đánh giá công tác quản lí văn bản đi – đến và lập hồ sơ tại ủy ban nhân dân phường 4, quận 6, tp. hồ chí minh

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 1




LUẬN VĂN



Đánh giá công tác quản lí văn bản đi – đến và lập hồ sơ
tại Ủy ban nhân dân phường 4, quận 6, Tp. Hồ Chí Minh














Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 2

PHẦN MỞ ĐẦU
Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động có
những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện.
Hoà nhập vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư có
những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành
chính.
Công tác Văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh
đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan
Nhà nước các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị lực lượng vũ trang
nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác và đồng thời công tác Văn thư được xác
định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội
dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ
quan, là một mắt xích quan trọng trong bộ máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều
hành.
Đồng thời làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật của Đảng và Nhà
nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm
những việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo
vệ đất nước của mỗi Quốc gia. .
Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đã tạo ra những chuyển biến
mọi mặt trong nền kinh tế xã hội. Các đợn vị hành chính sự nghiệp cũng như các doanh
nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những yều cầu phát sinh, đặc biệt là vấn đề
quản lí văn bản đi – đến và song song với việc quản lí các văn bản là công tác lập hồ sơ
cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng. Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ
quan nào cũng không thể không coi trọng công tác này. Bởi nó không chỉ là phương tiện
cần thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ
quan đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện tốt công việc
quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao và theo đúng
pháp luật.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 3

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lí văn bản cũng như việc lập hồ
sơ đối với hoạt động của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với Văn phòng của Ủy ban
nhân dân phường 4, quận 6, Tp. Hồ Chí Minh nói riêng. Vì vậy đây cũng chính là lý do
và mục tiêu em chọn đề tài: “Đánh giá công tác quản lí văn bản đi – đến và lập hồ sơ
tại Ủy ban nhân dân phường 4, quận 6, Tp. Hồ Chí Minh” làm báo cáo thực tốt
nghiệp. Giúp chúng ta có cái nhìn sâu hơn về công tác văn thư.
Để thực hiện tốt đề tài này em đã sử dụng một số phương pháp:
Một là, quan sát hoạt động thực tiễn công việc, đối chiếu lý luận và thực tiễn để đánh giá
hoạt động quản lí văn bản đi – đến của Ủy ban nhân dân phường 4 quận 6 Tp.HCM.
Hai là, dựa vào và công văn 425 để làm căn cứ đối chiếu với tình hình thực tế tại cơ quan.
Ba là, dựa vào các tài liệu, quy chế, báo cáo tổng kết để phân tích, thống kê rút ra những
giải pháp mang tính khả thi.
Bốn là, sử dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp để khai thác thêm thông tin cho đề tài
này.
Cuối cùng, sử dụng bảng câu hỏi để tìm hiểu rõ về vấn đề
Bố cục bài báo cáo gồm 3 chương:
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐI - ĐẾN VÀ
LẬP HỒ SƠ
CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 4
QUẬN 6, TP. HỒ CHÍ MINH
CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG, GIẢI PHÁP VỀ VẤN CÔNG TÁC QUẢN LÍ VĂN BẢN
ĐI - ĐẾN VÀ LẬP HỒ SƠ TẠI ỦY BAN NHÂN PHƯỜNG 4, QUẬN 6, TP. HCM
Do hạn chế về thời gian nên bài báo cáo không thể tránh khỏi những khiếm
khuyết. Kính mong Quý thầy, cô cùng các anh, chị và các bạn đóng góp ý kiến cho em để
bài báo cáo được hoàn chỉnh hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 4

CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ CÔNG TÁC LẬP
HỒ SƠ
1.1. Khái quát về công tác quản lý và giải quyết văn bản đi - đến
1.1.1. Khái niệm
- Tổ chức quản lý văn bản: Là thực hiện những công việc quản lý công văn giấy tờ
được đảm bảo an toàn và tra tìm một cách nhanh chóng.
1.1.2. Ý nghĩa của công tác quản lý văn bản và giải quyết văn bản đi - đến
- Làm tốt công tác quản lý văn bản đi - đến sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ
quan được nhanh chóng, chính xác…hạn chế được bệnh quan lưu giấy tờ.
- Giữ gìn được những tài liệu và thông tin của cơ quan để làm cơ sở chứng minh
cho mọi hoạt động của cơ quan là hợp pháp hay không hợp pháp.
- Giữ gìn bí mật của Nhà nước cũng như bí mật của cơ quan.
1.2. Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
1.2.1. Khái niệm văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn
bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội
bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi.
1.2.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đi
Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có
quy định khác, đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan.
Tất cả văn bản đi được kiểm tra về thể thức và nội dung trước khi gửi đi.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 5

1.2.3. Quy trình quản lý văn bản đi
Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi

Bước 1: Kiểm tra văn bản
- Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Nếu phát hiện có sai sót phải
kịp thời báo cáo cho người giao trách nhiệm được xem xét và giải quyết
- Ghi số và ngày, tháng văn bản
- Nhân bản: Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định
Bước 2: Đóng dấu
Đóng dấu văn bản cơ quan : Việc đóng dấu được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3
điều 26 của Nghị định số 110/2004/ NĐ - CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về công tác văn thư


