầu về công
tác hành chính quản trị, phục vụ tốt điều kiện làm việc và công tác trong quá trình
sản xuất – kinh doanh của công ty.
+ Phòng Tài chính – kế toán: tổ chức thực hiện khối lượng công tác kế toán tài
chính theo đúng pháp luật, kiểm tra, giám sát tình hình vay và sử dụng vốn cho
các công trình thi công, tổ chức tham mưu quá trình sử dụng vốn hiệu quả hơn,
theo dõi tình hình tăng, giảm tài sản và nguồn vốn, tổng hợp, quyết toán tài chính
quý, năm, lập báo cáo theo quy định, phản ánh kịp thời tình hình sản xuất kinh
doanh tại công ty và ở các đơn vị trực thuộc, xác định kết quả cuối cùng của một
kỳ kinh doanh, xác định giá trị của tất cả các tài sản và nguồn vốn của công ty tại
các thời điểm cần thiết…. Ngoài ra, còn đại diện cho công ty thực hiện nghĩa vụ
với Nhà nước trong việc nộp ngân sách, cung cấp thông tin chính xác cho phòng
kinh doanh và kế hoạch chung của toàn công ty. Đồng thời phối hợp với phòng kế
toán tài chính đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh để có biện pháp khắc phục
những điểm yếu, phát huy những thế mạnh của công ty.
+ Phòng đấu thầu kỹ thuật thi công: có trách nhiệm thực hiện công tác đấu thầu,
kiểm tra kỹ thuật các công trình, thường xuyên tổ chức kiểm tra giám sát kỹ thuật
đề xuất các phương án thi công.

+ Ban tổ chức lao động tiền lương: quản lý về tiền lương và các khoản trích theo
lương, đồng thời theo dõi giờ công lao động, ngày làm việc, tăng ca, nghỉ phép,
cho cán bộ công nhân viên của công ty.
+ 4 đội xây dựng: được sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo và các bộ phận về công
tác chuyên môn. Mỗi đội có một tổ trưởng chịu trách nhiệm quản lý, phân công
nhiệm vụ hàng ngày cho từng thành viên trong đội và đội cũng trực tiếp xây dựng
các công trình do công ty nhận thầu, thực hiện đúng quy định chất lượng công
trình theo hợp đồng và đảm bảo kế hoạch đặt ra.
 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán.
Kế toán trưởng
( Kiêm trưởng phòng
tài chính)
 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận.
+ Kế toán trưởng ( Kiêm trưởng phòng tài chính): có nhiệm vụ giám sát công
việc của các nhân viên trong phòng kế toán. Theo dõi, hướng dẫn các nhân viên kế
toán làm theo mệnh lệnh của cấp trên, phân tích tình hình tài chính, kết quả của
hoạt động sản xuất kinh doanh trong kì, cung cấp cho giám đốc những thông tin
cần thiết. Chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về tình hình tài chính của
công ty.
+ Phó phòng kế toán ( Kiêm kế toán thuế): là người giúp việc cho kế toán
trưởng, thay mặt cho kế toán trưởng ký duyệt một số giấy tờ do kế toán trưởng ủy
quyền và chịu trách nhiệm về những công việc được giao. Bên cạnh đó, căn cứ
vào hóa đơn, chứng từ để tổng hợp thuế của công ty đối với Nhà nước.
+ Kế toán ngân hàng ( Kiêm thủ quỹ): phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình
tiền gửi và tiền vay ngân hàng. Theo dõi, đôn đốc các đơn vị cơ sở báo cáo số liệu
hàng tháng, tổng hợp và lập báo cáo với cơ quan ngân hàng định kỳ theo yêu cầu.
Đồng thời có trách nhiệm theo dõi, bảo quản tiền và căn cứ vào phiếu thu, phiếu
chi tiền hợp lệ để thu đủ tiền và phát đủ tiền tận tay người được nhận, phản ánh
Kế toán tổng hợp
Kế toán thanh toán

