Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản Thống kê (chứng từ ghi sổ - ko lý luận)

MỤC LỤC
1
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ
Sơ đồ
Bảng biểu
2
LỜI MỞ ĐẦU
Kế toán là một bộ phận không thể thiếu tổ chức hoạt động của một doanh
nghiệp. Từ những đặc điểm chung nhất về hoạt động kinh doanh, về tổ chức quản lý
của doanh nghiệp đến những quy định cụ thể trong công tác hành chính, công tác
chuyên môn của các bộ phận khác đều có tác động tới công tác kế toán tại đơn vị. Vì
vậy, công tác tổ chức, quản lý và việc thực hiện từng phần hành, từng bút toán ghi
chép cũng đòi hỏi thực hiện một cách khoa học và thống nhất, có sự giám sát và điều
chỉnh kịp thời trong các tình huống.
Nhà xuất bản Thống kê là một doanh nghiệp nhà nước độc lập, hoạt động kinh
doanh trong lĩnh vực có tính chất đặc thù: xuất bản tài liệu phục vụ nhu cầu vật chất
và tinh thần của con người. Đồng thời một đặc thù khác nữa là đơn vị phục vụ hoạt
động chuyên ngành thống kê, không xuất bản sách giáo khoa, sách báo chính trị, sách
báo cho thiếu nhi, sách tiếng dân tộc, được xếp vào doanh nghiệp hoạt động đặc thù.
Kế toán tại đơn vị phải thực hiện các chức năng của nó trong điều kiện vừa quan tâm
tới hiệu quả kinh tế vừa chú trọng yếu tố phục vụ đời sống tinh thần. Tìm hiếu với
tinh thần đó, em đã cố gắng hết sức hoàn thiện chuyên đề thực tập mong thể hiện
đúng chức năng kế toán tại đơn vị : theo dõi, phản anh, kiểm tra và từ vấn.
Chuyên đề thực tập gồm 3 phần chính:
Chương I : Khái quát chung về Nhà xuất bản Thống kê
Chương II : Thực trạng kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Nhà
xuất bản Thống kê
Chương III : Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán thành phẩm và
tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản Thống kê
Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Phạm Thị Thuỷ, cô kế toán trưỏng Hoàng
Minh Phượng và các anh chi trong phòng kế toán Nhà xuất bản Thống kê đã giúp em

hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này.
3
3
CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ
NHÀ XUẤT BẢN THỐNG KÊ
1.1. Lịch sử hình thành phát triển
1.1.1. Giới thiệu chung
Nhà xuất bản Thống kê là doanh nghiệp nhà nước thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu
tư, trực thuộc Tổng cục thống kê, có trụ sở chính tại 98 Thụy Khê – Tây Hồ - Hà Nội.
Đơn vị được thành lập ngày 20 tháng 1 năm 1981, theo các văn bản pháp lý:
- Thông báo số 346/THXB ngày 20 tháng 10 năm 1980 của Ban tuyên huấn
Trung ương (nay là Ban Tư tưởng văn hoá Trung Ương)
- Quyết định số 165/VHTT ngày 20 tháng 12 năm 1980 của Bộ Văn hoá thông
tin (nay là Bộ Văn hoá và Truyền thông)
- Quyết định số 51/TCTK ngày 20 tháng 1 năm 1981 của Tổng cục thống kê.
Là một nhà xuất bản chuyên ngành, hoạt động NXB đã và đang tiếp tục có đóng
góp quan trọng trong cả hai lĩnh vực: Thống kê và xuất bản.
1.1.2. Các giai đoạn phát triển
 Từ 1981 đến 1986
Thời gian này, các cơ sở hoạt động sản xuất kinh doanh trên mọi lĩnh vực đều
hoạt động theo cơ chế quản lý tập trung, bao cấp. Sản xuất và lưu thông không xuất
phát từ nhu cầu của thị trường mà theo định mức, kế hoạch. Đối với các đơn vị sản
xuất kinh doanh xuất bản phẩm cũng vậy, việc sản xuất kinh doanh xuất bản phẩm
như thế nào và bao nhiêu do nhà nước quyết định, quy trình sản xuất như thế nào (về
lao động, nguyên liệu, công nghệ in ấn, vốn) do nhà nước quy định, vấn đề phân
phối xuất bản phẩm theo phương thức bình quân cũng theo lệnh.
Công tác sản xuất và tiêu thụ sản phẩm tại Nhà xuất bản Thống kê cũng thực
hiện theo chỉ đạo của Trung ương. Nhà nước cấp chỉ tiêu giấy theo bao cấp, định số
lượng đầu sách, số lượng bản, định giá bán, việc tiêu thụ sách đã có ngành phát hành
sách bao tiêu.

