Tiểu luận quản trị học: Quản trị nhóm pot

Tiểu luận quản trị học: Quản trị nhóm
Tiểu luận quản trị học:
Quản trị nhóm
1
Tiểu luận quản trị học: Quản trị nhóm
MỤC LỤC
A.SƠ LƯỢC VỀ QUẢN TRỊ NHÓM:
I.Tổng quan về nhóm:
1/ Nhóm làm việc là gì?
Nhóm không đơn giản chỉ là một tập hợp nhiều người làm việc cùng nhau hoặc
làm việc dưới sự chỉ đạo của một nhà quản lý. Nhóm là một tập hợp những cá
nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực
hiện một mục tiêu chung. Các thành viên trong nhóm tương tác với nhau và với
trưởng nhóm để đạt được mục tiêu chung. Các thành viên trong nhóm phụ thuộc
vào thông tin của nhau để thực hiện phần việc của mình. Họ kết hợp với nhau
để hoàn thành nhiệm vụ và phụ thuộc vào trưởng nhóm để được cung cấp nguồn
lực, được huấn luyện khi cần thiết cũng như khi cần sự phối hợp hay liên kết
với những phòng ban khác trong tổ chức. Trái với tổ làm việc, nơi nhà quản lý
có toàn quyền ra quyết định, quyết định của nhóm phản ánh bí quyết và kinh
nghiệm của nhiều người, điều này có thể dẫn đến những quyết định phù hợp,
chính xác và khách quan hơn.
Trong cuốn Leading Teams: Setting the Stage for Great Performances (Lãnh đạo
nhóm: Chuẩn bị cho hiệu suất hoạt động cao), tác giả J. Richard Hackman đã
kết luận bốn đặc điểm cần thiết của một nhóm làm việc thật sự:"Nhiệm vụ và
ranh giới của nhóm được xác định rõ ràng, quyền hạn được phân chia cụ thể để
quản lý các quy trình làm việc, và cần phải có một sự ổn định về các thành viên
của nhóm trong một khoảng thời gian nhất định". Đây không phải là định nghĩa
của tổ làm việc. Điều quan trọng là các nhà quản lý cần hiểu rõ sự khác biệt
giữa nhóm với tổ làm việc truyền thống nhằm tránh mắc phải sai lầm thông
thường là đối xử với tổ làm việc như một nhóm và ngược lại. Theo quan sát của
Hackman, "Nếu được triển khai hợp lý, chiến lược nào cũng có thể đem lại kết

quả khả quan. Nhưng sự nhầm lẫn ở đây có thể là áp dụng mô hình nhóm khi
công việc do các cá nhân thực hiện riêng lẻ, hoặc trực tiếp giám sát các cá nhân
thành viên khi công việc là trách nhiệm của cả nhóm".
Trên thực tế, nhiều tổ làm việc và nhóm không tuân thủ theo đúng định nghĩa
nêu trên. Thay vào đó, mô hình nào cũng xen lẫn một vài đặc điểm của mô hình
kia. Thật ra hai mô hình làm việc khác nhau này vẫn tồn tại và hoạt động hiệu
quả ở một điểm nào đó giữa hai thái cực này.
2
Tiểu luận quản trị học: Quản trị nhóm
2/ Sự khác biệt giữa tổ và nhóm :
Có thể nói khái niệm “tổ” đã xuất hiện từ thuở sơ khai của con người, và là đơn
vị cơ bản nhất của bất kỳ tổ chức, hệ thống hay cơ cấu nào. Tuy nhiên, để trở
nên hiệu quả hơn, hoạt động của tổ cần thay đổi và điều chỉnh thường xuyên
nhằm thích nghi với môi trường tương tác. Và tổ sẽ đạt hiệu quả tối ưu nhất khi
trở thành nhóm - một đơn vị hoạt độngvới hiệu suất vượt trội.
Nhiều nhà quản lý dường như bằng lòng với hoạt động của tổ bởi họ không nghĩ
xa hơn những thành quả mà tổ có khả năng đạt được. Tuy nhiên, vẫn có một số
nhà quản lý không dừng ở kết quả hiện tại mà tìm cách khai thác năng lực của
tổ trong những hoàn cảnh, môi trường khác nhau. Những nhà quản lý này khéo
léo kết hợp những cá nhântrong tổ lại đồng thời xây dựng một bầu không khí
khiến mọi người sẵn lòng nỗ lực tối đa và hợp tác tích cực nhằm cải thiện đáng
kể hiệu suất hoạt động. Khi đó, họ đã chuyển biến hoạt động của tổ thành hoạt
động của nhóm.
Đặc điểm của nhóm:
-Các thành viên nhận thức sự tương tác của mọi người và hiểu rằng cần phải
hoàn tất mục tiêu cá nhân lẫn của nhóm với sự trợ giúp lẫn nhau. Nhóm sẽ
không lãng phí thời gian vào việc tranh giành quyền lực hay tìm cách đạt được
mục đích cá nhân mà làm tổn hại đến người khác.
- Các thành viên được đóng góp vào những mục tiêu của nhóm nên làm việc với
thái độ tận tâm và có ý thức chủ động đối với công việc.

-Bằng kiến thức và năng lực của mình, các thành viên đóng góp ý kiến để đưa ra
phương pháp làm việc tối ưu nhất nhằm bảo đảm sự thành công cho các mục
tiêu của nhóm.
-Các thành viên làm việc trong bầu không khí tin cậy lẫn nhau. Việc đặt câu hỏi
và bày tỏ cởi mở ý kiến, quan điểm hay sự bất đồng được khuyến khích.Các
thành viên giao tiếp cởi mở, trung thực và cố gắng hiểu quan điểm của nhau.
- Các thành viên được khuyến khích phát triển kỹ năng và áp dụng những gì họ
đã học hỏi vào công việc. Họ luôn được sự hỗ trợ của các thành viên khác.
- Các thành viên chấp nhận mâu thuẫn là một khía cạnh thông thường trong
mọi mối quan hệ tương tác và họ xem những tình huống mâu thuẫn là cơ hội
cho ý tưởng mới và tính sáng tạo. Mọi người cùng nhau giải quyết mâu thuẫn
nhanh chóng và trên tinh thần xây dựng.
3
Tiểu luận quản trị học: Quản trị nhóm
Các thành viên tham gia vào những kết quả ảnh hưởng đến nhóm vẫn là người
đưa ra quyết định cuối cùng nếu cả nhóm không tìm được tiếng nói chung hoặc
trong những trường hợp khẩn cấp. Kết quả tích cực là mục tiêu chứ không phải
sự đồng thuận.
Sau đây là bảng so sánh tổ và nhóm:
TỔ NHÓM
Vị trí Là đơn vị cơ bản nhất
của tổ chức
Là đơn vị quan trọng,
hoạt động có hiệu quả
cao của tổ chức
Nguyên
nhân
thành lập
Vì mục tiêu hành chính thực hiện mục tiêu cá
nhân cùng mục tiêu

nhóm với sự trở giúp lẫn
nhau của các thành viên
Cách
thức làm
việc
Trên tinh thần người
tuyển dụng, “người làm
công ăn lương”. thực
hiện theo một khuôn
khổ, bị động
thực hiện công việc theo
xu hướng tích cực, các
thành viên trong nhóm
chủ động trong công
việc
Mối
quan hệ
giữa các
thành
viên
Làm việc độc lập, kết
hợp khi có yêu cầu công
việc.
Không tin tưởng nhau
Các thành viên bình
đẳng, hợp tác giúp đỡ
nhau hoàn thành công
việc
Mâu
thuẫn

