khi công nghệ thông tin càng phát triển cho phép nhân viên có thể làm việc bất kỳ nơi đâu bất kỳ lúc nào, như vậy chức năng tổ

1) Khi công nghệ thông tin càng phát triển cho phép nhân viên có thể làm việc bất kỳ nơi
đâu bất kỳ lúc nào, như vậy chức năng tổ chức còn là chức năng quản lý quan trọng
không? Tại sao?
Câu 1: Chức năng tổ chức là một quá trình bao gồm nhiều nội dung có mối liên hệ chặt
chẽ và tác động lên nhau:
 Là những hoạt động thiết kế, xây dựng và hoàn thiện mô hình, cơ cấu tổ chức.
 Xây dựng các nguyên tắc và thủ tục hoạt động nhằm đảm bảo cơ cấu hoạt động
hiệu quả.
 Xác lập mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận
nhằm đảm bảo cho tổ chức vận hành ổn định, chính xác và hiệu quả.
Khi công nghệ thông tin càng phát triển cho phép nhân viên có thể làm việc bất kỳ nơi
đâu và bất kỳ lúc nào. Ưu điểm của làm việc từ xa là các khoản tiết kiệm từ việc cắt giảm
chi phí bất động sản và trang thiết bị văn phòng cũng như khoản tăng lợi nhuận đáng kể
do việc tăng năng suất làm việc, tăng lòng trung thành và sự hài lòng trong công việc của
nhân viên, đồng thời giảm đáng kể lượng nhân viên xin thôi việc. Còn bản thân những
người làm việc từ xa khẳng định rằng hình thức này giúp họ giữ được cân bằng giữa công
việc và các trách nhiệm riêng tư.
Những người tham gia một cuộc điều tra cho biết trung bình họ làm việc nhiều hơn 1
tiếng mỗi ngày, làm việc năng suất cao hơn, trung thành hơn, và hài lòng hơn với công
việc của mình. 2/3 số nhà quản lý báo cáo rằng chính sách làm việc từ xa của công ty giúp
cho công việc duy trì và thu hút nhân viên của họ trở nên dễ dàng hơn đáng kể.
VD: AT&T (một công ty của Mỹ hoạt động trong lĩnh vực thông tin liên lạc) cho biết họ
tiết kiệm được 25 triệu USD hàng năm về chi phí bất động sản thông qua các nhân viên
làm việc từ xa toàn thời gian.
Trước khi bạn chủ trương và xúc tiến một chương trình làm việc từ xa, công ty hay phòng
ban của bạn nên suy nghĩ một số câu hỏi sau:
1. Những công việc nào phù hợp với hình thức làm việc từ xa?
2. Có những vấn đề gì liên quan đến luật pháp, quy định, bảo hiểm và kỹ thuật?
1
3. Giám sát các nhân viên làm việc từ xa như thế nào để đảm bảo trách nhiệm?
4. Liệu nhân viên có lo ngại rằng làm việc từ xa sẽ ảnh hưởng không tốt đến các cơ hội

