Thông tin truyền thông trong tổ chức - Chương VII doc

Chương VII
Thông tin
Truyền thông trong tổ chức

Không nêu đúng từ trên màn chiếu mà bằng lời nói
hãy diễn tả khái niệm cho bạn đoán
•
Truyền thông
•
Giao tiếp
•
Hành vi
•
Tổ chức
•
Nguồn thông tin
•
Mã hóa
•
Giải mã
•
Kênh thông tin
•
Nhiễu

Thông tin qua lại giữa các cá nhân
•
Quá trình thông tin là sự tương tác mang
tính biểu tượng giữa hai người
•

Người truyền tin cố gắng thiết lập một sự
hiểu biết chung với người nhận thông qua
việc sử dụng những biểu tượng chung
•
Năng lực của chúng ta trong việc sử dụng
biểu tượng cho phép chúng ta học từ
những kinh nghiệm của những người
khác

Con người trong mỗi thời kỳ có những biểu
tượng khác nhau
•
Sự trình bày biểu tượng bằng ngôn ngữ
luôn luôn là sự xấp xỉ, gần đúng với
những gì thực sự xãy ra
•
Ngay khi chúng ta truyền đi những thông
tin về các đối tượng vật chất, ý nghĩa có
thể bị nhập nhằng không rõ hoặc không
hòan hảo do chúng ta không có khả năng
trong việc tìm ra cơ sở chung trong thông
tin

Các yếu tố cơ bản của thông tin

Mô hình này được sử dụng rộng rãi trong thông tin liên lạc
để phân tích quá trình thông tin
•
Quá trình bắt đầu với nguồn hoặc ngừơi gửi
•

Thông điệp là những tín hiệu mà nguồn truyền cho
người nhận: có thể là ngôn ngữ hay hành vi phi ngôn
ngữ
•
mã hóa là quá trình chuyển những thông điệp dự định
thành những biểu tượng
•
Kênh là phương tiện qua đó thông điệp di chuyển từ
người gửi đến người nhận
•
người nhận nhận thông tin và có trách nhiệm giải mã nó
•
phản hồi là thông điệp truyền hiệu quả của việc nhận
thông tin
•
Nhiễu: bao gồm mọi thứ từ những từ tối nghĩa, không rõ
ràng của thông điệp cho đến những thiết bị phát, thu
nhận, giải mã bị hư hỏng….

Một số ví dụ về thông tin

Một chàng trai đang đeo đuổi con gái ông lão.
Nhưng khi Ông già hỏi chàng trai:
“anh có thích con gái tôi không?
Chàng trai trả lời: “không ! Cay lắm!”
Vì sao vậy?

Các nhân tố ảnh hưởng tới sự chính xác
•
Sự chính xác phụ thuộc vào từng bước

của quá trình thông tin
•
Quá trình mã hóa, truyền tin, giải mã,
phản hồi là cốt yếu cho việc thông tin có
hiệu quả
•
Thông tin chính xác khi người gửi và
người nhận có chung một hệ thống tham
chiếu, tức là mã hóa và giải mã phải giống
nhau

Mô hình thông tin qua lại giữa các cá nhân
Phong cách thông
tin của
nhân vật trung tâm
1. Truyền tin cẩn thận
2. Cởi mở và hai chiều
3. Ngay thẳng
4. Lắng nghe cẩn thận
5. Phi chính thức
Ảnh hưởng bên trong
trên đồng sự
1. Đáng tin cậy
2. Giàu thông tin
Kết cục với đồng sự
1. Sự rõ ràng về vai trò
2. Thỏa mãn với nhân
vật trung tâm
3. Thỏa mãn chung đối
với công việc

4. Hiệu quả của
nhóm làm

Aristotle cho rằng có 3 khía cạnh quan trọng trong
việc phân tích thông tin thuyết phục:
nguồn, thông điệp, người nghe
•
Những đặc tính của nguồn (người gửi thông tin)
có làm cho người nhận tin cậy hay không? do
sự thành thạo về chuyên môn và do đáng tin cậy
•
người nhận sẽ bị thuyết phục nhiều hơn khi
người gửi có cùng những đặc tính giống người
nghe

•
Những thông điệp thuyết phục nhất bao gồm:
•
sự trình bày logic, có lý cao, thể hiện hình thức tốt, hợp lý
•
thông điệp gây ra sự vui vẽ, hài lòng thường hấp dẫn sự
chú ý và phản hồi từ người nghe
•
khi mức độ sợ hải tăng lên quá căng thẳng con người
không thể đương đầu với vấn đề bằng việc né tránh hoặc từ
chối thông tin
•
Những thông điệp mang tính nghe lén là rất có sức thuyết
phục bởi vì người nghe không lo sợ rằng nó mang tính lợi
dụng có chủ đích

•
Khi thôngđiệp không có sự nhất quán giữa hành vi ngônngữ
và phi ngôn ngữ thì con người bị ảnh hưởng mạnh của
hành vi phi ngôn ngữ

Thông tin trong nhóm
•
quá trình thông tin nhóm vẫn có người gửi,
thông điệp, người nhận nhưng còn có những
người khác trong nhóm, và bị ảnh hưởng bởi
cách thức mà nhóm hình thành
•
Những biến số ảnh hưởng tới tần số và phương
hướng thông tin trong nhóm là cơ hội tương tác,
địa vị, sự vững chắc của nhóm
•
Cơ hội tương tác ảnh hưởng mạnh tới tần số và
sự phù hợp của thông tin
•
Nhóm luôn quan tâm đến người có địa vị cao,
ngay cả khi họ chỉ có mặt mà không tham gia
thảo luận nhóm

Mạng thôngtin có các dạng sau
Mạng vòng
Mạng bánh xe
Tất cả các kênh
Mạng dây chuyền
Mạng chữ

Vai trò của thông tin
•
Người giữ cửa
•
Người liên lạc
•
Những người lãnh đạo tư tưởng
•
Người liên lạc ở đường biên

Thông tin trong tổ chức
•
hướng của dòng thông tin: từ trên xuống, từ
dưới lên, theo chiều ngang, phi chính thức
•
Thông tin hiệu quả phụ thuộc vào chất lượng
của quá trình thông tin ở cả hai cấp độ: trong
quan hệ qua lại giữa các cá nhân và trong tổ
chức
•
Có nhiều chiến lược tăng hiệu quả thông tin
như: làm tăng sự phản hồi, sắp đặt dòng thông
tin, sự lặp lại, ngôn ngữ đơn giản, đúng lúc

Những cản trở của thông tin hiệu quả
•
Sự bỏ sót
•
sự lược bỏ
•

Áp lực thời gian
•
Những biệt ngữ
•
Những phán quyết về giá trị
•
sự quá tải thông tin
•
Sự khác biệt trong hệ tham chiếu
•
nghe có chọn lựa
•
Những vấn đề của ngữ nghĩa khoa học

Phản ứng đối với quá tải thông tin
•
Không để ý
•
Sắp xếp và sẽ xử lý sau
•
Chọn lọc, gạt bỏ
•
Tương đương, gần đúng
•
Nhiều kênh hay phân cấp xử lý thông tin