Thiết kế hệ thống quản lý điểm

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Lời mở đầu
Trong những năm gần đây cùng với sự ra đời và phát triển nhanh chóng
của máy tính điện tử- một công cụ lu trữ và sử lý thông tin tự động đã làm
tăng khả năng nghiên cứu, vận hành các hệ thống lớn và phức tạp.
Ơ nớc ta hiện nay ngành công nghệ thông tin có tốc độ phát triển rất
nhanh và đang đợc đa vào ứng dụng trong nhiều lĩnh vực của nền kinh tế,
góp phần thúc đẩy sự phát triển của xã hội.
Tin học hóa công tác quản lý nhằm giảm bớt sức lao động của con ng-
ời,tiết kiệm đợc thời gian,độ chính xác cao gọn nhẹ và tiện lợi hơn nhiều so
với việc làm thủ công quản lý trên giấy tờ. Tin học hoá giúp thu hẹp không
gian lu trữ tránh thất lạc dữ liệu, tự động hệ thống hoá cao, cụ thể hoá các
thông tin theo yêu cầu của con ngời.
Để đáp ứng đợc các yêu cầu mới, các thách thức mới nảy sinh ngày càng
tăng, việc xây dựng một phần mềm có chất lợng tốt đòi hỏi những ngời thiết
kế hệ thống phải có một cái nhìn tổng quan về hệ thống, sự kinh nghiệm vào
sáng tạo trong công việc.
Bất cứ một cơ quan, tổ chức nào dù có quy mô lớn hay nhỏ, hoạt động
trong lĩnh vực nào thì bộ máy quản lý là một trong những yếu tố quan trọng
để duy trì và phát triển tổ chức đó. Để có thể biết đợc toàn bộ thông tin về
một tổ chức hay cá nhân nào đó một cách chi tiết và nhanh chóng thì việc
thiết kế hệ thống quản lý trên cơ sở của công nghệ thông tin là một vấn đề
không thể thiếu trong công tác quản lý.
Chính vì vậy chúng em đã chọn đề tài thiết kế hệ thống quản lý điểm
làm đề tài cho báo cáo thực tập của mình.Dựa trên ngôn ngữ lập trình cơ sở
dữ liệu Access và Visual Basic chúng em hoàn thành phần thiết kế hệ thống
quản lý điển của mình. Với hệ thống này ngời làm công tác quản lý có thể
lắm bắt toàn bộ thông tin của sinh viên một cách cụ thể và dễ dàng khi tìm
kiếm thông tin về một sinh viên nào đó trong toàn khoa.
Chúng em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Phạm Thanh Bình đã hớng

dẫn, giúp đỡ chúng em hoàn thành bài báo cáo này.
Bài báo cáo gồm:
Nhóm sinh viên thực tập báo cáo:Nhóm 3.
1
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Phần I: Giới thiệu chung về công tác Quản lý điểm.
Phần II: Thiết kế hệ thống Quản lý điểm.
Phần III: Kết luận.
Phần I
Giới thiệu chung về công tác quản lý điểm
1. Giới thiệu chung.
Trờng Cao Đẳng KT-KT CNI là một trờng Cao Đẳng có quy mô lớn
với hai cơ sở chính là số 456 Minh Khai -Q.Hai Bà Trng-Hà Nội và số 353
Trần Hng Đạo - TP. Nam Định. Hàng năm lợng sinh viên tuyển sinh vào tr-
ờng với số lợng khoảng 3000 sinh viên . Trờng đợc phân làm nhiều khoa,
bên cạnh đó trờng đã tổ chức liên kết với các trờng đại học, trung tâm đào
tạo với rất nhiều chuyên ngành khác nhau, chất lợng đào tạo cao. Khoa Tin-
KT-TĐH là một trong những khoa thuộc trung tâm của trờng.
Hiện nay với số sinh viên ngày càng đông , nhu cầu thông tin về học
tập của sinh viên ngày càng cần thiết mang tính chất cập nhật. Nó đòi hỏi
khoa phải có một bộ phận quản lý mọi thông tin liên quan đến sinh viên.
Nhóm sinh viên thực tập báo cáo:Nhóm 3.
2
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Để quản lý sinh viên thì cán bộ quản lý phải cập nhật, lu trữ một số l-
ợng hồ sơ, giấy tờ rất lớn.Với phơng thức quản lý hiện nay, gây rất nhiều khó
khăn trong công tác bảo quản và tìm kiếm. Vì vậy việc quản lý cần phải đợc
tin học hóa.

