Luận văn: Hòan thiện công tác quản lý nhân công ứng dụng các công cụ hiện đại nhằm công nghệ hóa dữ liệu nhân sự pdf

TRƯỜNG………………………
KHOA……………………

Luận văn: Hịan thiện cơng tác quản lý
nhân cơng ứng dụng các cơng cụ hiện đại
nhằm cơng nghệ hóa dữ liệu nhân sự


PHẦN I : TÌNH HÌNH THỰC TẾ TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY GỐM VÀ
THUỶ TINH TẠI ĐÀ NẴNG VIGLACERA
I. Qúa trình hình thành của Chi nhánh Cơng ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng
Viglacera :
Cuộc sống ngày càng phát triển, nhu cầu của con người cũng không ngừng tăng lên,
con người ln địi hỏi về nhiều mặt, về những nhu cầu trong cuộc sống như: ăn,
mặc, đi lại... Trong đó, nhu cầu về sinh hoạt cũng khơng kém phần quan trọng đối với
mỗi người. Bắt nguồn từ nhu cầu này Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà
Nẵng Viglacera được thành lập, xét theo đề nghị của Hội đồng Qủan trị của Tổng
công ty Xây dựng Miền trung tại các tờ trình số 2544/TCT-HĐQT ngày 7/12/2000 và
đề nghị của Vụ trưởng vụ Tổ chức lao động.
Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera trước đây có tên là
Cơng ty gốm sứ Hải Vân, trực thuộc Tổng công ty Xây dựng Miền Trung, sau một
thời gian sản xuất đổi lại với tên là Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng
Viglacera , là đơn vị thành viên hoạch toán phụ thuộc của Tổng cơng ty Xây dựng
Miền Trung, có con dấu, có tải khoản phù hợp với phương thức hoạch tốn. Công ty
được tổ chức và hoạt động theo điều lệ Tổ chức và hoạt động của Tổng công ty Xây
dựng Miền Trung đã được Bộ trưởng Xây dựng phê chuẩn và theo điều lệ riêng của
Công ty do Hội đồng quản trị Tổng công ty Xây dựng Miền Trung phê chuẩn.
Sản phẩm chủ yếu của công ty là các loại dụng cụ bằng gốm sứ cho sinh hoạt, đa
dạng về chủng loại, mẫu mã tùy theo nhu cầu của khách hàng như: xí bệt, chậu rửa,
tiểu treo, chân chậu, xí xổm. Gốm sứ VIGLACERA được sản xuất trên dây chuyền tự

động với công nghệ tiên tiến. Vật liệu dùng để sản xuất chủ yếu là cao lanh, trường
thạch, đất sét.
2. Chức năng và nhiệm vụ của nhà máy gốm sứ VIGLACERA:
2.1. Chức năng của nhà máy:
Sản xuất các loại gốm sứ phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của người tiêu dùng.
2.2. Nhiệm vụ của nhà máy:
Nhà máy gốm sứ VIGLACERA thực hiện nhiệm vụ kinh doanh theo sự phân công
của Tổng công ty Xây dựng Miền Trung, cụ thể là:
•

Triển khai thực hiện và quản lý, khai thác dự án đầu tư xây dựng nhà máy sứ

vệ sinh VIGLACERA.
•

Sản xuất kinh doanh các chủng loại sản phẩm gốm sứ.

•

Khai thác chế biến khoáng sản phục vụ và sản suất vật liệu xây dựng.

3. Tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán tại nhà máy:
3.1. Bộ máy quản lý:
Để làm tốt công tác quản lý và điều hành mọi hoạt động của nhà máy đạt hiệu quả,
công tác qủan lý, cơ cấu trực tuyến - chức năng.
3.2. Sơ đồ bộ máy quản lý của nhà máy:
Ghi chú:

Quan hệ trực tiếp

Quan hệ công việc

3.2.Chức năng nhiệm vụ của từng phịng ban:
Hội đồng quản trị.
Giám đốc cơng ty: là người chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh của
cơng ty trước hội đồng quản trị, có quyền quyết định các vấn đề liên quan đến quá


