Vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong hoạt động công tác văn phòng tại Công ty

MỤC LỤC


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài tập lớn này, trong quá trình khảo sát và thu thập,
tổng hợp thông tin tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình từ Ban giám hiệu nhà
trường. Thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng, cán bộ thư viện Trung tâm
thông tin thư viện đại học Nội Vụ Hà Nội.
Nhân đây, cho phép tôi bày tỏ lòng biết ơn chân thành với các thầy cô.
Đặc biệt, đối với ThS. Lâm Thu Hằng. Bởi cô đã hướng dẫn giúp đỡ tận tình
trong suốt quá trình thực hiện bài tập lớn.
Trong quá trình khảo sát và nghiên cứu tôi gặp khá nhiều khó khăn, mặt
khác do trình độ nghiên cứu còn hạn chế và những nguyên nhân khác nên dù
cố gắng song bài tập lớn của tôi không tránh khỏi những hạn chế thiếu sót. Vì
thế, tôi rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô trong trường. Những ý
kiến đóng góp của thầy cô sẽ giúp tôi nhận ra hạn chế và qua đó tôi có thêm
những nguồn tư liệu mới trên con đường học tập cũng như nghiên cứu sau
này.

Tôi xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là bài tập lớn của tôi trong thời gian qua. Tôi xin
chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng
trong bài tập lớn này.
Hà Nội, tháng 05 năm 2017


DANH MỤC VIẾT TẮT

Chữ viết tắt

Nghĩa

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay, toàn cầu hóa và hội nhập quốc tế đã trở thành một xu thế
khách quan trong tiến trình phát triển kinh tế thế giới. Quá trình toàn cầu hóa
và hội nhập kinh tế quốc tế đã tạo ra những thời cơ thuận lợi cho các quốc gia,
các doanh nghiệp có cơ hội phát triển, đồng thời nó cũng đem lại những thách
thức lớn về sự cạnh tranh, khả năng thu hút thị trường.
Để đứng vững trên thương trường, đáp ứng được yêu cầu của người
tiêu dùng với sản phẩm chất lượng cao, giá thành hợp lý thì các doanh nghiệp
phải giám sát chặt chẽ các khâu từ khâu đầu tiên cho đến khâu cuối cùng của
quá trình sản xuất, từ khi tìm được nguồn nhân lực, vật lực cho đến khi tìm
được thị trường tiêu thụ sản phẩm để đảm bảo sử dụng vốn lưu động có hiệu
quả, tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách
nhà nước, cải thiện đời sống người lao động đồng thời mang lại lời nhuận cho
doanh nghiệp.
Do đó, để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, đẩy mạnh tiêu thụ
sản phẩm, tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường thì doanh nghiệp
phải xây dựng một bộ máy quản lý hiệu quả, ổn định và vững chắc ở tất cả
các mặt, các lĩnh vực từ quản lý sản xuất đến tiêu thu sản phẩm cùng với quản
lý tài chính, quản lý nhân lực cho đến hoạt động kế toán kiểm toán...
Bởi hoạt động quản trị có vai trò rất quan trọng quyết định sự tồn tại và

phát triển của doanh nghiệp cho nên doanh nghiệp cần phải xây dựng kế
hoạch tổ chức quản lý một cách hợp lý, hiệu quả, thường xuyên kiểm tra giám
sát để điều chỉnh và hoàn thiện hoạt động quản trị, đồng thời phải phối hợp
hoạt động giữa các bộ phận nhằm thực hiện các chức năng quản lý để đem lại
hiệu quả tốt nhất.
5


Để điều hành hoạt động văn phòng một cách có hiệu quả, không thể
không đề cập đến vai trò của Nhà quản trị văn phòng. Do đó, trong bài tiểu
luận này, em sẽ nghiên cứu, khảo sát vai trò lãnh đạo, điều hành của Trưởng
phòng Kinh doanh Công ty TNHH Thành Long để thấy rõ vai trò của Nhà
quản trị văn phòng trong hoạt động công tác văn phòng tại Công ty. Qua đó
đưa ra những gợi ý xây dựng hình ảnh Nhà quản trị trong thời kì hội nhập.
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu:
Tìm hiểu những lý luận chung về vai trò của Nhà quản trị trong công
tác văn phòng. Khảo sát đánh giá vai trò quản lý của Trưởng phòng kinh
doanh Công ty TNHH Thành Long để làm nổi bật lên vị trí, vai trò của nhà
quản lý hiện nay.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu:
Mục đích nghiên cứu:
Thông qua khảo sát, đánh giá thực tế vai trò của Nhà quản trị trong hoạt
động công tác văn phòng giúp em hiểu rõ hơn ý nghĩa của Nhà quản trị trong
công tác văn phòng và tầm quan trọng của văn phòng đối với sự phát triển
chung của cả hệ thống công ty, doanh nghiệp hiện nay.
Nhiệm vụ nghiên cứu:
-

Tìm hiểu cơ sở khoa học về Nhà quản trị, vai trò của nhà quản trị;
Tìm hiểu thực trạng vai trò quản lý, lãnh đạo của nhà quản trị trong công tác

-

văn phòng;
Đưa ra những đề xuất nâng cao vai trò của nhà quản trị trong công tác văn
phòng trong thời kì hội nhập.
4. Phương pháp nghiên cứu:
Sử dụng phương pháp:
Phân tích từ những mặt cơ bản cho đến chi tiết của cơ sở lý luận và
thực tiễn vai trò của Nhà quản trị trong công tác văn phòng.

