Báo các thực tập tại UBND thị xã phú thọ

Mục lục
Lời nói đầu
Chơng I. khái quát về ubnd thị xã phú thọ và văn
phòng hđnd ubnd thị xã phú thọ
I.Tổng quan về thị xã Phú Thọ ..........................................................4
1. Về điều kiện tự nhiên.........................................................................4
2. Về kinh tế - xã hội..............................................................................4
II. Cơ cấu tổ chức, hoạt động và các mối quan hệ của UBND thị xã
Phú Thọ.................................................................................................5
1. Cơ cấu tổ chức của UBND thị xã Phú Thọ........................................5
2. Hoạt động của UBND thị xã Phú Thọ................................................6
3. Mối quan hệ công tác của UBND thị xã Phú Thọ với các tổ chức có
liên quan.................................................................................................8
3.1. Đối với UBND tỉnh và các Sở, ngành liên quan.............................8
3.2. Đối với Thị uỷ và các Ban của Thị uỷ.............................................8
3.3. Đối với HĐND, Thờng trực HĐND, các Ban của HĐND thị xã và
Đoàn đại biểu HĐND tỉnh tại thị xã Phú Thọ........................................10
3.4. Đối với các phòng, ban, ngành trực thuộc UBND thị xã và UBND
các xã, phờng..........................................................................................11
3.5. Đối với Toà án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân và các cơ quan
ngành dọc của tỉnh.................................................................................11
3.6. Đối với Uỷ ban MTTQ và các đoàn thể nhân dân..........................11
Chơng ii. Tình hình hoạt động của văn phòng hđnd
ubnd thị xã phú thọ
I. Cơ sở lý luận......................................................................................10
1. Khái niệm Văn phòng........................................................................10
1
2. Chức năng của Văn phòng.................................................................10
3. Nhiệm vụ của Văn phòng...................................................................12
II. Tình hình hoạt động của Văn phòng HĐND - UBND thị xã Phú
Thọ.........................................................................................................13

1. Nhiệm vụ của Văn phòng HĐND UBND thị xã ..........................13
2. Cơ cấu tổ chức....................................................................................15
3. Chế độ công tác, chức trách của từng cá nhân...................................15
4. Mối quan hệ công tác.........................................................................23
4.1. Đối với lãnh đạo HĐND và UBND thị xã.......................................23
4.2. Đối với Văn phòng UBND tỉnh Phú Thọ........................................23
4.3. Đối với các phòng, ban, ngành, xã, phờng của thị xã.....................24
4.4. Đối với Văn phòng Thị uỷ..............................................................25
5. Một số hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND thị xã ..................26
5.1. Công tác tham mu tổng hợp............................................................24
5.2. Công tác hành chính tổ chức...........................................................26
5.3. Công tác hậu cần.............................................................................29
chơng III. Đánh giá tình hình hoạt động và kiến
nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn
phòng HĐND v UBND
1. Đánh giá tình hình hoạt động............................................................31
2. Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng
HĐND-UBND thị xã Phú Thọ...............................................................32
Kết luận
2
Lời nói đầu
Là đơn vị trực thuộc Bộ Nội vụ có nhiệm vụ đào tạo và bồi dỡng
cán bộ, công chức Nhà nớc, hàng năm Học viện Hành chính Quốc gia tổ
chức cho sinh viên chính quy chuyên ngành quản lý Nhà nớc đi thực tập
nhằm tìm hiểu tổ chức, hoạt động của bộ máy nhà nớc và thể chế hành
chính nhà nớc; nắm vững chức năng, nhiệm vụ của cơ quan; nhiệm vụ,
quyền hạn của cán bộ, công chức trong cơ quan, tổ chức nơi thực tập;
trên cơ sở đó hiểu đợc nền hành chính nhà nớc nói chung. Bên cạnh đó
vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế để rèn luyện các kỹ năng,
nghiệp vụ quản lý hành chính; bổ sung và nâng cao kiến thức đã đợc