 Từ 1986 đến 1993
Đại hội Đảng toàn quốc VI là một mốc lịch sử quan trọng trong lịch sử kinh tế
nước ta: định hướng đổi mới cơ chế quản lý kinh tế đất nước. Từ đây xoá bỏ cơ chế
4
4
kinh tế tập trung, bao cấp, chuyển sang xây dựng nền kinh thế thị trường nhiều thành
phần theo định hướng Xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của Nhà nước.
Khi cơ chế quản lý kinh tế có sự thay đổi, ngành xuất bản ở trong tình trạng khó
khăn chung trên nhiều mặt: tài chính-vốn, công nghệ sản xuất, kinh nghiệm quản lý
và kinh doanh, thị trường,…Những đợt “loạn sách” được biết đến với các hiện
tượng: xuất bản ồ ạt không chọn lọc, xuất bản chồng chéo- một tác phẩm được nhiều
nhà xuất bản cùng sản xuất, và đã được nhận định “công tác xuất bản ở nước ta
những năm 1986-1990 có lúc thuần tuý đi vào thương mại hoá”
1986-1990 là thời kỳ Nhà xuất bản Thống kê học tập, tìm tòi, mở lối đi. Từ năm
1986, Nhà xuất bản được các cơ quan quản lý xuất bản cho phép mở rộng các đề tài
về kinh tế (từ vi mô đền vĩ mô), các lĩnh vực kinh tế tổng hợp như kế hoạch, tài
chính, ngân hàng, thương mại, giá cả... Nhưng nhà xuất bản chưa thể nắm bắt thị hiếu
bạn đọc ngay lập tức, lại phải kiên định, bám sát mục đích, chức năng và nhiệm vụ,
và vượt qua xu hướng thương mại hoá trên thị trường sách, nên nhà xuất bản rơi vào
tình trạng lúng túng với đề tài mới. Về kinh tế tài chính, nhà xuất bản không còn
được bao giá, không được bao tín dụng, phải tự vay ngân hàng hoặc huy động vốn để
kinh doanh, không còn xuất bản theo chỉ tiêu nhà nước giao, nguồn cung cấp giấy bị
cắt và phải tự tìm đầu ra cho xuất bản phẩm nên lợi ích kinh tế được đặt lên hàng
đầu. Vừa tìm đường trong chuyên môn, vừa thử nghiệm trong kinh tế, những năm
1986-1990 nhà xuất bản không có được kết quả sản xuất kinh doanh tốt đẹp: thua lỗ,
nợ nần.
Từ năm 1990, Đảng và Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản và chính sách giúp
ngành xuất bản ổn định trong sản xuất và thị trường, như ban hành Nghị định 388-
HĐBT ngày 20 tháng 11 năm 1991 về Quy chế thành lập và giải thể doanh nghiệp
Nhà nước. Được giúp đỡ về kinh tế, đầu năm 1992, nhà xuất bản được Nhà nước cấp

vốn lần đầu là 117 trđ, kết hợp với thành quả của quá trình thử nghiệm trước đó, nhà
xuất bản đã bắt đầu quá trình đa dạng hoá ấn phẩm và thực hiện liên doanh, liên kết
trong tiêu thụ, chủ động mở rộng xuất bản sang hầu hết các ngành kinh tế, đặc biệt
đến với sách quản trị kinh doanh trong nền kinh tế thị trường của nước ngoài. Việc
5
5
Tổng cục thống kế ra Quyết định số 27/TCTK-TCCB ngày 01 tháng 7 năm 1993,
theo Nghị đinh 388/HĐBT, quyết định thành lập lại Nhà xuất bản của Thống kê và
Trọng tài kinh tế Hà Nội cấp Giấy chứng nhận kinh doanh số 108/797 ngày 18 tháng
7 năm 1993, là một mốc quan trọng đối với quá trình sản xuất kinh doanh của Nhà
xuất bản
 Từ 1994 đến nay
Nhà xuất bản Thống kê trong giai đoạn này hoạt động trong môi trường có
nhiều thuận lợi, từ lĩnh vực thống kê tới lĩnh vực xuất bản, vừa được sự quan tâm của
đơn vị chủ quản vừa có các cơ quan quản lý cấp trên khác tạo điều kiện giúp đỡ.
Cùng với quá trình đổi mới công tác thống kê, giai đoạn trước năm 2000, công
tác xuất bản có nhiều tiến bộ rõ rệt: số lượng đầu sách xuất bản ngày một tăng, cùng
với việc xuất bản niên giám, các đơn vị thuộc Tổng cục và nhiều cục Thống kê còn
xuất bản các tập số liệu chuyên ngành, sổ tay điều tra viên, sách phân tích chuyên đề,
phân tích kết quả điều tra với nội dung thiết thực và hình thức phong phú.
Thời gian mà cả nước hồi hộp theo dõi kết quả đàm phán vào WTO cũng là lúc
cả nền kinh tế nhộn nhịp tiến hành chuẩn bị hội nhập sâu hơn với thế giới. Hoà mình
vào không khí hội nhập quốc tế diễn ra ở khắp nơi, Nhà xuât bản không chỉ phấn đấu
nâng cao trình độ với sự giúp đỡ của Cục Xuất bản (tham gia các lớp tập huấn, truyền
đạt và hướng dẫn cho cán bộ các nhà xuất bản về Luật xuất bản mới) mà còn hào
hứng với những hội chợ triển lãm: Triển lãm - Hội chợ sách 2002 tại Thủ đô Hà Nội;
Triển lãm - Hội chợ Sách quốc tế - Việt Nam 2005. Gần đây, nhà xuất bản góp mặt
với gian hàng ấn tượng trong Hội chợ Sách quốc tế 2007 (55 năm ngành Xuất bản -
In và Phát hành sách Việt Nam); Hội chợ triển lãm sách lớn nhất Việt Nam (tại thành
phố Hồ Chí Minh 2008); theo đoàn tham gia tham gia hầu hết các hội chợ triển lãm

