Quản lý học sinh trường PTTH bằng VB

Trờng ĐHBK HN
Khoa CNTT
Bộ môn Hệ thống thông tin
Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
o00o
Đề Tài
Quản lý Học Sinh Trờng
PTTH bằng VB
GV Hớng dẫn: Tô Văn Nam
SV Thực hiện: Nguyễn Văn Nhất
Lớp: CĐ Tin K48
Thời gian thực hiện: 27/03/2006 30/04/2006
Nội dung đề tài
Phân tích, Thiết kế và Cài đặt chơng trình Quản lý
trờng PTTH
Các bớc tiến hành:
Phần I: Phân tích
Mô tả toàn bộ bài toán quản lý trờng PHTH, bao gồm:
- Cơ cấu tổ chức của trờng PTTH cần quản lý. Các phòng ban nào có
liên quan tới sự dịch chuyển thông tin của hệ thống.
- Trình bày các quy trình nghiệp vụ kèm theo mô tả các mục thông tin
cần thiết cho quy trình đó.
- Mô tả các yêu cầu của ngời dùng.
- Mô tả mọi rằng buộc của bài toán.
- Phân tích tình hình hiện trạng của trờng PTTH sẽ sử dụng ứng dụng:
Đã ứng dụng tin học đến đâu (Phần cứng, HĐH, phần mềm ứng
dụng,)
Trình độ hiểu biết tin học của những ngời sử dụng (Ban giám
hiệu, giáo viên,)

- Xác định phạm vi bài toán:

Sẽ ứng dụng Tin học đến đâu
Để giải quyết những nhợc điểm gì của hệ thống cũ
Phần II: Thiết kế
Mô hình hoá toàn bộ thông tin quản lý đã đợc phân tích ở trên theo dạng chuẩn
của chuyên gia Tin học thông qua các công cụ sau:
- Sơ đồ phân rã chức năng: Mô tả các chức năng đợc thiết kế cho hệ
thống thông tin
- Sơ đồ luồng dữ liệu (Mức khung cảnh, mức đỉnh): Mô tả các quá trình
xử lý và sự dịch chuyển thông tin trong nội bộ hệ thống cũng nh trao
đổi với các tác nhân bên ngoài.
- Sơ đồ thực thể liên kết: Mô tả cấu trúc và quan hệ giữa các đối tợng dữ
liệu.
- Danh sách các bảng dữ liệu kèm theo kiểu và kích thớc các trờng dữ
liệu.
- Chú ý: Mọi sơ đồ, bảng biểu phải có giải thích, phân tích rõ ràng.
Phần III: Cài đặt
- Trình bầy các modul tiêu biểu để giải quyết các vấn đề mấu chốt của
bài toán.
- Trình bầy các đoạn chơng trình giải quyết các rằng buộc thu đợc từ
phân tích.
- Trình bầy các sơ đồ khối giải thuật (nếu cần)
- Hớng dẫn sử dụng chơng trình.
- Đánh giá hệ thống và hớng phát triển bài toán trong tơng lai
Lời Mở Đầu
Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của CNTT trên tất cả các nghành nghề,
lĩnh vực của cuộc sống. Với xu thế toàn cầu hoá, việc áp dụng các ứng dụng tin
học trở thành một yếu tố quan trọng và là một nhu cầu cấp thiết để các doanh
nghiệp, công ty có thể phát triển, hội nhập, và giới thiệu hình ảnh của mình
không chỉ trong nớc mà có thể ra toàn Thế giới.
Trong một trờng PTTH cũng vậy, việc tin học hoá vào công tác quản lý sẽ giúp