( Kiêm kế toán vật tư)
Kế toán các đội
xây lắp
Kế toán ngân hàng
( Kiêm thủ quỹ)
Phó phòng kế toán
( Kiêm kế toán thuế)
Chú thích:
: Quan hệ trực tuyến
: Quan hệ chức năng
đầy đủ vào sổ quỹ tiền mặt làm cơ sở để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trên các sổ
sách kế toán có liên quan trong kỳ và đối chiếu với tiền mặt hiện có tại quỹ.
+ Kế toán tổng hợp: là người tham mưu và chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng
về những sai sót tronh quá trình lập báo cáo kế toán. Tổng hợp, xử lý các chứng từ
để phản ánh vào sổ kế toán theo chế độ quy định của Nhà nước và quân đội.Căn
cứ sổ sách chi tiết và các sổ tổng hợp lập báo cáo cho bộ phận văn phòng, nhận
các báo cáo từ các đơn vị trực thuộc, lập báo cáo chung cho toàn công ty. Tham
gia công tác kiểm tra thường xuyên, định kỳ các đơn vị cơ sở trong công ty theo sự
phân công của người phụ trách, tham gia lập và thanh lý các hợp đồng kinh tế nội
bộ giao khoán về xây lắp cho các đơn vị thi công của công ty. Thanh quyết toán
theo mẫu quy định về các khoản chi ngoài giá thành: quyết toán bảo hiểm xã hội,
bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, kinh phí khác….
+ Kế toán thanh toán ( Kiêm kế toán vật tư): phản ánh và theo dõi chính xác
đầy đủ các khoản thanh toán của công ty, theo dõi các khoản phải thu, phải trả với
khách hàng và các đơn vị trực thuộc, lọc chứng từ thu chi kết hợp với thủ quỹ
kiểm tra báo cáo quỹ hàng ngày. Đồng thời quản lý chặt chẽ tình hình cung cấp,
bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu.
+ Kế toán các đội xây lắp: theo dõi, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
định kỳ nộp báo cáo cho công ty.
 Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty.

Công ty sử dụng hình thức kế toán là Chứng từ ghi sổ, được thể hiện qua sơ đồ
sau:

SƠ ĐỒ HÌNH THỨC KẾ TOÁN ÁP DỤNG TẠI CÔNG TY
Hệ thống các chứng từ, biểu mẫu ghi chép hạch toán ban đầu như: hóa đơn
GTGT, phiếu nhập, xuất nguyên vật liệu, phiếu thu, chi… được quy định rõ dựa
trên hệ thống các chứng từ do Nhà nước ban hành. Mọi chứng từ ban đầu phát
sinh đều phải có chữ ký của giám đốc và kế toán trưởng thì mới có giá trị pháp lý
và làm cơ sở cho việc hạch toán vào các sổ sách có liên quan.
Hình thức kế toán áp dụng tại công ty là hình thức Chứng Từ- Ghi Sổ. Các loại
sổ sách được sử dụng tạo công ty bao gồm: sổ, thẻ chi tiết, các bảng tổng hợp chi
tiết, bảng tổng hợp chứng từ gốc, chứng từ- ghi sổ, sổ cái và các loại sổ sách cần
thiết khác.


Trình tự ghi sổ của công ty như sau:
Chứng từ gốc
Sổ quỹ Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát
sinh vào chứng từ ghi sổ. Đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, số lượng
chứng từ lớn, từ chứng từ gốc kế toán lập Bảng tổng hợp chứng từ gốc trước khi
lập chứng từ ghi sổ. Đối với các đối tượng kế toán cần theo dõi chi tiết, căn cứ vào
chứng từ gốc, kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế vào các sổ, thẻ chi tiết có liên
quan.
Định kỳ, chứng từ ghi sổ sau khi được đăng ký vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
sẽ được sử dụng để ghi vào Sổ Cái.
Cuối tháng, từ các sổ, thẻ chi tiết, kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiết rối đối
chiếu với số liệu trên Sổ Cái. Sau khi đối chiếu khớp đúng, từ Sổ Cái, kế toán lập
bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính.

Hiện nay để thuận tiện cho công tác kế toán, tại công ty đang sử dụng phần
mềm kế toán Fast Accounting của công ty cổ phần phần mềm kế toán Fast.
Chương trình được thiết kế ghi sổ tự động hoàn toàn. Công tác quan trọng nhất
của chương trình này là cập nhập số liệu từ các chứng từ gốc vào, sau đó máy sẽ
tự động xử lý tất cả các số liệu đến kết quả cuối cùng. Cuối tháng hoặc cuối quý sẽ
Sổ, thẻ kế toán chi
tiết
Bảng tổng hợp chi
tiết
Sổ đăng ký chứng
từ ghi sổ
Sổ Cái
Chứng từ - Ghi sổ
Báo cáo tài chính
Bảng cân đối số
phát sinh
Chú thích:
: ghi hàng ngày
: ghi cuối tháng
: đối chiếu kiểm tra
tiến hành in các sổ sách cần thiết và báo cáo tài chính của công ty theo yêu cầu của
ban lãnh đạo.