trình sản xuất kinh doanh của cơng ty, trực tiếp chỉ đạo, chỉ huy theo doiỵ cơng tác
xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty, cùng với sự tham
mưu của kế toán trưởng điều hành cơng tác tài chính kế tốn.
Phó giám đốc: giúp việc cho giám đốc về tổ chức, quản lý sản xuất thơng qua đề nghị
của các phịng ban, các bộ phận sản xuất mà bàn bạc với giám đốc để đi đến quyết
định tốt hơn nhằm thúc đẩy công ty ngày càng phát triển.
Phịng tổ chức hành chính: tham mưu cho giám đốc công ty về công tác tổ chức hành
chính, thực hiện các chính sách chế độ tiền lương đối với người lao động, sắp xếp bố
trí lao động, qủan lý hồ sơ lý lịch, lưu trữ hồ sơ đúng nguyên tắc, quản lý con dấu và
các tài liệu khác một cách cẩn thận, chăm lo tổ chức đời sống cho cán bộ cơng nhân
viên trong cơng ty.
Phịng kế hoạch kinh doanh: lập kế hoạch kinh doanh của công ty trong ngắn hạn,
nghiên cứu nắm bắt nhu cầu của thị trường, tổ chức mạng lưới bán hàng, tiếp nhận
sản phẩm chuẩn bị hàng hóa xuất bán theo yêu cầu của kỳ bán hàng.
Ngồi ra, phịng kế hoạch kinh doanh cịn có nhiệm vụ cung ứng kịp thời đầy đủ vật
tư phục vụ sản xuất, thành quyết toán vật tư tiêu hao trong.
Phòng kỹ thuật: tham mưu cho giám đốc công ty trong công tác quản lý hoạt động
kinh doannh xây lắp và đầu tư xây dựng cơ bản nội bộ, lập hồ sơ tham gia đấu thầu
xây dựng, lập hợp đồng xây lắp, quản lý quyết tốn các cơng trình xây lắp.
Phịng cơng nghệ và quản lý: tham mưu cho giám đốc công ty trong lĩnh vực nghiên
cứu, áp dụng khoa học công nghiêp, quản lý sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm
nhằm hài lòng khách hàng, nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Phịng tài chính kế tốn: thực hiện đúng theo pháp lệnh thống kê kế toán, chịu trách
nhiệm trước giám đốc về công tác tổ chức của công ty, theo dõi quản lý các loại tài
sản và nguồn vốn ghi chép, phản ảnh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tổng
hợp, báo cáo kịp thời thơng tin về tình hình tài chính của cơng ty cho lãnh đạo để
định hướng đúng đắn trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Các đơn vị sản xuất: có nhiệm vụ tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất của công ty,
quản lý tốt máy móc thiết bị, đảm bảo năng suất chất lượng của sản phẩm, đảm bảo
tiết kiệm nguyên vật liệu, quản lý nhằm giảm tỷ lệ hỏng của sản phẩm, thực hiện vệ
sinh cơng nghiệp đảm bảo an tồn trong sản xuất.
3.4 Bộ máy kế toán:
a. Sơ đồ bộ máy kế tốn:
Ghi chú:

Quan hệ chỉ đạo
Quan hệ đối chiếu
Quan hệ cơng việc

b. Chức năng nhiệm vụ của từng phịng ban:
Kế tốn trưởng: tổ chức cơng tác kế tốn, thống kê tồn công ty tham mưu cho giám
đốc công ty về mặt tài chính, lập kế hoạch tài chính hằng năm, quí, tháng của cơng ty,
phân tích hoạt động tài chính của cơng ty.
Phó phịng tài chính kế tốn, kiêm kế tốn tổng hợp và kế toán TSCĐ: quản lý hoạt
động của phịng khi kế tốn trưởng đi vắng kế tốn tổng hợp lập báo cáo các quyết
toán hàng quý, năm, lập báo cáo nhanh theo yêu cầu của giám đốc, kiểm tra, đối
chiếu với các kế toán phần hành, tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh, tính lãi lỗ,


theo dõi tình hình tăng, giảm và khấu hoa tài sản cố định hàng kỳ, kiểm kê tài sản cố

định, lưu trữ hồ sơ tài sản cố định trong công ty.
Kế tốn thanh tốn, ngân hàng, tiền lương, thuế: có nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra các
nghiệp vụ thu, chi tiền mặt, giao dịch ngân hàng về các nghiệp vụ liên quan đến
chuyển khoản vay ngân hàng, bảo lãnh, cuối tháng thanh toán tiền lương phụ cấp và
các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho cán bộ cơng nhân viên, theo dõi kê
khai và quyết tốn các khỏan thuê và cơ quan thuế.
Kế toán nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ, tiêu thụ: có nhiệm vụ hạch tốn tình hình
nhập kho thành phẩm đi tiêu thụ theo các hình thức bán theo hợp đồng, bán qua đại
lý, bán trực tiếp... Theo dõi các hợp đồng bán chậm trả để kết hơpü với kế tốn cơng
nợ có kế hoạch thu hồi nợ.
Kế tốn cơng nợ: có nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ phải thu và phải trả, theo
từng đối tượng và thời gian cụ thể để có kế hoạch thu hồi cơng nợ và thanh tốn cho
người cung cấp, hàng tháng tiến hành đi đối chiếu cơng nợ với khách hàng.
Thủ quỹ: có nhiệm vụ chi tiền mặt khi chứng từ đã có đủ chữ ký của giám đốc và kế
toán trưởng, theo dõi cập nhật hàng ngày vào sổ qũy, cuối mỗi ngày phải đối chiếu
với sổ kế tốn.
3.5.Hình thức kế tốn áp dụng tại cơng ty:
a. Sơ đồ hình thức kế tốn:
Cơng ty hạch tốn theo hình thức chứng từ ghi sổ và đã áp dụng máy vi tính vào cơng
tác kế tốn.
Các loại sổ sử dụng tại cơng ty:
•

Bảng kê ghi nợ và ghi các tài khoản, chứng từ ghi sổ.


•

Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gởi ngân hàng, vay ngắn hạn, vay dài hạn.

•

Sổ theo dõi tài sản cố định và khấu hao tài sản cố định.

•

Sổ theo dõi chi tiết các tài khoản 131, 141, 331, 152, 153.

•

Sổ theo dõi doanh thu, các loại chi phí.

•

Sổ đăng ký chứng từ ghí sổ, sổ cái.

