Báo cáo thực tập: " thư viện trường cao đẳng sư phạm sóc trăng" pptx

Báo cáo thực tập
Thư viện trường cao đẳng
sư phạm sóc trăng
PHỤ LỤC
Trang
Lời giới thiệu: 2
I. Giới thiệu: 4
1. Giới thiệu trường Cao Đẳng Sư Phạm Sóc Trăng: 4
2. Giới thiệu thư viện trường Cao Đẳng Sư Phạm Sóc Trăng: 6
II. Nội dung: 7
1. Dán nhãn phân loại và mã vạch: 7
2. Biên mục tài liệu: 8
2.1 Giới thiệu về Marc 21: 8
2.2 Tìm hiểu về các thành phần trong Ilib: 10
2.3 Những khó khăn khi biên mục tài liệu: 15
3. Mã hóa tên sách: 20
4. Tóm tắt tài liệu: 20
5. Phân loại tài liệu: 20
III. Thuận lợi và khó khăn: 23
1. Thuận lợi: 23
2. Khó khăn: 23
IV. Cảm nhận về ngành thư viện: 24
1. Quan hệ của cán bộ thư viện với giáo viên và các dịch vụ giành cho giáo viên:
24
2. Quan hệ của cán bộ thư viện với học sinh và các dịch vụ giành cho học sinh:
25
3. Nhiệm vụ của thư viện: 26
4. Nhiệm vụ của người cán bộ thư viện: 26
5. Cảm nghĩ qua ba tuần thực tập: 26
V. Kết quả đạt được qua ba tuần thực tập: 30
VI. Đề xuất kiến nghị: 31

Lời cảm ơn: 32
Nhận xét của người hướng dẫn: 33
LỜI GIỚI THIỆU
Trước đây, trong quan niệm của nhiều người, Thư viện là nơi yên tĩnh
đến ảm đạm, là kho chứa những cuốn sách cũ kỹ không chỉ hình thức sờn
gáy, mờ chữ mà còn lạc hậu cả về nội dung. Hình ảnh một thư viện với rất
nhiều, rất nhiều các cuốn sách được xếp theo cỡ và cất kỹ trong kho vẫn còn
khá phổ biến, bạn đọc phải qua nhiều thủ tục mới được tiếp cận với sách,
trong đó thủ tục mang tính nghiệp vụ nhất là hệ thống tra cứu thường được tổ
chức thiếu chính xác, mang tính chủ quan, thái độ phục vụ thiếu nhiệt tình nếu
không muốn nói là cửa quyền, cau có. Chính những điều đó tạo nên khoảng
cách rất lớn giữa bạn đọc và sách, giữa bạn đọc và cán bộ thư viện. Mỗi thư
viện như một ốc đảo, không liên kết, không phối hợp với thư viện bạn để tạo
thành mạng lưới thư viện, bổ sung, chia sẻ thông tin cho nhau.
Ngày nay sự phát triển của một quốc gia phụ thuộc chủ yếu vào năng lực
và kỹ năng của nguồn nhân lực. Các thư viện trường học có nguồn tài liệu và
trang thiết bị tốt đi đôi với đội ngũ cán bộ chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ đắc lực trong
việc nâng cao nhận thức về mục tiêu cơ bản của đất nước trong việc xây dựng
và phát triển những thế hệ công dân tương lai có tri thức, sáng tạo, độc lập và
năng động, những người sẽ làm chủ tương lai số hóa trong thế kỷ 21. Những
con người đó sẽ giúp cho Việt Nam nâng cao tính cạnh tranh trong nền kinh tế
tri thức toàn cầu và đảm bảo cho sự tăng trưởng và thành công bền vững của cả
dân tộc
Ngày nay, vai trò của thư viện đã thay đổi. Thư viện không chỉ là nơi
giữ sách, thư viện đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ công tác học tập và
giảng dạy. Thư viện là nơi giữ gìn quá khứ và ngày mỗi ngày trở thành
đường dẫn tới tương lai. Trong lịch sử tồn tại của mình, Thư viện trường học
từ lâu đã khẳng định được chỗ đứng của mình trong việc giảng dạy và học tập
của giáo viên và học sinh trong các trường phổ thông. Người ta thấy rằng thư
viện trường học có tác động tích cực trong nhiều hoạt động khác nhau của nhà

trường, bao gồm điểm số và khả năng học tập độc lập và tự mở rộng kiến thức.
Các chương trình Thư viện hiệu quả và mạnh mẽ sẽ dẫn đến kết quả học tập tốt
hơn bất kể điều kiện kinh tế xã hội hay là trình độ dân trí của người lớn tại cộng
đồng đó. Sự hợp tác, phối kết hợp giữa giáo viên và giáo viên thư viện có ảnh
hưởng sống còn đến việc học tập của học sinh, đặc biệt là về mặt chuẩn bị giáo
án môn học, việc bổ sung tài liệu của thư viện, việc cung cấp các cơ hội phát
triển nghề nghiệp cho giáo viên.
Chính vì vậy mà chúng em đã được thực tập tại trường Cao đẳng sư
phạm Sóc Trăng, Thư viên trường nằm trong hệ thống thư viện cao đẳng, đại
học để chúng em có thể học hỏi những kiến thức mới và có thể đem lí thuyết ra
thực hành
I. GIỚI THIỆU
Trường CĐSP Sóc Trăng được thành lập từ năm 1975 với tên trường là
Trung học sư phạm Hậu Giang. Đến năm 1992 khi chia tỉnh Hậu Giang cũ
thành Cần Thơ và Sóc Trăng, trường đổi tên là Trường Trung học sư phạm Sóc
Trăng. Từ ngày 26/4/2001 trường được nâng cấp thành Trường CĐSP Sóc
Trăng. Trường đặt cơ sở tại số 77, tỉnh lộ 8, thị trấn Mỹ Xuyên, huyện Mỹ
Xuyên, tỉnh Sóc Trăng (cách Thành phố Sóc Trăng 4 km).
Hiện nay trường có 112 cán bộ, giảng viên, nhân viên với 65 giảng viên
đứng lớp trong đó có 01 nghiên cứu sinh với hơn 30 giảng viên đã và đang theo
học trình độ thạc sĩ.
1. Giới thiệu trường cao đẳng sư phạm Sóc Trăng
Cơ cấu tổ chức của trường
- Ban giám hiệu
Hiệu Trưởng : ThS Huỳnh Hữu Nhị
Phó Hiệu trưởng : ThS Lý Thị Đào
- Các phòng :
• Phòng Đào tạo-Nghiên cứu khoa học
• Phòng Tổ chức - Hành chính
• Phòng Quản lý HS-SV