thăng tiến và các hình thức khen thưởng khác không?
Cho dù có nhiều lợi điểm, làm việc từ xa không thể phù hợp cho tất cả các tổ chức và cá
nhân. Các chương trình như làm việc từ xa thích hợp nhất khi các công ty:
1. Cam kết thực hiện các phương thức hoạt động mới.
2. Hoạt động trong lĩnh vực thông tin chứ không phải công nghiệp.
3. Năng động, không phân chia cấp bậc, có công nghệ hiện đại.
4. Không phải chạy theo yêu cầu.
5. Sẵn sàng đầu tư vào thiết bị và đào tạo.
Làm việc từ xa cũng yêu cầu có sự thích nghi từ phía các nhà quản lý và giám sát. Xét
cho cùng, nếu các nhân viên không nằm trong tầm kiểm soát thì làm sao kiểm tra được họ
có đang chuyên tâm làm việc không.
Theo hầu hết các chuyên gia thì giải pháp là các nhà quản lý nên chú trọng đến kết quả
thay vì hoạt động. Điều này có nghĩa là đề ra các mục tiêu rõ ràng cho từng cá nhân làm
việc từ xa, đảm bảo rằng họ hiểu các mục tiêu đó và thiết lập một hệ thống giám sát tiến
độ theo từng giai đoạn ngắn. Các nhà quản lý cũng phải tìm cách để đưa những người làm
việc từ xa vào các nhóm lớn hơn, nếu không họ có thể bị cô lập, không giao tiếp với bên
ngoài.
Rõ ràng làm việc từ xa đem lại cho các nhà quản lý một số khó khăn, song ích lợi, đặc
biệt là trong việc cân bằng cuộc sống và công việc, duy trì nhân viên là không nhỏ.
Như vậy, lúc nào chức năng tổ chức cũng quan trọng. Nhưng trong xu hướng biến đổi của
đời sống kinh tế - xã hội hiện nay thì chức năng tổ chức có ít nhiều thay đổi. Nếu như lúc
trước, cả ba nội dung của chức năng tổ chức đều được xem trọng ngang nhau thì ngày
nay, vai trò thứ nhất có vẻ như ngày càng bị lấn lướt bởi hai vai trò còn lại. Môi trường
làm việc không còn bó buộc trong những văn phòng cố định hay một cơ cấu cứng nhắc.
2
Nhân viên cần phát huy tính chủ động, sáng tạo và nhiệm vụ của những nhà quản trị là tạo
một môi trường rộng mở, thuận lợi để nhân viên có thể huy động hết khả năng của mình.
Một bộ máy dù được xây dựng hoàn chỉnh đến đâu chăng nữa nhưng nếu không phát huy
hết năng lực của nhân viên thì cũng trở nên vô nghĩa. Bên cạnh đó, sự làm việc từ xa tạo
cho nhân viên sự hài lòng và cảm giác cân bằng giữa công việc và trách nhiệm, đồng thời

chủ động quỹ thời gian cá nhân nhưng nhà quản trị vẫn phải tạo ra một cơ chế giám sát để
đảm bảo họ sẽ hoàn thành công việc đúng tiến độ. Suy cho cùng, mục đích thành lập và
tiêu chí hoạt động vẫn luôn được đặt lên hàng đầu, là kim chỉ nam cho mọi hoạt động
diễn ra trong tổ chức. Một nhân viên tự do nhưng phải luôn được đặt trong khuôn khổ cho
phép. Nếu không, sự tự do thái quá sẽ ảnh hưởng đến đường lối và mục tiêu của tổ chức.
Không quá tự do nhưng cũng không được cô lập họ vì sự gò ép dị biệt sẽ thui chột ý chí
và niềm say mê. Lập nhóm có lẽ là giải pháp hữu hiệu nhất nhưng cũng cần chú ý đến
tính cách, mối quan hệ, khả năng giữa các thành viên. Thực tế là những người quá chênh
lệch về trình độ, kiến thức hoặc khác nhau về lối sống, quan điểm và tư tưởng rất khó
dung hòa để giải quyết công việc cùng nhau. Trong trường hợp đó, nhà quản lý cần chỉ
cho nhân viên thấy tầm quan trọng công việc và mục tiêu cụ thể, những yêu cầu cần đạt,
hay chính xác hơn có thể gọi là những tiêu chí đánh giá. Cần bày tỏ niềm tin tưởng vào
toàn nhóm và từng cá nhân vì đó là nguồn động viên, khích lệ họ, cho họ thấy mình thật
quan trọng và cần nỗ lực hơn nữa để xứng đáng với niềm kỳ vọng đó, tức là để họ tự nhận
thức rõ trách nhiệm cá nhân. Muốn vậy, đòi hỏi nhà quản lý phải biết áp dụng chiến thuật
trao quyền và biện pháp kiểm soát một cách khéo léo. Có kế hoạch dùng người linh động
mà vẫn không làm mất tính trật tự của tổ chức, đó thật sự là cả một nghệ thuật cần học hỏi
và tích lũy.
3