•

Bảng cân đối tài khoản, bảng cân đối kế tốn.

b. Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày, khi nhận được chứng từ gốc có liên quan, kế tốn tiến hành phân loại sau
đó định khoản và phản ảnh vào bảng kê ghi nợ (Có).
Song song với quá trình náy, số liệu từ chứng từ gốc được phản ảnh vào các sổ quỹ,
số tiền gởi ngân hàng và các sổ chi tiết có liên quan. Cuối quý tập hợp những số phát
sinh trong số để lên bảng kê ghi nợ (Có) cho từng tài khoản sử dụng. Đối với kế toán
vật tư, cuối tháng tổng hợp các số liệu từ sổ chi tiết để phản ảnh vào sổ tổng hợp và
lên bảng kê xuất trong quý phục vụ cho kế tốn tổng hợp trong việc tính giá thành.
SƠ ĐỔI TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TỐN
Ghi chú:

Ghi hàng ngày, định kỳ
Đối chiếu, kiểm tra
Ghi cuối quý
Ghi cuối tháng
(1) Hằng ngày hoặc định kỳ kế toán ghi vào sổ nhật ký chung. Nếu nghiệp vụ liên
quan đến chi tiết thì đồng thời phải ghi vào sổ chi tiết, nếu nghiệp vụ liên quan đến
tiền mặt thì phải ghi vào sổ quỹ, nếu nghiệp vụ phát sinh tiếp diễn nhiều lần trong kỳ


(mua - bán hàng), thì được ghi vào nhật ký chuyên dùng (nhật ký đặc biệt) trước khi
ghi vào sổ.
(2) Sau khi vào nhật ký chung lấy số liệu ghi vào sổ cái tài khoản .
(3) Cuối tháng căn cứ vào sổ cái tài khoản để lập bảng đối chiếu sẽ phát sinh tài
khoản đồng thời căn cứ vào sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết.
(4) Cuối tháng đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ với sổ cái tài khoản 111 và đối chiếu số
liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết với bảng đối chiếu sổ phát suinh tài khoản.
(5) Cuối quý căn cứ vào bảng tổng hợp chi tiết và bảng đối chiếu sổ phát sinh tài
khoản kế toán tiến hành lập báo cáo kế toán.
1.4. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy gốm sứ :
KẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH NĂM 2002
1. Tổng doanh thu 8.693.207.098
2. Các khoản giảm trừ

1.644.874

3. Doanh thu thuần 8.691.562.224
4. Gía vốn hàng bán 6.854.153.039
5. Lợi nhuận gộp

1.837.409.185

6. Chi phí bán hàng 482.089.171
7. Chi phí quản lý doanh nghiệp

673.325.068

8. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh:
-

Thu nhập từ hoạt động tài chính

-

Chi phí hoạt động tài chính 381.994.946

9. Lợi nhuận từ hoạt động tài chính:
-

Các khoản thu nhập bất thường


-

Chi phí bất thường 206.506.543

10. Lợi nhuận bất thường X
11. Tổng lợi nhuận trước thuế

475.488.403

12. Thuế thu nhập DN phải nộp

118.872.100

13. Lợi nhhuận sau thuế

356.616.303

II.ĐẶC ĐIỂM CÁC YẾU TỐ KINH DOANH CỦA CƠNG TY:
1.Tình hình tổ chức nhân sự của công ty :
Tổng số lao động của công ty là 150 người trong đó :
+ Phân theo chun mơn nghiệp vụ:
Cơ cấu lao động

Số người

Nam Nữ

Tỷ lệ (%)

Trình độ đại học
Trình độ trung cấp
Lao động phổ thơng 51
Tổng cộng

150

79

81

100

+ Phân theo lao động tại các trung tâm,các phòng ban:
Ban giám đốc
Phịng kế tốn thống kê tài chính
Trung tâm kỹ thuật
Trung tâm điện báo
Trung tâm cung cấp thông tin KT - XH
Trung tâm kinh doanh và tiếp thị
Đội thu cước
Đội xe


Tổ bảo vệ
Tổng số

150

100

Nhìn chung đội ngũ lao động của công ty đều qua các năm
Cơ cấu lao động và tuyển dụng lao động hợp lý
Đội ngũ cán bộ quản lý chiếm 8% tổng số CBCN
Lao động có trình độ đại học chiếm 34%
Lao động có trình độ trung cấp chiếm 7,3%
Lao động phổ thông chiếm 58,6%
Hầu hết trong các phòng ban và các trung tâm đội ngũ lao động đều có trình độ
chun mơn nghiệp vụ cao,đều được tuyển dụng một cách hợp lý và trong một đội
ngũ cán bộ thì trên 90% là trình độ đại học , cao đẳng.Họ làm việc dưới sự điều hành

của các trưởng các phòng ban trung tâm.Mỗi cán bộ trong các phòng ban đều đảm
nhận một khâu công việc.Đồng thời giữa các phịng ban,các trung tâm đều có quan
hệ tham mưu với nhau để mang lại hiệu quả cao nhất cho toàn cơng ty.Như vậy trong
suốt thời gian qua,chính sách đối với con người luôn là mối quan tâm hàng đầu của
Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera ,chính sách đó được thể
hiện qua cơ chế quản lý,cơ chế phân phối,cơ chế sử dụng và đào tạo.
2. Tình hình tài chính và cơ sở vật chất của cơng ty:
a/Tình hình tài chính:
Chi nhánh Cơng ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera là đơn vị hạch tốn phụ
thuộc Cơng ty Gốm và Thuỷ tinh nên có các đặc điểm về tình hình tài chính như sau:


Là đơn vị được Công ty Gốm và Thuỷ tinh phân cấp,quản lý về doanh thu chi phí
thường xuyên.Riêng việc quản lý tài sản cố định và nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ
bản do Công ty Gốm và Thuỷ tinh quản lý .
Các quỹ tiền lương thưởng được Công ty Gốm và Thuỷ tinh phân bổ dựa trên kết quả
đóng góp của cơng ty.
Cơng ty là một đơn vị không trực tiếp xác định lợi nhuận và kết quả kinh doanh mà
chỉ xác định sự chênh lệch giữa chi phí và doanh thu.
Hoạt động của cơng ty theo cơ chế tài chính của Nhà Nứơc.
Như vậy,qua các đặc điểm trên ta thấy Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà
Nẵng Viglacera là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Công ty Gốm và Thuỷ tinh
Đà Nẵng.
b/Đặc điểm về các yếu tố vật chất của công ty:
Cơ sở hạ tầng và máy móc thiết bị hầu hết các máy móc,trang thiết bị chuyên ngành
hiện đại,bắt kịp nhịp độ phát triển của khu vực và thế giới.Những máy móc,trang thiết
bị này có giá thành rất đắt,do đó một yêu cầu đặt ra đối với ngành là phải tổ chức hoạt
động sản xuất kinh doanh sao cho có hiệu quả,nhanh chóng hồn vốn và khơng
ngừng phát triển sản xuất cả chiều rộng,lẫn chiều sâu.Một số chỉ tiêu về cơ sở hạ tầng
và máy móc thiết bị của Cơng ty Gốm và Thuỷ tinh Đà Nẵng.

Cơ sở hạ tầng và máy móc thiết bị của Cơng ty Gốm và Thuỷ tinh Đà Nẵng ta thấy
các máy móc trang thiết bị của chỉ tiêu có giá thành ở nguyên giá rất cao và chiếm
một lượng lớn về số tiền đầu tư. Điều này cho thấy rằng Chi nhánh Công ty Gốm và
Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera là một đơn vị lớn chính yếu của Cơng ty Gốm và
Thuỷ tinh Đà Nẵng và công ty đã đầu tư rất lớn về cơ sở vật chất,những máy móc


trang thiết bị hiện đại có giá thành cao,cho nên công ty phải nổ lực không ngừng
trong hoạt động kinh doanh để đem lại khoảng doanh thu tương xứng với chi phí
Cơng ty Gốm và Thuỷ tinh trang bị cho cơng ty.
PHẦN II : KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG
TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ.
I.THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ Ở CÔNG TY :
1.Vấn đề quản lý nhân sự :
Công tác quản lý nhân sự ở Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng
Viglacera cũng không khác mấy so với việc quản lý nhân sự ở các cơng ty bạn,tuy
nhiên cũng có một số điểm khác biệt nổi trội để phù hợp với đặc thù của công ty.
Công tác quản lý nhân sự ở đây cũng đơn thuần quản lý về : Hồ sơ nhân viên, Quan
hệ gia đình,Q trình cơng tác,khen thưởng - kỹ luật Công tác quản lý nhân sự ở công
ty đi sâu vào và phân tích các thơng tin trên để hiểu rõ.
-

Hồ sơ nhân viên : Bao gồm các thông tin cần thiết về nhân viên tại công ty :

Mã CB,họ lót,tên,chức vụ,bộ phận cơng tác,ngày sinh,q qn.....
-

Q trình cơng tác : là các thơng tin về q trình làm việc của nhân viên :

Ngày vào ngành ,Chức vụ,bộ phận cơng tác.....

-

Quan hệ gia đình là các thơng tin về mối quan hệ của cán bộ công nhân viên

với gia đình như : họ tên người quan hệ,địa chỉ,quê quán,ngày sinh,dân tộc.....
-

Khen thưởng - kỷ luật : HÌnh thức khen thưởng kỷ luật,quyết định khen

thưởng kỷ luật.....
-

Quá trình hoạt động : Ngày vào đồn,ngày vào đảng.....

-

Q trình đào tạo : Quyết định cử đi học,ngành học.....


-

Tình hình sức khoẻ : Các thơng tin liên quan đến tình trạng sức khoẻ của nhân

viên trong quá trình công tác tại công ty.
2.Dữ liệu đầu vào :
-

Bao gồm Bảng sơ yếu lý lịch của cá nhân trong quá trình xin việc của cơng

ty.Sau khi q trình tuyển chọn bằng phỏng vấn thì sẽ có quyết định thử việc của

công ty,trong thời gian thử việc nếu đạt yêu cầu thì sẽ đi đến hợp đồng lao động giữa
cơng ty và các nhân nhân viên được nhận vào làm việc tại cơng ty.
-

Thơng tin về các phịng,tổ thuộc cơng ty là cơ sở để sau này phân phối nhân

viên sau khi ký kết hợp đồng lao động về làm việc.Đây cũng là cơ sở cho việc thống
kê và tìm kiếm sau này dựa theo thơng tin của phịng,tổ chức làm việc.
-

Thơng tin khác chi tiết hơn nhằm lợi ích cho người quản lý ,cho công tác quản

lý và mang lại hiệu quả cao trong công việc như : Chức vụ,tôn giáo,giới tính,chun
mơn,thành phần gia đình........
a)