- Các khoa, tổ chuyên môn
• Khoa Tự nhiên
• Khoa Xã hội
• Tổ Lý luận chính trị
• Tổ Môn chung
• Tổ Mầm non
• Tổ Anh văn
• Tổ Giáo dục thể chất-Giáo dục quốc phòng
- Các đơn vị trực thuộc khác
• Trung tâm hỗ trợ học tập
• Trung tâm ngoại ngữ - Tin học
• Trường Thực hành sư phạm .
Các ngành đào tạo
Trường CĐSP Sóc Trăng là trường đào tạo đa ngành, đa cấp. Các ngành
đào tạo CĐSP: Toán - Lý, Tin- Lý, Hóa Sinh, Thể dục - Sinh, Sinh - Thể dục,
Thể dục - Công tác Đội TNTP Hồ Chí Minh, Địa-Sử, KTCN- Lý, KTNN- Sinh,
Công nghệ, Văn- Sử, Anh văn, Âm nhạc, Mĩ thuật, Mầm non, Tiểu học, GD
công dân-Sử…;
Các ngành cao đẳng ngoài sư phạm: Thư viện-Thông tin, Tin học và Anh văn;
Đào tạo trung cấp: Trung cấp sư phạm các ngành Mầm non, Tiểu học,
Âm nhạc, Mĩ thuật, Thể dục và đào tạo giáo viên Tiểu học dạy song ngữ Việt
và Khmer.
Ngoài ra trường còn liên kết đào tạo đại học hệ chính quy, vừa làm vừa
học với trường đại học Cần Thơ, đại học sư phạm thể dục thể thao thành phố
Hồ Chí Minh, Đại học sư phạm thành phố Hồ Chí Minh, đại học Đồng Tháp
v.v…
Trường còn mở các lớp bồi dưỡng cán bộ quản lý trường Mầm non, Tiểu
học, trung học cơ sở, bồi dưỡng chuẩn hóa cho đội ngũ CB quản lý và giáo viên
trong tỉnh.
Thành tích của trường

Về tập thể: Nhiều năm liền Trường đạt trường tiên tiến xuất sắc được
UBND tỉnh tặng Bằng khen. Năm 2001 được nhận Bằng khen của Thủ tướng
Chính phủ, nhận nhiều Bằng khen của Bộ GD - ĐT về hoàn thành tốt nhiệm vụ
đào tạo, bồi dưỡng. Năm 2009 được Nhà nước tặng huân chương lao động hạng
3.
Các tổ chức, đoàn thể: Đảng bộ luôn đạt Đảng bộ trong sạch vững mạnh,
Công đoàn đạt Công đoàn vững mạnh được Công đoàn giáo dục Việt Nam tặng
Bằng khen nhiều năm liền, Đoàn thanh niên và Hội sinh viên … đều đạt vững
mạnh.
Về cá nhân: có 1 cá nhân được phong tặng Nhà giáo ưu tú (đã về hưu).
Hơn 30 CB-GV được tặng huy chương, kỷ niệm chương Vì sự nghiệp giáo dục,
có 3 GV đạt GV giỏi TCCN toàn quốc, bình quân mỗi năm có từ 12 đến 20 GV
đạt GV giỏi, chiến sĩ thi đua cấp cơ sở.
2. Thư viện trường CĐSP Sóc Trăng
Thư viện trường Cao đẳng sư phạm Sóc Trăng là một bộ phận của Trung
tâm Hỗ trợ Học tập (KLF). Thư viện có một phòng đọc tổng hợp bao gồm
phòng mượn hoạt động theo hình thức kho mở, vì thế tạo điều kiện thuận lợi
cho bạn đọc trong việc tra tìm tài liệu. Nguồn tài liệu của thư viện hiện nay khá
phong phú đáp ứng được nhu cầu học tập, nghiên cứu và giảng dạy của giảng
viên – sinh viên nhà trường. Bên cạnh kho mở, tài liệu còn được lưu trữ ở hình
thức kho đóng nối liền với kho mở điều này đã tạo nên thuận lợi, dễ dàng,
nhanh chóng trong việc cán bộ thư viện đáp ứng nhu cầu thông tin của bạn đọc.
Vốn tài liệu của thư viện hiện là 4.567 đầu sách với 66.782 bản sách gồm
có: giáo trình đào tạo giáo viên tiểu học và trung học cơ sở, sách giáo khoa –
giáo viên – thiết kế bài soạn các môn từ lớp 1 đến lớp 9, sách giáo khoa ban cơ
bản và nâng cao từ lớp 10 đến lớp 12, từ điển, sách tham khảo các ngành như:
Toán, Sinh, Hóa, Lý, Kĩ thuật, Tin học, Anh văn…, ngoài ra còn có các tài liệu
nghe nhìn, báo – tạp chí, đề tài nghiên cứu khoa học và các loại tài liệu khác…
Số lượng tài liệu của thư viện thường xuyên được bổ sung và tăng thêm hằng
năm, nhằm đáp ứng nhu cầu học tập và nghiên cứu ngày càng cao của đội ngũ

