Báo cáo khoa học: "Một số khái niệm cơ bản về dự án và quản lý dự án" doc

Một số khái niệm cơ bản
về dự án v quản lý dự án

ThS. Lê thanh hơng
Viện chiến lợc v phát triển GTVT

Tóm tắt: Quản lý dự án cũng l một ngnh khoa học quản lý song về bản chất nó có
nhiều điểm khác biệt với quản lý chung. Bi báo ny đề cập đến các định nghĩa v tính chất
của dự án v quản lý dự án.
Summary: Project Management is also a management science but in nature, it has some
differences in comparison with general management. This article mentions projects and project
definitions and properties of management.
Trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện
đại hóa đất nớc hiện nay, hoạt động đầu t
đóng vai trò rất quan trọng. Đó là một vấn đề
đợc quan tâm hàng đầu của mọi ngành, mọi
cấp. Để các dự án đầu t luôn mang lại hiệu
quả thiết thực, các nhà quản lý dự án trớc hết
cần phải hiểu rõ bản chất chung của dự án và
quản lý dự án. Đây chính là nguồn gốc của sự
khác biệt giữa hoạt động quản lý đầu t với
các hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh
truyền thống.
i. một số vấn đề cơ bản về dự án
1.1. Khái niệm
Một dự án là một tập hợp các hoạt động
phụ thuộc lẫn nhau của một quá trình duy
nhất dẫn đến việc tạo ra một sản phẩm hoặc
một dịch vụ đợc xác định rõ trớc nhằm đáp
ứng một hoặc một số mục đích cụ thể có tính

thời điểm, trong một hoàn cảnh hạn chế về tài
chính, vật t, nhân lực và thời gian.
1.2. Tính chất
Một dự án thờng đợc làm rõ bằng một
quan hệ giữa ngời có yêu cầu và ngời thực
hiện đợc cụ thể hóa thông qua một ủy nhiệm
(giao việc) hoặc một hợp đồng. Ngời có yêu
cầu là ngời mua hoặc ngời sử dụng sản
phẩm hoặc dịch vụ yêu cầu đó. Họ có thể là
khách hàng hoặc là lãnh đạo cấp trên. Ngời
thực hiện là ngời đợc ủy nhiệm, mà ngời
có yêu cầu giao phó quản lý việc thực hiện dự
án còn gọi là chủ nhiệm dự án. Ngoài ngời
có yêu cầu và chủ nhiệm dự án còn có nhiều
tác nhân khác nh êkíp thực hiện dự án, ngời
cấp vốn, các nhà cung cấp các sản phẩm và
dịch vụ chuyên môn và các đại diện của các
lĩnh vực khác của môi trờng ảnh hởng tác
động đến dự án.
Bên cạnh bản chất riêng của mỗi một dự
án, các dự án đều có những tính chất chung
phân biệt dự án với các hoạt động sản xuất
kinh doanh khác của con ngời đó là:
- Tính mới, tính duy nhất
Nhìn chung nói đến một dự án là bao
hàm việc làm ra một cái gì đó mới mà nó cha
từng đợc làm trớc đây bằng cùng một
ph
ơng pháp trong cùng một bối cảnh hoàn
toàn chính xác nh vậy.

Dĩ nhiên là mức độ mới, mức độ duy nhất
của các dự án khác nhau cũng rất khác nhau.
Tính chất này là sự khác nhau cơ bản phân
biệt dự án với các hoạt động khác có tính chất
lặp đi lặp lại và liên tục theo một chơng trình chi
tiết và đợc thiết lập trớc.
- Tính chất giới hạn về thời gian thực hiện
Bản chất của dự án là tạm thời. Một dự
án luôn đợc xác định trớc thời gian bắt đầu

