Hoạt động giao tiếp của nhà quản trị văn phòng

et
oda
`

het?

VE HOAT DONG GIAO TIEP

CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

„

>
<4
+

:

Đào Đức Thuận?
1. Đặt vấn đề

Trong thế giới hiện đại, vấn đề quản lý xã hội nói chung và vấnđểề

quản trị văn phịng nói riêng là vấn đề khoa học ln được nhiều nhà
khoa học, nhà quản lý quan tâm nghiên cứu. Bởi những kết quả của
hoạt động quản lý sẽ có tác động khơng nhỏ, nhiều khi là yếu tố quyết
định tới hiệu quả lao động của các cơ quan. Nếu nói văn phịng có

chức năng tham mưu, tổng hợp và đảm bảo hậu cần của các cơ quan;

thì người lãnh đạo văn phòng, với vai trò là một nhà quản trị và để đảm

bảo thực hiện tốt các chức năng nêu trên, địi hỏi phải có nhiều năng
lực, phẩm chất giỏi. Trong số các năng lực cần thiết của nhà quản trị
văn phòng, năng lực giao tiếp là một trong những yêu cầu quan trọng,

góp phần đáng kể vào việc quyết định mức độ thành công của nhiệm
vụ quản lý.

-

Bàn tới hoạt động giao tiếp của nhà quản trị văn phòng là một vấn
đề phức tạp. Như chúng ta đều biết, hoạt động giao tiếp là một nhu cầu
thiết yếu của con người. Đối với nhà quản lý, lãnh đạo thì hoạt động
giao tiếp khơng chỉ đơn thuần là để thoả mãn nhu cầu giao tiếp đó mà

cịn để làm tăng thêm uy tín và đem về nhiều lợi nhuận hon cho co
quan, tố chức mà mình tham gia quản lý. Trước khi đi sâu vào việc
giới thiệu và phân tích các nội dung của báo cáo khoa học này, chúng

tôi thiết nghĩ cần làm sáng tỏ thêm và đi đến thống nhất về một số khái
'*)Th§. Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội.
120

-


*°

niệm sẽ sử dụng trong bài viết này. Các khái niệm đó là: “giao tiếp”.
“quản trị”, “văn phịng”.

ome. . At

“Giao tiếp”, theo Đại từ điển Tiếng Việt do Nguyễn Như Ý chủ

biên (NXB Văn hố Thơng tin xuất ban nam 1999) 1a “trao đốt, tiếp xúc

với nhai”. Với cách hiểu hết sức ngắn gọn này thì “giao tiếp” chỉ là một

hoạt động giản đơn của con người mà ở đó con người giao tiếp với nhau

trên cơ sở bình đẳng. Có lẽ từ khi xuất hiện lồi người thì giao tiếp trở
thành phương tiện để bày tỏ mối quan hệ với nhau khi con người thực
hiện các hoạt động của mình như sản xuất, vui chơi giải trí, học tập,
lãnh đạo, nghiên cứu khoa học, làm ngoại giao... Mức độ của giao tiếp
tuỳ thuộc vào nhu cầu của từng cá nhân trong xã hội. Tuy nhiên dưới
góc độ tâm lý học thì tuỳ mức độ mở rộng giao tiếp của từng người mà

tâm hồn, trí tuệ của mơi người cũng khác nhau; và giao tiếp càng mở
rộng, phong phú thì tâm lý của con người cũng phát triển theo.

Ciing
hành công
động quản
“guản lý.

theo Sach da dan thi “qudn tri” được hiểu là “tổ chức,
việc của một cơ quan, tổ chức”. Với cách hiểu này thì
trị có thể được hiểu gần giống với cách hiểu về hoạt
“Quản tr” hay “quản lý" có thể cịn nhiều cách hiểu

điển
hoạt
động
khác

nhau, song theo chúng tơi đều là sự tác động có mục đích của nhà

quản lý lên đối tượng bị quản lý (tập thể con người) nhằm tổ chức và

phối hợp hoạt động của họ sao cho có hiệu quả nhất. Bất kỳ một cơ
quan hay tổ chức nào đều không thể thiếu được hoạt động quản lý.