giảng viên và đông đảo sinh viên nhà trường.
Bên cạnh hoạt động chuyên môn, thư viện cũng thường xuyên thực hiện
các chương trình ngoại khóa như giới thiệu sách, “Thư viện giao lưu cùng bạn
đọc”. Có thể nói chương trình không những tạo được sân chơi bổ ích cho các
bạn sinh viên sau những giờ học, mà còn giúp mối quan hệ giữa thư viện và bạn
đọc trở nên thân thiện, sâu sắc hơn. Mặt khác, chương trình còn giúp thư viện
nắm bắt được những thông tin phản hồi từ phía bạn đọc, kịp thời sửa đổi bổ
sung nhằm hoàn thiện hơn các hoạt động của mình, phục vụ tốt hơn nhu cầu
thông tin của bạn đọc. Trong thời gian tới thư viện sẽ cố gắng thực hiện chương
trình “Hội nghị bạn đọc”, hy vọng sẽ nhận được sự ủng hộ, đóng góp nhiệt tình
của quí bạn đọc!
Nhằm ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực hoạt động, với phần
mềm quản trị thư viện tích hợp (ILIB), thời gian qua thư viện đang tiến hành
nhập cơ sở dữ liệu, quản lí tài liệu, chắc chắn trong một thời gian không xa bạn
đọc có thể tra tìm trực tuyến nguồn tài liệu của thư viện thông qua mạng OPAC.
Thực hiện được điều này thư viện trường Cao đẳng sư phạm Sóc Trăng sẽ tiến
lên một bước trưởng thành mới, một sự khởi đầu của quá trình tự động hóa, thư
viện sẽ thêm cơ hội và khả năng có thể tiếp cận và trao đổi thông tin với các thư
viện trong cả nước và xa hơn là cơ hội giao lưu, chia sẽ thông tin với các thư
viện trên thế giới, nhằm tạo dựng nguồn dữ liệu phong phú đáp ứng tối đa nhu
cầu học tập nghiên cứu ngày càng cao của bạn đọc.
Tổng quang về thư viện: Hiện nay thư viện trường sắp xếp tài liệu theo
môn loại thuận tiện cho việc tìm kiếm tài liệu của sinh viên và giảng viên học
tập nghiên cứu, học có thể tìm kiếm tài liệu theo chuyên ngành và lĩnh vực
mình quan tâm vì mỗi kệ sách thư viện điều có dán những tờ giấy ghi chú để
bạn đọc biết sách trên kệ thuộc chuyên ngành nào.
Ví dụ: 510 – Toán học
900 – Lịch sử, Địa lí
100 – Triết học, tâm lí học
II. NỘI DUNG

1. Dán nhãn phân loại và mã vạch
Đây là công việc đầu tiên em được phân công làm khi thực tập tại trường
Cao Đẳng Sư Phạm, khi làm công việc này em đã gặp không ít khó khăn như:
 Số lượng tài liệu quá nhiều và để ở nhiều nơi nên khi tập hợp tài
liệu đã có nhiều thiếu sót khi không tập hợp đủ số lượng tài liệu có trong danh
sách nên khi dán nhãn phân loại bị thiếu nhãn.
Ví dụ: “Người đã khói sương” thiếu 1 nhãn, “Nguyễn Khuyến thơ và lời
bình” thiếu 1 quyển.
 Do tập hợp không đủ số lượng nên khi dán nhãn đăng kí cá biệt
không thể liên tục.
Tuy nhiên khi làm những công việc này em cũng đã học hỏi được nhiều
điều như: Biết làm dụng cụ để có thể dán nhãn ngay ngắn và nhìn vào đẹp mắt
hơn. Không chỉ thế khi gặp khó khăn trong việc dán nhãn và tập hợp sách đã
giúp em biết được khi làm việc gì cũng phải cẩn thận tìm kiếm cho cẩn thận
không phải mất thời gian khi phải tìm kiếm lại, phải biết phối hợp cùng bạn để
công việc diễn ra nhanh chóng.
Việc dán nhãn phân loại giúp cho cán bộ thư viện có thể tìm kiếm tài liệu
giúp cho bạn đọc nhanh hơn.
2. Biên mục tài liệu
2.1 Giới thiệu về Marc 21
Trong những năm qua các thư viện và các cơ quan thông tin ở Việt Nam
đã xây dựng rất nhiều cơ sở dữ liệu nhưng những cơ sở dữ liệu này bước đầu
chỉ phục vụ hoạt động tra cứu nội bộ không có khả năng tích hợp, trao đổi vì
vậy chúng ta gặp nhiều khó khăn trong chia sẻ nguồn lực thông tin và trao đổi
quốc tế. Một trong vấn đề đặt ra là phải chuẩn hóa hoạt động biên mục cụ thể là
thống nhất xây dựng mục lục đọc máy. Ngày 22-23/11/2001 tại Trung tâm
Thông tin Tư liệu và Công nghệ Quốc gia các thư viện Việt Nam đã tổ chức hội
thảo quốc gia "Xây dựng khổ mẫu MARC Việt Nam". Tại hội thảo này các thư
viện Việt Nam đã đi đến thống nhất áp dụng khổ mẫu MARC21 để xây dựng
MARC Việt Nam. Việc các thư viện Việt Nam đi đến thống nhất lựa chọn khổ

mẫu MARC21 để xây dựng khổ mẫu biên mục quốc gia Việt Nam là một quyết
định quan trọng và đúng đắn.
Từ tháng 11/2003 Thư viện Quốc gia được trang bị phần mềm Ilib với
các môdun cơ bản: bổ sung, biên mục, lưu thông, quản lí kho, opac, quản trị hệ
thống do công ty máy tính CMC cung cấp. Khi sử dụng phần mềm này đồng
thời thư viện cũng tiến hành sử dụng khổ mẫu MARC21 để biên mục. Trước
khi sử dụng Thư viện quốc gia phối hợp với công ty CMC và ông Vũ Văn Sơn
mở các lớp tập huấn sử dụng MARC 21 theo tài liệu hướng dẫn " Kiến thức cơ
bản về MARC21" do CMC biên soạn năm 2001, và "Tài liệu tập huấn biên
mục theo MARC21" do ông Vũ Văn Sơn biên soạn năm 2003, "MARC 21 rút
gọn cho dữ liệu thư mục" do Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ
Quốc gia dịch và xuất bản năm 2005. Hiện nay toàn bộ hơn 200 nghìn biểu ghi
của Thư viện đã chuyển đổi sang khổ mẫu MARC 21.
- Định Nghĩa: Khổ mẫu biên mục máy tính đọc được (MARC - Machine
Readable Cataloguing) là các tiêu chuẩn dùng để trình bày thông tin thư mục và
thông tin liên quan đến sách và các tài liệu thư viện khác dưới dạng máy tính
đọc được và để trao đổi dữ liệu giữa các máy tính.
 Chuẩn MARC21 là chuẩn mới của MARC, hiện đang được sử
dụng nhiều ở các thư viện trên thế giới.
- Tầm Quan Trọng Của MARC
Khổ mẫu MARC cho phép các thư viện:
 Mô tả nguồn tin theo khổ mẫu để cho phép thư viện in, hiển thị
chính xác các biểu ghi mục lục.
 Tìm kiếm và truy tìm một số loại thông tin từ những trường dữ liệu
đặc thù.
 Có một khuôn dạng chung để chia sẻ các nguồn tin thư mục với
các thư viện khác có thể.
 Dễ dàng chuyển đổi sang hệ thống thư viện khác mà không cần mã
hoá lại các biểu ghi.
- Những thuận lợi và khó khăn khi sử dụng MARC 21 :