và thời gian kết thúc dự án. Thời gian của dự
án có thể là ngắn (trong vài tuần) cũng có thể
là dài (trong nhiều năm) tùy theo quy mô của
dự án. Tính chất này dùng để phân biệt các
khái niệm về dự án và chơng trình. Chơng
trình là một khái niệm giống với dự án song nó
khác với dự án ở một số điểm cần chú ý: Một
chơng trình nhìn chung bao gồm một tập hợp
các dự án đều nhằm đạt đợc một mục tiêu
tổng quát chung. Chơng trình có thiên hớng
nhằm đạt đợc một mục tiêu nào đó hơn là
nhằm thực hiện một sản phẩm đặc thù và
thờng có thời gian dài hơn.
- Bị gò bó trong những rng buộc nghiêm ngặt
Dự án đợc thực hiện là để thỏa mãn
khách hàng. Những đòi hỏi của khách hàng
đợc nhóm lại theo 4 loại ràng buộc sau mà
dự án phải tuân thủ:
+ Các yêu cầu về chức năng của sản phẩm
hoặc dịch vụ.

+ Các định mức về chất lợng của sản
phẩm hoặc dịch vụ.
+ Các thời hạn bàn giao sản phẩm hoặc dịch
vụ.
Chi phí của dự án.
Mức độ u tiên của 4 nhóm ràng buộc
này của các dự án khác nhau cũng thay đổi
đáng kể tùy theo sự đòi hỏi cấp bách của mỗi
một thời điểm
Bảng 1. Mối quan hệ giữa bối cảnh v
rng buộc u tiên của dự án
Bối cảnh của dự án Ràng buộc u tiên
- Bối cảnh kinh tế
khó khăn
- Chi phí của dự
án
- Thỏa mãn khách
hàng nhằm thành
công lâu dài
- Chất lợng sản
phẩm hoặc dịch
vụ
- Yêu cầu khẩn cấp,
tầm quan trọng của
cạnh tranh
- Thời hạn
- Tầm quan trọng
của an toàn
- Hiệu suất của
sản phẩm hoặc

dịch vụ
- Một chu kỳ sống biến động
Tất cả các dự án đều có một chu kỳ
sống, nó bắt đầu khi xuất hiện một mong
muốn hoặc một nhu cầu của ngời yêu cầu và
nếu mọi việc hoàn thành tốt đẹp nó sẽ đợc
kết thúc sau khi bàn giao cho ngời yêu cầu
này một sản phẩm hoặc dịch vụ nh là một sự
thỏa mãn nhu cầu của họ. Chu kỳ của dự án
bao gồm 4 giai đoạn:
+ Giai đoạn xác định dự án
Trong giai đoạn này nhu cầu đợc làm
rõ, các mục tiêu đã xác định cụ thể và về tổng
quan dự án đã đợc xác định rõ sản phẩm
hoặc dịch vụ mà nó phải bàn giao, các ràng
buộc phải tuân theo và chiến lợc thực hiện.
+ Giai đoạn chuẩn bị thực hiện
Trong giai đoạn này nội dung của dự án
đợc xác định cụ thể hơn, tính khả thi của dự
án đợc khẳng định. Cũng trong giai đoạn này
kế hoạch chi tiết của dự án đợc lập theo thời
gian, kỳ hạn, các nguồn (vật t, nhân lực, thiết
bị) và chi phí. Đồng thời các chính sách và
trình tự quản lý đợc xác định, tổ chức đấu
thầu, ký kết các hợp đồng.
+ Giai đoạn thực hiện dự án
Trong giai đoạn này sản phẩm hoặc dịch
vụ đợc thực hiện theo kế hoạch đã lập và
phù hợp với những đòi hỏi của ngời yêu cầu.
+ Giai đoạn kết thúc dự án

Trong giai đoạn này sản phẩm hoặc dịch
vụ đợc cung cấp cho ngời yêu cầu, dự án
đợc đánh giá và thực hiện các công việc kết
thúc quản lý dự án.
Thời
g
ian
Xác đ
ị
nh
dự án