Với hệ thống quản lý mới thì việc cập nhật, tìm kiếm dữ liệu dễ dàng
và khối lợng lu trữ lớn tốn ít nhân lực.
*Thực trạng hiện nay của công tác quản lý tại trờng:
- Hàng năm trờng tiếp nhận hồ sơ học sinh.
- Từ danh sách hồ sơ trúng tuyển mà cập nhật lý lịch của sinh viên. Sổ gốc
có tính pháp lý lu trữ mọi thứ liên quan đến sinh viên gồm lý lịch bản
thân, kết quả học tập và rèn luyện của sinh viên từng năm học .
- Cuối mỗi kỳ học nhà trờng tổ chức thi học kỳ .
- Cuối mỗi khoá trờng tổ chức thi tốt nghiệp và bảo vệ luận án .
2. Các mức đánh giá kết quả học tập
Nội dung các mức đánh giá kết quả học tập của sinh viên gồm 3 mức:
Mức môn học: đánh giá kết quả học tập từng môn học trong một kỳ
Mức học kỳ: đánh giá kết quả học tập theo từng kỳ học của sinh viên dựa
vào mức môn học
Mức cả năm: đánh giá kết quả học của sinh viên cả năm dựa theo mức
học kỳ
Mức cuối khóa: đánh giá kết quả học tập của sinh viên trong toàn bộ cả
khóa học
3. Tiêu chuẩn đánh giá xếp loại tốt nghiệp
Căn cứ vào điểm trung bình cuối khoá học và điểm trung bình chung tốt
nghiệp, xếp loại tốt nghiệp đợc quy định thành 6 loại sau: Giỏi, Khá, Trung
bình khá, Trung bình, Yếu , Kém. Tiêu chuẩn cụ thể sau:
Loại giỏi: Điểm trung bình cuối khoá từ 8.0 trở lên không thi lại môn
nào, điểm trung bình tốt nghiệp từ 8.0 trở lên .
Loại khá: Điểm trung bình cuối khoá từ 7.0 trở lên, điểm trung bình tốt
nghiệp từ 7.0 đến 8.0
Nhóm sinh viên thực tập báo cáo:Nhóm 3.
3
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Loại trung bình khá: Điểm trung bình cuối khoá từ 6.5 đến 7.0, điểm
trung bình tốt nghiệp từ 6.5 đến 7.0
Loại trung bình: Điểm trung bình cuối khoá từ 5.0 đến 6.5, điểm trung
bình tốt nghiệp từ 5.0 đến 6.5
Loại yếu: Điểm trung bình cuối khoá và điểm trung bình tốt nghiệp từ
4.0 đến 5.0
Loại kém: Điểm trung bình cuối khoá và điểm trung bình tốt nghiệp từ
4.0 trở xuống
Nội dung sổ gốc:
VD: Bảng điểm kỳ II năm 2005-2006 Lớp Tin- KT-TĐH.
Nhóm sinh viên thực tập báo cáo:Nhóm 3.
4
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

4. Đánh giá phơng thức quản lý .
Trên thực tế hiện nay của khoa toàn bộ quản lý điểm của sinh viên từ khi
nhập trờng, tính điểm học kỳ, nhập điểm thi của toàn bộ hệ cao đẳng đều
thực hiện thủ công trên giấy tờ sổ sách. Với cách quản lý đó dẫn đến số lợng
giấy tờ nhiều, vì vậy việc tập hợp tìm kiếm, tra cứu gặp nhiều khó khăn.
Ưu điểm
- Đơn giản
- Đòi hỏi trình độ không cao
Nhợc điểm
- Hệ thống quản lý cồng kềnh
- Hiệu quả công việc không cao
- Việc giám sát và tính điểm không chặt chẽ
- Độ chính xác không cao
5. Ưu và nhợc điểm của hệ thống khi sử dụng CNTT.
Với hệ thống này đã đáp ứng đợc các yêu cầu sau:
- Cập nhật đợc thông tin hồ sơ sinh viên trúng tuyển học hệ cao đẳng theo

từng năm học
- Cập nhật đợc môn học mà sinh viên học trong cả khoá
- Cập nhật đợc điểm thi các lần thi học kỳ, tốt nghiệp
- Cập nhật đợc môn thi tốt nghiệp
- Cập nhật lớp học
- Tìm kiếm thông tin nhanh và chính xác theo tên, đầy đủ họ tên, ngày
sinh, nơi sinh, điểm
- Tìm kiếm số học trình của môn học
- Báo cáo đa ra đợc danh sách lớp học, sinh viên học theo từng lớp
Nhóm sinh viên thực tập báo cáo:Nhóm 3.
5
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