Bảng sơ yếu lý lịch :

Là lời khai của mỗi cá nhân nhân viên trong quá trình đến xin việc tại Cơng ty Gốm
và Thuỷ tinh Đà NăƠng,nó bao gồm những thơng tin chính xác về cá nhân,quan hệ
với các cá nhân khác,q trình cơng tác trước đây...........
Thông tin trong bảng sơ yếu lý lịch là cơ sở cho việc phục vụ công tác thiết lập hồ sơ
nhân sự trong công ty,hoặc lập các báo cáo về tình hình nhân sự tại cơng ty ...........
b/ Quyết định thử việc :
Sau khi trải qua một đợt phỏng vấn tại Công ty Gốm và Thuỷ tinh Đà Nẵng,người lao
động nếu đáp ứng đựơc các yêu cầu thì sẽ được tuyển chọn và được chuyển về Chi
nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera (chi nhánh của Bưu Điện


Thành Phố) để thử việc (quyết định tuyển dụng lao động thuộc trách nhiệm của Bưu

Điện Thành Phố) :
c)

Hợp đồng lao động :

Sau khi thử việc tại công ty,nếu người lao động đáp ứng được các yêu cầu tuyển dụng
của cơng ty và hồn thành tốt các nhiệm vụ được giao thì chính thức được nhận vào
làm việc tại Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera .Khi đó sẽ
đi đến ký kết hợp đồng lao động giữa hai bên để ràng buộc về quyền lợi của người
lao động và nghĩa vụ đối với công ty.Hợp đồng lao động nêu rõ quyền lợi được
hưởng của người lao động,quyền hạn và công việc của người lao động,thuộc sự quản
lý của tổ,phòng ban nào.?ai phụ trách?Chức vụ,bậc lương........theo tính chất cơng
việc.Đây cũng là cơ sở cho việc thống kê,báo cáo tình hình nhân sự tại cơng ty.
d)

Các hệ thống dữ liệu khác :

Thông tin về chức vụ,tôn giáo,thành phần gia đình,chun mơn ...........
Tất cả hệ thống thơng tin,dữ liệu trên góp phần giảm thiểu cơng việc cho người quản
lý và đem lại hiệu quả trong công việc.
3.Dữ liệu đầu ra :
Nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý của công ty,dữ liệu đầu ra là các báo cáo lao động
ở các phòng,tổ để dẫn đến báo cáo chung về tình hình tăng giảm lao động của cơng
ty.Các báo cáo về tình hình thu chi ở từng bộ phận,cung cấp thiết bị cho các phòng,tổ
hay cho các cá nhân có nhu cầu trong cơng ty.....Các báo cáo (Báo cáo tăng giảm lao
động,báo cáo tình hình thu nhập,báo cáo phân tích lao động..... ) thơng qua phó giám
đốc,giám đốc duyệt rồi trình lên Cơng ty Gốm và Thuỷ tinh để được cấp phát hoặc
phê nhận.

4.Dữ liệu tính tốn :
-

Tổng số : số lượng cơng nhân viên,số phịng,tổ,số lãnh đạo ( giám đốc,phó

giám đốc ) .
-

Bậc lương : theo quy định tương ứng với tính chất cơng việc,trình độ,thâm

niên cơng tác,chức vụ........
Cơng tác quản lý nhân sự ở công ty Viễn THông không đặt nặng vấn đề tính Luơng
vì đã có một chương trình tính Lương riêng biệt và cơng tác tính Lương ở đây hết sức
phức tạp.
-

Thâm niên công tác = ( Năm hiện tại ) - ( Năm vào ngành )

II. CHI TIẾT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ Ở CHI NHÁNH CÔNG TY
GỐM VÀ THUỶ TINH TẠI ĐÀ NẴNG VIGLACERA :
Sau khi nhận hồ sơ của người lao động,ký kết hợp đồng lao động thì cơng tác quản lý
nhân sự bắt đầu thực hiện.Người quản lý cập nhật đầy đủ các thông tin về lý lịch,hồ
sơ nhân viên và trong quá trình quản lý thì phaỉ cập nhật thơng tin thường xuyên về
nhân viên như : quyết định cử đi học,bằng cấp,trình độ,đào tạo,vào đảng........để đưa
ra các quyết định đúng đắn về việc phân bổ bộ phận làm việc,chuyển bộ phận làm
việc hoặc các quyết định khen thưởng,kỷ luật,quyết định tuyển dụng hay tinh giảm
biên chế...........Xét chất lượng làm cơ sở cho việc tính lương từng tháng .
Là một trong số các chi nhánh của Công ty Gốm và Thuỷ tinh Đà Nẵng.....nên việc
phân bổ nhân sự hoàn toàn phụ thuộc vào quyết định của Phịng Tổ Chức Hành
Chính thuộc Cơng ty Gốm và Thuỷ tinh Đà Nẵng.Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ

tinh tại Đà Nẵng Viglacera chịu trách nhiệm quản lý :


-

Nhân viên nộp hồ sơ cho phòng Tổ Chức Hành Chính thuộc Cơng ty Gốm và

Thuỷ tinh Đà Nẵng và được gọi phỏng vấn ,nếu phù hợp công ty sẽ ra quyết định
phân bổ nhân viên về công tác tại một trong số các chi nhánh của Công ty Gốm và
Thuỷ tinh : Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera...
-