Hoạt động quản lý đã được đề cao và sớm trở thành một môn khoa học

trong những năm gần đây.

Về khoa học quản lý, đã có nhiều người nghiên cứu và hướng

nghiên cứu khác nhau song có thể hiểu một cách chung nhất về đối

tượng nghiên cứu của môn khoa học này thì "khoa học quản lý nghiên

cứu cách điều hành công việc trong mội tổ chức, khái quát, tổng hợp

các kinh nghiệm quản lý, điều hành thành những nguyên tắc lý luận,
những phương pháp chung giúp cho các nhà quản lý có được những trì
thức, kỹ thuật điều hành hiệu qua trong cong việc của mình”
L PGS.TSKH.

Nguyên

Văn Thâm. Tổ chức điều hành hoạt động của các công sở.

NXB Chính trị Quốc gia. Hà Nội. 1999, trang 150.

121


Về khái niệm “văn phịng”, có rất nhiều cách định nghĩa khác
nhau như: văn phòng là bộ phận phụ trách cơng việc giấy tờ, hành

chính trong một cơ quan; văn phịng cịn được hiểu là bộ phận phụ

trách cơng việc hành chính, giấy tờ của một cơ quan, bao gồm rất
nhiều công việc cụ thể như: tổ chức văn thư, đảm bảo thông tin liên

lạc, đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc cho bộ máy lãnh
đạo và quản lý v.v...
Như vậy thì nhà quản trị văn phòng là người lãnh đạo một văn
phòng của một cơ quan hay một bộ phận có chức năng như một văn

phịng, có nhiệm vụ là tổ chức và thực hiện các nhiệm vụ ấy để đảm
bảo cho chức năng của văn phịng được duy trì. Song để lãnh đạo một
văn phịng hoạt động thực sự có hiệu quả, đem lại nhiều tác động tích
cực cho hoạt động chung của tồn cơ quan là điều khơng đơn giản.

Như đã phân tích ở phần trên, trách nhiệm nặng nề đó địi hỏi người
lãnh đạo văn phòng phải hội tụ nhiều năng lực, phẩm chất trong đó

hoạt động giao tiếp chính là một yêu cầu quan trọng về năng lực.

Phần nội dung chính của báo cáo khoa học này sẽ trình bày và

phân tích một số vấn đề liên quan đến các đối tượng giao tiếp chủ yếu
của nhà quản trị văn phòng và các yêu cầu đặt ra đối với hoạt động
giao tiếp của nhà quản trị văn phịng.
2. Các đói tượng giao tiếp chủ yếu và vai trò của hoạt động
giao tiếp đơi với nhà quản trị văn phịng
«

Con người nói chung trong quá trình sống, lao động và học
của mình có hoạt động giao tiếp với rất nhiều mối quan hệ. Mức
quan hệ phụ thuộc vào yêu cầu và mục đích của hoạt động giao
trong từng mơi trường và hồn cảnh. Hoạt động giao tiếp tồn tại

tập
độ
tiếp
với

nhiều cách thức khác nhau. Sự phong phú ấy thể hiện qua việc người ta

phân chia giao tiếp thành nhiều hình thức khác nhau. Theo quan niệm
của nhiều nhà nghiên cứu thì giao tiếp được phân loại theo các hình
thức chủ yếu sau đây:

- Nếu xét ở góc độ tính chất tiếp xúc thì hoạt động giao tiếp có thể

chia thành hai loại:
122

®

+ Giao tiếp trực tiếp: Là giao tiếp không qua các khâu trung gian,

giao tiếp “mặt đối mặt”.

