21 Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

Chuyên đề kế toán trởng Lê Thị Hải
lời nói đầu
Với sự chuyển đổi từ nền kinh tế hoạch hoá tập trung quan liêu bao cấp
sang nền kinh tế thị trờng có sự quản lí của nhà nớc ở nớc ta hiện nay thì đòi hỏi
các yếu tố thực hiện đồng bộ các biện pháp quản lí các yếu tố liên quan đến quá
trình sản xuất kinh doanh và trong các yếu tố đó thì kế toán nguyên vật liệu giữ vai
trò quan trọng xét riêng về mặt giá trị thì nguyên vật liệu là một khoản chi phí lớn
trong giá thành sản phẩm, sự thay đổi nguyên vật liệu là một phần quan trọng để
doanh nghiệp đạt đợc mục tiêu kinh doanh.
Nguyên vật liệu vừa là sản phẩm của lao động nhng đồng thời cũng là đầu
vào của quá trình sản xuất cũng nh quá trình xuất kho sử dụng nguyên vật liệu cho
hoạt động sản xuất kinh doanh. Do vậy kế toán nguyên vật liệu mà tốt thì sẽ đảm
bảo cho việc cung cấp nguyên vật liệu, tránh tình trạng lãng phí nguyên vật liệu và
góp phần giảm bớt chi phí, hạ giá thành đồng thời cải thiện đời sống ngời lao
động, mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.
Nh vậy nhận thức đợc mức độ quan trọng của kế toán nguyên vật liệu em đã
quyết định chọn đề tài: "Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu trong các doanh
nghiệp sản xuất". Để thấy đợc những mặt tích cực và những mặt còn hạn chế.
Đồng thời qua đó em sẽ có một số ý kiến đóng góp trên cơ sở phân tích về lí luận
và thực trạng. Em tin rằng bài viết của em sẽ đóng góp một phần nào đó trong việc
hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu.
Ngoài phần mở đầu, kết luận thì bố cục chuyên đề sẽ có hai phần.
Phần 1: Những vấn đề lí luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệu.
Phần 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất
kinh doanh và một số ý kiến đề suất nhằm hoàn thiện công tác kế toán.
1
Chuyên đề kế toán trởng Lê Thị Hải
phần I.
Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán
nguyên vật liệu
I. Sự cần thiết của việc hoàn thiện

Đáp ứng yêu cầu phát triển ngày càng cao của nền kinh tế, đảm bảo đợc
nhiệm vụ đợc giao, yêu cầu đặt ra cho các doanh nghiệp là phải hoàn thiện hệ
thống tổ chức quản lí, trong đó có hoàn thiện công tác kế toán đặc biệt là hoàn
thiện kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất.
Đặc biệt trong điều kiện kinh tế nớc ta hiện nay khi chuyển đổi từ nền kinh
tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trờng có sự quản lí của nhà nớc
với những điểm mạnh trong cơ chế quản lí kinh tế tài chính thì việc hoàn thiện
công tác kế toán cho phù hợp với tình hình ở nớc ta hiện nay là một tất yếu và cần
thiết. Và kế toán NVL là một phần quan trọng trong hệ thống kế toán nói chung vì
vậy việc hoàn htiện kế toán NVL cũng cần thiết và tất yếu trong bối cảnh nớc ta
hiện nay. Mặt khác hoàn thiện đợc kế toán NVL trong điều kiện mới có luật thuế
GTGT từ ngày 1/1/1999 sẽ đảm bảo cho việc tính giá nhập - xuất NVL đợc chính
xác.
Và đặc biệt hơn nữa là nó có vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp
sản xuất kinh doanh.
II. Một số nét chung về nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp
sản xuất
1. Khái niệm, đặc điểm, vai trò và nhiệm vụ của nguyên vật liệu trong
quá trình sản xuất
1.1. Khái niệm
Nguyên vật liệu là đối tợng lao động đợc biểu hiện dới hình thái vật chất khi
tham gia vào quá trình sản xuất. Trị giá nguyên vật liệu đợc chuyển một lần vào
chi phí sản xuất kinh doanh.
Nhng theo mác, tất cả mọi vật thể thiên nhiên xung quanh con ngời mà lao
2
Chuyên đề kế toán trởng Lê Thị Hải
động có ích có thể tác động vào để tạo ra của cải vật chất cho xã hội, phục vụ con
ngời đều là đối tợng lao động. nguyên vật liệu nào cũng có khả năng là đối tợng
lao động, song không phải bất cứ đối tợng nào cũng là nguyên vật liệu. Mọi đối t-
ợng lao động có khả năng biến đổi do lao động của con ngời mới là nguyên vật