6


Tổng hợp phương pháp, kế hoạch của công ty để làm rõ hơn yêu cầu và
xác định chi tiết các vai trò của Nhà quản trị trong công tác điều hành, quản lý
tại Phòng Kinh Doanh Công ty TNHH Thành Long.
Từ đó lấy cơ sở rút ra những kết luận, đưa ra các giải pháp nhằm hoàn
thiện, nâng cao vai trò của Nhà quản trị trong thời kì hội nhập.
5.

Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Về mặt lý luận: Đề tài góp phần đưa ra những ý kiến, quan điểm chung

nhất nhằm làm rõ vai trò của Nhà quản trị trong công tác văn phòng.
Về mặt thực tiễn: Đề tài góp phần tổng hợp và tạo ra một hệ thống các
biện pháp có tính khả thi, có cơ sở khoa học nhằm nâng cao hiệu quả công tác
quản lý, lãnh đạo của Nhà quản trị, các biện pháp xây dựng hình ảnh Nhà
quản trị tỏng thời kì hội nhập.
6.

Kết cấu bài
Bài tiểu luận ngoài mục lục, phần mở đầu, kết luận, danh mục tài

liệu tham khảo bao gồm 03 chương sau:
Chương 1. Khái quát chung về Phòng kinh doanh Công ty TNHH
Thành Long.
Chương 2. Vai trò của Nhà quản trị tại Phòng kinh doanh Công ty
TNHH Thành Long
Chương 3. Một số giải pháp nâng cao vai trò của Nhà quản trị văn
phòng trong thời kì hội nhập.

7


CHƯƠNG I
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ PHÒNG KINH DOANH CÔNG TY TNHH
THÀNH LONG
1.1.

Khái quát chung về Công ty TNHH Thành Long

Tên công ty:
CÔNG TY TNHH THÀNH LONG
Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài:
THANH LONG COMPANY UNITED
Địa chỉ công ty: Số 5, đường Trần Quốc Toản, phường Bạch Đằng,
thành phố Hạ Long, Quảng Ninh.
Số điện thoại : 0321.3980787/788–Fax : 0321.3980789
Mã số thuế : 0900226909

Website : www.thanhlongcompany.vn
1.1.1.

Lịch sử hình thành:

Công ty TNHH Thành Long là công ty con của công ty TNHH sản xuất
và thương mại Vạn Thành có trụ sở chính ở 90/4 Lũy Bán Bích–phường Tân
Thới Hòa–Quận Tân Phú–Thành phố Hồ Chí Minh.
Công ty TNHH Thành Long được thành lập ngày 24-12-2004 và đi vào
hoạt động năm 2005.
Sau hơn 7 năm hoạt động, Công ty đã có những chuyển đổi lớn trong
kinh doanh, sản phẩm chính của công ty là nệm Mousse, nệm cao su thông

8


hơi, nệm lò xo, nệm bông ép…Tuy nhiên, công ty liên tục sản xuất sản phẩm
theo đơn đặt hàng nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng về sản phẩm.
1.1.2.

Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thành Long:

Công ty TNHH Thành Long do Cục thuế Tỉnh Quảng Ninh trực tiếp
quản lý. Hàng năm, Công ty sản xuất các sản phẩm nệm với quy mô lớn mang
lại doanh thu và lợi nhuận cao.
Nguồn vốn kinh doanh:
Vốn điều lệ của công ty là 16.800.000.000 đồng, nguồn vốn của công
ty được bảo toàn và tăng dần theo sự phát triển của công ty. Ngoài nguồn vốn
đã huy động được, Công ty còn xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp với các
Ngân hàng tạo điều kiện hỗ trợ vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh

doanh có hiệu quả hơn.
Tuy mới đi vào hoạt động và phát triển, nhưng công ty đã xây dựng
được cơ sở hạ tầng và cơ sở làm việc có quy mô lớn, đội ngũ cán bộ công
nhân viên có trình độ chuyên môn cao, hệ thống trang thiết bị ngày càng được
nâng cấp.
Với tổng diện tích mặt bằng là 32.000

m2, do sản phẩm được sản

xuất chủ yếu bằng máy móc nên số lượng công nhân không nhiều nhưng yêu
cầu phải có trình độ tay nghề cao. Hiện nay, công ty có tất 125 nhân viên, có
đủ năng lực và đạt trình độ tay nghề cao.
•

Cơ cấu bộ máy quản lý Công ty:

9


Giám Đốc: Người đứng đầu và điều hành Công ty, phụ trách chung về
mọi mặt, trực tiếp chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ toàn Công ty, xây dựng kế
hoạch sản xuất kinh doanh, cải thiện điều kiện lao động cho công nhân.
Phó Giám Đốc: Là người trợ giúp cho giám đốc, có chức năng chỉ huy
điều hành cụ thể các lĩnh vực do mình nắm giữ và trực tiếp ban hành chỉ thị
của Giám đốc đến các phòng ban, chịu trách nhiệm trong công tác quản lý, kĩ
thuật, chất lượng công tác hành chính, kiểm tra giám sát thực hiện an toàn lao
động cho cán bộ công nhân viên.
Phòng Tổ chức–Hành chính: Tổ chức và quản lý công tác hành chính
quản trị trong công ty, phục vụ tạo điều kiện thuận lợi cho các phòng ban, đơn
vị, các tổ chức đoàn thể và cán bộ công nhân viên thực hiện tốt nhiệm vụ

được giao. Cụ thể là bố trí sắp xếp nơi làm việc, quản lý trang thiết bị, mua
bán văn phòng phẩm, quản lý sử dụng ôtô con theo lệnh điều động của Giám
đốc công ty.

10


Phòng Tài chính–Kế toán: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu–chi tài
chính, phiếu nhập–xuất–tồn kho vật tư, lập báo cáo thuế, báo cáo tài chính và
tình hình quản lý tài chính của công ty.
Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ theo sát thị trường để báo giá vật liệu
cho phù hợp và kịp thời với thị trường để đáp ứng nhu cầu khách hàng. Xây
dựng kế hoạch kinh doanh hiện tại và trong tương lai, mục tiêu chính là cầu
nối giữa doanh nghiệp và người tiêu dùng.
Phòng kĩ thuật sản xuất: Quản lý kĩ thuật chất lượng sản phẩm, quản lý
thiết bị thi công và an toàn lao động công ty. Hướng dẫn về công tác kĩ thuật
chất lượng an toàn bảo hộ lao động, kiểm tra xử lý các sai phạm,...
1.2 Khái quát chung về Phòng Kinh doanh Công ty TNHH Thành
Long
1.2.1 Chức năng
Phòng Kinh doanh là bộ phận tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc
về công tác bán các sản phẩm & dịch vụ của Công ty (cho vay, bảo lãnh, các
hình thức cấp tín dụng khác, huy động vốn trên thị trường 1, dịch vụ tư vấn
thanh toán quốc tế, dịch vụ tư vấn tài chính, đầu tư góp vốn, liên doanh liên
kết, chào bán sản phẩm kinh doanh ngoại tệ trừ trên thị trường liên ngân
hàng); công tác nghiên cứu & phát triển sản phẩm, phát triển thị trường; công
tác xây dựng & phát triển mối quan hệ khách hàng. Chịu trách nhiệm trước
giám đốc về các hoạt động đó trong nhiệm vụ, thẩm quyền được giao.
1.2.2 Nhiệm vụ
- Lập kế hoạch và triển khai kế hoạch phát triển thị trường nhằm mở

rộng thị trường, tăng thị phần và doanh thu cho công ty.

11


- Tổ chức thực hiện việc nghiên cứu thị trường, phân tích, dự báo và
nắm bắt các nhu cầu của khách hàng, xác định các chủng loại mặt hàng cần
ưu tiên để chủ động đề xuất phương án kinh doanh và mở rộng thị trường.
- Tổng hợp và phân tích các thông tin thị trường thu thập được, lập báo
cáo phân tích thông tin thị trường trình Ban Giám đốc.
- Đề xuất chiến lược kinh doanh và định hướng phát triển thị trường.
- Thu thập thông tin về sản phẩm, dịch vụ, giá cả, điểm mạnh, điểm yếu
của các đối thủ cạnh tranh để kịp thời điều chỉnh chính sách kinh doanh,
nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh và mang lại lợi nhuận cho công ty.
- Tổ chức phân chia khối thị trường hợp lý, khoa học
- Tổ chức thu thập, phân tích thông tin về các nhóm đối tượng khách
hàng, nhu cầu hàng hóa, đặc điểm thanh toán, sức mua hàng để có hướng tiếp
cận hợp lý. Lưu trữ các thông tin khách hàng (tên khách hàng, điện thoại, địa
chỉ, mặt hàng thường xuyên mua,v.v.) để nắm rõ tập quán tiêu dùng / tập quán
mua hàng của khách hàng.
- Thu thập ý kiến phản hồi của khách hàng về chính sách bán hàng của
công ty.
- Nghiên cứu, xây dựng chính sách bán hàng
- Xây dựng chính sách đối với nhân viên thị trường nhằm khuyến
khích, thúc đẩy nhân viên thị trường như: xăng xe, điện thoại, công tác phí và
chiết khấu hoa hồng.