Kiểm tra
văn bản
(1)

Đóng
dấu
(2)

Đăng ký
văn bản đi
(3)

Làm thủ tục
chuyển phát và
theo dõi

(4)

Lưu

văn bản
đi

(5)

Kiểm tra
thể thức
hình thức
kỹ thuật
trình bày
Đóng
dấu cơ
quan
Đăng
ký văn
bản đi
bằng
sổ
Đăng ký
văn bản
đi bằng
máy tính
Làm
thủ tục
phát
hành
văn bản
Ghi số
ngày
tháng

năm
Đóng
dấu độ
khẩn mật
Chuyển
phát văn
bản
Nhân
bản
Theo dõi
việc
chuyển
phát văn
b
ản

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 6

Bước 3: Đăng ký văn bản đi
- Đăng ký văn bản bằng sổ:

Nội dung bên trong sổ gồm:
Số, ký
hiệu văn
bản
Ngày
tháng văn
bản
Tên loại và
trích yếu nội
dung văn bản
Nơi nhận
vản bản
Số lượng
văn bản
Nơi lưu
văn bản
Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)


Hướng dẫn đăng ký
(1) Ghi số và ký hiệu của văn bản
(2) Ghi ngày, tháng vản bản. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm
số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 31/12.
(3) Tên loại và trích yếu nội dung thể hiện trên vản bản.
(4) Ghi tên cơ qua, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản
(5) Ghi số lượng vản bản phát hành
(6) Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân lưu vản bản

(7) Ghi những điều cần thiết khác



TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN (NẾU CÓ)
TÊN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ)
NĂM…………………….

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Từ số………………đến số…………
Từ ngày…………….đến ngày……

Quyển sổ:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 7

- Đăng ký văn bản đi bằng máy tính là: Sử dụng phần mềm vào quản lý văn bản.
- Thực hiện theo hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý vản bản của cơ quan, tổ
chức cung cấp phần mềm đó.
Bước 4: Làm thủ tục theo dõi và chuyển phát văn bản đi
 Làm thủ phát hành văn bản:
 Lựa chọn phong bì: Bì văn bản phải được làm bằng loại giấy dai bền khó thấm
nước, không nhìn thấu được.
 Chuyển phát văn bản đi
 Văn bản phải được chuyển ngay trong ngày hoặc chậm nhắt là sáng ngày hôm sau,
vào sổ và đăng ký phát hành.
 Theo dõi việc chuyển phát vản bản:
 Lập phiếu gửi theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Nếu phát hiện văn bản bị thất

lạc phải báo cho người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
 Mẫu sổ : Trang bìa trình bày tương tự như trang bìa của sổ đăng ký vản bản đi, chỉ
khác tên gọi “Sổ chuyển giao văn bản đi” và không có dòng chữ “từ số…đến
số…”
 Phần đăng ký bên trong :
Ngày tháng Số và ký hiệu văn bản Nơi nhận văn bản Ký nhận Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5)


Bước 5: Lưu văn bản đi
Văn bản lưu lại văn thư phải có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
1.3. Công tác tổ chức và giải quyết văn bản đến
1.3.1. Khái niệm văn bản đến
- Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính
và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn
bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 8

1.3.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đến
- Các văn bản đến phải qua văn thư đăng ký
- Trước khi văn bản được giao giải quyết thì thông qua Thủ trưởng cơ quan và
Chánh văn phòng xem xét.
- Được tổ chức và giải quyết kịp thời
1.3.3. Quy trình quản lý văn bản đến: Gồm có 3 bước
Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến

Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
- Tiếp nhận văn bản đến:
Người làm công tác văn thư khi tiếp nhận các văn bản chuyển đến ở mọi nguồn, có
những trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải
kiểm tra về số lượng, tình trạng phong bì nơi nhận.
- Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Sau khi tiếp nhận các văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:
 Loại không bóc bì: Bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể
trong cơ quan và các bì chỉ đích danh người nhận.
Tiếp nhận và đăng
ký văn bản đến (1)
Trình văn bản đến
và chuyển giao (2)
Giải quyết và đôn đốc
nhắc nhở văn bản đến (3)
Tiếp nhận văn bản
đ
ến

Trình văn bản đến
Giải quyết văn bản đến
Phân loại sơ bộ
bóc bì văn bản đến
Đóng dấu đến, ghi
số, ngày đến
Đăng ký
Trình văn bản đến
Chuyển giao văn bản
đi
Theo dõi đôn đốc việc
giải quyết văn bản đến
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 9

 Loại do cán bộ văn thư bóc bì: Bao gồm tất cả các loại bì còn lại trừ các loại văn
bản trên có dấu chữ ký hiệu độ mật, chữ “C” in hoa nét đậm chứ không đóng dấu
mật.
- Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến: Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được
đăng ký tập trung tại văn thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy
định của cơ quan của pháp luật.
Mẫu dấu “Đến”