dễ gây mâu thuẫn
không biết cách giải
quyết mâu thuẫn
giải quyết mâu thuẫn
một cách nhanh chóng
coi mâu thuẫn là cơ hội
mới dể sáng tạo
Kết luận: Làm việc nhóm có nhiều ưu điểm hơn và đạt hiểu quả cao hơn làm
việc theo tổ.
3/ Tầm quan trọng và lợi ích của việc xây dựng nhóm :
Có khả năng làm việc nhóm tốt, đơn giản là bạn và mọi người có khả
năng cùng nhau làm tốt công việc, đạt được mục tiêu đã đề ra bằng cách hiểu
mình, hiểu nhau, làm tốt phần việc của mình và giúp người khác làm tốt việc
của họ. Sự tương tác đa chiều trong một nhóm làm việc giúp cho mọi người có
thể hoàn thành nhiệm vụ của mình xuất sắc hơn nhờ giúp đỡ các thành viên
4
Tiểu luận quản trị học: Quản trị nhóm
khác. Để đạt được sự tương tác đa chiều này, ngoài việc nhóm cần có một
trưởng nhóm giỏi, biết cách sắp xếp công việc, tổ chức môi trường làm việc sao
cho các thành viên có thể dễ dàng trao đổi với nhau mà còn đòi hỏi một phần rất
lớn ở bản thân mỗi người trong nhóm phải có kỹ năng tương tác, hợp tác để
hiểu rõ mình và cộng sự của mình. Và nhóm làm tốt có nghĩa là bạn làm tốt, có
nghĩa bạn là nhân viên có năng lực cao.
Hiệu quả của một kỹ năng không nằm ở cách ta thực hiện kỹ năng đó, mà
ở kết quả khi ta sử dụng kỹ năng đó. Một người có khả năng trình bày thuyết
phục vấn đề của mình chưa chắc là con người có khả năng phối hợp với mọi
người, và có khi, ít nói chưa phải là nguyên nhân mà người ta không giao tiếp
được với nhau. Do đó, đừng vội cho rằng mình không thể cộng tác với mọi
người hay mình là người giỏi nhất. Bạn cần mọi người, và mọi người cần bạn.
Có lẽ ai trong chúng ta cũng biết đến câu ca dao "Một cây làm chẳng nên

non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao". Câu ca dao cũng đã phần nào cho ta thấy
rõ được sức mạnh và hiệu quả của làm việc nhóm. Mỗi người chỉ có thể giỏi
trong một vài lĩnh vực nào đó nhưng không thể nào giỏi hay biết tất cả, nhưng
nhóm thì hoàn toàn ngược lại, nhóm là nơi có thể hội tụ được tất cả những yếu
tố cần thiết cho mục tiêu của nhóm mà mỗi cá nhân không thể có đầy đủ. Bạn
có thể thấy rõ 5 lợi ích chính khi tham gia một nhóm là:
- Bạn sẽ có cảm giác kiểm soát được cuộc sống và bản thân của mình tốt hơn và
không cảm thấy sự lạm dụng quyền lực của bất cứ người nào trong nhóm cũng
không có sức ép của bất kỳ ai lên bạn.
- Khi tham gia nhóm bạn sẽ học hỏi được rất nhiều từ những thành viên và người
lãnh đạo trong nhóm và cách xử lý tình huống từ đơn giản cho đến phức tạp. Từ
đó tạo nên sự thống nhất trong mục tiêu và sự hoạt động của nhóm.
- Sẽ không còn cái "tôi" trong nhóm nữa, cái "tôi" đã bị phá vỡ, sự thân thiện và
cởi mở sẽ được tạo ra giữa các thành viên.
- Phát huy được tính sáng tạo cao từ sự phối hợp các bộ óc sáng tạo của nhóm.
- Thỏa mãn được nhu cầu thể hiện và khẳng định mình của các thành viên trong
nhóm, cái mà khi họ đứng một mình khó mà thể hiện được.
5
Tiểu luận quản trị học: Quản trị nhóm
3/ Vai trò của người trưởng nhóm:
Đặc điểm dễ nhận diện của một người nhóm trưởng là vẫn duy trì phong
cách của người từng thành công với việc quản lý tổ, nhưng ở cấp độ cao hơn.
Phong cách này được hình thành bởi kinh nghiệm thực tế và các giá trị trải
nghiệm mà họ tích lũy trong thời gian dài.
Ngày nay,với tốc độ và nhu cầu thay đổi nhanh chóng của tổ chức và cả con
người, người làm công tác quản lý cần phải thường xuyên đánh giá lại bản
thân và điều chỉnh phong cách quản lý sao cho phù hợp. Đây là cách duy
nhất để họ có được sự thích nghi cần thiết nhằm hoạt động hiệu quả.
Nhóm trưởng không gặp nhiều khó khăn khi thực hiện các mục tiêu hiện tại.
Có khả năng nhận ra khả năng đóng góp của nhân viên khi là thành viên của

nhóm. Sẵn sàng chia sẻ tầm nhìn và hành động tương ứng.
Nhóm trưởng phải tiên phong trong hầu hết các mối quan hệ. Thể hiện
phong cách cá nhân, có khả năng khơi dậy sự hào hứng và hành động sôi
nổi.
4/ Phát triển nhóm:
Thông thường, người ta coi sự phát triển của một nhóm có 4 giai đoạn: Hình
thành, Xung đột, Bình thường hóa, Vận hành.
Hình thành là giai đoạn nhóm được tập hợp lại. Mọi người đều rất giữ
gìn và rụt rè. Sự xung đột hiếm khi được phát ngôn một cách trực tiếp, chủ yếu
là mang tính chất cá nhân và hoàn toàn là tiêu cực. Do nhóm còn mới nên các cá
nhân sẽ bị hạn chế bởi những ý kiến riêng của mình và nhìn chung là khép kín.
Điều này đặc biệt đúng đối với một thành viên kém quan trọng và lo âu quá.
Nhóm phần lớn có xu hướng cản trở những người nổi trội lên như một người
lãnh đạo.
Xung đột là giai đoạn tiếp theo. Khi đó, các bè phái được hình thành, các
tính cách va chạm nhau, không ai chịu lùi một bước trước khi giơ nanh múa
vuốt. Điều quan trọng nhất là rất ít sự giao tiếp vì không có ai lắng nghe và một
số người vẫn không sẵn sàng nói chuyện cởi mở. Sự thật là, sự xung đột này
dường như là một thái cực đối với nhóm làm việc của bạn nhưng nếu bạn nhìn
xuyên qua cái bề ngoài tử tế và thấy được những lời mỉa mai, công kích, ám chỉ,
có thể bức tranh sẽ rõ hơn.
6
Tiểu luận quản trị học: Quản trị nhóm
Sau đó là giai đoạn bình thường hóa. Ở giai đoạn này, nhóm bắt đầu
nhận thấy những lợi ích của việc cộng tác cùng với nhau và sự giảm bớt xung
đột nội bộ. Do một tinh thần hợp tác mới hiện hữu, mọi thành viên bắt đầu cảm
thấy an toàn trong việc bày tỏ quan điểm của mình và những vấn đề này được
thảo luận cởi mở bên với toàn bộ nhóm. Sự tiến bộ lớn nhất là mọi người có thể
bắt đầu lắng nghe nhau. Những phương pháp làm việc được hình thành và toàn
bộ nhóm đều nhận biết được điều đó.