tiếp thu trong quá trình học lý thuyết ở Học viện.
Thực hiện kế hoạch đào tạo của Học viện Hành chính Quốc gia,
thực hiện công văn số 999/HVHC-ĐT ngày 09 tháng 12 năm 2005, từ
ngày 4/4/2006 đến 4/6/2006 tôi đã đến thực tập tại UBND thị xã Phú
Thọ tỉnh Phú Thọ và đợc phân về Văn phòng HĐND-UBND thị xã.
Chúng ta đã biết hoạt động quản lý nói chung, là một hoạt động
đòi hỏi nhiều năng lực và t duy trong đó chủ thể quản lý luôn có bộ
phận trợ giúp tuỳ theo quy mô tổ chức mà đó là một bộ máy hay một cá
nhân. Quản lý hành chính nhà nớc là một hoạt động đặc biệt trong đời
sống xã hội. Nó đợc đặc trng bởi hoạt động chấp hành và điều hành giữa
cơ quan cấp trên với cơ quan cấp dới, giữa cá nhân lãnh đạo với những
nhân viên trong nội bộ cơ quan. Mỗi cơ quan quản lý hành chính Nhà n-
ớc thực hiện chức năng của mình trong khuôn khổ nhiệm vụ quyền hạn
thông qua những quyết định quản lý đợc thể hiện thành những văn bản
quản lý. Mặt khác mỗi cơ quan có vị trí nhất định trong hệ thống hành
chính và những mối quan hệ công tác với bên ngoài. Do đó bộ máy trợ
giúp của cơ quan quản lý hành chính Nhà nớc là yếu tố đợc quan tâm
nh một điểm trọng tâm trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của cả
cơ quan.
3
Do thời gian và phạm vi tiếp cận công việc còn giới hạn nên trong
khuôn khổ của một Báo cáo thực tập; tôi xin đề cập đến hoạt động của
Văn phòng HĐND-UBND thị xã chủ yếu từ phơng diện nhiệm vụ của
từng bộ phận trong Văn phòng, đặc biệt là công tác văn th - một khâu
quan trọng trong hành chính tổ chức của cơ quan, cũng là nơi tôi có điều
kiện tiếp xúc công việc nhiều nhất; nhằm đa lại một cái nhìn tổng thể,
khái quát về vị trí, chức năng, nhiệm vụ, ý nghĩa hoạt động của Văn
phòng đối với cơ quan cũng nh chức năng của Văn phòng nói chung
trong hoạt động quản lý ở các cơ quan hành chính Nhà nớc.
Nội dung chính của Báo cáo bao gồm:

Chơng I. Khái quát về UBND thị xã phú thọ và Văn phòng
HĐND-UBND thị xã Phú Thọ.
Chơng II. Tình hình hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND thị
xã Phú Thọ.
Chơng III. Đánh giá tình hình hoạt động và kiến nghị nhằm nâng
cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND - UBND.
Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Đào tạo, các Thầy cô giáo hớng
dẫn Khoa Quản lý Nhà nớc về Kinh tế; UBND, Văn phòng HĐND-
UBND thị xã Phú Thọ đã tạo điều kiện, giúp đỡ để tôi hoàn thành báo
cáo này.
4
Chơng i. khái quát về ubnd thị xã phú thọ và văn
phòng hđnd - ubnd thị xã phú thọ
I. Tổng quan về thị xã Phú Thọ
1. Về điều kiện tự nhiên.
Đợc thành lập năm 1903, thị xã Phú Thọ là đơn vị hành chính lâu
đời và là địa bàn kinh tế trọng điểm ở phía Tây Bắc của tỉnh Phú Thọ.
Với số dân xấp xỉ 63.000 ngời, thị xã Phú Thọ đợc xếp vào đô thị loại 4
và đang tiến tới đạt tiêu chuẩn đô thị loại 3. Thị xã có 6 xã vùng ngoại
thị: Văn Lung, Hà Thạch, Hà Lộc, Thanh Vinh, Thanh Minh, Phú Hộ và
4 phờng vùng nội thị: Hùng Vơng, Trờng Thịnh, Âu Cơ, Phong Châu.
Về điều kiện tự nhiên: Thị xã có vị trí giao thông khá thuận lợi
cho phát triển kinh tế, giao thơng với bên ngoài; đây là điều kiện để phát
triển công nghiệp và dịch vụ. Địa hình tơng đối bằng phẳng, đất đai
thuận lợi cho canh tác, có điều kiện phát triển cả chăn nuôi lẫn trồng
trọt.
2. Về kinh tế - xã hội.
Về đặc điểm kinh tế - xã hội: Hoạt động kinh tế chủ yếu là công
nghiệp và dịch vụ. Năm 2005 tỷ trọng công nghiệp chiếm 43,5%, dịch
vụ chiếm 40% và nông lâm nghiệp chiếm 16,5% trong tổng sản phẩm