sách quốc tế lớn tại Cu-ba, Hoa Kỳ, Trung Quốc, Nga, Đức. Nhà xuất bản cũng xây
dựng trang web, là một trong những phương thức thích ứng với môi trường kinh
doanh yêu cầu trách nhiệm. Tại điều 25 Luật xuất bản mới sửa đổi quy định rõ: chỉ
có các NXB mới được công bố xuất bản phẩm lần đầu trên mạng với mục đích giới
thiệu và kinh doanh và thực hiện đầy đủ trách nhiệm về bản quyền.
Bên cạnh đó, NXB cũng đau đầu với các vấn đề: vi phạm bản quyền tác giả,
sách bị in lậu, xuât bản lịch blốc theo cơ chế mới, xuất bản trên mạng. Ngoài sách lậu
6
6
nổi cộm, vần đề hiện nay mà mỗi đơn vị ngành xuất bản cũng đồng thời phải đối mặt
không chỉ là là số lượng sách nhập lớn (2007: gấp 5 lân số lượng tên sách xuất bản
trong nước) mà cả doanh nghiệp nước ngoài, họ được nhập khẩu xuất bản phẩm vào
Việt Nam. Các vấn đề trước mắt cũng khiến đơn vị căng thẳng: xu hướng chạy theo
thị trường lo miếng cơm manh áo; giá giấy in tăng và lạm phát ảnh hưởng trực tiếp
tới giá thành xuất bản, doanh thu, vốn; hiện tượng NXB chỉ là cái mũ để tư nhân làm
xuất bản hoặc phụ thuộc vào đối tác liên kết – đối tượng luôn coi yếu tố lợi nhuận là
mối quan tâm đầu tiên.
Vượt qua cuộc kiểm tra, rà soát về 4 điểm chính (cơ sở vật chất, trang thiết bị
hoạt động; biên chế tổ chức; cơ chế chính sách và chế tài xử phạt) trong hoạt động
của các nhà xuất bản do Cục Xuất bản thực hiện trên phạm vi cả nước cuối năm
2008, nhà xuất bản đã khẳng định năng lực tài chính; năng lực tổ chức bản thảo và
xây dựng kế hoạch đề tài, xuất bản; năng lực thực thi pháp luật và thực hiện các quy
định về xuất bản; chất lượng nguồn lực khả năng ứng dụng công nghệ của mình. Để
hội nhập quốc tế, NXB xác định phương hướng phát triển là phải nâng cao tính
chuyên nghiệp bằng cách xây dựng thương hiệu thông qua những tựa sách có tính
chuyên môn hoá cao.
1.1.3. Một số chỉ tiêu về hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trong
thời gian gần đây
STT Chỉ tiêu Đơn vị 2005 2006 2007 2008
1 Nguồn vốn kinh doanh Tr.đ 2139,360 2139,360 2139,360 2139,360

2 Lao động Người 48 54 54 54
3 Doanh thu Tr.đ 22 902,719 23480,740 25833,113 27659,864
4 Lợi nhuận trước thuế Tr.đ 251,735 277,693 297,020 278,033
5 Số đầu sách xuất bản Cuốn 258 243 220 230
Bản Ng.bản 516 510 550 552
Trang Tr.trang 204,047 237,541 548,415 467,145
Biểu số 1.: Một số chỉ tiêu hoạt động sản xuất kinh doanh
Với tình hình khó khăn chung, số đầu sách xuất bản của đơn vị cũng bị giảm đi:
từ 258 (2005) xuống 243 (2006), giảm 15 đầu sách; từ 243 (2006) xuống 220 (2007),
giảm 23 đầu sách. Nhưng số bản và số trang có xu hướng tăng lên: từ 516.000(2005)
xuống 510.000(2006), giảm 6000 bản, từ 510.000(2006) lên 550.000(2007), tăng
7
7
40000 bản; từ 204,047 tr.trang (2005) lên 237,541 tr.trang (2006), tăng 33,494
tr.trang, từ 237,541 tr.trang (2006) lên 548,415 tr.trang (2007), tăng 310,874 tr.trang.
Đồng thời doanh thu có hướng tăng lên qua từng năm: từ 22902,719 tr.đ (2005) lên
23480,740 tr.đ (2006), tăng 578,021 tr.đ; từ 23480,740 tr.đ (2006) lên 25833,113 tr.đ
(2007), tăng 2352,373 tr.đ.
Như vậy, tuy số đầu sách bị giảm nhưng nhà xuất bản đã có những biện pháp
linh hoạt trong hoạt động sản xuất kinh doanh, đứng vững trên thị trường và vẫn đảm
bảo thực hiện chức năng nhiệm vụ của một đơn vị doanh nghiệp nhà nước, một đơn
vị hoạt động trong lĩnh vực thông tin.
1.2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh
1.2.1. Lĩnh vực xuất bản
Nhà xuất bản Thống kê là một doanh nghiệp nhà nước độc lập, hoạt động kinh
doanh có tính chất đặc thù (nhà xuất bản không xuất bản sách giáo khoa, sách báo
chính trị, sách báo cho thiếu nhi, sách tiếng dân tộc). Nhiệm vụ chủ yếu của đơn vị là
-Tổ chức biên soạn, biên tập và xuất bản các loại sách số liệu về thông tin kinh
tế-xã hội, sách hướng dẫn công tác và nghiên cứu khoa học về thống kê, kế toán, tài
chính, giáo trình đại học và trung học khối kinh tế tổng hợp.

-Xuất bản các loại chứng từ hạch toán, các biểu mẫu báo cáo thống kê, kế toán,
giấy tờ quản lý theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.
-Xuất bản các loại lịch.
Ngoài ra, nhà xuất bản Thống kê có nhiệm vụ:
-Giúp đỡ các đơn vị trong ngành làm các thủ tục xuất bản.
-Tổng hợp số lượng xuất bản phẩm của Tổng cục và các Cục thống kê có đăng
ký với nhà xuất bản Thống kê
-Lập kế hoạch xuất bản các xuất bản phẩm thống kê hàng năm.
-Phối hợp với các đơn vị có trách nhiệm kiểm tra tính thống nhất, tính logic của
nội dung xuất bản phẩm, giữa xuất bản phẩm này với các tài liệu khác đã xuất bản và
trao đổi với đơn vị có bản thảo nếu có vấn đề sai sót, để sửa đổi cho chính xác và
thống nhất trước khi in, phát hành.
8
8
1.2.2. Đặc điểm hàng hoá, sản phẩm
Nhà xuất bản Thống kê là nhà xuất bản chuyên ngành vì vậy tập trung vào
Sách số liệu thống kê kinh tế- xã hội, sách hướng dẫn công tác và nghiên cứu khoa
học về thống kê, kế toán, tài chính…giáo trình đại học và trung học khối kinh tế tổng
hợp.
Sách thuộc lĩnh vực thống kê là những sản phẩm chủ yếu của đơn vị, có thể kể
tới các loại sách quen thuộc như: niên giám thống kê; số liệu và phân tích thống kê;
chê độ, nghiệp vụ, nghiên cứu thống kê; niên giám các tỉnh; niên giám danh mục.
Ngoài ra, nhà xuất bản cũng có nhiều đóng góp trong công tác xuất bản sách kinh tế
(từ vi mô đến vĩ mô), đặc biệt là những xuất bản phẩm có liên quan tới thống kê: kinh
tế dự báo, thị trường chứng khoán, kinh tế đầu tư, quản lý kinh tế, tài chính ngân
hàng, nghiệp vụ kế toán thuế. Đồng thời, sách tin học từ kiến thức nhập môn đến
chuyên sâu, tin học ứng dụng trong kinh tế cũng là một mảng sách đáp ứng được nhu
cầu bạn đọc hiện nay.
Sách là hàng hoá có tính chất đặc biệt: là vật mang tin, được mua bán, trao đổi
nhằm phục vụ nhu cầu tinh thần. Sách số liệu thống kê kinh tế-xã hội là sản phẩm ghi