Được chuyển về Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera

,nhân viên nhận được quyết định thử việc của Ban Giám ĐôÚc Cơng Ty,sau q trình
thử việc phù hợp nhân viên nhận được hợp đồng lao động có chữ ký của cả hai bên :
Người sử dụng lao động và người lao động chia thành hai bản và mỗi bên giữ một
bản.Người quản lý phân phối nhân viên về một bộ phận cơng tác phù hợp với trình độ
và hữu ích cho công ty,đồng thời cập nhật thông tin cá nhân nhân viên vào chương
trình quản lý và tiến hành cơng tác quản lý nhân viên.
Nhìn chung cơng tác quản lý nhân sự ở Cơng Ty cũng là một q trình phức tạp,địi
hỏi phải cập nhật thơng tin quản lý một cách thường xuyên ở người quản lý.Để kịp
thời đưa ra những quyết định đúng đắn và những thông tin cần thiết về nhân sự như
quyết định khen thưởng,lên chức,lên lương..............lên ban lãnh đạo của công
ty,người quản lý cần phải theo dõi thường xuyên diễn biến,thay đổi về nhân sự của
công ty .
III. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ:
1.Bảng dữ liệu sơ cấp :
Sau phân tích hiện trạng và khảo sát thực tế ở Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh
tại Đà Nẵng Viglacera ,xác định hiện trạng đi đến tìm hiểu cơng việc và từng đối

tượng liên quan để đưa ra một loạt các dữ liệu thơ ( chưa qua xử lý,phân tích) gọi là
dữ liệu sơ cấp .


Sau đây là danh sách dữ liệu sơ cấp thu thập được từ hệ thống thông tin quản lý nhân
sự ở công ty :
Mã cán bộ
Họ và tên cán bộ
Giới tính của cán bộ
Ngày tháng năm sinh cán bộ
Nơi sinh
Quê quán
Quốc tịch
Điạ chỉ
Điện thoại
Dân tộc
Số chứng minh nhân dân
Tôn giáo
Thành phần gia đình
Họ tên cha
Họ tên mẹ
Tình trạng hơn nhân
Họ tên vợ(chồng)
Họ tên con
Địa chỉ của người có quan hệ
Ngày sinh của người có quan hệ
Quê quán của người có quan hệ


Dân tộc của người có quan hệ

Nghề nghiệp của người có quan hệ
Chức vụ của cán bộ nhân viên
Bộ phận công tác của nhân viên
Bảo hiểm xã hội
Bảo hiểm y tế
Ngày vào Đảng
Ngày vào Đồn
Trình độ văn hố
Trình độ chun môn
Ngoại ngữ
Ngày hợp đồng lao động
Ngày vào ngành
Hệ đào tạo cán bộ
Khen thưởng kỷ luật
Hình thức khen thưởng kỷ luật
Lý do khen thưởng kỷ luật
2.Tổ chức bộ mã cho chương trình :
a)

Giới thiệu một số loại mã số thường dùng :

Có rất nhiều loại mã số khác nhau tuỳ thuộc chương trình,sau đây giới thiệu một số
bộ mã thơng dụng :
-

Mã số tuần tự : nguyên tắc thiết kế đơn giản : cứ một đối tượng xuất hiện thì sẽ

gán cho một tập hợp số nguyên kế tiếp nhau theo thứ tự xuất hiện.

Ưu điểm : dễ nhận diện,khó lẫn lộn và việc xây dựng có thể tiến hành dễ dàng
Nhược điểm : khơng mang ý nghĩa gì tuy nhiên cũng có tính chất gợi nhớ và không
cho phép chèn thêm một mã số mới giữa hai mã số cũ
-

Mã gợi nhớ : cho phép sự ghi nhớ dễ dàng và có ý nghĩa bởi chúng mang tính

gợi nhớ những đối tượng cần mã hoá.
Ưu điểm : dễ xây dựng,nhận diện
Nhược điểm : nếu các đối tượng có cùng tên gọi thì dễ lẫn lộn và gây khó khăn trong
trường hợp đối tượng mã hố có sự thay đổi nào đó.
-

Mã mơ tả : dùng mơ tả những đặc tính của đối tượng.

Ưu điểm : tính chất đơn giản,dễ hiểu.Có thể nới rộng được vì khi có những đối tuợng
mới được đưa vào thì bao giờ cũng tương ứng những giá trị mới đối với các đặc tính
được quan tâm đến.
Nhược điểm : gặp nhiều rủi ro bởi việc nhận dạng sẽ rắc rối nếu số đặc tính được lựa
chọn khơng cho phép phân biệt hai thực thể trong mọi trường hợp.sử dụng quá
thường xuyên những ký tự chữ nên dễ gây ra các vấn đề đối với một số đối tượng
-

Mã ghép nối : được chia ra nhiều vùng,mỗi vùng ứng với một đặc tính.

Ưu điểm : dễ nhận diện,khả năng phân tích thống kê và kiểm tra một số đặc tính
Nhược điểm : cần đến một số lượng lớn ký tự do vậy cần thiết phải lựa chọn những
đặc tính ổn định.
-

Mã phân cấp : chia đối tượng chính thành các nhóm đối tượng và gán cho

chúng các giá trị.Trong các nhóm đối tượng có thể chia thành các nhóm chi tiết hơn
và gáng các giá trị tương ứng.
Ưu điểm : dễ lập dễ tập hợp phân tích số liệu.