GDP của thị xã.
Bên cạnh những thành tựu trong kinh tế mà nổi bật là khu vực
công nghiệp, dịch vụ, lĩnh vực văn hoá - giáo dục, y tế của thị xã cũng
hết sức phát triển. Số trờng học đạt chuẩn quốc gia không ngừng tăng
lên, số học sinh và giáo viên tăng hàng năm, đảm bảo ngày càng nâng
cao chất lợng dạy và học. Năm 2005 trờng Cao đẳng Hùng Vơng đợc
chuyển thành Đại học Hùng Vơng.
5
Các hoạt động văn hoá thông tin, tuyên truyền, phổ biến chơng
trình, chính sách của Đảng và Nhà nớc và các hoạt động văn hoá đợc coi
trọng và đạt hiệu quả tốt. Trong thời gian qua thị xã đã đa các hoạt động
văn hoá về cơ sở và tiếp tục đẩy mạnh cuộc vận động Toàn dân đoàn
kết xây dựng đời sống văn hoá ở khu dân c, tiến tới triển khai đề án
Xã hội hoá các hoạt động văn hoá, giáo dục.
Về y tế, 10/10 xã phờng có cơ sở y tế cơ sở, trên địa bàn thị xã
còn có nhiều bệnh viện phục vụ cho việc chăm sóc, khám chữa bệnh cho
nhân dân thị xã và từ các huyện khác chuyển xuống.
Trải qua một thời gian dài tồn tại và phát triển, chính quyền địa
phơng không ngừng đợc kiện toàn và ngày càng phát huy cao độ chức
năng quản lý nhằm đẩy mạnh sự phát triển trong mọi lĩnh vực kinh tế-xã
hội, giữ vững trật tự an ninh trên địa bàn.
II. Cơ cấu tổ chức, hoạt động và các mối quan hệ của UBND
thị xã Phú Thọ
1. Cơ cấu tổ chức.
Uỷ ban nhân dân (HĐND-UBND) thị xã đợc tổ chức, cơ cấu căn
cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003; Cơ cấu tổ chức bộ
máy của UBND thị hiện nay nh sau:
Bộ phận thờng trực gồm:
Chủ tịch UBND thị xã: Chịu trách nhiệm lãnh đạo, quản lý, điều
hành chung và toàn diện các mặt các công tác, các hoạt động đối nội và

đối ngoại của UBND thị xã; Quyết định triệu tập và chủ toạ các kỳ họp
của Uỷ ban; bảo đảm việc chấp hành Hiến pháp, Pháp luật, các Nghị
định, Quyết định, Chỉ thị, Nghị quyết, các quy định, hớng dẫn của
Trung ơng, tỉnh và thị xã; thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn theo Điều
127 của Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003.
Phó chủ tịch thờng trực: Phụ trách về kinh tế bao gồm công
nghiệp, nông nghiệp, các doanh nghiệp sản xuất. Phó chủ tịch phụ trách
6
các lĩnh vực văn hoá xã hội. Các Phó chủ tịch giúp Chủ tịch chỉ đạo
từng lĩnh vực công tác đợc Chủ tịch phân công; chịu trách nhiệm trớc
Chủ tịch, trớc UBND thị xã, thay mặt Chủ tịch để giải quyết các công
việc đợc giao, thay mặt Chủ tịch để giải quyết các công việc đợc giao,
tham gia lãnh đạo điều hành các mặt hoạt động chung của Uỷ ban. Trực
tiếp chỉ đạo kiểm tra, hớng dẫn, đôn đốc các phòng, ban, ngành thuộc
UBND thị xã, UBND các xã, phờng trong việc tổ chức thực hiện các
Nghị quyết của HĐND thị xã, các Quyết định, Chỉ thị của UBND thị,
các chủ trơng chính sách, pháp luật thuộc lĩnh vực mình phụ trách;
Trong trờng hợp cần thiết cần có sự thảo luận quyết định giữa các Phó
chủ tịch hoặc xin ý kiến Chủ tịch.
Các thành viên khác của UBND thị xã theo sự quy định của
Chính phủ bao gồm:
Thành viên phụ trách công tác quốc phòng
Thành viên phụ trách công tác an ninh
Thành viên phụ trách công tác đất đai
Thành viên phụ trách công tác tổ chức
Thành viên phụ trách công tác phụ trách công tác văn phòng
Các Uỷ viên chịu trách nhiệm cá nhân trớc UBND thị xã và Chủ
tịch UBND thị xã về hoạt động của lĩnh vực đợc phân công phụ trách;
có trách nhiệm tiếp dân, xét và giải quyết đơn th khiếu nại tố cáo theo
thẩm quyền.