+ Giao tiếp gián tiếp: Thông qua các phương tiện trung gian như
thư từ, sách báo, văn bản...
- Nếu xét theo tính chất của giao tiếp thì cũng có thể chia hoạt
động giao tiếp thành hai loại:

+ Giao tiếp chính thức: Là những hoạt động giao tiếp được tổ
chức và tiến hành theo quy định của pháp luật, theo một quy trình đã

được thể chế hoá như: mittinh, hội họp, tiếp dân, học tập, hội thảo...

+ Giao tiếp khơng chính thức: Là những giao tiếp có tính chất cá
nhân, tuy khơng bị ràng buộc bởi những quy định có tính chất pháp lý.
nhưng lại tuân theo những quy tắc và tập quán xã giao (giao tiếp bạn

bè hoặc những cuộc trao đổi có tính chất riêng tư ở cơ quan).
- Nếu dựa vào tâm thế thì hoạt động giao tiếp có thể chia làm ba loại:
+ Giao tiếp ở thế vững mạnh.

+ Giao tiếp ở thế cân bằng.
+ Giao tiếp ở thế yếu.
Xét trong vị trí của một nhà lãnh đạo văn phịng thì gần như phải

thiết lập và cần thiết duy trì tất cả các hình thức giao tiếp chủ yếu như
trên đã trình bày. Trên cơ sở đó, chúng tơi tạm phân chia hoạt động
giao tiếp của nhà quản trị văn phịng fheo phạm vì giao tiếp. Theo cách
phân chia này thì hoạt động giao tiếp của nhà quản trị văn phòng sẽ là
sự tác động, quan hệ qua lại rong nội bộ cơ quan và các đối tác ngoài

co quan.

2.1. Các hoạt động giao tiếp của nhà quản trị văn phòng trong
nội bộ cơ quan
Trong khi thực hiện các nhiệm vụ quản lý thuộc phạm vi một văn

phòng, các nhà quản trị phải thiết lập và duy trì nhiều mối quan hệ, trong

đó việc thiết lập và duy trì, phát triển mối quan hệ công việc với các cá

nhân trong cơ quan có thể nói là rất cần thiết, góp phần quan trọng tạo

nên mức độ thành công trong công việc của nhà quản trị văn phòng.

123


Trong nhiều mối quan hệ công việc với các cá nhân trong cơ

_

quan, chúng tôi đề cao mối quan hệ của nhà quản trị văn phịng với hai
đối tượng chính mà nhà quản trị thường xuyên thực hiện các hoạt động
giao tiếp là: Với lãnh đạo cơ quan và với đồng nghiệp và nhân viên

dưới quyền.

.

- Giao tiếp với lãnh đạo cơ quan:
Văn phịng như đã phân tích, là đầu mối tiếp nhận và xử lý, cung

cấp thông tin cho người lãnh đạo cơ quan. Chính vì vậy vai trị của nhà

quản trị văn phòng hết sức quan trọng, thể hiện trong việc điều hành

các hoạt động của văn phòng sao cho mọi thông tin đầu vào, đầu ra

của cơ quan đến được với thủ trưởng cơ quan một cách nhanh chóng,
chính xác và đáng tin cậy nhất. Ngược lại, thủ trưởng cơ quan cũng
thông qua người quản trị văn phòng để truyền đạt lại các yêu cầu của

cơ quan đối với các hoạt động thuộc phạm vi văn phòng. Nhà quản trị
văn phòng là chõ dựa tin cậy va là đối tượng cộng tác thường xuyên
của thủ trưởng cơ quan. Do đó, giao tiếp chính là cách thức chủ yếu

mà nhà quản trị văn phòng dùng để thực hiện trong quan hệ với lãnh

đạo cơ quan. Chẳng hạn như lãnh đạo văn phòng của một Bộ là người

đảm bảo thơng tin cho hoạt động của tồn cơ quan bộ, là người xử lý
mọi thông tin đầu vào, đầu ra của cơ quan, tham mưu giúp cho lãnh
đạo Bộ giải quyết một số công việc của bộ.