- Đa ra các bảng điểm cá nhân của một kỳ học, cuối khoá hoặc từ thời trớc
đến thời điểm hiện tại đang lập
- Đa ra bảng điểm tổng hợp của lớp trong từng kỳ, năm theo môn học
Ưu điểm
- Hệ thống gọn nhẹ
- Lu trữ gọn nhẹ nhiều thông tin bằng máy
- Tìm kiếm, sửa đổi dễ dàng
- Tốn ít nhân lực
- Độ chính xác cao
- Xử lý thông tin nhanh, đạt hiệu qủa cao
- Có tính bảo mật
Nhợc điểm
- Yêu cầu trình độ ngời dùng
Các điều kiện vật chất để xây dựng hệ thống mới
Cơ sở vật chất (máy vi tính) phải đợc trang bị khá đầy đủ
Cán bộ quản lý nghiệp vụ đợc trang bị một số kiến thức cơ bản về máy
tính

Ban quản lý quan tâm đến vấn đề tin học hoá quản lý.
Phần Ii
Phân tích và thiết kế hệ thống
1. Thông tin đầu vào và đầu ra
a. Thông tin đầu vào:
- Hồ sơ sinh viên.
- Điểm thi.
- Môn học của cả khoá.
- Lớp.
Nhóm sinh viên thực tập báo cáo:Nhóm 3.
6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

- Ngành học.
- Khoá học.
b. Thông tin đầu ra:
- Danh sách sinh viên theo lớp
- Kết quả học tập của từng sinh viên trong học kỳ, năm học và
cuối khoá
- Các báo cáo thống kê: Điểm, hạnh kiểm , danh sách lên lớp,
danh sách thi lại, danh sách học lại
2.Cách tính điểm
* Điểm trung bình môn lần một(ĐTBML1) : đợc tính theo công thức sau
ĐTBML1=


)(
)*1(
DVHT
DVHTDTL

DTL1: Điểm thi lần 1
DVHT: Đơn vị học trình
* Điểm trung bình môn cao nhất(ĐTBMCN): đợc tính theo công thức
sau
ĐTBMCN =


)(
)*(
DVHT
DVHTDTLCN
DTLCN: Điểm thi cao nhất
Điểm trung bình cho sinh viên thi tốt nghiệp(ĐTBTN): đợc tính theo
công thức sau
ĐTBTN =


)(
)(
HeSo
DCMTTN
DCNTTN: điểm các môn thi tốt nghiệp sau khi tính cả hệ số
HeSo: hệ số của môn thi tốt nghiệp
* Điểm trung bình cho sinh viên bảo vệ (ĐTBBVTN) đợc tính theo
công thức sau
ĐTBBVTN =
3


++

SoUV
DCUV
DHDDPB
Khi tính điểm trung bình lần 1, cao nhất , tốt nghiệp , bảo vệ lấy đến hai số
thập phân khi đã làm tròn theo quy định
Nhóm sinh viên thực tập báo cáo:Nhóm 3.
7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

3.Phân tích chức năng hệ thống.
Qua bớc khảo sát hệ thống của khoa, từ đó nhìn tổng thể hệ thống
phân ra thành 3 chức năng:
Quản lý học sinh sinh viên.
Báo cáo tìm kiếm.
Quản lý điểm.
a. Biểu đồ phân cấp chức năng.
b. Mô tả một số chức năng
Chức năng quản lý học sinh sinh viên :
- Cập nhật hồ sơ sinh viên: Nhập hồ sơ sinh viên trúng tuyển
- Cập nhật môn học: Nhập danh sách các môn học đợc giảng dạy
tại khoa đối với hệ THCN.
- Cập nhật điểm: Nhập điểm thi cho mỗi sinh viên sau mỗi học kỳ
- Cập nhật ngành học:Nhập các ngành học mà học sinh đăng ký.
- Cập nhật khoá học: Nhập năm vào trờng và ra trờng sau thời
gian học tập.
- Cập nhật lớp: Nhập danh sách lớp học theo từng chuyên ngành
Chức năng báo cáo tìm kiếm đợc phân thành 7 chức năng:
- Tìm kiếm hồ sơ: Tìm kiếm toàn bộ thông tin liên quan đến sinh
viên trong hệ THCN.
- Tìm kiếm điểm HSSV: Tìm kiếm điểm môn, trung bình học kỳ,