Các cơ quan chuyên môn giúp việc cho lãnh đạo UBND đợc quy
định tại Điều 1 Quyết định 4003/2004/QĐ-UB của Uỷ ban nhân dân
tỉnh Phú Thọ về việc thành lập các phòng ban chuyên môn thuộc UBND
thị xã Phú Thọ căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003;
Nghị định số 172/12/2004/NĐ-CP ngày 29/9/2004 của Chính phủ quy
định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã,
7
thành phố thuộc tỉnh; Nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh khoá XI,
kỳ họp thứ ba và xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ:
Thành lập các phòng chuyên môn trực thuộc UBND thị xã Phú
Thọ gồm:
1. Phòng Nội vụ - Lao động - Thơng binh và xã hội
2. Phòng Tài chính - Kế hoạch
3. Phòng giáo dục
4. Phòng Văn hoá - Thông tin - Thể thao
5. Phòng Y tế
6. Phòng Tài nguyên và Môi trờng
7. Phòng T pháp
8. Phòng Kinh tế
9. Phòng Quản lý đô thị
10. Thanh tra
11. Uỷ ban Dân số, Gia đình và Trẻ em
12. Văn phòng HĐND và UBND
Các cơ quan này thực hiện chức năng Quản lý Nhà nớc ở địa ph-
ơng, chịu sự chỉ đạo quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND
thị xã. Giải quyết những công việc thuộc thẩm quyền theo quy định của
Bộ, ngành, phân cấp của UBND tỉnh, thị xã, quy chế tổ chức và hoạt
động của cơ quan và các văn bản Pháp luật có liên quan.
Trong đó Văn phòng HĐND-UBND thị xã là cơ quan giúp việc
mang tính tổng hợp và trực tiếp, phục vụ sự quản lý tập trung thống nhất

và sự chỉ đạo điều hành mọi mặt công tác của UBND thị xã.
2. Hoạt động của UBND thị xã Phú Thọ
UBND thị xã làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể
lãnh đạo, cá nhân phụ trách trong từng lĩnh vực công tác đợc phân công.
UBND thị xã họp ít nhất 1 lần/tháng, thảo luận và quyết nghị từng vấn
đề, dự án. Thảo luận tập thể và quyết định theo đa số vấn đề sau:
8
Chơng trình làm việc của UBND
Kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, dự toán ngân sách, quyết toán
ngân sách hàng năm và quỹ dự trữ của địa phơng trình HĐND quyết
định.
Kế hoạch đầu t xây dựng các công trình trọng điểm ở địa phơng
trình HĐND quyết định.
Kế hoạch huy động nhân lực tài chính để giải quyết các vấn đề
cấp bách của địa phơng trình HĐND.
Các biện pháp thực hiện Nghị quyết HĐND về kinh tế xã hội
thông qua báo cáo UBND trớc khi trình HĐND.
Đề án thành lập mới, sát nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn
thuộc UBND và việc thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành
chính ở địa phơng.
Hàng tuần, vào ngày thứ 2, Chủ tịch UBND thị xã giao ban với
các Phó chủ tịch để chuẩn bị nội dung hội nghị UBND, xử lý những vấn
đề còn vớng mắc, những việc mới phát sinh, các Phó chủ tịch báo cáo
nhanh kết quả công tác đã giải quyết trong tuần và những vớng mắc
thuọc lĩnh vực phụ trách, bàn công tác chỉ đạo điều hành tuần kế tiếp.
Công tác thanh tra, kiểm tra việc thực hiện Chỉ thị, Quyết định
của UBND thị xã, chế độ đi cơ sở và tiếp dân, chế độ thông tin báo cáo,
sơ kết, tổng kết tuân theo quy định pháp luật hiện hành.
3. Các mối quan hệ công tác giữa UBND thị xã Phú Thọ với các
tổ chức có liên quan.