- Giao tiếp với đồng nghiệp và nhân viên dưới quyền

Hoạt động quản lý của nhà quản trị văn phịng dưới hình thức
giao tiếp khơng chỉ là với thủ trưởng cơ quan mà cịn được tiến hành

với các đối tượng khác là đồng nghiệp và nhân viên dưới quyền. Về

quan hệ giao tiếp với các đối tượng này thì hoạt động giao tiếp tập

trung vào một số điểm chủ yếu sau đây:

+ Giao tiếp với đồng nghiệp: Đồng nghiệp trong mối quan hệ làm

việc với nhà quản trị văn phịng có thể được hiểu là các nhà quản trị

của các bộ phận cùng cấp (chẳng hạn như trưởng, phó các phịng ban
đối với các cơ quan nhỏ hoặc vừa...). Giao tiếp trong những trường hợp

này tồn tại như một bộ phận của hệ thống quan hệ phối hợp nhằm trao

đối với nhau về công việc, thậm chí cả vấn đề cá nhân khơng liên quan
124


°
tới cơng việc. Mục đích của hoạt động giao tiếp này là trao đổi nhằm

tìm các giải pháp để cùng giải quyết cơng việc chung của cơ quan. Bên

cạnh đó thì hoạt động giao tiếp trong mối quan hệ này cũng là để tạo
lập và củng cố các quan hệ cá nhân. Mức độ của mối quan hệ cá nhân
này cũng ít nhiều ảnh hưởng, thậm chí góp phần quyết định tới hiệu

quả của việc giải quyết các công việc chung. Nhà quản trị văn phịng
khơng nên coi nhẹ tâm quan trọng của hoạt động giao tiếp với đồng
nghiệp cùng cấp.

+ Giao tiếp với nhân viên dưới quyền: Nhà quản trị văn phịng

thường quản lý một nhóm đối tượng lao động dưới quyền nhất định.
Chính các đối tượng này là những người lao động trực tiếp và thường

xuyên giải quyết những nhiệm vụ của văn phịng. Sự thành bại, hồn

thành hay khơng hồn thành nhiệm vụ của văn phịng phụ thuộc khá

lớn vào hiệu quả làm việc của nhóm đối tượng này. Do đó, hoạt động
giao tiếp của nhà quản trị văn phòng trong trường hợp này lại đòi hỏi
một sự “mềm dẻo, linh hoạt” cao. Điều này được thể hiện ở chõ: Hoạt
động giao tiếp của nhà quản trị văn phòng với các nhân

viên dưới

quyền chủ yếu là để nhằm các mục đích như để giao và hướng dẫn
thực hiện cơng việc, động viên, khuyến khích nhân viên làm việc có

hiệu quả, tạo cho tập thể nhân viên có tỉnh thần lao động tập thể cao để

có thể tương trợ lẫn nhau... Chính vì thế, chúng tơi đánh giá cao hiệu

quả của hoạt động giao tiếp này. Cần biết, trong tâm lý quản lý của

phần lớn các nước ở phương Đông, không loại trừ Việt Nam, không

phải mọi sự cứng rắn, quyết đoán nào cũng đem lại hiệu quả như nhau
mà phụ thuộc

rất nhiều

vào mức

độ “mềm

dẻo, linh hoạt

của nhà

quản lý. Nếu không biết hoặc không nhạy cảm với điều này, các nhà
quản lý nói chung và các nhà quản trị văn phịng nói riêng khó mà đạt
được thành cơng như ý muốn.
2.2. Giao tiếp với các đối tác ngoài cơ quan (cáp trên, ngang

cấp, và cấp dưới)

