Những điều cần biết khi làm việc nhóm pps

Những điều cần biết khi làm việc nhóm
Khi tôi đi tham dự một hội thảo của một công ty Nhật, Giám đốc
VJCC tại Hà Nội tham dự phát biểu đã nói rằng: "Người Việt
Nam làm việc rất thông minh, cần cù, khi được các chuyên gia
hướng dẫn thì họ biết phải làm gì và học hỏi rất nhanh và thực tế
là các bạn làm việc tốt hơn 3 lần so với người Nhật của chúng
tôi nhưng chỉ là khi các bạn làm một mình. Tuy nhiên, khi các
bạn làm việc tập thể thì các bạn làm không tốt bằng người Nhật
chúng tôi vì khả năng làm việc nhóm của các bạn không tốt
bằng người Nhật và tôi có thể khẳng định rằng khi làm việc tập
thể thì 3 người Việt Nam mới bằng 1 người Nhật.
Vì sao?
Trong triết lý quản lý của người Nhật hay các nước tiên tiến trên
thế giới, người ta luôn chú trọng vào phương thức làm việc
nhóm (teamwork) trong tất cả các loại hình: kinh doanh, tiếp thị,
quan hệ khách hàng và đặc biệt được nhấn mạnh trong sản
xuất. Đơn giản vì sản xuất là nơi tập trung mọi nguồn lực, công
việc của doanh nghiệp. Đồng thời, nó là phương thức được
khuyến khích và cần có trong quá trình thực hiện Hệ thống sản
xuất Lean.
Vì rằng chúng ta chưa có ý thức và tinh thần hợp tác cao trong
khi làm việc tập thể, theo nhóm. Trình độ tri thức, tâm lý ỷ lại,
hoặc ghanh tị hoặc thiếu trách nhiệm, thiếu tin tưởng lẫn nhau
dẫn đến cảnh "huynh đệ tương tàn". Điều này thể hiện rất rõ
trong môi trường làm việc hoặc sản xuất theo lối cũ.
Nhưng ngày nay, chúng ta phải nhìn nhận, phương thức làm
việc theo nhóm là rất quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công
của công việc. Vậy làm thế nào để xây dựng nhóm làm việc hiệu
quả, chúng ta cần phải thực hiện các yêu cầu sau:
1. Một tập hợp của những người có tâm huyết, kiến thức và kinh
nghiệm về lĩnh vực liên quan

Thành viên của nhóm mỗi người có một khả năng, có người có
kiến thức cao, người thì có sự sáng tạo, người có kinh nghiệm,
người nắm rõ công việc, thao tác Việc lập nhóm tốt hơn hết
nên hội đủ những người với nhiều thành phần khác nhau và
chúng ta đừng vội cho rằng những ngừơi ít hiểu biết hơn sẽ
không đóng góp được gì cho nhóm. Mỗi người đều có những
khả năng tiềm ẩn mà không phải ai cũng khai thác được. Và việc
lựa chọn ai là thành viên trong nhóm nên căn cứ vào mục tiêu
dự án mà nhóm phải thực hiện là gì.
2. Phân công phù hợp với khả năng
Sự phân công công việc phù hợp sẽ giúp mọi người làm việc dễ
dàng hơn. Các công việc phải có tính chất liên hệ, gắn kết với
nhau chứ không phải độc lập. Chúng ta đừng ngại khi muốn tìm
cách phát huy khả năng tiềm ẩn của một thành viên nào đó bằng
cách giao cho anh ta những công việc mới. Điều đó sẽ giúp bạn
nhìn nhận rõ khả năng của họ.
3. Đảm bảo sự công bằng
Ai cũng có quyền phát biểu ý kiến của mình và chúng ta không
nên phản bác sự nhiệt tình của họ khi mà chúng ta chưa xác định
được rõ ràng bằng thực tế rằng, ý tưởng đó là sai. Dù ý kiến
không phù hợp đi chăng nữa, sự chê bai không bao giờ là
phương pháp thích hợp để nhận xét một ý kiến.
4. Xây dựng lòng tin giữa các thành viên

Các thành viên là như nhau khi tham gia vào nhóm, chỉ trừ
người trưởng nhóm. Mọi người đều có trình độ, sự hiểu biết và
tay nghề khi tham gia vào nhóm. Mỗi người có thế mạnh riêng,
tích cách riêng. Do đó, ý kiến, ý tưởng của mỗi người đều có giá
trị trong quá trình làm việc. Tuyệt đối không nên có sự "vạch lá
tìm sâu" hay "con sâu làm rầu nồi canh". Thành quả chỉ đến từ

sự cống hiến và tin tưởng lẫn nhau của các thành viên trong
nhóm.
5. Mục tiêu rõ ràng
Tất cả các thành viên trong nhóm đều hiểu mục tiêu chung mà
tập thể của họ phải đạt đến là gì? Thông tin đến với mọi người
chính xác như nhau.
6. Trưởng nhóm
Đây là người có nhiệm vụ dẫn dắt tập thể trong quá trình thực
hiện dự án. Do đó, người này phải có khả năng kêu gọi và điều
khiển mọi người. Những thành viên trong nhóm, dù chức vụ có
lớn hơn, cũng phải tuân thủ theo những yêu cầu của người
trưởng nhóm.
7. Thời hạn dự án phải hoàn thành
Những dự án có thời hạn phải hoàn thành luôn là điều kiện
thuận lợi để thực hiện.
8. Trang bị kỹ năng làm việc nhóm
Để việc quản lý nhóm và nhóm hoạt động hiệu quả, bạn phải
chắc chắn rằng các thành viên đã được trang bị ít nhiều những
kiến thức, kỹ năng cần thiết để kết hợp mọi người, khai thác và
phân tích ý kiến, ý tưởng cũng như công việc.