tổ chức thực hiện công tác mua hàng trong doanh nghiệp thương mại. liên hệ thực tiễn tổ chức thực hiện công tác mua rau, củ tại siêu thị big c thăng long hiện nay.

Đề tài: Tổ chức thực hiện công tác mua hàng trong doanh nghiệp thương
mại. Liên hệ thực tiễn tổ chức thực hiện công tác mua rau, củ tại siêu thị Big C
Thăng Long hiện nay.
I. Vai trò của tổ chức thực hiện mua hàng trong DNTM
Tổ chức thực hiện mua hàng là quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp,
tiến hành thương lượng và đặt hàng, triển khai giao nhận và thanh toán hợp đồng
mua hàng. Vì vậy tổ chức thực hiện mua hàng đóng vai trò quan trọng đối với
doanh nghiệp thương mại.
Tổ chức thực hiện mua hàng phải phân tích, tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn
nhà cung cấp cẩn thận từ đó thiết lập các quan hệ làm ăn lâu dài. Phát triển và duy
trì các nguồn cung cấp bền vững. Đối với các doanh nghiệp thương mại thì có
được một nhà cung cấp uy tín và ổn định sẽ góp phần rất lớn trong thành công của
doanh nghiệp.
Tổ chức thực hiện mua hàng phải thương lượng và đặt hàng nhằm đạt được
những thỏa thuận với nhà cung cấp về các điều kiện mua bán sản phẩm, dịch vụ
mà doanh nghiệp cần mua, tiến hành đặt hàng theo hình thức phù hợp nhất.
Tổ chức thực hiện mua hàng phải giao nhận hàng và thanh toán tiền mua
hàng nhằm đảm bảo nhà cung cấp giao hàng đúng thời hạn, đúng hợp đồng hay
đơn đặt hàng đã được cam kết hay chấp nhận, thanh toán tiền mua hàng cho nhà
cung cấp theo đúng thỏa thuận của hai bên.
1. Khái quát về công tác quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại
Mua hàng có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp. Mua hàng tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng. Với chức năng
mua đi bán lại doanh nghiệp luôn mong muốn phấn đấu để mua được hàng hóa với
chi phí thấp nhất và thỏa mãn tốt nhất mọi nhu cầu của khách hàng. Mục đích của
doanh nghiệp là tìm kiếm lợi nhuận tối đa do đó phải tính đến các yếu tố về giá cả,
chất lượng, số lượng một cách hợp lí tránh tình trạng thừa hay thiếu hàng đều
không tốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp
thương mại, khi mua hàng, nếu mua phải hàng kém chất lượng, mẫu mã, chủng lại,
kích cỡ hay không phù hợp với xu hướng, thị hiếu sẽ dẫn đến mất uy tín, không thu
hút được khách hàng. Vậy mục tiêu của mua hàng là đảm bảo an toàn cho bán ra,

đảm bảo chất lượng khi mua hàng đồng thời mua hàng với chi phí thấp nhất có thể.
Đảm bảo an toàn cho bán ra thể hiện trước hết là phải đủ số lượng và cơ
cấu tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hóa hay làm gián đoạn
kinh doanh làm ảnh hưởng đến lưu thông hàng hóa. Mặt hàng mua phải phù hợp
nhu cầu của khách hàng . Cuối cùng là phải đảm bảo sao cho việc mua hàng, vận
chuyển ít gặp rủi ro (giao hàng chậm, ách tắc trong vận chuyển…) để tránh làm
mất đi cơ hội thu lợi nhuận cao nhất của doanh nghiệp hoặc có thể sẽ dẫn đến tình
huống mất uy tín đối với khách hàng.
Đảm bảo chất lượng hàng mua vào thể hiện ở chỗ hàng hóa phải được
khách hàng chấp nhận và hài lòng với số tiền mà họ bỏ ra.
Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất nhằm tạo những điều kiện thuận
lợi cho việc xác định giá bán, tăng lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Chi phí
mua hàng phụ thuộc vào việc doanh nghiệp mua hàng của ai, ở đâu, số lượng bao
nhiêu để chi phí giao dịch, đặt hàng, vận chuyển là thấp nhất.
Do đó, mua hàng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, nó góp phần nâng cao khả
tranh cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường, thúc đẩy quá trình kinh doanh,
tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp. Vì vậy để công tác mua hàng của doanh nghiệp
đạt hiệu quả cao thì quản trị mua hàng là hoạt động không thể thiếu mà doanh
nghiệp đặc biệt cần quan tâm.
Quản trị mua hàng là tổng hợp các hoạt động xây dựng kế hoạch mua
hàng, tổ chức triển khai mua hàng và kiểm soát mua hàng nhằm đạt được mục tiêu.
Quản trị mua hàng của doanh nghiệp có thể được khái quát theo sơ đồ:
Xác định nhu cầu mua hàng
Xây dựng mục tiêu mua hàng
Xác định phương án ngân sách mua hàng

Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
Thương lượng và ký kết mua hàng
Triển khai giao nhận và thanh toán

Đánh giá kết quả mua hàng
Đánh giá thành tích lực lượng mua hàng
 Quản trị mua hàng có vai trò quan trọng đối với hoạt động của
doanh nghiệp:
- Quản trị mua hàng góp phần đảm bảo đủ về số lượng hàng hóa và dịch vụ
phục vụ nhu cầu bán ra và nhu cầu vận hành của doanh nghiệp. Hàng hóa và dịch
vụ mua về phải đúng chủng loại, kết cấu, mẫu mã… theo yêu cầu.
- Quản trị mua hàng đảm bảo tối ưu hóa chất lượng hàng hóa và dịch vụ
mua theo đúng nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp. Hàng hóa và dịch vụ mua về
phải đảm bảo đúng các tiêu chuẩn chất lượng đề ra.
- Quản trị mua hàng giúp giảm chi phí mua hàng và giá thành hàng mua.
Quản trị mua hàng phải tính toán các phương án mua hàng về số lượng, thời điểm,
đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp… để giảm thiểu các chi phí mua hàng liên quan
bao gồm cả giá mua, chi phí vận chuyển, chi phí bảo hiểm, chi phí kho bãi…
- Quản trị mua hàng nhằm đảm bảo thời hạn trong mua hàng, bao gồm thời
hạn trong thanh toán và thời hạn giao hàng theo đúng yêu cầu của doanh nghiệp.
Nhà quản trị mua hàng phải nghiên cứu, đánh giá nhà cung cấp và tiến hành các
biện pháp tránh tình trạng hàng hóa và dịch vụ được giao hàng chậm, sớm.
- Quản trị mua hàng nhằm thiết lập được các quan hệ làm ăn lâu dài, uy tín
với các nhà cung cấp. Từ đó khai thác thông tin thị trường và phát triển các đối tác
cho doanh nghiệp.
Xây dựng kế
hoạch mua
hàng
Tổ chức triển
khai mua hàng
Đánh giá công tác
mua hàng
Trong điều kiện kinh doanh hiện nay, các doanh nghiệp luôn phải chịu sức
ép cạnh tranh rất nhiều cùng với sự đòi hỏi ngày càng cao của khách hàng. Chính