12

Công tác bán hàng và quản lý công nợ :
- Xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm trình Ban Giám đốc phê
duyệt để công ty có kế hoạch chuẩn bị tài chính, nguồn lực và phương án sản
xuất phù hợp. Xây dựng kế hoạch bán hàng tháng, quý, năm.
- Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng. Đánh giá sức mua
và khả năng thanh toán của các khách hàng trước khi đưa ra quyết định tiếp
nhận đơn hàng. Thực hiện đàm phán với khách hàng về giá cả, chủng loại
hàng hóa, thời hạn giao hàng, điều khoản thanh toán, v.v. Soạn thảo các hợp
đồng kinh tế.
- Đề xuất với Ban Lãnh đạo về nội dung và các chương trình làm việc
với các đối tác, khách hàng. Đề xuất chi phí cho công tác tiếp thị và tiếp
khách theo đúng quy định của công ty. Kiểm soát và báo cáo các chi phí bán
hàng.
- Tiếp nhận và xử lý thông tin phản hồi, khiếu nại của khách hàng về
các nội dung: vận chuyển, thời gian giao hàng, chất lượng của hàng hóa và
dịch vụ. Phản ánh kịp thời các khiếu nại của khách hàng cho những đơn vị
chịu trách nhiệm liên quan.
- Tổ chức thực hiện công tác bán hàng hiệu quả.
- Lập báo cáo định kỳ về kết quả hoạt động kinh doanh.
- Phối hợp với Ban Lãnh đạo và phòng kế toán xây dựng hạn mức công
nợ đối với từng khách hàng. Chịu trách nhiệm giám sát kế hoạch thu hồi công
nợ và đốc thúc khách hàng nhằm đảm bảo tỷ lệ nợ quá hạn trên tổng dư nợ ở
mức an toàn, đảm bảo sử dụng hiệu quả dòng tiền cho hoạt động sản xuất
kinh doanh.
13


Công tác lập kế hoạch và điều độ sản xuất :
- Căn cứ vào kế hoạch kinh doanh, lập kế hoạch sản xuất tháng / quý /
năm. Chuyển giao kế hoạch sản xuất cho phòng kỹ thuật và các phân xưởng

để triển khai thực hiện. Giám sát việc thực hiện kế hoạch sản xuất, đôn đốc và
lập các báo cáo về việc thực hiện tiến độ sản xuất. Xử lý những kế hoạch đặt
hàng đột xuất.
- Thông báo kịp thời cho phòng kỹ thuật và các phòng quản lý sản xuất
về những thay đổi liên quan đến yêu cầu của khách hàng đối với sản phẩm
trong suốt quá trình sản xuất.
- Tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của công
ty hàng tháng, quý, năm trình Ban Giám đốc và đưa ra những đề xuất cần
thiết để kịp thời điều chỉnh kế hoạch và đạt được các mục tiêu đã đề ra.
- Tổ chức, điều phối công tác giao hàng cho khách hàng.
Công tác cung ứng vật tư, nguyên liệu, phụ liệu, công cụ, dụng cụ
sản xuất:
- Nghiên cứu, tìm hiểu thị trường và đánh giá năng lực nhà cung cấp.
Quản lý nhà cung cấp.
- Tìm kiếm và cập nhật thông tin về các nhà cung cấp mới có đủ năng
lực đáp ứng các nhu cầu hàng hóa hoặc dịch vụ để phục vụ các hoạt động sản
xuất kinh doanh.
- Cập nhật danh mục hoặc cơ sở dữ liệu các nhà cung cấp tiềm năng.
- Tiếp nhận và tổng hợp nhu cầu mua hàng từ các đơn vị.

14


- Kiểm tra, đối chiếu với danh mục nguyên vật liệu tồn kho để xác định
lượng nguyên vật liệu có sẵn và lượng nguyên vật liệu cần mua bổ sung.
- Tìm kiếm nhà cung cấp, lấy báo giá, tổng hợp báo giá và trình duyệt.
- Tham gia xem xét, lựa chọn nhà cung cấp nguyên liệu, nhiên liệu, vật
tư, thiết bị.
- Đàm phán với các nhà cung cấp để đạt được giá cả, thời hạn giao
hàng, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng, điều khoản bảo hành, v.v.

phù hợp nhất.
- Chuẩn bị dự thảo đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán.
- Kiểm tra các điều khoản để đảm bảo chặt chẽ về tính pháp lý của hợp
đồng; trình ban giám đốc phê duyệt và gửi cho các nhà cung cấp.
- Phối hợp với phòng kế toán thực hiện các thủ tục mở tín dụng thư
(L/C) để thực hiện các hợp đồng mua bán ngoại thương (trong trường hợp có
điều khoản thanh toán bằng hình thức tín dụng chứng từ).
- Theo dõi và đôn đốc các nhà cung cấp trong quá trình thực hiện hợp
đồng để đảm bảo hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp theo đúng tiến độ yêu
cầu.
- Tiếp nhận hàng về và kiểm tra hàng hóa xem có đáp ứng đúng quy
cách, chủng loại, chất lượng, số lượng, xuất xứ, , v.v. như đã quy định trong
hợp đồng.
- Phối hợp với bộ phận kho để làm thủ tục nhập kho và cấp phát hàng
hóa.