Giao tiếp trong phạm vi nội bộ cơ quan đòi hỏi nhà quản trị văn
phòng chỉ phải tiến hành hoạt động này với một số đối tượng nhất
định. Dù sao những đối tượng này, xét theo góc độ nào đó thì vân
125


mang tính chất là “người trong nhà”, do đó thân thiện và gần gũi vẫn -

là những tính chất chủ yếu chi phối các mối quan hệ giao tiếp
Nhưng với đối tượng giao tiếp của nhà quản trị văn phòng là ở

ngồi phạm vi cơ quan thì địi hỏi nhà quản trị văn phòng phải
dụng khá nhiều kỹ năng (sẽ được chúng tơi nêu ra và phân tích kỹ
ở phần sau của báo cáo) để có thể đáp ứng được tốt nhất các yêu
trong hoạt động giao tiếp đặt ra đối với những đối tượng này.

đó.
bên
vận
hơn
cầu

Vai trị của hoạt động giao tiếp với những đối tác này đặc biệt

quan trọng, vì nó có thể đem lại các hiệu quả trong cơng việc, song
cũng có thể đem lại nhiều rủi ro, ảnh hưởng tiêu cực tới uy tín và lợi
ích của cơ quan.
- Giao tiếp với các cơ quan cấp trên
Hoạt động nói chung của một cơ quan khơng thể tách rời với một
hệ thống cơ quan nhất định. Có cơ quan tồn tại là cấp trên hoặc ngang
cấp với một cơ quan khác, cũng có cơ quan lại là cấp dưới. Đối với vị
trí là một cơ quan cấp dưới thì trong quá trình hoạt động của mình đồi
hỏi phải thường xuyên báo cáo với cơ quan cấp trên. Và với vai trò là
bộ phận tham mưu, giúp việc, xử lý và cung cấp thơng tin cho lãnh đạo

thì văn phòng mà trực tiếp là nhà quản trị văn phòng luôn được thủ
trưởng các cơ quan uỷ quyền thực thi một số hoạt động mang tính chất
đối ngoại như vậy. Lúc này, đối tượng giao tiếp của nhà quản trị văn
phòng trở nên hết sức phức tạp. Nhà quản trị văn phịng phải thể hiện

vai trị của mình, nhiều khi là người đại diện cho Ểơ quan trong một số

hoạt động giao tiếp, duy trì và phát triển với một số đối tác bên ngồi
vì uy
họp,
quản
trọng
động

tín và lợi ích của cơ quan và của chính thủ trưởng cơ quan. Hội
tiếp khách... chính là những cách thức giao tiếp chủ yếu của nhà
trị văn phòng khi quan hệ với cơ quan cấp trên. Với vai trò quan
như vậy, đòi hỏi nhà quản trị phải thể hiện sự khôn khéo, nang
trong giao tiếp. Rõ ràng là thực chất của hoạt động giao tiếp của

cấp dưới với cấp trên là quá trình phản hồi lại các yêu cầu, chỉ thị của
cấp trên. Sự khôn khéo càng được thể hiện khi giao tiếp với cấp trên về
những vấn đề gay cấn, cần dùng lời lẽ và cách ứng xử khéo để vừa
được việc vừa khơng mất lịng đối tượng giao tiếp.
126


+

- Giao tiếp với các đối tác ngang cấp
Khác với hoạt động giao tiếp với cấp trên, giao tiếp với các đối tác

ngang cấp là nhằm mục đích phối hợp, hợp tác cùng có lợi trong q

trình thực hiện các nhiệm vụ của cơ quan. Giao tiếp với các đối tác
ngang cấp là một trong những đối tượng quan hệ nhiều nhất của nhà

quản trị văn phòng. Trong xu thế hợp tác, đặc biệt là hợp tác trong lĩnh
vực kinh tế giữa các cơ quan hiện nay, chia sẻ thông tin ngày càng trở
nên một nhu cầu cấp thiết. Từ việc chia sẻ các nguồn lực thông tin như

vậy, các đối tác sẽ có cơ hội phối hợp với nhau để cùng thực hiện

những cơng việc cùng có lợi cho cả đơi bên hoặc có thể cho những bên
có quan hệ phối hợp trong công tác. Bên cạnh việc hướng tới một mục
đích chung, chẳng hạn như cùng chia sẻ lợi ích kinh tế như đã phân
tích trên, vai trị giao tiếp của nhà quản trị văn phịng có thể cịn là để

giải quyết các tranh chấp (nếu có) giữa các đối tác với nhau.
- Giao tiếp với các cấp dưới