Đăng ký văn bản đến bằng sổ
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN (nếu có)

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm:
Từ ngày………đến ngày………
Từ số………….đến số………….
Quyển số: ……

Nội dung bên trong của sổ gồm các cột mục sau:
Ngày
đến
Số
đến
Số, ký
hiệu
Ngày
tháng
Tác giả
văn
bản
Tên loại
và trích
yếu
Lưu
hồ sơ
số
Đơn
vị
nhận
Ký
nhận

Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)




TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC

Số: …………
Ngày: ……
Lưu hồ sơ số: ………

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 10

Bước 2: Trình và chuyển giao văn bản đến
- Trình văn bản đến
- Chuyển giao văn bản đến
Bước 3: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Giải quyết văn bản đến: Khi nhận văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm
chuyển giải quyết kịp thời.
- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: Văn bản đến được theo dõi.
1.4. Khái quát về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ
1.4.1. Khái niệm lập hồ sơ
Lập hồ sơ là: Tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công
việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo từng vấn đế, sự việc hoặc theo các đặc điểm khác
của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục theo phương pháp khoa học.

1.4.2. Phương pháp lập hồ sơ
Phương pháp lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ là bản kê tên các hồ sơ mà cơ quan đơn vị sẽ lập trong năm có ghi
thời hạn bảo quản và tên người lập.
Nội dung của việc lập danh mục hồ sơ
- Phân chia đề mục trong danh mục
- Dự kiến tiêu đề hồ sơ
- Dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ
- Dự kiến họ tên người lập hồ sơ.









Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 11

Mẫu danh mục hồ sơ như sau:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập- Tự do- Hạnh phúc

DANH MỤC HỒ SƠ NĂM…
STT

Số và ký hiệu

Tiêu đề hồ sơ

Thời hạn bảo quản Người lập hồ sơ

Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6)


Bản danh mục hồ sơ này có….hồ sơ, bao gồm:
………… hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn
… hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài
………… hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời.
Duyệt
Ngày tháng năm
Thủ trưởng cơ quan
Ký tên và đóng dấu

Phương pháp lập hồ sơ trong trường hợp không có danh mục hồ sơ
Lập hồ sơ theo sự hướng dẫn của danh mục hồ sơ tuy có nhiều thuận lợi nhưng
trong thực tế, hầu như các cơ quan nhà nước đều không lập được bản danh mục việc khác
và giao nộp cho cơ quan theo từng bó, gói hoặc cặp ba giây. Việc lập hồ sơ sẽ trở nên khó
khăn hơn và ta tiến hành theo trình tự như sau:
Bước 1: Mở hồ sơ
Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi
giải quyết công việc vào hồ sơ.
- Nguồn thu là văn bản đi - đến

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 12

Bước 3: Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ
- Sắp xếp theo trình tự thời gian
- Sắp xếp hồ sơ theo số văn bản
- Sắp xếp văn bản theo quá trình giải quyết công việc
- Sắp xếp văn bản theo vần chữ cái
Bước 4: Biên mục hồ sơ
Biên mục hồ sơ là ghi chép lên bìa hồ sơ và tờ mục lục văn bản thành phần, nội dung.
STT

Số và ký hiệu
văn bản
Ngày tháng
văn bản
Tác giả văn
bản
Tên loại và trích
yếu nội dung
Tờ
số
Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6)

(7)

Bìa hồ sơ
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN………

TÊN CƠ QUAN……………………
HỒ SƠ
Từ ngày….đến….ngày…
Gồm:….tờ
Phông số:……… thời hạn bảo quản:
Mục lục sơ: …….
Hồ sơ số: ……….



Viết chứng từ kết thúc:





Hồ sơ gồm có…tờ
Mục lục văn bản có: 2 tờ
Đặc điểm, trạng thái của văn bản trong hồ
sơ…

Tp. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm
Người lập:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 13

1.4.3. Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
- Thời hạn giao nộp: Theo quy định tại nghị Định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004
về công tác văn thư.

- Thủ tục giao nộp: Khi giao nộp tài liệu phải nộp hai bản “Mục lục hồ sơ tài liệu nộp
lưu” và hai bản “Biên bản giao nhận tài liêu”. Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu
và lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản.
Mẫu mục lục hồ sơ nộp lưu như sau:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập- Tự do- Hạnh phúc

MỤC LỤC HỒ SƠ NỘP LƯU
Năm: …………………….
STT

Ký hiệu
hồ sơ
Tiêu đề
hồ sơ
Ngày tháng bắt
đầu và kết thúc
Số lượng
tờ
Thời hạn bảo
quản
Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)


Tổng cộng bản mục lục hồ sơ này gồm có … hồ sơ, trong đó có……hồ sơ có thời hạn
bảo quản vĩnh viễn… hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài….hồ sơ có thời hạn bảo quản
tạm thời.
Ngày tháng năm