Và cuối cùng là giai đoạn hoạt động trôi chảy. Đây là điểm cao trào, khi
nhóm làm việc đã ổn định trong một hệ thống cho phép trao đổi những quan
điểm tự do và thoải mái và có sự hỗ trợ cao độ của cả nhóm đối với mỗi thành
viên và với các quyết định của nhóm.
Theo khía cạnh hoạt động, nhóm bắt đầu ở một mức độ hoạt động nhỏ
hơn mức hoạt động của mọi cá nhân cộng lại và sau đó đột ngột giảm xuống
điểm thấp nhất trước khi chuyển sang giai đoạn Bình thường hoá và sau đó là
một mức độ hoạt động cao hơn nhiều so với lúc mới bắt đầu. Chính mức độ
hoạt động được nâng lên này là lý do chính giải thích cho việc sử dụng nhóm
làm việc chứ không phải đơn thuần là những tập hợp các nhân viên.
5/ Thái độ của người xây dựng nhóm hiệu quả
Khi khái niệm xây dựng nhóm được hiểu và áp dụng ở tất cả các cấp
trong tổ chức thì việc chuyển đổi tổ thành nhóm trở nên dễ dàng hơn. Tuy
nhiên, thái độ của người quản lý sẽ tạo nên sự khác biệt lớn trong việc
phát triển nhóm.
Sau đây là những thái độ hỗ trợ cho việc xây dựng nhóm:
 Khi tuyển nhân viên, tôi chọn những người có thể đáp ứng các yêu cầu
công việc và hợp tác tốt với người khác.
 Tôi tạo cho nhân viên ý thức làm chủ bằng cách để họ tham gia vào việc
lập mục tiêu, giải quyết vấn đề và các hoạt độngcải thiện năng suất.
 Tôi cố gắng xây dựng tinh thần làm việc theo nhóm bằng cách khuyến
khích nhân viên hợp tác và hỗ trợ nhau trong các hoạt động liên quan.
 Tôi trao đổi cởi mở, thẳng thắn, rõ ràng với nhân viên và khuyến khích
cách giao tiếp tương tự ở họ.
7
Tiểu luận quản trị học: Quản trị nhóm
 Tôi không phá vỡ những gì đã nhất trí với nhân viên bởi sự tin tưởng của
họ cần thiết cho việc lãnh đạo của tôi.
 Tôi tạo cơ hội để các thành viên trong nhóm hiểu thêm về đồng nghiệp
của mình và ý thức được năng lực của nhau.

 Tôi đảm bảo các nhân viên có được sự đào tạo cần thiết để làm việc và
biết cách áp dụng kiến thức đó.
 Tôi hiểu rằng mâu thuẫn là điều bình thường, nhưng nó phải được giải
quyết nhanh chóng và công bằng trước khi trở nên tệ hại.
 Tôi tin tưởng mọi người sẽ hoạt động theo nhóm khi biết được những kỳ
vọng và phần thưởng dành cho họ.
 Tôi sẵn sàng thay thế những thành viên nào không thể đáp ứng các tiêu
chuẩn làm việc dù đã được huấn luyện thỏa đáng.
6/ Kỹ năng làm việc nhóm
Nhóm làm việc là một loạt những thay đổi diễn ra khi một nhóm những
cá nhân tập hợp lại và hình thành một đơn vị hoạt động gắn kết và hiệu quả.
Nếu hiểu rõ quá trình này, có thể đẩy mạnh sự hoạt động của nhóm.
Có hai tập hợp kỹ năng mà một nhóm cần phải có:
- Kỹ năng quản trị
- Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân
Và việc tăng cường hoạt động của một nhóm đơn giản chỉ là việc tăng cường
nắm bắt những kỹ năng này.
Là một đơn vị tự quản, một nhóm phải đảm nhiệm một cách tập thể phần
lớn những chức năng của một người lãnh đạo nhóm. Ví dụ như tổ chức các cuộc
họp, quyết định ngân quỹ, vạch kế hoạch chiến lược, thiết lập mục tiêu, giám sát
hoạt động Người ta ngày càng nhận ra rằng thật là một điều sai lầm khi trông
đợi một cá nhân bất chợt phải đảm nhiệm vai trò quản lý mà không có sự trợ
giúp; trong một nhóm làm việc thì điều này càng trở nên đúng hơn. Ngay cả khi
có những nhà quản lý thực sự trong nhóm, đầu tiên họ cũng phải đồng ý với một
phương thức và sau đó là thuyết phục và đào tạo những người còn lại trong
8
Tiểu luận quản trị học: Quản trị nhóm
nhóm.
Là một tập hợp nhiều người, một nhóm cần phải ôn lại một số cung cách
và kỹ năng quản lý cơ bản. Và để tránh tình trạng không tuân lệnh và xung đột,

người đó cần nắm được những cách thức quản lý tốt và cả nhóm cần phải biết
cách thực hiện những cách thức này mà không gây ra tình trạng đối đầu thiếu
tính xây dựng.
B.NỘI DUNG CHÍNH:
I/Để trở thành người quản trị nhóm thành công:
Lãnh đạo nhóm là công việc đầy khó khăn và thử thách. Ai cũng muốn
mình trở thành người lãnh đạo nhưng lãnh đạo như thế nào là hiệu quả lại là
việc rất ít người nhóm trưởng làm được. Người lãnh đạo nhóm thành công phải
là người biết rất rõ mục tiêu mà cả nhóm hướng tới, biết cách xây dựng một cơ
cấu nhóm hợp lý, biết cách dùng những người giỏi hơn mình và biết tạo ra một
môi trường mà ở đó các thành viên có thể phát huy tối đa khả năng của bản thân
vào mục tiêu chung của cả nhóm.
1.Để trở thành người hoạch định hiệu quả:
Hoạch định bao gồm quá trình xác định mục tiêu trong tương lai và
những phương tiện thích hợp để đạt mục tiêu đó. Kết quả của hoạch
định là kế hoạch, một văn bản được ghi chép rõ ràng và xác định những
hành động cụ thể mà một tổ chức phải thực hiện.
Trong quản trị nhóm, điều kiện tiên quyết để một nhóm làm việc ra đời
là mục đích tồn tại của nó. Nhìn chung, các nhóm đều được xây dựng
với mục đích tập hợp những người có công việc độc lập và liên quan lại
với nhau, để họ hợp tác trong công việc, nhằm đạt được những nhiệm vụ
của bộ phận và nhóm.
Các thành viên trong nhóm luôn muốn biết họ được kết hợp với
nhau vì mục đích gì, những nhiệm vụ nào họ cần phải thực hiện và có
những ai khác liên quan. Nếu những thông tin này không rõ ràng thì thất
bại là kết quả tất yếu. Vai trò của trưởng nhóm vô cùng quan trọng bởi
đây là người mà nhóm kì vọng sẽ đưa ra phương hướng hành động đúng
9
Tiểu luận quản trị học: Quản trị nhóm
lúc và phối hợp với các tổ khác để đạt mục tiêu. Để đạt được điều này,

việc đầu tiên trưởng nhóm cần làm là lập kế hoạch hiệu quả.
Hoạch định là việc tư duy, suy nghĩ trước khi thực hiện công việc:
Mục tiêu mà nhóm nhắm đến là gì, cần những yếu tố nào để đạt được
mục tiêu đó Nếu không lập kế hoạch thì thời gian và công sức sẽ trở
nên lãng phí bởi lập kế hoạch cũng giống như là vẽ ra một con đường để
mọi người cùng đi tới đích đến là mục tiêu.
Để lập kế hoạch được dễ dàng ta cần quan tâm các yêu cầu sau:
a- Giải thích rõ rãng những mục tiêu đã được các cấp quản lý
cao hơn thông qua.
Khi các mục tiêu đã được quản lí cấp trên thông qua thì việc tiếp theo
mà người trưởng nhóm cần phải làm là giải thích cho từng thành viên
hiểu rõ những mục tiêu đó, từ đó đề ra được biện pháp để thực hiện mục
tiêu. Mọi thành viên của nhóm cần thống nhất về việc phải nhắm tới
(mục tiêu) từ đó bàn thảo, đóng góp ý kiến cùng đưa ra phương hướng
và giải pháp để thực hiện mục tiêu. Các mục tiêu chỉ ổn định khi đã bàn
thảo xong các biện pháp thực hiện. Khi đó, vai trò của người trưởng
nhóm là vô cùng quan trọng, họ phải lắng nghe và phân tích mọi ý kiến
của từng thành viên để từ đó đưa ra quyết định cuối cùng về biện pháp
thực hiện mục tiêu cho nhóm.
Làm sao có thể thành công khi các thành viên trong nhóm không
được truyền đạt một mục tiêu chung rõ ràng. Mọi việc thậm chí còn tồi
tệ hơn khi các nhà điều hành hay nhà tài trợ không chắc chắn về những
gì họ muốn thực hiện.
Một cách để kiểm tra tính chất rõ ràng của mục tiêu chung là làm bài
kiểm tra "Lời nói trong thang máy". Hãy chọn một thành viên trong
nhóm và nêu câu hỏi sau: "Nếu bạn đi thang máy từ tầng một đến tầng
hai với giám đốc điều hành của chúng ta và ông ấy hỏi nhóm bạn đang
làm gì, bạn sẽ nói sao?". Tất cả thành viên trong nhóm cần giải thích
một cách ngắn gọn và rõ ràng về mục tiêu của nhóm cho giám đốc điều
hành hay cho bất kỳ một người nào. Dưới đây là hai câu trả lời được

