khi công nghệ thông tin càng phát triển cho phép nhân viên có thể làm việc bất kỳ nơi đâu và bất kỳ lúc nào, như vậy chức năng tổ chức có còn là chức năng quản lý quan trọng không tại sao

Đề tài chức năng tổ chức của quản trị
MỤC LỤC
Mục lục 1
Dẫn nhập 2
Vấn đề 3. Vai trò của chức năng tổ chức 22
1. Đặt vấn đề 22
2. Vai trò của chức năng tổ chức 22
3. Giải quyết vấn đề 26
Danh mục tài liệu tham khảo 30
Danh sách nhóm 31
DẪN NHẬP
Ngày nay, xu thế toàn cầu đang hướng đến việc phát triển nền kinh tế thị trường,
Việt Nam cũng đang nỗ lực phát triển để hội nhập vào nền kinh tế thế giới. Nhà nước đã
ban hành nhiều chính sách ưu đãi nhằm khuyến khích các nhà đầu tư trong nước và quốc
tế tham gia đầu tư vào nền kinh tế nước nhà, hệ quả tất yếu của chính sách này là rất
nhiều doanh nghiệp sẽ được thành lập. Mặt tích cực của hệ quả này là làm cho nền kinh
tế thị trường ở Việt Nam ngày càng đa dạng, phong phú với nhiều doanh nghiệp với quy
mô lớn nhỏ, nhiều ngành nghề sản xuất kinh doanh mới được ra đời. Tuy nhiên, nó cũng
có mặt hạn chế. Khi nền kinh tế thị trường càng phát triển thì mức độ cạnh tranh giữa các
doanh nghiệp với nhau ngày càng quyết liệt. Theo thống kê, mỗi ngày có hàng trăm
doanh nghiệp lâm vào tình trạnh phá sản, không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ bãn
lĩnh để tồn tại trong môi trường cạnh tranh khắc nghiệt này. Chỉ có những doanh nghiệp
có chiến lược phát triển đúng đắn thì mới có khả năng trụ vững lâu dài. Để đạt được
thành quả đó không thể không nhắc đến vai trò quan trọng của các nhà quản trị doanh
nghiệp. Hoàn cảnh kinh tế đòi hỏi họ phải nâng cao nhận thức sao cho quản lý tổ chức
thật hiệu quả. Năng lực của cấp quản trị trong một doanh nghiệp được thể hiện rõ nét
nhất thông qua các quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. Mỗi quá trình
đều có vai trò rất quan trọng, quyết dịnh sự tồn tại của công ty và giữa chúng có mối
quan hệ rất chặt chẽ. Tổ chức là một trong các quá trình của quản trị. Bất cứ một doanh
nghiệp nào cũng phải có tổ chức, nó là sự liên kết nội bộ giữa các bộ phận trong công ty,
làm nên một thể thống nhất tạo điều kiện thuận lợi cho nhà quản trị dễ dàng nắm bắt tình

hình để lãnh đạo và kiểm soát. Trong bối cảnh kinh tế, văn hóa, xã hội ngày càng phát
triển như hiện nay, nhà quản trị cần phải xác định việc làm thế nào để tổ chức một mô
hình vừa thống nhất, đem lại hiệu quả hoạt động cao và vừa phải linh động sao cho bắt
kịp với xu hướng phát triển của thời đại, đặc biệt khi trình độ khoa học kỹ thuật, công
nghệ thông tin phát triển như hiện nay. Nhận thức được tầm quan trọng của chức năng
quản trị tổ chức đối với sự phát triển của một doanh nghiệp nên nhóm chúng tôi đã
nghiên cứu một số vấn đề về quá trình tổ chức sau đây.
Đề tài chức năng tổ chức của quản trị
VẤN ĐỀ 3: KHI CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CÀNG PHÁT TRIỂN CHO
PHÉP NHÂN VIÊN CÓ THỂ LÀM VIỆC BẤT KỲ NƠI ĐÂU VÀ BẤT KỲ LÚC
NÀO, NHƯ VẬY CHỨC NĂNG TỔ CHỨC CÓ CÒN LÀ CHỨC NĂNG QUẢN
LÝ QUAN TRỌNG KHÔNG? TẠI SAO?