vì vậy việc nâng cao công tác quản trị mua hàng là một trong các giải pháp giúp
doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình. Nâng cao chất lượng công tác quản trị
mua hàng góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, nâng cao khả năng
cạnh tranh và uy tín của doanh nghiệp trên thị trường. Việc lập kế hoạch mua hàng
chính xác giúp cho doanh nghiệp có thể tăng nhanh vòng chu chuyển vốn, đem lại
hiệu quả sử dụng vốn, hàng hóa sẽ được cung ứng hết không còn tình trạng ứ đọng,
đồng vốn lưu động được lưu chuyển nhanh. Mặt khác khi doanh nghiệp có mối
quan hệ tốt với nhà cung ứng, doanh nghiệp có thể mua hàng với giá rẻ hơn, như
vậy giá thành sẽ thấp và doanh nghiệp có khả năng cạnh tranh qua giá. Hơn nữa
quản trị tốt mua hàng còn giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu chi phí phát sinh do
hàng hóa kém phẩm chất, chi phí bảo quản, chi phí kho bãi, chi phí hao hụt ngoài
định mức. Khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp còn thể hiện ở uy tín của doanh
nghiệp trong việc kịp thời cung ứng ra thị trường khi có nhu cầu mà muốn làm
được điều đó thì bắt buộc doanh nghiệp phải quản lí tốt hoạt động mua hàng. Nâng
cao chất lượng công tác quản trị mua hàng còn giúp cho doanh nghiệp đảm bảo
tính thường xuyên, đều đặn của hoạt động kinh doanh. Ngay từ khâu đầu tiên của
hoạt động mua hàng nếu doanh nghiệp không quản lí tốt sẽ dẫn đến tình trạng
chậm trễ. Như không thúc giục bên bán giao hàng đúng hẹn hoặc doanh nghiệp
không tổ chức kiểm tra kĩ số lượng và chất lượng hàng hóa trước khi giao nhận…
có thể sẽ làm cho doanh nghiệp mất đi tín và lợi nhuận của mình, ngoài ra doanh
nghiệp lại có thể mất công phải tìm kiếm nhà cung ứng mới làm mất sự ổn định
trong kinh doanh.
 Nội dung cơ bản của quản trị mua hàng doanh nghiệp thương mại:
Xây dựng kế hoạch mua hàng: giải quyết bài toán doanh nghiệp cần mua
gì, số lượng bao nhiêu, mua khi nào, dự tính mua ở đâu, mua với giá nào… dựa
trên cơ sở tính toán đến các yếu tố thuộc về khách hàng, nhà cung cấp, các đối tác
và các đối thủ cạnh tranh.
Xây dựng kế hoạch mua hàng bao gồm các hoạt động như xác định nhu cầu
mua hàng, xác định các chính sách mua hàng và xây dựng các phương án mua
hàng.

Xác định nhu cầu mua hàng là công việc quan trọng nhất trong xây dựng kế
hoạch mua hàng. Kế hoạch mua hàng thường được cụ thể hóa dưới hình thức các
phương án mua hàng. Phương án mua hàng chi tiết hóa toàn bộ các thông số như
mua cái gì, mua ở đâu, mua như thế nào, các tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp,
mức giá, các điều kiện đi kèm…
Tổ chức triển khai mua hàng là quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhà cung
cấp, tiến hành thương lượng và đặt hàng, triển khai giao nhận và thanh toán hợp
đồng mua hàng.
Đánh giá công tác mua hàng bao gồm hai nội dung chính: đánh giá kết quả
mua hàng và đánh giá đội ngũ mua hàng.
Đánh giá kết quả mua hàng tiến hành phân tích các kết quả đạt được trong
quá trình mua hàng như hiệu quả hàng mua, chất lượng nhà cung cấp, các vấn đề
phát sinh trong quá trình mua hàng… Từ kết quả đánh giá này, doanh nghiệp sẽ
tiến hành điều chỉnh hoạt động mua hàng.
Với đội ngũ mua hàng, đánh giá thành tích chú trọng vào hiệu quả của lần
mua hàng, thành điều chỉnh thông qua các hoạt động điều chỉnh chính sách và quy
trình mua hàng, chế độ đãi ngộ thưởng phạt, đào tạo…
2. Tầm quan trọng của tổ chức thực hiện mua hàng trong doanh nghiệp
thương mại.
Tổ chức thực hiện mua hàng có ý nghĩa quan trọng thể hiện ở chỗ: Doanh
nghiệp thương mại muốn hoạt động ổn định, hiệu quả và đem lại lợi nhuận cao thì
điều cần thiết là phải có được những nhà cung cấp thường xuyên, đều đặn và kịp
thời, cung cấp hàng hoá phù hợp với nhu cầu về số lượng, cơ cấu, chủng loại với
chất lượng tốt, giá cả hợp lí. Tổ chức thực hiện công tác mua hàng là khâu thực
hiện kế hoạch mua hàng một cách khoa học. Để từ đó đảm bảo được lợi ích của
DNTM và giảm thiểu rủi ro đến từ các nhà cung cấp và công tác mua hàng, nâng
cao hiệu quả của quản trị mua hàng. Tổ chức thực hiện công tác mua hàng có hiệu
quả là đạt được mục tiêu mua hàng của DNTM với chi phí thấp nhất. Đó là tiền đề
cho việc nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Vì vậy
DNTM cần tập trung sự chú ý của mình ngay từ khâu mua hàng, từ các hoạt động

của tổ chức thực hiện công tác mua hàng.
3. Quy trình tổ chức thực hiện công tác mua hàng của DNTM
Sau khi đã xây dựng được kế hoạch mua hàng, doanh nghiệp thương mại sẽ tổ
chức thực hiện kế hoạch theo một quy trình khoa học và phù hợp với thực tế, gồm
các bước cơ bản như sau:
- Tìm kiếm nhà cung cấp
- Lựa chọn các nhà cung cấp
- Thương lượng và đặt hàng
- Giao nhận và thanh toán tiền mua hàng
Các bước công việc này có mối quan hệ tác động qua lại và ảnh hưởng lẫn
nhau. Việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp phải được thực hiện một cách cẩn
thẩn. Khi doanh nghiệp có được mối quan hệ tốt đối với nhà cung ứng có thể sẽ
mua được hàng hóa với giá rẻ hơn, được ưu tiên trong trường hợp hàng hóa khan
hiếm hay lên cơn sốt, đảm bảo tính thường xuyên đều đặn cho hoạt động kinh
doanh như vậy doanh nghiệp sẽ có được lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Mặt
khác, việc có được một nhà cung cấp uy tín, ổn định sẽ giúp doanh nghiệp giảm
thiểu được chi phí và công sức cho việc tìm kiếm nhà cung cấp mới.
Thương lượng và đặt hàng cũng là một giai đoạn rất quan trọng trong tổ
chức thực hiện mua hàng. Thành công hay thất bại trong thương lượng có ảnh
hưởng rất lớn đến chất lượng, hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Thương lượng
thành công với nhà cung ứng có thể giúp doanh nghiệp giảm các khoản chi phí
kinh doanh, nâng cao lợi nhuận, giúp doanh nghiệp xây dựng, duy trì và củng cố
những mối quan hệ hợp tác lâu dài. Ngược lại, sai lầm trong thương lượng có thể
khiến doanh nghiệp chịu thiệt thòi, mất mát, thậm chí phá sản. Vì vậy tùy theo
từng thương vụ kinh doanh mà doanh nghiệp cần có những cuộc thương lượng hợp
lí nhằm đem lại kết quả tốt nhất. Kết quả của quá trình thương lượng là việc doanh
nghiệp đặt hàng với nhà cung cấp. Việc đặt hàng có thể diễn ra theo nhiều hình
thức, tuy nhiên cho dù sử dụng bất kì hình thức nào đi chăng nữa thì hoạt động này
cũng rất được quan tâm vì nó ảnh hưởng đến lợi ích của doanh nghiệp. Nếu doanh
nghiệp không chọn cho mình một hình thức đặt hàng tốt nhất thì khi xảy ra tranh