cho mọi hoạt động của nhà trờng đợc thống nhất hơn, giảm thiểu công sức và
tiết kiệm thời gian cũng nh tiền bạc.
Để cụ thể trong việc phân tích, thiết kế và cài đặt ứng dụng, Em xin chọn trờng
PTTH Cộng Hiềnlà mô hình đối tợng cụ thể để phân tích, thiết kế và sẽ áp dụng
ứng dụng quản lý. Nhng Chơng trình hoàn toàn có thể áp dụng với những mô
hình những trờng PTTH khác, và có thể mở rộng phát triển với những yêu cầu
mới trong tơng lai
Trong bài thực tập có tham khảo những cuốn:
- Phân tích và thiết kế hệ thống Thạc Bình Cờng.
- Microsoft VISUAL BASIC 6.0_Lập trình cơ sở dữ liệu Nguyễn Thị
Ngọc Mai
- Lập trình Cơ sở dữ liệu Visual Basic 6.0- Đậu Quang Tuấn
Em xin cảm ơn thầy Tô Văn Nam đã hớng dẫn để Em có thể hoàn thành bài thực
tập tốt nghiệp này. Và Em cũng xin cảm ơn các thầy cô đã giảng dạy em trong 3
năm học vừa qua.
Phần I. Phân tích
Trờng PTTH Cộng Hiền là một ngôi trờng đợc thành lập từ khá lâu. Có truyền
thống lâu năm hình thành và phát triển, với vị trí địa lý nằm trên địa phận huyện
Vĩnh Bảo Hải Phòng.
Trong lịch sử trờng PTTH Cộng Hiền đã đào tạo đợc nhiều thế hệ học sinh, góp
phần vào công cuộc giáo dục chung của cả nớc. Hoạt động của toàn trờng dựa
trên một hệ thống quản lý với sự tham gia của nhiều phòng ban, và mỗi phòng
ban đảm nhận một chức năng cụ thể. Nhng phơng thức quản lý của trờng đã cũ
kỹ, bộc lộ nhiều thiếu sót và tỏ ra không phù hợp với xu thế phát triển chung của
xã hội.
I. Tìm hiểu hiện trạng
1. Cơ cấu tổ chức
Tổ chức của trờng đợc cơ cấu theo mô hình chung của những trờng PTTH ở Việt
Nam. Với sự phân cấp quản lý từ trên xuống, và có sự trao đổi thông tin qua lại
giữa các phòng ban về tình hình học tập, kỷ luật, khen thởng để tạo nên sự

thống nhất về quản lý trong toàn trờng.
Hầu hết các thao tác xử lý của nhà trờng đều là những thao tác thủ công. Với
cách thức lu trữ thông tin truyền thống bằng những hồ sơ, giấy tờ, các loại bảng
biểu, bảng mẫu.
Nhà trờng cũng có những cơ sở vật chất cơ bản để phục vụ những hoạt động
giáo dục, thí nghiệm, thể thao và bắt đầu đa vào giảng dạy tin học nh một môn
dạy nghề.
Nhà trờng gồm 3 khối học, là khối 10, khối 11, và khối 12. Số lớp của mỗi khối
thờng không cố định và phụ thuộc vào số học sinh đợc tuyển vào trong môi
năm! Khối 10,11,12 đợc đánh dấu theo thứ t là C,B,A tức tên lớp đợc đặt tên nh
sau :[ tên khối][ Chữ cái đánh dáu của khối] [Chỉ số lớp ]
Mỗi kỳ học sinh sẽ phải học 10 môn bắt buộc là: Toán, Lý, Hoá, Sinh, Văn, Sử,
Địa, Ngoại ngữ, Giáo dục công dân, và Thể dục.
Tuy là một trờng công lập nhng nhà trờng còn tổ chức tuyển sinh thêm đạt điểm
xấp xỉ vào trờng học dới dạng bán công. Đồng thời cùng với những kỳ thi học
kỳ, mỗi năm trờng cũng tổ chức thi tốt nghiệp theo sự chỉ đạo của bộ giáo dục
cho những học sinh lớp 12.
Các phòng ban của trờng:
- Phòng giám hiệu:
Hiệu trởng
Hiệu phó
- Hội đồng kỷ luật
- Tổ tự nhiên:
Bộ môn Toán
Bộ môn Lý
Bộ môn Hoá
Bộ môn Sinh
- Tổ Xã hội:
Bộ môn Văn
Bộ môn Sử

Bộ môn Địa
Bộ môn Giáo dục công dân
Thể dục
- Tổ Ngoại ngữ:
Bộ môn Tiếng Anh
- Phòng Tài chính
- Phòng Giáo vụ
- Văn phòng Đoàn trờng
- Phòng Bảo vệ
- Phòng Nhân sự
Mô hình tổ chức của tr ờng:
Phòng giám hiệu
Hội
đồng kỷ
luật
Tổ xã
hội
Tổ
Ngoại
ngữ
Phòng
giáo vụ
Phòng
Tài
chính
Văn
phòng
Đoàn
Tổ tự
nhiên