 Chế độ kế toán áp dụng tại công ty: Hệ thống chứng từ sổ sách và báo cáo
kế toán của công ty được thực hiện theo quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày
20/03/2006.
2.2. TÌNH HÌNH THỰC TẾ KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI
CN.CÔNG TY TNHH MTV ĐTXD VẠN TƯỜNG-XÍ NGHIỆP 309
2.2.1. Quản lý chi phí tại công ty
2.2.1.1. Đặc điểm chi phí xây lắp tại công ty

Chi phí xây lắp tại công ty mang những đặc điểm chung của chi phí ngành
xây dựng như: Chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí của doanh nghiệp, quá
trình thi công xây lắp được thực hiện qua nhiều giai đoạn và mỗi giai đoạn có
những chi phí khác nhau, chi phí phát sinh tại nhiều nơi, nhiều bộ phận, công tác
xây lắp có tính lưu động cao, chi phí rất khó kiểm soát và rất dễ nảy sinh nhiều
gian lận và sai sót…
Đặc điểm cụ thể của chi phí xây lắp tại doanh nghiệp như sau:
+ Chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp: những chi phí về Nguyên vật liệu chính,
nguyên vật liệu phụ, các cấu kiện hoặc các bộ phận tách rời cũng như việc luân
chuyển: các loại gạch, gỗ, xi măng, sắt, thép, cát, sỏi…
Để có Nguyên vật liệu sử dụng cho các công trình, công ty tạm ứng tiền
cho các đội xây dựng, nhân viên các đội xây dựng sẽ tiến hành mua Nguyên vật
liệu, thuê vận chuyển, thuê bốc xếp (giá thực tế đích danh). Chi phí Nguyên vật
liệu tiêu hao cho công trình nào thì kế toán hạch toán trực tiếp cho công trình đó
căn cứ vào Phiếu xuất kho.
+ Chi phí nhân công trực tiếp: tiền lương phải trả cho công nhân trực tiếp tham
gia quá trình thi công công trình tại công ty và người lao động thuê ngoài, công
nhân ký hợp đồng ngắn hạn theo từng loại công việc bao gồm lương chính, lương
phụ, phụ cấp, không bao gồm tiền ăn ca và các khoản trích nộp.
+ Chi phí máy thi công: là toàn bộ chi phí liên quan đến việc sử dung máy thi công
gồm Chi phí Nguyên vật liệu cho máy, chi phí khấu hao máy, chi phí sửa chữa
máy thi công…
+ Chi phí sản xuất chung: là các khoản chi phí công cụ dụng cụ nhỏ lẻ, chi phí
tiếp khách, nghiệm thu công trình, chi phí bằng tiền khác liên quan đến hoạt động
sản xuất xây lắp công trình và các khoản trích BHXH,BHYT, KPCD tính trên tiền
lương công nhân trực tiếp xây lắp công trình.
2.2.1.2. Quản lý chi phí tại công ty
Để có thể ký hợp đồng xây dựng các công trình thì công ty phải tham gia
đầu thầu và phải thắng thầu. Đấu thầu chính là quá trình lựa chọn nhà thầu đáp
ứng các yêu cầu của bên mời thầu để thực hiện gói thầu thuộc các dự án trên cơ sở

đảm bảo tính cạnh tranh, công bằng minh bạch và hiệu quả kinh tế. Gói thầu có
thể chỉ là một phần của dự án nhưng cũng có thể là cả dự án. Khi tham gia đấu
thầu, công ty phải lập “Bảng đơn giá dự thầu” hay còn gọi là dự toán, đây cũng
chính là một cách quản lý chi phí của công ty.
Ngoài ra, công ty có áp dụng hệ thống quản lý chi phí rất bài bản thông qua
áp dụng tiêu chẩn ISO 9001-2008 đã được tổ chức QUACERT cấp chứng nhận
hợp chuẩn cho lĩnh vực xây dựng. Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO đã giúp công ty
nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tiết kiệm chi phí, đảm bảo tiến độ, chất
lượng công trình với giá thành hợp lý.
2.2.2.Tình hình kiểm soát chi phí tại công ty
2.2.2.1. Giai đoạn lập dự toán
Để chuẩn bị đấu thầu cho một công trình, công ty tiến hành lập hồ sơ dự
thầu, nếu trúng thầu thì đó là dự toán công trình, hạng mục công trình.
Dựa vào định mức cụ thể do Bộ xây dựng ban hành cùng với khối lượng
ước lượng từ bản vẽ, hồ sơ thiết kế kỹ thuật công ty tiến hành lập dự toán về chi
phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi
công, chi phí sản xuất chung.
Cụ thể:
BẢNG ĐƠN GIÁ DỰ THẦU
CÔNG TRÌNH: Nhà 2 tầng trường cao đẳng KT-KH
TT
Mã hiệu
định mức
Thành phần hao phí
Đơn
vị
Khối lợng
Định mức
Đơn giá Thành tiền
I