xem là đạt yêu cầu:
+ "Chúng tôi đang thiết kế lại website với ba mục tiêu: hỗ trợ từng
nhóm sản phẩm khác nhau, khả năng xử lý nhanh hơn, ít tốn kém hơn và
tăng cường thông tin cho khách hàng."
+ "Nhóm chúng tôi đang sắp xếp lại toàn bộ quy trình dịch vụ khách
hàng. Nếu chúng tôi thành công, 95% cuộc điện thoại khách hàng gọi
10
Tiểu luận quản trị học: Quản trị nhóm
đến sẽ chỉ do một đại diện dịch vụ xử lý, và 80% các cuộc gọi sẽ được
giải quyết trong vòng ba phút."
Mọi người trong nhóm bạn có thể phác họa mục tiêu của nhóm một
cách đơn giản và rõ ràng như thế không? Việc truyền đạt mục tiêu của
mọi người có thống nhất với nhau không? Nếu bạn trả lời "không" cho
một trong hai câu hỏi, nghĩa là nhóm bạn đang có vấn đề gì đó cần phải
giải quyết. Mục tiêu của nhóm nhìn chung sẽ được cấp quản lý giao cho
nhóm. Cấp quản lý này nhìn thấy vấn đề hay cơ hội và muốn nhóm giải
quyết những điều đó. Mô hình lý tưởng nhất là cấp quản lý sẽ xác định
mục đích chung cho nhóm, còn biện pháp tiến hành cụ thể sẽ giao lại
cho nhóm tự quyết định. Tuy nhiên, các thành viên trong nhóm phải chia
sẻ mọi thông tin và sự hiểu biết về mục tiêu chung đó, nếu không, họ có
thể lạc vào các đường hướng khác nhau, làm tiêu hao cả thời gian lẫn
nguồn lực, gây nên tình trạng mâu thuẫn và tranh cãi.
Các thành viên của nhóm cần được định hình các mục tiêu vì thế nên
phổ biến các mục tiêu cho các hội viên nắm.
b- Chuyển các nhu cầu ( trong đó có nhu cầu của nhóm) thành
các mục đích và mục tiêu của nhóm.
Để đạt được những kết quả cao nhất, các mục tiêu còn phải
được thử thách bằng cách kết hợp giữa những mục tiếu chung và mục
tiêu riêng.
Nhu cầu của tổ chức hay của nhóm cần được xem như mục đích mà

nhóm cần hướng đến và đạt được, người trưởng nhóm phải biết biến các
nhu cầu đó thành các mục tiêu của nhóm, bàn thảo và đưa ra phương
hướng và biện pháp để thực hiện thành công những nhu cầu đó, khi
những nhu cầu đó được thực hiện thành công thì coi như nhóm cũng đã
thực hiện được mục tiêu của mình, điều cần hướng đến.
c- Lập kế hoạch thực hiện bằng cách kiểm tra các phương
án thay thế và chọn lựa những hoạt động có khả năng đến
thành công cao.
Trong việc hướng đến mục tiêu chung không phải chỉ có đúng một
biện pháp duy nhất mà có rất nhiều cách thức để thực hiện nhưng với
khả năng va cái nhìn của một nhà quản trị, người trưởng nhóm cần phải
biêt lựa chọn biện pháp nào để dễ dàng đạt được mục tiêu , cần phải linh
hoạt chon lựa và thay thế những phương án tốt hơn, không rập khuôn.
11
Tiểu luận quản trị học: Quản trị nhóm
Công việc này đòi hỏi nhà quản trị phải có cái nhìn rộng và nhạy
bén, biết kết hợp và thay thế những phương án
Việc thu thập thông tin và ý kiến của từng thành viên trong nhóm
góp phần không nhỏ vào việc đưa ra kế hoạch để thực hiện mục tiêu,
cần khuyến khích óc sangs tạo của thành viên trong nhóm: phá thế thụ
động và tạo tính sáng tạo.Đừng để nhóm bị phân lớp thành những con
người chuyên sáng tạo và những kẻ thụ động. Muốn vậy, người trưởng
nhóm luôn biết hoan nghênh tính đa dạng của các quan điểm và ý tưởng,
để rồi lái buổi tranh luận đi đến chỗ thống nhất.
Người trưởng nhóm cần tạo ra những buổi thảo luận để lấy ý kiến
của từng thành viên trong nhóm:
Mọi ý kiến cần được ghi chép lên biểu đồ hay bảng để mọi người
có thể nhìn thấy. Sau đó, loại bỏ nhũng ý kiến bất khả thi và tóm tắt
những ý khả thi. Những điểm cần ghi nhớ:
• Phương pháp vận dụng trí tuệ tập thể đôi khi được gọi là “tư duy hành

động nhóm”.
• Sự chỉ trích làm giảm óc sáng tạo.
• Đừng bao giờ miệt thị ý kiến nào trong buổi họp.
• Nhiều ý kiến tưởng chừng ngớ ngẩn lại có thể đưa đến những giải
pháp đáng giá.
• Cần ghi mọi ý kiến lên bảng cho dù đấy chưa hẳn là ý kiến độc đáo.
• Những ý kiến sáng tạo trong những buổi họp bao giờ cũng cao hơn ý
kiến của một cá nhân đưa ra.
d- Xác định các nguồn lực cần thiết để đạt được mục tiêu
(nguồn lực con người, thời gian, tài chính, nguyên vật liệu và
sở sản xuất), đảm bảo các nguồn lực luôn trong tình trạn
ổn định và sẵn sàng hoạt động.
Muốn thực hiện thành công mục tiêu đề ra, yếu tố nguồn lực là vô
cùng quan trọng, người trưởng nhóm cần biết chính xác về tình hình các
yếu tố
 Con người: khả năng, trình độ của từng thành viên hay của
chính mình
12
Tiểu luận quản trị học: Quản trị nhóm
 Thời gian: ngắn hạn hay dài hạn, để đạt được mục tiêu đó
cần thời gian bao lâu để có thể đề ra kế hoạch thực hiện đúng tiến độ.
 Tài chính: tính hình ngân sách của nhóm, dòng vốn từ đó
dự toán chi phí để có thể đề ra được phương án tốt nhất.
 Nguyên vật liệu và cơ sở sản xuất
 ……
Việc xác thực tình hình các yếu tố trên giúp người hoạch định nắm
rõ tình hình nguồn lực của nhóm mình để đưa ra được phương án đảm
bảo nguồn lực luôn trong tình trạng ổn định và sẵn sàng họat động. điều
này có vai trò vô cùng quan trọng trong việc thành công của việc thực
hiện mục tiêu.