BM
Toán
BM Lý
BM
Hoá
BM
Sinh
BM
Văn
BM Sử
BM Địa
BM
GDCD
BM Thể
dục
BM
Anh
Phòng
Bảo vệ
Phòng
Nhân sự
2. Các nghiệp vụ, và quy chế của trờng:
2.1. Cách tính điểm và xếp loại học lực
a. Tính phẩy:
- Mỗi môn học đều có 3 loại điểm : 15 (Điểm miệng), 45, Học kỳ
- Mỗi loại điểm tơng ứng với một hệ số
- Mỗi môn học sinh đều phải hoàn thành đủ số điểm quy định gồm: 3
điểm 15, 2 điểm 45 và 1 điểm thi mỗi kỳ. Nếu thiếu điểm học sinh
phải xin với giáo viên phụ trách môn học đó cho trả nợ nếu không sẽ
bị tính 0 điểm với điểm bị thiếu.

- ĐTBM = (((Tổng điểm 15)*1 + (Tổng điểm 45)*2))/7)*2 +
ĐiểmThi*1.5) / 3.5
- ĐTBHK = Tổng ĐTBM/ Tổng số môn
- ĐTBCN = (TBHK1 + TBHK2)/2
b. Xếp loại:
ĐTBCN Xếp loại
>=8.0 And <= 10.0 Giỏi
>= 6.5 And < 8.0 Tiên tiến
>= 5.0 And < 6.5 Trung bình
>=3.5 And <5.0 Yếu
< 3.5 Lu ban
2.2. Nhiệm vụ của ban giám hiệu.
Ban giám hiệu bao gồm một hiệu trởng và một hiệu phó. Với chức năng là một
ban điều hành, một hệ quyết định trong hệ thống hoạt động của trờng, ban giám
hiệu có các nhiệm vụ chính sau:
- Điều hành hoạt động chung của toàn trờng
- Trình duyệt, phê chuẩn các quyết định, ý kiến từ các phòng ban khác.
- Tiếp nhận những nghị định, những sự sửa đổi do bộ giáo dục đa ra và
phổ biến với những phòng ban khác để tiến hành áp dụng cho công tác
giáo dục và quản lý của trờng.
- Ký các giấy tờ, sổ sách.
- Lập các dự án hợp tác, giao lu với những trờng PTTH khác.
- Có quyền thay đổi cơ cấu tổ chức của trờng.
- Quy định các mức học phí cho học sinh khối A, B và các khoản phí sử
dụng cho hoạt động của trờng.
2.3. Nhiệm vụ của giáo viên
Ngoài công việc giảng dạy những tiết học tại các lớp có môn mình phụ trách
giáo viên còn phải thực hiện các công việc sau.
- Đầu giờ mỗi tiết giáo viên điểm danh sĩ số, thông tin lu vào sổ đầu bài.
- Trong tiết học nếu học sinh nào vi phạm kỷ luật thông tin cũng đợc lu

vào sổ đầu bài.
- Mỗi giáo viên có một sổ điểm, lu lại điểm môn mình giảng dạy tại các
lớp giáo viên đó phụ trách.
- Giáo viên tiến hành kiểm tra miệng, 15, 45 và học kỳ để lấy điểm
phục vụ cho việc tính phẩy TBM các kỳ.
- Nếu có tiết nào cần sử dụng các phòng thực hành, thí nghiệm cho công
tác giảng dạy, giáo viên có trách nhiệm liên hệ với phòng thí nghiệm
(thực hành).
- Trong quá trình giảng dạy, sẽ chọn ra những học sinh xuất sắc tại các
lớp để cho vào đội tuyển dự thi học sinh giỏi của trờng.
- Cuối kỳ giáo viên tính điểm trung bình môn cho học sinh tại những lớp
mình giảng dạy.
- Đối với giáo viên chủ nhiệm còn phải có nhiệm vụ tính điểm tổng kết
học kỳ và cả năm cho học sinh lớp mình chủ nhiệm. Điểm các môn sẽ
đợc mỗi giáo viên phụ trách môn chuyển cho giáo viên chủ nhiệm vào
cuối các học kỳ. Bảng điểm tổng kết sẽ đợc gửi cho phòng Giáo vụ
một bản để phòng này tiến hành cập nhật thông tin vào sổ học bạ cho
học sinh.
- Giáo viên chủ nhiệm xếp loại hạnh kiểm cho học sinh dựa vào sổ đầu
bài và những tổng kết đánh giá của lớp trởng, bí th về các thành viên
trong lớp.
- Giáo viên chủ nhiệm tổ chức các cuộc họp phụ huynh vào đầu kỳ và
cuối kỳ để phổ biến tình hình học tập, kỷ luật của từng học sinh trong
lớp cho các phụ huynh, các quy chế về kỷ luật, học tập và các khoản
phí cần đóng của trờng.
2.4. Nhiệm vụ của Phòng giáo vụ
Phòng giáo vụ đợc coi là nơi tiếp nhận và là nơi xử lý, lu trữ thông tin cuối cùng
với mọi thông tin về học tập, và kết quả của toàn trờng. Phòng giáo vụ có những
nhiệm vụ chính sau:
- Nhận hồ sơ nhập học của những học sinh có nguyện vọng xét tuyển

