50 Tổ chức công tác hạch toán Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần dược phẩm Hà Tây

Lời nói đầu
Cùng với sự phát triển đi lên của đất nớc, khi xoá bỏ cơ chế bao cấp tập trung,
chuyển sang nền kinh tế nhiều thành phần có sự điều tiết vĩ mô của nhà nớc, hoạt
động sản xuất kinh doanh thơng mại trở thành mối quan tâm lớn của các Doanh
nghiệp trong và ngoài nớc. Từ chỗ chỉ chuyên nhập siêu đến nay Việt Nam đã có một
khối lợng hàng xuất khẩu đáng kể ra các nớc.
Tuy nhiên trong xu thế hào nhập với thế giới hiện nay sẽ không tránh khỏi sự
cạnh tranh gay gắt không chỉ giữa các Doanh nghiệp trong nớc với Doanh nghiệp nớc
ngoài mà giữa các Doanh nghiệp trong nớc cũng có sự đua tranh quyết kiệt. Để đứng
vững trong cạnh tranh và không ngừng phát triển mở rộng sản xuất ngoài vấn đề nâng
cao và cải tiến kỹ thuật còn đòi hỏi các Doanh nghiệp phải chú ý đến việc tiết kiệm
chi phí và hạ thấp giá thành sản phẩm mà vẫn phải đảm bảo chất lợng sản phẩm.
Trong đó khâu quản lý chi phí Nguyên vật liệu là rất quan trọng, để làm tốt đợc việc
này thì ngay từ khâu thu mua, nhập xuất, dự trữ đến sử dụng Nguyên vật liệu phải đợc
ghi chép, phản ánh một cách chính xác và kịp thời từ đó đề ra những biện pháp quản
lý Nguyên vật liệu nói riêng và quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn
Doanh nghiệp nói chung một cách khoa học, hợp lý và đúng đắn.
Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Dợc phẩm Hà Tây, em đã nhận
thấy tầm quan trọng của chi phí Nguyên vật liệu cũng nh kế toán Nguyên vật liệu đối
với sản xuất kinh doanh và những bức xúc xung quanh việc hạch toán Nguyên vật
liệu. Em đã mạnh dạn đi sâu nghiên cứu đề tài:
Tổ chức công tác hạch toán kế toán Nguyên vật liệu tại
Công ty cổ phần dợc phẩm Hà Tây.
Chuyên đề gồm 3 phần:
1
Phần I: Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán Nguyên vật
liệu tại Công ty cổ phần dợc phẩm Hà Tây.
Phần II: Tình hình thực tế công tác kế toán Nguyên vật liệu
tại Công ty cổ phần dợc phẩm Hà Tây.
Phần III: Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán Nguyên vật
liệu tại Công ty cổ phần dợc phẩm Hà Tây.

Do thời gian và trình độ có hạn, đặc biệt trong quá trình tiếp cận với vấn đề
mới, chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong đợc sự giúp đỡ của
các cô chú, anh chị trong phòng kế toán và sự hớng dẫn trực tiếp của Thầy giáo:
Nguyễn Quốc Trân và các thầy cố giáo trong khoa kinh tế Viện Đại học Mở Hà Nội,
để em hoàn thành tốt chuyên đề này.
Em xin chân thành cảm ơn.
2
Phần I
Cơ sở lý luận về hạch toán Nguyên vật liệu
Trong Doanh nghiệp
I. Khái niệm, đặc điểm, phân loại và tính giá vật liệu.
1. Đặc điểm của Nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu là đối tợng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá
trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm.
Nguyên vật liệu là đối tợng lao động nhng không phải bất cứ đối tợng nào
cũng là Nguyên vật liệu mà chỉ trong điều kiện đối tợng lao động do lao động làm ra
thì nó mới trở thành Nguyên vật liệu.
* Đặc điểm của Nguyên vật liệu:
- Về mặt hiện vật: Thì trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm, Nguyên vật
liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và khi tham gia vào quá trình sản xuất,
Nguyên vật liệu đợc tiêu dùng toàn bộ nó không giữ nguyên hình thái vật chất ban
đầu.
- Về mặt giá trị: Giá trị của Nguyên vật liệu chuyển dịch toàn bộ một lần vào
giá trị của sản phẩm mới tạo ra.
2. Phân loại Nguyên vật liệu.
Trong Doanh nghiệp sản xuất, Nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại, nhóm thứ
khác nhau với nội dung kinh tế, công dụng, tính năng hoá học và yêu cầu quản lý
khác nhau. Để phục vụ cho yêu cầu công tác quản lý và hạch toán phải phân loại
Nguyên vật liệu theo những tiêu thức phù hợp.
* Phân loại vật liệu theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị của Doanh