Trong hoạt động quản lý, điều hành, nhà quản trị văn phịng

khơng phải chỉ giao tiếp với lãnh đạo cấp trên hay các đối tác ngang
cấp mà còn thường xuyên giao tiếp với các cơ quan hoặc cá nhân ở cấp
dưới. Mục đích chủ yếu của hoạt động giao tiếp với cấp dưới là trao

đổi, bàn bạc và giao việc để triển khai. Hoạt động giao tiếp của nhà

quản trị văn phịng trong trường hợp này có vai trị hết sức quan trọng,
bởi nhiều khi thông qua hoạt động giao tiếp với các đối tượng này, các

hoạt động của văn phịng sẽ được triển khai một cách nhanh chóng và
sâu rộng nhất.

3. Các yêu cầu đối với nhà quản trị văn phịng trong hoạt
động giao tiếp

Như chúng tơi đã phân tích ở trên về vai trị của hoạt động giao
tiếp của các nhà quản trị văn phòng, để thực hiện tốt các vai trò ấy,

hoạt động giao tiếp của các nhà quản trị văn phòng đòi hỏi chủ thể

quản lý phải đáp ứng được một số yêu cầu cơ bản. Trong số rất nhiều

các yêu cầu cụ thể cần có của nhà quản trị văn phịng, chúng tơi chỉ

tẬp trung nêu ra một số những u cầu chính. Đó là các yêu cầu về

năng lực và các yêu cầu về phẩm chất.

127


3.1. Cac yéu cau vé nang luc

3.1.1. Yéu cau vé chuyén mon, nghiép vu

Một nhà quản trị giỏi và có thể đảm đương được công việc quản
lý trong lĩnh vực hành chính văn phịng thì điều trước tiên là người
lãnh đạo đó phải được đào tạo bài bản về chuyên môn, nghiệp vụ.
Chuyên môn nghiệp vụ trong thực tế công tác lãnh đạo văn phòng ở

các cơ quan hiện nay có thể được hiểu là nhà quản trị đó phải trải qua

một quá trình học tập, đào tạo nhất định, ít nhất phải ở bậc đại học. Ở

đây chúng ta chưa xét tới chuyên môn cụ thể của nhà quản trị đó là gì

(kinh tế, luật, xây dựng hay quản trị văn phòng...), mà chỉ nhãn mạnh

tới một điều là nếu nhà quản trị đó có trình độ tối thiểu đại học thì mới
có thể có tư duy và phương pháp làm việc khoa học, mới có kha nang
lãnh đạo, điều hành, chỉ huy được người khác. Ở Việt Nam hiện nay,

các nhà quản trị hành chính văn phịng ở các cơ quan lớn như bộ, cơ

quan ngang bộ, UBND các tỉnh, thành... đa số đều đã có trình độ đại
học hoặc trên đại học, song chắc chan trong hoạt động quản lý, điều
hành văn phịng khơng thể tránh khỏi những khó khăn lúng túng.

Thiết nghĩ, ngồi trình độ về một chun mơn nào đó, những nhà
quản trị văn phịng này ít nhất cũng cần phải được tham gia các khố
học hoặc lớp bồi dưỡng về lý luận chính trị, về quản lý nhà nước và

nghiệp vụ hành chính văn phịng thì mới có thể đáp ứng được u cầu

của một nhà quản trị văn phòng theo yêu cầu đổi mới cơng tác văn
phịng hiện nay.