vào trờng hàng năm.
- Lu trữ hồ sơ học sinh của học sinh trúng tuyển khi nhập trờng.
- Lập sổ học bạ cho học sinh với xác nhận của hiệu trởng trờng.
- Đầu mỗi năm học sắp xếp lớp học với những học sinh mới vào trờng
(Khối 10), chọn ra các học sinh có điểm thi tốt nghiệp cao vào 1 lớp
chọn.
- Sắp xếp lại các học sinh lu ban vào những khoá sau.
- Cấp thẻ học sinh cho mỗi học sinh.
- Tiếp nhận điểm tổng kết học kỳ và cả năm do các giáo viên chủ nhiệm
mỗi lớp đa vào cuối mỗi học kỳ.
- Lu thông tin về điểm tổng kết vào học bạ cho mỗi học sinh.
- Lập các báo cáo thống kê về kết quả học tập tại mỗi lớp.
- In các giấy khen cho những học sinh giỏi, tiên tiến.
- Quản lý việc thi học sinh giỏi cho những học sinh trong đội tuyển dự
thi của trờng.
- Trả hồ sơ cho những học sinh Khối 12 sau kỳ thi tốt nghiệp.
- Nhận điểm thi Đại học do các trờng Đại học, CĐ, trng học chuyên
nghiệp gửi lại cho những học sinh Khối 12 dự thi vào kỳ thi tuyển sinh
đại học hàng năm nộp hồ sơ dự tuyển tại trờng. Sau đó sẽ gửi lại cho
mỗi học sinh.
- Tổng kết số học sinh đỗ tốt nghiệp, và trúng tuyển vào các trờng ĐH,
CĐ, TC.
2.5. Nhiệm vụ của hội đồng kỷ luật
Là nơi tiếp nhận và xử lý các thông tin về vi phạm kỷ luật của học sinh trong
toàn trờng. Tuỳ theo mức độ vi phạm kỷ luật học sinh sẽ phải chịu những mức
kỷ luật tơng ứng. Các mức kỷ luật chính:
- Mời phụ huynh.
- Khiển trách tại lớp, toàn trờng.
- Đình chỉ học (thời gian đình chỉ tuỳ thuộc mức vi phạm của học sinh).
- Buộc thôi học.

Mọi thông tin về kỷ luật của học sinh sẽ đợc lu vào học bạ của học sinh đó.
2.6. Phòng nhân sự
- Quản lý về biên chế của các giáo viên, cán bộ, nhân viên trong toàn tr-
ờng.
- Sự thuyên chuyển công tác.
- Nghỉ hu.
2.7. Văn phòng Đoàn
- Là nơi quản lý về các hoạt động đoàn của trờng, chỉ đạo tổ chức các
buổi lễ của trờng.
- Phát động các phong trào thi đua, các hoạt động ngoại khoá, tham
quan.
- Kết nạp đoàn viên cho những học sinh đủ điều kiện.
- Quản lý sổ đoàn cho các đoàn viên, và sổ đoàn sẽ đợc trả cho học sinh
khi ra trờng.
2.8. Các biểu mẫu đợc phục vụ trong công tác quản lý, và phục vụ hoạt
động của trờng
Những sổ sách, giấy tờ chính là kho dữ liệu của trờng. Chúng dùng để lu trữ
thông tin về toàn bộ hệ thống của trờng bao gồm thông tin về học sinh, giáo
viên, điểm, các nghị định, và đợc sử dụng để phục vụ cho các hoạt động của
trờng.
a. Thẻ học sinh
Bộ giáo dục và đào tạo Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập Tự do Hạnh phúc
Thẻ học sinh
Trờng: PTTH Cộng Hiền
Họ tên:
Ngày sinh:
Lớp:
Khoá: Năm học:
Hộ khẩu thờng trú:

MSHS:
ảnh
3x4
Xem
b. Sổ điểm của giáo viên
Đầu mỗi kỳ giáo viên đợc phát một sổ điểm theo chuẩn mẫu của trờng, mỗi sổ
điểm đợc sử dụng trong một năm học dùng để lu điểm của học sinh tại các lớp
do giáo viên đó giảng dạy.
Mỗi sổ điểm sẽ gồm nhiểu trang có nội dung giống nhau. Mỗi trang sẽ là thông
tin về điểm của một lớp.
Cuối kỳ Sổ điểm sẽ đợc thu lại và lu trữ tại phòng giáo vụ.
Mẫu của một trang trong sổ điểm.
Sổ điểm môn:
Giáo viên:
Lớp phụ trách:
Học kỳ:
Năm học:
STT Họ tên Điểm 15 Điểm 45 Điểm thi HK TBM
1
2
3

50
c. Sổ đầu bài
Mỗi lớp đợc giao một sổ đầu bài, sổ đợc sử dụng trong một năm học để lu lại
thông tin về tình hình các tiết học của mỗi ngày.
Sổ đợc cất giữ tại phòng giáo vụ, hàng ngày lớp trởng có nhiệm vụ lên phòng
giáo vụ nhận sổ đầu bài để các giáo viên phục vụ cho các mục đích ghi lại thông
tin về các tiết học do mình giảng dạy nh tình hình kỷ luật, sĩ số của lớp,
Cuối mỗi năm học sổ đầu bài sẽ đợc chuyển cho giáo viên chủ nhiệm lớp đó

phục vụ cho việc xét loại hạnh kiểm của học sinh.
Sổ gồm nhiều trang, mỗi trang sẽ lu trữ thông tin về lớp học trong 1 tuần, mẫu
một trang của sổ:
Sổ đầu bài
Tuần: /
Lớp:
Năm học:
Tiết 1 Tiết 2 Tiết 3 Tiết 4 Tiết 5
Thứ 2
Thứ 3
Thứ 4
Thứ 5
Thứ 6
Thứ 7
Mỗi ô sẽ gồm các thông tin sau:
- Tên bài học
- Tên giáo viên giảng dạy
- Sĩ số
- Tình hình kỷ luật
d. Bảng tổng kết cuối kỳ
Bảng điểm tổng kết
Năm học:
Lớp:
Học kỳ:
Giáo viên chủ nhiệm:
ST
T
Mã HS Họ tên T
o
á

n
L
ý
H
o
á
S
i
n
h
V
ă
n
S
ử
Đ
ị
a
N
N
G
D
C
D
T
D
TB
HK
1
2

50
Bảng tổng kết cuối kỳ sẽ đợc sao thành nhiều bản, và giao cho phụ huynh học
sinh tại những buổi họp phụ huynh cuối kỳ.
Bảng điểm tổng kết kỳ II sẽ có thêm cột TBCN (trung bình cả năm).
e. Học bạ
Học bạ là một quyển sổ dùng để lu lại quá trình học tập (điểm, hạnh kiểm, )
của mỗi học sinh trong thời gian học tập tại trờng.
Mẫu học bạ đợc sử dụng là mẫu chuẩn do bộ giáo dục ban hành.
Khi học sinh chuyển trờng kết quả lu trong học bạ sẽ vẫn đợc sử dụng tại trờng
mới chuyển đến.
Cùng với bằng tốt nghiệp, học bạ dùng để xác nhận quá trình học tập của học
sinh và sẽ đợc chuyển lên các cấp học tiếp theo nh một phần của hồ sơ nhập học,
hay dùng để xác nhận khi đi xin việc.
Cuối mỗi năm học, sau khi tiếp nhận bảng điểm từ giáo viên chủ nhiệm mỗi lớp,
bộ phận cán bộ của phòng giáo vụ sẽ tiến hành cập nhật các thông tin vào học bạ
cho mỗi học sinh, đồng thời có xác nhận của giáo viên bộ môn, giáo viên chủ
nhiệm và hiệu trởng.
Những trang mẫu trong học bạ:
- Trang 1 dùng để lu thông tin xác nhận học sinh, những thông tin khai
trong trang này phải thật chính xác và là thông tin dùng để tham chiếu
cho các công việc khác.
- Trang 2, và 3 dùng để lu thông tin về kết quả học tập trong một năm
của học sinh, những nhận xét đánh giá của giáo viên chủ nhiệm về học
sinh đó trong năm. Hai trang này luôn đi cùng nhau và sẽ đợc lặp lại
thành nhiều bản trong học bạ để lu thông tin về tất cả các năm học của
học sinh đó trong thời gian học tập tại trờng.
Trang 1
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập Tự do Hạnh phúc