nghiệp:
- Nguyên vật liệu chính: Là đối tợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể
của sản phẩm mới. Ban thành phẩm mua ngoài đợc dùng cho mục đích tiếp tục sản
xuất ra sản phẩm cũng đợc coi là Nguyên vật liệu chính.
3
- Vật liệu phụ: Là các loại vật liệu sử dụng để làm tăng chất lợng sản phẩm,
hoàn chỉnh sản phẩm hay phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, bao gói sản phẩm
nh thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu nhờn
- Nhiên liệu: Là loại vật liệu đợc dùng cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho
hoạy động máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải nh xăng, dầu, than, củi, hơi đốt
- Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết, phụ tùng máy móc thiết bị mà Doanh
nghiệp mua sắm dự trữ phục vụ cho việc thay thế máy móc thiết bị.
- Thiết bị xây dựng cơ bản: Là các loại thiết bị phơng tiện đợc sử dụng cho
công việc xây dựng cơ bản.
- Vật liệu khác: Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất, chế tạo sản
phẩm nh: gỗ, sắt, thuỷ tinh hoặc phế.
Việc phân loại nh trên có u điểm là giúp ngời quản lý thấy rõ đợc vai trò và tác
dụng của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Qua đó, đa ra quyết
định về quản lý và hạch toán từng loại vật liệu nhằm nâng cao hiệu quả huy động và
sử dụng Nguyên vật liệu. Tuy nhiên các phân loại này còn bộc lộ một số nhợc điểm:
Nhiều khi rất khó phân loại ở một Doanh nghiệp, có lúc Nguyên vật liệu chính đợc sử
dụng nh vật liệu phụ.
* Phân loại theo nguồn gốc hình thành Nguyên vật liệu:
- Nguyên vật liệu mua ngoài: Là những vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh
doanh đợc Doanh nghiệp mua ngoài thị trờng.
- Nguyên vật liệu tự sản xuất: Là những vật liệu Doanh nghiệp tự chế biến hay
thuê ngoài gia công chế biến.
- Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh, liên kết hoặc đợc biếu tặng, cấp
phát.
ý nghĩa của cách phân loại này là tạo tiền đề cho quản lý và sử dụng riêng cho

từng loại vật liệu, từng nguồn nhập khác nhau. Trên cơ sở đó mới đánh giá đợc hiệu
quả sử dụng vật liệu cho sản xuất kinh doanh.
* Phân loại theo mục đích sử dụng Nguyên vật liệu:
4
- Nguyên vật liệu trực tiếp dùng vào sản xuất kinh doanh.
- Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác nh quản lý phân xởng, quản lý
Doanh nghiệp, tiêu thụ sản phẩm.
* Phân loại vật liệu theo đặc trng vật chất của vật liệu:
- Nguyên vật liệu rắn.
- Nguyên vật liệu lỏng.
- Nguyên vật liệu khí.
* Phân loại Nguyên vật liệu theo quan hệ với môi trờng, sức khoẻ:
- Nguyên vật liệu thông thờng.
- Nguyên vật liệu độc hại, nguy hiểm.
3. Tính giá Nguyên vật liệu.
Tính giá Nguyên vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của
Nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu trung thực, thống
nhất.
Theo chuẩn mực kế toán mới do Bộ Tài chính ban hành, căn cứ vào chuẩn mực
số 01 về kế toán hàng tồn kho quy định các phơng pháp đánh giá vật t hàng hoá tồn
kho. Hiện nay có 4 phơng pháp tính giá sau:
- Phơng pháp Nhập trớc xuất trớc.
- Phơng pháp Nhập sau xuất trớc.
- Phơng pháp Bình quân gia quyền.
- Phơng pháp tính theo giá đích danh.
Về nguyên tắc: Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất thuộc loại tài sản lu
động nên phải đợc đánh giá theo giá vốn vật liệu mua mua sắm, gia công hoặc chế
biến. Tuy nhiên, do đặc điểm của Nguyên vật liệu có nhiều loại, nhiều thứ, thờng
xuyên biến động trong quá trình sản xuất và yêu cầu của công tác kế toán Nguyên vật
liệu nên trong công tác kế toán Nguyên vật liệu việc tính giá phải đợc tính giá theo

giá thực tế.
a. Đối với Nguyên vật liệu nhập kho:
5
Nguyên vật liệu nhập kho của Doanh nghiệp từ nhiều nguồn khác nhau. Tuỳ
thuộc vào từng nguồn nhập mà giá vốn của Nguyên vật liệu đợc xác định khác nhau.
Giá thực tế của Nguyên vật liệu mua ngoài: Trị giá thực tế nhập kho là giá mua
ghi trên hoá đơn (gồm cả thuế nhập khẩu nếu có) cộng với các chi phí mua thực tế
(chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, chi phí thuê kho ) trừ
các khoản chiết khấu, giảm giá (nếu có).
Nhng hiện nay theo quy chế, luật thuế GTGT mới đợc áp dụng từ ngày
1/1/1999.
- Đối với các Doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ
thì đợc phản ánh nh sau:
+ Trờng hợp vật t mua ngoài về nhập kho có hoá đơn GTGT hoặc có hoá đơn
đặc thù cho hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu
trừ thì giá trị vật t, hàng hoá phản ánh theo giá mua vào không có thuế GTGT. Thuế
GTGT đầu vào đợc khấu trừ theo dõi trên TK 133: Thuế GTGT đầu vào.
+ Trờng hợp vật t, hàng hoá dịch vụ mua ngoài không có hoá đơn thuế GTGT
hoặc có hoá đơn GTGT (theo phơng pháp trực tiếp) dùng vào hoạt động sản xuất kinh
doanh chịu thuế GTGT thì giá trị vật t hàng hoá dịch vụ mua ngoài đợc phản ánh theo
giá thanh toán.
+ Trờng hợp vật t mua vào dùng đồng thời cho sản xuất kinh doanh chịu thuế
GTGT (theo phơng pháp khấu trừ) và không chịu thuế GTGT, mà không hạch toán
riêng đợc thuế GTGT đầu vào thì giá trị vật t đợc phản ánh theo giá cha có thuế
GTGT. Đến cuối kỳ kế toán mới xác định đợc số thuế GTGT đợc khấu trừ trên cơ sở
phân bổ theo tỷ lệ doanh thu chiụ thuế GTGT và không chịu thế GTGT so với tổng
doanh thu.
- Đối với Doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp: thì
giá vật t mua ngoài có hoá đơn thuế GTGT và không có hoá đơn thuế GTGT dùng
vào hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp thì giá