 Thuận lợi:
+ MARC 21 là một khổ mẫu tích hợp có thể dùng chung cho các loại
hình tài liệu thư viện không phải thiết kế các mẫu nhập tin khác nhau, mà chỉ
cần thêm bớt các trường dữ liệu đặc thù cho phù hợp; Khả năng chia sẻ và sử
dụng các biểu ghi thư mục giữa các thư viện với nhau được dễ dàng không chỉ
giữa các thư viện trong nước mà cả với thư viện nước ngoài
+ Tài liệu khổ mẫu MARC21 rút gọn xuất bản 2005 có bổ sung một số
công cụ hỗ trợ tạo thống nhất cho người biên mục: danh mục mã ngôn ngữ theo
tiêu chuẩn ISO 639-2; mã nước theo tiêu chuẩn ISO 3166; từ và cụm từ viết tắt
dùng trong biên mục; nguồn hệ thống phân loại, thuật ngữ.
 Khó khăn:
+ Một số vấn đề về tiêu đề mô tả hình thức (đối với sách) theo qui tắc
mô tả của Việt Nam khi chuyển sang biên mục trên MARC21 không biết xếp
vào đâu cho đúng với qui tắc biên mục của Việt Nam như tài liệu pháp luật, tài
liệu tiêu chuẩn …
+ Đối với tài liệu luận án khoa học trước kia theo isis cơ quan bảo vệ
thường để sau vùng thông tin về trách nhiệm sau dấu gạch xiên nay chuyển
sang MARC21 lại để ở phần phụ chú như vậy sẽ ảnh hưởng đến các vị trí trong
mô tả trên phiếu mục lục truyền thống. Mặt khác, theo qui tắc mô tả của Việt
Nam và của MARC21 có sự khác nhau về mô tả vị trí giữa nơi, năm hoàn thành
luận án và nơi, năm bảo vệ.
+ Trong MARC 21 rút gọn xuất bản 2005 có ví dụ mô tả luận văn nhưng
chưa có sự phân biệt rõ ràng và còn trùng lặp giữa trường 260 và 502. Đây là
dạng tài liệu không công bố nên không có nhà xuất bản nhưng trong ví dụ tại
trường 260$b ghi [K.nh.x.b.]
+ Giữa mã tên nước, mã ngôn ngữ in trong phụ lục của MARC 21 rút
gọn và của chuẩn MARC21 không giống nhau sẽ dẫn đến việc không thống
nhất trong biên mục gây khó khăn cho người biên mục
2.2 Tìm hiểu các thành phần trong phần mềm iLib
Ilib một giải pháp tích hợp, gồm nhiều phân hệ thực hiện các chức

năng đầy đủ của cơ quan thông tin - thư viện. Các phân hệ trong Ilib là độc
lập, có chế độ phân quyền cho người sử dụng, nhưng có khả năng liên kết
với nhau trong những chức năng nghiệp vụ liên quan.
 Biên mục mọi loại tài liệu theo MARC21.
 Biên mục đa ngôn ngữ dựa trên Unicode TCVN6909.
 Hỗ trợ nhập liệu: Trợ giúp và kiểm tra.
 Quản lý quy trình công việc.
 Đáp ứng các tiêu chuẩn mô tả biên mục ISBD, AACR2,
TCVN7434-89
 Hỗ trợ đa khung phân loại DC, UDC, BBK, LC, NLM
 Hỗ trợ từ khoá không kiểm soát.
 Kiểm soát nhất quán (authority control) theo MARC21
 Xuất nhập dữ liệu với CDS/ISIS, MARC21, UNIMARC
 In các sản phẩm thư mục.
Các trường trong một biểu ghi “Bổ sung tài liệu”:
 020 Số sách theo tiêu chuẩn quốc tế ISBN
a - Số ISBN
c - Điều kiện thu thập
 041 Mã ngôn ngữ
a - Mã ngôn ngữ của chính văn, của rãnh âm thanh hoặc nhan đề riêng biệt
 082 Kí hiệu phân loại thập phân Dewey (DDC)
2 - Lần xuất bản
a - Ký hiệu DDC
b - Số thứ tự của tài liệu
 100 Tiêu đề chính – Tên cá nhân
a Tên cá nhân
e Thuật ngữ xác định trách nhiệm liên quan
 110 Tiêu đề chính – Tên tập thể
a Tên tập thể hoặc tên pháp quyền
b Tên đơn vị trực thuộc

 245 Nhan đề chính
a Nhan đề (KL)
b Phần còn lại của nhan đề
c Thông tin trách nhiệm
n Số phần/loại của tài liệu
p Nhan đề của phần/loại
 246 Dạng khác của nhan đề
a Nhan đề chính/nhan đề giản lược
 250 Lần xuất bản
a - Lần xuất bản
 260 Địa chỉ xuất bản, phát hành
a Nơi xuất bản, phát hành
b Nhà xuất bản, phát hành
c Năm xuất bản, phát hành
 300 Mô tả vật lí
a Khối lượng
b Các đặc điểm vật lý khác
c Kích thước
e Tài liệu kèm theo
 490 Thông tin tùng thư
a Thông tin tùng thư
v Số tập/số thứ tự
 500 Phụ chú chung
a Phụ chú chung (KL)
 520 Tóm tắt chú giải
a Nội dung bài tóm tắt/ chú giải
 650 Tiêu đề bổ sung chủ đề - Thuật ngữ chủ đề
2 Nguồn của đề mục hoặc thuật ngữ
a Thuật ngữ chủ đề hoặc địa danh
 653 Thuật ngữ chủ đề không kiểm soát