Học bạ
Họ và tên:Nam (nữ):.
Sinh ngày: thángnăm.tại:
Dân tộc: Con thơng binh, liệt sĩ:
Chỗ ở hiện tại:
Họ và tên cha: Nghề nghiệp:
Họ và tên mẹ:Nghề nghiệp:
Ngời đỡ đầu: Nghề nghiệp:
.Ngàythángnăm.
Hiệu trởng
(Ký tên, đóng dấu)
Quá trình học tập
Năm học Lớp Tên trờng, phờng (xã), quận (huyện), thành
phố (tỉnh)
Vào sổ Đ-Bộ
số
/
/
/
/
/
/
Trang 2
Năm học: -
Lớp:
Môn học Điểm trung bình môn học Điểm
thi lại
Họ tên và chữ ký của
giáo viên bộ môn
HK I HK II Cả năm

Toán
Lý
Hóa
Sinh
Văn
Sử
Địa
GDCD
Ngoại ngữ
Thể dục
Điểm trung
bình các
môn học
Trong bảng này chữa.chỗ.
Thuộc các môn:
GV chủ nhiệm ký
xác nhận
Trang 3
Trờng:.Quận (Huyện):.
Học
kỳ
Kết quả xếp loại Số ngày

nghỉ
Xếp loại sau khi
thi lại hoặc luyện
- Đợc lên lớp thẳng:

- Đợc lên lớp sau khi
thi lại hoặc rèn luyện

thêm về hạnh kiểm:

- ở lại lớp:
Họ lực Hạnh
kiểm
I Học
lực
Hạnh
kiểm
II
CN
Có chứng chỉ nghề:
Đợc giải thởng trong các kỳ thi từ cấp quận (huyện) trở lên:

Khen thởng đặc biệt khác: .
.
Nhận xét của giáo viên chủ nhiệm
Họ, tên và chữ ký
Duyệt của hiệu trởng
,ngàythángnăm
Hiệu trởng

II. Đánh giá hiện trạng
Với những thông tin tích luỹ đợc trong 3 năm học tại trờng Cộng Hiền và thông
qua việc khảo sát thực tế cơ cấu tổ chức, cách sắp xếp công việc, và các nghiệp
vụ của trờng PTTH Cộng Hiền, em rút ra những đánh giá chính, cơ bản về hệ
thống quản lý mà trờng đang sử dụng.
- Hệ thống hoạt động ổn định.
- Có thể thực hiện đợc các chức năng, yêu cầu đặt ra trong công tác
quản lý của trờng.

