Chuong 3 - Phân tích công việc pptx

CHƯƠNG 3
CHƯƠNG 3
Phân tích công việc
Phân tích công việc
(Job Analysis)
(Job Analysis)
Giảng viên: Dương Thị Hoài Nhung (MBA)
Khoa Quản trị Kinh Doanh
Đại học Ngoại Thương
Email:
Mobile: 0985 867 488

Câu chuyện vui

4 người có tên: Tất cả, Ai đó, Bất kỳ ai và Không ai

Có một nhiệm vụ quan trọng cần phải làm và sếp đã
đề nghị Tất cả phải hoàn thành. Tất cả thì nghĩ rằng
Ai đó sẽ làm. Bất kỳ ai cũng có thể làm được việc
này. Và Không ai đã không làm gì cả.

Ai đó đã tức giận vì cho rằng đó là công việc của
Tất cả. Tất cả thì đã nghĩ rằng Bất kỳ ai cũng đã có
thể làm được, nhưng Không ai chịu làm nên Tất cả
không làm.

Cuối cùng Tất cả đổ lỗi cho Ai đó khi mà Không ai
làm điều mà Bất kỳ ai cũng có thể làm.
I.
I.

Một số khái niệm cơ bản
Một số khái niệm cơ bản
Nhiệm vụ
(Tasks)
Vị trí
(Positions)
Công việc
(Jobs)
Nghề
(Occupation)
Là một hoạt động riêng biệt với một mục đích cụ
thể mà mỗi người lao động phải thực hiện.
Tập hợp các nhiệm vụ mà một người lao động
phải
thực hiện
Tất cả các vị trí giống nhau về mặt nhiệm vụ
chính phải thực hiện
Tập hợp những công việc tương tự về nội dung
và có liên quan với nhau đòi hỏi người lao động
phải có sự hiểu biết đồng bộ về chuyên môn
nghiệp vụ, có những kỹ năng và kinh nghiệm cần
thiết để thực hiện
1. Phân tích công việc
1. Phân tích công việc
(Job Analysis)
(Job Analysis)

Khái niệm Phân tích công việc
Khái niệm Phân tích công việc

Là quá trình xác định có hệ thống những
Là quá trình xác định có hệ thống những
công việc chính yếu
công việc chính yếu
có trong tổ chức và
có trong tổ chức và
những
những
năng lực, kỹ năng, kinh nghiệm và
năng lực, kỹ năng, kinh nghiệm và
phẩm chất
phẩm chất
cần thiết để hoàn thành những
cần thiết để hoàn thành những
công việc đó.
công việc đó.
2. Mục đích
2. Mục đích

Lập kế hoạch nhân lực

Tuyển dụng

Đào tạo và phát triển

Đánh giá thành tích

Xây dựng hệ thống đãi ngộ
3. Ý nghĩa


Để người lao động hiểu được kỳ vọng của tổ
chức, hiểu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm trong công
việc, từ đó cố gắng hoàn thành tốt công việc

Để người quản lý có tiêu chí rõ ràng khi đánh
giá việc thực hiện cv của nhân viên và thực
hành quản ý NNL.

Việc phân tích cv càng quan trọng và bắt buộc
khi DN mới thành lập, khi xuất hiện cv mới và khi
tổ chức cv thay đổi
Phân tích yêu cầu
Phân tích công việc
Kết quả
Suy diễn
Phân tích
công việc
Nhận dạng
công việc
Các nhiệm vụ
+ Bối cảnh
Bảng mô tả
công việc
KKKK
Bảng mô tả
tiêu chuẩn
Định hướng
nhiệm vụ
Định hướng
KKKK