15


- Tập hợp toàn bộ chứng từ mua hàng và chuyển cho phòng kế toán để
hoàn tất các thủ tục thanh toán cho nhà cung cấp đúng với điều khoản thanh
toán trong hợp đồng
Kiểm soát chất lượng nguyên liệu, phụ liệu, bán thành phẩm và thành
phẩm
- Kiểm tra, giám sát chỉ tiêu chất lượng nguyên, phụ liệu, thành phẩm
và bán thành phẩm
- Cảnh báo, đề xuất các biện pháp phòng ngừa các nguy cơ gây ảnh
hưởng đến chất lượng hàng hóa
- Lập biên bản sự cố, sai sót và đề xuất các giải pháp khắc phục, phòng
ngừa

Công tác thiết kế và dịch vụ chăm sóc khách hàng:
- Tiếp nhận các thông tin về nhu cầu của thị trường hoặc khách hàng
đối với sản phẩm mới.
- Thực hiện thiết kế maket sản phẩm theo yêu cầu khách hàng. Đảm
bảo có chữ ký phê duyệt của khách hàng vào bản vẽ makét trước khi đưa vào
sản xuất.
- Tổ chức công tác dịch vụ hỗ trợ cho các nhân viên kinh doanh, chăm
sóc khách hàng…

16


1.3 Khái quát về Nhà quản trị tại Phòng Kinh doanh Công ty
Thành Long
Trưởng phòng Kinh doanh Công ty TNHH Thành Long có những
nhiệm vụ cơ bản sau:
Quản trị đội ngũ nhân viên kinh doanh, tuyển dụng nhân viên kinh
doanh, tiến hành huấn luyện đội ngũ nhân viên kinh doanh trở thành đại diện
thong mại của công ty. Thực hiện các nhiệm vụ quản lý đối với đội ngũ nhân
viên kinh doanh.
Đảm bảo mục tiêu doanh thu theo chỉ tiêu được giao, giao chỉ tiêu cho
nhân viên kinh doanh. Thiết lập kế hoạch thực hiện mục tiêu và triển khai cho
nhân viên kinh doanh.
Phân loại khách hàng theo tiêu chí khách hàng mua sỉ. Thiết lập
phương pháp tiếp cận từng loại khách hàng và đào tạo cho nhân viên.
Tham dự những hội thảo về bán hàng, tham dự những cuộc họp về bán
hàng được tổ chức trong vùng, tổ chức những cuộc hội nghị khách hàng,
trưng bày, triển lãm, tham dự khóa đào tạo, trả lời những bản câu hỏi trắc
nghiệm liên quan đến nghiệp vụ bán hàng.
Báo cáo những thông tin phản hồi lại cho cấp trên, thu nhận những

thông tin phản hồi từ phía khách hàng, cùng với cấp trên xử lý thông tin, đọc
những bản tin thương mại, thu thập và báo cáo những thông tin thương mại.
Tìm thêm đại diện bán hàng mới, đào tạo cho đại diện bán hàng mới,
cùng đi công tác đại diện bán hàng mới, giúp công ty xây dựng kế hoạch hoạt
động bán hàng.
Tiếp đãi khách hàng: Mời khách hàng ăn trưa, giải khát, ăn tối, ăn tiệc,
chơi golf, câu cá, đánh tenni
Phát hiện khách hàng tiềm năng. Trực tiếp giao dịch với khách hàng để
giới thiệu và bán sản phẩm. Thực hiện các công việc liên quan đến hợp đồng

17


và thanh lý. Thu thập thông tin về khách hàng và thị trường để xây dựng cơ sở
dữ liệu cho phòng. Chăm sóc khách hàng và tìm kiếm khách hàng tìm năng.
Tiếp thị: Phát triển việc kinh doanh mới, Sự báoThu nhập và đánh giá
thông tin về cạnh tranh, về khách hàng và thị trường, Bán hàng bằng cách tiếp
xúc trực tiếp, Tự mình bán hàng cho khách hàng, Gọi điện thoại để bán hàng
cùng với cá nhân viên chào hàng.
Tài chính: Lập kế hoạch dự toán ngân quỹ trình Giám đốc bán hàng
xem xét. Thực hiện theo kế hoạch ngân quỹ của công ty.
Dịch vụ sản phẩm Kiểm tra thiết bị, luôn hiện diện trong thời gian sửa
chữa thiết bị, giám sát việc lắp đặt, tìm hiểu thêm về sản phẩm bằng việc theo
dõi kỹ thụât viên thực hiện việc bảo trợ máy móc, đặt mua thêm thiết bị phụ
tùng, hướng dẫn cách vận hành máy an toàn và những thao tác cần thiết khi
máy gặp sự cố.
Theo dõi quá trình tiếp xúc khách hàng của từng nhân viên kinh doanh,
tổng hợp các báo cáo tiếp xúc, đưa ra các hướng khắc phục, cải tiến phương
pháp tiếp xúc và huấn luyện lại cho nhân viên.
Lập kế hoạch hoạt động của cả kênh, xét duyệt kế hoạch làm việc của

từng nhân viên kinh doanh đối với công tác tháng, công tác tuần.
*Tiểu kết:
Qua những khái chung về doanh nghiệp ở Việt Nam, chúng ta thấy
được các loại hình doanh nghiệp hiện nay. Ngoài ra, chúng ta cũng thấy được
vai trò, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp. Và các cấp bậc
cũng như tiêu chuẩn của các Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp. Như vậy
ở chương 1 là cơ sở lý luận, là tiền đề để hiểu rõ được về quản trị văn phòng
doanh nghiệp cơ bản.