trị thực tế nhập kho đợc phản ánh theo giá thanh toán, thuế GTGT không đợc khấu
trừ.
6
- Đối với vật liệu do Doanh nghiệp tự gia công chế biến: Thì trị giá vốn nhập
kho là giá trị thực tế của vật liệu gia công chế biến cộng với các chi phí gia công chế
biến.
- Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Thì trị giá vốn thực tế của vật
liệu xuấ thuê gia công chế biến cộng với chi phí vận chuyển, bốc dỡ đến nơi thuê chế
biến và từ nơi đó về Doanh nghiệp, công số tiền phải trả cho ngời nhận gia công chế
biến hay còn gọi là giá thanh toán.
- Trờng hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh: Là trị giá do hội đồng liên doanh
đánh giá.
- Phế liệu đợc tính giá theo giá ớc tính.
b. Đối với vật liệu xuất kho:
Để tính toán, phân bổ chính xác chi phí thực tế về Nguyên vật liệu đã tiêu hao
trong quá trình sản xuất ở các Doanh nghiệp trong trờng hợp kế toán sử dụng giá thực
tế của Nguyên vật liệu. Ta có thể áp dụng một trong các phơng pháp sau:
* Tính giá trị thực tế Nguyên vật liệu theo phơng pháp bình quân gia quyền:
Trị giá thực tế Số lợng x Đơn giá bình quân
NVL xuất kho xuất kho gia quyền
Trong đó:

Đơn giá bình quân Trị giá NVL tồn đầu kỳ + Trị giá NVL nhập đầu kỳ
Gia quyền Số lợng NVL tồn đầu kỳ + Số lợng NVL nhập đầu kỳ
Cách tính: Xuất lô hàng nào thì tính giá nhập lô hàng đó.
* Tính giá trị thực tế theo phơng pháp nhập trớc xuất trớc.
7
Trị giá thực tế của
Nguyên vật liệu
xuất dùng

Giá thực tế đơn vị của
Nguyên vật liệu nhập kho x
(theo từng lần nhập)
Số lợng Nguyên vật liệu
xuất dùng trong kỳ (theo số
lợng từng lần nhập)
Theo phơng pháp này thì cứ lô hàng nào nhập trớc thì xuất trớc và coi tồn đầu
kỳ là lần nhập đầu tiên, vật liệu tồn kho cuối kỳ chính là vật liệu của những lần nhâp
sau cùng.
* Tính giá trị thực tế theo phơng pháp nhập sau xuất trớc.
Ta xác định đơn giá thực tế của Nguyên vật liệu theo từng lần nhập. Căn cứ số
lợng xuất và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối sau đó mới lần lợt đến các lần nhập tr-
ớc để tính giá trị thực tế xuất kho. Nh vậy, giá trị thực tế của vật liệu tồn kho đầu kỳ
lại là giá thực tế vật liệu tính theo đơn giá của lần nhập đầu kỳ.
* Tính giá vật liệu theo giá hạch toán.
Giá hạch toán là loại giá đợc sử dụng tạm thời để giúp cho việc hạch toán
nhập, xuất tồn kho hàng ngày của từng thứ vật liệu đợc kịp thời và thuận lợi hơn. Giá
hạch toán có thể lấy theo kế hoạch hoặc giá trị thực tế cuối kỳ trớc. Đặc điểm của giá
hạch toán là không có giá trị về mặt thanh, quyết toán và ổn định trong suốt kỳ hạch
toán.
Trị giá thực tế của vật Trị giá hạch toán của vật x Hệ số giá
Liệu xuất dùng trong kỳ Liệu xuất dùng trong kỳ vật liệu
Trong đó:
Hệ số giá
Trị giá thực tế của vật +
liệu tồn kho đầu kỳ
Trị giá thực tế của vật
liệu tồn kho đầu kỳ
vật liệu Trị giá hạch toán của vật +
Liệu tồn kho đầu kỳ