Chuẩn b
ị

thực hiện
Th
ự
c hiện
dự án

Kết thúc
dự án

Chi phí
Chi phí
tích lũy
Hình 1. Mô hình chung của một dự án

Nhìn vào hình 1 ta thấy mức độ sử dụng

các nguồn (vật t, máy móc, nhân lực) tăng
dần dần và đạt cao nhất ở giai đoạn thực hiện
dự án, nó tỷ lệ thuận với chi phí của dự án.
Ba giai đoạn đầu nói chung đợc kết thúc
bằng 1 quyết định của ngời yêu cầu (chủ đầu
t). Ví dụ ngời yêu cầu có thể từ chối chấp
nhận sản phẩm hoặc dịch vụ nh thế vào cuối
giai đoạn thực hiện dự án nếu nh nó không
đáp ứng đòi hỏi của họ. Chu kỳ sống của dự
án đợc coi là biến động vì 4 giai đoạn rất
khác nhau. Chúng đợc phân biệt bằng bản
chất các hoạt động của chúng cũng nh bằng
số lợng và loại nguồn mà chúng đòi hỏi. Ví
dụ giai đoạn xác định dự án cần một số ít các
nhà tạo mẫu sản phẩm và các nhà chuyên
môn khác nhau, họ có các phiếu giao việc
hoặc hợp đồng lập một dự án thích đáng và
khả thi. Giai đoạn chuẩn bị thực hiện, trớc
hết cần các nhà kế hoạch và còn cần các
chuyên gia của các nội dung chi tiết của dự
án, họ phải xây dựng kế hoạch chi tiết để thực
hiện dự án. Còn về giai đoạn thực hiện dự án
thờng đòi hỏi số lợng lớn các nguồn, trong
nhiều trờng hợp nó đợc giao toàn bộ hoặc
một phần cho các nhà thầu phụ thông qua
các hợp đồng phụ (B').
- Có rất nhiều ngời tham gia dự án có
nguồn gốc khác nhau.
Một trong những điểm khác biệt quan
trọng nhất giữa một đơn vị tổ chức truyền

thống (ví dụ: phòng, vụ, trung tâm ) và một
dự án là nguồn gốc của những ngời tác động
đến dự án. Thật vậy chúng ta thấy rằng rất
nhiều trong số những ngời tham gia dự án
hoặc có tác động đến dự án đến từ nhiều đơn
vị hoặc các tổ chức khác nhau. Trong nhiều
dự án những ngời tham gia có chuyên môn
khác nhau và văn hóa của họ cũng rất đa
dạng. Tính chất này của dự án dẫn đến hai
hậu quả rất quan trọng:
+ Ngời ta thấy rằng trong một dự
án không dễ dàng gì để các bên tham gia dự
án có cùng chung quyền lợi, định hớng và
mục tiêu.
+ Ngời phụ trách dự án nhìn chung
có rất ít quyền về chủ động sử dụng các nguồn
(vật t, nhân lực máy móc) so với lãnh đạo của
một đơn vị truyền thống.
- Một bối cảnh không ổn định (không
chắc chắn)
Với tất cả các tính chất nh trên, toàn bộ
dự án theo định nghĩa chịu một bối cảnh
không chắc chắn. Điều đó đem đến cho dự án
những rủi ro, mạo hiểm. Chính đặc tính này
đồng thời vừa làm chúng ta lo sợ lại vừa hấp
dẫn chúng ta.
Dĩ nhiên là tất cả các dự án không chịu
cùng một mức độ không chắc chắn, nó tùy
thuộc vào:
+ Tầm cỡ của dự án