a Thuật ngữ chủ đề không kiểm soát
 700 Tiêu đề bổ sung – tên cá nhân
a Tên cá nhân
e Thuật ngữ xác định trách nhiệm liên quan
 710 Tiêu đề bổ sung tên tập thể
a Tên tập thể hoặc tên pháp quyền dùng làm tiêu đề
b Tên đơn vị trực thuộc
 773 Tài liệu chủ
a Tiêu đề chính
d Địa chỉ xuất bản
t Nhan đề
 904 Thông tin tạp chí
i Người nhập
Sau khi nhập đầy đủ các thông tin ta tiến hành “Đánh chỉ mục”, sau đó
chọn “Ghi/ Đặt sách”. Màn hình sẽ hiện hộp thoại:
Ta chọn “Ghi”, nếu trùng dữ liệu sẽ hiện hộp thoại thông báo. Lúc này, ta
tiến hành “Tra trùng” để xác định tên sách nhập trùng để tìm hướng giải quyết.
Nếu quá trình ghi dữ liệu thành công, ta tiến hành “Đăng kí cá biệt” cho
quyển sách.
Các tài liệu trong thư viện Trường Cao Đẳng Sư Phạm Sóc Trăng được
đăng kí theo kí hiệu kho và trung tâm học tập KLF cụ thể như sau:
Kho đọc: KD.<Số cá biệt của cuốn sách>. Ví dụ: KD.006236
Kho mượn: KM. .<Số cá biệt của cuốn sách>. Ví dụ: KM.015188
Trong suốt quá trình thao tác, nếu có bất cứ trục trặc gì sẽ có hộp thoại
thông báo. Bởi thế, không nên vội vàng mà phải cẩn thận, đọc kĩ các thông báo
để tìm cách giải quyết.
Sau khi biên mục đầy đủ các thông tin, ta tiến hành ghi lại và đưa nó
lên hệ thống tra cứu trực tuyến.
Để làm được việc này, ta chọn “Duyệt” ở thẻ “Tình trạng”. Sau đó “Đánh
chỉ mục” và “Ghi lại”.

*Chú ý: Bất cứ mọi thay đổi phải được ghi lại, nếu không muốn ghi lại
thì chọn “Không ghi” theo hộp thoại dưới đây:
Những yêu cầu khi thao tác với phần mềm iLib
Qua công tác thực tế, bản thân em rút ra một số yêu cầu đối với cán bộ thư
viện khi thao tác với phần mềm iLib:
- Người làm công tác nhập dữ liệu phải có kiến thức cơ bản về tin học như
đánh văn bản, cách sử dụng các phần mềm để hỗ trợ cho iLib (Vietkey)
- Phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về công tác thư viện như biên
mục, tóm tắt tài liệu, mô tả tài liệu…
- Phải có tính cẩn thận, tỉ mĩ trong công việc, có tinh thần trách nhiệm, …
- Phải cầu tiến, có sự tìm tòi trong công tác để tự trau dồi chuyên môn
nghiệp vụ, giúp nâng cao tay nghê cho cán bộ thư viện phục vụ công tác tốt
hơn.
- Phải có khả năng làm việc độc lập, có sự thân thiện trong quan hệ với
đồng nghiệp, với bạn đọc.
2.3 Những khó khăn khi biên mục tài liệu.
- Do thiếu kiến thức về phần mên Ilib và không được đào tạo chuyên sâu
với phần mềm Ilib nên khi bắt tay vào việc gặp khó khăn và biên mục chậm,
chưa biết được các tính năng Ilib
- Trong chương trình học em không được học về phần mềm quản trị thư
viện Ilib nên khi làm không được thành thạo và có nhiều điều chưa biết.
- Do không nắm chắc các kiến thức đã học nên khi biên mục tài liệu gặp
nhiều khó khăn. Ví dụ: Khi mô tả tài liệu về tác giả tập thể em không thể xác
định đâu là tác giả tập thể, tùng thư.
- Khi đăng kí cá biệt bị trùng số đăng kí làm mất thời gian tìm kiếm tài liệu
để đăng kí lại.
- Khi biên mục sách tập thường bị mất nhãn trường nên phải nhập lại nhãn
trường và đôi khi không cho thêm nhãn trường. Các nhãn trường thường thiếu
đối với sách tập là: 020, 082, 520, 653, 700, 852, 904.
- Đa số tài liệu trong KLF hầu hết điều dán thẻ từ ở trang đầu và trang cuối

nên gây khó khăn trong việc mô tả vật lí tài liệu về năm xuất bản, khổ sách, lần
xuất bản, đôi khi dán ở trang tên sách nên không thể mô tả chính xác về phần
còn lại của nhan đề và tác giả.
- Do các bạn ghi mã kho không rõ và không chính xác nên khi biên mục bị
trùng số và không cho đăng kí nên phải đi kiếm lại những quyển sách bị trùng
và phải lấy đầy đủ số quyển của tên sách bị trùng, lấy cả kho đọc và kho mượn
để đối chiếu cho chính xác.
- Khi đăng kí cá biệt cho tài liệu lúc đầu do không biết nên khi đăng kí cho
tài liệu em đã bỏ đi số cá biệt không có.
Ví dụ: Trong cơ sở dữ liệu có 3 số đăng kí nhưng tài liệu biên mục chỉ có
hai quyển nên em đã xóa đi số đăng kí dư.
Sau khi được sự hướng dẫn của cô em đã nhận thấy được lỗi sai của mình
và từ đó về sau khi vấp phải sai lầm đó nữa. Nhưng việc xóa bỏ số đăng kí cũ
đã đem lại cho em không ít khó khăn vì trong quá trình biên mục những quyển
sách thiếu đó có nhưng khi nhập số đăng kí cũ không có nên không tìm thấy và
em phải tìm theo tên sách, tên tác giả, năm xuất bản để chỉnh sửa và biên mục
lại.
- Khi nhập tài liệu do không cẩn thận có một bạn trong nhóm em đã đăng
kí nhằm số đăng cá biệt như: Trong tài liệu dán nhãn là KD.006911 mà bạn
nhập là KD.006691 nên khi có bạn khác nhập phải nhãn KD.006691 bị trùng số
đăng kí nên phải kiếm lại tài liệu và đã sửa sai kịp thời.
- Khi các bạn tập hợp sách và ghi kí hiệu kho mượn vào trang tên sách thì
các bạn lại ghi là: KM.015551  015556 khi biên mục tài liệu mất thời gian
khi phải đối chiếu số cho đúng và phải đủ số lượng.
- Khi nhập nhãn trường 520 là nhãn trường tóm tắt, tuy đã có dữ liệu về
tóm tắt rồi nhưng vẫn còn một số tài liệu chưa tóm tắt hoặc tóm tắt không đúng.
Ví dụ: 2588 là số ghi trong trang 17 của tài liệu “Thủ thuật học nhanh tin học
Auto Card” nhưng trong bài tóm tắt của các bạn lại là nội dung của một tài liệu
nói về văn học học lịch sử mà không phải là nội dung của “Thủ thuật học nhanh
tin học Auto Card”.