II. QUY TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
III. THỰC ĐƠN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
III. THỰC ĐƠN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
•
NỘI DUNG CÔNG VIỆC
•
BỐI CẢNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
•
CÁC YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN
CÔNG VIỆC: KKKK
1. NỘI DUNG CÔNG VIỆC
1. NỘI DUNG CÔNG VIỆC
•
Cấp độ 1: Bao quát
- Các chức năng/nhiệm vụ chung
•
Cấp độ 2: Cụ thể
- Nhiệm vụ cụ thể
- Hành vi
•
Cấp độ 3: Chi tiết
- Các bước
- Các sự kiện quan trọng
2. BỐI CẢNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
2. BỐI CẢNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

Quan hệ báo cáo

Quan hệ giám sát


Quan hệ phối hợp

Quyền hạn

Điều kiện làm việc

Yêu cầu về thể lực

Các yêu cầu khác
3. YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
3. YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
KKKK
IV. Các sản phẩm của PTCV
IV. Các sản phẩm của PTCV

Bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc


(Job Description)
(Job Description)
:
:
Bản viết tóm tắt bản chất và các các yêu cầu của
Bản viết tóm tắt bản chất và các các yêu cầu của
một công việc.
một công việc.

Bản tiêu chuẩn công việc
Bản tiêu chuẩn công việc

(Job specification)
(Job specification)
:
:
Bản mô tả năng lực, học vấn, kỹ năng, kinh nghiệm
Bản mô tả năng lực, học vấn, kỹ năng, kinh nghiệm
và các phẩm chất cần thiết, các yêu cầu khác để
và các phẩm chất cần thiết, các yêu cầu khác để
thực hiện công việc.
thực hiện công việc.
(KKKK)
(KKKK)
1. Nội dung của bản Mô tả công việc (MTCV)
1. Nội dung của bản Mô tả công việc (MTCV)

Ngày viết
Ngày viết
(Date written)
(Date written)

Tình trạng công việc
Tình trạng công việc
(Job status)
(Job status)
: (full time/part time; salary)
: (full time/part time; salary)

Chức danh

Chức danh
(Position title)
(Position title)

Tóm tắt công việc
Tóm tắt công việc
(Job Summary)
(Job Summary)

Nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể
Nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể
(duties and resposibilities)
(duties and resposibilities)

Người giám sát
Người giám sát
(Supervision recieved)
(Supervision recieved)

Giám sát ai
Giám sát ai
(Suppervision excercised)
(Suppervision excercised)

Các cuộc họp cần tham gia và các báo cáo cần lưu giữ
Các cuộc họp cần tham gia và các báo cáo cần lưu giữ

Những yêu cầu về năng lực
Những yêu cầu về năng lực
(Competency or position

(Competency or position
requirements)
requirements)

Học vấn và kinh nghiệm
Học vấn và kinh nghiệm
(Required education and
(Required education and
experience)
experience)

Công việc có thể được thăng tiến
Công việc có thể được thăng tiến
(Career mobility)
(Career mobility)
Ví
Ví


dụ
dụ


BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1. Chức danh công việc: Cán bộ quản lý nhân sự
2. Báo cáo với: Phó GĐ Kinh tế
3. Ngạch lương: 6
4. Ngày: 4/3/2008
Các nhiệm vụ
- Thiết kế và thực hiện các ch/sách có liên quan tới tất cả các hđ quản lý con người

- Tuyển mộ, PV và tuyển chọn LĐ cho tất cả các vị trí việc làm còn trống
- Thiết kế và thực hiện các ch/trình định hướng cho CNV mới để xd cho họ thái độ tích cực đối với mục tiêu
của công ty
- Theo dõi và quản lý các hđ như bảo hiểm, hưu trí, và các hđ về nhân sự như thuê mướn, thăng tiến, thuyên
chuyển và cho thôi việc
- Điều tra các vụ tai nạn và viết báo cáo trình lên ban thanh tra
- Thực hiện NC về tiền lương trong thị trường LĐ để xác định mức trả lương hợp lý
- Làm việc với các trưởng bộ phận và quản đốc phân xưởng để giải quyết các bất bình
- Vết các BCvề những người LĐ rời khỏi công ty và thực hiện các cuộc PV để xác định nguyên nhân,
- Viết các báo cáo và kiến nghị nhằm giảm t/trạng vắng mặt và biến động sức LĐ
Các yêu cầu công việc
-
Kiến thức: Có KT cơ bản về quản lý nhân sự, hiểu biết về ch/sách và các quy định của nhà nước
về các hđ SXKD của Công ty, hiểu biết luật pháp và các quy định về LĐ.
-
Kỹ năng: Sử dụng thành thạo các phương pháp nghiên cứu lao động như PV, điều tra XH, … có
khả năng giao tiếp và qh con người, có khả năng sử dụng thành thạo tiếng Anh và các ch/trình
máy tính VP
-
Giáo dục: Tốt nghiệp ĐH hoặc tương đương về quản lý NNL hoặc Kinh tế LĐ hoặc QTKD
-
Kinh nghiệm: tối thiểu 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực QLNS hoặc QTKD
Yêu cầu đối với Bản mô tả công việc