3.1. Đối với UBND tỉnh và các Sở, ngành liên quan.
Uỷ ban nhân dân thị xã chịu sự lãnh đạo trực tiếp và toàn diện
của UBND tỉnh, thực hiện đúng chế độ thỉnh thị, báo cáo kịp thời, chính
xác, toàn bộ hoạt động của UBND thị xã đối với tỉnh.
UBND thị xã thực hiện sự chỉ đạo, hớng dẫn, kiểm tra và chấp
hành các quy định của các Sở, ngành của tỉnh, phối hợp giữa ngành và
9
cấp trong việc chỉ đạo, kiểm tra hoạt động của phòng, ban, đơn vị do
tỉnh quản lý trực tiếp đóng trên địa bàn, tích cực tranh thủ sự giúp đỡ
của các Sở, ngành tăng cờng mối quan hệ và hợp tác giữa các đơn vị của
tỉnh với địa phơng.
3.2. Đối với Thị uỷ và các Ban của Thị uỷ.
Uỷ ban nhân dân thị xã chịu sự chỉ đạo toàn diện của Thị uỷ. Căn
cứ vào các Nghị quyết của Trung ơng, của tỉnh, của thị, UBND thị xã
chuẩn bị các đề án kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng đợc Thị uỷ phân
công; thể thế hoá các Nghị quyết của Thị uỷ thành văn bản pháp quy ở
địa phơng để chỉ đạo thực hiện. Trong quá trình chỉ đạo các mặt công
tác của chính quyền, UBND thị xã phải liên hệ và xin ý kiến lãnh đạo
của Thờng trực, Ban Thờng vụ Thị uỷ theo quy chế làm việc của Thị uỷ
theo quy chế làm việc của Thị uỷ và quy chế làm việc của các Ban của
Đảng để đảm bảo sự lãnh đạo của Đảng trong công tác chỉ đạo điều
hành chung của thị xã.
3.3. Đối với HĐND, Thờng trực HĐND, các Ban của HĐND thị
xã và Đoàn đại biểu HĐN tỉnh tại thị xã Phú Thọ.
UBND thị xã cùng với Thờng trực HĐND chuẩn bị nội dung các
kỳ họp của HĐNS thị xã, chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trớc
HĐND thị xã. Các cuộc họp của UBND thị xã mời đại diện Thờng trực
HĐND thị xã tham dự, những nội dung kỳ họp có liên quan đến các Ban
của HĐND thị xã mời Trởng ban tham dự.
Đối với Đoàn đại biểu HĐND tỉnh tại thị xã Phú Thọ, UBND thị