1. Đặt vấn đề
Ngày nay, khái niệm làm việc không còn giới hạn là đến công sở làm việc. Nếu
như trước đây, nhân viên phải đến công sở đúng giờ và làm việc hết công suất trong tám
giờ đồng hồ, thì sự phát triển của công nghệ thông tin hiện đại đã cho phép nhân viên linh
hoạt hơn trong việc làm ở đâu, làm khi nào. Việc làm việc không ràng buộc thời gian và
không gian này đã tạo ra sự thoải mái hơn cho các nhân viên, sự chủ động hơn trong giải
quyết tình huống cũng như sự sáng tạo hơn trong việc quản lý quỹ thời gian của chính
mình. Tuy nhiên, vấn đề đặt ra là việc các nhân viên không làm việc tại trụ sở công ty,
không được sự giám sát trực tiếp của tổ chức, của cấp trên và của đồng nghiệp có đảm
bảo được hiệu suất cũng như kết quả công việc hay không? Và liệu rằng trong trường hợp
này, xét về mặt bản chất, chức năng tổ chức có còn là chức năng quản lý quan trọng nữa
hay không?
2. Về vai trò của chức năng tổ chức
Đề tài chức năng tổ chức của quản trị
Nếu như tầm quan trọng của công tác lập kế hoạch được thể hiện ở việc xác định
mục tiêu và phương án hành động thì chức năng tổ chức thể hiện tầm quan trọng của nó ở
việc biến những mục tiêu thành hiện thực. Tất cả các quyết định quản lý, kế hoạch, hoạt
động lãnh đạo và kiểm tra sẽ không thành hiện thực nếu không biết tổ chức thực hiện một

cách khoa học. Vai trò của chức năng tổ chức thể hiện ở những phương diện cơ bản sau:
Thứ nhất, thực hiện tốt chức
năng tổ chức trong việc xây dựng
bộ máy sẽ đảm bảo được nề nếp,
nhịp nhàng trong phối hợp giữa các
bộ phận, đảm bảo tính kỷ luật, phát
huy được sở trường của mỗi cá
nhân và mỗi bộ phận trong tổ chức.
Ngược lại, khi bộ máy tổ chức
không được thiết kế phù hợp có thể
làm cho các hoạt động của tổ chức
kém hiệu quả và gặp nhiều khó
khăn.
Đồng thời, trong việc phân công công việc, nếu bố trí, sắp xếp sai nhân lực sẽ lãng
phí nguồn lực của tổ chức (nhân lực, vật lực, tài lực,… ), đánh mất cơ hội, làm cho tổ
chức bị suy yếu. Điều này là dễ hiểu trong thời đại hiện nay, khi sự chuyên môn hóa đang
ngày càng được chú trọng và nhân lực không chờ đợi sự thay đổi của tổ chức.
Từ đây, chúng ta có thể thấy vai trò to lớn của chức năng tổ chức trong hoạt động
quản lý là:
− Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý cùng với cơ chế vận hành, phối hợp
giữa các bộ phận.
Đây là một vai trò quan trọng của chức năng tổ chức. Một công việc hoặc dự
án muốn thực hiện phải có một cơ chế vận hành. Muốn cơ chế đó vận hành được cần phải
có những nhà quản trị có năng lực và hình thành nên bộ máy quản lý tốt. Đây là điều kiện
cần để các bộ phận trong doanh nghiệp làm việc theo những kế hoạch mà các nhà quản trị
đã hoạch định từ trước. Nếu bộ máy quản trị không tốt, nếu người quản trị không có khả
năng quản lý thì xét ở khía cạnh khách quan, họ không thể nào động viên, đốc thúc nhân
viên làm việc tốt được.
Cơ chế vận hành và sự phối hợp giữa các phòng ban cũng là một yếu tố quan
trọng. Trên thực tế, nếu các bộ phận không thống nhất trong kế hoạch làm việc thì việc

chờ đợi giữa các công đoạn sẽ là một lực cản to lớn đối với quá trình phát triển của doanh
nghiệp.