phần xÂy lắp nhà


1-Phần xây lắp


Phần kết cấu

1 AB.25313
Đào móng bằng máy đào <=
0.8m3 100 m3


B- Nhân công : NC

161,316.8

- Nhân công bậc 3.0/7 Công 1.9400 83,153.0 161,316.8

C- Máy thi công : M

797,058.9

- Máy đào <=0.8m3 Ca 0.4150
1,777,419.
8 737,629.2

- Máy ủi <=110CV Ca 0.0450
1,320,658.
4 59,429.6

+ Chi phí trực tiếp khác Tk (VL+NC+M)*1,5%

14,375.6

+ Cộng chi phí trực tiếp T VL+NC+M+Tk

972,751.3

+ Chi phí chung CPC T*6%

58,365.1

+ Thu nhập chịu thuế tính trớc TN (T+CPC)*5,5%

56,711.4

+ Đơn giá dự thầu XL trớc thuế Z T+CPC+TN

1,087,827.8

+ Thuế GTGT VAT Z*10%

108,782.8

+ Đơn giá dự thầu XL sau thuế Gxl Z+VAT

1,196,610.6

+ Chi phí lán trại tạm LT Gxl*1%

11,966.1

+ Cộng đơn giá dự thầu G Gxl+LT

1,208,576.7
2 AB.65130 Đắp đất công trình bằng đầm cóc 100 m3


B- Nhân công : NC

988,875.0

- Nhân công bậc 4.0/7 Công 10.1800 97,139.0 988,875.0

C- Máy thi công : M

645,192.0

- Máy đầm cóc Ca 5.0900 126,756.8 645,192.0

+ Chi phí trực tiếp khác Tk (VL+NC+M)*1,5%

24,511.0

+ Cộng chi phí trực tiếp T VL+NC+M+Tk

1,658,578.0

+ Chi phí chung CPC T*6%

99,514.7

+ Thu nhập chịu thuế tính trớc TN (T+CPC)*5,5%

96,695.1

+ Đơn giá dự thầu XL trớc thuế Z T+CPC+TN

1,854,787.8

+ Thuế GTGT VAT Z*10%

185,478.8

+ Đơn giá dự thầu XL sau thuế Gxl Z+VAT

2,040,266.6

+ Chi phí lán trại tạm LT Gxl*1%

20,402.7

+ Cộng đơn giá dự thầu G Gxl+LT

2,060,669.3
3 AB.65130 Đắp nền công trình bằng đầm cóc 100 m3


B- Nhân công : NC

988,875.0

- Nhân công bậc 4.0/7 Công 10.1800 97,139.0 988,875.0

C- Máy thi công : M

645,192.0

- Máy đầm cóc Ca 5.0900 126,756.8 645,192.0

+ Chi phí trực tiếp khác Tk (VL+NC+M)*1,5%

24,511.0

+ Cộng chi phí trực tiếp T VL+NC+M+Tk

1,658,578.0

+ Chi phí chung CPC T*6%

99,514.7

+ Thu nhập chịu thuế tính trớc TN (T+CPC)*5,5%

96,695.1

+ Đơn giá dự thầu XL trớc thuế Z T+CPC+TN

1,854,787.8

+ Thuế GTGT VAT Z*10%

185,478.8

+ Đơn giá dự thầu XL sau thuế Gxl Z+VAT

2,040,266.6

+ Chi phí lán trại tạm LT Gxl*1%

20,402.7
+ Cộng đơn giá dự thầu G Gxl+LT

2,060,669.3



2.2.2.2. Giai đoạn thi công công trình, hạng mục công trình
a, Kiếm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Kiểm soát kế toán:
Nguyên vật liệu dùng cho công trình không do công ty trực tiếp mua mà
khoán hoàn toàn cho đội. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và giá trị sản xuất thực tế
của từng công trình thì hàng tháng kế toán đội lập kế hoạch ứng vốn để trang trải
cho các công trình, công ty căn cứ vào kế hoạch đó sẽ cấp vốn cho đội thi công.
Với số tiền đã ứng từ công ty, đội chủ động mua vật tư phục vụ công trình, kế toán
lập kế hoạch vật tư công trình trên cơ sở dự toán vật tư tổng thể. Nếu chênh lệch
lớn hơn so với dự toán nếu ngoài tỉ lệ hao hụt cho phép thì ban quản lý phải chịu
hoàn toàn trách nhiệm.

