NẮM VỮNG CÁC DÃY VÀ CÔNG THỨC TRONG EXCEL – PHẦN 6 pptx

NẮM VỮNG CÁC DÃY VÀ CÔNG
THỨC TRONG EXCEL – PHẦN 6

Chỉ sao chép các công thức và định dạng số.
Values and Number Formats : Converts the cell formulas to values and pastes
only the values and the numeric formats.
Chuyển đổi (tất cả các kết quả của) các công thức (của dãy nguồn) thành giá trị và
chỉ sao chép các giá trị này cùng với các định dạng số.
5. If you don’t want Excel to paste any blank cells included in the selection,
activate the Skip Blanks check box.
Nếu bạn không muốn Excel (sao chép và) dán (vào dãy đích) cả những ô rỗng
trong dãy nguồn, đánh dấu hộp kiểm Skip Blanks.
6. If you want to paste only formulas that set the destination cells equal to the
values of the source cells, click Paste Link. (For example, if the source cell is A1,
the value of the destination cell is set to the formula =$A$1.) Otherwise, click OK
to paste the range.
Nếu bạn chỉ muốn sao chép và xác lập công thức tại các ô đích sao cho chúng luôn
luôn bằng với các ô nguồn, bạn chọn Paste Link. (Ví dụ, nếu ô nguồn là A1, thì ô
đích sẽ được xác lập công thức là = $A$1). Còn nếu không, nhấn OK để sao chép
sang dãy đích.
Combining the Source and Destination Arithmetically
Kết hợp dãy nguồn với dãy đích bằng những phép tính số học
Excel enables you to combine two ranges arithmetically. For example, suppose
that you have a range of constants that you want to double. Instead of creating
formulas that multiply each cell by 2 (or, even worse, doubling each cell by hand),
you can create a range of the same size that consists of nothing but 2s. You then
combine this new range with the old one and tell Excel to multiply them. The
following steps show you what to do:
Excel cho phép kết hợp hai dãy với nhau bằng những phép tính số học. Ví dụ, bạn
có một dãy gồm những hằng số và bạn muốn tăng gấp đôi chúng lên. Thay vì tạo
công thức nhân mỗi ô với 2 (hoặc thậm chí tệ hơn, là tăng gấp đôi mỗi ô bằng tay),

bạn có thể tạo một dãy mới có cùng kích cỡ (với dãy nguồn) chỉ gồm toàn những
số 2. Sau đó bạn kết hợp dãy mới này với dãy nguồn và yêu cầu Excel nhân chúng
lại. Các bước sau đây hướng dẫn cách thực hiện điều này:
1. Select the destination range (make sure that it’s the same shape as the source
range).
Chọn dãy đích (hãy chắc chắn rằng chúng có cùng hình dạng với dãy nguồn).
2. Type the constant you want to use, and then press Ctrl+Enter. Excel fills the
destination range with the number you entered.
Nhập một hằng số mà bạn muốn sử dụng, rồi nhấn Ctrl+Enter. Excel sẽ điền đầy
vào dãy này con số mà bạn vừa nhập.
3. Select and copy the source range.
Chọn và copy dãy nguồn.
4. Select the destination range again.
Chọn lại dãy đích lần nữa.
5. Choose Home, click the bottom half of the Paste button, and then choose Paste
Special to display the Paste Special dialog box.
Chọn Home, (nhấn cái mũi tên nhỏ dưới nút Paste để) mở menu Paste, và chọn
Paste Special để mở hộp thoại Paste Special (hoặc nhấn phím phải chuột rồi chọn
Paste Special từ shortcut menu).
6. Use the following options in the Operation group to click the arithmetic
operator you want to use:
Sử dụng các tùy chọn trong nhóm Operation để chọn loại toán tử số học mà bạn
muốn áp dụng:
None : Performs no operation.
Không dùng phép tính nào hết.
Add : Adds the destination cells to the source cells.
Cộng giá trị ở các ô đích với các giá trị ở các ô nguồn.
Subtract : Subtracts the source cells from the destination cells.
Lấy giá trị ở các ô đích trừ đi các giá trị ở các ô nguồn.
Multiply : Multiplies the source cells by the destination cells.