Đề tài chức năng tổ chức của quản trị
Từ đó, chức năng tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả
hoạt động, giảm tối đa sự lãng phí trong việc vận hành hoạt động của bộ máy tổ chức.
− Nhằm phát huy cao nhất các tiềm năng và khả năng của từng thành viên.
Việc phân công chính xác con người và
công việc sẽ phát huy được cao nhất tiềm năng của
mỗi người. Điều này tạo nên một áp lực không nhỏ
đối với công tác tổ chức trong việc sắp xếp nhân
lực đúng người đúng việc. Qua công tác tuyển
dụng và qua quá trình làm việc, nhiệm vụ của nhà
quản trị là hiểu được những điểm mạnh, điểm yếu
của nhân viên, lên phương án sử dụng tối đa thế
mạnh của họ. Bên cạnh đó, việc động viên, khen
thưởng cho nhân viên cũng cần phải được quan tâm
đúng mực. Điều này tạo nên một tâm lý hài lòng và
an tâm của nhân viên để họ tiếp tục đóng góp cho
tổ chức.
− Phối hợp các sức mạnh riêng lẻ thành một hợp lực.
Tổ chức tạo ra sự thống nhất, sự hợp tác (bộ phận,
cá nhân với nhau, giữa các nguồn lực, các mục tiêu)
tạo nên tính trội của hệ thống. Nhờ có công tác tổ
chức mà các hoạt động của các bộ phận khác nhau
không bị chồng chéo lên nhau, và xác định được
mối liên hệ và kết hợp giữa các bộ phận đó trong
quá trình thực hiện mục tiêu.
Thông qua chức năng tổ chức, chủ thể quản lý sẽ liên kết hoạt động của các cá
nhân, bộ phận và các hoạt động thành một thể thống nhất nhằm thực hiện mục tiêu chung
của tổ chức hiệu quả hơn.

Việc liên kết hoạt động này có nghĩa thông qua chức năng tổ chức, người quản lý
sẽ phân công công việc phù hợp cho từng các cá nhân, từng bộ phận phòng ban. Các
công việc này tuy có tính chuyên môn nhưng không chuyên biệt vì đều là những công
đoạn trong quá trình hoạt động và đều hướng đến một mục đích chung là sự thành công
của tổ chức.
− Đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả của hoạt động quản lý.
Đề tài chức năng tổ chức của quản trị
Thông qua quá trình phân công công việc và xác định mối quan hệ trong công việc
giữa các bộ phận sẽ làm cho hiệu lực của các quyết định quản lý được nâng cao. Tính
hiệu lực của các quyết định quản lý thể hiện ở việc nhà quản lý có tiếng nói như thế nào
trong tổ chức, và việc xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn của từng bộ phận. Đối với hiệu
quả của hoạt động quản lý, đây được xem như kết quả của một quá trình mà khách thể
chính là hoạt động của từng bộ phận, từng cá nhân cụ thể trong tổ chức. Vì thế, để đạt
được sự hiệu quả trong công việc, nhất thiết tổ chức cần xây dựng cơ chế hoạt động thích
hợp với nội dung hoạt động, với văn hóa doanh nghiệp và với từng giai đoạn phát triển
của xã hội. Trong đó, việc quản lý nhân viên là vấn đề vô cùng quan trọng.
Việc quản lý nhân viên được thể hiện rõ nhất qua chế độ làm việc của tổ chức mà
trong đó thời gian làm việc và hình thức làm việc là vấn đề trung tâm. Tùy theo văn hóa
của từng tổ chức, tùy theo đặc điểm của từng vùng và xu hướng của từng thời kỳ mà nhà
quản trị lựa chọn những phương thức làm việc riêng cho tổ chức của mình. Nhìn chung,
có hai hình thức làm việc của một tổ chức: làm việc tập trung tại trụ sở và làm việc từ xa
(bên ngoài công sở).
