Vai trò của công tác lưu trữ trong nền hành chính nhà nước

VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ
TRONG NỀN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

LÃ THỊ DUYÊN
Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước

Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Nhà nước ta luôn coi công tác này là một
ngành hoạt động trong công tác quản lý nhà nước đồng thời là mắt xích
không thể thiếu trong bộ máy quản lý của mình. Ngày nay, những yêu cầu
mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ có vai
trò đặc biệt quan trọng đối với các các lĩnh vực của đời sống xã hội bởi
thông tin trong tài liệu lưu trữ là loại thông tin có độ tin cậy cao do nguồn
gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý và tính chất làm bằng chứng lịch sử
của tài liệu lưu trữ quy định. Vai trò của công tác lưu trữ đối với hoạt
động quản lý hành chính nhà nước được thể hiện trên những khía cạnh cụ
thể sau:
1. Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể
chế hành chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực
của hệ thống thể chế hành chính.
Thứ nhất, việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn
bản quản lý nhà nước có thể từ nhiều nguồn khác nhau nhưng nguồn thông
tin từ tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng vì tính chính xác, độ tin cậy cao,
thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm. Vai trò quan trọng của tài liệu lưu trữ thể
hiện ngay khi định hướng nội dung, xác định nhu cầu ban hành văn bản
quản lý nhà nước cần phải nghiên cứu các chủ trương, đường lối của Đảng
liên quan đến vấn đề đó thông qua các tài liệu lưu trữ. Nghiên cứu hệ thống
văn bản quản lý nhà nước đã quy định về cùng vấn đề đó, để xác định vấn
đề đã được điều chỉnh, giải quyết chưa, điều chỉnh, giải quyết bằng cách
nào, hiệu quả như thế nào, nhằm bảo đảm tính hệ thống, tính khả thi, sát hợp
với thực tế của văn bản. Nghiên cứu thực trạng xã hội được phản ánh qua

các tài liệu lưu trữ để văn bản đang soạn thảo phù hợp với thực tế phát triển
của đời sống xã hội... vì rằng toàn bộ nguồn thông tin văn bản sử dụng để
nghiên cứu đều đã qua các khâu xử lý nghiệp vụ của công tác lưu trữ: thu
thập, tra tìm, lựa chọn, tổ chức khai thác sử dụng văn bản.
Thứ hai, dựa trên những thông tin được lưu trữ để nghiên cứu tìm ra
quy luật vận động, từ đó dự báo về xu hướng phát triển của vấn đề trong
tương lai, nhất là sự vận động của đối tượng chịu sự tác động của văn bản
đang soạn thảo; tìm hiểu đối tượng của văn bản đã hiểu và quan tâm, chờ
mong gì về vấn đề đó; dự đoán phản ứng của họ khi nhận được văn bản...Từ
đó tìm ra cách thức tác động phù hợp với quy luật vận động của đời sống xã
hội và định hướng
Thứ ba, cùng với việc nghiên cứu các văn bản pháp luật hiện hành,
trong quá trình xây dựng một văn bản, cần phải nghiên cứu pháp luật liên
quan đến nội dung văn bản của giai đoạn trước, nhằm đánh giá những thành
công, thất bại của từng văn bản, từng quy định; tìm hiểu nguyên nhân để kế
thừa những hạt nhân hợp lý, phát huy giá trị tích cực, hạn chế đến mức thấp
nhất những tác động tiêu cực, những thiệt hại có thể xảy ra cho xã hội của
văn bản mới. Khi ban hành văn bản áp dụng pháp luật, phải tiến hành
nghiên cứu hệ thống các quy phạm pháp luật đã được ban hành (hệ thống
các văn bản đó được lưu giữ ở lưu trữ hiện hành là phổ biến) để bảo đảm
văn bản áp dụng pháp luật đó là đúng thẩm quyền, và có nội dung phù hợp
với pháp lụật hiện hành.
Quá trình thu thập thông tin từ tài liệu lưu trữ không qua nhiều khâu
trung gian, được thực tiễn kiểm nghiệm, nguồn thông tin diện rộng, phong
phú, nhanh chóng, tiết kiệm sẽ phục vụ đắc lực cho việc xây dựng hệ thống
thể chế nền hành chính nhà nước. Như vậy, làm tốt các khâu nghiệp vụ của
công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cho hoạt động hệ thống hoá pháp luật
(tập hợp hoá và pháp điển hoá) được tốt, góp phần loại bỏ những quy phạm
lỗi thời, làm giảm sự chồng chéo giữa các văn bản quy phạm pháp luật, nâng
cao chất lượng, hiệu quả cho hệ thống thể chế nền hành chính nhà nước, bảo