Hướng dẫn cho người thực hiện biết được phải
làm gì và làm ntn

Cung cấp những thông tin có thể được sử dụng
trong quá trình tuyển dụng-không chỉ những yêu
cầu về kỹ năng mà còn những thông tin về “bản

chất” của người có thể phù hợp nhất với công
việc

Đưa ra cơ sở để trả lời “ai là ai” và mục kỹ năng
nhờ đó các thành viên trong tổ chức biết ai làm
gì và ai biết gì.
2. BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC-TCCV
(Job Specification)
Bản tiêu chuẩn công việc:
là chỉ ra một hệ thống các chỉ tiêu/tiêu chí phản
ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của
sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định
trong bản mô tả công việc.
Bản TCCV gồm các thông tin:

Phòng ban/nhóm công việc

Chức danh

Tóm tắt về công việc

Các kiến thức, kỹ năng, khả năng và các đặc
điểm khác (viết thành mục riêng).
Tiêu chuẩn công việc
(Job Specification)
-
Chức danh: Bếp trưởng nhà hàng
-
Bộ phận:
-

Ngày:
1
. Công việc phải được phân công, sắp xếp hợp lý để đưa ra đươc trình tự các
đồ ăn theo đúng yêu cầu của khách hàng
2
. Các món ăn phải được trình bày đẹp
3
. Cùng một thời gian bếp trưởng phải đảm nhận được từ ba bếp trở lên
4
. Không được quá 2% số khách hàng phàn nàn về chất lượng đồ ăn cũng
như cách trình bày
5
. Không hao hụt quá 1% trong tổng số bát, đĩa, dĩa, … trong một tháng
6
. Bếp trưởng và những người phụ việc phải đảm nhận được 200 khách hàng
ăn trở lên trong một ngày
V. Các phương pháp phân tích công việc
V. Các phương pháp phân tích công việc
1.
1.
Quan sát
Quan sát
(Observation)
(Observation)
2.
2.
Phỏng vấn
Phỏng vấn
(Interviews)
(Interviews)

3.
3.
Bảng hỏi
Bảng hỏi
(Task Questionaires)
(Task Questionaires)
4.
4.
Kết hợp các phương pháp
Kết hợp các phương pháp
1
1
. Phương pháp quan sát
. Phương pháp quan sát

Trực tiếp quan sát 1 hoặc nhóm người làm 1
Trực tiếp quan sát 1 hoặc nhóm người làm 1
công việc từ đầu đến cuối.
công việc từ đầu đến cuối.

Thông tin thu thập:
Thông tin thu thập:

Cái gì?
Cái gì?


(What was done?)
(What was done?)


Như thế nào?
Như thế nào?


(How it was done?)
(How it was done?)

Bao lâu?
Bao lâu?


(How long it took?)
(How long it took?)

Điều kiện môi trường
Điều kiện môi trường


(what the invironment was
(what the invironment was
like?)
like?)