- Khi biên mục tài liệu em thường gặp phải trường hợp xuất hiện cửa sổ
thông báo “Không query dữ liệu, phải nhập lại” nhưng khi nhập lại thì biểu ghi
lại xuất hiện tình trạng lập lại tất cả các nhãn trường, và phải xóa bỏ các nhãn
trường đó mới có thể đăng kí cá biệt.
- Khi đăng kí cá biệt gặp phải bảng thông báo “Không cập nhật bản ghi
này, phải nhập lại” thì sẽ không đăng kí được số cá biệt này và khi đó em phải
thoát ra ngoài và kiểm tra xem có trùng số đăng kí không để có thể sửa kịp thời.
- Do nhãn mã vạch in không rõ nên khi các bạn ghi số đăng kí kho mượn
vào trang tên sách không chính xác. Ví dụ: KD.006858 do in bị mất nét nên đọc
nhầm là KD.006853 và khi đăng kí đã bị trùng nên khi thấy nhãn mã vạch như
vậy em đã nhờ bạn cùng nhóm dùng máy quét mã vạch cho chính xác để hạn
chế sai xót.
- Tất cả các tài liệu trong KLF hầu hết điều dán mã vạch ở bìa sau nên
cũng có nhiều tài liệu bị che đi giá tiền nên không thể nhập chính xác giá tiền.
- Khó khăn nhất trong khâu nhập máy chính là trùng số đăng kí cá biệt vì
khi phát hiện trùng số là ta phải tìm kiếm cho ra quyển có số cá biệt bị trùng so
sánh lại cho đúng và phải điều chỉnh kịp thời.
- Do hệ thống máy tính đã xuống cấp trong quá trình làm việc thường hay
xảy ra sự cố nên gây chậm tiến trình nhập máy.
- Trong quá trình nhập máy do các bạn sắp xếp tài liệu không biết tài liệu
nào đã biên mục tài liệu nào chưa biên mục nên đã để nhằm sách đã biên mục
rồi vào sách chưa biên mục nên khi nhập phải mất thời gian tìm kiếm.
- Khi ghi số đăng kí cá biệt của kho mượn vào trang tên sách cho nhóm
nhập máy biên mục các bạn đã ghi dư số đăng kí. Ví dụ: Văn học Việt Nam thế
kỉ XX (Truyện ngắn trước 1945) Quyển 2 Tập IV các bạn ghi là: KD.007831,
KM.016342, KM.016393, KM.013394 nhưng số lượng đúng chỉ có 3 quyển mà
các bạn ghi đến 4 quyển. Khi biên mục nhập các số trên thi bị báo là trùng số
đăng kí các biệt với một quyển khác do đó phải đi kiếm quyển sác bị trùng mà
đối chiếu lại và sửa lại cho đúng.
- Khi ghi số đăng kí vào trang tên sách người ghi không cẩn thận đã ghi

thiếu số nên phải đi kiếm lại tài liệu để đăng kí cho chính xác. Ví dụ: Quyển
“Sa Đéc xưa” trong trang tên sách ghi số kho mượn là: KM.01259, KM.01260
nhưng số đúng và đầy đủ là: KM.015259, KM.015260.
- Khi ghi số đăng kí kho mượn vào trang tên sách các bạn ghi nhầm là:
KM.016583, KM.016584 khi đăng kí cá biệt thì bị trùng số đăng kí cá biệt và
khi kiếm tài liệu thì phát hiện người ghi đã ghi sai số đăng kí số đúng là:
KM.015883, KM.016884.
- Khi dán nhãn kho tra cứu các bạn dán nhầm kho mượn. Ví dụ: Tài liệu
“Từ điển Annh – Việt” có 3 quyển nhưng khi dán nhãn kho thì dán là 1 nhãn
kho tra cứu và 2 nhãn kho mượn và sau khi sửa lại nhãn kho mượn thành kho
tra cứu nhưng các bạn không sửa lại trong trang tên sách thành kho tra cứu nên
khi đăng kí cá biệt kho mượn của quyển sách khác thì bị trùng số đăng kí cá
biệt và sau khi kiếm lại tài liệu thì mới phát hiện tài liệu đã sửa nhãn đăng kí
kho nhưng không ghi vào trang tên sách.
- Trong quá trình biên mục khi đăng kí cá biệt phát hiện trùng số đăng kí
và kiếm sách để so sánh số đăng kí và phát hiện có một số quyển vẫn còn chưa
dán mã vạch và nhãn phân loại.
- Khi in nhãn mã vạch có một số mã vạch bị mờ và người ghi đã lấy viết
ghi lại số mã vạch cho rõ nhưng khi ghi do không nhìn thấy rõ nên ghi số cũng
không chính xác. Ví dụ: Quyển “Cần Thơ xưa” nhãn mã vạch bị mờ nên người
ghi đã ghi là KD.006680 nhưng khi biên mục đăng kí các biệt thì phát hiện số
này đã có và trùng với số KD.006680 của quyển “Du lịch Trung Quốc”, và khi
kiểm tra lại thì mới thấy số của quyển “Cần Thơ xưa” bị sai.
- Khi bổ sung tài liệu có những tài liệu bằng tiếng Anh và tiếng Pháp vì
không am hiểu ngoại ngữ nên việc mô tả tài liệu gặp khó khăn rất lớn trong việc
xác định các yếu tố như: phần còn lại của nhan đề, tùng thư, thông tin trách
nhiệm về tác giả, tùng thư, tóm tắt, nơi xuất bản, năm xuất bản…
- Ghi sai số đăng kí cá biệt. Ví dụ: Tên nhan đề là “23 chuyên đề giải 1001
bài toán sơ cấp quyển 2” số kho đọc là KD.006054 và số kho mượn ghi trong
trang tên sách là KM.013127, KM.013128, KM.013129, KM.013130,