đảm cung cấp thông tin cho hoạt động xây dựng hệ thống văn bản quy phạm
pháp luật nói riêng và văn bản quản lý nhà nước nói chung.
2. Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và
hành chính, văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động của nền
hành chính nhà nước, thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện công cuộc cải cách
hành chính.
Quá trình hình thành văn bản từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản
đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử có mối quan hệ chặt chẽ,
phụ thuộc, thúc đẩy nhau. Điều đó được thể hiện:
- Tất cả các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc hành
chính trên mọi lĩnh vực của nhà nước hàng ngày, hàng giờ đều gắn liền với
văn bản, điều đó cũng có nghĩa là gắn liền việc tổ chức sử dụng văn bản nói
riêng, với công tác lưu trữ nói chung. Trong quá trình xây dựng quy hoạch,
kế hoạch, nhất thiết phải có nghiên cứu thực trạng vấn đề đó ở giai đoạn
trước để đúc rút kinh nghiệm, tìm ra nguyên nhân làm cho công việc thành
công hay không thành công, từ đó đưa ra nhiệm vụ, kế hoạch sát hợp với
thực tế. Như vậy, hệ thống văn bản quản lý vừa là phương tiện vừa là sản
phẩm của hoạt động quản lý nhà nước, đồng thời cũng là thành phần tài liệu
chủ yếu của Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý và chính xác nhất
cho hoạt động quản lý nhà nước, khắc phục tệ quan liêu, nâng cao hiệu quả
của quản lý nhà nước. Công tác lưu trữ góp phần vào việc thực hiện cải
cách thủ tục hành chính, xây dựng một nền hành chính hiện đại, tiên tiến. Cơ
quan quản lý nhà nước không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết
định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công dân nếu không có
đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ. Thực hiện tốt công tác lưu trữ,
công văn, giấy tờ là một trong những điều kiện để thực hiện cải cách thủ tục
hành chính của các cơ quan đơn vị. Công việc của một cơ quan, một xí
nghiệp được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công
văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn

thận hay không.
3. Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật,
bảo vệ thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của công
dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa. Sử dụng thông tin từ
văn bản quản lý nhà nước để theo dõi, điều hành và kiểm tra công việc trong
cơ quan một cách khoa học, có hệ thống, có căn cứ chính xác. Kiểm tra là
điều kiện tất yếu để bảo đảm cho hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước có
hiệu quả. Trong điều kiện hiện nay, một trong những nội dung quan trọng
của cải cách thiết chế bộ máy hành chính nhà nước là thực hiện phân cấp
thẩm quyền, trách nhiệm giữa các ngành, các cấp chính quyền, hoạt động
kiểm tra càng có ý nghĩa to lớn. Nhờ công tác kiểm tra có thể phát hiện,
phòng ngừa, ngăn chặn, xử lý kịp thời thiếu sót trong tổ chức và hoạt động
của bộ máy nhà nước nhằm bảo đảm trật tự quản lý nhà nước trong mọi lĩnh
vực, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước.
Hồ sơ tài liệu lưu trữ là chứng cứ chân thực có độ chính xác cao để
các cấp có thẩm quyền tiến hành kiểm tra tiến độ, sự phù hợp, đúng đắn của
quá trình giải quyết công việc, từ đó kiểm tra, đánh giá hoạt động của các cơ
quan trong bộ máy nhà nước. Nó có vai trò quan trọng bậc nhất trong việc
xem xét các hành vi hành chính trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản
lý của các cơ quan, là cơ sở quan trọng để giải quyết các tranh chấp giữa các
cơ quan, tổ chức, cá nhân, giải quyết các quan hệ pháp lý trong quản lý hành
chính. Đại đa số các văn bản áp dụng pháp luật được ban hành trên cơ sở
pháp luật hiện hành, tuy nhiên, có trường hợp phải áp dụng quy phạm đã hết
hiệu lực tại thời điểm áp dụng pháp luật nhưng có hiệu lực tại thời điểm xảy
ra hành vi vi phạm pháp luật hành chính. Vậy, trong trường hợp này, không
thể không nghiên cứu pháp luật ở giai đoạn trước. 4. Thực hiện tốt công tác
lưu trữ góp phần thực hiện một nền hành chính phát triển, hiện đại hướng tới
phục vụ nhân dân và ngày càng mở rộng quyền công dân.
Mục tiêu của công tác lưu trữ là phục vụ nhu cầu sử dụng, tiếp cận
với thông tin quá khứ của toàn xã hội, tạo điều kiện để mọi cơ quan, tổ