chấp hay vi phạm về số lượng, chất lượng, giá cả, vận chuyển, giao nhận… sẽ
không có cơ sở để giải quyết dẫn đến ảnh hưởng quá trình hoạt động cũng như hiệu
quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Giai đoạn cuối cùng của tổ chức thực hiện mua hàng là giao nhận và thanh
toán tiền hàng. Giai đoạn này có ý nghĩa quan trọng thể hiện ở chỗ: Chẳng hạn khi
mua hàng doanh nghiệp không thúc giục bên bán giao hàng thì có thể vì một số
nguyên nhân khách quan mà hàng hóa sẽ bị đến chậm điều này sẽ làm cho doanh
nghiệp mất cơ hội tăng lợi nhuận, mất uy tín đối với khách hàng hoặc doanh
nghiệp không giám sát, theo dõi, kiểm tra trong quá trình giao hàng dẫn đến tình
trạng hàng hóa không đúng như trong hóa đơn mua hàng, nó sẽ làm ảnh hưởng đến
mối quan hệ giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp, doanh nghiệp phải mất chi phí,
thời gian, công sức để tìm kiếm và thiết lập mối quan hệ với nhà cung cấp mới.
Việc thanh toán tiền mua hàng liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của cả người
mua và người bán. Do đó doanh nghiệp cần phải nghiêm chỉnh thực hiện theo đúng
hình thức và thời hạn như đã thỏa thuận để nâng cao uy tín của mình trước các nhà
cung cấp, duy trì và phát triển mối quan hệ tốt đẹp, bền vững với họ.
II. Nội dung chủ yếu của tổ chức thực hiện mua hàng của DNTM
1. Tìm kiếm nhà cung cấp
Doanh nghiệp mong muốn có nhiều nhà cung cấp cho mỗi sản phẩm, dịch
vụ mà doanh nghiệp thương mại cần mua để có thể lựa chọn. Vấn đề là họ tìm ở
đâu? Bằng cách nào? Cần những thông tin gì về nhà cung cấp đó? Làm sao lựa
chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất.
1.1. Phân loại nhà cung cấp
 Phân loại theo giá trị hàng mua
- Nhà cung cấp chính : là nhà cung cấp mà giá trị mua được từ đó chiếm tỉ trọng
lớn nhất và chủ yếu trong khối lượng hàng hóa mà doanh nghiệp mua về để cung
cấp cho khách hàng trong một thời gian nhất định. Nhà cung cấp này quyết định
khối lượng hàng hóa mua vào và ổn định của quá trình mua nên cần phải được
quan tâm thường xuyên.
- Nhà cung cấp phụ : Là nhà cung cấp mà giá trị hàng hóa mua vào chiếm tỉ trọng

nhỏ trong khối lượng hàng mua được. Khối lượng hàng hóa mua được từ nguồn
này không ảnh hưởng lớn đến kế hoạch mua và doanh số bán chúng trong tương
lai, nhất là đối với những nguồn hàng mới.
 Phân loại theo tính chất quan hệ
- Nhà cung cấp truyền thống : Doanh nghiệp đã có mối quan hệ mua bán với nhà
cung cấp trước đó, trong một thời gian dài. Hai bên đã có hiểu biết lẫn nhau. Mức
độ rủi ro khi mua hàng tại nhà cung cấp truyền thống thấp.
- Nhà cung cấp mới : Doanh nghiệp chưa có hoặc có ít quan hệ với nhà cung cấp
này. Doanh nghiệp cần nhiều thông tin hơn về nhà cung cấp để đưa ra quyết
định.Thông thường doanh nghiệp sẽ triển khai một số hợp đồng mua hàng không
lớn để thăm dò và đánh giá năng lực và chất lượng nhà cung cấp.
 Phân loại theo phạm vi địa lý
- Nhà cung cấp trong nước : Là nhà cung cấp có cơ sở, văn phòng tại Việt Nam.
Doanh nghiệp có thể chủ động tìm hiểu những thông tin cần thiết có liên quan đến
nhà cung cấp và việc mua hàng của họ. Doanh nghiệp thương mại có khả năng
kiểm soát tình hình cung cấp hàng hóa của họ theo các hợp đồng đã kí kết Tuy
nhiên,ở một số mặt hàng ( ví dụ như: sắt thép, hàng điện tử, phương tiện đi lại,
dụng cụ gia đình ) đều có chất lượng thấp, giá cao, kiểu dáng, mẫu mã vẫn chưa
thực sự đáp ứng được nhu cầu thị hiếu của của người tiêu dùng. Một số nhà cung
cấp trong nước chưa đảm bảo được độ tin cậy trong hoạt động kinh doanh, thậm
chí vi phạm pháp luật và đạo đức kinh doanh.
- Nhà cung cấp nước ngoài: Đây chính là nguồn hàng nhập khẩu của doanh
nghiệp. Doanh nghiệp có thể kí kết trực tiếp với các doanh nghiệp nước ngoài để
nhập hàng hoặc thông qua trung gian.
1.2. Các nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp
Nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp bao gồm:
- Nguồn thông tin nội bộ doanh nghiệp: Nguồn này có được nhờ quá trình lưu trữ
thông tin về nhà cung cấp đã từng có quan hệ với doanh nghiệp. Nguồn này còn có
thể bao gồm các thông tin đến từ các cá nhân trong doanh nghiệp (nhà quản trị,
nhân viên mua hàng và những người khác trong doanh nghiệp), các hồ sơ nhà cung

cấp đang được lưu trú tại doanh nghiệp
- Nguồn thông tin đại chúng: Báo, tạp chí chuyên ngành, truyền hình, đài phát
thanh, mạng internet
- Nguồn thông tin từ các nhà cung cấp: Thư chào hàng, catalog quảng cáo, đại
diện bán (người chào hàng), hội chợ, triển lãm và giới thiệu sản phẩm dịch vụ của
nhà cung cấp.vv
1.3. Lập hồ sơ các nhà cung cấp
Để lập hồ sơ các nhà cung cấp, doanh nghiệp cần tiến hành thu thập thông
tin, xử lý thông tin về nhà cung cấp, rút ra những nhận xét, đánh giá và kết luận về
từng nhà cung cấp theo các nguyên tắc tiêu chuẩn lựa chọn đã đề ra. Hồ sơ nhà
cung cấp cần chứa đựng những thông tin cơ bản sau :
- Tên hiệu của nhà cung cấp.
-Chức năng,nhiệm vụ,ngành nghề kinh doanh,lĩnh vực kinh doanh.
-Phạm vi hoạt động theo thị trường.
-Chất lượng sản phẩm dịch vụ.
- Uy tín,nhãn hiệu thương hiệu sản phẩm dịch vụ.
-Các điều kiện cung cấp sản phẩm.
- Khả năng tài chính.
-Khả năng cung cấp và đáp ứng nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp.
Về nguyên lý, doanh nghiệp cần tìm kiếm các nhà cung cấp theo quan điểm
đầu tư xây dựng mối quan hệ tốt đẹp làm ăn lâu dài với họ.Tuy nhiên, phải hết sức
thận trọng khi thu thập và tìm hiểu thông tin về nhà cung cấp, nhất là các nhà cung
cấp nước ngoài vì các thông tin về họ đều khó kiểm chứng hoặc phức tạp.Trong
những trường hợp này, đòi hỏi doanh nghiệp ưu tiên mua hàng của những thương
hiệu có uy tín.
Bảng 1 : Danh sách nhà cung cấp được lựa chọn
STT Tên nhà
cung cấp
Người liên
hệ

Địa
chỉ
Dịchvụ/sản
phẩm cung
cấp
Ghi chú
Phê duyệt Ngày tháng năm
Giám đốc Phụ trách mua hàng Người đánh giá

Bảng 2 : Danh sách nhà cung cấp chính thức
STT Tên nhà
cung cấp
Người
liên hệ
Địa chỉ Hiệu
lực
Ngày
đánh
giá lại
Ghi
chú