lại những tổng kết thông tin biểu hiện bằng số, có ý nghĩa thiết thực. Đó là sản phẩm
không chỉ phục vụ thời điểm, đòi hỏi chuẩn xác, mà còn là tài liệu sử dụng trong
nghiên cứu, dự báo, tìm hiểu, khám phá quy luật. Nó đòi hỏi công tác chuẩn bị và
biên tập phải chuyên và sâu trong nghiệp vụ. Trong khi đó, với vị trí là hàng hoá
được buôn bán trên thị trường, sản phẩm sách có nội dung lành mạnh, mang tính
khoa học và thực tiễn, phục vụ cho ngành, cho xã hội, vẫn cần có điểm nhấn về hình
thức, gây ấn tượng ngay từ hình dạng, mẫu mã để đảm bảo khả năng tiêu thụ, không
bị tồn đọng.
Biểu mẫu, chứng từ, giấy tờ quản lý không nhiều, chủ yếu do Bộ tài chính phát
hành.
1.2.3. Quá trình sản xuất
1.2.3.1. Chuẩn bị xuất bản
Kế hoạch đề tài: Lập kế hoạch đề tài là công việc đầu tiên trong công tác
chuẩn bị xuất bản. Một kế hoạch đề tài tốt phải đảm bảo 2 điểm chính: đề xuất được
những đề tài đáp ứng nhu cầu bạn đọc, phù hợp với tôn chỉ, mục đích của nhà xuất
9
9
bản; xây dựng kế hoạch tổ chức thực hiện công việc biên soạn các đề tài đó một cách
chi tiết. Mọi hoạt động của nhà xuất bản liên quan đền nội dung biên tập, xuất bản
đều căn cứ vào kế hoạch đề tài vì đây là cơ sở để tổ chức phân công lực lượng biên
tập, tổ chức mạng lưới cộng tác viên, căn cứ dự kiến vật tư tài chính cho việc sản
xuất xuất bản phẩm.
Sơ đồ 1.: Quá trình sản xuất sách, xuất bản phẩm
Xét duyệt: Sau khi có kế hoạch đề tài, Nhà xuất bản Thống kê trình Tổng cục
Thống kê và Cục xuất bản xem xét.
Hợp đồng bản thảo: Nếu đề tài được duyệt, nhà xuất bản sẽ ký hợp đồng bản
thảo với tác giả, trong đó quy định những vấn đề chính về nội dung của sách và
nhuận bút. Các yêu cầu về giấy phép, khả năng tăng số lượng phát hành, tái bản có
thể sửa chữa hoặc tái bản với bìa mới hay khuôn khổ khác nhau cũng có thể được đề
cập.

1.2.3.2. Biên tập
Công tác biên tập đặc biệt quan trọng trong lĩnh vực xuất bản sách. Tất cả các
sách đều phải có người chịu trách nhiệm xuất bản và phải qua biên tập. Mục đích của
biên tập là đảm bảo sách có nội dung đúng đắn về lập trường quan điểm chính trị tư
tưởng, khắc phục sai sót về nội dung khoa học và văn phong, góp phần tạo nên một
10
10
cuốn sách có giá trị nhận thức cao, thống nhất hài hoà giữa nội dung và hình thức, tôn
vinh lao động sáng tạo của tác giả.
Biên tập nội dung: sửa chữa, hoàn thiện bản thảo về nội dung khoa học, về
phương diện chính trị, về phong cách thể hiện, giúp văn bản đạt được chất lương cao
về nội dung và hiệu quả thông tin tối ưu.
Biên tập hình thức: đảm bảo các yêu cầu về hình thức trinh bày maket, trình bày
trang sách, các hình minh hoạ,bảng biểu.
Bản thảo hoàn thiện ngoài đảm bảo các yêu cầu trên còn phải hoàn thiện các
tiểu tiết khác: tên sách chính thức, lời đầu sách (lời tựa, lời nhà xuất bản, lời giới
thiệu), các chú thích, chú giải, bảng biểu, phụ lục, hoàn thiện mục lục và danh mục
tài liệu tham khảo.
1.2.3.3. Nhân bản
Nhà xuất bản Thống kê thực hiện tạo ra ấn phẩm theo 2 cách: in trực tiếp thực
hiện tại bộ phận in thuộc Phòng sách Kinh tế và in, hoặc thuê cơ sở khác.
Khi không tự sản xuất ấn phẩm, toàn bộ công việc in ấn và hoàn thiện sản phẩm
do cơ sở được thuê thực hiện. Sản phẩm cuối cùng Nhà xuất bản nhận về là sách đã
hoàn thiện theo đúng yêu cầu kỹ thuật và đảm bảo số lượng.
In ấn: Để nhân bản phải thực hiện theo quy trình công nghệ chặt chẽ của ngành
In.
Hoàn thiện sản phẩm: gấp, khâu, ghim, vào bìa.
Sau khi có được các tờ in khổ lớn, phải cắt chúng theo đúng khổ sách mà khách
hàng yêu cầu, gấp các tờ in đã cắt thành các tay sách, rồi bắt các tay sách thành cuốn.
Cuối cùng ép ruột sách, bẻ gáy, dán vải màn, băng chỉ màu và đóng bìa. Đơn vị sử