e- Dự tính thời gian thực hiện và ngày hoàn tất các mục tiêu
Mục tiêu phải được hoàn thành đúng tiến độ. Vì vậy khi đề ra kế
hoạch thực hiện mục tiêu đó, ta cũng cần dự tính thời gian bắt đầu thực
hiện các công việc, phân chia thời gian cho từng công việc và từng
thành viên cho hợp lí đảm bảo hoàn tất các mục tiêu đúng thời gian.
f- Xác định các tiêu chuẩn về hiệu suất hoạt động và phương
pháp đánh giá kết quả.
Sau khi mục tiêu chung đã được thông suốt và thấu hiểu, các thành
viên trong nhóm sẽ phối hợp với cấp quản lý để làm rõ mục tiêu đó theo
các định mức về hiệu suất hoạt động. Trong ví dụ về việc sắp xếp lại
quy trình dịch vụ khách hàng ở trên, nhóm đã định rõ mục tiêu là: "95%
cuộc điện thoại khách hàng gọi đến sẽ do một đại diện dịch vụ duy nhất
xử lý, và 80% tất cả các cuộc gọi sẽ được giải quyết trong vòng ba
phút". Những định mức như thế này không chỉ làm rõ hơn mục tiêu của
nhóm, mà còn tạo cơ sở đánh giá quy trình hoàn tất mục tiêu. Ví dụ,
nhóm này có thể lập các điểm mốc giữa kỳ như sau:
+ Trong vòng 6 tháng, 50% cuộc gọi đến của khách hàng sẽ được một
đại diện dịch vụ duy nhất giải quyết.
+ Trong vòng 9 tháng, 75% cuộc gọi đến của khách hàng sẽ được một
đại diện dịch vụ duy nhất giải quyết.
+ Trong vòng 12 tháng, 95% cuộc gọi đến của khách hàng sẽ được một
đại diện dịch vụ duy nhất giải quyết.
Nếu không có định mức về hiệu suất hoạt động, nhóm sẽ không thể
xác định được liệu các phương pháp họ đang thực hiện có đưa họ đến
thành công hay không.
g- Nối kết các nỗ lực của các thanh viên trong nhóm:
13
Tiểu luận quản trị học: Quản trị nhóm
Vai trò quản trị hiện hữu là do bởi nhu cầu cần được nối kết để điều
hành những công tác của mỗi thành viên trong một nhóm. Hoạch định là

một kỹ thuật quan trọng giúp đạt đến việc nối kết đó. Một kế hoạch tốt
là một kế hoạch có thể vạch ra mục tiêu cho cả nhóm và các ban ngành
trong tổ chức. Trong tiến trình hoàn thành mục tiêu đã định, mỗi thành
viên trong nhóm sẽ cùng góp phần để đạt đến mục tiêu. Khi mục tiêu
hoàn thành, người ngoài nhóm không nói một cá nhân nào đó đã hoàn
thành mục tiêu, nhưng là nhóm đó đã đạt chỉ tiêu.
h- Nâng cấp trình độ của các quản trị viên
Khả năng hoạch định là khả năng vận dụng trí tuệ ở mức độ cao vì
người hoạch định là người đương đầu với những bất trắc, dữ kiện và
nhất là những gì còn trừu tượng mơ hồ trong tương lai. Qua hoạch định,
trạng thái vô định của một nhóm trở nên cố định, những guồng máy trì
trệ c được canh tân, nếu quản trị viên nhiệt tình và năng động trong việc
nâng cấp nhóm để hướng nhóm về tương lai. Nói cách khác, với chức
năng hoạch định, quản trị viên chủ động nắm thời cơ để tạo thời thế hơn
là chờ thời thế nhào nặn mình. Hành động hoạch định là chính cơ hội để
quản trị viên mài dũa khả năng đương đầu với những ý tưởng trừu
tượng, những thay đổi mang tính bất trắc và những khả thể trong tương
lai. Nhờ vậy, thành quả và hành động hoạch định sẽ đem lại lợi ích cho
cả tổ chức lẫn bản thân của quản trị viên.
Nhân viên có thể đóng góp đáng kể vào lap kế hoạch một khi họ
tận tâm với qui tŕnh này. Nếu diều phối tốt việc lap kế hoạch, việc lănh
đạo nhóm sẽ hiệu quả hơn rất nhiều.
2. Tăng cường các kỹ năng tổ chức:
a. Tại sao phải có tổ chức nhóm?:
i. Xã hội không có luật pháp và nhà nước thì bạn có sống nổi trong mô trường
đó không?
ii. Tại sao đoàn kiến bò rất ngay hàng, thẳng lối?
iii. Tại sao tổ ong lại phải có ong chúa, ong thợ?
=> Tổ chức là hành động phân nhóm các nghiệp vụ sao cho các hoạt động
của DN được luân chuyển hợp lý, có năng suất lao động cao và các bộ phận

nghiệp vụ có quan hệ hữu cơ, móc xích lẫn nhau thành một thực thể thống
nhất.
14
Tiểu luận quản trị học: Quản trị nhóm
Cơ cấu tổ chức của nhóm tuỳ thuộc vào chiến lược hay những nhiệm vụ và
mục tiêu . tuỳ thuộc vào hoàn cnhr bên trong và bên ngoài, cơ cấu và công
nghệ, con người và văn hoá.
Vậy chức năng của tổ chức giải quyết:
- Cái gì cần đạt được ?
- Ai thực hiện?
- Thực hiện ở đâu, với ai?
- Bao giờ bắt đầu, bao giờ kết thúc , tiến độ thực hiện như thế nào?
- Thực hiện bằng phương tiện nào?
b. Khái quát hóa: là hoạt động phân bổ nguồn lực cho hoạch định, bao
gồm các công việc xây dựng hệ thống sơ đồ các bộ phận, phòng ban chức
năng, các mối quan hệ giữa chúng và trách nhiệm, quyền hạn, quyền lợi,
nghĩa vụ của chúng.
Khi một chiến lược được giao cho một nhóm người thì người quản lý phải
xác định ,phân chia cho những cá nhân cụ thể . tạo cho mọi người có trách
nhiệm với phần việc của mình. Cho họ những quyền hạn cần thiết để hoàn
thành công việc của mình . tạo sự lien kế giữa mọi người sự hố trợ nhau là
điều cần thiết khi thực hiện mục tiêu chung.
c. Nguyên tắc:
- Thống nhất chỉ huy cho nhiệm vụ, từng phòng ban.
- Tổ chức tốt thì phải gắn các bộ phận, phòng ban với các mục tiêu cụ thể.
Nếu bộ phận nào dư thừa hay không phục vụ mục tiêu nào cả thì mạnh dạn
giải thể hay sáp nhập lại.
Đảm bảo tính hiệu quả của vật lực, năng suất lao động của nhân lực và
thực hành tiết kiệm chi phí trong toàn bộ hệ thống.
Ủy quyền: quyền lợi, trách nhiệm, nghĩa vụ cho các vị trí từ quản lý cho