Trị giá hạch toán của vật
liệu tồn kho đầu kỳ
8
Tuỳ thuộc vào đặc điểm yêu cầu và trình độ quản lý của Doanh nghiệp mà
trong các phơng pháp tính giá thực tế hay hệ số giá (trong các trờng hợp sử dụng giá
hạch toán) có thể tính cho từng nhóm hoặc cả loại Nguyên vật liệu.
Từng cách tính giá và phơng pháp tính giá thực tế xuất kho đối với Nguyên vật
liệu có nội dung u điểm và các điều kiện áp dụng phù hợp. Do đó Doanh nghiệp phải
căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, khả năng, trình độ nghiệp vụ của
kế toán, yêu cầu quản lý cũng nh điều kiện trang thiết bị các phơng tiện kỹ thuật tính
toán, xử lý thông tin mà nghiên cứu để đăng ký phơng pháp áp dụng thích hợp.
4. Công tác kiểm kê Nguyên vật liệu:
a. Mục đích của công tác kiểm kê:
Kiểm kê Nguyên vật liệu ở các Doanh nghiệp nhằm xác định số lợng, chất l-
ợng và giá trị từng loại Nguyên vật liệu, hiện có, kiểm tra tình hình nhập, xuất, tồn
và xử lý đúng nguyên tắc những trờng hợp mất mát, thiếu hụt, kém phẩm chất. Qua
đó, nâng cao hiệu quả công tác quản lý Nguyên vật liệu. Công việc kiểm kê phải đợc
tiến hành ít nhất một lần trong năm ở mỗi Doanh nghiệp vào cuối năm khi lập báo
cáo quyết toán. Công việc đợc thực hiện bởi hội đồng kiểm kê do Doanh nghiệp lập.
Nguyên tắc tổ chức thực hiện công tác kiểm kê Nguyên vật liệu:
- Lựa chọn phơng pháp kiểm kê thích hợp với từng loại Nguyên vật liệu, dùng
các phơng tiện đo lờng, kiểm tra số lợng và chất lợng từng thứ Nguyên vật liệu. Với
những hàng hoá vật t có đặc điểm đặc biệt phải có công cụ chuyên dùng để thực hiện
đo lờng khi kiểm kê.
- Thành lập hội đồng kiểm kê, đánh giá Nguyên vật liệu. Hội đồng kiểm kê do
Doanh nghiệp thành lập ít nhất gồm kế toán trởng, thủ kho, kế toán vật t nhân viên kỹ
thuật có nhiệm vụ kiểm kê và đánh giá Nguyên vật liệu tồn kho, kết quả đ ợc ghi
vào biên bản kiểm kê.
b. Hạch toán kết quả kiểm kê.
9

Kết qủa công tác kế toán đợc tập hợp vào biên bản kiểm kê để từ đó có quyết
định xử lý, lập kết quả đánh giá hàng tồn kho. Kế toán tiến hành hạch toán công tác
kiểm kê và tổ chức lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Nguyên vật liệu.
* Ghi nhận kết quả kiểm kê:
- Phản ánh giá trị tài sản thiếu tại kho:
Nợ TK 642: Giá trị tài sản thiếu trong định mức.
Nợ TK 1381: Giá trị tài sản thiếu ngoài định mức chờ xử lý.
Có TK 152
- Phản ánh giá trị tài sản thừa tại kho:
Nợ TK 152
Có TK 642: Thừa trong định mức.
Có TK 3381: Giá trị thừa ngoài định mức chờ xử lý.
* Ghi nhận kết quả xử lý tài sản thừa, thiếu:
- Xử lý số thiếu:
Nợ TK 1381: Phải thu cá nhân.
Nợ TK 334: Cá nhân bồi thờng trừ vào lơng.
Nợ TK 821, : Tính vào chi phí bất th ờng.
Có TK 1381: Xử lý số thiếu.
- Xử lý số thừa:
Nợ TK 3381: Giá trị thừa đã xử lý.
Có TK 411, 421, 721
5. Hạch toán dự phòng giảm giá Nguyên vật liệu:
Dự phòng giảm giá là sự xác nhạn về phơng diện kế toán một sự giảm giá trị
tài sản do nguyên nhân mà hậu quả của chúng không chắc chắn.
Các khoản lập dự phòng giảm giá có một vai trò quan trọng đối với một Doanh
nghiệp, vai trò đó đợc thể hiện trên các phơng diện sau:
- Phơng diện kinh tế: Nhờ các khoản dự phòng giảm giá đã làm cho bảng cân
đối kế toán của Doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản.
10
- Phơng diện tài chính: Dự phòng giảm giá đã làm giảm lãi của các niên độ kế

toán, nên Doanh nghiệp tích luỹ đợc một số đáng kể đã đợc phân chia số này đợc sử
dụng để bù đắp các khoản giảm giá tài sản thực sự phát sinh và tài trợ các khoản chi
phí hay lỗ đã dự phòng khi các co này phát sinh ở niên độ kế toán sau. Thực chất các
khoản dự phòng là một nguồn tài chính của Doanh nghiệp, tạm thời nằm trong các tài
sản lu động trớc khi sử dụng thực thụ.
- Phơng diện thuế khoá: Dự phòng giảm giá đợc ghi nhận nh là một khoản chi
phí làm giảm lợi tức phát sinh.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Nguyên vật liệu đợc lập vào cuối các niên độ
kế toán nhằm ghi nhận bộ phận giá trị dự tính giảm sút so với giá gốc (giá thực tế)
của hàng tồn kho nhng cha chắc chắn. Qua đó phản ánh đợc giá trị thực hiện thuần
tuý của hàng tốn kho trên báo cáo tài chính.
Giá trị thực hiện thuần Giá trị gốc + Dự phòng giảm giá
của hàng tồn kho của hàng tồn kho hàng tồn kho