dụng các máy dao, máy gấp, máy bắt tay sách, máy gia công ruột sách hoặc một số
công đoạn có thể làm thủ công tuỳ thuộc vào số lượng ấn phẩm.
Sau đây là sơ đồ quy trình nhân bản khi sử dụng công nghệ in offset:
11
11
12
12
13
Sơ đồ 2.: Sơ đồ quy trình nhân bản khi sử dụng công nghệ in offset
1.2.3.1. Kết thúc
Nộp lưu chiểu: thực hiện quy định về thời hạn, số lượng nộp miễn phí đối với
mỗi ấn phẩm trong một quốc gia.
Lưu phòng: đối với một số xuất bản phẩm đặc biệt, nhà xuất bản có thể thực
hiện lưu phòng phục vụ công tác nghiên cứu, làm mẫu hoặc phục vụ mục đích quảng
cáo, giới thiệu sản phẩm
Lưu kho: trường hợp sản xuất xong nhưng chưa chuyển tới khách hàng ngay,
thành phẩm được nhập kho để bảo quản có hiệu quả.
Phát hành: là khâu tiêu thụ sản phẩm của hoạt động xuất bản. Nhà xuất bản, tổ
chức sản xuất ra các xuất bản phẩm, hướng tới hai nhóm đối tượng tiêu thụ chính:
giới kinh doanh sách và người sử dụng cuối cùng
1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
1.3.1. Chức năng và nhiệm vụ của Nhà xuất bản Thống kê
13
14
Nhà xuất bản Thống kê là đơn vị kinh tế hoạt động đặc thù. Chức năng chính
của nhà xuất bản là tổ chức xuất bản sách và ấn phẩm trong lĩnh vực thống kê, kinh tế
tổng hợp và giáo trình thuộc khối kinh tế. Nhiệm vụ của nhà xuất bản là phải đảm
bảo kinh tế, hoạt động sao cho doanh thu bù đắp được chi phí và có lãi.
Sơ đồ 3.: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận cụ thể

Giám đốc: Là người đứng đầu nhà xuất bản, quản lý chung toàn bộ hoạt động
sản xuất kinh doanh của đơn vị. Không chỉ trực tiếp chỉ đạo Phó giám đốc và các
phòng hành chính, kế toán tài vụ và chi nhánh xuất bản tại TP HCM, mà giám đốc
đồng thời chịu trách nhiệm tạo điều kiện xây dựng đời sống tinh thần cho cán bộ
công nhân viên nhà xuất bản.
Phó giám đốc: Là người chịu trách nhiệm trước giám đốc về công tác chi tiết
tại các phòng sách: phòng sách thống kê, phòng sách kinh tế và in, phòng sách tin học
và giáo trình.
Các phòng sách: Phòng sách thống kê, Phòng sách kinh tế và in, Phòng sách
tin học và giáo trinh đều có chức năng, nhiệm vụ biên tập và kinh doanh sách thuộc
lĩnh vực nhất định, mà cụ thể là chịu trách nhiệm về nội dung, hình thức sản phẩm và
công tác kinh doanh xuất bản phẩm theo lĩnh vực.
Phòng hành chính: là nơi tiếp nhận, soạn thảo, xử lý và lưu trữ công văn, giấy
tờ thuộc công tác hành chính-tổ chức chung toàn nhà xuất bản
14
15
Phòng kế toán tài vụ: là nơi thực hiện việc theo dõi, ghi chép các nghiệp vụ
trong hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà xuất bản về mặt tài chính kế toán, đảm
bảo tuân thủ theo đúng chế độ Nhà nước quy định. Từ đó cung cấp các thông tin tài
chính kế toán, kịp thời phục vụ quá trình ra quyết định của lãnh đạo nhà xuất bản.
Chi nhánh tại TPHCM: xuất bản sách, biểu mẫu chứng từ tại TP HCM, tiếp
nhận sách từ Hà Nội để phục vụ phát hành tại các tỉnh phía nam.
1.4. Đặc điểm tổ chức kế toán
1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 4.: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại NXB Thống kê
Chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán
Nhà xuất bản Thống kê tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung. Mọi
công việc kế toán đều được thực hiện tại phòng kế toán tài vụ. Tại các phòng tổ chức
biên tập và kinh doanh sách cũng như chi nhánh tai TP HCM có các nhân viên thực
hiện công tác thu thập chứng từ, hoá đơn và theo dõi chi tiết số lượng rồi gửi về