Nhân giá trị ở các ô đích với các giá trị ở các ô nguồn.
Divide : Divides the destination cells by the source cells.
Lấy giá trị ở các ô đích chia cho các giá trị ở các ô nguồn.
7. Click OK. Excel pastes the results of the operation (the final values, not
formulas) into the destination range.
Nhấn OK. Excel sẽ điền các kết quả (giá trị, chứ không phải công thức) của phép
tính vào dãy đích.
Transposing Rows and Columns
Hoán chuyển vị trí của dữ liệu trong các hàng và các cột
If you have row data that you would prefer to see in columns (or vice versa), you
can use the Transpose command to transpose the data. Follow these steps:
Nếu bạn có một dữ liệu nằm trong các hàng, và rồi bạn thấy để chúng trong các
cột thì thích hơn (hoặc ngược lại), bạn có thể sử dụng lệnh Transpose để chuyển
đổi vị trí của dữ liệu (từ hàng sang cột, hoặc ngược lại). Thực hiện theo các bước
sau đây
1. Select and copy the source cells.
Chọn và copy các ô nguồn.
2. Select the upper-left corner of the destination range.
Chọn ô nằm ở góc trái phía trên của dãy đích.
3. Choose Home, pull down the Paste menu, and choose Transpose. (If you
already have the Paste Special dialog box open, activate the Transpose check box
and then click OK.) Excel transposes the source range.
Chọn Home, (nhấn cái mũi tên nhỏ dưới nút Paste để) mở menu Paste, và chọn
Transpose. (Trong trường hợp bạn đang mở hộp thoại Paste Special, bạn nhấp vào
ô kiểm Transpose và nhấn OK). Excel sẽ (paste, đồng thời) hoán chuyển vị trí dữ
liệu của dãy nguồn (vào dãy đích).
Clearing a Range
Làm sạch một dãy
Deleting a range actually removes the cells from the worksheet. What if you want
the cells to remain, but you want their contents or formats cleared? For that, you

can use Excel’s Clear command, as described in the following steps:
Xóa một dãy sẽ thực sự loại các ô (trong dãy đó) ra khỏi bảng tính. Bạn phải làm
gì nếu bạn chỉ muốn xóa nội dung hoặc định dạng của chúng mà các ô vẫn còn đó
? Để làm được như vậy, bạn có thể sử dụng lệnh Clear của Excel, theo các bước
sau đây:
1. Select the range you want to clear.
Chọn dãy mà bạn muốn "làm sạch".
2. Choose Home, Clear. Excel displays a submenu of Clear commands.
Chọn Home, Clear. Excel sẽ hiển thị một menu con của lệnh Clear.
3. Select either Clear All, Clear Formats, Clear Contents, or Clear Comments, as
appropriate.
Chọn lệnh thích hợp trong các lệnh Clear All (xóa hết), Clear Formats (chỉ xóa
định dạng), Clear Contents (chỉ xóa dữ liệu), hoặc Clear Comments (chỉ xóa các
chú thích).
To clear the values and formulas in a range with the fill handle, you can use either
of the following two techniques:
Để xóa các giá trị và công thức bằng công cụ fill handle, bạn có thể sử dụng một
trong hai kỹ thuật sau:
 If you want to clear only the values and formulas in a range, select the
range and then click and drag the fill handle into the range and over the
cells you want to clear. Excel grays out the cells as you select them. When
you release the mouse button, Excel clears the cells’ values and formulas.
 Nếu bạn chỉ muốn xóa các giá trị và công thức trong một dãy, bạn chọn dãy
đó, và kéo công cụ fill handle vào trong dãy ngang qua các ô bạn muốn
xóa. Excel sẽ làm các ô được chọn này mờ đi. Khi bạn thả nút chuột ra,
Excel sẽ xóa các giá trị và công thức trong các ô đó.
 If you want to scrub everything from the range (values, formulas, formats,
and comments), select the range and then hold down the Ctrl key. Next,
click and drag the fill handle into the range and over each cell you want to
clear. Excel clears the cells when you release the mouse button.