KM.013131. khi biên mục một tài liệu khác và đăng kí cá biệt thì bị trùng số
KM.013131 và sau khi tìm mới phát hiện các số KM ghi trong quyển sách đó
điều sai. Số lượng quyển “23 chuyên đề giải 1001 bài toán sơ cấp quyển 2” chỉ
có 3 quyển nhưng lại ghi tới 6 quyển và số KM là KM.013229, KM.013227 và
hiện giờ vẫn không thể kiếm được số KM.013131 để chỉnh sửa lại.
 Kết quả đạt được: trong ba tuần thực tập, nhóm nhập máy
chúng em đã biên mục được: 2081 đầu sách và 5770 quyển, hồi cố được 261
đầu sách, 410 quyển, sách của thư viện là: 58 đầu sách biên mục mới, 364
quyển
 Những kiến thức học được qua việc biên mục tài liệu,
thông qua biên mục em đã được ôn lại rất nhiều kiến thức về: mô tả hình thức
tài liệu, tóm tắt tài liệu, biết cách tìm kiếm và chỉnh sửa các biểu ghi. Thông
qua việc biên mục tài liệu tiếp thu được những kĩ năng mới trong phần mền Ilib
3.6, biết cách xác định và xử lí khi mô tả những quyển sách nói về tác giả tập
thể. Qua việc phát hiện sai nhãn phân loại em rút ra được kinh nghiệm là khi
dán nhãn mã vạch người dán nhãn nên kiểm tra kĩ nếu phát hiện thấy có nhãn
mã vạch bị mất nét hoặc không nhìn thấy rõ nên sửa ngay khi dán để không bị
sai số.
 Qua việc biên mục cơ sở dữ liệu em đã rút ra được một số
kinh nghiệm:
 Phải học thật kĩ và nắm thật vững những gì đã học trên lớp vì những kiến
thức lí thuyết trên lớp rất quan trọng nhưng khi vào thực tế phải biết vận dụng
và thực hành.
 Phải chú tâm, tận tình, có lòng hăn say với công việc thì mới có thể hoàn
thành tốt công việc của mình.
 Phải linh hoạt trong khâu xử lí tài liệu, không nên rập khuôn một cách
máy móc.
 Phải nắm vững những kiến thức cơ bản trong quá trình xử lí tài liệu, nhất
là khâu mô tả phải chính xác để nhập cơ sở dữ liệu không bị sai xót.
 Phải có tinh thần kiên nhẫn vì lượng tài liệu trong thư viện quá nhiều nên

ta phải kiên nhẫn trong quá trình xử lý.
 Cần phải bồi dưỡng thêm trình độ ngoại ngữ của mình để khi gặp phải
những tài liệu nước ngoài không phải ngỡ ngàng.
3. Mã Hóa Ký Hiệu Tên Sách
Đây là công việc em làm song song với việc biên mục tài liệu vì một số
tài liệu khi dán nhãn phân loại còn thiếu xót nên không có nhãn, thông qua việc
này em đã biết thêm được công dụng của việc mã hóa tên sách. Công dụng của
ký hiệu mã hóa: dùng để xếp sách lên giá trong kho mở, trường ký hiệu phân
loại sẽ được sắp xếp theo ký hiệu mã hóa và ôn lại được kiến thức về mã hóa
tên sách.
4. Tóm tắt tài liệu
Đây là công việc làm song song khi biên mục tài liệu vì trong tài liệu tóm
tắt của các bạn vẫn còn một số tài liệu vẫn chưa tóm tắt nên khi biên mục em
phải tóm tắt. Trong quá trình tóm tắt em hiểu được một việc là “Tóm tắt là
phương pháp lược ghi lại một cách ngắn gọn nội dung chính xác của tài liệu.
Yêu cầu của tóm tắt là phản ánh trung thành, chính xác những ý, những vấn đề
được đặt ra và giải quyết trong nội dung tài liệu, không có sự nhận xét, đánh giá
đối với tài liệu đó. Đối tượng chủ yếu để tóm tắt là các tài liệu về khoa học tự
nhiên và kĩ thuật. Tóm tắt được sử dụng vào mục đích thông tin tài liệu cho bạn
đọc có trình độ nghiên cứu”.
5. Phân loại tài liệu
Đây là công việc em không trực tiếp thực hiện nhưng qua sự tìm hiểu và
học hỏi từ các bạn trong nhóm nên em cũng đã ôn lại các kiến thức về phân loại
và biết được tầm quan trọng của khung phân loại DDC.
Phân loại tài liệu: Thu hẹp phạm vi của công tác phân loại về phạm vi
công tác của các Cơ quan Thông tin Thư viện khi xử lý tài liệu. Như vậy, phân
loại tài liệu là quá trình phân tích tài liệu nhằm xác định nội dung chủ yếu và
thể hiện nội dung đó bằng những ký hiệu của khung phân loại cụ thể. Ký hiệu
này có thể đơn giản hay phức tạp là tùy thuộc vào nội dung tài liệu đề cập.
Các tiêu chí để lựa chọn khung phân loại tài liệu trong hoạt động thông