Phê duyệt Ngày tháng năm
Giám đốc Phụ trách mua hàng Người đánh giá
2. Lựa chọn nhà cung cấp
Thực chất là để trả lời câu hỏi mua của ai. Để thực hiện được mục tiêu trên
doanh nghiệp phải đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp. Câu hỏi đặt ra là doanh nghiệp
sẽ tìm ở đâu và như thế nào. Tìm nhà cung cấp: Có rất nhiều cách mà doanh nghiệp
thương mại có thể tìm kiếm những nhà cung cấp tiềm tàng. Doanh nghiệp có thể
tìm thông qua các hình thức: Thông qua chương trình quảng cáo, giới thiệu của nhà

cung cấp; Thông qua hội chợ, triển lãm; Thông qua đơn thư chào hàng; Thông qua
hội nghị khách hàng.
→ Các danh sách trên càng đầy đủ càng tốt.
Lựa chọn nhà cung cấp: Khi lựa chọn các nhà cung cấp cần vận dụng một
cách sáng tạo nguyên tắc “ không nên chỉ có một nhà cung cấp ”. Muốn vậy phải
nghiên cứu toàn diện và kĩ các nhà cung cấp trước khi đưa ra quyết định chọn lựa,
phải đánh giá được khả năng hiện tại và tiềm ẩn của họ trong việc cung ứng hàng
hoá cho doanh nghiệp. Việc lựa chọn nhà cung cấp với giá rẻ nhất cũng như với chi
phí vận tải nhỏ nhất ảnh hưởng không nhỏ tới giá thành sản phẩm, làm tăng lợi
nhuận. Vì vậy việc lựa chọn nhà cung cấp có ý nghĩa rất quan trọng đối với nhà
quản trị.
2.1. Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp
- Giá mua và điều kiện thanh toán: giá phải trả cho sản phẩm và chi phí
mua hàng, điều kiện thanh toán; để đánh giá giá thành mua hàng cần căn cứ vào
giá thị trường, chi phí vận chuyển, thuế, các ưu đãi trong thanh toán và mua
hàng…
- Chất lượng và tính khả ứng của mặt hàng mua: nhãn hiệu hàng hóa, chất
lượng hàng hóa, khả năng thích ứng của sản phẩm trên thị trường…điều này
thường được thể hiện qua tiêu chuẩn chất lượng mà họ đạt được thong qua các kì
kiểm tra và đánh giá chất lương như các tiêu chuẩn ISO, huy chương tại các hội
chợ….
- Thời hạn và tính kịp thời của việc giao hàng: thời hạn giao hàng có được
đảm bảo không, nhà cung cấp thường xuyên giao hàng đúng hẹn hay sai hẹn và tại
sao sai hẹn…
- Khả năng thích nghi của người bán với nhu cầu đặc biệt
- Khả năng kĩ thuật của nhà cung cấp: khả năng trong đổi mới sản phẩm,
trong đảm bảo giải quyết tốt các vấn đề về kĩ thuật và công nghệ trong các hoàn
cảnh đặc biệt, hoặc trong các đơn đặt hàng đặc thù; khả năng kĩ thuật giúp nhà
cung cấp có khả năng thích ứng với các đòi hỏi của thị trường.
- Các dịch vụ trước, trong, sau bán và bảo trì

- Khối lượng và tính liên tục của nhà cung ứng: khả năng sản xuất của nhà
cung cấp đảm bảo tinhd liên tục cũng như chất lượng của nhà cung cấp hàng hóa,
bao gồm chất lượng của trang thiết bị, khả năng nhân sự, tổ chức sản xuất, hệ
thống kiểm tra chất lượng, điều kiện làm việc.
- Khả năng tài chính của nhà cung cấp: họ đang ở giai đoạn ổn định và
phát triển với tình hình tài chính lành mạnh hay đang ở thời kì thua lỗ và khó khăn
về tài chính.
- Sự phản hồi đối với những sự cố phát sinh
- Quy mô sản xuất
Qua phân tích tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung ứng so sánh và cân nhắc những
người cấp hàng, doanh nghiệp có thể chọn người cấp hàng cho mình. Các nguyên
tắc lựa chọn được đặt ra cân nhắc là:
- Nếu lựa chọn quá ít nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng với số lượng
mua nhiều doanh nghiệp có lợi thế mua hàng với giá ưu đãi, về lâu dài có thể trở
thành khách hàng truyền thống nhưng lại có hạn chế là rủi ro cao khi nhà cung
cấp gặp rắc rối không có đủ hàng hoặc không có hàng cung cấp cho doanh nghiệp
trong trường hợp đó doanh nghiệp sẽ không kịp chuẩn bị đủ hàng để bán, đôi khi
bị ép giá
- Ngược lại nếu lựa chọn nhiều nhà cung cấp cho mình có ưu điểm là giảm
được độ rủi ro, tránh được sự ép giá nhưng lại có hạn chế là không được giảm giá
do mua ít, doanh nghiệp khó trở thành bạn hàng truyền thống, tính ổn định về giá
cả và chất lượng không cao các nhà quản trị cần có sự lựa chọn hợp lý. Ngoài ra
các nhà quản trị cần chú ý đến vấn đề sau:
- Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang sẵn có nhà cung ứng (tức
là những mặt hàng doanh nghiệp đang kinh doanh) thì việc có cần phải tìm kiếm
các nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc “ nếu các nhà cung
cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua hàng của họ ”
- Đối với những hàng hoá mới được đưa vào danh mục mặt hàng kinh
doanh của doanh nghiệp hoặc trong trường hợp phải tìm kiếm nhà cung cấp mới thì
cần phải tiến hành nghiên cứu kĩ các nhà cung cấp.

2.2. Phương pháp lựa chọn nhà cung cấp
Việc lựa chọn nhà cung cấp phải xem xét trên 2 loại mặt hàng:
Thứ nhất, đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang có sẵn nhà cung
cấp (mặt hàng doanh nghiệp đang kinh doanh) thì việc có cần tìm nhà cung cấp
mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc “nếu các nhà cung cấp còn làm cho
chúng ta hài long thì còn tiếp tục mua hàng của họ”. Nghĩa là doanh nghiệp nên
tiếp tục mua hàng của nhà cung cấp hiện thời nếu đáp ứng được nhu cầu và kế
hoạch mua hàng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, cũng cần phải có sự kiểm tra, đánh
giá khách quan quá trình cung cấp hàng hóa của họ cho doanh nghiệp để việc mua
hàng được tốt hơn.
Thứ hai, đối với những hàng hóa mới được đưa vào danh mục mặt hàng kinh
doanh hoặc những mặt hàng mà các nhà cung cấp không đáp ứng được nhu cầu của
doanh nghiệp thì phải tìm nhà cung cấp mới.
Trên cơ sở các tiêu chuẩn lựa chọn, doanh nghiệp có thể sử dụng các
phương pháp để lựa chọn nhà cung cấp sau:
- Phương pháp dựa vào kinh nghiệm: Nhà quản trị mua hàng có thể bằng
kinh nghiệm, sự từng trải và vốn sống của bản than trong suốt quá trình hoạt động
của mình để lựa chọn nhà cung cấp. Phương pháp này đơn giản, các quyết định
đưa ra nhanh chóng, song mang tính chủ quan, định kiến hoặc thiên kiến, có thể
mắc sai lầm trong việc đánh giá và lựa chọn.
- Phương pháp thang điểm: nhà quản trị sử dụng các tiêu chuẩn đánh giá đối
với nhà cung cấp, kết hợp với các phương pháp cho điểm theo các tiêu chuẩn, sắp
xếp thứ tự ưu tiên dựa trên tổng số điểm của các tiêu chuẩn đối với từng nhà cung
cấp từ đó đưa ra các quyết định lựa chọn mang tinh khách quan. Theo phương pháp
này, doanh nghiệp có thể áp dụng quy trình lựa chọn nhà cung cấp:
+ Xác định các tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp;
+ Xác định trọng số cho từng tiêu chuẩn, cho điểm nhà cung cấp theo các tiêu
chuẩn và tiến hành lựa chọn
* Quy trình lựa chọn nhà cung cấp có thể bao gồm các bước cơ bản sau:
- Bước 1:Thu nhập thong tin về nhà cung cấp: Do có nhiều nhà cung cấp