xã cung cấp những thông tin cần thiết của thị xã cho đại biểu HĐND
tỉnh, mời đại diện Đoàn đại biểu tỉnh tại thị xã dự các cuộc họp có liên
quan, trả lời chất vấn của cử tri khi có yêu cầu.
3.4. Đối với các phòng, ban, ngành trực thuộc UBND thị xã và
UBND các xã, phờng.
10
UBND thị xã là cơ quan quản lý Nhà nớc cấp trên trực tiếp của
các phòng, ban và UBND các xã, phờng. Thực hiện sự lãnh đạo quản lý
Nhà nớc đối với toàn bộ hoạt động của các phòng, ban, ngành, các xã,
phờng theo đúng quyền hạn, trách nhiệm và chế độ làm việc của UBND
thị xã.
Các thành viên UBND thị xã đợc phân công theo dõi toàn hoạt
động của một xã, phờng có trách nhiệm tham dự các kỳ họp của UBND
xã, phờng để nắm tình hình và kiểm tra việc thực hiện các Chỉ thị, Nghị
quyết, Quyết định của UBND thị xã.
3.5. Đối với Toà án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân và các cơ
quan ngành dọc của tỉnh.
Đối với các cơ quan trên, Chủ tịch UBND thị xã phối hợp chặt
chẽ trong công tác phòng chống tội phạm, công tác đấu tranh chống
tham nhũng, buôn lậu, lãng phí ở địa phơng, tham gia ý kiến trong quá
trình xem xét giải quyết những vụ việc phức tạp. Phối hợp với các cơ
quan ngành dọc của tỉnh thực hiện các nội dung công tác chuyên môn
của ngành phục vụ mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội của thị xã.
3.6. Đối với Uỷ ban Mặt trân tổ quốc và các đoàn thể nhân dân.
UBND thị xã xây dựng quy chế phối hợp hoạt động và phân công
một đồng chí Phó chủ tịch chịu trách nhiệm quan hệ, tổ chức sự phối
hợp hoạt động giữa các cơ quan quản lý Nhà nớc với Uỷ ban MTTQ,
các đoàn thể nhân dân, các tổ chức xã hội khác trong thị xã.
UBND thị xã tạo điều kiện thuận lợi để Uỷ ban MTTQ của thị xã
và các đoàn thể nhân dân khác tổ chức và động viên nhân dân tham gia

quản lý Nhà nớc, quản lý xã hội.
Chơng ii. Tình hình hoạt động của văn phòng
hđnd ubnd thị xã phú thọ
I. Cơ sở lý luận
11
1. Khái niệm về Văn phòng: Văn phòng là bộ máy của cơ quan,
tổ chức có trách nhiệm thu thập xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho
sự điều hành của lãnh đạo đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ
thuật cho hoạt động chungcủa toàn cơ quan, tổ chức đó.
2. Chức năng của Văn phòng: Văn phòng có hai chức năng nổi
bật là chức năng tham mu, tổng hợp và chức năng hậu cần.
Tham mu là hoạt động tham vấn của văn phòng cho lãnh đạo cơ
quan. Tham vấn là phát hiện ra vấn đề; đa ra các giảI pháp để lãnh đạo
lựa chọn. Tổng hợp là thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động
quản lý. Tổng hợp là để tham vấn dựa trên những thông tin đã đợc xử lý.
Nh vậy tham mu, tổng hợp là hai hoạt động song song đồng thời,
tham mu cần có sự tổng hợp và tổng hợp là để tham mu. Đây là chức
năng đầu tiên và đặc trng của văn phòng với t cách là một bộ phận trợ
giúp đắc lực cho sự điều hành của lãnh đạo.
Chức năng thứ hai gắn liền với hoạt động của văn phòng chính là
chức năng hậu cần. Chức năng này chính là sự đảm bảo các điều kiện
vật chất và kỹ thuật cho cơ quan hoạt động có hiệu quả nhất. Các điều
kiện vật chất nh nhà cửa, phơng tiện, trang thiết bị, tài chính đợc sắp
xếp, quản lý, phân phối và không ngừng đợc bổ sung để cung cấp kịp
thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan tổ chức đó. áp
dụng sao cho chi phí thấp nhất mà đạt hiệu quả cao nhất. Trong đó văn
phòng sẽ dựa trên khả năng tài chính để lập danh sách hàng hoá cũng
nh nhu cầu trong tơng lai; sau đó phân phối sẵp xếp một cách hợp lý
khoa học nhất các điều kiện vật chất kỹ thuật trên cơ sở quy chế quản lý
tài sản của cơ quan.