tin Thư viện:
• Căn cứ vào điều kiện thực tiển của đất nước và xu thế của thời đại: Hệ
thống chính trị; Điều kiện địa lý, lịch sử, văn hóa.
• Căn cứ vào điều kiện cụ thể của từng cơ quan Thông tin Thư viện: Vốn
tài liệu; Đồi tượng Người dùng tin.
• Căn cứ vào các tiêu chí quan trọng và căn bản của khung phân loại: Tính
tư tưởng; Tính khoa học; Tính dân tộc; Tính hiện đại.
Thông qua việc phân loại tài liệu trong thư viện em đã được ôn lại các
kiến thức chuyên môn phân loại đã học, có nhiều cơ hội tiếp xúc thực tế, gặp
những trường hợp phân loại khó có thể tham khảo bạn bè và cô hướng dẫn. Các
kiến thức đã được ôn như:
• Các bước thực hiện trong tiến trình ấn định chỉ số phân loại bao gồm:
 Phân tích chủ đề để xác định lĩnh vực hay môn loại chính, chủ đề
chính và các khía cạnh phụ của tài liệu.
 Ấn định chỉ số phân loại bao gồm chọn chỉ số phân loại và thiết lập
chỉ số phân loại hay còn được gọi là tổng hợp số phân loại.
• Phương pháp chung phân loại tài liệu:
Sự thống nhất về mặt phương pháp trong quy trình phân loại có ý nghĩa
quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng tổ chức kho tài liệu theo nội dung;
Các sản phẩm dịch vụ thông tin thư viện.
Phương pháp phân loại chung bao gồm: quy tắc, quy định cho việc phân
loại tài liệu thuộc mọi lĩnh vực tri thức, mọi loại hình thức tài liệu; Không phụ
thuộc vào cấu tạo của bảng phân loại tài liệu cụ thể nào.
• Các nguyên tắc của yêu cầu cơ bản của phân loại tài liệu nói chung:
Các nguyên tắc:
 Phải căn cứ vào dấu hiệu tài liệu thể hiện: Nội dung tài liệu, Hình
thức tài liệu; Tác dụng đối với độc giả.
 Phải trực diện với tài liệu
 Ưu tiên các vấn đề cụ thể trước, vấn đề trừu tượng sau, cái riêng
trước cái chung.

Tài liệu nói về ứng dụng lĩnh vực tri thức này trong lĩnh vực tri thức khác
thì sắp xếp ở mục Khoa học ứng dụng.
Các yêu cầu:
 Xác định mục đích phân loại tài liệu để làm gì?
 Đản bảo tính giai cấp và tính đảng trong phân loại.
 Xác định độ chính xác của bảng phân loại.
 Xác định nội dung chuyên ngành và diện phục vụ.
 Chuẩn bị hộp phiếu hướng dẫn phân loại.
• Quy trình phân loại tài liệu:
 Phân tích và xác định nội dung tài liệu.
 Xác định vị trí môn loại trong khung phân loại
 Định ký hiệu phân loại cho tài liệu, ghi ký hiệu phân loại vào tài
liệu, phiếu mô tả tài liệu hoặc biểu ghi.
Những khó khăn khi phân loại tài liệu
• Khi phân loại tài liệu em thường gặp khó khăn khi xác định chủ đề chính.
Việc xác lập trật tự trích dẫn trong phân tích chủ đề là quan trọng. Với một thứ
tự trích dẫn đã được phân tích, ta sẽ quyết định những khía cạnh phụ nào được
đại diện bởi những ký hiệu phân loại sẽ được cộng thêm vào số căn bản.
• Chọn chỉ số phân loại thích hợp.
• Khi chọn được chỉ số thì lại gặp khó khăn khi ghép với bảng phụ, những
ký hiệu từ các bảng phụ được cộng vào số căn bản theo quy định chặt chẽ khiến
cho chỉ số phân loại mang ý nghĩa đầy đủ hơn.
Ngoài ra khi phân loại em còn có được sự hỗ trợ từ các nguồn thông tin
của thư viện quốc gia và một số thư viện khác để có thể tìm được một chỉ số
phân loại chính xác.
III. THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN
1. Thuận lợi:
Thư viện được sự quan tâm giúp đỡ của nhà trường, hiện nay Thư viện
đã được xây dựng mới và có trang thiết bị, cơ sở vật chất khá đầy đủ.
Diện tích phòng Thư viện tuy không đực rộng nhưng được trang bị hệ

thống đèn, quạt, hệ thống ánh sáng được đảm bảo phục vụ cho người đọc một
cách tốt nhất.
Vị trí của Thư viện thuận lợi cho học sinh và giáo viên tìm đến thư viện
vì hiện nay thư viện được đặt tại vị trí gần phòng học của học sinh và phòng
giáo viên nên thuận tiện cho giáo viên và học sinh tìm đến thư viện vào giờ ra
chơi.
Thư viện phục vụ bạn đọc theo hệ thống kho mở không theo kho đóng.
Kho đóng là kho độc giả không được vào tiếp cận với tài liệu, chỉ cán bộ thư
viện có liên quan mới được phép ra vào kho. Kho mở có ưu điểm là tạo điều
kiện thuận lợi cho bạn đọc chọn lựa tài liệu, đọc ngay tại chỗ, không mất thời
gian viết phiếu yêu cầu và chờ đợi, rất thích hợp với phương châm tổ chức và
hoạt động của thư viện ngày nay là thư viện mở và nguồn mở. Trong kho mở,
việc tài liệu được sắp xếp theo các ngành, lĩnh vực khoa học đã giúp cho người
đọc xác định nhanh vị trí tài liệu của ngành mình cần và tiếp cận được nhiều tài
liệu của cùng một lĩnh vực.
Có đủ trang thiết bị cần thiết phục vụ cho việc dạy và học, có đủ các
phòng chức năng giúp thư viện phục vụ một cách tốt hơn.
2. Khó khăn:
Khi phục vụ theo kho mở cũng có những nhược điểm như khó quản lý
được chặt chẽ tài liệu trong kho, hay như, phải dồn giãn kho khi tài liệu nhiều
lên theo thời gian. Cho nên, nếu không tính toán kỹ có thể gây lãng phí lớn. Vì
diện tích Thư viện còn hạn chế nên Thư viện vẫn chưa có được nơi để tổ chức
kho đóng. Trong kho đóng, tài liệu được sắp xếp trước hết theo ngôn ngữ, sau
đó theo khổ cỡ (chiều cao gáy sách) và cuối cùng là theo thứ tự sách nhập về
thư viện. Tổ chức theo hình thức kho đóng có ưu điểm là: quản lý và bảo vệ tài
liệu được dễ dàng, trật tự sách trong kho không bị xáo trộn, tiết kiệm được diện
tích giá kệ (do sách cùng cỡ xếp cạnh nhau thành từng đợt, không phải dự trữ
chỗ). Tuy nhiên, kho đóng có hạn chế là ít thuận tiện cho người đọc, vì họ phải
viết phiếu yêu cầu (dựa trên những thông tin ngắn gọn trên phiếu mục lục hay