liệu.
1.2. Đặc điểm.
Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tợng lao
động. Nguyên vật liệu là những đối tợng lao động đã đợc thể hiện dới dạng vật hoá
nh sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp dệt, da
trong doanh nghiệp đóng giày, vải trong doanh nghiệp may mặc
Khác với t liệu lao động, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kì sản
xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất dới tác động của lao động,
chúng bị tiêu hao tàon bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình
thái vật chất của sản phẩm.
Những đặc điểm trên là xuất phát điểm quan trọng cho công tác tổ chức
hạch toán nguyên vật liệu từ khâu tính giá, hạch toán tổng hợp và hạch toán chi
tiết.
1.3. Yêu cầu quản lí nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp.
Nguyên vật liệu là yếu tố không thể thiếu đợc trong quá trình sản xuất kinh
doanh ở các doanh nghiệp. Giá trị nguyên vật liệu thờng chiếm một tỷ trọng lớn
trong tổng chi phí sản xuất - kinh doanh. Vì vậy, quản lí tốt khâu thu mua, dự trữ
và sử dụng vật liệu là điều kiện cần thiết để bảo đảm chất lợng sản phẩm, tiết
kiệm chi phí, giảm giá thành tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Để tránh nhầm lẫn trong công tác quản lí và hạch toán nguyên vật liệu, trớc
hết các doanh nghiệp phải xây dựng đợc hệ thống danh điểm và đánh số danh
điểm cho nguyên vật liệu. Hệ thống danh điểm và số danh điểm của nguyên vật
liệu phải rõ ràng, chính xác, tơng ứng với qui cách, chủng loại của nguyên vật liệu.
Để quá trình sản xuất kinh doanh liên tục và sử dụng vốn tiết kiệm thì
doanh nghiệp phải dự trữ nguyên vật liệu ở một mức độ hợp lí. Do vậy, các doanh
nghiệp phải xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm
nguyên vật liệu, tránh việc dự trữ quá nhiều hoặc quá ít một loại nguyên vật liệu
3
Chuyên đề kế toán trởng Lê Thị Hải
nào đó. Định mức tồn kho của nguyên vật liệu còn là cơ sở để xây dựng kế hoạch

thu mua nguyên vật liệu và kế hoạch tài chính của doanh nghiệp.
Để bảo quản tốt nguyên vật liệu dự trữ, giảm thiểu h hao, mất mát, các
doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống kho tàng, bến bãi đủ tiêu chuẩn kĩ thuật, bố
trí nhân viên thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lí
nguyên vật liệu tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất kho, tránh việc bố
trí kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và kế toán vật t.
1.4. Nhiệm vụ hạch toán.
Để cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin, cho công tác quản lí
nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp, kế toán nguyên vật liệu phải thực hiện đ-
ợc các nhiệm vụ chủ yếu sau.
- Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lợng, chất
lợng và giá thành thực tế của nguyên vật liệu nhập kho.
- Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số lợng và giá trị nguyên
vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao nguyên vật
liệu
- Phân bổ hợp lí giá trị nguyên vật liệu sử dụng vào các đối tợng tập hợp chi
phí sản xuất kinh doanh.
- Tính toán và phản ánh chính xác số lợng và giá trị nguyên vật liệu tồn kho,
phát hiện kịp thời nguyên vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh
nghiệp có biện pháp xử lí kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra.
2. Phân loại nguyên vật liệu
nguyên vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, có vai trò
công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong điều kiện đó đòi
hỏi các doanh nghiệp phải phân loại nguyên vật liệu thì việc quản lý mới tốt.
2.1. Trong thực tế của công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp,
đặc trng dùng để phân loại nguyên vật liệu thông dụng nhất là theo vai trò và tác
dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Theo đặc trng này,
nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp đợc chia thành các loại sau đây:
- Nguyên vật liệu chính
- Vật liệu phụ

4
Chuyên đề kế toán trởng Lê Thị Hải
- Nhiên liệu
- Phụ tùng thay thế
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản
- Phế liệu và các loại vật liệu khác.
* nguyên vật liệu chính
Là những nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó cấu thành
thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm. Vì vậy khái niệm nguyên vật liệu
chính gắn liền với từng doanh nghiệp sản xuất cụ thể. Trong các doanh nghiệp
kinh doanh thơng mại, dịch vụ Không đặt ra khái niệm vật liệu chính, vật liệu
phụ. nguyên vật liệu chính cũng bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài với mục
đích tiếp tục quá trình sản xuất, chế tạo ra sản phẩm, hàng hoá.
* Vật liệu phụ.
Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành
thực thể chính của sản phẩm mà có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi
màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài của sản phẩm, hoặc tạo điều kiện cho quá
trình chế tạo sản phẩm đợc thực hiện bình thờng, hoặc phục vụ cho nhu cầu công
nghệ, kỹ thuật; phục vụ cho quá trình lao động.
* Nhiên liệu.
Về thực chất là một loại vật liệu phụ, nhng tác dụng cung cấp nhiệt lợng
trong quá trình sản xuất, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm
có thể diễn ra bình thờng. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn và thể khí.
* Phụ tùng thay thế.
Là những loại vật t, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị,
phơng tiện vận tải, công cụ, dụng cụ sản xuất
* Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản.
Là những loại vật liệu và thiết bị đợc sử dụng cho công việc xây dựng cơ
bản. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm với thiết bị cần lắp, không cần lắp,
công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản.