+ Mức độ mới của dự án, của công
nghệ đợc sử dụng
+ Tính chặt chẽ của các ràng buộc về
hiệu suất, chất lợng, thời gian và chi phí
+ Tính phức tạp và tính không thể dự
báo đợc của môi trờng của dự án
+ Số lợng các loại nguồn khác nhau.
II. một số vấn đề cơ bản về quản lý
dự án
2.1. Khái niệm
Quản lý dự án là nghệ thuật chỉ đạo, điều
phối các nguồn nhân lực, thiết bị và vật t
trong suốt chu kỳ của một dự án bằng việc sử
dụng các kỹ thuật quản lý hiện đại và thích
hợp để đạt đợc những mục đích đã đợc xác
định trớc:
- Quy mô, phạm vi của sản phẩm hoặc
dịch vụ;
- Chi phí;
- Thời hạn;
- Chất lợng;
- Thỏa mãn khách hàng và các bên tham gia.
2.2. Tính chất
Quản lý dự án ngày nay đã trở thành một
triết học quản lý riêng, đáp ứng tốt bối cảnh

của các tổ chức hiện tại và tơng lai và rõ
ràng là quản lý dự án đợc phát triển có sửa
đổi từ triết học quản lý truyền thống. Triết học
mới về quản lý này bao gồm 3 yếu tố cơ bản

và chúng tác động qua lại với nhau:
- Một văn hoá đặc biệt
Văn hoá ở đây đợc hiểu là tập hợp các
giá trị về nhận thức, thái độ, cách ứng xử của
mọi ngời tham gia dự án. Các giá trị chủ yếu
của văn hoá quản lý dự án là:
+ Quan điểm thỏa mãn khách hàng
+ Ưu tiên các yêu cầu của dự án.
+ Chú trọng vào nhiệm vụ và các kết quả
+ Mở ra môi trờng của dự án
+ Sáng kiến, khả năng khống chế rủi ro
+ Phân chia trách nhiệm, quy trách
nhiệm rõ ràng
+ Tính nghiêm khắc, chặt chẽ;
kỷ luật tự giác
+ Năng lực yêu cầu của các
chức danh tham gia dự án
+ Tinh thần tập thể, hợp tác
+ Bao dung đối với các vấn đề
còn nhập nhằng nớc đôi, không rõ ràng,
tránh căng thẳng.
Đó là một văn hoá yêu cầu rất cao, nó
khuyến khích đợc mọi ngời trong dự án.
- Một hình thức tổ chức đặc biệt
Các nguyên tắc tổ chức chủ yếu của
quản lý dự án hoàn toàn đối lập với quản
lý theo khuynh hớng tổ chức chỉ đạo theo
cấp bậc, phân chia thành các bộ phận riêng
rẽ, quan liêu bàn giấy.
Một mô hình tổ chức quản lý dự án bao

gồm các yếu tố sau:
+ Vai trò của ngời hoà nhập các bộ
phận với nhau: Giám đốc điều hành dự án
+ Một ê kíp của dự án gồm nhiều
chuyên môn khác nhau, nhiều đơn vị bộ phận
+ Một cấu trúc ít cấp chỉ đạo, quản lý,
có tính tổ chức cao, linh hoạt (thay đổi luôn)
+ Một phơng thức hoạt động mềm dẻo
+ Các quan hệ ngang cấp (quan hệ
các bên theo chiều ngang) quan trọng hơn là
các quan hệ cấp trên, cấp dới (theo chiều dọc)
+ Phải có các cơ chế để quản lý hiệu
quả các mặt phân giới bên trong và bên ngoài
+ Sự phân chia mức độ hoạt động
+ Các hệ thống và các quá trình đáp
ứng yêu cầu của dự án.
Dĩ nhiên nó là một phơng thức tổ chức
cơ bản dựa trên việc đạt đợc những mục tiêu
của dự án và nó không thể đợc sử dụng hiệu
quả nếu không có một văn hoá quản lý dự án
mạnh ở tất cả các bộ phận của dự án.
- Một tập hợp các kỹ thuật v các công cụ
Quản lý dự án đã trải qua thời gian đến
nay đã đợc trang bị một tập hợp các kỹ thuật
và công cụ đặc biệt để quản lý một cách hiệu
quả hơn chu kỳ sống của các dự án.
Mô hình chung của một dự án có thể trình
bày nh sau:
ở trung tâm của mô hình trong hình
vuông gồm 5 chức năng quản lý truyền thống.