trung bình cả năm, điểm tốt nghiệp của từng sinh viên.
- Báo cáo danh sách lớp: Đa ra đợc toàn bộ số sinh viên với
những thông tin theo yêu cầu
- Báo cáo bảng điểm : Đa ra toàn bộ thông tin về điểm của 1 sinh
viên sau mỗi kỳ học, khoá học.
Nhóm sinh viên thực tập báo cáo:Nhóm 3.
8
Quản lý điểm
Báo cáo tìm kiếmQL ĐiểmQL HSSV
Cập nhật
hồ sơ sv
viên
Cập nhật
môn học
Cập nhật
lớp
Cập nhật
điểm
Lịch thi
Tính điểm
TN
Tìm kiếm hồ sơ
HSSV
Tìm kiếm điểm
HSSV
BC danh sách
lớp
BC danh sách
lên lớp
BC danh sách

học lại
BC danh sách
thi lại
Cập nhật
ngành học
Cập nhật
khoá học
BC bảng điểm
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

- Báo cáo danh sách lên lớp: Đa ra toàn bộ danh sách sinh viên
đợc lên lớp.
- Báo cáo danh sách thi lại: Đa ra danh sách số sinh viên phải thi
lại.
- Báo cáo danh sách học lại: Đa ra danh sách số sinh viên phải
học lại.
c. Biểu đồ luồng dữ liệu
Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu
Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh.
yêu cầu tt
Nhóm sinh viên thực tập báo cáo:Nhóm 3.
Ký hiệu Tên Giải thích

Luồng dữ liệu
Thể hiện dữ liệu và hớng
của dữ liệu
Tiến trình
Mô tả chức năng xử lý
Kho dữ liệu Nơi lu trữ dữ liệu
Tác nhân ngoài

Mô tả tác nhân ngoái có
liên quan đến hệ thống

Tác nhân trong
Một chức năng đợc mô tả
ở trang khác của biểu đồ
9

HSSV
QL
Điểm
BGH
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.

Biểu đồ luồng dữ liệu của chức năng báo cáo ,tìm kiếm.
Nhóm sinh viên thực tập báo cáo:Nhóm 3.
Điểm
10
QL
Điểm
QL
HSSV
Báo cáo
tìm
kiếm
Lớp
HSSV
Môn

Điểm thi
BGH
BC,TK
Điểm
BGH
BC thi
lại , học
lại
BC danh
sách sinh
viên
Báo cáo thực tập tốt nghiệp




Sơ đồ luồng dữ liệu của chức năng quản lý điểm.
Nhóm sinh viên thực tập báo cáo:Nhóm 3.
HSSV
Môn
11
Quản lý Điểm
thi
Quản lý môn
học
Điểm thi
Môn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Biểu đồ luồng dữ liệu của chức năng quản lý học sinh

sinh viên.
Nhóm sinh viên thực tập báo cáo:Nhóm 3.
Điểm
HSSV
Ngành
học
Khoá
học
Môn
học
HSSV
Lớp
12
QL ngành
học
QL HSSV
QL Lớp
QL khoá
học
QL môn
học
HSSV
Lớp
Ngành học
Môn
học
Khoá học
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

4. Thiết kế cơ sở dữ liệu.

Học sinh sinh viên
Tên thuộc tính Kiểu Giải thích
Mahssv Text Mã học sinh sinh viên
Hoten Text Họ tên
Ngaysinh Date/Time Ngày sinh
Noisinh Text Nơi sinh
Gioitinh Yes/No Giới tính
Lop Text Lớp
Makhoahoc Text Mã khoá học
LoaiTN Text Loại tốt nghiệp
NgayTN Date/time Ngày tốt nghiệp
DiemTN Number Điểm tốt nghiệp
SoCMND Number Số CMND
Lớp
Tên thuộc tính Kiểu Giải thích
Malop Text Mã lớp
Tenlop Text Tên lớp
Mahssv Text Mã học sinh sinh viên
Manganh Text Mã ngành
Môn học
Tên thuộc tính Kiểu Giải thích
Mamon Text Mã môn
Tenmon Text Tên môn
Manganh Text Mã ngành
Hocky Text Học kỳ
DVHT Number Đơn vị học trình
Nhóm sinh viên thực tập báo cáo:Nhóm 3.
13
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Điểm
Tên thuộc tính Kiểu Giải thích
Mahssv Text Mã học sinh sinh viên
Mamon Text Mã môn
Diemlan1 Number Điểm lần 1
Diemlan2 Number Điểm lần 2
DiemTBC Number Điểm TBC
Khoá học
Tên thuộc tính Kiểu Giải thích
Makhoahoc Text Mã khoá học
Tenkhoahoc Text Tên khoá học
Malop Text Mã lớp
Ngành học
Tên thuộc tính Kiểu Giải thích
Manganh Text Mã ngành
Tenganh Text Tên ngành
Mahssv Text Mã học sinh sinh viên
Malop Text Mã lớp
Mamon Text Mã môn
Môn thi tốt nghiệp
Tên thuộc tính Kiểu Giải thích
Mamon Text Mã môn
Tenmon Text Tên môn
Heso Number Hệ số
Ngaythi Date/Time Ngày thi
Nhóm sinh viên thực tập báo cáo:Nhóm 3.
14
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Nhóm sinh viên thực tập báo cáo:Nhóm 3.