* Phế liệu và các loại vật liệu khác.
Phế liệu là những loại vật liệu không còn tác dụng đối với qui trình công
nghệ sản xuất. Doanh nghiệp thu hồi đợc do thanh lí tài sản cố định, báo hỏng
5
Chuyên đề kế toán trởng Lê Thị Hải
công cụ dụng cụ, sản phẩm hỏng trong sản xuất và các nguyên nhân khác. Vật
liệu khác bao gồm bao bì, vật đóng gói.
2.2. Theo nguồn nhập nguyên vật liệu có thể chia thành các loại.
- nguyên vật liệu đợc cấp
- nguyên vật liệu mua vào
- nguyên vật liệu tự sản xuất gia công
- nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh
- nguyên vật liệu đợc viện trợ không hoàn lại hoặc đợc biếu tặng.
3. Đánh giá nguyên vật liệu
3.1. Định nghĩa.
Đánh giá nguyên vật liệu là sử dụng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá của
nguyên vật liệu theo chế độ kế toán hiện hành đánh giá nguyên vật liệu phản ánh
theo giá gốc.
Nguyên tắc chung là nhập vào giá nào thì xuất ra giá đó.
3.2. Tính giá nguyên vật liệu nhập vào.
Giá gốc của nguyên vật liệu nhập vào đợc tính phân biệt theo từng nguồn
nhập nh sau:
- Đối với nguyên vật liệu đợc cấp là:
=
- Đối với nguyên vật liệu mua vào sử dụng phục vụ cho hoạt động sản xuất
kinh doanh chịu thuế GTGT tính theo phơng pháp khấu trừ thì.
= +
- Đối với nguyên vật liệu mua vào sử dụng phục vụ cho hoạt động sản xuất
kinh doanh không chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT tính theo phơng pháp
trực tiếp thì.

= +
nthanhtotheogi
umuaChiphíkh
áá

- Đối với nguyên vật liệu tự sản xuất gia công thì
=
Giá thực tế bao gồm giá xuất nguyên vật liệu đa đi gia công và chi phí gia
công chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ.
6
Chuyên đề kế toán trởng Lê Thị Hải
- Đối với nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh thì.
=
Giá thực tế của nguyên vật liệu là giá trị nguyên vật liệu đợc các bên tham
gía góp vốn thừa nhận trên nguyên tắc tơng đơng tiền mặt.
- Đối với nguyên vật liệu đợc viện trợ biếu tặng thì:
=
Ngoài ra tính giá nguyên vật liệu nhập vào, ngời ta còn sử dụng giá hạch
toán và vật liệu nhập kho chỉ đợc tính theo giá hạch toán khi có những vật liệu
xuất sử dụng ngay trong kinh doanh nhng cha biết giá thực tế vật liệu nhập. Giá
hạch toán còn đợc gọi là giá tạm tính hay giá kế hoạch
giá hạch toán = số lợng thực nhập x đơn giá hạch toán.
Vật liệu nhập trong kì vẫn đợc tính theo giá thực tế, đến cuối kì trên cơ sở
ghi số giá hạch toán và giá thực tế nhập đã biết, ta tính hệ số giá, tính gái trị vật
liệu xuất sử dụng.
3.3. Tính giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho.
Việc lựa chọn phơng pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho phải căn
cứ vào đặc điểm của từng doanh nghiệp về số lợng danh điểm, số lần nhập- xuất
NVL. Trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho, điều kiện kho tàng của doanh
nghiệp, các phơng pháp trích quá thực tế của NVL xuất kho thờng dùng là:

- Phơng pháp giá thực tế đích danh
Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo đảm
riêng từng lô NVL nhập kho, vì vậy khi xuất kho lô nào thì trích theo giá thực tế
nhập kho đích danh của lô đó.
Ưu điểm của phơng pháp này: công tác trích giá NVL đợc thực hiện kịp
thời và thông qua việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho, kế toán có thể theo dõi đ-
ợc thời hạn bảo quản của từng lô NVL nhập kho
- Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc:
Theo phơng pháp này, NVL nhập vào trớc xuất sử dụng trớc và kế toán tính
trị giá thực tế của nguyên liệu theo từng lần xuất.
Do vậy giá trị vật liệu tồn kho sẽ là giá thực tế của vật liệu mua vào sau cùng.
Đặc điểm này thích hợp trong trờng hợp giá cả ổn định và có xu hớng giảm.
7
Chuyên đề kế toán trởng Lê Thị Hải
Ưu điểm của phơng pháp này. Là cho phép kế toán có thể tính giá nguyên
vật liệu xuất kho kịp thời.
Nhợc điểm của phơng pháp này: là phải tính giá theo từng danh điểm
nguyên vật liệu và phải hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tồn kho theo từng loại
giá nên tốn nhiều công sức. Ngoài ra, phơng pháp này làm cho chi phí kinh doanh
của doanh nghiệp không phản ứng kịp thời với gái cả thị trờng của nguyên vật
liệu.
Phơng pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp ít danh điểm nguyên
vật liệu, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều.
- Phơng pháp nhập sau xuất trớc.
Theo phơng pháp này nguyên liệu nhập sau xuất ra trớc và kế toán tính chỉ
giá thực tế của nguyên liệu theo từng lần xuất.
Phơng pháp này thích hợp trong trờng hợp lạm phát về cơ bản thì u và nhợc
điểm và điều kiện vận dụng của phơng pháp nhập sau xuất trớc cũng giống nh ph-
ơng pháp nhập trớc xuất trớc, nhng sử dụng phơng pháp nhập sau xuất trớc giúp
cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phản ứng kịp thời với giá cả thị trờng

của nguyên vật liệu.
- Phơng pháp giá thực tế bình quân cả kì dự trữ.
Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên
vật liệu nhng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều. Theo phơng pháp này,
căn cứ vào giá thực tế của nguyên vật liệu tồn đầu kì và nhập trong kì, kế toán xác
định đợc giá bình quân của một đơn vị nguyên vật liệu. Căn cứ vào lợng nguyên
vật liệu xuất trong kì và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kì.
= x
Ưu điểm: Giảm nhẹ đợc việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu so với phơng
pháp nhập trớc xuất trớc và nhập sau xuất trớc không phụ thuộc vào số lần nhập,
xuất của từng danh điểm nguyên vật liệu
Nhợc điểm: Dồn công việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho vào cuối kì
hạch toán nên ảnh hởng đến tiến độ của các khoản kế toán khác, đồng thời sử
dụng phơng pháp này cũng phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm nguyên vật
liệu.
8
Chuyên đề kế toán trởng Lê Thị Hải
- Phơng pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập.
Theo phơng pháp này, sau mỗi lần nhập, kế toán phải xác định giá bình
quân của tng danh điểm nguyên vật liệu. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lợng
nguyên vật liệu xuất kho giữa 2 lần nhập kế tiếp để kế toán xác định giá thực tế
nguyên vật liệu xuất kho.
Ưu điểm: Cho phép kế toán tính giá nguyên vật liệu xuất kho kịp thời
nhợc điểm: Khối lợng công việc tính toán nhiều và phải tiến hành tính giá
theo từng danh điểm nguyên vật liệu.
Phơng pháp này chỉ sử dụng đợc ở những doanh nghiệp có ít danh điểm
nguyên vật liệu và số lần nhập của mỗi loại không nhiều.
- Phơng pháp giá bình quân đơn vị.
Theo phơng pháp này trớc hết kế toán phải tính giá bình quân đơn vị theo
công thức

=
= x
- Phơng pháp trị giá hàng tồn cuối kì:
Theo phơng pháp này doanh nghiệp phải tính giá cho số lợng nguyên vật
liệu tồn kho cuối kì trớc sau đó mới xác định đợc giá thực tế của nguyên vật liệu
xuất kho trong kì.
= x
= + -
Phơng pháp theo giá hạch toán:
Đối với doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu, giá cả thờng xuyên biến động,
nghiệp vụ nhập xuất vật liệu diễn ra thờng xuyên thì việc hạch toán theo giá thực
tế trở nên phức tạp do đó nên sử dụng giá hạch toán.
Ưu điểm: Giá hạch toán ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời
gian dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu trong khi cha tính đợc giá thực tế
của nó. Sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối lợng cho công tác kế toán nhập
xuất vật liệu hàng ngày nhng cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán của vật
liệu xuất, tồn kho theo giá thực tế. Việc tính chuyển dựa trên cơ sở hệ số giữa giá
thực tế và giá hạch toán.
9