phòng kế toán tài vụ.
Kế toán trưởng: Là người đứng đầu phòng kế toán, chịu trách nhiệm trước
giám đốc về công tác tài chính kế toán của nhà xuất bản. Kế toán trưởng trực tiếp lập
kế hoạch tài chính, báo cáo sản xuất, báo cáo thuế, đồng thời là người hướng dẫn
thực hiện công tác kế toán và thực hiện chức năng giám sát.
Kê toán tổng hợp: theo dõi chi phí và tính giá thành, xác định kết quả kinh
doanh, từ đó lên bảng cân đối số phát sinh, lập báo cáo tài chính có liên quan.
Kế toán hàng hoá: thực hiện theo dõi tình hình nhập xuất tồn của hàng hoá,
thành phẩm, đồng thời thực hiện công tác kế toán phần hành thanh toán với nhà cung
cấp và khách hàng.
Thủ quỹ: là người giữ tiền mặt của đơn vị, ghi sổ quỹ, kết hợp thực hiện nhiệm
vụ của kế toán tiền lương và BHXH.
1.4.2. Tổ chức hệ thống sổ kế toán
15
16
Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Nhà xuất bản là chứng từ ghi sổ (CTGS). Hệ
thống sổ gồm 2 loại: sổ tổng hợp và sổ chi tiết, ngoài ra có sổ đăng ký chứng từ ghi
sổ. Một số sổ chi phí không được mở chi tiết.
Để thực theo dõi tình hình thu chi tiền mặt tại đơn vị, kế toán trưởng phân công
thủ quỹ lập Sổ Quỹ và một kế toán viên thực hiện ghi chép sổ chi tiết tài khoản 111,
112.
Đối với theo dõi thành phẩm xuất nhập kho, tại phòng sách có nhân viên phụ
trách theo dõi và ghi chép về mặt số lượng vào Sổ theo dõi tại phòng sách. Đồng thời
1 kế toán viên được phân công theo dõi cuối tháng để lên Bảng kê thành phẩm dịch
vụ nhập-xuất-tồn, không ghi chép sổ chi tiết tài khoản 155 vì đơn vị áp dụng phương
pháp hạch toán tổng hợp về hàng tồn kho là phương pháp kiểm kê định kỳ.
Đơn vị không mở các sổ chi tiết phí sản xuất: sổ chi tiết tài khoản 621, sổ chi
tiết tài khoản 622, sổ chi tiết tài khoản 627. Đối với các tài khoản này, đơn vị chỉ theo
dõi thông qua hệ thống bảng kê và sổ tổng hợp.
Trình tự ghi sổ theo hinh thức chứng từ ghi sổ tại NXB Thống kê như sau:

Sơ đồ 5.: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại NXB Thông kê
16
17
- Hằng ngày, khi phát sinh các chứng từ gốc, nhân viên theo dõi tại phòng sách,
thủ quỹ và kế toán viên phụ trách phần hành liên quan thực hiện theo dõi chi tiết: ghi
sổ theo dõi tại phòng sách, sổ quỹ và sổ chi tiết có liên quan. Chứng từ sau khi dùng
để ghi chép phải lưu tại phòng Kế toán – Tài vụ.
- Cuối tháng, các chứng từ gốc được tập hợp để đối chiếu với Bảng kê (thường
được lập theo phòng ban), như Bảng kê thành phẩm dịch vụ nhập-xuất-tồn, Bảng kê
hoá đơn chứng từ bán ra, Bảng kê trích khấu hao TSCĐ; và từ đó lập các Tổng hợp
bảng kê (phạm vi toàn NXB).
- Như vậy, tại thời điểm cuối tháng, sau khi hoàn thành các Tổng hợp bảng kê,
Bảng kê, kế toán lập chứng từ ghi sổ, đăng ký vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
17
CHỨNG TỪ
GỐC
SỔ KẾ TOÁN
CHI TIẾT
BẢNG KÊ
(theo phòng
ban)
TỔNG HỢP
BẢNG KÊ
CHỨNG TỪ
GHI SỔ
SỔ CÁI
BẢNG CÂN
ĐỐI SỔ
PHÁT SINH
SỔ ĐĂNG KÝ

CHỨNG TỪ
GHI SỔ
BÁO CÁO
TÀI CHÍNH
SỔ QUỸ / SỔ
THEO DÕI TẠI
PHÒNG SÁCH
18
- Từ sổ liệu trên chứng từ ghi sổ, kế toán lên sổ cái, khoá sổ cuối tháng và lập
Bảng cân đối phát sinh. Vào thời điểm cuối quý, kế toán lập các báo cáo tài chính và
gửi tới các cơ quan theo quy định: Cục thuế Hà Nội, Cục quản lý doanh nghiệp, Cục
xuất bản, Tổng cục thống kê, Cục thống kê Hà Nội.
18
19
CHƯƠNG II. THỰC TẾ KẾ TOÁN THÀNH PHẨM VÀ TIÊU
THỤ THÀNH PHẨM TẠI NHÀ XUẤT BẢN THỐNG KÊ
2.1. Đặc điểm thành phẩm và quá trình tiêu thụ thành phẩm
tại Nhà xuất bản Thống kê
2.1.1. Đặc điểm thành phẩm của Nhà xuất bản Thống kê
Thành phẩm được theo dõi trên 2 mặt: hiện vật và giá trị. Hiện vật được cụ thể
hoá bằng chất lượng và số lượng. Trong đó số lượng thành phẩm được xác định bằng
đơn vị: cuốn, tờ, trang, bản. Chất lượng được xác định bằng định lượng giấy, độ
trắng, độ bóng của bìa, kiểu bìa, loại mực in, công nghệ in sử dụng…. Theo dõi giá
trị là xác định giá thành sản xuất sản phẩm.
Hiện nay, Nhà xuất bản hầu như không thực hiện in ấn tại đơn vị, nên tỷ trọng
thành phẩm tự in hoàn thành là không đáng kể so với tổng thành phẩm hoàn thành
trong kỳ. Vì vậy, không thể sử dụng cách phân loại thành phẩm theo tiêu chí địa điểm
nhân bản (thành phẩm tự in và thành phẩm thuê in ngoài) như trước đây vẫn dùng.
Thay vào đó, đơn vị theo dõi thành phẩm theo phạm vi xuất bản, tức là theo các
phòng sách. Sách, xuất bản phẩm do phòng sách nào ký kết với khách hàng hay đối