Họ tên chức vụ, chữ ký của người phụ trách lưu trữ
Cơ quan nhận hồ sơ






Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 14

CHƯƠNG 2
GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ UBND PHƯỜNG 4, QUẬN 6, TP.HCM
2.1. Quá trình thành lập và phát triển của UBND phường 4, Quận 6, Tp. HCM.
Tên cơ quan: Ủy ban nhân dân phường 4, Quận 6, Tp. Hồ Chí Minh
Địa chỉ: 152 Phạm Văn Chí, phường 4, Quận 6, Tp. Hồ Chí Minh
UBND phường 4, Quận 6, Tp. Hồ Chí Minh được thành lập theo Quyết định số
178/QĐ - CP ngày 05/7/1973 của Hội đồng Chính phủ, trên sự sát nhập của UBND
phường 1 và một phần của phường 2, UBND phường 4 tồn tại đến ngày nay. Hiện nay thì
UBND phường 4 chưa có phân các ra các phòng ban.
Địa bàn Phường 4 có 05 khu phố, 72 tổ dân phố, có 4008 hộ với 16.477 nhân
khẩu (trong đó KT1 với 3.414 hộ, 15.095 nhân khẩu ; KT2 với 119 hộ, 468 nhân khẩu và
KT3 với 475 hộ, 914 nhân khẩu). Tổ chức bộ máy chính quyền có 43 người trong đó có
11 người tốt nghiệp đại học, 01 cao đẳng, 05 trung cấp, có 11 cán bộ đang theo học các
lớp đại học.
UBND phường phân công 02 Phó Chủ tịch phụ trách riêng từng khối theo lĩnh vực
và quyết định ký trực tiếp đối với các văn bản hành chính thông thường; đối với các
quyết định cá biệt hoặc văn bản quan trọng do đồng chí Chủ tịch phụ trách ký duyệt.
Về thành phần dân tộc thì đa số là người Kinh (chiếm 71, 54%), kế đến là người

Hoa chiếm 27,31%, ngoài ra còn một số khác như người Chăm, Khơme, Tày, Nùng….
Với vị trí địa lý là cửa ngõ phía Tây của Thành phố Hồ Chí Minh, có chợ Bình
Tiên là trung tâm buôn bán, do đó thế mạnh của thương mại dịch vụ, trong đó chủ yếu là
buôn bán, bên cạnh đó với phần đông là dân lao động, có đông người Hoa nhiều kinh
nghiệm, nhạy bén trong sản xuất - kinh doanh, phát triển mạnh về sản xuất nhỏ tiểu thủ
công nghiệp.
Việc chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hướng “Thương mại - Dịch vụ - Công
nghiệp - Tiểu thủ công nghiệp” đã tạo sự chuyển biến tích cực trong phát triển kinh tế -
xã hội theo Nghị quyết Đại hội Đảng bộ Phường nhiệm kỳ VIII (2000 - 2005) đề ra, tốc
độ tăng trưởng kinh tế hàng năm đạt trên 10%; riêng trong năm 2006 tăng 11,9% so với
năm 2005. Bên cạnh đó, phường đã triển khai nhiều biện pháp đồng bộ nhằm khai thác
tiềm năng thế mạnh của các thành phần kinh tế, đa dạng hóa các hình thức hợp tác, khai
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 15

thác có hiệu quả các nguồn vốn đầu tư trong và ngoài nước; tạo điều kiện thuận lợi để các
đơn vị kinh tế tư nhân mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh, kinh tế hợp tác, hợp tác xã
hoạt động ổn định.
Hoạt động thương mại - dịch vụ trên địa bàn phát triển mạnh, tốc độ năm sau cao
hơn năm trước; doanh nghiệp tư nhân, các cơ sở cá thể hình thành ngày càng nhiều đã
nâng tổng doanh thu mua bán hàng hóa, dịch vụ tăng bình quân giai đọan 2000-2005 là
10% năm, riêng năm 2006 tăng 11,9% so với năm 2005 của Nghị quyết Đại hội Đảng bộ
Quận Khóa IX đã đề ra. Về sản xuất công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp, giá trị sản xuất
công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp tăng bình quân hàng năm giai đọan 2000-2005 là
12,02%; riêng trong năm 2006 tăng 9% so với năm 2000.
Các hoạt động văn hóa - xã hội và công tác chăm lo nhân dân có những chuyển
biến tích cực, đời sống người dân từng bước được cải thiện. Trong 05 năm 2000 - 2005
bình quân hàng năm phường 4 trợ cấp khó khăn thường xuyên là 50 triệu đồng, chăm lo
Tết 80 triệu đồng cho các đối tượng chính sách, dân nghèo, trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt

khó khăn.
Trong công tác xóa đói giảm nghèo phường 4 đã tập trung mọi nguồn lực để thực
hiện, qua đó đã hoàn thành chỉ tiêu Nghị quyết Đại hội VIII trước thời hạn, phường 4 đạt
chuẩn không còn hộ nghèo có thu nhập bình quân dưới 4 triệu đồng/người/năm trước thời
hạn.
Chất lượng dạy và học được nâng cao, tỷ lệ tốt nghiệp các bậc học hàng năm đạt
trên 99% tốt nghiệp bổ túc PTTH cao hơn tỷ lệ bình quân toàn Thành phố, duy trì hiệu
quả đạt chuẩn quốc gia về chống mù chữ, phổ cập tiểu học và THCS, đến nay toàn
phường đạt chuẩn phổ cập giáo dục bậc Trung học.
Tình hình an ninh chính trị - trật tự an toàn xã hội trên địa bàn phường 4 được giữ
vững không để xảy ra vụ việc phức tạp về an ninh chính trị, khiếu kiện tập thể, số vụ
phạm pháp hình sự giảm dần từng năm, tỷ lệ phá án bình quân hàng năm đạt trên 55%.
Công tác quân sự - quốc phòng địa phường 4 ngày càng được nâng cao về chất
lượng, đáp ứng yêu cầu chỉ tiêu, kế hoạch Thành phố giao cho ; công tác tuyển chọn và
gọi công dân nhập ngũ đạt và vượt chỉ tiêu cao. Đặc biệt công tác phát triển Đảng trong
thanh niên thi hành NVQS được phường 4 chú trọng nên đạt được những kết quả tốt.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 16

Hoạt động khối Nội chính ngày càng nâng cao hiệu quả, đảm bảo phục vụ nhiệm vụ
chính trị địa phương.
Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ về lý luận chính trị, chuyên môn nghiệp vụ…
được quan tâm đúng mức, nhằm chuẩn hóa cán bộ đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ trong tình
hình mới.
Khối đại đoàn kết toàn dân tộc tiếp tục được củng cố; chất lượng tổ chức và hoạt động
Mặt trận - Đoàn thể xây dựng lực lượng nòng cốt, đưa các hoạt động phong trào cuộc vận
động… ngày càng đi vào chiều sâu và đạt hiệu quả thiết thực, qua các phong trào hoạt
động công tác tập hợp, phát triển lực lượng đoàn viên, hội viên hàng năm đều đạt và vượt
chỉ tiêu.

2.2. Chức năng, nhiệm vụ của UBND phường 4
2.2.1. Chức năng
- Quyết định chương trình công tác toàn khóa và chương trình công tác hàng năm của
cơ quan, quy chế làm việc.
- Quyết định chủ trương, biện pháp lớn trên các lĩnh vực công tác; phương hướng,
nhiệm vụ chủ yếu của kế hoạch kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng, xây dựng hệ
thống chính trị 6 tháng hàng năm và nhiệm kỳ của Đảng bộ.
- Quyết định những chương trình mang tính đột phá của từng năm và toàn khóa trên các
lĩnh vực công tác nhằm cụ thể hóa Nghị quyết Đại hội Đảng bộ của phường.
- Có trách nhiệm thảo luận và quyết định tập thể về công tác cán bộ của Đảng bộ, quy
định các chức danh thuộc thẩm quyền theo quy định.
- Thực hiện giám sát thường xuyên và giám sát theo chuyên đề, theo quy định tại
Hướng dẫn 05-HD/KTTW ngày 25 tháng 7 năm 2007 của Ủy ban kiểm tra trung
ương “Hướng dẫn thực hiện giám sát cấp ủy, ban thường vụ cấp ủy các cấp”.
2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Phường 4
- Nhiệm vụ của UBND Phường 4 được quy định trong Luật tổ chức HĐND và UBND.
Trong nhiệm vụ, quyền hạn do pháp luật quy định UBND ra quyết định tổ chức và
thực hiện.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 17

- Căn cứ nhiệm vụ thường xuyên và đột xuất của cấp ủy, văn phòng giúp cấp ủy xây
dựng lịch công tác năm, quý, tháng, tuần của thường trực, Ban Thường vụ và UBND
phường 4, góp phần vào việc tăng cường công tác lãnh đạo.
- Chủ động phối hợp các phòng, ban, ngành, đơn vị tham mưu giúp cấp Quận theo dõi,
đôn đốc các phòng, ban, ngành,…thực hiện các nhiệm vụ chương trình công tác đề ra.
- Giúp chuẩn bị tốt nội dung và các điều kiện cần thiết phục vụ các cuộc họp để đảm
bảo các điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị công tác phục vụ chu đáo, khoa học.
- Chủ động nắm tình hình triển khai thực hiện các chương trình, nhiệm vụ của UBND

phường 4 và cơ sở, tổng hợp, phân tích, xử lý thông tin kịp thời để tham mưu cho cấp
lãnh đạo, chỉ đạo.
- Quản lý hành chính nhà nước ở địa bàn phường trên lĩnh vực kinh tế - xã hội, phát
triển đô thị, lập và dự toán về thu chi ngân sách và quyết toán ngân sách Nhà nước
quản lý Nhà nước về tài nguyên đất đai, khoa học, công nghệ - môi trường.
- Tuyên truyền giáo dục pháp luật, đảm bảo an ninh - chính trị, trật tự an toàn xã hội
trên địa bàn phường.
- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản, bảo vệ tính mạng, tự do và các quyền và lợi ích
của công dân. Chống tham nhũng, buôn lậu và các tệ nạn xã hội khác như mại dâm,
ma túy…
- Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án ở phường theo quy định của pháp luật.
- Quản lý công tác tổ chức biên chế lao động tiền lương và đào tạo đội ngũ cán bộ, biên
chế bảo hiểm xã hội theo sự phân cấp.
- Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất và báo cáo chuyên đề với lãnh
đạo.
2.3. Cơ cấu tổ chức và sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND phường 4
 Cơ cấu tổ chức của UBND phường 4 bao gồm:
- Chủ tịch: Phụ trách và điều hành chung mọi hoạt động của cơ quan
- 01 Phó chủ tịch: Phụ trách khối kinh tế
- 01 Phó chủ tich: Phụ trách khối Văn hóa - Xã hội.
-
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 18



SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC UBND PHƯỜNG 4

Chủ tịch UBND


P. Chủ Tịch Khối Kinh Tế

Tài
chính

Địa
chính
xây
dựng

Giao
thông
đô thị
Trật
tự đô
thị

P. Chủ Tịch Khối VH - XH
Xóa
đói
giảm
nghèo

Y tế
Dân
số

GĐ &
trẻ
em

VH
XH
Văn
Phòng
UBND
Tư
Pháp
Công
An
Quân
Sự
Tổ Ủy
Nhiệm
Thu
9 Ban
Điều
Hành
KP
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 19

2.4. Tình hình công tác quản lý văn bản đi - đến và lập hồ sơ của UBND phường 4
Văn thư thuộc văn phòng của cơ quan có chức năng tham mưu, tổng hợp và mang
tính chất phục vụ (hậu cần). Phối hợp, điều hòa mối quan hệ các cơ quan trên địa bàn
phường 4 và chịu sự chỉ đạo và quản lý trực tiếp của thường trực Quận ủy, đồng thời chịu

sự chỉ đạo về mặt nghiệp vụ của văn phòng cơ quan.
Cán bộ văn thư có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
Quản lý công văn đi - đến, bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan, hồ sơ lưu
trữ.
Phân loại công văn đến và trực tiếp vào sổ, chuyển giao văn bản. Đăng ký công
văn, văn bản đi vào sổ.
Cán bộ văn thư phải xem xét lần cuối về nội dung và thể thức văn bản rồi đóng
dấu ban hành.
Sau khi mọi thủ tục hoàn thành xong, tiến hành chuyển giao văn bản, đóng gói
công văn trực tiếp gửi bưu điện cho các cơ quan, đơn vị theo nơi nhận.
Để đảm bảo cho quá trình hoạt động của UBND phường 4, thì cán bộ văn thư phải
thực hiện tốt những nhiệm vụ trên.
Chính vì thế trong những năm qua, công tác tổ chức quản lý văn bản đi - đến và
công tác lập hồ sơ của UBND phường 4 đã có những bước phát phát triển to lớn. Nhờ
vào sự nỗ lực của mọi người nên công tác hành chính đã đi vào nề nếp, hoạt động nhịp
nhàng, tạo tiền đề phát triển cho những năm sau.
Cũng chính vì điều đó mà công tác quản lý văn bản đi - đến và lập hồ sơ trong
UBND phường 4, ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt là công cuộc cải cách
hành chính nhà nước, trong đó công tác quản lý văn bản đi - đến và lập hồ sơ là một trong
những trọng tâm tập trung đổi mới.
Mọi công văn, giấy tờ lấy danh nghĩa cơ quan, đơn vị hay một tổ chức nào đó để
gửi ra ngoài hoặc trong nội bộ cơ quan đều phải được Chủ tịch, Phó Chủ tịch hoặc
người có thẩm quyền ký chính thức, sau đó phải chuyển qua bộ phận Văn thư đăng
ký, đóng dấu. Tất cả các công văn đi phải lấy số riêng cho từng loại.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 20

- Trong năm 2010 UBND phường đã ban hành 1268 văn bản (cụ thể Công văn 295,

thực hiện 292 báo cáo, 81 thông báo, 136 kế hoạch, 90 thư mời và ban hành 374 quyết
định các loại)
Số liệu văn bản ban hành trong 3 năm thống kê như sau