18


CHƯƠNG II
VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ TẠI PHÒNG KINH DOANH CÔNG
TY TNHH THÀNH LONG
2.1

. Khái niệm Nhà quản trị

Nhà quản trị, thông qua các hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng đến sự
thành công hay thất bại của tổ chức. Nhà quản trị làm thay đổi kết quả của tổ
chức bằng những quyết định mà họ đưa ra. Đối với huấn luyện viên một đội
bóng thì đó là quyết định tuyển mộ cầu thủ, những cầu thủ nào có mặt trong
đội hình, những lối chơi nào được áp dụng, sự thay đổi đấu pháp cho từng
trận đấu.v.v..
Tương tự như vậy, các nhà quản trị doanh nghiệp có thể khiến một
doanh nghiệp thành công hay thất bại thông qua những quyết định đúng sai
của họ. Mặc dù những kết quả của tổ chức chịu ảnh hưởng rất nhiều vào
những quyết định và hành động quản trị, nhưng chúng còn chịu ảnh hưởng
của những yếu tố ngoài tầm kiểm soát của sự quản lý. Đó là những yếu tố áp

đặt từ phía bên ngoài cũng như bên trong tổ chức mà các nhà quản trị không
thể kiểm soát được. Nhà quản trị dù giỏi mấy cũng vẫn có những yếu tố tác
động như: hoạt động của các doanh nghiệp cạnh tranh, nguồn nhân lực và các
nguồn lực bên ngoài khác.
Trong một tổ chức, nhà quản trị là những người làm việc trong tổ chức,
điều khiển công việc của người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt
động của họ. Họ là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhân sự,
tài chính, vật chất và thông tin một cách có hiệu quả để đạt được mục tiêu.
Những hoạt động của họ mang tính định hướng, lựa chọn, quyết định và phối

19


hợp các công việc, các cá nhân trong tổ chức lại với nhau để đạt mục tiêu
chung của tổ chức đó.
Hoạt động quản trị cũng là một dạng hoạt động xã hội của con người vì
vậy nó cũng cần được chuyên môn hóa. Trong mỗi tổ chức các công việc về
quản trị không chỉ có tính chuyên môn hóa cao mà nó còn mang tính thứ bậc
rất rõ nét. Có thể chia các nhà quản trị thành 3 loại: nhà quản trị cao cấp, nhà
quản trị cấp trung gian và nhà quản trị cấp cơ sở. Mô hình dưới đây mô tả
những đặc trưng cơ bản của các cấp quản trị này.
2.2

. Vai trò nhà quản trị văn phòng

Văn phòng của các cơ quan, doanh nghiệp cho dù ở quy mô lớn hay
nhỏ, được tổ chức phức tạp hay đơn giản, nhân sự nhiều hay ít thì đều là một
bộ máy với chức năng, nhiệm vụ cụ thể, tác động và ảnh hưởng tới hoạt động
của toàn cơ quan, doanh nghiệp đó. Chính vì vậy, việc ứng dụng các nguyên
lý của khoa học quản trị trong việc quản lý, điều hành văn phòng là vấn đề hết

sức quan trọng đối với mọi cơ quan, doanh nghiệp hiện nay, khi mà các nguồn
lực của chính cơ quan, tổ chức có hạn (nhất là những thách thức trong điều
kiện Việt Nam hội nhập với thế giới).
Văn phòng là một bộ máy giúp việc trực tiếp của lãnh đạo, có chức
năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức chặt chẽ. Các công việc của văn phòng có
tính chất nghiệp vụ chuyên môn sâu, phục vụ và ảnh hưởng tới các công việc
chuyên môn của các đơn vị, phòng ban khác. Do đó, không thể không có hoạt
động quản trị tại văn phòng. Những người lãnh đạo văn phòng (như Chánh
văn phòng, Trưởng phòng Hành chính, Trưởng phòng Hành chính-Nhân
sự…) là những người đang thực hiện công tác quản trị văn phòng, đảm bảo
cho văn phòng thực hiện hiệu quả nhất chức năng, nhiệm vụ được phân công.