Dự phòng giảm giá Nguyên vật liệu đợc lập cho các loại Nguyên vật liệu chính
dùng cho sản xuất các loại vật t, hàng hoá mà giá trị th ờng thấp hơn giá đang ghi
trên sổ kế toán. Những loại vật t này là mặt hàng kinh doanh, thuộc sở hữu của Doanh
nghiệp, có chứng từ hợp lý chứng minh giá trị của vật t tồn kho.
* Phơng pháp xác định dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Mức dự phòng hàng tồn kho Số luợng hàng tồn kho đến + Mức giảm giá
cần lập cho năm tới Cuối niên độ kế toán hàng tồn kho
* Tài khoản hạch toán:
Tài khoản 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá không dùng đến vào cuối niên độ kế
toán.
11
Bên Có: Trích dự phòng cần lập vào cuối niên độ.
Dự Có: Số dự phòng đã trích.
* Phơng pháp hạch toán:
- Cuối niên độ kế toán hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã lập năm trớc:

Nợ TK 159:
Có TK 721:
- Đồng thời trích lập dự phòng cho năm tới:
Nợ TK 642(642.6):
Có TK 159:
- Cuối niên độ kế toán tiếp theo moi biến động về giá cả hàng tồn kho (tăng,
giảm) phản ánh ở TK 412.
- Cuối niên độ kế toán, tiến hành hoàn nhập và trích dự phòng nh trên.
6. Yêu cầu và nhiệm vụ hạch toán Nguyên vật liệu.
Xuất phát từ yêu cầu quản lý Nguyên vật liệu và vị trí của kế toán đối với công
tác quản lý tài chính trong các Doanh nghiệp sản xuất. Yêu cầu và nhiệm vụ của kế
toán hạch toán Nguyên vật liệu đợc thể hiện:
- Thực hiện việc đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc yêu
cầu quản lý thống nhất của Nhà nớc và yêu cầu quản trị của Doanh nghiệp.
- Tổng hợp chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán phù hợp với phơng pháp kế
toán hàng tồn kho áp dụng trong Doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số
liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá trình hoạt
động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và
tính giá thành sản phẩm.
- Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình
hình thanh toán với ngời bán, ngời cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu trong quá
trình sản xuất kinh doanh.
- Doanh nghiệp đang sử dụng Nguyên vật liệu theo chuẩn mực hàng tồn kho số
02 (Chuẩn mực kế toán ra ngày 09/10/2002 ban hành theo Quyết định 149/2001/QĐ-
BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trởng Bộ tài chính) nh sau:
12
+ Kế toán chi phí sản xuất chung cố định:
Khi phát sinh chi phí sản xuất chung cố định thì tập hợp chi phí vào Nợ TK
627.
Cuối kỳ phân bổ, kết chuyển chi phí sản xuất chung cố định vào TK 154 cho

mỗi đơn vị sản phẩm theo mức công suất bình thờng.
Trờng hợp sản phẩm thực tế sản xuất ra thấp hơn công suất bình thờng thì
khoản chi chênh lệch giữa tổng chi phí sản xuất chung cố định thực tế lớn hơn mức
sản xuất chung cố định không đợc tính vào giá thành đợc ghi nhận vào giá vốn hàng
bán TK 632.
+ Kế toán các khoản hao hụt, mất mát hàng tồn kho:
Căn cứ vào biên bản mất mát, hao hụt hàng tồn kho kế toán phản ánh vào TK
1381.
Căn cứ vào biên bản xử lý kế toán phản ánh vào TK 111, 112, 334
+ Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ năm nay lớn hơn
khoản dự phòng đã lập ở cuối kỳ năm trớc thì số chênh lệch kế toán ghi Nợ TK 632,
Có TK 159.
Trờng hợp ngợc lại số chênh lệch nhỏ hơn số lập năm trớc kế toán ghi Có TK
632.
II. Hạch toán tổng hợp Nguyên vật liệu theo phơng pháp kê
khai thờng xuyên.
1. Khái niệm và tài khoản hạch toán.
* Khái niệm:
Phơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho là phơng pháp ghi chép phản
ánh thờng xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình nhập xuất, tồn kho các loại
Nguyên vật liệu trên các tài khoản về sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở chứng từ nhập,
xuất.
13
Nh vậy, việc xác định giá trị Nguyên vật liệu xuất kho theo phơng pháp kê
khai thờng xuyên đợc căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho. Sau khi đã đợc tập
hợp phân loại theo các đối tợng sử dụng để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán. Ngoài
ra, giá trị Nguyên vật liệu tồn kho trên các tài khoản, sổ kế toán đợc xác định ở bất kỳ
thời điểm nào trong kỳ kế toán.
* Tài khoản sử dụng:

- Tài khoản 152 Nguyên liệu, vật liệu : Tài khoản này phản ánh số hiện có
và tình hình tăng giảm các loại Nguyên vật liệu theo giá trị thực tế. Tài khoản 152 có
thể đợc mở thành các tài khoản cấp 2, 3 để kế toán chi tiết theo từng nhóm vật liệu
tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của Doanh nghiệp.
- Tài khoản 151 Hàng mua đang đi đ ờng : Tài khoản này dùng để phản ánh
giá trị các loại vật t, hàng hoá mà Doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với
ngời bán nhng cha về nhập kho Doanh nghiệp và tình hình hàng đi đờng đã về nhập
kho.
- Tài khoản 133 Thuế GTGT đ ợc khấu trừ : Tài khoản này đợc dùng để phản
ánh số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ, đã đợc khấu trừ và còn đợc khấu trừ.
- Tài khoản 331 Phải trả ng ời bán : Tài khoản này đợc dùng để phản ánh
quan hệ thanh toán giữa Doanh nghiệp và ngời bán.
- Ngoài ra quá trình hạch toán còn đợc sử dụng một số tài khoản khác nh: tài
khoản 111, 112, 128, 222, 241, 141, 441, 621, 627, 641, 642
2. Phơng pháp hạch toán các nghiệp vụ tăng giảm Nguyên vật liệu trong
các Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
a. Nhập kho Nguyên vật liệu:
- Khi mua Nguyên vật liệu kế toán ghi:
Nợ TK 152: Giá mua không có thuế GTGT
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào
Có TK 111, 112: Trả tiền ngay
14
Có TK 331, 311, 141
- Khi hàng mua đang đi đờng (Nghĩa là cha có hoá đơn và cha có phiếu nhập
kho) trong tháng khi nhận đợc hoá đơn kế toán tạm lu hoá đơn này vào hàng mua
dang đi đờng. Nếu cuối tháng hàng mua đang đi đờng vẫn cha về nhập kho kế toán
ghi:
Nợ TK 151: Giá mua không có thuế GTGT
Nợ TK 133: Thuế GTGT
Có TK 111, 112, 141

Sang tháng sau khi hàng của các tháng trớc về nhập kho (có phiếu nhập kho)
kế toán ghi:
Nợ TK 152: Hàng mua nhập kho
Nợ TK 621, 627, 641, 642: Hàng mua đa vào sử dụng ngay
Nợ TK 517: Hàng mua về gửi ngay cho ngời mua
Nợ TK 623: Hàng mua về bán ngay
Có TK 151
- Phản ánh chi phí thu mua, vận chuyển Nguyên vật liệu:
Nợ TK 152
Nợ TK 621, 627, 641, 642
Nợ TK 133: Thuế GTGT
Có TK 111,112, 331
- Khi mua vật liệu nếu đợc hởng chiết khấu thì kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112, 331
Có TK 771: Thu nhập hoạt động bất thờng
- Khi Nguyên vật liệu nhập kho do tự gia công chế biến hay thuê ngoài gia
công chế biến. Căn cứ vào giá thành thực tế vật liệu kế toán ghi:
Nợ TK 152
Có TK 154
- Khi thu hồi Nguyên vật liệu trớc đây mang đi góp vốn liên doanh:
15
Nợ TK 152
Có TK 128, 222
- Khi nhận vốn góp liên doanh bằng Nguyên vật liệu:
Nợ TK 152
Có TK 411
- Khi kiểm kê thừa Nguyên vật liệu:
+ Nếu vật liệu cha có ý kiến giải quyết:
Nợ TK 152
Có TK 3381

+ Nếu vật liệu thừa có ý kiến giải quyết ngay:
Nợ TK 152
Có TK 621, 627, 641
Có TK 411
- Khi Nguyên vật liệu tăng do đánh giá lại:
Nợ Tk 152
Có TK 412
- Khi nhập kho Nguyên vật liệu do các phân xởng sản xuất dùng không hết
nhập lại, kế toán ghi:
Nợ TK 152:
Có TK 621, 641, 642, 627
b. Xuất kho Nguyên vật liệu:
- Khi xuất kho để sản xuất sản phẩm, phục vụ cho nhu cầu quản lý :
Nợ TK 621, 627, 641, 642, 214
Có TK 152
- Khi xuất vật liệu để gia công chế biến hay thuê ngoài gia công chế biến:
Nợ TK 154
Có TK 152
16
- Khi đem Nguyên vật liệu góp vốn liên doanh:
+ Nếu giá trị vốn góp > giá trị thực tế vật liệu:
Nợ TK 128, 222: Trị giá vốn góp
Nợ TK 412: Chênh lệch
Có TK 152: Giá trị thực tế Nguyên vật liệu xuất kho
+ Nếu giá trị vốn góp < giá trị thực tế vật liệu:
Nợ TK 128, 222: Trị giá vốn góp
Có TK 412: Chênh lệch
Có TK 152: Giá trị thực tế Nguyên vật liệu xuất kho
- Khi xuất Nguyên vật liệu cho vay không lấy lãi hoặc bán:
Nợ TK 1388: Xuất cho vay