tác liên kết xuất bản, hoặc xuất bản theo kế hoạch của phòng, đã đăng ký với Giám
đốc và được duyệt, sau khi được sản xuất và kiểm tra chất lượng, số lượng thì trả về
phòng sách đó: Phòng sách Thống kê, Phòng sách Kinh tế và In, Phòng sách Tin học
và Giáo trình.
Thành phẩm được lưu trữ, bảo quản ngay tại các phòng sách hoặc được tiêu thụ
ngay theo đơn đặt hàng. Số lượng đầu sách thường nhiều trong khi số lượng đơn vị
sách của mỗi đầu sách không lớn nên số lượng thành phẩm bảo quản tại Nhà xuất bản
không quá lớn và cũng không tồn đọng quá lâu. Việc luân chuyển linh hoạt như vậy
đòi hỏi công tác theo dõi thành phẩm phải thực hiện liên tục và có sự kết hợp chặt
chẽ giữa các phòng sách với nhân viên kế toán hàng hoá.
2.1.2. Đặc điểm quá trình tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản Thống
kê
2.1.2.1. Các phương thức tiêu thụ tại Nhà xuất bản Thống kê
19
20
 Tiêu thụ trực tiếp : giao hàng cho người mua trực tiếp tại các phòng sách của
đơn vị. Nếu khách hàng mua nhận phát hành sách của Nhà xuất bản thì được hưởng
phí phát hành theo thoả thuận. Đối với bán buôn, khách hàng có thể thanh toán bằng
tiền mặt hoặc qua tài khoản ngân hàng. Đối với bán lẻ, khách hàng phải thanh toán
ngay bằng tiền mặt.
 Tiêu thụ qua đại lý : khi giao hàng cho các cơ sở đại lý, kế toán chỉ theo dõi
trên sổ mà không ghi nhận tiêu thụ. Khi các đại lý thông báo số ấn phẩm đã tiêu thụ
thì kế toán hàng hoá mới viết Hoá đơn GTGT với giá bán đã thoả thuận. Đại lý ngoài
được hưởng phí phát hành còn được hưởng hoa hồng đại lý. Ngoài ra còn có thể
thanh toán bằng tiền mặt, thông qua tài khoản ngân hàng hoặc được trả chậm.
 Tiêu thụ theo đơn đặt hàng : Trường hợp nhà xuất bản thực hiện xuất bản
theo đơn đặt hàng, sau khi hoàn thành sản phẩm Nhà xuất bản chuyển tới địa điểm
theo thời gian ghi trong hợp đồng kinh tế. Chỉ khi được chấp nhận thanh toán, kế toán
hàng hoá mới ghi nhận tiêu thụ. Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc
thông qua tài khoản tại ngân hàng.

 Tiêu thụ qua đường bưu điện hoặc internet : Khách hàng gửi giấy đăng ký
mua sách qua đường bưu điện hoặc đăng ký qua website của Nhà xuất bản. Kế toán
viết hoá đơn GTGT kèm theo sách chuyển theo địa chỉ tới khách hàng, chi phí
chuyển sách do Nhà xuất bản chịu. Khách mua có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc
séc.
 Tiêu thụ nội bộ : Nhà xuất bản dùng thưởng cán bộ công nhân viên, hoặc mua
bán xuất bản phẩm giữa các phòng sách.
 Các trường hợp khác coi như tiêu thụ : biếu, tặng, quảng cáo, triển lãm.
2.1.2.2. Phương thức thanh toán với người mua.
 Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt :
- Khách mua lẻ, mua khối lượng lớn trực tiếp tại phòng sách thanh toán với
nhân viên phòng sách khi mua sách. Cuối ngày hoặc sau một số ngày nhất định nhân
viên phòng sách thanh toán với thủ quỹ.
- Khách mua hàng qua điện thoại, bưu điện, net nếu thanh toán trực tiếp bằng
tiền mặt thì thanh toán trực tiếp vơi thủ quỹ.
20
21
- Khách mua hàng theo hợp đồng thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt theo quy
định hợp đồng và giao cho nhân viên giao hàng (giao đồng thời Hoá đơn GTGT do
Nhà xuất bản xuất). Nhân viên giao phải hàng thanh toán trong ngày với thủ quỹ.
 Thanh toán bằng phương thức chuyển khoản :
- Các khoản tiền có giá trị từ 20.000.000đ đều bắt buộc thực hiện thanh toán
qua chuyển khoản.
- Khách hàng mua hàng qua điện thoại, bưu điện, net thường thực hiện thanh
toán bằng chuyển khoản.
- Khách hàng mua hàng theo hợp đồng cũng thường thanh toán bằng chuyển
khoản và cả truờng hợp khi chưa nhận được Hoá đơn GTGT do Nhà xuất bản xuất
ngay khi nhận hàng cũng sử dụng phương thức thanh toán này.
2.2. Kế toán thành phẩm Nhà xuất bản Thống kê
2.2.1. Nguyên tắc hạch toán thành phẩm tại Nhà xuất bản Thống kê

- Hạch toán nhập, xuất kho thành phải được phản ánh theo giá thực tế.
- Giá thực tế của thành phẩm nhập kho: giá thành xuất bản.
- Phương pháp tính giá thực tế của thành phẩm xuất kho: phương pháp giá thực
tế đích danh.
- Hạch toán chi tiết thành phẩm phải được thực hiện theo: Từng kho (PS Thống
kê, PS Kinh tế và In, PS Tin học và Giáo trình), từng loại (Bìa, Phụ bản, Sách, Tờ
gấp), từng nhóm (Đầu sách/ Tên sách).
- Phương pháp hạch toán tổng hợp thành phẩm: phương pháp kiểm kê định kỳ.
Cuối tháng, nhân viên kế toán phụ trách theo dõi thành phẩm tham gia kiểm kê thành
phẩm tồn kho và ghi chép số liệu, đối chiếu với số liệu theo dõi tại kho.
2.2.2. Phương pháp tính giá thành sản xuất của thành phẩm
Giá thành phẩm nhập kho và xuất kho chính là giá thành xuất bản thành phẩm.
Giá thành sản phẩm sản xuất (giá thành xuất bản) của đơn vị bao gồm các
khoản chi phí:
- Chi phí nhuận bút: đối với các xuất bản phẩm phải trả nhuận bút.
- Chi phí in ấn: đơn vị thuê cơ sở ngoài thực hiện in ấn và gia công hoàn thiện
sản phẩm nên giá thành in thực tế bao gồm toàn bộ chi phí liên quan đến việc nhân
bản xuất bản phẩm gồm: chi phí in và chi phí hoàn thiện sản phẩm.
21
22
Trong một số trường hợp, đơn vị sử dụng các dịch vụ của nhiều hơn 1 cơ sở
để hoàn thiện cùng 1 sản phẩm: 1 cơ sở in ruột và bìa hoặc 1 cơ sở in ruột và 1 cơ sở
in bìa; 1 cơ sở gia công hoàn thiện sản phẩm.
•Chi phí in: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (chi phí giấy in ruột, chi phí
giấy in bìa, chi phí làm phim, chi phí chế bản), chi phí cung cấp dịch vụ của cơ sở in,
chi phí khác (vận chuyển, bốc dỡ);
•Chi phí thuê gia công hoàn thiện sản phẩm: chi phí vật liệu đóng xén, chi
phí cung cấp cung cấp dịch vụ của cơ sở gia công; chi phí khác (vận chuyển, bốc dỡ)
- Chi phí sản xuất chung: chi phí văn phòng phẩm, mực in cho máy in laze tại
phòng sách, giấy viết, tiền ăn trưa của nhân viên phòng sách.