tới nhân viên. Một hệ thống thiết kế tốt là một hệ thống sử dụng công cụ ủy
quyền đúng người đúng việc, đúng khả năng trình độ
Linh hoạt giữa cứng rắn và mềm mỏng, cương quyết và cầu thị, độc đoán
và dân chủ
- tổ chức công việc,theo nhiệm vụ chứ không theo nhu cầu của mỗi cá nhân,
mỗi con người.
- không chồng chéo.
d.vai trò của tổ chức
15
Tiểu luận quản trị học: Quản trị nhóm
Tổ chức khoa học trong việc xây guồng máy sẽ bảo đảm nề nếp, quy củ , kỉ
cương, tính tổ chức tính kỉ luật, tính khoa học ,tác phong công tác, sự đoàn
kết nhất trí,phát huy được hết sở trường của mối cá nhân. Ngược lại khi bộ
máy tổ chức không khoa học ,không mang tính hệ thống, không đủ năng lực
chuyên môn , có thể làm cho hoạt động quản trị kém hiệu quả,bất nhất đùn
đẩy trách nhiệm,tranh công ddoorb lỗi ,thiếu bản lĩnh thiếu quyết đoán,
không tận dụng cơ hội và tời cơ khi nó xuất hiện và lung túng bị động khi
phải đối phó với các nguy cơ. Không biết cách giải quyết công việc một cách
khoa học có thể làm hỏng công việc, lãng phí các nguồn tài nguyên, đánh
mất cơ hội, làm cho tổ chức bị suy yếu.
e. Mục tiêu của công tác tổ chức.
- xây dựng nhóm thành một bộ máy có hiệu lực.
- xây dựng nề nếp văn hoá của tổ chức lành mạnh
- tổ chức công việc khoa học.
- phát hiện,uốn nắn và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kiems của
nhóm.
- phát huy hiệu quả các nguồn tài nguyen vốn có.
- tạo thế và lực cho tổ chức thích ứng với mọi hoàn cảnh thuận lợi cũng như
khó khăn ở bên trong cũng như bên ngoài.
d. Các cơ sở lý luận cho tổ chức:

i. Tầm hạn quản trị: số người trong nhóm không quá đông khoảng
từ 5-10 người.
ii. Quyền hạn:
- Phạm vị ủy quyền hạn theo năng lực và nhiệm vụ
- Ủy quyền phải lưu ý tới việc “Tâm phục, khẩu phục” của nhân viên.
iii. Cơ cấu tổ chức: sắp xếp sao cho các nhân viên, phòng ban làm việc với
nhau thuận tiện nhất và hướng tới mục tiêu chung.
iv. Mô hình kiểu Việt Nam
- nhóm nhỏ: sếp->nhân viên (khoảng 5 người)->tầm hạn quản trị rộng và
16
Tiểu luận quản trị học: Quản trị nhóm
phong cách lãnh đạo là trực tiếp tới từng nhân viên.
- Nhóm lớn: Theo ngành hàng, khối chức năng. Phong cách lãnh đạo chủ
yếu là ủy quyền.
- Theo dự án. Phong cách lãnh đạo chủ yếu là ủy quyền.
e. Phương pháp ủy quyền:
i. Người ủy quyền là người trực tiếp thực hiện công việc
ii. Không làm mất đi hay thu nhỏ nhiệm vụ sẵn có của họ
iii. Quyền lợi, trách nhiệm và nghĩa vụ phải rõ ràng và có ràng buộc
iv. Nhận ủy quyền phải tự giác, không áp đặt
v. Trao đầy đủ thông tin và quyền hạn.
vi. Kiểm tra, giám sát nội dung đã ủy quyền
f. Tuyển chọn các thành viên cho nhóm:
Các thành viên tự nguyện gia nhập vào một nhóm có xu hướng tận tụy với
công việc của nhóm hơn là các thành viên được chỉ định .
Sự tận tâm còn mạnh mẽ hơn khi các thành viên nhận thấy mục đích quan
trọng phía sau những nỗ lực của nhóm . bằng việc tập trung vào một chiến
lược rõ ràng, bạn sẽ dễ dàng tìm thấy những thành viên mong muốn cho
nhóm của mình.
Khi tuyển chọn cần chú ý.

- Tuyển dụng những cá nhân có thể đóng góp kỹ năng bù trừ cho các thành
viên khác trong nhóm. (Ví dụ như kỹ năng tài chính, khả năng quản lý dự
án)
- Lựa chọn những cá nhân có năng lực giải quyết vấn đề cụ thể và ra quyết
định.
- Lưu ý thông tin tiến cử từ quản lý của bạn và các đồng nghiệp.
- Tìm kiếm các cá nhân có kinh nghiệm làm việc theo nhóm
- Tìm kiếm những người coi đây là cơ hội để kết hợp kỹ năng và trí tuệ của
mình với những người khác.
- Chia nhóm lớn thành những nhóm nhỏ nếu thành viên đồng ý ủy nhiệm
công việc khi cần ít thiết.
17
Tiểu luận quản trị học: Quản trị nhóm
- Nhóm nên có số thành viên lẻ để thuận tiện là việc ra quyết định vì việc
biểu quyết lấy đa phiếu sẽ không bao giờ đi vào ngõ cụt.
g. Phát triển tinh thần đội ngũ
Khi kế hoạch được thực hiện trong một tổ chức, mục tiêu và một
chuỗi những công tác được phân phối cho mọi thành viên. Nhóm cũng
được hình thành theo nhu cầu công tác và là cơ sở cho mọi công tác.
Cách cấu tạo và điều hành nhóm(team) để đạt hiệu năng trong một tổ
chức được coi như thước đo hiệu năng của tổ chức đó. Tinh thần đội
nhóm càng cao, hiệu năng càng lớn và tổ chức càng được đánh giá cao.
Do đó, việc thiết lập, điều hành và nâng cao phẩm chất của thành viên
trong các đội ngũ là một việc thiết yếu và đáng được các quản trị viên
quan tâm hàng đầu.
Để duy trì được sự hợp tác lâu dài, cần xây dựng được lòng tin trong
nhóm, bao gồm: sự tín nhiệm giữa các thành viên với nhau, giữa thành
viên với lãnh đạo, sự tin tưởng của mỗi người vào triển vọng chung của
nhóm và quan trọng nữa là sự tự tin của mỗi người khi tham gia đóng
góp với tập thể. Các bí quyết xây dựng lòng tin trong nhóm, kỳ thực lại

ẩn trong những hoạt động thông thường của nhóm: thông tin liên lạc
hiệu quả và cập nhật, khích lệ sự trao đổi quan điểm cởi mở và chia sẻ ý
tưởng mới trong các buổi làm việc nhóm
Trên cơ sở lòng tin và sự thấu hiểu lẫn nhau giữa các thành viên, nhà
lãnh đạo cần nhanh chóng phân chia công việc và ủy thác quyền hạn cho
các nhân viên. Nhiệm vụ chung của cả nhóm được chia nhỏ, giao cho
từng thành viên căn cứ theo khả năng và mong muốn thực hiện của mỗi
người, để họ độc lập chịu trách nhiệm và chỉ can thiệp khi có dấu hiệu
không hoàn thành mục tiêu. Người lãnh đạo cũng cần chia sẻ cho nhóm
và các thành viên cố vấn đủ quyền hạn để họ giải quyết những vấn đề
thuộc về chuyên môn, anh ta chỉ quản lý trên tiến độ công việc và kết
quả cuối cùng.
Công việc cuối cùng nhằm xây dựng những nền tảng ban đầu cho một nhóm
làm việc là tìm kiếm những sự hỗ trợ cho nhóm. Cần phải gây dựng các mối
quan hệ và hệ thống hỗ trợ tốt trong tổ chức để đáp ứng các nhu cầu trong
nhóm và yêu cầu trong doanh nghiệp. Việc các nhân viên được cung cấp đầy
đủ các trang thiết bị, các cơ sở hạ tầng kỹ thuật và hệ thống thông tin phục
18
Tiểu luận quản trị học: Quản trị nhóm
vụ cho công việc của họ sẽ gia tăng động lực và hiệu quả làm việc của nhóm
cũng như của cá nhân
h. Cần chú ý những vẫn đề dẫn đến thất bại của nhóm.
Mỗi nhóm có thể thất bại theo nhiều cách. Nhận
nguy cơ tiềm ẩn của thất bại có thể giúp cho nhóm của
bạn không đi sai đường. Những lý do để nhóm có thể
thất bại:
o Thiếu sự hỗ trợ quản trị.
o Nguồn lực không hợp lý.
o Khả năng lãnh đạo kém (Yểu tố này chính là vai trò của bạn).
o Hiểu nhầm hay xung đột về mục tiêu trong nhóm.