3. Nhiệm vụ của Văn phòng
Nhiệm vụ cụ thể của văn phòng để thực hiện tốt hai chức năng
trên bao gồm 3 mảng chính:
Thứ nhất là công tác tham mu tổng hợp:
12
Xây dựng chơng trình công tác, bố trí sắp xếp chơng trình làm
việc cho lãnh đạo cũng nh cơ quan theo tháng, quý, năm.
Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó
tổng hợp, báo cáo. Thực hiện nhiệm vụ t vấn văn bản cho thủ trởng, về
nội dung và thể thức. Ghi chép, quản lý hồ sơ tài liệu của các phiên họp
của cơ quan.
Thứ hai là công tác hành chính - tổ chức:
Thực hiện công tác văn th, lu trữ; giải quyết các văn bản, tờ trình.
Quản lý, tổ chức công tác nhân sự nội bộ cơ quan.
Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan, tổ chức trong
công tác th từ, tiếp dân, giữ vai trò là cầu nối giữa cơ quan sở tại với cơ
quan, tổ chức khác. Thờng xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ
công chức văn phòng. Tổ chức công tác thi đua khen thởng.
Thứ ba chính là công tác hậu cần:
Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản; sửa chữa quản lý cơ sở
vật chất, kỹ thuật, phơng tiện làm việc, nhà khách.
Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ; bảo vệ trật
tự, an toàn cơ quan.
Từ đây có thể thấy hoạt động của văn phòng đã giải phóng cho
lãnh đạo khỏi tình trạng sự vụ không đáng có, bảo đảm sự hoạt động
đồng bộ, thống nhất; đảm bảo hoạt động tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ
luật, kỷ cơng; giữ đợc vai trò là đầu mối trong quan hệ công tác với cấp
trên, cấp dới, với các cơ quan, tổ chức khác.
II. Tình hình hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND thị xã
Phú Thọ

1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND-UBND thị xã
Phú Thọ
Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND-UBND thị xã Phú
Thọ đợc quy định tại văn bản Quy định chức năng, nhiệm vụ, mối quan
13
hệ làm việc của Văn phòng HĐND-UBND thị xã Phú Thọ ngày 31
tháng 5 năm 2004 và Quyết định số 570/QĐ-UB ngày 08 tháng 6 năm
2004 của UBND thị xã Phú Thọ.
Theo đó Văn phòng HĐND-UBND thị xã Phú Thọ là bộ máy làm
việc của HĐND và UBND thị xã có chức năng tham mu, tổng hợp, hành
chính quản trị. Phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công
tác của HĐND-UBND thị xã đảm bảo tính thống nhất, liên tục và hiệu
quả.
Những nhiệm vụ mà Văn phòng HĐND-UBND bao gồm:
Xây dựng các chơng trình làm việc của UBND và chủ tịch UBND
thị xã; giúp Thờng trực HĐND-UBND thị xá tổ chức thực hiện chơng
trình làm việc đã đề ra của HĐND-UBND thị xã.
Chuẩn bị trình các kỳ họp HĐND các báo cáo của UBND thị xã;
tổ chức soạn thảo các văn bản do lãnh đạo UBND thị xã giao.
Giúp HĐND, Thờng trực HĐND-UBND thị xã theo dõi, đôn đốc
các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cùng cấp, HĐND-UBND cấp dới
trong việc chuẩn bị các văn bản (bao gồm dự thảo văn bản pháp quy,
các chuyên đề kinh tế -xã hội, văn hoá, y tế, giáo dục, quốc phòng, an
ninh và các vấn đề khác) và tham gia ý kiến về nội dung trong quá trình
soạn thảo các văn bản đó để HĐND, Thờng trực HĐND-UBND thị xã
xem xét, quyết định.
Kiểm tra thủ tục chuẩn bị các văn bản của các cơ quan chuyên
môn thuộc UBND cùng cấp và UBND cấp dới trình UBND thị xã quyết
định hoặc để UBND trình cấp có thẩm quyền quyết định.
Bảo đảm việc thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thông tin đợc th-

ờng xuyên, kịp thời, chính xác phục vụ cho công tác chỉ đạo của
HĐND, Thờng trực HĐND-UBND, các Ban của HĐND, thực hiện chế
độ thông tin báo cáo lên các cơ quan Nhà nớc cấp trên theo quy định.
14