Năm
Tên
2009 2010 2011
Quyết định
325 374

390
Thông báo
61 81 87
Tờ trình
42 61 80
Báo cáo
297 292 324
Kế hoạch 127 136 178
Thư mời và các
loại giấy tờ khác

78 90 120

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 21

CHƯƠNG 3
THỰC TRẠNG, GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI - ĐẾN VÀ
LẬP HỒ SƠ TẠI UBND PHƯỜNG 4, QUẬN 6, TP.HCM
3.1. Thực trạng công tác quản lý, giải quyết văn bản đi - đến tại UBND phường 4
- Khái quát chung về công tác văn thư là: Hoạt động để đảm bảo thông tin bằng văn
bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành công việc của cả cơ quan.
- Trong văn phòng, công tác văn thư là nội dung quan trọng chiếm phần lớn hoạt động
của văn phòng, của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với UBND phường 4 nói riêng.
Phường 4 có một cán bộ văn thư làm nhiệm vụ quản lý các văn bản đi - đến và lập hồ
sơ của cơ quan. Cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm lâu năm nên thành
thạo trong quá trình giải quyết công việc.
- Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện quan trọng và chủ yếu để tiến hành
và tổ chức mọi hoạt động của các cơ quan Nhà nước, Đảng được coi là bộ mặt của cơ
quan và đồng thời đó là nguồn tư liệu xác thực quý giá cho việc nghiên cứu về chính
trị, kinh tế - xã hội, lịch sử, văn hóa,…
- Thực hiện tốt công tác quản lý công văn là một yếu tố có tính quyết định đến hiệu quả
công tác của cơ quan. Xuất phát từ yêu cầu cấp thiết khách quan của công tác quản lý
công văn, phường 4 cũng có những quy định về chế độ tiếp nhận, xử lý, phân phối,
giải quyết. Theo dõi giải quyết công việc, quy trình soạn thảo văn bản, đến khâu quản
lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, bảo quản hồ sơ.
3.1.1. Thực trạng về công tác quản lý và giải quyết văn bản đi tại UBND phường 4

- UBND phường 4 đã chỉ đạo, hướng dẫn cán bộ văn phòng thường xuyên cập nhật,
theo dõi và thực hiện công tác văn thư lưu trữ theo quy định, thường xuyên rà soát, kiểm
tra các văn bản đảm bảo đúng quy trình, đúng thể thức trình tự trước khi ban hành theo
Thông tư số 55/2005/TTLT - BNV – VPCP; quy trình xử lý công văn đến… Tại đơn vị
UBND phường đã xây dựng và ban hành quy chế phân công vai trò trách nhiệm cụ thể
từng cá nhân, trong đó 01 cán bộ Văn phòng phụ trách công tác tổng hợp, phụ trách quản
lý tổ 01 cửa và phụ trách công tác văn thư lưu trữ (đồng chí Bùi Thị Hồng Nhung tốt
nghiệp trung cấp lý luận chính trị, đại học Luật).

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 22

Quy trình quản lý văn bản đi gồm các bước sau















Bước 1: Kiểm tra văn bản

- Phần lớn các văn bản của UBND đều do cán bộ văn phòng soạn thảo, còn có một số
ban ngành, đoàn thể thì các phòng ban đó tự soạn thảo. Nhưng trước khi các văn bản
được phát hành thì các văn bản đó phải được tập trung tại văn thư, để cán bộ văn thư
kiểm tra về hình thức, thể thức và kỷ thuật trình bày…
 Ghi số, ngày tháng của văn bản:
 Ghi số của văn bản:
- Số của văn bản được đánh chi tiết theo từng tên loại của văn bản
 Ghi ngày, tháng, năm văn bản:
- Ngày, tháng, năm ghi trên văn bản là ngày văn bản được người có thẩm quyền ký và
đóng dấu.
- Đối với văn bản có ngày nhỏ hơn 10 và có tháng nhỏ hơn 02 thì phải thêm số “0”
trước số đó.
Kiểm tra
văn bản
Đóng
dấu
Đăng
ký văn
Làm thủ tục chuyển
phát và theo dõi

Lưu văn
b
ản đi

Kiểm tra
hình thức
thể thức kỹ
thuật trình
bày

Ghi số
ngày
tháng
năm
Nhân
bản
Đóng
dấu cơ
quan
Đóng
dấu độ
khẩn mật
(nếu có)
Đăng ký
văn bản đi
bằng sổ
hoặc bằng
máy tính
Làm
thủ tục
phát
hành
văn bản
Chuyển
phát văn
bản
Theo dõi
việc chuyển
phát văn
b

ản bản

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 23

- Nhưng nhìn chung việc đánh số của UBND phường 4 là đúng thể thức, số ký hiệu đầy
đủ nhưng bên cạnh đó vẫn còn một số văn bản có tháng nhỏ hơn 02 thì thêm số “0”
nhưng trong một số văn bản ở UBND phường 4 vẫn còn nhiều sai sót về thể thức
trình bày. (Đính kèm phụ lục 1)
- Nhân bản: Sau khi cán bộ văn thư kiểm tra hình thức, thể thức trình bày, có chữ ký
của người có thẩm quyền, có ý kiến của cấp trên về việc nhân số lượng văn bản là bao
nhiêu bản thì cán bộ văn thư sẽ photocopy nhân bản theo số lượng yêu cầu.
Bước 2: Đóng dấu cơ quan
- Khi đóng dấu văn bản đi ở UBND phường 4 cán bộ văn thư đã kiểm tra số, chữ ký
của người ký có đúng thẩm quyền hay không, dấu đóng đã đúng thể thức quy định
hay chưa, nếu sai sót yêu cầu đơn vị đó sửa lại hoặc làm lại.
- Việc đóng dấu giáp lai cho văn bản còn phụ thuộc vào tính chất của văn bản cũng như
nội dung để ta đóng dấu giáp lai như: Có một số văn bản đặc biệt như quy phạm pháp
luật hay bên Địa chính…thì nội dung văn bản 02 trang trở lên được đóng dấu giáp lai,
dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản. Còn đối những văn bản hành
chính thông thường thì không cần đóng dấu giáp lai. (Đính kèm phụ lục 3)
Bước 3: Đăng ký văn bản đi
- Đăng ký văn bản đi là việc cập nhật thông tin cần thiết của văn bản như: Số, ký hiệu
ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên loại trích yếu…nhằm làm cơ sở dữ liệu quản
lý văn bản trên máy tính hoặc sổ quản lý văn bản của cơ quan, giúp cho việc quản lý
và tra tìm văn bản một cách dể dàng, nhanh chóng.
- Việc đăng ký văn bản là thủ tục không thể thiếu đối với bất kỳ văn bản nào nhằm tạo
điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm và quản lý số lượng văn bản trong năm. Thực tế
hiện nay UBND phường 4 chưa có phần mềm quản lý văn bản cho nên việc quản lý