cùng cung cấp một hoặc nhiều chủng loại sản phẩm giống nhau, nên đẻ có quyết
định chính xác trong mối quan hệ hợp tác.
- Bước 2:Lập danh sách nhà cung cấp ban đầu: Các nhà cung cấp được cập
nhật vào danh sách ban đầu.
- Bước 3:Lập tiêu chí đánh giá: Để đánh giá nhà cung cấp, công ty xem xét
các vấn đề liên quan tới nhà cung cấp, sắp xếp theo mức độ quan trọng hoặc cho
trọng số các tiêu điểm.
- Bước 4: Tiến hành đánh giá nhà cung cấp theo tiêu chí đã chọn. Sau khi
xem xét và đánh giá tiềm năng của từng nhà cung cấp, người được phân công đánh
giá sẽ tiến hành phân loại chọn lọc nhà cung cấp dự vào tiêu chí đánh giá, các
chuẩn mực lựa chọn, đánh giá và đánh giá lại.
Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể thăm quan nhà xưởng và
đánh giá trực tiếp cơ sơ vật chất, giấy phép thành lập, kinh doanh và khả năng của
nhà cung cấp.
- Bước 5: Lập danh sách nhà cung cấp chính thức. Danh sách nhà cung cấp
được chọn phải lập theo thứ tự từ kết quả đánh giá.
- Bước 6: Lưu hồ sơ. Danh sách nhà cung cấp được chọn được cập nhật
thường xuyên và phải duy trì hồ sơ các kết quả đánh giá và mọi hoat động cần thiết
phát sinh từ việc đánh giá.
-Bước 7: Đánh giá lại nhà cung cấp: Trong thời gian định kì hoặc đột xuất,
công ty tiến hành đánh giá lại nhà cung cấp có tên trong danh sách nhà cung cấp
chính thức và vẫn đang cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho Công ty.
* Sơ đồ quy trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp
Người thực hiện Quy trình Tài liệu
Yêu cầu đánh giá nhà cung
cấp
Nhân viên
Nhân viên
Trưởng phòng
Trưởng phòng,

Nhân viên
Trưởng phòng,
Nhân viên
Trưởng phòng
Tổng giám đốc
Biểu mẫu danh
sách NCC ban đầu
Tiêu chuẩn đánh
giá NCC
Danh sách NCC
chính thức
Làm lại quy trình
3. Thương lượng và đặt hàng
Sau khi đã có trong tay danh sách các nhà cung cấp đã lựa chọn danh nghiệp
tiến hành thương lượng và đặt hàng để đi đến kí kết hợp đồng mua bán với họ.
3.1. Thương lượng
Thương lượng với nhà cung cấp là quá trình trao đổi đàm phán với nhà cung
cấp để đi đến những thỏa thuận giữa 2 bên ( người bán với người mua ) nhằm mục
đích cùng có lợi. Đó là một giai đoạn quan trọng trong quá trình mua hàng, quyết
định dến chất lượng và hiệu quả của công tác mua hàng.
Thu thập thông tin
Danh sách NCC ban đầu
Lập tiêu chí đánh giá
Tiến hành đánh giá
Có/Không
Lựa chọn NCC chính thức
Trình TGĐ phê duyệt
Thương lượng giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp thực chất là việc giải
quyết bài toán mua hàng với hàm mục tiêu là các mục tiêu đã xác định và các rằng
buộc bằng cách rằng buộc chặt và rằng buộc lỏng. Những rằng buộc này liên quan

đến số lượng hàng hóa, chủng loại hàng hóa, chất lượng hàng hóa, giá cả, các điều
kiện liên quan đến việc mua hàng, các biện pháp xử lý nếu vi phạm hợp đồng và để
có thể đi được đến thỏa thuận chung thì hai bên cần phải phân chia các ràng buộc
chặt và ràng buộc lỏng. Trong quá trình thương lượng và đặt hàng thì thương lượng
giữ một vị trí quan trọng ảnh hưởng tới quyết định mua hàng. Các vấn đề cần
thương lượng bao gồm:
+ Các tiêu chuẩn kĩ thuật của hàng hóa như: mẫu mã, chất lượng, phương
tiện và phương pháp kiểm tra.
+ Giá cả và sự dao động về giá cả: khi giá cả trên thị trường lúc giao hàng
có biến động.
+ Phương thức thanh toán ngay, chuyễn khoản, tín dụng chứng từ và xác
định thời gian thanh toán.
+ Thời gian và địa điểm giao hàng: địa điểm giao hàng liên quan đến chi phí
vận chuyển, điều kiện giao thông vận tải nên ghi cụ thể khi nào thì giao hàng, ghi
rõ giao hàng một lần hay nhiều lần, ai giao cho ai…
Một vài điểm lưu ý khi thương lượng:
+ Cần biết cá nhân của người bán: cách giao tiếp, cách đàm phán, quyền
quyết định.
+ Biết rõ nhu cầu của mình: tính năng sử dụng của sản phẩm, biết rõ các lần
mua trước đó.
+ Biết rõ tổ chức cuộc thương lượng: mục tiêu, điều khoản chủ chốt của hợp
đồng, có thể nhân nhượng điều gì và không thể điều gì.
+ Biết dẫn dắt cuộc thương lượng: lý lẽ chuẩn bị trước, thứ tự thương lươngj
và các điều khoản, các cây át chủ bài, cách đặt vấn đề, gây tình huống và cách giải
quyết cho từng tình huống.
Chúng ta sử dụng việc thương lượng trong trong nhiều vấn đề nhưng bạn
phải chắc chắn rằng chúng được thực hiện theo cách tốt nhất có thể để đạt được
hiệu quả tối đa. Việc quan trọng nhất là vạch ra kế hoạch, chuẩn bị kĩ càng sẽ tạo
cho bạn lợi thế khi thương lượng. Chỉ sử dụng kiến thức và kinh nghiệm bạn cần
để đạt được mục đích. Hãy tự tin và chắc chắn rằng lúc nào bạn cũng nắm quyền

kiểm soát cuộc thương lượng. Đề ra mục tiêu cao nhưng cũng không đựơc đánh giá
thấp đối thủ của mình bởi vì có thể họ cũng được khuyên những lời tương tự như
vậy.
3.2. Đặt hàng
Sau khi đã thỏa thuận các điều kiện trong bước thương lượng nếu chấp nhận,
doanh nghiệp cần tiến hành kí kết hợp đồng hay đơn hàng bằng văn bản. Đây là cơ
sở để các bên cùng thực hiện theo và khi xảy ra tranh chấp thì nó là bằng chứng để
đưa ra trọng tài kinh tế. Doanh nghiệp tiến hành dặt hàng với nhà cung cấp bằng
một trong các hình thức sau:
+ Kí kết hợp đồng mua bán: Đây là hình thức mang tính pháp lí cao nhất.
+ Đơn đặt hàng (đứng tên người mua): Đây là hình thức mang tính pháp lí
thấp hơn hình thức trên.
+ Hóa đơn bán hàng (đứng tên người bán): đây là hình thức mang tính pháp
lí thấp nhất.
Đặt hàng: Kết quả của quá trình thương lượng là việc doanh nghiệp thương
mại đặt hàng với nhà cung cấp, theo hình thức chủ yếu như ký kết hợp đồng mua
bán ( đứng tên người mua và người bán ), hóa đơn đặt hàng, thư đặt hàng.
Hợp đồng mua bán: là cơ sở để các bên ký kết làm tốt nghĩa vụ của mình,
là căn cứ pháp lý để phân xử trách nhiệm mỗi bên khi có tranh chấp và xử lý vi
phạm hợp đồng. Vì vậy, hợp đồng mua bán phải đầy đủ, rõ ràng và cụ thể các nội
dung dưới đây:
+Tên, số lượng, quy cách, phẩm chất hàng hóa.
+Bao bì đóng gói hàng hóa.
+Đơn giá và các phương pháp định giá.
+Tên, địa chỉ của các bên mua bán hoặc người đại diện cho các bên.
+Thời gian, phương tiện, địa điểm giao nhận hay chuyển giao quyền sở hữu
hàng hóa.
+Điều kiện giao nhận, xếp dỡ, vận chuyển.
+Đồng tiền thanh toán, thời gian thanh toán và phương thức thanh toán.
+Hiệu lực của hợp đồng và thủ tục giải quyết các tranh chấp.