 Nếu bạn muốn xóa sạch mọi thứ ra khỏi dãy (các giá trị, công thức, định
dạng, chú thích), bạn chọn dãy đó và nhấn phím Ctrl, tiếp theo bạn kéo
công cụ fill handle vào trong dãy ngang qua các ô bạn muốn xóa. Excel sẽ
xóa sạch các ô này khi bạn thả nút chuột ra.
Applying Conditional Formatting to a Range
Áp dụng định dạng có điều kiện cho một dãy
Many Excel worksheets contain hundreds of data values. The chapters in the rest
of this book are designed to help you make sense of large sets of data by creating
formulas, applying functions, and performing data analysis. However, there are
plenty of times when you don’t really want to analyze a worksheet per se. Instead,
all you really want are answers to simple questions such as “Which cell values are
less than 0?” or “What are the top 10 values?” or “Which cell values are above
average and which are below average?”
Nhiều bảng tính Excel chứa hàng trăm giá trị dữ liệu. Các chương trong những
phần sau của cuốn sách này được thiết kế để giúp bạn hiểu (cách làm việc với) các
tập hợp dữ liệu lớn bằng cách tạo các công thức, sử dụng các công thức và thực
hiện việc phân tích dữ liệu. Tuy nhiên, có nhiều lúc bạn thấy không cần thiết phải
phân tích một bảng tính. Mà thay vào đó, tất cả những gì bạn muốn là các câu trả
lời cho những câu hỏi đơn giản như: "Ô nào chứa giá trị nhỏ hơn 0?", "10 giá trị
lớn nhất (top 10) là gì?" hoặc "Ô nào chứa các giá trị trên trung bình và ô nào chứa
các giá trị dưới trung bình?"
These simple questions aren’t easy to answer just by glancing at the worksheet,
and the more numbers you’re dealing with, the harder it gets. To help you
“eyeball” your worksheets and answer these and similar questions, Excel lets you
apply Conditional formatting to the cells. This is a special format that Excel only
applies to those cells that satisfy some condition. For example, you could show all
the negative values in a red font
Những câu hỏi (tưởng như) đơn giản này không dễ trả lời (chút nào) nếu chỉ xem
lướt qua bảng tính, và bạn xử lý càng nhiều con số thì (câu trả lời) càng khó. Để
giúp bạn "nghía" các bảng tính của mình và trả lời những câu hỏi trên, cũng như

những câu hỏi tương tự, Excel cho bạn áp dụng Định dạng có điều kiện vào các
ô. Đây là một kiểu định dạng đặc biệt, Excel chỉ áp dụng định dạng cho những ô
thỏa mãn một vài điều kiện nào đó. Ví dụ, bạn có thể cho hiển thị các giá trị âm
bằng một font màu đỏ
In previous versions of Excel, you could only apply a few formats to cells that
satisfied the condition: You could change the font, apply a border, or assign a
background pattern. You also had only a few options for creating your conditions:
less than, equal to, between, and so on.
Trong các phiên bản Excel trước, bạn chỉ có thể áp dụng một vài loại định dạng có
điều kiện (như là): Bạn có thể thay đổi font chữ, áp dụng đường viền, hoặc gán
một mẫu nền. Bạn cũng chỉ có một vài tùy chọn để tạo các điều kiện: nhỏ hơn
(less than), bằng với (equal to), giữa (between), v.v
In Excel 2007, Microsoft has given conditional formatting a complete makeover
that simultaneously makes the feature easier to use and more powerful (which is
no mean feat). You get a wider array of formatting options — including the
capability of applying numeric formats and gradient fill effects — and many more
options for setting up conditions, which in Excel 2007 are called rules — for
example, cells that are in the top or bottom of the range, cells that are above or
below average, unique or duplicate values, and more. Excel 2007 also enables you
to augment cells with special features — called data bars, color scales, and icon
sets — that let you see at a glance how the cell values in a range relate to each
other. The next few sections show you how to use these new conditional
formatting features.
Trong Excel 2007, Microsoft đã thay đổi hoàn toàn chức năng Định dạng có điều
kiện nhằm làm cho nó dễ sử dụng hơn và cũng mạnh mẽ hơn. Bạn có nhiều lựa
chọn để định dạng — bao gồm khả năng áp dụng định dạng số và hiệu ứng tô màu
gradient — và nhiều tùy chọn khác nữa để thiết lập các điều kiện, mà Excel 2007
gọi là các quy tắc (rules) — ví dụ như các ô ở trên cùng hoặc dưới cùng trong dãy,
các ô trên hoặc dưới trung bình, các ô có giá trị duy nhất hay trùng lặp, v.v Excel
2007 cũng cho phép bạn gia tăng các ô bằng những tính năng đặc biệt — như là

các thanh dữ liệu (data bars), thang màu (color scales) và dùng các biểu tượng
(icon sets) — giúp bạn chỉ cần nhìn lướt qua cũng thấy được giá ô của những ô
trong dãy có liên quan với nhau như thế nào. Các phần tiếp theo đây sẽ hướng dẫn
bạn sử dụng những tính năng định dạng có điều kiện mới này.