chức, nhân dân tiếp cận, sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích chính đáng
của mình. Ngày nay, đặc biệt trong nền kinh tế tri thức phát triển, con người
càng nhận thức rõ hơn về giá trị của thông tin thì nhu cầu được tiếp cận và
khai thác thông tin sẽ ngày một tăng lên. "Quyền được thông tin" là một
quyền cơ bản của công dân mang tính Hiến định, điều đó đã đặt ra trách
nhiệm cho ngành lưu trữ, là đảm bảo "quyền được tiếp cận và khai thác
thông tin từ tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân" -Điều 7 Pháp
lệnh Lưu trữ quốc gia.
5. Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu khoa học
quản lý, ngày càng nâng cao trình độ quản lý nhà nước.
Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng quý giá, phản ánh được
toàn cảnh bức tranh về văn minh quản lý nhà nước, là thước đo trình độ
quản lý trong mỗi thời kỳ lịch sử ở mỗi quốc gia. Với ý nghĩa đó, tài liệu lưu
trữ góp phần quan trọng ghi lại và truyền bá cho thế hệ mai sau những
truyền thống văn hoá quản lý, kinh nghiệm quản lý nhà nước qua nhiều thế
hệ, từ đó phát huy, kế thừa những giá trị tốt, học tập để nâng cao trình độ
quản lý qua các thế hệ. Tài liệu lưu trữ trải qua các thế hệ, giúp con người
tìm ra những phát minh mới trong quản lý, rút ngắn thời gian, tiết kiệm tiền
của, thúc đẩy nhanh sự phát của khoa học quản lý và ứng dụng thành công,
nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước.
Với ý nghĩa, vai trò to lớn của mình, đặc biệt là tiềm năng về thông
tin quá khứ và thông tin dự báo của tài liệu lưu trữ, tổ chức tốt công tác lưu
trữ góp phần tạo ra một nền công vụ có hiệu quả, góp phần xây dựng một
nền hành chính hiện đại. Quan tâm làm tốt công tác lưu trữ, phục vụ cung
cấp kịp thời thông tin sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành
chính nhà nước được thông suốt. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo
dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó kiểm tra, đúc rút kinh
nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng,
hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành
chính nhà nước ở nước ta hiện nay.

Một vài nhìn nhận về công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan nhà nước tại thành
phố Đà Nẵng hiện nay
Thứ ba, Ngày 15 Tháng 12 Năm 2009 11:06
Qua bài viết “Một vài suy nghĩ về công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt
động quản lý hành chính hiện nay” kỳ trước, có thể thấy công tác văn
thư lưu trữ chiếm một vị trí và vai trò quan trọng trong hoạt động
quản lý hành chính nhà nước. Tuy nhiên hiện nay, công tác văn thư,
lưu trữ vẫn chưa phát huy được hết những vai trò và ý nghĩa vốn có
của nó. Trong khi nhiều cơ quan, đơn vị nhà nước làm rất tốt thì vẫn
còn một số cơ quan, đơn vị gặp nhiều khó khăn trong việc triển khai thực hiện các nội dung
liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ.

Có thể thấy, một số cơ quan, đơn vị vẫn còn chưa thực hiện lập hồ sơ công việc, gây khó
khăn cho việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. Việc ban