Nợ TK 632: Xuất bán
Có TK 152: giá trị thực tế xuất kho
- Khi kiểm kê thấy thiếu hụt Nguyên vật liệu:
+ Trờng hợp thiếu hụt trong định mức cho phép:
Nợ TK 642
Có TK 152
+ Trờng hợp thiếu hụt ngoài định mức cho phép:
Nợ TK 1388
Nợ TK 111, 334: Nếu ngời thiếu hụt phải bồi thờng
Nợ TK 642: Nếu tính vào chi phí quản lý Doanh nghiệp.
Có TK 152
- Khi Nguyên vật liệu giảm do đánh giá lại:
Nợ TK 412
Có TK 152
3. Đặc điểm hạch toán các nghiệp vụ tăng, giảm Nguyên vật liệu trong các
Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp.
17
Đối với Nguyên vật liệu mua về mà Doanh nghiệp hạch toán thuế GTGT theo
phơng pháp trực tiếp (Giá mua đã có thuế GTGT). Trờng hợp này hạch toán tơng tự
nh mua Nguyên vật liệu của Doanh nghiệp hạch toán thuế GTGT theo phơng pháp
khấu trừ nhng chí khác một điểm đó là: Bên Nợ TK 152, 621, 627 Giá mua có cả
thuế GTGT và trờng hợp này không sử dụng tài khoản 133.
Sơ đồ hạch toán tổng hợp
vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
331, 111, 112, 141 152 621

151 627, 641, 642, 241
18
Tăng do mua ngoài
Xuất để sản xuất sản phẩm

Hàng mua đang đi đờng
Xuất cho chi phí sản xuất
bán hàng, quản lý, XDCB

411 128, 222

3381, 642 154

128, 222 1381,642
412 412
TK 632
III. Đặc điểm hạch toán Nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm
kê định kỳ.
1. Khái niệm và tài khoản sử dụng:
* Khái niệm:
Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp theo dõi phản ánh thờng xuyên
tình hình nhập xuất kho Nguyên vật liệu, Công cụ dung cụ, sản phẩm, hàng hoá trên
các tài khoản hàng tồn tơng ứng. Giá trị thực tế vật t hàng hoá mua vào đợc phản ánh
trên tài khoản 611. Còn các tài khoản hàng tồn kho (152,153 ) chỉ dùng để phản
ánh giá trị hàng tồn kho lúc đầu và cuối kỳ. Hơn nữa giá trị hàng tồn kho lại không
19
Nhận cấp phát, tặng thởng
vốn góp liên doanh
Xuất vốn góp liên doanh
Thừa phát hiện khi kiểm kê
Xuất thuê ngoài gia công
chế biến
Nhận lại vốn góp liên doanh Thiếu phát hiện khi kiểm kê
Đánh giá tăng Đánh giá giảm
Xuất NVL bán

căn cứ vào số liệu trên các tài khoản và các sổ kế toán để tính mà căn cứ vào kết quả
kiểm kê. Tiếp đó giá trị xuất kho cũng không căn cứ trực tiếp vào các phiếu xuất kho
mà lại căn cứ vào kết quả kiểm kê hàng tồn khi đầu kỳ, nhập trong tháng và tồn kho
cuối kỳ. Để tính giá trị vật liệu xuất kho thì căn cứ vào công thức sau:
Giá trị thực tế vật liệu Giá trị thực tế Vl +
Giá trị thực tế VL -
Giá trị thực tế VL
Xuất kho Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Tồn cuối tháng

Với phơng pháp này thì giá trị vật liệu xuất kho chỉ là con số tổng cộng không
thể phân bổ trực tiếp cho các đối tợng sử dụng mà phải lựa chọn tiêu thức phù hợp để
phân bổ giá trị Nguyên liệu, vật liệu xuất kho cho các đối tợng sử dụng.
* Tài khoản sử dụng:
- Tài khoản 151, 152, 153, 156
- Tài khoản 611 Mua hàng: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị Nguyên
vật liệu mua vào trong kỳ. Nó chỉ dùng trong hạch toán Nguyên vật liệu theo phơng
pháp kiểm kê định kỳ.
2. Phơng pháp hạch toán:
- Đầu kỳ: Kết chuyển giá trị Nguyên vật liệu từ các tài khoản sang tài khoản
611:
Nợ TK 611
Có TK 151, 152
- Trong kỳ:
+ Khi mua Nguyên vật liệu căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho kế toán ghi:
Nợ TK 611
Nợ TK 133
Có TK 111, 112, 141
Có TK 331
20
+ Phản ánh số triết khấu, giảm giá đợc hởng kế toán ghi:

Nợ TK 111, 112
Có TK 711
- Cuối kỳ: Căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế, kế toán phải tính giá trị thực tế
vật liệu tồn kho cuối kỳ và tổng hợp tất cả các chứng từ, vật liệu mua đang đi đờng,
ghi:
Nợ TK 152: Hàng thực tế tồn kho.
Nợ TK 151: Hàng mua đang đi đờng cha về nhập kho.
Có TK 611
Xác định giá trị thực tế vật liệu sử dụng trong kỳ và các tiêu thức phân bổ cho
đối tợng sử dụng, ghi:
Nợ TK 621, 627, 641, 642
Có TK 611
Sơ đồ hạch toán tổng hợp
vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
151, 152 611 111, 112, 138, 331
111, 112, 141, 331 151, 152
133