15
QLHSSV QLĐiểm Lớp
Mãhssv
Họ tên
Ngàysinh
Nơi sinh
Giới tính
Lớp
Mã khoá
LoạiTN
Ngày TN
Điểm TN
SốCMND
Mãhssv
Mã môn
Điểm lần1
Điểm lần2
ĐiểmTBC
Mã lớp
Tên lớp
Mã ngành
Mãhssv
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp

B¶ng ngµnh häc
Nhãm sinh viªn thùc tËp b¸o c¸o:Nhãm 3.
16
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp

B¶ng líp

Nhãm sinh viªn thùc tËp b¸o c¸o:Nhãm 3.
17
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp

B¶ng quan hÖ c¸c thùc thÓ
Form líp
Nhãm sinh viªn thùc tËp b¸o c¸o:Nhãm 3.
18
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp

Form ngµnh häc
FormMDI
Nhãm sinh viªn thùc tËp b¸o c¸o:Nhãm 3.
19
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Cách tạo báo cáo
Kích phải chuột nên cửa sổ Proiect/Add/DATA Envirenment
Kích phải chuột lên cửa sổ conection/ Properties/ Microsoft Jet3.15
OLEDB provider/ next
Trong seclect or enter a Databasename chỉ ra cơ sở dữ liệu access đã
convert về access97/ Testconnection xem có thành công hay không/ok.
Từ connection1/ Addcommand1.
Khích chuột phải lên command1/propeties.
Trong mục databasename object/table.
Trong mục object name chỉ ra bảng cần nhập/Apply/ok
Kích chuột phải lên cửa sổ project/Add/Data report
Ta điền tiêu đề cho data report và thiết kế các trờng ô textboxt cho form
báo cáo
Ta cần quan tâm đến hai thuộc tính là

Data sour và data envỉonment
+ Data nember là tên của cơ sơ dữ liệu access97 đã convert trong ô text
box ta cũng cần quan tâm đến 2 thuộc tính
+ Data nember là: tên của CSDL access đã convert97
+ Data field là: tên trờng cần cập nhật
Báo cáo lớp
Nhóm sinh viên thực tập báo cáo:Nhóm 3.
20
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp

B¸o c¸o ngµnh häc
Nhãm sinh viªn thùc tËp b¸o c¸o:Nhãm 3.
21
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Kết luận
Cùng với sự phát triển của nền kinh tế hiện nay,ngành công nghệ
thông tin là một trong những ngành có xu thế phát triển mạnh và có quy
mô rông khắp thế giới.
Ngày nay tin học đã đợc gắn liền với cuộc sống của con ngời và sự
đi lên của xã hội.Từ việc ứng dụng của tin học mà trong quá trình làm
việc con ngời đợc giải phóng lao động từ chân tay sang lao động trí óc.
Đặc biệt với sự nhanh nhạy và độ chính xác cao của tin họcđã giúp cho
công tác quản lý ngày càng đợc hoàn thiện và đạt hiệu quả cao.
Với ngôn ngữ lập trình CSDL Access và Visuabasic, việc thiết lập
lên một hệ thống quản lý dữ liệu tại một cơ quan, tổ chức nào đó đợc dễ
dàng hiệu quả. Từ đó cho thấy lu trữ nhiều dữ liệu , xử lý nhiều thông
tin một cách nhanh chóng và có tính bảo mật cao .
Trong thời gian vừa qua nhóm chúng em đã chọn đề tài quản lý
điểmlàm đề tài thực tập của mình. Chúng em đã cố gắng tìm hiểu học

hỏi và hoàn thiện bai bao cáo theo đúng yêu cầu của thầy đề ra. Song vì
thời gian hạn hẹp nên trong bài làm còn nhiều sai sót nên chúng em
mong đợ sự góp ý của các thầy cô trong khoa để bài tập của chúng em
dợc hoàn thiện hơn.
Một lần nữa chúng em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Phạm Thanh
Bình đã hớng dẫn giúp đỡ chúng em để chúng em hoàn thành bài báo
cáo của mình trong thời gian vùa qua.
Nhóm sinh viên thực tập báo cáo:Nhóm 3.
22