Nhược điểm : khó nhớ,khó nhận diện
b)

Tổ chức bộ mã của chương trình :

-

Macb : (Mã cán bộ ) : xxx ( là những số mang tính thứ tự )

Như : 001 là nhân viên thứ nhất.
-

Macv : ( Mã chức vụ ) : xxx ( là những ký tự thể hiện chức vụ nhân viên)

Như : PGĐ: phó giám đốc

PPH : Phó Phịng.

GĐO: Giám đốc
TPP : Trưởng phịng
-

Madonvi: ( Mã đơn vị ) : xxxxx ( biểu thị cho đơn vị trực thuộc )

2 ký tự đầu biểu thị cho đơn vị trực thuộc như :
PB : nếu là phòng ban
TO : nếu là Tổ
TT : nếu là trung tâm
3ký tự sau biểu thị chức vụ của nhân viên hay trách nhiệm của bộ phận công tác như :
PBGĐO : phịng giám đốc
PBPGĐ : Phịng phó giám đốc
TOKTH : Tổ kỹ thuật
TTKTH : Trung tâm kỹ thuật
-

MaHD : ( Mã hợp đồng ) : xxx

Như : TBC : theo biên chế
-

THĐ: theo hợp đồng

MaDT : ( Mã hệ Đào Tạo ) : xx

Như : TC : Tại chức
3.Xây dựng từ điển dữ liệu :

CQ : Chính quy


-

Từ điển dữ liệu là một danh sách các dữ liệu được sử dụng trong hệ thống

thông tin với một số đặc trưng về tên,kiểu,lĩnh vực tác dụng,các quy tắc tác động.
Trước khi xây dựng từ điển dữ liệu cần phải phân tích cặn kẽ dữ liệu,thanh lọc dữ
liệu nhằm tránh tối đa các hiện tượng mập mờ.
5.Mơ hình ý niệm của bài toán quản lý :
a)

Các thực thể của bài tốn nhân sự :

•

Thực thể khen thưởng kỷ luật : ( KTKL) : có Macb là khố chính chứa các

thơng tin về hình thức,lý do KTKL ........ đối với cán bộ.
•

Thực thể Loại Hợp Đồng : (LOAIHD) : có MaHD làm khố chính,chứa các

thơng tin về loại hợp đồng lao động.
•

Thực thể Đơn Vị : (DONVI ) : có Madonvi làm khố chính,chứa các thơng tin

về bộ phận cơng tác của cán bộ,mã đơn vị,điện thoại nơi cơng tác........
•

Thực thể Hồ Sơ Nhân Viên : ( HOSONV ) : có Macb làm khố chính,chứa các

thơng tin cá nhân của nhân viên.
•

Thực thể Chức Vụ : có MaCV làm khố chính chứa các thơng tin về chức vụ

của nhân viên như mã chức vụ,chức vụ .....
•

Thực thể Hệ Đào Tạo : có MaDT làm khố chính

•

Thực thể Bậc Lương : có Mabacluong là khố chính, chứa các thơng tin khái

qt về cách tính lương của Chi nhánh Cơng ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng
Viglacera với cách tính lương theo phụ cấp chức vụ,theo chất lượng công việc và
mức phức tạp của công việc.
+ Kết hợp giữa thực thể HOSONV và thực thể LOAIHD :


các thực thể chỉ ra rằng mỗi nhân viên chỉ có thể có một hợp đồng duy nhất và mỗi
hợp đồng thì chỉ của duy nhất một nhân viên.
+ Kết hợp giữa thực thể HOSONV và thực thể DONVI :
Mỗi nhân viên chỉ có một đơn vị nhất định và mỗi đơn vị có thể có một hoặc nhiều
nhân viên.
+ Kết hợp giữa thực thể HOSONV và thực thể CHUCVU :
Mơĩ nhân viên đều có một chức vụ nhất định cịn mỗi chức vụ có thể của một hoặc
của nhiều nhân viên.
+ Kết hợp giữa thực thể HOSONV và thực thề KTKL :
Mỗi nhân viên có thể khơng có hoặc có nhiều lần khen thuởng kỷ luật,cịn mỗi khen
thưởng kỷ luật chỉ có thể của một nhân viên duy nhất.
+ Kết hợp giữa thực thể HOSONV và thực thể HEDT :

Mỗi nhân viên có thể có một hoặc nhiều hệ đào tạo,cịn mỗi hệ đào tạo thì có thể của
một hoặc nhiều nhân viên.
+ Kết hợp giữa thực thể HOSONV và thực thể BACLUONG :
mỗi nhân viên chỉ có thể có một bậc lương duy nhất cịn mỗi bậc lương có thể của
một hoặc của nhiều nhân viên.
b)

Xây dựng mơ hình thực thể kết hợp : (Trang Bên)

c)

Xác định sơ đồ phân cấp chức năng :

PHẦN III : THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH
I.GIỚI THIỆU NGƠN NGỮ LẬP TRÌNH :
1.Lựa chọn ngơn ngữ :