2.2.3. Kế toán chi tiết thành phẩm
- Tổ chức chi tiết thành phẩm ở 2 nơi: phòng kế toán và kho
 Thủ tục nhập kho thành phẩm
Chứng từ sử dụng: Tờ trình (Biểu số 30- trang 51), Phiếu tính giá (Biểu số 3-
trang 22), Hợp đồng kinh tế giữa Nhà xuất bản với cơ sở in (Hợp đồng in) (Biểu số
31- trang 53), Biên bản thanh lý hợp đồng hoặc Biên bản nghiệm thu và quyết toán
hợp đồng (Thanh lý hợp đồng in) (Biểu số 32- trang 55), Giấy đề nghị tạm nhập
(Biểu số 2- trang 21), Hoá đơn GTGT(cơ sở in xuất) (Biểu số 4- trang 23).
Lập và luân chuyển chứng từ:
- Phòng sách căn cứ vào kế hoạch xuất bản, Hợp đồng kinh tế ký kết giữa Nhà
xuất bản với khách hàng để lập và nộp Tờ trình lên Ban giám đốc và phòng Kế toán-
Tài vụ. Tờ trình là bản dự trù về tài chính và kế hoạch về thời gian thực hiện, như:
xác định chi phí vật liệu, chi phí in ấn, chế bản, làm phim, phát hành và các chi phí
khác có thể phát sinh; thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc.
22
23
Sơ đồ 6.: Luân chuyển chứng từ: Nhập kho thành phẩm khi cơ sở in giao hàng
- Sau đó, nhân viên phòng sách tiến hành tìm kiếm và ký kết Hợp đồng kinh tế
với cơ sở in. Hợp đồng kinh tế này thường do cơ sở in lập, nêu rõ trách nhiệm các
bên. Nhà xuất bản có thể sử dụng trọn gói dịch vụ từ làm phim, in ấn cho tới gia công
hoàn thiện, hoặc có thể sử dụng riêng các dịch vụ do các cơ sở khác nhau cung cấp:
thiết kế, làm phim, in ấn ruột, in ấn bìa và gia công hoàn thiện.
- Khi nghiệm thu thành phẩm, bên cơ sở in lập biên bản thanh lý. Biên bản
thanh lý là cơ sở xác định chính thức số lượng sản phẩm hoàn thành đúng chất lượng
và giá trị phải thanh toán, cơ sở để xác định giá vốn hàng bán sau này.
- Căn cứ vào Biên bản thanh lý, nhân viên phòng sách lập Phíếu tính giá. Phiếu
tính giá là một chứng từ quan trọng phục vụ tính giá thành sản xuất sản phẩm, trên đó
thể hiện đầy đủ chi phí phục vụ xuất bản một xuất bản phẩm: chi phí in, chi phí gia
công, chi phí nhuận bút, chi khác nếu có. Nhà xuất bản không sử dụng Phiếu nhập
kho mà sử dụng Phiếu tính giá thay thế.

- Nếu có Hoá đơn GTGT do có sở in xuất thì nhập kho ngay, nếu hoá đơn đến
thời điểm cuối tháng chưa về thì căn cứ Phiếu tính giá để lập Giấy đề nghị tạm nhập
gửi phòng Kế toán – Tài vụ để tạm nhập.
23
TRƯỞNG PHÒNG KÝ DUYỆT PHIẾU TÍNH GIÁ
NHÂN VIÊN PHÒNG SÁCH
- NHẬN BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP
ĐỒNG, HOÁ ĐƠN GTGT
- LẬP PHIẾU TÍNH GIÁ
KẾ TOÁN HÀNG HOÁ
- HOÁ ĐƠN GTGT
- BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG,
- PHIẾU TÍNH GIÁ
- LẬP BẢNG KÊ THÀNH PHẨM,
DỊCH VỤ NHẬP-XUẤT-TỒN KHO
TỔNG HỢP BẢNG KÊ THÀNH
PHẨM, DỊCH VỤ NHẬP-XUẤT-TỒN
KHO
NHÂN VIÊN PHÒNG SÁCH GHI SỎ THEO DÕI TẠI P. SÁCH
24
Biểu số 2.: Giấy đề nghị tạm nhập
- Chuyển tất cả các chứng từ: Tờ trình, Hợp đồng in, Biên bản thanh lý hợp
đồng, Phiếu tính giá, Hoá đơn GTGT lên phòng Kế toán-Tài vụ để kế toán hàng hoá
lập Bảng kê thành phẩm, dịch vụ nhập-xuất-tồn kho.
24
25
Biểu số 3.:Phiếu tính giá
25