văn bản chủ yếu là bằng sổ. Hiện nay UBND Quận 6 đang triển khai phần mềm quản
lý văn bản, UBND phường 4 đã đề cử đồng chí Bùi Thị Hồng Nhung phụ trách văn
thư đi học, tiếp nhận phần mềm, dự kiến trong năm 2013 sẽ áp dụng phần mềm vào
quản lý văn bản.
- Văn bản được ban hành ngày nào thì được cán bộ văn thư đăng ký ngày đó.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 24

Mẫu sổ: Trang bìa









Mẫu sổ đăng ký bên trong tại UBND phường 4. (Đính kèm phụ lục 4)
Ngày Số Nội dung Người vào sổ
( 1 ) ( 2 ) ( 3 ) ( 4 )


- UBND phường không có sổ đăng ký theo dõi công văn “khẩn”, “mật”.
- Từ mẫu sổ trên, ta nhận thấy phần đăng ký nội dung bên trong sổ còn thiếu một số nội
dung so với mẫu sổ đã học như: Người ký, nơi nhận văn bản, đơn vị người nhận bản
lưu, số lượng bản. Phần đăng ký bên trong sổ đăng ký văn bản đi của UBND phường
4 có thêm cột “Người vào sổ” nhằm quản lý văn bản, không bị thất lạc văn bản.

Ví dụ: Mẫu sổ đăng ký bên trong sổ của UBND phường 4.
Ngày Số Nội dung Người vào sổ
04/01/2011 01 Công văn bổ nhiệm ngạch công chức Đỗ Thị
Tuyết Mai
Hạ
06/01/2011 05 Xác minh nhà đất 178/7 PVC ĐC

Bước 4: Chuyển phát và theo dõi chuyển phát
- Sau khi đăng ký văn bản xong thì làm thủ tục chuyển phát. Bì thư của UBND phường
4 là bì thư có mẫu riêng, có tên cơ quan, địa chỉ, số điện thoại, số Fax. Để văn bản vào

ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 4


SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI NĂM 2011
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 25

bì, dán bì, tùy theo độ dày mỏng, kích thước của văn bản để lựa bì cho phù hợp sau đó
gấp mặt giấy có chữ vào bên trong nhằm đảm bảo tính thẩm mỹ, trang trọng và bí
mật.
- Đối với văn bản thông thường cán bộ văn thư tại UBND phường 4 sẽ bỏ bì thư cẩn
thận, bên ngoài có ghi rõ địa chỉ cơ quan hoặc cán nhân gửi và nhận
Mẫu bì: (Đính kém phụ lục 5)

Bước 5: Lưu văn bản đi
- Sau khi hoàn tất các bước trên thì cán bộ văn thư ở UBND phường 4 sẽ giữ lại bản
chính và được lưu ở văn phòng UBND. (Đính kèm phụ lục 6)
- Mỗi văn bản do cơ quan làm ra để phục vụ cho hoạt động điều hành, quản lý đều
được giữ hai bản chính để lưu, một bản sau khi được ban hành được lưu lại tại đơn vị
hoặc người soạn thảo văn bản, một bản lưu tại văn thư. Bản lưu dùng để làm căn cứ
pháp lý và phục vụ cho việc tra tìm khi cần thiết. Các văn bản lưu là văn bản chính và
được sắp xếp theo số, ký hiệu.
- Bên cạnh đó tại UBND phường 4 còn có một số văn bản đi, sau khi lưu văn bản thì
cán bộ văn thư không đóng dấu văn bản mà đưa vào lưu, như vậy văn bản đó sẽ
không có hiệu lực pháp lý, về cơ bản là sai. (Đính kèm phụ lục 6)
- Văn bản lưu của UBND phường 4 được sắp xếp theo tên loại văn bản: Mỗi một tập
văn bản tương ứng với một tên loại cụ thể. Văn bản có số nhỏ, ban hành sớm thì xếp
trước và văn bản có số lớn, ngày ban hành muộn thì xếp sau.



UBND PHƯỜNG 4
ĐC: 152 Đường Phạm Văn Chí, Phường 4, Quận 6, TP. HCM
ĐT: 0839679524 – Fax: 01409. 3582630


Kính gửi: …………………………
……………………………………