Trong thời đại ngày nay,với sự phát triển mạnh mẽ khơng ngừng của cơng nghệ
thơng tin,có rất nhiều ngơn ngữ lập trình ra đời nhằm giải quyết các bài tốn quản lý
trong mỗi cơ quan doanh nghiệp đựơc nhanh chóng và tối ưu.
Ngơn ngữ lập trình MICROSOFT ACCESS là một ngôn ngữ phổ thông,giải quyết dễ
dàng công tác quản lý tính tốn,cập nhật.....trên cơ sở dữ liệu cũng hết sức phong phú.
Hiện nay ngơn ngữ lập trình ACCESS đang là ngôn ngữ phổ biến trong các cơ quan
doanh nghiệp ở nước ta,phục vụ cho công tác quản lý .Do vậy em chọn ngơn ngữ lập
trình ACCESS cho đề tài của em.
2.Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu MICROSOFT ACCESS :
Là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu giúp ta quản lý và khai thác số liệu được lưu giữ có
tổ chức bên trong máy tính.
CSDL là tập các số liệu liên quan đến một chủ đề hay một mục đích quản lý,khai thác

nào đó.CSDL ngồi các Table cịn có những Query,Form,Report, Macro và Moudule.
Khi lưu giữ lại trên máy tính là một tập tin có đi là MDB.
a)

Table :

Là đối tượng quan trọng nhất và là thành phần cơ bản của CSDL trong
ACCESS.Dùng để ghi nhận các số liệu cơ sở,các nghiệp vụ phát sinh,các biến động
tiếp theo của những thông tin quản lý.Trong table số liệu được tổ chức theo nhiều
dịng,mỗi dịng có nhiều cột
b)

Query :

Là công cụ để truy vấn thông tin và thực hiện các thao tác trên số liệu.Sử dụng Query
để liên kết các chỉ tiêu số liệu từ Table,để chọn lựa ra những thơng tin cần quan
tâm.Hơn nữa,Query cịn là cơng cụ để chỉnh sữa số liệu,để tạo ra Table mới (Make


Table Query ),để ráp nối số liệu vào Table ( Append Query ), để xoá số liệu ( Delete
Query),tổng hợp số liệu ( Crosstab Query ) , và nhiều công cụ khác nữa.Query được
dùng làm như nền tảng để sản xuất ra các báo cáo biểu có đặc tính định dạng cao hơn
Table.Cùng lượng Table như nhau nhưng ai sử dụng Query giỏi hơn thì chương trình
sẽ tốt hơn.
c)

Form :

Dùng cho thao tác nhập liệu,tạo cảm giác như đang điền thơng tin vào các mẫu
phiếu.Trong một Form có thể chứa một Form khác gọi là Sub Form cho phép cùng

lúc nhập liệu vào nhiều Table khác nhau.Form nếu được phối hợp tốt với Marco và
Module sẽ giúp cho việc thao tác xử lý số liệu nhanh gọn hơn.
d)

Report :

Là kết quả đầu ra sau cùng của quá trình khai thác số liệu.Dùng để in ấn hay thể hiện
các báo biểu có nguồn gốc từ các Table hay từ kết quả của các bảng Query.Có nhiều
hình thức trình bày phong phú,đẹp mắt khơng những gồm chữ mà cịn có cả hình ảnh
đồ thị.....
e)

Macro :

Một tập hợp các lệnh nhằm tự động hố những thao tác thường nhật hay thay vì phải
lặp lại nhiều lần.Khi chạy Marco,Access thực hiện một loạt các thao tác quy định
trước.Marco của Access có thể chọn lựa tình huống tuỳ theo một điều kiện thực tế tại
thời điểm để làm việc này hay việc khác,giúp cho công việc quản lý số liệu trở thành
linh hoạt và thông minh hơn.
f)

Module :


Một dạng tự động hoá cao cấp và chuyên sâu hơn Marco là những hàm riêng của
người dùng được lập trình bằng Access Basic,dành cho các chuyên viên chuyên
nghiệp.Tuy nhiên trong cơng tác quản lý số liệu rất ít cần đến Module.Chỉ khi các
công cụ khác không đáp ứng được yêu cầu thì mới sử dụng đến Module.
3.Xây dựng chương trình :
a)

Mục đích :

Cơng tác quản lý nhân sự cần phaỉ thơng qua một chương trình tự động hố và dễ
dàng trong sử dụng do công tác quản lý là công tác quan trọng và hết sức phức tạp
bởi khối luợng công việc rất lớn từ khâu nhập số liệu đến khâu lưu trữ số liệu,lập các
báo cáo thống kê...........Do khối lượng công việc lớn nên dễ gây ra sai sót và mất thời
gian,một chương trình quản lý tự động hoá sẽ giúp đỡ cho người quản lý rất nhiều
trong quản lý,xử lý thông tin như : thao tác nhanh,kết quả chính xác hơn,tính bảo mật
cao hơn,tránh được các sai sót trong q trình xử lý thơng tin.
b)

Nội dung :

-

Khảo sát,tìm hiểu vấn đề quản lý nhân sự ở Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ

tinh tại Đà Nẵng Viglacera .
-

Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu phù hợp,dễ dàng lưu trữ thơng tin.

-

Xây dựng hệ thống chương trình để tự động hố cơng tác quản lý nhân sự.

4.Xây dựng cơ sở dữ liệu :
-

Table HOSONV :

Fieldname

FieldType

FieldSize

Format

Macb Text 3

Mã cán bộ

Hoten Text 40

Họ tên cán bộ

Decription