Dụng cụ/thiết bị được sử dụng
Dụng cụ/thiết bị được sử dụng


(what equipment
(what equipment
was used)

was used)
1. Phương pháp quan sát
1. Phương pháp quan sát
•
Ưu điểm:
Ưu điểm:
-
Quan sát được thao tác thực tế của người thực
Quan sát được thao tác thực tế của người thực
hiện công việc.
hiện công việc.
•
Nhược điểm:
Nhược điểm:
-
Tốn thời gian
Tốn thời gian
-
Chỉ quan sát được hành vi của người thực hiện
Chỉ quan sát được hành vi của người thực hiện
công việc.
công việc.
2. Phương pháp phỏng vấn
2. Phương pháp phỏng vấn

Người phân tích công việc phải gặp gỡ và
Người phân tích công việc phải gặp gỡ và
phỏng vấn trực tiếp với người thực hiện công
phỏng vấn trực tiếp với người thực hiện công
việc tại hiện trường.

việc tại hiện trường.

Ưu điểm
Ưu điểm
:
:

tìm hiểu sâu về công việc
tìm hiểu sâu về công việc

Hạn chế
Hạn chế
:
:

tốn thời gian
tốn thời gian

Không phải tất cả các công việc đều để nhân
Không phải tất cả các công việc đều để nhân
viên tự hỏi theo bảng hỏi đã được thiết kế.
viên tự hỏi theo bảng hỏi đã được thiết kế.
3. Sử dụng bảng hỏi/phiếu điều tra
3. Sử dụng bảng hỏi/phiếu điều tra
(Task Questionaires)
(Task Questionaires)

Bảng hỏi:
Bảng hỏi:
gồm danh sách câu hỏi được

gồm danh sách câu hỏi được
chuẩn bị sẵn, sử dụng cho hàng loạt các
chuẩn bị sẵn, sử dụng cho hàng loạt các
vị trí công việc khác nhau.
vị trí công việc khác nhau.

Cách thực hiện:
Cách thực hiện:

Lập bảng câu hỏi cho các công việc
Lập bảng câu hỏi cho các công việc

Người
Người
người thực hiện công việc trả lời.
người thực hiện công việc trả lời.

Người quản lý kiểm tra
Người quản lý kiểm tra

Ngườ
Ngườ
i phân tích công việc tổng hợp.
i phân tích công việc tổng hợp.
3. Sử dụng bảng hỏi
3. Sử dụng bảng hỏi

Ưu điểm:
Ưu điểm:


Có thể thu thập thông tin từ một lượng lớn
Có thể thu thập thông tin từ một lượng lớn
người lao động.
người lao động.

Thu thập thông tin nhanh.
Thu thập thông tin nhanh.

Hạn chế:
Hạn chế:



Có thể cung cấp thông tin sai lệch về nhiệm vụ
Có thể cung cấp thông tin sai lệch về nhiệm vụ
thực hiện
thực hiện

Tốn thời gian và chi phí thiết kế bảng hỏi.
Tốn thời gian và chi phí thiết kế bảng hỏi.

Các yêu cầu công việc có thể bị bỏ qua hoặc
Các yêu cầu công việc có thể bị bỏ qua hoặc
xem nhẹ do quá tập trung vào phân tích nhiệm
xem nhẹ do quá tập trung vào phân tích nhiệm
vụ.
vụ.

Câu hỏi: Cách tốt nhất để thu thập
thông tin????


B1: Sd bảng hỏi  những công việc rõ
ràng.

B2: Sd phỏng vấn  những công việc
không rõ ràng.

B3: Sd quan sát  những công việc liên
quan đến kỹ thuật.
Vì sao phải phân tích công việc?

Quy trình cho vay tín dụng tại IBM
Đại diện bán hàng của IBM Phòng tín dụng
phòng Kinh doanh phòng giá cả phòng hành
chính

Quá trình cho vay tín dụng kéo dài mất 6 ngày,
thậm chí lên đến 2 tuần

Yêu cầu tái thiết lập lại các quy trình thông qua
phân tích công việc
 KQ: hoàn tất 1 hồ sơ đề nghị vay tín dụng chỉ
trong vòng 45 phút.