+Các điều kiện khác mà hai bên đã thỏa thuận.
Doanh nghiệp tiến hành dặt hàng với nhà cung cấp bằng một trong các hình
thức sau:
+ Kí kết hợp đồng mua bán: Đây là hình thức mang tính pháp lí cao nhất.
+ Đơn đặt hàng (đứng tên người mua): Đây là hình thức mang tính pháp lí thấp
hơn hình thức trên.
+ Hóa đơn bán hàng (đứng tên người bán): đây là hình thức mang tính pháp lí
thấp nhất.
Hợp đồng phải thể hiện tính chủ động trong mua hàng và đảm bảo lợi ích
của cả 2 bên mua bán. Hợp đồng phải được ký kết trên cơ sở các quy định của
pháp luật ( pháp lệnh về hợp đồng kinh tế, Luật dân sự, Luật thương mại …)
4. Giao nhận hàng và thanh toán tiền mua hàng
Mục đích của giai đoạn này nhằm đảm bảo nhà cung cấp giao hang đúng
thời hạn, đúng hợp đồng hay đơn đặt hàng đã được cam kết hay chấp nhận, thanh
toán tiền mua hàng cho nhà cung cấp theo đúng thỏa thuận hai bên.
Bước công việc này bao gồm các nội dung cụ thể sau:
Thúc giục giao hàng: doanh nghiệp có thể thúc dục nhà cung cấp giao hàng
khi thời hạn giao hang sắp đến và thúc dục giao hàng đúng thời hạn giao hàng đã
hết, qua đó nâng cao tính chủ động trong việc giao nhận hàng từ phía nhà cung cấp
do những nguyên nhân khách quan. Có thể sử dụng các kênh liên lạc khác nhau
giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp để giải quyết công việc này.
Tổ chức giao nhận hàng: thông qua việc giám sát, theo dõi quá trình giao
hàng. Khi giao nhận hàng cần thực hiện nghiêm túc, thận trọng trong các nội dung
kiểm tra sau:
- Kiểm tra về mặt chủng loại, mẫu mã,cơ sở màu sắc v.v… của hàng hóa.
- Kiểm tra chất lượng hàng hóa: kiểm tra theo tiêu chuẩn đã ký kết, có thể
thuê dịch vụ kiểm tra chất lượng.
- Kiểm tra số lương hàng hóa: căn cứ vào hóa đơn mua hàng.
- Kiểm tra hóa đơn thanh toán tiền mua hàng.
Thanh toán tiền mua hàng: trên cơ sở phương thức, hình thức thanh

toán,thời hạn, đồng tiền thanh toán và các điều kiện thanh toán khác đã được thỏa
thuận được ghi trong hợp đồng, doanh nghiệp thương mại tiến hành thanh toán tiền
mua hàng cho nhà cung cấp (bên bán)
Khi thanh toán cần phải chú ý đến các điều kiện thanh toán được thể hiện
qua một số ký hiệu dưới đây:
- Ký hiệu p1/t1p2/t2n/t3…có nghĩa là nếu thanh toán trong t1 ngay đầu sẽ
được hưởng chiết khấu p1%, nếu thanh toán sau ngày thứ t1 nhưng trước
t2 ngày thì được hưởng chiết khấu p2%(p2<p1 ), phải trả đúng giá từ
ngày thứ t3.
- Ký hiệu E.O.M có nghĩa là thời gian thanh toán cho thương vụ được tính
từ cuối tháng. Ví dụ: 3/10 n/30 E.O.M được hiểu là nếu thanh toán trong
vòng 10 ngày đầu được hưởng chiết khấu 3% và kể từ ngày thứ 30 phải
thanh toán đúng giá, tuy nhiên có thể mua hàng ở bất cứ ngày nào trong
tháng nhưng thời hạn để tính mốc thanh thoán và mức chiết khấu được
hưởng là ngày cuối cùng của tháng đó (tức đầu tháng sau).
- Ký hiệu R.O.G nghĩa là khi nhận hàng đã bắt đầu tính thời gian thanh
toán và mức chiết khấu đươch hưởng.
- Ký hiệu C.O.D có nghĩa là khi hàng tới là phải thanh toán tiền ngay.
Việc thanh toán tiền mua hàng liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của
người mua với người bán, mặt khác cần thể hiện mối quan hệ làm ăn giữa hai bên.
Do vậy cần phải nghiêm chỉnh thực hiện để nâng cao uy tín cảu doanh nghiệp
trước các nhà cung cấp duy trì và phát triển mối quan hệ tốt đẹp và bền vững với
họ.
Việc kiểm tra theo dõi các nội dung trên phải đúng phương pháp thời gian,
cách thức…đã được thỏa thuân giữa hai bên.
Phát hiện và xử lý các sai phạm trong quá trình thực hiện hợp đồng:
quá trình kiểm tra sẽ giúp phát hiện kịp thời các sai phạm hợp đồng hay đơn đặt
hàng và nguyên nhân của chúng (như giao hàng không đúng số lượng, chất lượng,
quy cách hàng hóa, đúng thời gian địa điểm). Sau đó, theo nhưng điều khoản hoặc
thỏa thuận giưa hai bên để quy kết trách nhiệm xử lý vi phạm trên cơ sở “có lý, có

tình”.
Bảng 6.5: Sổ giám sát nhà cung cấp khi giao hàng
Tên nhà cung cấp…………………………………………………………………
Mặt hàng cung cấp ……………………………………………………………
stt Hợp đồng số Ngày nhận hàng Vấn đề phát
sinh
Cách xử lý Kết quả Ghi chú
III. Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức mua rau, củ tại siêu thị Big C
Thăng Long
1. Giới thiệu khái quát về công ty
Tập đoàn siêu thị hàng đầu thế giới BigC Thăng Long rộng 12000 m2, tọa
lạc tại đường Trần Duy Hưng, quận Cầu Giấy, chính thức đi vào hoạt động
21/1/2005. Sau gần 4 năm hoạt động ngày 8/1/2008, trung tâm thương mại BigC
đã chính thức khai trương. BigC Thăng Long vừa hoàn thành việc mở rộng với 3
tầng lầu bao gồm một đại siêu thị lớn nhất tại Việt Nam với diện tích kinh doanh tự
chọn 9000m2 và trung tâm mua sắm trên 10000m2 với 140 cửa hiệu kinh doanh,
nhiều loại hình DV đa dạng và phong phú nhiều thương hiệu nổi tiếng tại Việt Nam
cũng như trên thế giới , ngoài ra còn có các khu vui chơi, giải trí, ẩm thực…
Năm 2005 là năm đầu tiên BigC Thăng Long gia nhập thị trường bán lẻ Hà
Nội. Song với nguồn lực tài chính mạnh mẽ cơ sở vật chất - Công nghệ tiên tiến ,
nguồn lực con người và chiến lược kinh doanh hợp lý, siêu thị Bigc đã đạt được
con số doanh thu đề ra 800 tỷ đồng. Một con số đáng để các doanh nghiệp thương
mại nội địa nhìn vào để đặt cho mình câu hỏi.
Lĩnh vực kinh doanh: BigC Thăng Long kinh doanh theo mô hình thể
nghiệm mới (Trung tâm thương mại cao cấp), kết hợp giữa cửa hàng kinh doanh
bán lẻ với giá bán thưc phẩm lấy thẳng từ nhà sản xuất. Đặc biệt 95%hàng hóa có
mặt tại siêu thị là made in Việt Nam. Với cơ cấu mặt hàng kinh doanh đa dạng và
phong phú, chiều dài lên tới trên 50000 mặt hàng các loại,bao gồm các mặt hàng
thực phẩm tươi sống, hàng may mặc, hàng bách hóa, các mặt hàng có sức tiêu thụ
lớn như : đồ ăn khô, các loại gia vị, đồ uống, bánh, rượu, thuốc lá, hóa chất, thực