`

Đạt được các u cầu trên, nhà quản trị văn phịng mới có thể tự
tin trong giao tiếp với các đối tượng như với cấp trên, với đồng nghiệp
và nhân viên dưới quyền...
3.1.2. Yêu cáu về khd năng truyền đạt, lướng dẫn cho người khác

Truyền đạt, hướng dân cho người khác và nhân viên dưới quyển
chính là một hoạt động giao tiếp thường xuyên của nhà quản trị văn

phòng. Tuy nhiên, khả năng truyền đạt, hướng dẫn cho người khác

những ý tưởng, cách làm việc của chủ thể truyền đạt, hướng dẫn hồn
tồn khơng đơn giản. Khơng phải ai cũng có được khả năng này. Một
yêu cầu đặt ra là nếu muốn cho người khác hiểu được ý đồ của mình
128


“

thì nhà quản trị cần phải biết cách cụ thể hố những ý tưởng đó thành

các cơng việc cụ thể. Nhà quản trị giỏi trong lĩnh vực hành chính văn
phịng phải là người rất thông minh và nhanh nhạy, linh hoạt trong mọi

hồn cảnh và mơi trường giao tiếp. Do đó có thể nói rằng hiệu quả của

việc truyền đạt, hướng dẫn phụ thuộc rất nhiều vào khả năng giao tiếp

của nhà quản trị.

3.1.3. Phải có khả năng nói và viết
“Nói và viết thoạt nghe qua tưởng chừng như rất đơn giản, bởi ai
cũng nghĩ rằng đã ở vị trí là nhà lãnh đạo văn phịng thì nói và viết là
những khả năng đương nhiên có. Song đối với một nhà quản trị văn
phịng thì u cầu đặt ra là những khả năng đó phải được nâng lên

thành kỹ năng thuần thục trong hoạt động giao tiếp. Khả năng nói tốt
khơng phải là nhà lãnh đạo nào cũng có mà phần lớn phụ thuộc vào
năng khiếu bầm sinh và một phần phụ thuộc vào sự rèn luyện. Lãnh

đạo văn phòng là người thường xuyên phải giao tiếp với nhiều đối

tượng như đã phân tích trên đây, chẳng hạn như điều hành một cuộc

họp đơng người. Thêm vào đó, nhà quản trị văn phịng khơng tránh
khỏi việc thường xun phải tiếp xúc với văn bản, giấy tờ và phải trực

tiếp xử lý, soạn thảo văn bản. Điều đó đặt ra cho nhà quản trị văn
phòng là phải thường xuyên rèn luyện hai khả năng này thành kỹ năng

giao tiếp. Cấn nhấn mạnh ràng, khả năng này của nhà quản trị văn
phòng trong hoạt động giao tiếp có quan hệ và chi phối tới khả năng

truyền đạt, hướng dẫn người khác của nhà quản trị.
3.2. Nhóm các yêu cầu về phẩm chất
3.2.1. Phải có phẩm chất quảng giao

Quảng giao là một phẩm chất cần thiết cho các nhà quản trị văn

phòng. Như đã từng phân tích, nhà quản trị văn phịng thường xuyên

phải làm việc với rất nhiều đối tượng, từ những đối tượng là cán bộ

nhân viên dưới quyền đến các đối tác, lãnh đạo cấp trên. Do vậy phẩm

chất này đặc biệt cần thiết đối với các nhà quản trị văn phịng. Các đối

tượng giao tiếp khác nhau đó địi hỏi các nhà quản trị văn phòng phải
tự tạo cho mình phẩm chất này. Tính quảng giao, cởi mở là một yêu

cầu không thể thiếu đối với các nhà quản trị văn phòng. Nếu nhà quản

129


trị văn phịng có được phẩm chất này thì sẽ là một lợi thế bởi qua việc

giao tiếp với nhiều đối tượng khác nhau, nhà quản trị văn phòng sẽ có
nhiều cơ hội thu thập nhiều thơng tin khác nhau, làm cơ sở cho việc
phân tích và tổng hợp thơng tin phục vụ cho công việc quản lý của cơ