- Có sự liên kết giữa các bộ phận trong hệ thống.
- Những ứng dụng tin học cũng đợc sử dụng trong một số công việc, nh-
ng chỉ là những việc in ấn, tính toán, cha thực sự đợc sử dụng để làm
công cụ quản lý hệ thống thông tin của trờng.
Mặc dù có những u điểm nh vậy, và vẫn còn khả năng đáp ứng đợc việc quản lý
hoạt động của trờng, nhng hệ thống hiện tại cũng bộc lộ nhiều yếu điểm, bất
cập:
- Các thao tác xử lý hầu hết là thủ công, dễ gây ra sai sót và mất nhiều
công sức.
- Dữ liệu đợc lu trữ theo phơng pháp truyền thống dới dạng các tài liệu,
hồ sơ, giấy tờ, nên gây d thừa dữ liệu, những lúc cần sử dụng sẽ phải
mất thời gian đối chiếu, hạn chế sự nhất quán trong xử lý dữ liệu của
toàn trờng.
- Do đợc lu trữ dới hình thức thủ công, nên việc sao lu, phục hồi dữ liệu
mỗi khi gặp sự cố (cháy kho chứa hồ sơ, mất hồ sơ,) sẽ rất khó
khăn.
- Công tác quản lý, điều hành hệ thống cần nhiều ngời, nhiều công
đoạn, thao tác nên thờng làm mờ đi những chức năng chính của hệ
thống, và khó theo dõi đối với những ngời có nhu cầu tìm hiểu hệ
thống.
- Quá trình sắp xếp, tìm kiếm, cập nhật thông tin khó khăn.
- Chi phí để hoạt động, bảo trì cao.
Và trong thời kỳ tin học hoá hiện nay, một hệ thống nh vậy tỏ ra không còn phù
hợp với xu thế phát triển chung, nó có thể làm kìm hãm sự phát triển hội nhập
của trờng. Việc áp dụng một hệ thống thông tin mới để quản lý hoạt động của tr-
ờng là một yêu cầu tất yếu.
III. Xác lập hệ thống mới
1. Những yêu cầu của ngời sử dụng
Ngời sử dụng hệ thống mới chính là những cán bộ, nhân viên, giáo viên trong tr-
ờng. Do hiện tại những ứng dụng tin học đợc sử dụng trong trờng còn hạn chế,

hầu hết các giáo viên trong trờng đều là những ngời không chuyên về tin học
nên hệ thống phải đảm bảo những yêu cầu sau:
- Có giao diện đồ hoạ thân thiện, dễ sử dụng.
- Giao diện phải thiết kế dựa trên các biểu mẫu của trờng tạo cảm giác
thân thuộc với ngời dùng.
- Hệ thống phải đáp ứng đợc các yêu cầu về quản lý trong trờng.
- Hệ thống phải ổn định, mềm dẻo trong xử lý, và có thể mở rộng với
những yêu cầu phát triển trong tơng lai.
2. Mục tiêu và u tiên của dự án
Dựa trên những yêu cầu của ngời sử dụng về hệ thống mới, những phân tích
đánh giá về hệ thống đang sử dụng và đứng trên t tởng của một ngời phát triển
hệ thống. Em xin đề xuất các mục tiêu và u tiên của hệ thống mới.
- Mang lại các lợi ích nghiệp vụ.
Tăng cờng khả năng xử lý, đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ của tr-
ờng.
- Mang lại lợi ích kinh tế.
Giảm số ngời cần thiết để quản lý hệ thống.
Giảm chi phí hoạt động.
- Mang lại lợi ích sử dụng.
- Hệ thống phải hoạt động ổn định, tin cậy, chính xác, và đáp ứng đợc
yêu cầu về tốc độ xử lý, và tôi u, không d thừa dữ liệu.
- Có khả năng phục hồi khi gặp sự cố.
3. Phạm vi của dự án
Hệ thống sẽ dự định đợc áp dụng tổng thể cho công tác quản lý của toàn trờng.
Nhng do giới hạn thời gian của một bài thực tập nên bớc đầu hệ thống chỉ đợc
xây dựng để đáp ứng các yêu cầu về quản lý hồ sơ học sinh, điểm, và vấn đề kỷ
luật của học sinh trong trờng.
Những chức năng khác sẽ đợc bổ sung theo yêu cầu quản lý thực tế.
4. Phác hoạ giải pháp và cân nhắc tính khả thi
Ban đầu Hệ thống sẽ gồm những chức năng cơ bản sau:

a. Chức năng xem và tìm kiếm thông tin
- Xem thông tin về học sinh
Theo lớp
Toàn trờng
- Tìm kiếm học sinh
Tìm theo tên
Tìm theo MSHS
- Xem điểm
b. Chức năng cập nhật thông tin
- Cập nhật danh sách lớp
- Cập nhật hồ sơ học sinh
- Cập nhật điểm
c. Chức năng thống kê
- Tỷ lệ xếp loại học lực các lớp, toàn trờng
- Danh sách học sinh khá, giỏi các học kỳ, cả năm.
5. Lập dự trù và kế hoạch triển khai
Do việc áp dụng thay đổi một hệ thống quản lý phải phụ thuộc vào nhiều yếu tố,
và phải áp dụng dần dựa trên những điều kiện thực tế của trờng. Do hệ thống
quản lý của trờng đang là một hệ thống thủ công nên hệ thống mới dự tính sẽ
triển khai là một hệ thống tự động hoá một phần, điều đó sẽ phù hợp với những
ngời sử dụng hệ thống và phù hợp với điều kiện kinh tế của trờng.
- Mỗi phòng ban, tổ giáo viên sẽ đợc trang bị từ hai máy tính trở lên.
- Các máy tính sẽ nối mạng với nhau và sử dụng chung một kho dữ liệu
để không gây d thừa DL, và để thống nhất trong các thao tác xử lý.
- Chơng trình sẽ đợc cài đặt trên các máy, và sẽ có sự phân quyền truy
nhập vào hệ thống tuỳ vào từng chức năng và nhiệm vụ của ngời sử
dụng.
- Có một Cơ sở dữ liệu dự phòng dùng để phục hồi những khi hệ thống
gặp sự cố.
- Bớc đầu hệ thống sẽ chỉ giới hạn ngời dùng là những giáo viên, cán bộ

trong trờng. Nhng sẽ mở rộng cho tất cả học sinh và phụ huynh trong
những giai đoạn phát sau.
Phần II. Thiết kế
Dựa trên những phân tích và các thông tin tích lũy đợc trong quá trình học tập
tại trờng,ta tiến hành xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống và biểu
đồ luồng dữ liệu từ đó ta tiến hành đi phân tích và xây dựng cơ sở dữ liệu cho hệ
thống
I. Biểu Đồ Phân Cấp Chức Năng(PBC)
QL Học Sinh
Cập nhật QL Hồ sơ QL
Điểm
Tốt
nghiệp
CN lớp
CN môn học
Nhập d/s GV
Nhập p/c dạy
Xem, in p/c
dạy
Nhập hồ sơ
Xem, in d/s
học sinh
lớp
Xem ,in
sơ yếu lí
lịch
Nhập điểm
Nhập
ngày
nghỉ

Tính điểm
Xem in
điểm
Xét lên lớp
Xem ,in
d/s h/s thi
lại
Nhập môn
tốt
nghiệp
Nhập
điểm
thi
tốtnghiệp
Xem,in kq
tốt nghiệp
II.BiÓu §å Luång D÷ liÖu(BLD)
1.BiÓu §å luång d÷ liÖu møc khung c¶nh:
BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc khung c¶nh cho ta c¸i nh×n kh¸i qu¸t nhÊt vÒ hÖ
thèng. §
2.BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc ®Ønh
3.Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh chức năng 1-cập nhập
4.Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh: Chức năng quản lý hồ sơ
DS Lớp
1.1
Nhập lớp
Năm học
1.2
Cập
nhật

năm học
1.3
Nhập
Môn
1.4
Cập nhập
GV
DS Môn
CBQL
DS GV
1.5
Xem, in
PC giảng
dạy
1.6
Nhập PC
dạy
PC dạy
5.Chức năng quản lý điểm:
III.Phân tích hệ thống về mặt dữ liệu
1.Tiến hành xây dựng mô hình thực thể liên kết cho đề tài
Căn cứ vào các quá trình phân tích về biểu đồ phân cập chức năng và biểu đồ
luồng dữ liệu ta có các thực thể của hệ thống nh sau:
Thực thể bảng điểm (Điểm)
Thực thể lớp(DS Lớp)
Thực thể môn (DS Môn)
Thực thể giáo viên (GV)
Thực thể học sinh (Học sinh)
2.Tiến hành xác định mối liên hệ giữa các thực thể của hệ thống
Mỗi lớp phải học nhiều môn khác nhau nên mối quan hệ giữa hai thực thể

Lớp và Môn học là liên kết một nhiều

CBQL
3.1
Nhập điểm
3.2
Tính điểm
3.2
Xem,in tổng
kết điểm
Bảng Điểm
Môn học
Hồ sơ Hs
CBQL
Hồ sơ điểm
DSlop DSmon