o Hạn chế nhóm tập trung vào mục tiêu, bỏ qua mối quan hệ giữa các
cá nhân trong nhóm.
o Thành viên của nhóm không thực hiện đầy đủ trách nhiệm của mình.
o Nhóm có quá ít hay quá nhiều thành viên.
o Thiếu tinh thần làm việc độc lập và tầm nhìn chung.
k. Cơ cấu tổ chức trong xu hướng toàn cầu hoá.
- Có một cơ cấu tổ chức mềm dẻo, năng động và bèn vững trong sản xuất và
trong quản lý, có thể đáp ứng nhanh nhạy và hiệu quả trước những biến đổi
lien tục của môi trường xung quanh.
19
Tiểu luận quản trị học: Quản trị nhóm
- Lấy chất lượng làm thước đo cho hiệu quả công việc .nhiệm vụ chính của
một tổ chức ngày nay chính là liên tục hình thành và sang tạo thành công
nhiều mặt hàng và dịch vụ mới.
- Đặc biệt chú ý đến quá trình quản trị tri thức, tạ mọi điều kiện nâng cao
hiệu quả lao động, đặc biệt là lao động trí óc,vì sự thành công của doanh
nghiệc trong tương lai phụ thuộc vào họ.
-Hình thành và quản lý hiệu quả làm việc của các tổ lao động định hướng ,
độc lập,tổ lao động chính là đơn vị tổ chức cơ bản đảm bảo tính mềm dẻo và
năng động trong cấu trúc cũng như hoạt động của doanh nghiệp.
- Không ngừng nâng cao nội lực cạnh tranh của doanh nghiệp . để làm được
điều này trước hết càn chú ý đến quá trình quản trị tri thức và nhân lực.
Sự xuất hiện nhũng mô hình quản lý mới các tổ chức kinh tế hiện đại đánh
dấu bước khởi đàu cho một quá trình tìm kiếm, xây dựng và phát triển ngành
lý thuyết quản trị nhằm đáp ứng nhu cầu toàn cầu hoá, hội nhập kinh tế quốc
tế.
3.Xây dựng bầu không khí thúc đẩy nhân viên:
Để xây dựng bầu không khí thúc đẩy nhân viên, trước hết người trưởng nhóm
cần phải đảm bảo rằng mỗi nhân viên hiểu được cách thức đánh giá hiệu
suất hoạt động và những kỳ vọng mà tổ chức dành cho họ, bởi lẽ nó sẽ tạo ra

cảm giác an tâm cho các thành viên trong nhóm vì mọi cống hiến của họ cho
công việc của nhóm đều được ghi nhận và đánh giá một cách chính xác.
Phải làm cho họ ý thức về giá trị công việc họ đang làm, công việc của họ có
ảnh hưởng gì tới cuộc sống, nó đem lại những nhu cầu cần thiết gì cho người
khác và bằng cách nào mà họ có thể để lại ấn tượng với người khác thông qua
sản phẩm họ làm ra. Bạn hãy làm cho họ tin rằng những gì họ làm có ý nghĩa rất
lớn. Ở một mức độ nào đó những việc họ làm cũng chính là những đóng góp
cho xã hội
VD: Những người làm công việc bán các thiết kế mẫu quảng cáo sẽ giúp cho
các công ty khác, kể cả một số công ty rất nhỏ, giành được thị phần. Người làm
quảng cáo sẽ khiến cho các khách hàng tiềm năng hướng tới những sản phẩm
mà có lẽ họ đã mong đợi từ lâu và thật sự thấy cần thiết. Chính những người
làm về quảng cáo đã khiến cho các tạp chí, báo chí phát triển mạnh mẽ vì những
phương tiện này lưu hành ngày càng nhiều nhờ vào số tiền đăng các tin quảng
20
Tiểu luận quản trị học: Quản trị nhóm
cáo. Quảng cáo cung cấp thông tin và đem lại niềm vui cho người đọc (nếu
không thì độc giả không mua đúng không?).
Thứ hai, người trưởng nhóm cần hiểu rõ từng cá nhân thành viên để
nắm bắt được nhu cầu của họ. Đây là một yếu tố vô cùng quan trọng bởi khi
hiểu được nhu cầu của từng cá nhân thành viên thì người trưởng nhóm có thể
sắp xếp, phân công công việc phù hợp với khả năng và hoàn cảnh của họ.
Ngoài ra người trưởng nhóm cũng cần phải đào tạo và hỗ trợ giám sát khi cần
thiết cho từng thành viên trong nhóm để đạt được các mục tiêu đề ra, cung
cấp các nguồn lực cần thiết để thực hiện công việc, hướng dẫn và khuyến khích
sự phát triển cá nhân cho các thành viên….
Ghi nhận và khen thưởng thành tích làm việc tốt đồng thời điều chỉnh hoặc loại
trừ kết quả hoạt động yếu kém nếu có cũng là một việc làm vô cùng quan trọng.
Hãy xác định rõ những phần thưởng mà tổ chức sẽ dành cho tập thể khi họ đạt
được mục tiêu.Đảm bảo rằng sự khen thưởng đó dành cho cả tập thể. Hạn chế

tối đa việc khen thưởng một cá nhân khi mà thành quả của công việc đến tự sự
cật lực làm việc của cả nhóm, dù rằng, theo bạn, người đó là xuất sắc nhất; bạn
hãy nhớ rằng, không có sự cống hiến của những người khác, thành quả sẽ không
có.
4/ Thiết lập hệ thống kiểm soát:
Cũng giống như huấn luận viên yhể thao, người giám sát phải nhất quán trong
suy nghĩ bản “Kế hoạch thi đấu”.Khi dự án đi vào hoạt động, kế hoạch có thể
được điều chỉnh để giữ cho nhóm được tập trung và đi đúng mục tiêu. Quy trình
này gọi là Kiểm soát.
Khi đã có hệ thống kiểm soát phù hợp, trưởng nhóm và các thành viên trong
nhóm có thể so sánh những gì đang xảy ra với những gì được trông đợi.Dựa trên
kết quả đang có mà mọi người điều chỉnh mục tiêu, sửa đổi kế hoạch, tái tổ
chức, thực hiện thêm một số bước khích lệ hoặc tiến hành thêm một số hoạt
động phù hợp khác. Sau đây là một số yếu tố quan trọng trong kiểm soát:
a- Lập các yếu tố kiểm soát trong kế hoạch dự án
b- Lập thời gian và các mốc kiểm soát để đánh giá quy trình.
c- Khuyến khích phản hồi từ các thành viên trong nhóm suốt quá
trình tiến hành dự án.
d- Đánh giá những vấn đề rắc rối hay những sai lệch so với kế
hoạch và sau đó xây dựng một kế hoạch hành động mới phù hợp
và đảm bảo lịch trình.
21
Tiểu luận quản trị học: Quản trị nhóm
e- Điều chỉnh các mục tiêu, kế hoạch, nguồn lực và yếu tố thúc đẩy
khi cần thiết để đáp ứng các mục tiêu của tổ chức.
f- Truyền đạt những thay đổi về kế hoạch và tiến độ đối với những
ai cần biết.
22
Tiểu luận quản trị học: Quản trị nhóm
II/ Thúc đẩy nhóm làm việc hiệu quả:

Nền tảng để xây dựng một nhóm làm việc hiệu quả là lòng tin và sự
tôn trọng.Hãy nhớ rằng, người đứng đầu không giành được sự tôn
trọng thì các thành viên khác trong nhóm cũng vậy.Vậy đâu là các yếu
tố để tạo nên một nhóm làm việc hiệu quả?
1/ Tiến đến mục tiêu chung, rõ ràng:
“ Mục tiêu của chúng ta chỉ có thể được thông qua phương tiện là kế
hoạch mà trong đó chúng ta phải tin tưởng hết mình, và chúng ta
cũng phải hành động mạnh mẽ. Không có một con đường nào khác
hơn dẫn tới thành công” Pablo Picasso
Làm việc theo nhóm nghĩa là cùng nhau hướng về một mục tiêu chung,
cùng phấn đấu để tìm kiếm sự thành công trong công việc. Các thành
viên trong nhóm phải hiểu mục tiêu của nhóm và cam kết cố gắng đạt
được những mục tiêu đó. Nếu mục tiêu là hoàn toàn rõ ràng và bạn nhận
được cam kết của tất cả các thành viên trong nhóm thì bạn sẽ có quyền
thưởng hay phạt các thành viên trong nhóm khi cần thiết. Các thành viên
trong nhóm cần phải phấn đấu vì bản thân và vì mục tiêu chung trong
công việc. Bạn phải thúc đẩy họ cố gắng hoàn thành những kế hoạch
ngắn hạn cũng như dài hạn. Cùng hướng về một mục tiêu cụ thể, dần
dần các nhân viên sẽ làm việc theo đúng nội quy với một tinh thần tự
giác. Thêm vào đó, sức ép công việc và những tự ái cá nhân ít có cơ hội
xuất hiện phá hoại tính đồng đội.
Trình bày rõ ràng những kế hoạch dài hạn mà nhóm của mình đang phụ
trách. Là người quản lý, bạn phải thường xuyên nhắc nhớ và cũng cố
tinh thần của họ cùng hướng về những mục tiêu này. Trong quá trình
làm việc, nhiều nhân viên thường bị chi phối và tập trung vào những vấn
đề trước mắt mà quên đi những kế hoạch lâu dài. Khi có một vài thành
viên bị chệch hướng, những người còn lại hãy giúp họ theo kịp qui trình
làm việc để tránh những rắc rối về sao
23
Tiểu luận quản trị học: Quản trị nhóm

2/ Xác định rõ ràng kỹ năng và trách nhiệm của từng thành viên.
Khi bắt tay xây dựng một đội, nếu bạn có nhiều sự chọn lựa thì
việc đánh giá điểm mạnh và yếu của từng nhân viên là một cách
hữu hiệu để hình thành một nhóm nhân viên dựa trên yếu tố kỹ
năng. Xung quanh bạn luôn có những người giỏi, cẩn thận đừng để
cảm giác chủ quan lấn áp dẫn đến việc bạn chọn lựa các thành
viên trong nhóm vì những nét tương đồng với bạn, thậm chí đấy là
những bản sao của bạn.
Bạn cần phải xác định rõ vai trò cũng như trách nhiệm của từng
thành viên trong nhóm.Đây là vấn đề cốt yếu ảnh hưởng đến sự
thành bại của một tập thể trong công việc.Biết rõ phận sự, giới hạn
về quyền hành và thời gian của mình sẽ giúp mọi người trong
nhóm dễ làm việc với nhau hơn. Khuyến khích tính đồng đội bằng
cách phân chia công việc rõ ràng cụ thể. Với cách này, mỗi thành
viên sẽ dễ dàng nhận ra trách nhiệm của mình, thậm chí họ còn có
thể phát huy được những kỹ năng vốn có vào công việc.
Trách nhiệm và kỳ vọng với mỗi thành viên trong nhóm phải được
chỉ ra rõ ràng, thông báo công khai và được tất cả các thành viên
thừa nhận. Trách nhiệm nên được bàn bạc công khai và các thắc
mắc phải được trả lời thỏa đáng.
3/ Bảo đảm việc xây dựng và tuân thủ các nguyên tắc trong làm việc
nhóm.
Để làm việc nhóm hiệu quả, hãy tuân thủ những nguyên tắc sau:
• Hãy đúng giờ, điều đó giúp cho các thành viên khác trong
nhóm làm việc không phải mất thêm thời gian nhắc lại những gì đã
thảo luận cho bạn.
Luôn đặt mục tiêu của cuộc thảo luận lên hàng đầu, tránh nói chuyện
về những chủ đề không liên quan, gây loãng chủ đề, thiếu tập trung.
• Hãy nghĩ mình là một phần của nhóm chứ không phải một cá
nhân riêng lẻ. Thảo luận với cả nhóm chứ không phải chỉ với người

ngồi cạnh bạn. Hãy rõ ràng và ngắn gọn. Luôn ý thức rằng bạn đang
sử dụng thời gian của tất cả mọi người.
• Đừng ngắt lời người khác. Hãy lắng nghe và cố hiểu họ. Cũng
đừng nghĩ về ý kiến sắp trình bày của mình, hãy chú ý những gì
người khác nói. Nếu có gì chưa rõ, hãy hỏi lại khi họ kết thúc.
24
Tiểu luận quản trị học: Quản trị nhóm
• Hãy đoàn kết để đạt đến mục tiêu chung. Không ai có đầy đủ
kiến thức về bất cứ một vấn đề nào, chỉ có là họ đóng góp được nhiều
hay ít mà thôi. Hãy thuyết phục mọi người bằng lý lẽ và dẫn chứng,
không phải bằng cảm xúc.
• Đừng chỉ trích. Đừng phản đối ngay ý kiến của người khác dù
bạn có thấy nó thiếu thực tế đến đâu. Cũng đừng gắn mỗi cá nhân với
ý kiến của họ, chỉ thảo luận về ý kiến thôi, đừng chỉ trích riêng ai cả.
• Hãy luôn tâm niệm rằng, kết quả cuối cùng thu nhận được phải
là sự đồng lòng của cả nhóm, kể cả những cá nhân có ý kiến bị bác
bỏ. Việc này không thể nhanh chóng đạt được mà phải cần có thời
gian.
• Mỗi người phải có trách nhiệm với công việc được giao và phải
hoàn thành đúng thời hạn.
• Làm việc nhóm giống như ghép từng miếng ghép trong trò chơi
xếp hình. Trong đó, mỗi thành viên là một miếng ghép. Nếu các thành
viên làm việc có trách nhiệm và hiệu quả thì miếng ghép sẽ vừa khít,
tạo thành một bức tranh đẹp. Ngược lại, bức tranh sẽ trở nên “xấu xí”
hơn.
• Đừng ép buộc các nhân viên của bạn làm việc và giải quyết công việc
theo một khuôn mẫu nhất định. Hãy để họ xác định phương cách hình
thức cộng tác với nhau. Hãy linh động hơn về giờ giấc trong công việc.
Bạn sẽ thấy hiệu quả công việc tăng lên bất ngờ và không phụ thuộc vào
việc họ có đến và về chính xác như đồng hồ quy định của công ty. Linh

hoạt trong cách quản lý là một yếu tố quan trọng tạo nên sự thành công
của một tâp thể.
4/Thúc đẩy sự tận tâm của các thành viên
Để làm việc nhóm hiệu quả, điều quan trọng là tạo nên được sự tận
tâm đối với công việc của các thành viên trong nhóm. Những phương
pháp gây dựng sự tận tâm đó có thể là những yếu tố sau:
• Luôn khuyến khích động viên: Mời gọi sự tham gia và đóng
góp của mọi người trong mọi trường cụ thể. Động viên họ học hỏi
thêm những kỹ năng mới nếu cần thiết để phát huy những điểm mạnh
ở mỗi người. Kêu gọi tinh thần trách nhiệm ở từng thành viên. Nhận
biết ưu thế của từng cá nhân và sẳn sàng hỗ trợ những khi cần thiết.
• Đề cao tinh thần đồng đội: Thường xuyên tổ chức các hoạt
động mang tính tập thể. Khen thưởng thành tích chung chứ không
phải của một cá nhân nào đó. Ở môi trường làm việc nào cũng sẽ có
những nhân viên nổi trội. Tuy nhiên, bạn chỉ nên giữ sự nhìn nhận đó
cho riêng mình. Không nên bày tỏ hay khen ngợi anh ta như một tấm
25