phẩm, mỹ phẩm … đáp ứng tối đa nhu cầu mua sắm ngày càng cao và phong phú
của người dân ở lân cận và trong thành phố Hà Nội.Việc đánh giá quy mô tầm cỡ
thì BigC Thăng Long là một đại siêu thị bán lẻ có quy mô tầm cỡ ngang với Metro.
Trở thành hai đại siêu thị lớn nhất trên địa bàn Hà Nội.
Sơ đồ 3.4: Cơ cấu tổ chức của siêu thị BigC Thăng Long
Giám Đốc Điều Hành
Bộ
phận
tài
chính,
kế
toán
và
kiểm
toán
Bộ phận
vận
chuyển
và hậu
cần
Bộ
phận
xây
dựng
và
phát
triển
Bộ
phận
PR,

Dịch
vụ
khách
hàng
Bộ
phận
công
nghệ
thông
tin
Bộ
phận
nhân
sự,
đào
tạo
Bộ phận
quản lý
vệ sinh
an toàn
thực
phẩm
Trung
tâm thu
mua
Bộ
phận
kinh
doanh
Market

ing
2. Công tác tổ chức thực hiện công tác mua rau, củ sạch của siêu thị BigC
Thăng Long
2.1. Tìm kiếm nhà cung cấp rau, củ sạch của BigC Thăng Long
Như chúng ta đã biết nước ta là một nước nông nghiệp, vì thế mà các sản
phẩm về rau củ quả tương đối là nhiều đặc biệt là ở Đồng Bằng song Cửu Long,
Đà Lạt và một số tỉnh ở phía Bắc, nhìn chung mặt hàng rau củ quả vô cùng đa
dạng. Tuy nhiên do tập quán canh tác lạc hậu nên chất lượng rau củ quả còn chưa
được đảm bảo và công tác ANVSTP cũng chưa được chú trọng nhiều. Các doanh
nghiệp phân phối rau củ cũng chưa chú trọng đến chất lượng của sản phẩm, hiện
nay trên hà nội có tới hàng chục siêu thị lớn nhỏ cùng với các chợ đầu mối như
Long Biên là nguồn cung cấp rau củ cho cả thành phố. Thế nhưng lượng cung vẫn
chưa đáp ứng được lượng cầu, theo cục thống kê thì tính đến tháng 2 năm 2012
dân số toàn địa bàn là gần 7 triệu người. Chính vì thế vấn đề rau sạch luôn là vấn
đề cấp bách đối với dân cư toàn thành phố, năm bắt được điều này siêu thị Bigc
Thăng Long đã trở thành nhà cung cấp rau củ với số lượng lớn cho thành phố. Tất
cả các khâu lựa chọn nhà cung cấp mà Big C áp dụng đều đươc kiểm tra kỹ lượng
và cẩn thận
Hiện nay BigC Thăng Long có hơn 150 mặt hàng rau củ quả với số lượng
90% là hàng trong nước còn lại là hàng nhập khẩu, ở Big C tất cả các khâu từ tìm
kiếm thông tin, lựa chọn nhà cung cấp đều được thực hiện một cách khoa học. Việc
lựa chọn nhà cung cấp được giao cho một bộ phần chuyên trách tìm kiếm vì thế
chất lượng và hiệu quả công việc sẽ được nâng cao, tất cả các thông tin về nhà
cung cấp đều được Big C tập hợp lại và được đánh giá bởi các chuyên gia và công
cụ như thang điểm hay ma trận, hiện nay siêu thị BigC với đội ngũ lên tới hàng
nghìn nhân viên đây cũng là một lợi thế để tìm kiếm thông tin, ngoài ra nguồn tìm
kiếm thông tin nhà cung cấp còn được sử dụng như tìm kiếm nhà cung cấp trên các
phương tiện báo chí, truyền hình, hội thảo… hay các đơn đặt hàng ở nhà cung cấp.
Một hình thức tìm kiếm nhà cung cấp được BigC áp dụng rộng rãi và triệt để đem
lại hiệu quả cao và có thể nói chưa có một doanh nghiệp nào áp dụng đó chính là

việc chủ động tìm đến nhà sản xuất là các hộ nông dân ở các tỉnh thành trong cả
nước thông qua các cuộc hội thảo, giúp họ điều kiện trồng trọt, xử lý sản phẩm sau
khi thu hoạch và vận chuyển
Tại Vân Nội, Đông Anh, Hà Nội, chủ yếu là hộ nông dân, BigC đã đề xuất
hợp tác cùng phát triển dự án cung cấp rau củ đảm bảo tươi, sạch và sự minh bạch
về thông tin chất lượng. lúc đầu các hộ nông dân còn ngần ngại, bởi họ chưa quen
với những yêu cầu thay đổi, cải thiện cũng như cách làm mới của BigC. Tâm lý
chung là họ sợ thiệt hại về lợi nhuận. Big C đã nhiều lần thuyết phục, mà quan
trọng là đảm bảo quyền lợi cho họ bằng cách bao tiêu toàn bộ sản phẩm.Cuối cùng,
các nhà sản xuất cũng hiểu được những mong đợi của người tiêu dùng cũng như sự
cần thiết của chất lượng sản phẩm nên họ sẵn sàng hợp tác.
Để có được những sản phẩm tươi sống làm hàng ngày không phải dễ dàng vì
tại Vân Nội do tập quán canh tác manh mún nhỏ lẻ, chưa áp dụng khoa học kỹ
thuật vào sản xuất, vì thế ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của nhiều loại rau củ
quả. Những yếu tố này ảnh hưởng đến sản lượng cũng như giá cả, chất lượng của
sản phẩm. Do đó, giữa năm 2008, Big C Thăng Long xây dựng một trung tâm thu
mua và kiểm soát chất lượng ngay tại vựa rau củ của Vân Nội
Yêu cầu cốt lõi là chất lượng phải được đảm bảo trong suốt quá trình sản
xuất, vận chuyển, nhập hàng, bán ra. Để đạt được điều đó, bước đầu BigC Thăng
Long xây dựng đội ngũ nhân viên có nhiều kinh nghiệm về rau củ quả với nhiệm
vụ nhận và kiểm tra toàn bộ sản phẩm theo quy trình chất lượng của Big C, liên tục
sát cánh cùng nhà sản xuất để khắc phục ngay những sản phẩm chưa đạt chất
lượng, thường xuyên cập nhật, triển khai các kỹ thuật mới, giống mới và hướng
dẫn nhà nông cải thiện, đổi mới kỹ thuật trồng trọt, canh tác, bảo quản cây trồng.
Các sản phẩm rau củ sau khi thu hoạch được vận chuyển đến các siêu thị Big C
bằng xe lạnh với nhiệt độ phù hợp trong suốt hành trình.
Đối với vấn đề về nguồn cung cấp rau củ ở BigC Thăng Long có thể chia ra
làm 2 loại cơ bản đó là nhà cung cấp trong nước chiếm 90% chủ yếu là các hộ
nông dân và 10 % là hàng nhập khẩu chủ yếu từ các nước như Trung Quốc và Thái
Lan. Để đảm bảo về chất lượng cũng như số lượng tránh phụ thuộc vào yếu tố bên