20


Vậy thì, quản trị văn phòng là hoạt động quản trị đối với bộ máy văn
phòng, bằng các phương pháp khoa học và cách thức linh hoạt, trên cơ sở
pháp luật và các quy định của tổ chức, nhằm đạt được các mục tiêu mà văn
phòng đã đã đề ra một cách hiệu quả nhất.
Như vậy từ khái niệm, có thể thấy nhà quản trị có mọt vai trò rất lớn
trong công tác văn phòng. Nhà quản trị đóng vai trò chủ chốt, điều hành hoạt
động, chỉ đạo, đưa ra các quyết định quản lý mang tính quyền lực, thống nhất,
để tất cả các thành viên trong phòng thục hiện theo những quyết định mà nhà
quản trị đưa ra.
Là người ra các quyết định quản trị, do đó, nhà quản trị có vai trò quyết
định đối với sự hoạt động hiệu quả của văn phòng. Bằng việc định hướng,
quyết định, và đưa ra các chính sách khuyến khích nhân viên, nhà quản trị văn
phòng có vai trò thúc đẩy hoạt động văn phòng phát triển.
2.3. Thực trạng công tác quản lý, điều hành công việc của Trưởng
phòng Kinh doanh tại Công ty TNHH Thành Long.

Xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng hợp lý:
Phòng kinh doanh là một trong các đơn vị cquan trọng hàng đầy của
công ty. Xây dựng cơ cấu tổ chức của phòng một cách hợp lý là việc mà
trưởng phòng kinh doanh luôn lưu tâm. Việc xây dựng cơ cấu tổ chức Phòng
kinh doanh tại Công ty TNHH Thành Long gồm ba nội dung chính:
Xây dựng các bộ phận nghiệp vụ trong văn phòng: Việc xây dựng các
bộ phận nghiệp vụ trong văn phòng phụ thuộc vào hai nội dung chính: Thứ
nhất đó là xác định chức năng, nhiệm vụ mà phòng kinh doanh được phân
công phụ trách. Thứ hai là xác định khối lượng công việc thực tế mà các bộ
phận, nhân viên phải thực hiện. Căn cứ vào tình hình thực tế khối lượng công
việc (thường xuyên, đột xuất), Trưởng phòng kinh doanh luôn tính toán để
21


quyết định thành lập các bộ phận nghiệp vụ trong văn phòng dưới các hình
thức chuyên trách hoặc kiêm nhiệm. Bằng việc xác định được cơ cấu tổ chức
bộ máy hoạt động một cách hợp lý, phòng kinh doanh luôn hoàn thành xuất
sắc những nhiệm vụ được giao.
Xây dựng “Mô tả công việc” và “Tiêu chuẩn công việc” cho các vị trí
lao động trong phòng kinh doanh:
Bản “Mô tả công việc” là văn bản liệt kê các nhiệm vụ, quyền hạn và
trách nhiệm khi thực hiện công việc; các mối quan hệ khi thực hiện công việc;
các điều kiện làm việc; trách nhiệm kiểm tra, giám sát; các tiêu chuẩn cần đạt
được trong quá trình thực hiện công việc.
Bản “Tiêu chuẩn công việc” là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng
lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết
vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp nhất cho công
việc. Thông thường bản “Mô tả công việc” và “Tiêu chuẩn công việc” được
xây dựng trong cùng một văn bản, được sử dụng cho rất nhiều mục đích khác
nhau như: tuyển dụng lao động, kiểm tra nhân viên, đánh giá hiệu quả lao

động của nhân viên, kiểm tra, giám sát, rà soát lại và quy định định mức lao
động mới hàng năm… Để quản lý công việc mọt cách hiệu quả, trưởng phòng
kinh doanh Công ty TNHH Thành Long đã xây dựng bản “Mô tả công việc”
và “Tiêu chuẩn công việc” cho tất cả các vị trí lao động trong văn phòng.
Đây là một trong những biện pháp quyết định tới hiệu quả của quản trị
hành chính văn phòng. Chỉ có mô tả chức trách, nhiệm vụ chi tiết; xác định rõ
các mối quan hệ khi tiến hành công việc; quy định cụ thể những yêu cầu về
chất lượng công việc mới có thể đảm bảo được kết quả của công việc đó,
đồng thời với những yêu cầu cụ thể về tiêu chuẩn chức danh công việc mới có
thể lựa chọn được người thích hợp cho công việc.
22


Xây dựng Quy chế, Nội quy hoạt động trong phòng kinh doanh:
Để đảm bảo việc quản lý và điều hành văn phòng được hiệu quả,
Trưởng phòng kinh doanh đã xây dựng Quy chế làm việc riêng của văn
phòng. Đây được coi là những quy tắc trong công tác quản lý và điều hành
văn phòng mà tất cả các nhân sự làm việc trong văn phòng đều phải tuân theo.
Nó là cơ sở, là thước đo cho việc xử lý công việc, giải quyết các vấn đề
mâu thuẫn phát sinh và giúp cho việc quản lý, điều hành, kiểm tra, giám sát
của trưởng phòng với các nhân viên trong Phòng kinh doanh Công ty TNHH
Thành Long được hiệu quả.
Bản Quy chế do trưởng phòng xây dựng đã định đầy đủ các nội dung:
- Đối tượng, phạm vi áp dụng của Quy chế.
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng thành viên.
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của lãnh đạo.
- Quy định về nghiệp vụ cho từng lĩnh vực/mặt hoạt động của văn
phòng.
- Mối quan hệ phối hợp trong công việc giữa các bộ phận nghiệp vụ và
với các đơn vị khác trong cơ quan, tổ chức.