Đề tài chức năng tổ chức của quản trị
Làm việc tại công sở là hình thức làm việc truyền thống với tính ổn định về mặt
thời gian và thống nhất về mặt không gian. Với hình thức làm việc này, lãnh đạo có sự
thuận tiện trong việc quản lý nhân viên cụ thể, chi tiết trong
suốt quá trình lao động. Với môi trường lao động ổn định,
hình thức làm việc này tạo nên một cộng đồng thu nhỏ của
một tổ chức, nơi mà ở đó, nhân viên cùng nhau làm việc,
cùng nhau trao đổi và cùng nhau tạo ra những điều thú vị.

Tuy nhiên, hình thức này không thể tránh khỏi những hạn
chế. Đối với những nhân viên sinh sống xa nơi làm việc, quá
trình đi lại và khoảng thời gian hao tốn là một khó khăn thực
tế. Mặt khác, ở một số nơi, một số nền văn hóa, sự bó buộc
không gian làm việc trong một nơi cụ thể không được ưa
chuộng. Và cùng với sự phát triển của những phương tiện giao tiếp hiện đại, tùy tính chất
của một số công việc, hình thức làm việc từ xa đã ra đời.
Làm việc từ xa là hình thức làm việc hiện đại có sự hỗ trợ to lớn từ sự phát triển
của công nghệ thông tin. Đó là hình thức làm việc mà không bắt buộc nhân viên phải
đến trụ sở công ty vào đúng thời gian và lịch trình quy định. Với hình thức này, nhân viên
có thể làm việc tại nhà, tại quán cà phê hoặc bất cứ địa điểm nào mà họ cảm thấy thuận
tiện. Việc cho phép các nhân viên làm việc từ xa dường như làm tăng năng suất làm việc,
củng cố lòng trung thành và tạo sự hài lòng trong công việc của nhân viên, đồng thời
giảm đáng kể lượng nhân viên xin thôi việc. Ngoài ra, bản thân những nhân viên làm việc
từ xa cũng khẳng định rằng hình thức này giúp họ giữ được cân bằng giữa công việc và
các trách nhiệm riêng tư.
Tuy nhiên, việc để nhân viên làm việc từ xa thật sự là một quyết định khó khăn
đối với những nhà quản trị. Bởi vì việc cho phép nhân viên làm việc từ xa cũng đồng
nghĩa với việc làm tăng thêm trách nhiệm quản lý, kiểm soát của những nhà quản trị.
3. Giải quyết vấn đề
Ngày nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của Internet không dây là các thiết bị di
động hiện đại, website, hộp thư cá nhân, mạng nội bộ (LAN),… Do vậy, số lượng nhân
viên lưu động và làm việc từ xa ngày càng có xu hướng tăng cao. Theo một thống kê của
hãng Nemertes Research, tại châu Âu và châu Mỹ, cứ 10 nhân viên thì có đến 9 nhân
viên thường xuyên làm viên tại các địa điểm ngoài trụ sở chính của công ty. Tuy nhiên,
có từ 40% đến 70% các nhân viên làm việc tại các địa điểm này chịu sự giám sát từ xa
của các nhà quản lý. Điều này có nghĩa rằng, dù cho nhân viên có làm việc ở nơi nào
ngoài trụ sở thì chức năng tổ chức vẫn luôn tồn tại chức năng quản lý. Và thậm chí, khi
nhân viên không làm việc tại trụ sở công ty thì sự quản lý này là cần thiết hơn bao giờ
hết.

Đề tài chức năng tổ chức của quản trị
Theo xu hướng phát triển của xã hội, từ những thành tựu khoa học công nghệ và
cụ thể là công nghệ thông tin, môi trường làm việc của con người cũng dần có sự biến
đổi. Nếu như trước đây, đa phần nhân viên phải đến trụ sở công ty làm việc tám giờ đồng
hồ trong một không gian cụ thể thì giờ đây, con người có thể linh hoạt hơn khi được làm
việc ở bất kỳ nơi nào họ muốn, và đặc biệt là làm việc tại nhà.
Theo thống kê được trang bị bởi Hiệp hội CNTT (CompTIA), 67% những người
tham gia thống kê đã nói rằng tổ chức của họ thấy năng suất làm việc của các nhân viên
tốt hơn khi cho phép các nhân viên của mình làm việc từ xa, có thể full – time (toàn thời
gian) hoặc part –time (bán thời gian). Lý do chính cho việc tăng
năng suất này là không tốn thời gian đi lại.