Phơng pháp quản lý dự án là phân nhỏ dự án
thành các phần việc ngày càng đơn giản hơn.
Vì vậy, chức năng "quản lý mặt phân giới" của
các bộ phận của dự án đợc thêm vào đây là
một chức năng quan trọng, quyết định thành
công của dự án, nó đợc xem nh là một yếu
tố chính của quản lý dự án.
Hình 2. Sơ đồ minh hoạ các chức năng
của quản lý dự án v môi trờng của nó

C
á
c

b
ê
n

t
h
a
m

g
ia

d
ự

á

n
* Địa lý tự nhiên
* Chính sách
* Xã hội
* Quy định luật lệ
* Công nghệ
* Kinh tế
* Văn hoá
Các chức năng của QLDA
+ Lập kế hoạch
+ Giám sát
+ Kiểm tra
+ Chỉ đạo
+ Điều phối
+ Quản lý mặt phân giới
M
ô
i
t
r

ờ
n
g

c
ủ
a

d

ự

á
n
Tổ chức bên trong dự án
Chất lợng
Chi phí
Phạm vi quy mô
Các nguồn bên trong
Thời gian
* Khách hàng
* Ngời cấp vốn
* Nhà cung cấp
* Nhà thầu phụ
* Ngời sử dụng
* Các nhóm gây
sức ép
Đối tợng của các chức năng quản lý dự
án rất đặc thù, song có thể đợc quy thành 4
tham số lớn là:
Phạm vi - Thời gian - Chi phí - Chất lợng
Ngoài ra dự án bị ảnh hởng rất lớn bởi môi trờng

bên trong và bên ngoài của nó. Viện quản lý dự án ở
Mỹ đã đa ra một cấu trúc về quản lý dự án nh sau:
Quản lý dự án
Quản lý
phạm vi

Quản lý

chất lợng
Quản lý
thời hạn
Quản lý
chi phí

Quản lý
TT liên lạc

Quản lý
cung ứng
Quản lý
nhân lực

Quản lý
rủi ro
Các quá trình hoà
ậ
Các quá trình cơ bản
Hình 3. Sơ đồ các chu trình quản lý
của quản lý dự án

Quản lý dự án vì vậy bao gồm quản lý tám quá
trình này trong suốt chu kỳ của dự án. Mỗi một quá
trình có những kỹ thuật và công cụ riêng mà ta cần
phải sử dụng nó để đảm bảo thành công của dự án.
Trên cơ sở nắm vững bản chất của dự án
và quản lý dự án các nhà khoa học quản lý dự
án nghiên cứu đề xuất một tập hợp các kỹ
thuật và công cụ đặc biệt sử dụng cho mỗi một

quá trình quản lý của quản lý dự án. Dĩ nhiên là
tuỳ thuộc vào bản chất và tầm cỡ của mỗi dự
án mà có những kỹ thuật và công cụ phù hợp.
Tuy nhiên cho dù bản chất và tầm cỡ của
dự án là nh thế nào đi nữa thì việc sử dụng
các kỹ thuật và công cụ thích đáng cha phải là
điều kiện đủ để đảm bảo thành công của dự án
mà còn cần phải có một phơng thức tổ chức
và một văn hoá thích hợp. Việc lựa chọn một
phơng thức tổ chức và xây dựng một văn hóa
thích hợp cũng phải trên cơ sở nắm vững các
tính chất đặc thù của dự án và quản lý dự án.
Tài liệu tham khảo
[1]. Williamr. Duncan. A guide to the project management
body of knowledge, project management institute, 1996.
[2]. Gilles le beau et rierre menard. Conception de
projet, Universite du Quebec a Montreal, 1997