Căn cứ vào dự toán kỹ thuật thi công sẽ dự tính lượng vật tư phục vụ cho
thi công công trình trong một khoảng thời gian nhất định, kế toán đội để lập “Giấy
đề nghị mua vật tư” trình lên ban quản lý đội. Sau khi ban quản lý đội xem xét và
duyệt số lượng, chủng loại, nhân viên vật tư sẽ tiến hành liên hệ với các nhà cung
cấp thường xuyên (theo danh sách nhà cung cấp trên công ty đưa xuống), với bảng
báo giá tương ứng và tiến hành mua vật tư.
GIẤY ĐỀ NGHỊ MUA VẬT TƯ
Kính gửi: Ban quản lý thi công công trình nhà 2 tầng trường cao đẳng KT-KH
Tôi tên: Phan Văn Anh - Kế toán đội
Kính đề nghị Ban lãnh đạo xét duyệt mua vật tư cho thi công công trình.Chi
tiết vật tư như sau:
STT Tên Vật Tư Đơn vị tính Số lượng
1
Sắt cuộn
φ
8
Kg 25
2 Ximăng Tấn 40
3 Gạch xây Viên 3.000
4 Gạch men Viên 6.000
Ngày 04 tháng 01 năm 2011
Người đề nghị Đội trưởng Ban quản lý ký duyệt
Sau khi vật tư mua được chuyển về kho, thủ kho và nhân viên kỹ thuật
kiểm tra số lượng, quy cách… Sau khi kiểm tra nếu thấy đạt với nội dung trên hóa
đơn thì ký xác nhận với nhà cung cấp và cho nhập kho. Căn cứ vào hóa đơn
GTGT (liên 2) nhận được từ nhà cung cấp, kế toán viết Phiếu nhập kho Nguyên
vật liệu mua về, vào sổ theo dõi chi tiết từng loại Nguyên vật liệu. Nếu mất mát,
hư hỏng vật tư đều do thủ kho chịu trách nhiệm.
CN.Công ty TNHH MTV ĐTXD Vạn Tường-Xí Nghiệp 309
Công trình nhà nhà 2 tầng trường cao đẳng KT-KH

PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 06 tháng 01 năm 2011
Số:
Nợ:………
Có:……….
Họ và tên người giao: Hoàng Hùng
Theo: HĐ GTGT số 02243 ngày 15 tháng 06 năm 2010
Nhập tại kho:
ĐVT:đồng
STT Tên vật tư, nhãn
hiệu, quy cách
ĐVT
Số lượng
Đơn giá Thành
tiền
Theo
chứng
từ
Thực
Nhập
1
Sắt cuộn
φ
8
Kg 25 25 12.500
312.500
2 Ximăng Tấn 40 40 1.075.000 43.000.000
3 Gạch men Viên 6.000 6.000 15.000 90.000.000
Tổng cộng
133.312.500

Tổng số tiền viết bằng chữ: Một trăm ba mươi triệu ba trăm mười hai ngàn năm
trăm đồng chẵn.
Người nhận Thủ kho Kế toán Thủ trưởng
Kỹ thuật phụ trách công trường căn cứ tiến độ thi công cụ thể để đề nghị
Ban quản lý đội cấp vật tư thông qua “Giấy đề nghị cấp vật tư”, Ban quản lý đội
xem xét và duyệt số lượng, chủng loại thời gian cấp vật tư. Sau đó, Kế toán lập
Phiếu xuất kho dựa trên “Giấy đề nghị cấp vật tư” đã được ký duyệt. Sau khi xuất
vật tư, thủ kho ký nhận vào Phiếu xuất kho và giữ lại 1 liên để làm căn cứ ghi sổ
kho, vào sổ theo dõi chi tiết từng loại Nguyên vật liệu và báo cáo vào cuối tuần,
báo cáo hàng tháng.
Thủ kho theo dõi nhập xuất vật tư cho từng công trình thông qua Sổ theo
dõi vật tư.Kế toán phụ trách ghi sổ nhật ký hàng ngày về việc cung ứng vật tư,lập
Bảng kê chứng từ Nếu có gian lận, sai sót xảy ra thủ kho phải chịu trách nhiệm.
GIẤY ĐỀ NGHỊ CẤP VẬT TƯ
Kính gửi: Ban quản lý thi công công trình nhà 2 tầng trường cao đẳng KT-KH
Tôi tên: Nguyễn Ngọc Hùng Kỹ thuật công trình
Kính đề nghị Ban lãnh đạo xét duyệt cung ứng vật tư thi công công
trình.Chi
tiết vật tư như sau:
STT Tên Vật Tư Đơn vị tính Số lượng
1 Xi măng Tấn 5
2 Gạch xây Viên 4.500
3 Cát hạt to m
3
25