Tuy nhiên, điều này không đồng nghĩa với việc công ty sẽ
không quản lý công việc của họ. Trong một chừng mực nào đó,
việc quản lý một nhân viên làm việc từ xa là rất khó. Tuy nhiên,
công nghệ thông tin hiện đại đã tạo ra nhiều phương tiện hữu ích
trong việc quản lý này.
Xét về bản chất, việc làm việc từ xa không ảnh hưởng đến
vai trò của chức năng tổ chức. Chức năng tổ chức vẫn là chức năng quản lý quan trọng.
Điều này thể hiện ở những điểm sau đây:
Thứ nhất, về vai trò xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý cùng với cơ chế vận
hành, phối hợp giữa các bộ phận. Việc làm việc từ xa không có nghĩa là không có sự phối
hợp giữa các bộ phận. Về bản chất, làm việc từ xa là làm việc thông qua kênh thông tin
trực tuyến, tuy không gặp mặt trực tiếp một cách thường xuyên nhưng những sự liên kết
giữa các nhân viên, sự hợp tác giữa các phòng ban vẫn luôn được duy trì ở mức tốt nhất.
Đối với bộ máy quản lý, không những cần đến bộ máy quản lý, mà thậm chí cơ chế cũng
như là phương thức quản lý trong trường hợp này cần phải được đẩy mạnh và hoàn thiện
ở mức độ cao hơn nữa. Có như thế thì vai trò quản trị cũng như chức năng tổ chức mới có
thể phát huy được hết tầm quan trọng của mình.
Thứ hai, vai trò phát huy tối đa tiềm năng, khả năng của bản thân. Nếu như
phương thức làm việc truyền thống tại công sở bó hẹp nhân viên trong một khuôn khổ

nhất định thì làm việc từ xa chính là điểm ưu trên vấn đề phát triển tối đa khả năng cá
nhân. Xét trên khía cạnh tâm lý, phần lớn nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái hơn nếu được
làm việc trong một môi trường tự do và do chính mình linh hoạt sắp đặt. Đứng trên
Đề tài chức năng tổ chức của quản trị
phương diện này, có thể khẳng định rằng, việc làm việc từ xa thông qua các phương tiện
công nghệ thông tin hiện đại tạo nên một môi trường làm việc tự nhiên hơn và thoải mái
hơn cho chính bản thân từng nhân viên. Điều này nói lên một điều rằng, việc làm việc từ
xa của các nhân viên đã góp phần tích cực trong việc phát huy khả năng và tài năng của
từng cá nhân, giúp thực hiện có hiệu quả hơn vai trò thứ hai của chức năng tổ chức.
Thứ ba, phối hợp các sức mạnh riêng lẻ thành một hợp lực. Với nhìn nhận ban đầu
có vẻ như vai trò này bị hạn chế rất nhiều khi thực hiện phương thức làm việc từ xa. Vì
công việc nhóm đa phần chỉ hiệu quả khi có sự làm việc trực tiếp giữa các thành viên,
điều mà khó có thể thực hiện đối với phương thức làm việc từ xa này. Tuy nhiên, sự phát
triển của công nghệ thông tin đã cho ta lời giải cho những khó khăn này.
Ngày nay, các công cụ làm việc nhóm online với các tính năng nổi trội, hữu ích và
ổn định đã ngày càng được ưa chuộng. Ta có thể nhắc tới công cụ chat nhóm Skype,
group làm việc trên gmail,… Những công cụ công nghệ thông tin này ngày càng được
hoàn thiện về mặt tính năng và hỗ trợ ngày càng to lớn đối với công việc của các nhóm
làm việc trực tuyến. Với những tính năng gọi thoại và gọi hình ảnh, những yêu cầu tương
tự một cuộc họp mặt trực tiếp đã được đảm bảo. Ngoài ra, việc họp trực tuyến thông qua
skype, gmail còn giúp tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại và cả những chi phí về mặt hình
thức cho những buổi họp mặt trực tiếp. Từ đó, ta có thể khẳng định rằng vấn đề làm việc
từ xa thông qua các kênh thông tin mạng không làm ảnh hưởng đến chức năng tổ chức và
đặc biệt là chức năng phối hợp nhóm làm việc và tận dụng sức mạnh của tập thể.