quan, đơn vị.
3.2.2. Phải biết kiềm chế và kín đáo

Bên cạnh phẩm chất quảng giao, cởi mở, nhà quản trị văn phịng

cần kiềm chế và kín đáo. Phẩm chất này khơng hề trái ngược với phẩm

chất quảng giao, cởi mở mà nếu như nhà quản trị văn phòng biết kết

hợp hai phẩm chất này thì sẽ có nhiều thuận lợi cho cơng việc của
mình. Văn phịng mà trực tiếp là nhà quản trị văn phòng thường xuyên

tiếp nhận và xử lý nhiều thơng tin, trong đó có nhiều thơng tin quan
trọng liên quan tới bí mật của cơ quan. Biết kín đáo, kiềm chế đúng lúc
sẽ là một thế mạnh của nhà quản trị văn phòng trong hoạt động giao

tiếp. Sự quảng giao và cởi mở nếu khơng được kiểm sốt đúng mức rất

dễ dẫn tới sự bốc đồng, tiết lộ thơng tin bí mật của cơ quan một cách

vơ thức trong giao tiếp. Song mặt khác cần chú ý rằng, sự kín đáo q
mức ở nhiều trường hợp khơng cần thiết sẽ là rào cản và ảnh hưởng
tiêu cực tới hiệu quả của hoạt động giao tiếp.
3.2.3. Phải có quan điểm rõ ràng

Quan điểm rõ ràng luôn được đặt ra như một u cầu có tính

ngun tắc của mọi nhà lãnh đạo, trong đó có nhà quản trị văn phịng.
Quan điểm rõ ràng của nhà quản trị văn phòng thể hiện ở chỗ cần phải
có thái độ nhất quán trong quá trình giao tiếp, thương thảo. Tuy nhiên

cần lưu ý rằng quan điểm được nêu ra ở đây là quan điểm rõ ràng của

nhà quản trị văn phòng trong hoạt động giao tiếp vì những cơng việc

chung, vì lợi ích chung của cơ quan, đơn vị. Nhà quản trị văn phòng

nên tránh thể hiện những quan điểm sống của cá nhân mình vào cơng
việc thơng qua hoạt động giao tiếp nếu những quan điểm cá nhân đó

có thể gây ảnh hưởng không tốt tới hiệu quả chung của cơ quan, don

vị. Song cũng không nên suy nghĩ và áp đặt một cách cứng nhắc yêu

cầu về phẩm chất này, mà trong từng trường hợp giao tiếp cụ thể, nhà
quản trị văn phịng phải có sự linh hoạt, năng động để tránh cho hoạt
động giao tiếp có thể ở trong trường hợp căng thẳng không cần thiết.
130

Tài liệu tham khảo:
L Phạm

Hưng - Lê Văn In - Nghiêm Kỳ Hồng. Văn phòng

hiện đại và Nghiệp vụ hành chính văn phịng. NXB Thành
phố Hồ Chí Minh 1996.
. Vũ Thị Phụng.

Nghiệp vụ thu ký văn phòng, NXB

Quốc gia Hà Nội, H.2000.

Đại học

. Nguyễn Văn Thâm. Tổ chức điều hành hoạt động của các cơng
sở. NXB Chính trị Qc gia, H.1999.
. Mike Harvey. Quan trí hành chính văn phịng. NXB Thống kê,

1996.
. Nguyễn Đình Xuân (chủ biên), Vũ Đức Đán. Tám lý học quản

lý. Khoa Luật, Trường Đại hoc Tổng hợp, H.1994.

. Nguyễn Như Ý (chủ biên). Đại từ điển tiếng Việt. NXB
hố Thơng tin, H.1999.

Văn

151