- Các quy định về: chế độ họp; đánh giá, thi đua, khen thưởng, kỷ luật;
thời gian làm việc, nghỉ ngơi, làm ngoài giờ; quy trình giải quyết khiếu nại,
thắc mắc…
- Chính sách đối với người lao động trong văn phòng: đào tạo, lễ tết,
hiếu, hỉ...

23


- Quy định về trang phục, thái độ, trách nhiệm, phẩm chất đạo đức, an
toàn vệ sinh lao động.
Trong quá trình thực hiện, Trưởng phòng kinh doanh công ty đã có sự
theo dõi, tổng kết và chỉnh sửa bản Quy chế cho phù hợp với điều kiện thực tế
của Phòng Kinh tế Công ty TNHH Thành Long.
Xây dựng các quy trình nghiệp vụ hành chính văn phòng:
Quy trình được hiểu đơn giản là trình tự các bước cần thiết để giải
quyết một công việc hay một nhiệm vụ nhằm đạt được kết quả tốt nhất. Tất cả
các nghiệp vụ hành chính văn phòng được xây dựng thành các quy trình xử lý
để giúp cho việc giải quyết công việc của nhân viên văn phòng được dễ dàng,
đồng thời tạo thuận lợi cho các cán bộ, nhân viên hay những cá nhân, tổ chức
bên ngoài có liên hệ giải quyết công việc được thuận lợi.
Khi xây dựng quy trình nghiệp vụ hành chính văn phòng, Trưởng
phòng kinh doanh công ty đã căn cứ trên các quy định, hướng dẫn nghiệp vụ
của cơ quan quản lý chuyên ngành và từ thực tiễn xử lý công việc để có được
các quy trình hợp lý. Đồng thời, cũng đã áp dụng tiêu chuẩn ISO9001:2008
nhằm phù hợp với chuẩn quốc tế. Việc xây dựng các quy trình nghiệp vụ ở
Phòng kinh doanh đã được lãnh đạo phòng chú ý đến những điểm sau:
Phân tích công việc và các yếu tố liên quan:
- Phân tích kỹ công việc cần xử lý, các điểm mấu chốt trong quá trình
xử lý, các thủ tục cần giải quyết và kết quả/sản phẩm cuối cùng cần đạt được.

Ngoài ra cũng phân tích điều kiện thực tế về nhân sự trực tiếp thực hiện, cơ sở
vật chất kỹ thuật, mối liên hệ trong công việc với các bộ phận liên quan.
- Xác định rõ trình tự giải quyết công việc, từ khi bắt đầu tới khi kết
thúc.
24


- Xác định rõ trách nhiệm của các cá nhân/đơn vị tham gia vào giải
quyết công việc.
- Xác định rõ thời gian cần thiết cho từng bước.
- Xác định rõ các biểu mẫu sổ sách, văn bản, tài liệu… cần thiết cho
từng bước thực hiện.
Xây dựng lưu đồ xử lý: Lưu đồ là biểu đồ mô tả các bước cần thực hiện
để giải quyết công việc. Tùy từng nghiệp vụ cụ thể mà trưởng phòng có
những quy định chi tiết hoặc khái lược, điều quan trọng là khi giải quyết công
việc, người nhân viên nhìn vào quy trình là có thể hiểu được và thực hiện một
cách dễ dàng.
Xây dựng các biểu, mẫu liên quan: Khi xây dựng quy trình xử lý công
việc, một trong những nội dung quan trọng nhất là quy định hệ thống các
mẫu, biểu, sổ sách… cụ thể cho từng bước công việc nhằm giải quyết công
việc được dễ dàng, đồng thời tạo nên sự thống nhất trong quản lý. Các mẫu,
biểu, sổ sách… liên quan trong quy trình được xây dựng dựa trên các quy
định, các hướng dẫn nghiệp vụ. Sau khi xây dựng biểu, mẫu, phải quy định ký
hiệu cho từng biểu mẫu để dễ dàng quản lý, lựa chọn và thực hiện.
Tất cả các bước có liên quan tới thủ tục văn phòng đều phải được xây
dựng thành biểu mẫu nhằm tạo nên sự thống nhất và dễ quản lý và kiểm soát.
Do đó, trưởng phòng đã tổ chức xây dựng các mẫu, biểu, mẫu sổ sách, tài
liệu… cụ thể, chi tiếp cho từng quy trình nghiệp vụ cụ thể trong văn phòng
mình. Ngoài ra còn đã biên soạn tài liệu hướng dẫn quy trình gửi tất cả các
cán bộ, nhân viên trong phòng kinh doanh, tổ chức nghiên cứu và áp dụng

quy trình khi liên quan tới công việc của mình.

25