Thứ tư, vai trò đảm bảo tín hiệu quả hoạt động quản trị của chức năng tổ chức
cũng được giải quyết trong trường hợp nhân viên làm việc từ xa. Trên thực tế, không ít
các nhà quản trị không ủng hộ phương thức làm việc này. Vì chính nó, vô hình dung đã
hạn chế đi tầm quản lý của những nhà quản trị này.
Con người ta ai ai cũng muốn đặt lợi ích cá nhân lên hàng đầu, và luôn ưu tiên
thực hiện những việc mà họ cảm thấy thích thú. Nhìn lại phương thức làm việc từ xa, khi

mà nhân viên được tự do trong quá trình làm việc mà không phải chịu sự giám sát chi ly
Đề tài chức năng tổ chức của quản trị
từ những người đứng trên họ, thì bên cạnh những công việc mà họ buộc phải thực hiện
trong một thời gian hạn định, còn có những công việc mang tính chất sinh hoạt riêng tư.
Trong trường hợp này, nếu may mắn sẽ tạo ra sự đồng thuận, nâng cao hiệu quả giải
quyết công việc, còn không sẽ ảnh hưởng, thậm chí đánh mất tính hiệu quả trong công
việc.
Người lãnh đạo luôn mong muốn nhân viên của mình làm việc chăm chỉ, đúng giờ
và hiệu quả cao. Nhưng để quản lý một đội ngũ nhân viên, nhất là khi họ lại không bị bó
buộc và nhất thiết phải có mặt tại văn phòng làm việc là một điều không hề đơn giản.
Vậy làm thế nào để quản lý những nhân viên này một cách có hiệu quả nhất? Đây đều là
một câu hỏi không dễ có câu trả lời.
Điều mà các nhà quản trị cần thực hiện trong trường hợp này là đảm bảo và tạo
cho đội ngũ nhân viên làm việc từ xa đều có cùng nhận thức và cách làm đáp ứng những
mục tiêu kinh doanh của công ty. Hãy bắt đầu bằng việc phát thảo các chính sách cho các
hoạt động từ xa, tập trung vào đội ngũ nhân viên làm việc trong môi trường này. Theo đó,
cần có những quy định cụ thể về hoạt động đào tạo, các quy tắc truyền văn bản (file), gửi
thư điện tử (email) và sàng lọc thông tin. Xây dựng khung chương trình hoạt động trong
ngắn hạn và dài hạn, cập nhập hàng ngày trên mạng nội bộ và xây dựng chế độ báo cáo
công việc định kỳ,…
Nói tóm lại, theo sự phát triển đi lên của xã hội, mỗi tổ chức, doanh nghiệp cần
phải thích nghi với những sự thay đổi này. Hình thức làm việc từ xa tuy còn rất mới tuy
nhiên đã ngày càng thể hiện những điểm mạnh của mình. Do sự hạn chế về nhiều mặt,
quá trình quản lý nhân viên làm việc trong trường hợp này còn gặp rất nhiều khó khăn và
thách thức. Tuy nhiên, phải khẳng định một điều rằng hình thức làm việc mọi lúc mọi nơi
thông qua công nghệ thông tin hiện đại này không hề phủ đinh vai trò quản lý của chức
năng tổ chức. Mặt khác, chính những điểm mới này đã là một động lực, một yêu cầu thúc
đẩy các nhà quản trị suy nghĩ, tìm tòi và đưa ra các phương án quản lý nhân sự thích hợp
và theo hướng hoàn thiện hơn.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Đề tài chức năng tổ chức của quản trị
- Giáo trình Quản trị học Trường đại học kinh tế quốc dân ( khoa Khoa học quản
lý).
- Giáo trình Quản trị học Trường đại học kinh tế TP.HCM.
- Tài liệu học tập Quản trị học – Giảng viên Đỗ Văn Khiêm.
- www.taileu.vn
- www.12manager.com
-
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN




Đề tài chức năng tổ chức của quản trị