621, 627, 641, 642
21
Giá trị vật liệu tồn đầu kỳ
Các khoản chiết khấu,
Giá thực tế vật liệu mua
giảm giá đợc hởng
về trong kỳ
Kết chuyển giá thực tế
vật liệu tồn cuối kỳ
IV. Hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu.
Hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu đòi hỏi phải phản ánh cả về số lợng, giá trị,
chất lợng của từng thứ vật liệu, từng kho từng nhóm từng loại vật liệu và từng ngời

chịu trách nhiệm bảo quản, sử dụng. Kế toán phải thực hiện đầy đủ các quy định về
nhập xuất kho và việc đối chiếu, kiểm tra số liệu
Trong các Doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý vật liệu do nhiều bộ phận đơn
vị tham gia song việc quản lý tình hình nhập xuất, tồn kho vật liệu đợc thực hiện chủ
yếu ở bộ phận kho xí nghiệp. Hiện nay có 3 phơng pháp hạch toán chi tiết Nguyên
vật liệu.
1. Phơng pháp thẻ song song.
Kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp này sử dụng các sổ: Sổ (thẻ) kho, sổ
(thẻ) kế toán chi tiết vật liệu và bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu.
* ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập - xuất
- tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu số lợng. Khi nhận các chứng từ nhập xuất vật liệu thủ
kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực
nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ
kho. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất đã đợc phân loại theo từng thứ vật
liệu cho phòng kế toán.
* ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu cũng mở sổ (thẻ) chi tiết vật liệu tơng ứng
với các thẻ kho của từng kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho
22
Giá thực tế vật liệu xuất
kho trong kỳ
của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành
cộng sổ và đối chiếu với thẻ kho.
Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toán phải
căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để ghi bảng nhập - xuất - tồn kho theo chỉ tiêu giá
trị của từng loại vật liệu. Số liệu ở bảng này đợc đối chiếu với số liệu của kế toán tổng
hợp.
* Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra và dễ đối chiếu.
* Nhợc điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ
tiêu số lợng. Ngoài ra việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu đợc tiến hành vào cuối tháng,
do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán.

* Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp với các Doanh nghiệp ít chủng loại vật
liệu, khối lợng các nghiệp vụ chứng từ nhập - xuất - tồn kho ít, không thờng xuyên và
trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế.
Trình tự của phơng pháp này đợc khái quát bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu
theo phơng pháp thẻ song song
23
Thẻ kho
Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho
Sổ (thẻ) kế toán chi
tiết Nguyên vật liệu
Bảng tổng hợp nhập
- xuất - tồn kho
Ghi chú: Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng:
Kiểm tra, đối chiếu:
2. Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
Kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp này sử dụng các sổ: Sổ (thẻ) kho, sổ
đối chiếu luân chuyển và bảng kê nhập kho, xuất kho vật liệu.
* ở kho: Việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng đợc thực hiện trên thẻ kho
giống nh phơng pháp ghi thẻ song song.
* ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình
nhập - xuất - tồn kho của từng loại vật liệu ở từng kho dùng cho cả năm nhng mỗi
tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển,
kế toán phải lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất. Trên cơ sở các chứng từ nhập xuất
định kỳ thủ kho gửi lên, sổ đối chiếu luân chuyển cũng đợc theo dõi cả về chỉ tiêu số
lợng và chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ đối
chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp.
* Ưu điểm: Khối lợng ghi chép của kế toán đợc giảm bớt do chỉ ghi một lần
vào cuối tháng.

* Nhợc điểm: Việc ghi sổ vẫn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu
số lợng. Công việc đợc dồn vào cuối tháng nên số liệu cung cấp kho kịp thời.
* Phạm vị áp dụng: áp dụng cho các Doanh nghiệp có khối lợng nhập xuất
không nhiều.
Trình tự của phơng pháp này đợc khái quát bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu
24
theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Ghi chú: Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng:
Kiểm tra, đối chiếu:
3. Phơng pháp sổ số d:
Kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp này sử dụng các sổ: Sổ (thẻ) kho, sổ
số d, bnảg kê tổng hợp nhập - xuất - tồn kho, bảng kê nhập, xuất kho và bảng luỹ kế
nhập kho, xuất kho vật liệu.
* ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho nh-
ng cuối tháng phải ghi số tồn kho đã tính trên thẻ kho sang sổ số d vào cột số lợng.
* ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số d theo từng kho chung cho cả năm để
ghi chép tình hình nhập - xuất. Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán lập bảng
luỹ kế nhập, bảng luỹ kế xuất. Sau đó lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho theo
từng nhóm vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng khi nhận đợc sổ số d thủ kho gửi
lên, kế toán căn cứ vào số tồn kho cuối tháng thủ kho tính ở sổ số d và đơn giá hạch
toán tính ra giá trị tồn kho để ghi vào cột số tiền trên sổ số d.
25
Thẻ kho
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
Sổ đối chiếu
luân chuyển
Bảng kê nhập Bảng kê xuất