hàng ngoại, hiện nay BigC Thăng Long dần tiến tới sử dụng hàng nội địa hóa.
2.2. Lựa chọn nhà cung cấp rau, củ sạch tại BigC Thăng Long
Sau đây là các tiêu chuẩn chính mà Big C Thăng Long đưa ra để chọn nhà
cung ứng mặt hàng rau, củ quả:
- Chất lượng nhà cung cấp: Chất lượng thể hiện qua tiêu chuẩn chất lượng
rau, củ quả mà họ đạt được qua các kỳ kiểm tra và đánh giá chất lượng như các
tiêu chuẩn iso, hay huy chương tại các hội chợ, triển lãm… về cung cấp rau, củ,
quả sạch cho các doanh nghiệp, siêu thị trong nước cũng như ngoài nước. Chất
lượng cũng có thể được đánh giá dựa vào uy tín của nhà cung cấp trong việc giao
hàng, thương hiệu cũng như nhãn hiệu nhà cung cấp có được sau nhiều năm họat
động sản xuất kinh doanh, chất lượg phụ thuộc vào sự đánh giá và bình chọn của
người tiêu dung sản phẩm rau, củ, quả sạch trên thị trường.
-Thời hạn giao hàng: thời hạn giao hàng có đảm bảo không, nhà cung cấp
thường xuyên giao hàng đúng hẹn hay sai hẹn và tại sao sai hẹn… Big C cần lựa
chọn nhà cung cấp có giao hàng đúng hẹn bởi vì Big C Thăng Long là 1 siêu thị
lớn không thể vì bất cứ lý do gì mà hàng nông sản cung cấp cho người tiêu dùng
không đủ để bán vì nếu như vậy sẽ 1 phần làm giảm doanh thu đáng kể, quan trọng
hơn là ảnh hưởng không tốt đến tâm lý của người tiêu dùng rằng Big C Thăng
Long là siêu thị lớn vậy mà không đáp ứng được nhu cầu khách hàng. Big C đã rất
thành công khi lựa chọn các nhà cung cấp và có chính sách dự trữ hàng hóa tốt
điển hình là trận mưa lịch sử vào năm 2008 khi mà đâu đâu người dân cũng thiếu
rau quả sạch, khắp nơi hàng loạt đều tăng giá rau quả hàng ngày thì big C luôn đáp
ứng được lượng rau quả đầy đủ cho người tiêu dùng với giá cả chỉ cao hơn ngày
thường 1 chút.
-Giá thành hàng hóa: bao gồm giá mua và chi phí mua hàng, điều kiện
thanh toán, để đánh giá giá thành cần căn cứ vào giá trị thị trường, chi phí vận
chuyển, các ưu đãi trong thanh toán và mua hàng… có những nhà cung cấp thì ưu
đãi về thanh toán (thời hạn thanh toán có thể cho chịu 1 phần khi nào bán hết hàng
rồi trả, có khi cho nợ đến lúc bán xong hàng rồi thanh toán…), về vận chuyển thì
có công ty yêu cầu phí vận chuyển tách riêng ra với hàng nông sản có nghĩa là

doanh nghiệp phải trả riêng rẽ 2 khoản, có những nhà cung cấp bao gồm phí vận
chuyển với giá trị hàng là một khoản phải trả, có nhà cung cấp sẽ thuê hộ phương
tiện vận tải, có nhà cung cấp bắt chính doanh nghiệp phải tự mình thuê vận
chuyển… nhà cung cấp nào đáp ứng được điều kiện thanh toán, vận chuyển hàng
nông sản hợp lý thì Big C sẽ lựa chọn nhà cung cấp đó.
-Khả năng kỹ thuật,công nghệ của nhà cung cấp để có thể đảm bảo các
vấn đề về kĩ thuật và công nghệ trong trường hợp cần bảo quản các loại hàng nông
sản trong các kho và nơi trưng bày sản phẩm, mặt hàng này là mặt hàng dễ bị hư
hỏng, bị thối rữa nếu không biết bảo quản hợp lý về mặt kỹ thuật.
-Dịch vụ sau bán: một số nhà cung cấp rau quả không còn quan tâm đến
hàng nông sản sau khi bán, còn một số nhà cung cấp còn có cử nhân viên kỹ thuật
của mình đến để hướng dẫn DN biết cách bảo quản hàng nông sản đây chính là
dịch vụ mà không riêng gì Big C mà các DN khác cũng hết sức quan tâm và cũng
là một trong những tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp cho mình.
-Khả năng tài chính của nhà cung cấp: Họ đang ở trong giai đoạn ổn định
và phát triển với tình hình tài chính lành mạnh hay đang ở thời kỳ thua lỗ và khó
khăn về tài chính, đây cũng là yếu tố quan trọng để lựa chọn nhà cung cấp chẳng
hạn như nhà cung cấp đang ở trong giai đọan phát triển không ổn định thì nhà cung
cấp nông sản không thể cho Big C thanh toán chậm một thời gian được mà phải
thanh toán ngay, không có nhiều vốn để quay vòng, không có vốn để đầu tư vào
công nghệ kỹ thuật để đổi mới chất lượng nông sản, cắt giảm chi phí hỗ trợ với Big
C…trong những hoàn cảnh khó khăn đôi khi nhà cung cấp này có thể sẽ không
cung cấp cho Big C với giá cả như cũ nữa mà chuyển sang cung cấp cho đối thủ
cạnh tranh của Big C vì bên đối thủ trả giá cao hơn hẳn so với Big C, từ đó Big C
không có đủ lượng hàng cung cấp cho người tiêu dùng.
Quy trình lựa chọn nhà cung cấp của siêu thị Big C Thăng Long:
- Bước 1:Thu thập thông tin về nhà cung cấp,có rất nhiều nhà cung cấp trên thị
trường cùng cung cấp hàng nông sản cho big c nên việc thu thập thông tin về nhà
cung cấp là điều hết sức quan trọng quyết đến chi phí và chất lượng của sản phẩm
nông sản.

- Bước 2: Lập danh sách các nhà cung cấp được lựa chọn ban đầu của big C.
- Bước 3: Lập tiêu chí đánh giá các nhà cung cấp trong danh sách, công ty xem
xét các vấn đề liên quan đến nhà cung cấp, lựa chọn một số tiêu chí để đánh giá,
sắp xếp theo mức độ quan trọng của các tiêu chí để lựa chọn nhà cung cấp.
- Bước 4: Tiến hành đánh giá nhà cung cấp theo tiêu chí đã chọn. Sau khi xem
xét và đánh giá tiềm năng của từng nhà cung cấp, người được phân công đánh giá
sẽ tiến hành phân loại chọn lọc nhà cung cấp dựa vào tiêu chí đánh giá, các chuẩn
mực lựa chọn. Doanh nghịêp có thể thăm quan nhà xưởng và đánh giá trực tiếp cơ
sở vật chất, giấy phép thành lập kinh doanh và khả năng của nhà cung cấp.
- Bước 5: Lập danh sách nhà cung cấp chính thức. Danh sách nhà cung cấp
được chọn phải lập theo thứ tự từ kết quả đánh giá.